I enhver organisasjon skrives bokstaver mest inngående og utgående dokumentasjon. Det finnes mange typer av disse dokumentene, og for hver av dem er det en rekke regler for utførelse. Siden bokstaver er mest i masseform styringsdokumentasjon, er det ekstremt viktig å vite hvordan de skal sammensettes riktig.
Fra denne artikkelen vil du lære:
Riktig formatering av bokstaver er suksessen for hele selskapet
Forretningsbrev (eller offisielle) brev er de som tjener til å kommunisere selskapet med ytre strukturer. Dessuten, selv etter at det er oppnådd en muntlig avtale mellom lederen av organisasjonen og en forretningspartner eller klient, sørger etikettereglene for bekreftelse av denne avtalen. Dette kan på sin side allerede betraktes som en garanti.
Typer forretningsbrev
1. Informasjonsmessig – opprettet for å formidle noe informasjon.
Etter funksjoner utført
1. Initiativ - deles inn i de som krever respons og de som ikke krever respons. Eksempler: forespørsel, klage, varsel, påminnelse, .
2. Svarbrev.
Basert på adressaten
1. Vanlig - sendes vanligvis til kun én mottaker.
2. Rundskriv - de som én avsender sender til flere mottakere.
I henhold til avreiseformen
Struktur av et servicebrev
Teksten til et velskrevet forretningsbrev består av: appell, innledning og hoveddeler og konklusjon.
Anke.
Dette er den viktigste delen for kommunikasjonsformål. Dermed, takket være den riktig valgte adresseformen, kan du ikke bare tiltrekke deg oppmerksomheten til adressaten, men også sette den generelle tonen for videre kommunikasjon. Hvis brevet ikke er adressert til en bestemt person, adressen kan utelates, i andre tilfeller er det vanlig å bruke standardspråkformler - for eksempel "Kjære Sergei Ivanovich!", "Mr. styreleder for regjeringen!" Anken er skrevet midt på linja.
Innledende del.
I begynnelsen av brevet er det nødvendig å angi årsakene og begrunnelsen for utarbeidelsen; det er ofte nødvendig å bekrefte informasjonen med referanser til tredjeparts dokumenter og fakta. Dersom det er behov for å angi referanser, skal dette gjøres i følgende rekkefølge: aktens tittel, forfatter, dato, registreringsnummer, tittel.
Hoveddel.
Hoveddelen av brevet angir hovedformålet med brevet. Denne delen beskriver i detalj de nødvendige hendelsene, gir bevis eller analyserer situasjonen.
Konklusjon.
Avslutningsvis er det vanlig å trekke konklusjoner i form av forespørsler, forslag, avslag eller meninger. Det antas at et servicebrev kun kan inneholde en siste del. Som regel ender de med standarduttrykk - for eksempel "Jeg håper på videre samarbeid", "Med Beste hilsener" Høflighetsformelen er plassert foran "signatur"-attributtet, og er atskilt fra posisjonen med et komma.
Ved innsending til forfatteren det er viktig å ta hensyn til aspekter som f.eks:
- graden av bekjentskap og arten av forholdet til adressaten;
- mottakerens offentlige stilling og forholdet til forfatterens stilling;
- situasjonen der kommunikasjon finner sted - dens formalitet eller uformalitet;
- etikette og standarder vedtatt i et bestemt selskap.
Brevformat, eksempel:
Formatering av bokstaver i henhold til GOST
Tjenestebrev skal utstedes på spesialskjema i A4- eller A5-format avhengig av tekstens størrelse. Det er tillatt å ikke bruke skjemaer kun i tilfeller hvor forfatterne er flere selskaper samtidig.
Krav til brevskjemaer, samt sammensetning av detaljer og utformingsregler finnes i GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav."
Generelt har selskaper rett til uavhengig å utvikle brevskjemaer, siden den angitte GOST er av rådgivende natur, men implementeringen av bestemmelsene indikerer en høy kultur for å jobbe med dokumenter i organisasjonen. For noen organisasjoner er GOST R 6.30-2003 obligatorisk: for eksempel føderale organer utøvende makt må alltid overholde denne standarden.
01 - Nasjonalemblem Den russiske føderasjonen;
02 - Våpenskjold fra en konstituerende enhet i Den russiske føderasjonen;
03 - Organisasjonsemblem eller varemerke (tjenestemerke);
04 - Organisasjonskode;
05 - Hovedstatsregistreringsnummer (OGRN) juridisk enhet;
06 - Skattebetalers identifikasjonsnummer/årsakskode for registrering (TIN/KPP);
07 - Skjemakode;
08 - Navn på firma;
09 - Referanseinformasjon om organisasjonen;
10 - Navn på dokumenttypen;
11 - Dato;
12 - Registreringsnummer;
14 - Sted for samling eller publisering;
15 - Adressat;
16 - Godkjenningsstempel;
17 - Vedtak;
18 - Tittel på teksten;
19 - Kontrollmerke;
20 - Tekst i dokumentet;
21 - Merk på tilstedeværelsen av applikasjonen;
22 - Signatur;
23 - Godkjenningsstempel;
24 - Visumgodkjenning;
25 - Forseglingsavtrykk;
26 - Merk på attestering av kopien;
27 - Merk om utøveren;
28 - Et notat om utførelse av dokumentet og sending av det til filen;
29 - Et notat om mottak av dokumentet av organisasjonen;
30 - Elektronisk kopiidentifikator.
Formatering av et brev i henhold til GOST, eksempel:
Formatere et brev med et vedlegg, eksempel:
Regler for skriving av forretningskorrespondanse
Forretningskorrespondanse innebærer bruken formell forretningsstil kommunikasjon. Dets særegenhet ligger i det faktum at deltakerne vanligvis er juridiske enheter som må overholde rettferdig strenge regler kommunikasjon vedtatt i en organisasjon (eller flere organisasjoner).
Det er flere krav som gjelder denne arten kommunikasjon.
Standardisering av presentasjon. I dag er det mange termer, spesielle fraser og formler som er spesifikke for forretningskorrespondanse. Bruken av dem lar deg redusere forberedelsestiden betydelig, og ferdige design hjelper deg å unngå å kaste bort tid på å søke etter termer som passer for en spesifikk situasjon. Standardisering letter oppfatningen av tekster betydelig og optimerer hele dokumentflytprosessen.
Nøytral tone. Tilbakeholdenhet og strenghet når du skriver brev er normen i offisiell kommunikasjon. En nøytral tone innebærer et nesten fullstendig fravær av uttrykksfulle eller følelsesladede ord. Informasjonen er av rent offisiell karakter; av denne grunn er det nødvendig å ekskludere fra teksten for eksempel ord med diminutive suffikser eller interjeksjoner. Emosjonell undertekst kan være tilstede, men den bør skjules bak en nøytral tone i presentasjonen.
