16. Организацията като отворена система

Организацията е група от хора, чиито дейности са координирани за постигане на общи цели.

Групата трябва да отговаря на следните изисквания:

· наличието на поне двама души, които се смятат за част от групата;

· наличието на цел, която се приема като обща за всички членове на организацията;

· наличие на членове на групата, които работят заедно за постигане на общи цели.

Организациите могат да бъдат формални и неформални.

Официалните организации са организации, които са официално регистрирани и действат въз основа на съществуващото законодателство и установените разпоредби.

Неформалните организации са организации, които действат извън рамките на законодателството, докато групите възникват спонтанно, но хората взаимодействат помежду си доста редовно. Неформалните организации съществуват във всяка формална организация.

Организацията взаимодейства с външната среда, трябва да се адаптира към промените в нея, за да функционира нормално и като такава трябва да се счита за „отворена система“. Отворената система зависи от енергията, информацията, материалите, които идват от външна среда. Всяка организация е отворена система, тъй като винаги зависи от външната среда.

От гледна точка на системния подход, организацията като отворена система е механизъм за трансформиране на входната информация или ресурси в крайни продукти (в съответствие с нейните цели). Основните видове вложени ресурси: материали, оборудване, капитал, труд. Ситуационният подход направи възможно разширяването на теорията на системите чрез разработване на концепцията, според която решението във всяка ситуация се определя от външни и вътрешни фактории обстоятелства. По този начин, преди да вземе решение, мениджърът трябва задължително да анализира всички налични фактори, които влияят този проблем, за успешното му решаване. Външните фактори се разделят на фактори на пряко въздействие и косвено въздействие.

Всяка организация има разделение на труда, но не просто произволно разпределение на работата между целия персонал на организацията, а специализирано разделение на труда. Това означава възлагане на конкретна работа на лицето, което най-добре може да я изпълни в организацията, тоест на специалист. Пример за това е разделението управленски функциимежду специалисти по финанси, производство, продажби и др.

Организацията е отворена система

Вход – Трансформация – Изход

РЕСУРСИ - ПРОИЗВОДСТВО - ПРОДУКТИ

Материали - Технологии - Продукти

Капитал – Организация – Продукти

Хора - Процедури - Услуги

Информация - Оферти

По този начин организацията е отворена система, тъй като получава ресурси от външната среда, трансформира ги и предава резултата от своята дейност на външната среда под формата на продукт или услуга.

Инструментите на този подход са: система, системен ефект, подсистеми, вътрешна и външна среда, системен анализ и др.

17. Управленска структура на организацията. Форми на организация на системата за управление

Организационната структура на управлението осигурява изпълнението на общи и специфични управленски функции, поддържа подходящи вертикални и хоризонтални връзки и обособяване на управленските елементи. Вертикалното разделение се определя от броя на нивата на управление, както и от тяхната подчиненост и ръководни връзки. Хоризонталното разделение се извършва според характеристиките на индустрията.

Организационната структура на управленския апарат е форма на разделение на труда за управление на производството. Всяко подразделение и длъжност са създадени, за да изпълняват определен набор от управленски функции или работни места. Да изпълнява функциите на тяхното подразделение длъжностни лицаимат определени права за управление на ресурсите и отговарят за изпълнението на функциите, възложени на звеното. Диаграмата на организационната структура на управлението отразява статичното положение на отделите и длъжностите и характера на връзката между тях.

В зависимост от характера на връзките се разграничават няколко основни форми (вида) организационни управленски структури: линейни (всеки мениджър осигурява ръководство на звена от по-ниско ниво за всички видове дейности); функционален (осъществява тясна връзка между административното управление и осъществяването на функционално управление); линейно-функционални (линейните ръководители са еднолични ръководители и се подпомагат от функционални органи; линейните ръководители от по-ниски нива не са административно подчинени на функционалните ръководители от по-високите нива на управление); матрица (характеризираща се с факта, че изпълнителят може да има двама или повече мениджъри (единият е линеен, другият е ръководител на програма или направление); дивизионен (отдели или клонове се разграничават или по област на дейност, или географски); множествена (комбинира различни структури на различни нива на управление, например структурата на управление на клон може да се използва за цялата компания, а в клоновете може да бъде линейно-функционална или матрична).

Организационна структура, начин на свързване различни частиорганизация в едно цяло. Повечето известни видовеструктурите са:

Обикновено в началния етап се срещат прости структури жизнен цикълорганизации или в организации с професионална, а не управленска ориентация към независими специалисти.

o Предприемачески: доминиране на един или няколко души (група в центъра). Обусловени от формата на собственост, по-голямото значение на специализирания опит или необходимостта от дейност под строг контрол. Умерен размер, проста технология, една доминираща техническа сфера на дейност.

o Независим: проста организационна форма за подпомагане на независимите дейности на специалисти, с малко координация.