Nøyaktighet og entydig formulering. Mottakeren må tydelig forstå og tolke betydningen av materialet som rettes til ham. Nøyaktigheten av teksten avhenger som regel direkte av den korrekt konstruerte komposisjonsstrukturen og fraværet av logiske feil. Tjenestebrevet skal være tydelig gjennomtenkt.
Kortfattethet. Takket være dette kravet vil forfatteren kunne redusere lengden på hele dokumentet betydelig. Kortfattet presentasjon er først og fremst eliminering av verbal redundans, økonomisk bruk språklige virkemidler, fravær av unødvendige repetisjoner og tilleggsinformasjon.
Anvendelse av språkformler. Maler mye brukt i forretningskorrespondanse, er dens integrerte del. Derfor, for å oppmuntre til handling, brukes ofte følgende formler: "Vi ber deg vurdere problemet ...", "Som bekreftelse på vår avtale ...". Ofte er språklige formler juridisk viktige elementer i teksten, uten hvilke den ikke vil ha den nødvendige kraften. For eksempel: «Vi garanterer avkastning Penger i mengden...", "Kontroll over gjennomføringen av oppgaven er betrodd...".
Bruk av begreper, leksikalske og grafiske forkortelser. Takket være bruken av termer i korrespondanse kan forfatteren oppnå en klar forståelse av teksten, noe som er ekstremt viktig funksjon forretningskommunikasjon. Terminologien som kan og bør brukes innen dokumentasjonsstøtte for ledelse er regulert av GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner"
Overvekt av enkle vanlige setninger. Offisiell kommunikasjon er som regel basert på bruk av enkle vanlige en- eller todelte setninger, noe som i stor grad forenkler prosessen med å oppfatte teksten.
En guide til å skrive et forretningsbrev
|
Papir |
Må skrives ut på papir hvit eller andre lyse farger. Arkformat - A4 (210 x 297 mm) eller A5 (148 x 210 mm). |
|
Enger |
Arket må ha felt med minst: 20 mm - venstre; 10 mm - høyre; 20 mm - topp; 20 mm - lavere. |
|
Dato |
Datoen for brevet anses å være datoen for undertegningen. Det er under behandling Arabiske tall, observerer sekvensen: dag, måned, år. For eksempel "02/10/2017". En verbal-numerisk metode for å formatere en dato er også tillatt. For eksempel «10. februar 2017» |
|
Utgående nummer |
Det utgående nummeret består av et sekvensnummer, som kan suppleres med en indeks. Nummeret til et dokument som er utarbeidet i fellesskap av to eller flere avdelinger består av bokstavregistreringsnumrene til hver av disse avdelingene, atskilt med en skråstrek. |
|
Mål |
Adressaten kan være et selskap, dets strukturelle avdelinger eller enkeltansatte. Det er viktig å huske at i sistnevnte tilfelle er initialene alltid angitt foran etternavnet. Navnet på mottakerselskapet er alltid angitt i nominativ kasus. Den skal etter reglene ikke rettes til flere enn fire mottakere. Denne detaljen kan også inkludere en postadresse, og først angi navnet på organisasjonen, og deretter postadressen. |
|
Teksten til brevet |
Selve teksten kan formateres som en tabell, tekst eller en kombinasjon av flere strukturer. Ved utforming av tabeller er det viktig å kalle kolonner og rader substantiv i nominativ kasus. Hvis tabellen fortsetter på neste side, nummereres også kolonnene og linjene på den. Teksten bør bestå av to deler: begrunnelse/hensikt/begrunnelse for å skrive brevet og konklusjoner/forslag/anbefalinger. Teksten kan også inneholde bare én siste del - for eksempel en forespørsel uten forklaring. Hvis brevet refererer til handlinger fra andre organisasjoner, angi deres detaljer: dokumenttittel, organisasjonsnavn, dato, registreringsnummer og tittel. |
|
applikasjon |
Et forretningsbrev med vedlegg skal formateres som følger: Påføring: for 2 l. i 2 eksemplarer. Hvis søknaden ikke er angitt i teksten, er det nødvendig å angi navn, antall ark og kopier. For eksempel: Vedlegg: Salgs- og kjøpsavtale for 3 l. i 2 eksemplarer. Hvis et dokument med et vedlegg er vedlagt, formateres merket på følgende måte: Vedlegg: brev fra FSS datert 12. oktober 2017 N 03-2/923 og vedlegg til dette, totalt 7 sider. |
|
Signatur |
Signaturen krever en angivelse av stillingen til den ansatte som signerte brevet og en utskrift av denne signaturen. Dersom flere ansatte skriver under, er signaturene ordnet i den rekkefølgen som tilsvarer stillingen. Hvis posisjonene er like, bør signaturene være plassert på samme nivå. |
|
Tetning |
Seglet bekrefter ektheten av signaturer fra tjenestemenn på dokumenter knyttet til finansielle eiendeler eller på andre dokumenter som sørger for sertifisering av en original signatur. |
|
Utfører |
Om nødvendig, angi initialene og etternavnet til utøveren og telefonnummeret hans. Vanligvis plasseres merket på forsiden eller baksiden av det siste arket i nedre venstre hjørne. |
I dag utarbeides det offisielle brev i enhver bedrift om helt andre spørsmål knyttet til virksomheten til både enkeltpersoner og hele avdelinger. Emnet for brevene kan være anmodning, varsel, avtale, krav, tilbakekall, endring mv. Reglene for god form tilsier samtidig at ethvert dokument skal utarbeides i samsvar med alle ovennevnte krav. Takket være dette vil brevet (uansett i hvilken form det sendes) bli effektivt verktøy i arbeidet til hver enkelt ansatt og selskapets ledelse som helhet.
Test deg selv
1. Hva slags brev kalles et rundskriv?
- Et brev sendt av én adressat til flere adressater
- Et brev sendt av én adressat til én adressat
- Et brev som ikke ble sendt av flere årsaker
2. Hvordan skal et vedlegg til et forretningsbrev formateres riktig?
- Påføring: for 2 l. i 2 eksemplarer.
- Søknad i 2 eksemplarer på 2 ark
- To søknadsark i to eksemplarer
3. Hvor mange stadier er det i å utarbeide og skrive et forretningsbrev?
4. Hva betyr det å kreve en nøytral tone i forretningskorrespondanse?
- Bruk av begreper, leksikalske og grafiske forkortelser
- Nesten fullstendig fravær av uttrykksfulle eller følelsesladede ord i brevet
- Bred bruk av maler
5. Hvilke deler består et forretningsbrev av?
- Appell, innledning og hoveddeler, konklusjon
- Hoveddel, konklusjon
- Anke, konklusjon
Hei igjen mine kjære abonnenter og blogggjester. Hva synes du om offisielle dokumenter? Liker du å fylle dem ut? Jeg tør påstå at de fleste av dere vil svare benektende.
Brevet må leses
Det er klart at offisielle brev er dokumenter som er utarbeidet ved hjelp av en bestemt prøve, noen ganger på et spesielt skjema. Hver av dere har utarbeidet slike dokumenter minst én gang i livet. Dette kan være et forklarende notat, en erklæring, et takknemlighetsbrev, et garantibrev, en klage osv. Derfor er du kjent med prosedyren for å fylle ut denne typen meldinger.
hovedmålet forretningsbrev – formidler uendret informasjon til adressaten. Hvis du skriver et takknemlighetsbrev, sørg for å angi grunnen til at denne eller den personen hjalp deg. Ikke glem å inkludere hans etternavn og initialer. Et brev sendt inn i tomrommet vil aldri bli lest, så glem ikke å angi adressene til mottakeren, og ideelt sett avsenderen.
Vær oppmerksom på hvordan e-poster sendes E-post:
- du trykker på "Skriv bokstav"-knappen;
- skrive en melding;
- fyll ut mottakerens adresselinje;
- klikk på "Send"-knappen.
Selvfølgelig kan handlingsrekkefølgen endres (fyll først ut adresselinjen, og opprett deretter et brev), men den siste handlingen vil alltid være sending. Er du enig? Fortell meg nå: "Er det mulig å sende en melding, hvis ikke epostadresse?. Naturligvis ikke. Sørg derfor for å finne ut, huske og skrive ned data slik at du når som helst kan kontakte noen som er viktige for deg.
Husk å sette deg inn i mottakeren av meldingen. På denne måten kan du legge merke til feilene du gjorde under opprettelsen, korrigere selve meldingen, fjerne ord som har en dobbel betydning osv. Tror du mottakeren er glad for å åpne konvolutten, skrive ut brevet og se at denne meldingen er til ham personlig. Hvordan forstår han dette? Ganske enkelt: ethvert brev skal begynne med en adresse og en hilsen (dette er det som lar avsenderen vinne over mottakeren).
Hvis du av en eller annen grunn ikke klarte å finne ut personens for- og etternavn, erstatt dem med andre: Mr., Director, Respected, etc. Disse ordene skal under ingen omstendigheter forkortes. Ellers avslører forfatteren av meldingen sin misnøye, sinne og annet negative egenskaper karakter. Derfor er det ikke verdt å snakke om mottakerens disposisjon for å kommunisere og oppfatte informasjon.
Jeg vil si med en gang at selv jeg mottar et hav av brev av tvilsom karakter på e-post, derfor overvåker jeg nøye innholdet deres. Når jeg åpner et brev jeg mottar, prøver jeg å lese det raskt for å vurdere viktigheten. Gjør du det samme? Mens du venter på et spesielt brev, kan du bruke timevis på å studere meldingene du mottar, hvorfor ikke lære hvordan du raskt kan se dem?
Meldingen som sendes må inneholde en tittel (i den elektroniske versjonen må du angi emnet). En slik enkel formalitet gjør at mottakeren kan forstå viktigheten av meldingen. Hva om det havnet i et distribusjonssenter? stor organisasjon, så kan den rolig, uten unødvendige problemer, sendes til mottaker. Du vil at meldingen din skal nå mottakeren så raskt som mulig, ikke sant?
Brevformat og innhold
Nå vet du hvordan du sørger for at brevet ditt når mottakeren på kortest mulig tid:
- kjenner adressen hans;
- angi emnet for meldingen;
- Start brevet med å hilse på leseren.
Dette er imidlertid ikke alle funksjonene ved å lage forretningsbrev. Ganske mye viktig rolle lek: presentasjonsstil, metode for å presentere informasjon, utførelse av slike dokumenter, etc. La oss finne ut hvordan vi kan sørge for at mottakeren ikke sender brevet til søppelpostmappen i det store e-postområdet og ikke kaster meldingen din i søpla.
Først hva skal være - en hilsen og en adresse til adressaten. Merk at det ville vært fint å frigjøre leseren. For å gjøre dette, bare begynn med komplimenter, legg merke til hvor opptatt han er osv. Skriv meldingen din slik at mottakeren er enig i hvert ord, for i dette tilfellet vil det være ganske enkelt å bringe ham til konklusjonen av avtalen.
Den siste kommentaren er kanskje den viktigste. Dette refererer til bruken av ord, uttrykk og uttrykk som er tvetydige. Hele poenget er at avsenderen ikke kan komme inn i mottakerens hode og finne ut hans bevissthetsnivå. Det er nettopp derfor, før du sender en melding, må du lese den flere ganger og, om nødvendig, korrigere den, og fjerne den doble betydningen av utsagn.
Strukturen til et offisielt brev
Offisielle brev er skrevet på spesielle skjemaer, som allerede har noen markeringer. Øverst i skjemaet (høyre hjørne) er det alltid en "overskrift" som inneholder et fullstendig sett med detaljer (mottakerens etternavn og initialer, firmaadresse, telefonnummer, avdelingsnavn, våpenskjold eller symboler for bedriften, etc. ). Vær oppmerksom på at jo tydeligere alle feltene er fylt ut, jo større er sannsynligheten for at meldingen blir levert og lest.
Hvis det er flere mottakere, bør navnene deres oppføres i hierarkisk rekkefølge fra overordnet posisjon til underordnede. Dette er en regel som ikke er tilrådelig å bryte. Siden det er plass igjen i øvre venstre del, settes et merke der av avsender (deres initialer og dato) og mottaker (det samme).
Som du vet, brevet forretningseksempel, i tillegg til skoleoppgave, må ha 3 seksjoner: innledning, hoveddel og konklusjon. Det er riktig, etter å ha lest den første delen, vil adressaten kunne konkludere om denne meldingen haster, eller om den kan studeres litt. Vær oppmerksom på at introduksjonen er skrevet for den elektroniske versjonen, som et tillegg til søknaden. Derfor, for å komponere en riktig, trenger du:
- legg igjen en melding og hilsen;
- fremhev en del komplimenter;
- Forklar kort årsaken til forespørselen din.