· Йерархични (бюрократични) типове структури: подобни структури на управление, преобладаващи в много руски предприятия, са изградени в съответствие с принципите на управление, формулирани в началото на ХХ век (М. Вебер, А. Файол)

o Линейна организационна структура: в основата на линейните структури е така нареченият „мин“ принцип на изграждане и специализация на управленския процес според функционалните подсистеми на организацията (маркетинг, производство, научноизследователска и развойна дейност, финанси, персонал и др. ). За всяка подсистема се формира йерархия от услуги, която пронизва цялата организация от горе до долу. Резултатите от работата на всяка служба се оценяват по показатели, характеризиращи изпълнението на техните цели и задачи.

o Линейно-щабна организационна структура: този тип организационна структура е развитие на линейната и има за цел да елиминира нейния най-важен недостатък, свързан с липсата на връзки за стратегическо планиране. Линейно-щабната структура включва специализирани звена (щабове), които нямат право да вземат решения и да управляват по-ниски звена, а само подпомагат съответния ръководител при изпълнението на определени функции, предимно функциите на стратегическо планиране и анализ. В противен случай тази структура съответства на линейна.

o Дивизионна (отделна) структура на управление: появата на такива структури се дължи на рязкото увеличаване на размера на предприятията, диверсификацията на техните дейности (универсалност) и усложняването на технологичните процеси в динамично променяща се среда. В тази връзка започнаха да се появяват дивизионни управленски структури, предимно в големите корпорации, които започнаха да предоставят известна независимост на своите производствени подразделения, оставяйки стратегията за развитие, научноизследователската и развойна дейност, финансовата и инвестиционната политика и т.н. на ръководството на корпорацията. Този тип структура се опитва да комбинира централизирана координация и контрол на дейностите с децентрализиран контрол.

· Органични типове структури: основното свойство на структурите за управление на органичния тип е способността им да променят формата си, адаптирайки се към променящите се условия.

o Бригадна (междуфункционална) структура: основата на тази управленска структура е организацията на работата в работни групи (екипи), в много отношения точно противоположна на йерархичния тип структури. Основните принципи на тази организация на управление са:

§ автономна работаработни групи (екипи);

§ себеприеманерешения от работни групи и хоризонтална координация на дейностите;

§ замяна на твърдите бюрократични управленски връзки с гъвкави връзки;

§ Включване на служители от различни отдели за разработване и решаване на проблеми.

Тези принципи се разрушават от твърдото разпределение на служителите, присъщо на йерархичните структури между производствени, инженерни, технически, икономически и управленски служби, които образуват изолирани системи със собствени цели и интереси.

· Структура за управление на проекта: основният принцип за изграждане на структура на проекта е концепцията за проект, която се разбира като всяка целенасочена промяна в системата, например разработването и производството на нов продукт, въвеждането на нови технологии, изграждане на съоръжения и др. Дейността на предприятието се разглежда като набор от текущи проекти, всеки от които има фиксирано начало и край. За всеки проект се разпределят трудови, финансови, производствени и др. ресурси, които се управляват от ръководителя на проекта. Всеки проект има своя собствена структура и управлението на проекта включва дефиниране на неговите цели, формиране на структура, планиране и организиране на работата и координиране на действията на изпълнителите. След като проектът е завършен, структурата на проекта се разпада, включително служителите, се преместват в него нов проектили напуснали (ако са работили на договор).

· Матрична (програмно-насочена) управленска структура: такава структура е мрежова структура, изградена на принципа на двойно подчинение на изпълнителите: от една страна, на непосредствения ръководител на функционалната служба, която осигурява персонал и техническа помощ на проекта мениджър, от друга страна, на ръководителя на проекта или целевата програма, който е надарен с необходимите правомощия за осъществяване на процеса на управление. При такава организация ръководителят на проекта взаимодейства с 2 групи подчинени: с постоянни членове на екипа на проекта и с други служители на функционални отдели, които му докладват временно и по ограничен кръг от въпроси. В същото време остава тяхната подчиненост на непосредствените ръководители на отдели, отдели и служби. Матричният тип структура има много модификации

Системата е определен набор от взаимосвързани и взаимодействащи елементи, който има свойствата на цялостност, възникване и стабилност. От тази гледна точка понятието "организация" като подредено състояние на цялото е идентично с понятието "система". Понятието „организация“ обаче е малко по-широко от понятието „система“, тъй като отразява не само състоянието на реда, но и процесите на подреждане. Именно тази двойственост на природата на понятието „организация“ прави тълкуването му много по-смислено. Всяка система може да се разглежда като резултат от организационни трансформации, които заменят едно от нейните равновесни състояния с друго.