En viktig faktor når materialet presenteres, er det presentasjonsmåten, fullstendighet og ærlighet ved presentasjon av informasjon (i ingen tilfeller lure adressaten). Husk at når du leser klagen din, må mottakeren oppgi det som er beskrevet, så detaljer vil være nødvendig, men ikke glem å støtte dem med ytterligere fakta, datoer osv.
Vær oppmerksom på talen og stilen for presentasjonen av materialet. Hvis dette er et offisielt dokument, er brevet skrevet i en forretningsstil. Det er verdt å gjette at adressaten mottar mange slike brev, og han vil ikke ha nok tid til å bli kjent med hver enkelt i detalj. Derfor må materialet presenteres kort, kompakt, uten unødvendig overdrivelse og farge. Bare i dette tilfellet kan du regne med et raskt svar fra mottakeren.
Avslutningsvis må du angi dine egne ønsker (noen ganger med en forespørsel), for å oppsummere alt som er oppgitt. Det viser seg at etter lesing denne delen offisielt brev, bør adressaten se ditt forslag til en vei ut av den nåværende situasjonen (problemet). Han kan bare være enig i det, eller velge sitt eget alternativ.
Et offisielt brev avsluttes med obligatorisk underskrift og dato for utarbeidelse. Du kan se dette ved å undersøke noen få prøver. offisielle brev.
Før du sender, sørg for å lese dokumentet på nytt, kontrollere at detaljene stemmer overens og at meldingen er riktig formatert. Ikke glem å vurdere leseferdigheten til presentasjonen, hvilken skrift teksten er skrevet ut i (er den lett å lese), etc.
Det er alt. Det viser seg at det ikke er så vanskelig å utarbeide et offisielt dokument. For å gjøre dette, ta bare det nødvendige skjemaet, der visse egenskaper allerede er brukt, fyll det ut i samsvar med reglene beskrevet ovenfor og send det til adressaten. Hvis du fortsatt har spørsmål, kan du få svar på dem ved å legge dem ut i «kommentarer»-delen.
Har du allerede fortalt dine venner og bekjente om hvordan du forbereder offisielle dokumenter på riktig måte? Hvis ikke, del lenken til denne anmeldelsen med dem. For å gjøre dette må du klikke på tastene sosiale nettverk der du er registrert, og godtar å legge til informasjon på din personlig side. Ved å utføre disse manipulasjonene vil du la folk se denne anmeldelsen, gjøre seg kjent med den og lære å fylle ut alle slags dokumenter riktig.
Jeg sier ikke farvel til deg, men sier: "Farvel." Jeg vil være glad for å se deg igjen som lesere av mine kreasjoner. informasjonsvirksomhet. Jeg håper at anmeldelsene mine inspirerer deg til store gjerninger og hjelper deg å få nyttig informasjon.
Med vennlig hilsen, Elena Izotova.
STRUKTUR AV TEKSTEN TIL ET FORRETNINGSBREV
GRUNNLEGGENDE REGLER FOR SKRIVING AV FORRETNINGSBREV
Forretningsbrev har visse regler for sammenstilling og utførelse, er de underlagt krav på grunn av sin tilhørighet til informasjon og referansedokumenter. Når han skriver et brev, må forfatteren tenke i detalj over formålet han skriver brevet for, og hva han forventer som følge av dets behandling. Han må tydelig avklare for seg selv hva adressaten vet om emnet for brevet, hva han kan basere seg på som utgangspunkt og hva ny informasjon, foreløpig ikke kjent for adressaten, for hvilken brevet skrives. Arten av argumentet og sammensetningen av teksten vil avhenge av målsettingen til brevet. Følgende stadier av å forberede og komponere brev kan skilles:
La oss se på disse stadiene. Å studere essensen av problemet innebærer: å samle inn tilstrekkelig informasjon om dette spørsmålet, om nødvendig, studere lovgivningen om essensen av problemet, analysere tidligere anker om dette spørsmålet og svarene mottatt på dem. Så begynner de å komponere teksten til brevet.
Strukturen i teksten til et forretningsbrev
Å skrive teksten til et brev er en arbeidskrevende prosess. En viktig oppgave når du skriver et brev er informasjonsmetningen, dvs. inkludering i den nødvendig mengde informasjon. Å skrive kan være enkeltaspekt eller multiaspekt. Ett aspekt ved brevet utgjør vanligvis innholdet i hele brevet, og som oftest er dette brev som ikke krever svar. Teksten til bokstaver med flere aspekter kan bestå av: følgende aspekter: seksjoner, klausuler, underklausuler, avsnitt. Presentasjonen av hvert aspekt må begynne med et avsnitt. Forretningskorrespondanse er preget av en tendens til å skrive overveiende mangefasetterte brev. Brevet er vanligvis satt sammen etter følgende skjema: innledning, hoveddel, konklusjon. Den innledende delen inneholder: en lenke til dokumentet, dets individuelle punkter som fungerte som grunnlag for utformingen av brevet; en faktaerklæring, som angir formålet (begrunnelsen) for utformingen av brevet. Når det refereres til et dokument, er dataene angitt i følgende rekkefølge: navn på dokumenttype, forfatter, dato, registreringsnummer på dokumentet, tittel, for eksempel: I samsvar med dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen i juni 27, 2004 nr. 620 «Ved godkjenning av modellforskriften...» Hoveddelen inneholder en beskrivelse av hendelsen, den aktuelle situasjonen, deres analyse og bevisene som er fremlagt. Det er i denne delen det er nødvendig å overbevise, bevise at i møtet (konferanse, rundt bord) det er nødvendig å delta, at produktene som produseres eller utføres er de beste, at forespørselen må oppfylles osv. Konklusjonen av brevet representerer konklusjoner i form av forespørsler, forslag, meninger, avslag, purringer mv. Brevet kan kun inneholde én siste del. Hovedspørsmålene i brevet må være klart formulert og ordnet i en rekkefølge som er mest optimal for persepsjon. Etter utforming og skriving skal tjenestebrevet redigeres. Et forretningsbrev begynner nesten alltid med en adresse. Denne lille delen av teksten er ekstremt viktig for kommunikasjonsformål. En riktig valgt adresse tiltrekker seg ikke bare mottakerens oppmerksomhet, men setter også ønsket tone for korrespondansen, bidrar til å etablere og vedlikeholde forretningsforbindelser. Betydningen av anken bestemmes av forfatteren av brevet; appellen lar deg sikre deg en lytter. Tegnsettingstegn etter adressen fortjener spesiell oppmerksomhet. Et komma etter en adresse gir bokstaven en tilfeldig karakter, mens et utropstegn understreker betydning og formell stil. Forfatteren av teksten må ta hensyn til følgende faktorer:
1. Adressatens sosiale stilling i forhold til sin egen;
2. Bekjentskapsgrad, forholdets art;
3. Formalitet/uformalitet i kommunikasjonssituasjonen;
4. Etikettetillatelser gyldige i en gitt talegruppe.
Når den skrives ut, er anken sentrert:
Kjære Mikhail Petrovich!
Teksten i brevet kan avsluttes med et uttrykk for forventning om at forespørselen vil bli oppfylt (garantier, representasjoner, invitasjoner, påminnelser), samt en høflighetsformel, for eksempel:
Jeg uttrykker min takknemlighet for hjelpen og forsikrer at informasjonen du gir vil være veldig viktig i utviklingen av gjensidig fordelaktig samarbeid.
Jeg vil benytte anledningen til å uttrykke min takknemlighet for invitasjonen...
Jeg uttrykker mitt håp om fruktbart samarbeid og aktiv deltakelse i å løse problemer, i utvikling og implementering av våre videre programhandlinger.
Høflighetsformelen er plassert foran "signatur"-attributtet, skrevet ut fra avsnittet og atskilt fra posisjonen med komma. Stillingstittelen skrives med store bokstaver eller liten bokstav avhengig av hvordan stillingen er angitt i organisasjonens konstituerende eller forskriftsdokumenter. Hvis brevet er utstedt på brevhodet til en tjenestemann, er ikke navnet på stillingen angitt i "signatur" -attributtet.
I offisiell korrespondanse brukes en offisiell forretningsstil.
Forretningsstil er et sett med talemidler, hvis funksjon er å tjene sfæren til offisielle forretningsforbindelser.
Funksjoner av forretningsstil, spesifikke funksjoner De iboende stilnormene til denne typen språk tok form under påvirkning av forholdene der forretningskommunikasjon finner sted. Disse betingelsene er som følger:
1. Deltakere i forretningskommunikasjon er hovedsakelig juridiske personer - organisasjoner, institusjoner, foretak, representert av de som handler på vegne av ledere og andre tjenestemenn;
2. Arten og innholdet av informasjonsforhold mellom organisasjoner er ganske strengt regulert;
3. Emnet for forretningskommunikasjon er organisasjonens aktiviteter: ledelse, produksjon, økonomisk,
vitenskapelige, tekniske og så videre;
4. De aller fleste styringsdokumenter er fokusert på en bestemt mottaker;
5. De fleste situasjoner som oppstår i virksomheten til organisasjoner og krever skriftlig dokumentasjon relaterer seg til tilbakevendende, lignende situasjoner.
De vurderte betingelsene for forretningskommunikasjon danner visse krav til ledelsesinformasjon. For å sikre effektiv informasjonsutveksling innen forvaltning, må informasjon ha visse egenskaper.
Hun må være:
1. Offisiell i naturen, som understreker forretningsgrunnlaget for forholdet, deres ikke-personlige natur, og indikerer også en viss avstand som eksisterer mellom deltakerne i forretningskommunikasjon;
2. Adressert, siden styringsdokumentet alltid er ment for en bestemt mottaker, offisielt, organisasjon, gruppe av organisasjoner;
3. Oppdatert, siden dokumentet skal inneholde nøyaktig den informasjonen som trengs i dette øyeblikket tid til å ta effekt ledelsesbeslutning eller
annen bruk i ledelsesaktiviteter;
4. Objektiv og pålitelig, siden effektive ledelsesaktiviteter krever en objektiv, objektiv vurdering av hendelser, fakta og fenomener;
5. Overbevisende, begrunnet, siden oppgaven med forretningskommunikasjon er å oppmuntre adressaten til å gjøre (eller ikke gjøre)
visse handlinger;
6. Fullstendig og tilstrekkelig for å ta ledelsesbeslutninger. Mangel på informasjon kan gjøre det nødvendig
i tillegg be om informasjon, generere korrespondanse,
føre til uberettiget tap av tid og penger.
Forretningsstil har et sett med spesifikke trekk som skiller den fra andre språkstiler - vitenskapelig, journalistisk, dagligdags og skjønnlitterært språk.
Hovedkravene til forretningsstil er:
Standardisering forretningstale dekker alle språknivåer - ordforråd, morfologi og syntaks. Nå har forretningstalene samlet seg stort antall termer, setninger, formler. Bruk av ferdige konstruksjoner gjør at du slipper å kaste bort tid på å søke etter definisjoner som kjennetegner standardsituasjoner. Standardisering av forretningstale øker informasjonsinnholdet i dokumenter betydelig, letter deres oppfatning betydelig, noe som bidrar til å optimalisere dokumentflyten generelt.
Den nøytrale tonen i presentasjonen er normen for offisiell forretningskommunikasjon, som manifesteres i presentasjonens mest strenge og beherskede natur. Nøytraliteten i presentasjonstonen utelukker muligheten for å bruke uttrykksfulle og emosjonelt ladede språkmidler (samtalevokabular og interjeksjoner), figurative virkemidler og ord brukt i overført betydning i tekstene. Informasjonen i brevets tekst er offisiell. Av denne grunn bør det personlige, subjektive elementet i dokumenter holdes på et minimum. Ord som har en uttalt betydning er ekskludert fra dokumentspråket. emosjonell farging(ord med diminutive suffikser, med suffikser av overdrivelse eller forminskelse, interjeksjoner).
Man kan imidlertid ikke anta at et offisielt dokument er fullstendig blottet for følelser.
Hensikten med de fleste dokumenter er å interessere adressaten, overbevise ham og oppmuntre ham til å handle i den retningen forfatteren ønsker. Et styringsdokument vil ikke oppnå målet hvis det er blottet for emosjonelle overtoner, men emosjonalitet bør skjules og oppnås ikke av språk, men av innhold. Det skal skjules bak en ekstern rolig, nøytral presentasjonstone. Nøyaktighet i presentasjonen forutsetter en entydig forståelse av dokumentets innhold.
Tekstens klarhet og nøyaktighet bestemmes først og fremst av riktigheten av tekstens komposisjonsstruktur, fraværet av logiske feil, omtenksomheten og klarheten i ordlyden - stabile setninger, fraværet figurative uttrykk.
Lakonisk presentasjon av teksten oppnås ved økonomisk bruk av språklige virkemidler, unntatt taleredundans - ord og uttrykk som har ekstra betydning.