Представянето на организация като система ни позволява да идентифицираме редица общи свойства, присъщи на нея, наблюдавани в организации от всякакво естество.

Известното твърдение на Аристотел „Цялото е по-голямо от сбора на неговите части“ все още остава най-важната характеристикаорганизирана цялост. Създаването на цялото се осъществява чрез интеграция. Интеграцията е съединяването на части в едно цяло. Всяка организация може да се разглежда като интегрирано цяло, в което всеки структурен елементзаема строго определено място.

Понятието интегритет е неразривно свързано с понятието възникване. Появата е наличието на качествено нови свойства на цялото, които отсъстват в него компоненти. Това означава, че свойствата на цялото не са проста сума от свойствата на съставните му елементи, въпреки че зависят от тях. Обединените в система (цяло) елементи обаче могат да загубят присъщите им свойства извън системата или да придобият нови.

Организацията, като холистичен, системен субект, има свойството на устойчивост, т.е. винаги се стреми да възстанови нарушеното равновесие, компенсирайки промените, възникващи под въздействието на външни фактори.

Отворени и затворени системи

Извършва се цялостен анализ на вътрешната структура на организацията чрез систематичен подход. Системата е набор от взаимосвързани и взаимозависими части, подредени в такъв ред, който позволява възпроизвеждането на цялото. Уникална характеристика при разглеждането на системи е вътрешни отношениячасти. Всяка система се характеризира както с диференциация, така и с интеграция. Системата използва различни специализирани функции. Всяка част от организацията изпълнява свои специфични функции. За да се поддържат отделните части в един организъм и да образуват цялостно цяло, във всяка система се извършва интеграция. За тази цел се използват средства като координация на нивата на управленската йерархия, пряко наблюдение, правила, процедури и курсове на действие.

Въпреки че организациите се разделят на отделни части или компоненти, те самите са подсистеми в рамките на по-голяма голяма система. Има не само системи и подсистеми, но и суперсистеми. Класификацията на тези понятия зависи от характеристиките на предмета на анализ. Освен това цялото не е проста сума от части, тъй като системата трябва да се разглежда като тяхното единство.

Има отворени и затворени системи. Концепцията за затворена система възниква във физиката. Това е система, която се самоограничава. Основната му характеристика е, че по същество игнорира ефекта от външни влияния. Идеална затворена система би била тази, която не получава енергия от външни източниции не осигурява енергия на външната среда. Затворената организационна система е малко приложима.

Отворената система включва динамично взаимодействие с външния свят. Организациите получават суровини и човешки ресурси от външната среда. Те зависят от външни клиенти и клиенти, които консумират техните продукти. Банките, които активно взаимодействат с външната среда, отварят депозити, превръщат ги в заеми и инвестиции и използват получените печалби за подпомагане на развитието, изплащане на дивиденти и плащане на данъци.

Фигура 2.1 показва индустриална организация като отворена система. На входа на системата е получаването на материали, труд и капитал. Технологичният процес е организиран за преработка на суровините в крайния продукт. Крайният продукт от своя страна се продава на клиента. Финансовите институции, работната сила, доставчиците и клиентите и правителството са част от външната среда.

Фиг.2.1

Разликата между отворени и затворени системи не е твърда и установена веднъж завинаги. Отворената система може да стане затворена, ако контактът с околната среда намалее с времето. По принцип е възможна и обратната ситуация. Отворените системи са склонни да стават по-сложни и диференцирани. С други думи, растежът на отворена система е придружен от повишаване на нивото на специализация на нейните елементи и усложняване на структурата, често разширяване на границите на системата или създаване на нова суперсистема. Ако едно бизнес предприятие се разраства, тогава има значително диференциране и усложняване на неговата структура. Създават се нови специализирани отдели, закупуват се нови видове суровини, разширява се асортиментът от продукти и се организират нови търговски офиси.

Има два основни типа системи: затворени и отворени.

Затворена система –изолирана от външната среда система, чиито елементи взаимодействат само помежду си, без да имат контакт с външната среда.

Отворена система -система, която взаимодейства със своята среда в някакъв аспект: информационен, енергиен, материален и др.

Всички организации са отворени системи и зависят от външния свят за своето оцеляване. Организацията обменя информация и материали с външната среда чрез пропускливи граници. Отворената система не е самоподдържаща се, тъй като зависи от енергия, информация и материали, идващи отвън. В допълнение, отворена система има способността годникъм промени във външната среда и трябва да прави това, за да продължи да функционира.