Kravet til kortfattethet, eller korthet, i teksten er direkte knyttet til å redusere tekstvolumet. Kravet om korthet tvinger oss til å tydeligere formulere dokumentets tema, bruke språklige virkemidler sparsomt og eliminere unødvendige ord som ikke har noen betydning. nødvendig informasjon, uberettigede repetisjoner og unødvendige detaljer.
Brevet skal være overbevisende, uavhengig av hvem det sendes til, og inneholde eksakte datoer, udiskutable fakta og konklusjoner.
En av funksjonene til forretningstale er den utbredte bruken av språklige formler - stabile (mal) fraser som brukes uendret. For å motivere en bestemt handling brukes følgende uttrykk:
Vi informerer deg om at fra... til...;
– Vi informerer deg om at fra og med...;
- Vi sender deg det avtalte...;
- Vi ber deg vurdere spørsmålet om...,
- Inspeksjonen konstaterte at....;
- På grunn av manglende økonomisk bistand...;
- På grunn av den vanskelige økonomiske situasjonen...;
- I samsvar med brevet ditt...;
- For å utføre felles arbeid...;
- I samsvar med protokollen...;
- Som bekreftelse på vår avtale...;
– For å styrke ansvaret... osv.
Språklige formler er resultatet av foreningen av språklige virkemidler som brukes i gjentatte situasjoner. I tillegg til å uttrykke typisk innhold, fungerer språkformler ofte som juridisk viktige komponenter i teksten, uten hvilke dokumentet ikke har tilstrekkelig rettskraft:
Vi garanterer tilbakebetaling av lån i beløpet...,
– Vi garanterer betaling. Våre bankopplysninger...,
- Kontroll over implementering er tildelt...
Et begrep er et ord eller en setning som et spesifikt eller spesielt konsept er tilordnet. Et sett med termer i et bestemt kunnskapsfelt eller profesjonell aktivitet komponerer terminologi, eller terminologisk system.
Bruk av begreper i en strengt fastsatt betydning sikrer en entydig forståelse av teksten, noe som er svært viktig i forretningskommunikasjon.
Begrepene som brukes i styringsdokumentasjon er bransjeterminologi som gjenspeiler innholdet i fagområdet som innholdet i dokumentet er viet, samt begreper som har utviklet seg innen dokumentasjonsstøtte.
Riktigheten og stabiliteten i bruken av begreper i praksis oppnås ved å bruke terminologiske ordbøker og standarder, som etablerer et strengt entydig system av begreper og begreper og bidrar til å effektivisere terminologien. Begrepene som brukes innen dokumentasjonsstøtte for ledelse er registrert i GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner".
Når du bruker et begrep, må du sørge for at det er forståelig for mottakeren. Hvis forfatteren av brevet er i tvil om dette, er det nødvendig å gjøre ett av følgende:
Gi en offisiell definisjon av begrepet;
Dechiffrere betydningen av begrepet ved å bruke nøytralt ordforråd;
Fjern et begrep eller erstatt det med et vanlig forstått ord eller uttrykk.
Vanskeligheter med å bruke begreper er også forbundet med at terminologisystemet er i konstant endring: innholdet i eksisterende begreper endres, nye oppstår, noen begreper blir foreldet, og begrepene som betegner dem faller ut av bruk.
Når du bruker polysemantiske termer (synonyme termer), bør det tas i betraktning at i ett dokument kan et begrep bare brukes i en av dens betydning. For eksempel er begrepene "avtale", "kontrakt", "avtale" synonyme begreper, men de er forskjellige i praksisen for deres anvendelse. I arbeidslovgivning vi snakker om O arbeidskontrakt(kontrakt); i sivilrett - to og multilaterale transaksjoner kalles kontrakter; I utenrikshandelsvirksomhet er begrepet "kontrakt" mer vanlig, avtaler på en rekke andre områder ligger fast i avtaler.
Et annet trekk ved forretningstale. Forkortelser brukes i forretningstale. Det er to hovedtyper av ordforkortelser:
1. Leksikal (forkortelser) - komplekse forkortede ord dannet ved å fjerne deler av deres konstituerende bokstaver fra deler av ord: CIS, LLC, Ministry of Emergency Situations, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, regnskapssjef, sjef, stedfortreder, spesialstyrker.
2. Grafisk - forkortelser for ord som brukes i skrift: gr-n, tchk, zh-d, kv. m osv.
Bokstaver skal kun bruke offisielt aksepterte forkortelser, betegnelser og termer. Navn på institusjoner, organisasjoner og stillinger, titler, måleenheter, geografiske navn og andre må samsvare nøyaktig med de offisielle navnene.
Et annet trekk ved forretningstale er bruken av konstruksjoner med sekvensiell underordning av ord i genitiv eller instrumentell kasus:
– Vi tilbyr deg muligheter for løsninger (hva?) for ombygging av varme-, ventilasjons- og sanitærinstallasjoner av boligbygg og administrasjonsbygg.
– Vi deler fullt ut behovet (hva?) for videre diskusjon av konkrete spørsmål om mulig samarbeid.
- I henhold til listen over hovedaktiviteter godkjent av presidenten for den russiske føderasjonen (hva?) for forberedelse og avholdelse av feiringen av 60-årsjubileet for seier i den store patriotiske krigen ...
I følge bemanningsplanen...
Forretningstale er preget av bruk av fraser med verbale substantiver. I forretningstale brukes konstruksjoner fra verbale substantiver med betydningen handling i stedet for verb: å hjelpe (og ikke å hjelpe), å gi assistanse (og ikke å hjelpe), å rydde (og ikke å rydde), å gi støtte (og ikke for å støtte), å gjøre reparasjoner (ikke å reparere).
Enkelhet i presentasjonen og overvekt av enkle, vanlige setninger er viktig for skriving. Et trekk ved forretningsstil er den overveiende bruken av enkle vanlige setninger, en-delt (med ett hovedmedlem - subjekt eller predikat) eller to-delt (med to hovedmedlemmer - subjekt og predikat) med isolerte fraser (deltakende, adverbial, separate definisjoner), innledende ord og forslag, for eksempel:
- På grunn av den ekstremt lave effektiviteten av bruk av byeiendom inkludert i charterkapital JV "MIO", så vel som den utilstrekkelige arbeidsmengden til motorvognparken og dens ulønnsomhet, ber vi deg om å løse problemet med å overføre byens andel til den økonomiske og økonomiske styringen av rådhuset.
Det er lurt å utarbeide et brev om en sak. Hvis du har behov for å kontakte en organisasjon samtidig om flere ulike saker, anbefales det å skrive separate brev for hver av dem.
I teksten til ett brev kan du uttrykke forespørsler eller andre spørsmål hvis de overføres til én person for utførelse.