Организацията като сложна система се състои от големи съставни части, т.нар подсистеми.Подсистемите могат от своя страна да се състоят от по-малки подсистеми. Тъй като всички те са взаимозависими, неизправността дори на най-малката подсистема може да засегне системата като цяло. Следователно работата на всеки служител и всеки отдел в организацията е много важна за успеха на организацията като цяло.

Моделът на организацията като отворена система е представен в опростен вид на фиг. 2.3. Входовемоделите са достъпни

организация от околната среда информация, капитал, човешки ресурси и материали. Организацията е в ход трансформацияобработва тези входове, превръщайки ги в продукти или услуги – изходиорганизации, които предава на околната среда. По време на процеса на трансформация се генерира добавена стойност на вложените ресурси, ако управлението на организацията е ефективно. В резултат на това се появяват допълнителни изходи, като печалба, увеличаване на пазарния дял, увеличаване на продажбите (в бизнеса), прилагане на социална отговорност, удовлетворение на служителите, организационен растеж и др.

Вътрешна и външна среда на организацията

Вътрешната среда на организацията е съвкупност от вътрешни променливи на организацията, които имат пряко въздействие върху процесите, извършвани в организацията, и са главно резултат от управленски решения, т. контролирани от ръководството. Най-значимите променливи включват: цели, структура, задачи, ресурси, технология, организационна култура. Всички вътрешни променливи са взаимосвързани и промяната в една от тях засяга всички останали в определена степен. Подобренията в една променлива, като технологията, може да не доведат непременно до подобрена производителност, ако тези промени имат отрицателно въздействие върху друга променлива, като хората.

Успехът на една организация също зависи до голяма степен от външни за организацията сили. Концепцията за важността на външната среда и необходимостта да се вземат предвид силите, външни за организацията, се появява в управленската мисъл в края на 50-те години. Това беше един от най-важните приноси на системния подход към науката за управление, тъй като подчерта необходимостта мениджърът да разглежда своята организация като цяло, състоящо се от взаимосвързани части, свързани с външен свят. Дори ако промените не бяха толкова значителни, мениджърите пак ще трябва да вземат предвид околната среда, тъй като организацията, като отворена система, зависи от външния свят за доставка на ресурси, енергия, персонал, както и клиенти. Тъй като оцеляването на организацията зависи от управлението, мениджърът трябва да може да идентифицира значими фактори в средата, които ще повлияят на неговата организация. Освен това трябва да предлага подходящи начини за реагиране на външни влияния.

Основните фактори на околната среда включват: технология, икономически условия, социокултурни фактори, политически фактори, международни фактори, доставчици, закони и държавни органи, потребители, конкуренти.

Значението на външните фактори варира от организация до организация и от отдел до отдел в рамките на една и съща организация. Всички фактори на околната среда са взаимозависими и взаимодействат един с друг. Сложността на външната среда се отнася до броя и разнообразието от външни фактори, на които организацията е принудена да реагира. Мобилността на околната среда се характеризира със скоростта, с която настъпват промените в околната среда. Несигурността на околната среда е функция на количеството налична информация за конкретен фактор и увереността в надеждността на тази информация.

По този начин, модерни организациичовек трябва да се адаптира към промените във външната среда и съответно да въведе промени в себе си.

• Лопатчиков Л. И.Икономически и математически речник. стр. 251.
• Мескон М., Албертл/., КедуриЕ. Основи на управлението. М., 2009. С. 68.

Системаима набор от взаимосвързани и взаимозависими части, подредени в такъв ред, който позволява цялото да бъде възпроизведено за целенасочена дейност.

Уникална характеристика при разглеждането на системите са вътрешните връзки между частите - наличието на връзки. Всяка система се характеризира както с диференциация, така и с интеграция. Системата използва различни специализирани функции. Всяка част от организацията изпълнява свои специфични функции. В същото време, за да се поддържат отделни части в един организъм и да се образува цялостно цяло, във всяка система се извършва процес на интеграция. В организациите тази интеграция обикновено се постига чрез координиране на нивата на йерархия, пряк надзор, правила, процедури, курсове на действие.

Системата като цяло не е проста сума от части, тъй като системата трябва да се разглежда като цяло.

Въпреки че организациите са съставени от части или компоненти, те самите са подсистеми в рамките на по-голяма система ( индустрия). Подсистема – набор от елементи, представляващи автономна област в рамките на системата.

Класификациясистемите могат да бъдат представени според различни критерии, например нематериални и материални, естествени и изкуствени, детерминистични и стохастични, меки и твърди, прости и сложни, активни и пасивни. Също така е възможно да се разграничат системите технически, биологични и социални.

Системите варират отворени и затворени. Концепция затворена система породени от физическите науки. Тук обикновено се разбира, че системата е самоограничаваща се. Основната му характеристика е, че по същество игнорира ефекта от външни влияния.

Отворена системаразпознава динамичното взаимодействие с околната среда. Организациите получават своите суровини и човешки ресурси от света около тях. Те зависят от клиенти и клиенти от външния свят, които консумират техните продукти.

На диаграмата, представяща индустриална организация като отворена система (Фигура 1.5), можете да видите потока от материали, труд и капитал.

Фигура 1.5 - Индустриална организация като отворена система

Създава се технологичен процес за преработка на суровините в краен продукт, който от своя страна се продава на клиента. Финансови институции, работна ръка, доставчици и клиенти, правителство – всички те са част от средата.

Всички отворени системи имат вход, процес на трансформация и изход. Те получават суровини, енергия, информация и други ресурси и ги превръщат в стоки и услуги, печалба, отпадъци и др. Отворените системи обаче имат някои специфични особености. Една такава характеристика е признаването на взаимозависимостта между системата и външния свят. Има граница, отделяща системата от нейната среда. Промените в средата засягат един или повече атрибути на системата и обратно, промените в системата засягат средата.

Организацията трябва да отразява външната среда ( Разделяне на околната среда на макро среда: политически, икономически, социални, ресурсни, технологични компоненти и микро среда: доставчици, потребители, конкуренти, власти, институции на пазарната инфраструктура). Неговото изграждане се основава на предпоставки от икономическо, научно, техническо, политическо, социално или етично естество. Една организация трябва да бъде проектирана да функционира добре, да получава принос от всичките си членове и ефективно да помага на служителите да постигат целите си сега и в бъдеще. Тази основа за съществуването на една организация е заложена в мисии. В този смисъл ефективната организация не може да бъде статична. Тя трябва бързо да научи за всички промени в околната среда, да си представи тяхното значение, да избере най-добрия отговор за постигане на целите си и да реагира ефективно на влиянията на околната среда.

Без граница няма система, а границата или границите определят къде започват и свършват системите или подсистемите. Границите могат да бъдат физически или да имат психологическо съдържание чрез символи като имена, дрес кодове и ритуали.

Обратната връзка е от основно значение за функционирането на организациите. Отворените системи постоянно получават информация от своята среда. Това ви помага да се адаптирате и ви позволява да предприемете коригиращи действия за коригиране на отклонения от приетия курс. Тук обратната връзка обикновено се разбира като процес, който позволява част от изходния продукт да бъде получен обратно в системата под формата на информация или пари за модифициране на производството на същия изходен продукт или за създаване на производство на нови продукти.

Необходимо е също така да се вземе предвид, че организациите се обслужват от хора. Поведението на членовете на една организация може да се разглежда като нейната вътрешна среда (Фигура 6).

Постоянно възникват проблеми в една организация, която може да променя позицията си и за да могат всички нейни елементи да действат и да бъдат интелигентно координирани, непрекъснатото снабдяване с ресурси е изключително важно, поради тяхното износване. За да се гарантира жизнеспособността на една организация, ресурсите са от съществено значение без прекъсване производствен процес, заменете с елементи с еднакво изпълнение.

Фигура 1.6 – Вътрешна структураорганизации

Други вътрешни проблеми възникват от липсата на комуникация и координация между различните части на организацията.

Организацията се характеризира с цикличен характер на функциониране. Резултатът от системата осигурява средства за нови инвестиции, което позволява цикълът да се повтори.

Трябва също така да се подчертае, че организационни системисклонни към свиване или разпадане. Тъй като една затворена система не получава енергия и нови входове от външната си среда, тя може да се свие с времето. За разлика от тях отворената система се характеризира с отрицателна ентропия, ᴛ.ᴇ. може да се реконструира, да поддържа структурата си, да избягва ликвидация и дори да расте, защото има способността да получава енергия отвън в по-голяма степен, отколкото да я отдава. Притокът на енергия за предотвратяване на ентропията поддържа непостоянство на енергийния обмен, което води до относително стабилна позиция.

Осигурява се известен баланс на системата. Когато една отворена система активно обработва входове в изходни продукти, тя все пак се оказва, че може да се поддържа за определено време.

Изследванията показват, че големите и сложни организационни системи са склонни да продължат да растат и да се разширяват. Те получават известна граница на безопасност, която надхвърля само осигуряването на оцеляване. С разрастването на една организация нейните висши мениджъри са принудени все повече да делегират своите отговорности за вземане на решения на по-ниски нива, което води до изключителното значение на разделението на труда в управлението.