I tillegg til tradisjonelle språkformler, inneholder forretningskorrespondanse utenlandske ord og uttrykk. I praksis spiller de rollen som språklige formler. Noen av dem er velkjente, noen er mindre vanlige. Man bør huske på at bruken fremmedord gir fra seg et lite gammeldags preg, men etterlater seg samtidig godt inntrykk fra en partner som kan disse ordene og lar deg forvirre en ekstern leser.
Lærerikt;
Medfølgende;
Garanti;
Informasjonsinformasjon;
Takk;
Gratulerer;
Det finnes også forespørselsbrev, forespørselsbrev, varslingsbrev, svarbrev, invitasjonsbrev osv. Hver type brev har sine egne egenskaper i utforming og utforming.
Invitasjonsbrev
Invitasjonsbrev med tilbud om å delta på seminarer, møter og andre arrangementer rettes vanligvis til lederen av organisasjonen, en bestemt tjenestemann, men kan også rettes til hele teamet. Bokstavene angir vilkårene for deltakelse, sted og tidspunkt for arrangementene, og om nødvendig kleskoden. Brevet inneholder vanligvis detaljene "vedlegg", som informerer om programmet for arrangementet.
Garantibrev
Garantibrev er skrevet for å bekrefte visse løfter eller betingelser og er adressert til en organisasjon eller enkeltperson. Det kan garanteres betaling for utført arbeid, kvalitet, leveringstid på produkter, betaling for varer, husleie etc. Slike brev bruker standarduttrykk: «bedriften garanterer, vi garanterer, vi ber deg sende det til oss i etterkrav (type garanti), vi garanterer betaling, vi garanterer leveringstider, vi garanterer kvaliteten på produktene..."
Brevet angir vanligvis betalingsopplysningene til organisasjonen som gir betalingsgarantier.
Det er tilrådelig å koordinere teksten i brevet med den juridiske tjenesten. I tillegg til signaturen til organisasjonssjefen, kan signaturen til regnskapssjefen utstedes. Signaturen er sertifisert med et segl.
Forespørselsbrev
Finnes stor mengde situasjoner som gir opphav til forespørsler på vegne av virksomheter, organisasjoner, institusjoner. Teksten i dette brevet er vanligvis strukturert i følgende form: hoveddelen av innholdet inneholder en erklæring om årsaken som fikk deg til å sende forespørselen; uttalelse om selve forespørselen; den siste delen uttrykker håp om forventet resultat. Forespørsler uttrykkes vanligvis med ordene "Jeg spør, vi spør";
Vennligst gi hjelp...;
Vennligst send til vår adresse...;
Vennligst delta...;
Vennligst informer...;
Jeg ber deg om å avvikle gjelden...;
Vennligst ta affære...
Hovedformålet med dette brevet er å overbevise, bevise behovet for å oppfylle forespørselen, derfor gir teksten i brevet overbevisende bevis, legger ved beregninger, estimater og andre støttende grunnlag, som er formalisert som et "vedlegg".
Svarbrev
Teksten i svarbrevet begynner vanligvis med en repetisjon av forespørselen. Deretter oppgis resultatet av behandlingen av forespørselen, avslaget motiveres (hvis det er et avslagsbrev) og selve avslaget opplyses.
Arten av informasjonen i et forretningsbrev innebærer vanligvis alternativ til den forventede informasjonen i svarbrevet, dvs. i forretningskorrespondanse er det et prinsipp om parallellitet i aspekter av innholdet, som gjenspeiles i språket i svarkorrespondansen. Det betyr:
1. Tilstedeværelsen i svarbrevet av en lenke til det originale brevet og dets emne;
2. Bruk av samme språklige uttrykksmåte (primært terminologi) i begge bokstavene;
3. Sammenliknbarhet av informasjonsvolumer og innholdsaspekter i begge brevene;
4. Overholdelse av en viss rekkefølge ved presentasjon av sider ved innholdet.
Tekstene til svarbrevene må samsvare med oppgavene som er registrert i vedtakene til ledere.
Den første og grunnleggende regelen er ikke utsett svaret ditt, ikke få korrespondenten din til å vente. Dersom forholdene er slik at du ikke kan gi svar innen fastsatt frist, informer adressaten om dette, samt tidsrammen du kan gi et endelig svar innenfor. Sørg for å be om unnskyldning for forsinkelsen, og angi dens objektive årsak.
Svarbrevet angir nummer og dato på dokumentet som svaret er gitt. Disse dataene legges ikke inn i teksten til brevet, men på et angitt sted på skjemaet eller før overskriften til et dokument som ikke er skrevet på et skjema.
Er brukt følgende skjemaer Erklæringer om avslag:
– Forslaget ditt avvises av følgende grunner...
Utkastet til avtale om felles handlinger sendt til deg avvises av følgende grunner...
- Vi beklager, men selskapet vårt kan ikke akseptere tilbudet ditt...
Takkebrev
I I det siste Takknemlighetsbrev har blitt mye brukt i forretningskorrespondanse.
Takknemlighetsbrev er reglene for god oppførsel i forhold mellom partnere. I partnerskap må du ikke bare være i stand til å spørre, men også takke for tjenestene som er levert, for å holde eventuelle arrangementer i fellesskap, for å sende gratulasjoner, for å organisere en mottakelse, etc.
Brevet kan tegnes på brevpapir eller på farget brevpapir) takkebrev. Dersom brevet er tegnet på brevpapir, registreres det i på den foreskrevne måten. Et brev utarbeidet i form av et takknemlighetsbrev er ikke gjenstand for registrering; et stempel kan påføres "signatur"-detaljen. Siden brevet er personlig, anbefales det ikke å inkludere "utøver"-attributtet i det. Tekstene til brevene bruker standard skjema uttalelser:
- Jeg uttrykker min takknemlighet...;
– Jeg er oppriktig takknemlig...;
– Vi noterer med takknemlighet...;
- Takk skal du ha...;
- Takk for...
Følgebrev utarbeides for å informere adressaten om utsendelse av eventuelle dokumenter. Brevets tekst består av to deler: en melding om materialet som sendes og avklarende informasjon (vedlegg). Vanligvis er teksten i et følgebrev veldig kort, passer på A5-format og har ikke en uavhengig overskrift. Følgebrev begynner vanligvis med:
- Jeg sender informasjon...; - Vi er glade for å tilby (anbefale) deg...;
- Vi tilbyr deg...;
– Vi er sikre på at du vil være interessert høy kvalitet Produkter..;
- Vi informerer deg om at...;
- Vi informerer deg om at...;
– Vi håper på videre samarbeid...