Отворените системи се стремят да съгласуват два, често противоречащи си курса на действие. Действията за поддържане на системата балансирана осигуряват последователност и взаимодействие с външната среда, което от своя страна предотвратява много бързи промени, които биха могли да дисбалансират системата. Напротив, действията за адаптиране на системата към различни промени й позволяват да се адаптира към динамиката на вътрешното и външното търсене.

Стабилни и добре оборудвани организации, но неадаптирани към променящите се условия, няма да могат да оцелеят дълго. От друга страна, организации, които са адаптивни, но не са стабилни, няма да бъдат ефективни и е малко вероятно да оцелеят дълго.

Необходимо е да се обмислят различни форми и методи за решаване на възникващи проблеми, а не да се търси едно „оптимално“ решение

Системата е комбинация от части в едно цяло, чиито свойства могат да се различават от свойствата на нейните части. Всяка организация може да се нарече система.

Системите могат да бъдат отворени или затворени. Отворена система- това е система, която се захранва отвън с някаква енергия или ресурси. Затворена системаима източник на енергия (ресурси) в себе си. Примери затворени системи: работещ часовник с вътрешен източникенергия, работещ автомобил, самолет, автоматична продукция със собствен собствен източникенергия и др.

Примери за отворени системи: калкулатор или радио с слънчева батерия(енергията идва отвън), индустриално предприятие, завод, фирма, компания и др.

Очевидно е, че бизнес организациите не могат да съществуват автономно, необходими са доставки, продажби, работа с потенциални купувачи и т.н.

В икономиката организацията е стопански субект, който реализира собствените си интереси чрез производството и продажбата на стоки на пазара. Тъй като всяка организация по правило има няколко цели, чието постигане изисква постигането на междинни цели, в организацията могат да се разграничат много системи. Всяка организация се характеризира с 3 елемента: - вход; - процесът на превръщане на стоката в продукт; - излизане от системата Премахването на един от елементите или промяната на техните свойства унищожава тази системаили го трансформира в друг. Системата за управление задължително съдържа обект на управление, съчетан с елементи на обект на управление на информационните комуникации. Всички системи за управление са сложни, техните характеристики следващи имоти: - голямо числоелементи - наличие на няколко цели - Няколко нива и начини за постигане на целите - разминаване на интересите на групи субекти - наличие на функционални елементи в условия на несигурност. За изследване сложни системиПриложи разграждане, т.е. разделяне на системата на части, които се считат за независими обекти. Разграждане- анализ на системата съгл за различни цели, функции, начини за постигане на целите. Организацияе група от хора и необходими ресурси, чиито дейности са съзнателно и целенасочено координирани за постигане обща цел. С други думи, организацияе система, която решава конкретни проблеми и свързани с тях задачи. Има определени условия за формиране или създаване на организация: - Наличие на поне 2 души, които се считат за част от организацията - Наличие на поне една цел (мисия), която се приема за обща от група от тези хора - Наличие на планове за развитие на организацията Основните характеристики на организацията: - Наличие на цел - Наличие на необходимите ресурси - Връзка с външната среда

Вековен опит човешка дейности теоретичното обобщение на неговите резултати разработиха определени правила за формиране на структурите на субектите на дейност, чието прилагане дори и в най- общ случайосигурява приемливо качество на организацията на бизнес процесите. Най-общите подходи за решаване на тези проблеми могат да бъдат формулирани под формата на определени принципи разграждане.

В съответствие с логиката всеки предмет на дейност е структуриран преди всичко на териториална основа. По този начин се формират териториално обособени части от един предмет. Това могат да бъдат отделни предприятия, поделения, клонове или др структурни бизнес единици (SEB).

Всяка интегрална система на дейност, както и всяка в нейния състав структурна единицасе разделят на две подсистеми: производствена базаИ управляващ (управляващ) предмет.

Декомпозицията на производствено съоръжение се извършва въз основа на следните принципи:

• разпределение на подразделенията в него, като се отчита изпълнението на изискванията за минимален обем на дейност;
• придаване на определени форми на вътрешнопроизводствена специализация;
• формиране на вертикална структура на поделенията по схемата “цех - участък - производствена линия - екип”;
• даване на статус на избраните елементи стопански субектили вътрешен бизнес субект;
• формиране на хоризонтални процесни структури (бизнес процеси), базирани на инженерни принципи;
• създаване на необходимите логистични звена.

Формираната структура на специализираните звена и взаимоотношенията между тях в процеса на осъществяване на дейността се наричат производствена структура.

Декомпозицията на субекта на управление се извършва въз основа на следните принципи:

• формиране на контурите на линейно, функционално, матрично, диагонално, целево, рисково, дивизионно управление;
• формиране на централизирани и децентрализирани органи за управление за функциите на организация, планиране, отчитане, анализ, контрол, регулиране и др.;
• формиране на управленски подсистеми на етапите на изпълнение на бизнес процесите, като се започне от тяхната техническа и материална подготовка до продажба на продукти и работа на пазара, обхващащи персонал, финансови, Информационна поддръжка, ремонт и други сервизни функции.

Структурата на управляващия субект се нарича организационна структура на управление.

1. Свойства на големи системи.

НЕАДИТИВНОСТ. По правило големите системи се характеризират с неадитивност, т.е. ефективността на тяхната дейност варира във времето и не винаги е равна на алгебричната сума от ефектите на частите, включени в нея.

Например, печалбата на индустриална компания, при други равни външни условия, се променя в зависимост от работата на нейните подразделения, която (при същата формална структура на организацията и принципите на стимулиране на труда) се определя от качеството на персонала, стиловете на лидерство , лични отношения и др.

Друг пример. В повечето случаи представянето на група от 7 души е по-високо от това на група от 17 души. Много психолози вярват в това работна група(управител плюс взаимодействащи изпълнители) от гледна точка на ефикасността и ефикасността на управлението, взаимодействието на членовете и спестяването на разходи трябва да има численост най-малко 5 и не повече от 9 души (т.нар. закон "7 плюс или минус 2").

СПЕШЕН СЛУЧАЙ. Възникването означава несъответствие между целите на организацията и целите на нейните съставни части. Например, целта на една корпорация е да увеличи максимално печалбите, като същевременно минимизира разходите за труд. Подсистемата „персонал“ се ръководи от целта за максимизиране на заплатите при минимизиране на разходите за енергия. Способността да се изглаждат подобни противоречия е изкуството на лидерите.

Друг пример е „държавната“ система, чиято цел е получаване на максимален размер на данъчните приходи. Целта на подсистемата „хора“ е да максимизира доходите на нейните части и следователно да минимизира данъчните облекчения. Очевидно е, че целите на системата и подсистемата не съвпадат: при необосновано голямо увеличение на данъчните ставки населението ще скрие доходи, което ще доведе до намаляване на данъчната основа на държавата.
СИНЕРГИЯ. Под синергия (от гръцкисинеркейла- сътрудничество, общност) се отнася до еднопосочността на действията, интегрирането на усилията в системата, което води до увеличаване (умножаване) на крайния резултат. Например, опитен спортист, изчиствайки щангата на големи височини, бутайки щанга, изпълнявайки сложни фигури на кънки, се стреми към оптимална координация на движенията на всичките си мускули и получава най-добър резултат. В организационния мениджмънт синергията означава съзнателна еднопосочна дейност на всички членове на екипа (подразделения) в преследване на обща цел. Много фирми харчат огромни суми пари в търсене на източници на повишена синергия.
По-общо казано за науката синергетика,изучаване на законите на реда и самоорганизацията на части от система от състояние на хаос. Повишаването на синергията в една организация се постига предимно чрез компетентна работа с персонала. Ръководството трябва да разполага с информация за психологията и социалната структура на служителите (образование, възраст, пол, националност, Семейно положениеи др.), тяхната етика, възгледи, морал и обичаи, традиции и култура, на базата на които се изгражда ефективна системауправление на организацията.

УМНОЖЕНИЕ. Когато говорим за мултипликативност, имаме предвид контролни действия или спонтанни процеси, насочени към повишаване на ефективността на системата. Например, реконструкцията на производството позволи на компанията да постигне рязко увеличение на печалбите, направи възможно увеличаването на дела на средствата, предназначени за инвестиции, и увеличи обема и асортимента на продуктите. В бъдеще, тъй като сложността се увеличава организационна структураБюрократичният апарат на компанията се разраства, реакцията й на новите изисквания на пазара и условията на околната среда се забавя, а пазарната й позиция бързо (умножава се) се влошава. Следователно мултипликативността може да бъде положителна или отрицателна. Отрицателната мултипликативност означава бързо развитиедеструктивни организационни процеси, системата клони към състояние на хаос и постепенно се саморазрушава. Положителната мултипликативност на системата се улеснява от следните фактори: относителна простота на организацията (и нейните системи за управление), съответствие на комуникативната структура на организацията с целите и задачите, качество на персонала. Когато деструктивните процеси в една организация започнат да се разрастват, е много важно да не се суете, да избягвате да взимате бързи и често прибързани решения, а да се опитате да се адаптирате към хода на деструктивния процес, да разберете неговия драматизъм и смисъл. Много е важно ясно да се разбере времето, когато е необходимо да се вземат отговорни решения. Опитните лидери имат това качество.