Brevform avhengig av inngående dokumenter organisasjonen inkluderer detaljer:
01 - Den russiske føderasjonens statsemblem (02 - våpenskjold fra en konstituerende enhet i den russiske føderasjonen eller 03 - emblem for en organisasjon eller varemerke (tjenestemerke));
04 - organisasjonskode
05 - hovedstatsregistreringsnummer (OGRN) til en juridisk enhet
06 - skattebetalers identifikasjonsnummer/årsakskode for registrering (TIN/KPP)
08 - navn på organisasjon
09 - bakgrunnsinformasjon om organisasjonen
samt restriktive merker for detaljer:
11 - dokumentdato
12 - dokumentregistreringsnummer
13 - lenke til registreringsnummer og dato for dokumentet
Og om nødvendig begrense karakterer for øvre grenser områder hvor detaljer finnes.
15 – adressat
18 - tittel på teksten
19 - kontrollmerke
20 - dokumenttekst
Brevskjemaet kan lages basert på lengde- eller vinkelarrangementet av detaljene.
Ris. 1. Plassering av detaljer (hjørneversjon) av brevformen (dimensjoner er angitt i millimeter)
Ris. 2. Plassering av detaljer (langsgående versjon) av bokstavformen (dimensjoner er angitt i millimeter)
Den mest praktiske for bearbeiding og økonomisk når det gjelder bruk av arkområdet er hjørneformen. I dette tilfellet Høyre side toppen av arket kan brukes til å plassere detaljene “Adressee”, “Oppløsning”
Det er tilrådelig å bruke et langsgående bokstavskjema i tilfeller der navnet på organisasjonen inneholder et stort nummer av trykte tegn, for eksempel, kan være tilfellet når detaljene i skjemaet er gitt på to eller flere språk. I dette tilfellet skal detaljene skrives ut på russisk til venstre, og på nasjonalspråket til høyre, på samme nivå. Hvis antallet nasjonale språk som brukes er mer enn ett, bør detaljene angis på russisk øverst og på russisk nedenfor. nasjonalspråk, utvide linjen til kanten av høyre marg.
Brevskjemaet kan utarbeides for en organisasjon, strukturell enhet og en tjenestemann.
Eksempler på brevformdesign:
Ris. 3. Brevskjema fra organisasjonen med kantet (sentrert) plassering av detaljer.
Ris. 4. Form for et brev fra organisasjonen med et hjørne (flagg) arrangement av detaljer.
Ris. 5. Form for et brev fra organisasjonen med en langsgående ordning av detaljer.
Prøver generell form dokumenter er også gitt i følgende dokumenter:
GOST R 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse" (vedlegg B, figurer B.2, B.3, B.4);
- Standard instruks for kontorarbeid i føderale organer utøvende makt, godkjent etter ordre fra departementet for kultur og massekommunikasjon i Den russiske føderasjonen datert 8. november 2005 nr. 536 (vedlegg nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Mange er bekymret for hvordan man skriver et klagebrev. Mønsteret er faktisk nesten det samme i alle tilfeller. Mange sender dette dokumentet til organisasjoner, firmaer, myndigheter og andre steder for å løse visse problemer. Den må utarbeides både av vanlige borgere og ulike private gründere. Vel, la oss ordne alt.
Det første du trenger å vite
Så før det må du forstå på hvilket prinsipp dette dokumentet er utarbeidet. Vel, når du skriver et slikt papir, må du følge absolutt alle reglene. Det første du trenger å lære er bruken av en formell presentasjonsstil. Det er viktig å tenke over innholdet på forhånd, komponere det overbevisende, klart, logisk og forståelig. er en tekst hvis essens presenteres kort og optimalt. Maksimal dokumentlengde er én side. Hovedoppgaven til en person er å tiltrekke oppmerksomheten til mottakeren og interessere ham i problemet hans. Det er nødvendig at mottakeren umiddelbart tar en beslutning etter å ha lest meldingen. Ankebrevet bør ha stor betydning. Eksemplet er en tekst der forfatterens posisjon er tydelig fremsatt og støttet av mer enn ett faktum og bevis. Det er nødvendig å konsekvent presentere dine spørsmål og forespørsler. Det er ingen vits i å blande alt sammen. Og selvfølgelig skal det til slutt understrekes hvor viktig dette budskapet er.
Struktur
Dette aspektet er også av stor betydning. Sammensetning er viktig når du skal skrive et klagebrev. Prøven er standard. I øvre venstre hjørne, angi datoen for tilgang. Til høyre - angi hvor og til hvem brevet skal adresseres. Dette kan være navnet på et selskap, institusjon, offentlig etat, fullt navn individuell etc. Rett nedenfor skriver du detaljene dine: fullt navn, adresse, telefonnummer, e-post – jo mer informasjon, jo bedre. Det anbefales å skrive teksten på en datamaskin, og hvis du bestemmer deg for å skrive for hånd, så sørg for å bruke leselig håndskrift.
Klagebrev: eksempelinnhold
I midten av arket må du skrive teksten direkte. Hvilken anke skal jeg velge? Definitivt offisielt, velg ett av følgende: æret, kamerat, etc. Ordet skal ledsages av et etternavn med fornavn og patronym. Dersom en person innehar en stilling eller har en tittel, skal dette også angis. For å understreke betydningen av forespørselen, er det verdt å sette på slutten Og deretter skrive selve ankebrevet. Mønsteret som sådan eksisterer, men det er forskjellig for hvert tilfelle. Vel, generelt er det et universelt alternativ. Først av alt angis årsakene som motiverer anken, deretter essensen av problemet, og deretter hensikten med brevet. Det skal være så mange detaljer som mulig. De vil bidra til å overbevise mottakeren om at forespørselen vil bli oppfylt. Dessuten er det viktig å angi grunnlaget for klagen. Dette kan være en norm, lov, regelverk, forskrift eller lov.
Formulering
Mange synes det er vanskelig å formulere sine ønsker eller forespørsler. Vel, det er noen regler her. For det første bør krav unngås. Det er bedre å bruke mer overtalelse. Adressaten må forstå at det er fordelaktig for ham å oppfylle forespørselen. Du kan tipse ham om hans interesse for denne saken. Appellen bør avsluttes med en optimistisk tone, oppmuntrende handling, men så korrekt som mulig. Det er bedre å vise at svaret betyr mye, og du kan ikke vente med å få det så snart som mulig. Og selvfølgelig skal alt signeres. Etter dette kan du sende. Det gjenstår bare å vente på svar.
Laster inn...