УСТОЙЧИВОСТ. Стабилността на системата може да бъде нарушена, ако организационната структура е неоправдано усложнена или опростена. Управленският опит показва, че за повишаване на стабилността на работата, като правило, е необходимо да се премахнат ненужните връзки или контролни подсистеми и много по-рядко да се добавят нови. Устойчивостта на една организация се влияе от външни фактори (например инфлация, търсене, взаимоотношения с партньори и правителството). За да се увеличи оперативната устойчивост, е необходимо бързо да се преустроят комуникациите на организацията в съответствие с новите цели и задачи.

АДАПТИВНОСТ. Адаптивността се отнася до способността на организацията да се адаптира към новото външни условия, възможности за саморегулация и възстановяване на устойчиви дейности. Адаптивните организации често имат органична структура, когато всеки субект на управление (подразделение, работна група, служител) има възможност да взаимодейства с всички, например, както е на фиг. 1.

ЦЕНТРАЛИЗИРАНЕ. Това е заотносно свойството на една система да се управлява от някои единичен център, когато всички части на организацията се ръководят от команди от центъра и се ползват с предварително определени права. Живите организми, например, функционират под ръководството на централен нервна система. В екип централизацията се осъществява от ръководителя, лидера, мениджъра; в предприятията - администрация, управленски апарат; в страната - държавния апарат. Ако сложността на системата е висока или е невъзможно единно ръководство от центъра, последният прехвърля част от властавтономия, настъпва децентрализация на управлението.

РАЗДЯЛА. Разделянето означава желание на системата за автономия, изолация и се проявява при решаване на проблеми с разпределението на ресурсите и властта на части от голяма организация, конгломератни асоциации, централизация и децентрализация на управлението. Противоречивите цели и интереси и процесът на разпределение на печалбите между части от цялото допринасят за изолацията. Често се наблюдават процеси на отделяне на персонала неформални групи въз основа на лични връзки, харесвания, общи възгледии черти на характера, сходно ниво на образование, етническа принадлежност, възраст, длъжност и др. Процесите на разделяне на части от система са слабо разбрани и представляват интерес за изследователите.

СЪВМЕСТИМОСТ. Съвместимост означава взаимна адаптивност и взаимна адаптивност на части от системата. На ниво държава като голяма система възникват проблеми в съвместимостта на националната икономика с икономиките на регионите и отраслите. В Русия, например, донорски региони, които имат на разположение по-голям обем природни ресурсиили високоефективно производство, са принудени да дават на центъра по-голямата част от печалбите (под формата на данъчни облекчения), които впоследствие се насочват към нуждите на субсидираните региони на Севера, Сибир, Далеч на изток, което води до появата на центробежни тенденции, разпад, различни противоречия и конфликти. На ниво предприятие често възникват противоречия между интересите на организацията и нуждите на нейните отдели. Например ръководството на компанията може да реши да насочи по-голямата част от печалбите, спечелени от едно подразделение, към развитието на друго, в този моментнерентабилен.

Ако в дългосроченНяма конфликти, можем да говорим за добра съвместимост на работата.

В противен случай е необходимо да се преустрои организацията, да се променят „правилата на играта“, системата за разпределение на ресурсите. Проблемите със съвместимостта в големите системи трябва да бъдат решени с помощта на централизирани механизми, които преодоляват отблъскващи сили, или механизми за адаптация, които преобразуват центробежните сили в центростремителни. проблеми психологическа съвместимостГолям брой научни трудове също са посветени на членовете на екипа и работните групи.

СОБСТВЕНОСТ НА “ОБРАТНА ВРЪЗКА”. Основно свойство на големите системи е установяването на обратна връзка, същността на която е, че информация (ресурси, енергия) от изхода на системата (или подсистеми, включени в нея) влиза на входа на тази система (или подсистеми, включени в нея ). За производствена системаПринципът на обратната връзка работи по следния начин. Изходна информация, като например показатели стопанска дейност, под влияние на различни обстоятелства, постоянно варират във времето, ръководството непрекъснато ги анализира и съпоставя с поставените цели (вход на системата). Въз основа на резултатите от сравнението се вземат управленски решения, които коригират работата на системата (ако е необходимо), което гарантира адаптивностсистема (адаптирането й към нови условия на работа) и ефективност(гъвкавост) на неговото управление. Обратна връзкачесто играят негативни системни роли. Например в подсистемата „персонал“ размерът на възнаграждението влияе върху трудовите усилия и резултатите, постигнати от служителите. Ако възнаграждението за труда не е съизмеримо с усилията, системата започва да се саморазрушава, стимулите за изпълнение на работни задачи намаляват и резултатите от работата (обем на продукта, неговото качество) също намаляват (фиг. 2).

Свързана информация.