Forretningsbrev skrives når man kommuniserer med partnere ved nesten enhver anledning. Ferdige eksempler og regler for utarbeidelse av slike dokumenter finnes i artikkelen.
Et forretningsbrev kan defineres som et dokument som sendes på vegne av hele selskapet til et annet selskap, individuell gründer eller enkeltperson (for eksempel en investor). I hovedsak er enhver bedriftskorrespondanse forretningsbrev. Hensikten deres er veldig forskjellig:
- om samarbeid.
- samarbeid, forhandlinger.
- En påminnelse om behovet for å oppfylle forpliktelser i henhold til kontrakten.
- En forklaring på din stilling, et svar på et tidligere sendt brev og mange andre.
Dokumentet er vanligvis utarbeidet på selskapets brevpapir, det kan sendes med vanlig eller e-post. Men hvis partneren er av spesiell betydning, er det å foretrekke å trykke det på tykt papir av høy kvalitet og overlevere personlig eller med bud. Strukturen til brevet ligner et typisk forretningsdokument - du kan skjematisk representere det på denne måten.
Hva du bør være oppmerksom på når du tegner
Det er ingen spesifikke regler eller prøver for slike bokstaver, så deres struktur, volum og design avhenger i stor grad av det spesifikke tilfellet. For eksempel vil et varslingsbrev være ganske kortfattet (3-4 ledd), og en anbefaling fra en ansatt eller bedriftstilbud kan ta opp mer enn én side.
Det er imidlertid også flere generelle regler, som du bør være oppmerksom på når du lager et papir:
- Selve dokumentet har ingen rettskraft, men er utarbeidet etter alle reglene for utførelse. Strukturen og presentasjonsstilen må være i samsvar med allment aksepterte prinsipper for moderne dokumentflyt.
- Setninger er konstruert logisk, i en klar rekkefølge. Utsmykkede, komplekse, emosjonelle og spesielt samtalemessige uttrykk er fraværende. Tonaliteten er nøytral.
- Presentasjonen gjennomføres alltid kun fra 1 person - enten i entall, hvis teksten er skrevet direkte fra lederen, eller i flertall hvis den er skrevet på vegne av hele selskapet.
- La det skli spesifikt mål utforming og forventede handlinger fra adressaten (send et svar, vurder en ansatts kandidatur, godta forhandlinger, send et dokument, etc.).
- Papiret reflekterer ikke lederens eller andre ansattes individuelle interesser, men målene til selskapet som team. Hvis du har behov for å etablere personlig kontakt, er det lurt å gjøre det annerledes og ikke posisjonere deg som representant for selskapet.
TOPP 5 feil når du skriver
Feil kan deles inn i 2 store grupper - noen er assosiert med skriving som tekst (brudd på logikk, vokabular, andre språknormer), andre - med brudd på forretningsetiketten i seg selv:
- Stave- og tegnsettingsfeil er ikke tillatt - teksten i brevet bør alltid sjekkes minst 1-2 ganger før sending.
- Brudd på forretningsstilen til presentasjonen, tilstedeværelsen av følelsesmessige fraser, overdreven høflighet eller omvendt alvorlighetsgrad.
- Negativ tone - selv trusler må skrives uten unødvendige ord - for eksempel: "Vi forbeholder oss retten til å gå til retten innen 30 dager fra datoen for mottak av dette brevet."
- For stort eller omvendt for lite volum. Vanligvis kan hele teksten passes inn på 1-2 sider. Dette betyr imidlertid ikke at all viktig informasjon ikke skal formidles til partneren. Volumetriske data, diagrammer, dokumentskjemaer kan inkluderes i søknader.
- Fratakelse av samtalepartneren retten til å velge. Du bør for eksempel ikke skrive: "Vi ber deg om å gjennomgå og godkjenne den endelige versjonen av kontrakten."
Typiske malfraser
Bruk i teksten av standardsetninger som er karakteristiske for forretningstale– et helt normalt og til og med ønskelig fenomen. Nedenfor er en liste over de vanligste klisjeene som brukes i ulike situasjoner.
| situasjon | uttrykk |
| legge merke til | Vi informerer/gjør oppmerksomhet/informerer/varsler |
| forklaring av årsak, motiv | Basert på/I samsvar med/I forbindelse med/For formålet med/Av grunn/Til støtte for/I henhold til |
| be om | Vennligst iverksett tiltak/Vennligst informer, videresend, gjør, bekreft... |
| bekreftelse | Vi bekrefter/forsikrer/godtar vilkårene dine/Vi motsetter oss ikke... |
| by på | Vi anbefaler/tilbud/inviterer/spør |
| Vi garanterer | |
| avslag | Vi er tvunget til å avslå av en grunn/Vi avviser tilbudet ditt på grunn av... |
| konklusjon | Vi ber vennligst/Vi håper på samarbeid, forståelse, bistand/Vi ber deg unnskylde, veilede, gjøre... |
Offisielle brev skrives på spesielle skjemaer (eksterne skjemaer) som er i samsvar med standarden. For slike skjemaer er det etablert et sett med obligatoriske elementer (detaljer), som må ordnes i en bestemt rekkefølge.
Formen til et offisielt brev er et ark med permanente elementer gjengitt på en typografisk måte. Vi kan si at et offisielt brev består av en "ramme" av brevet og hovedteksten og inneholder, i tillegg til hovedteksten, informasjon om adressaten (avsenderen): organisasjonens fullstendige og forkortede navn, postnummer og telegrafadresse, telefon-, faks- og teletypenummer, nummeret på brevet eller telegrammene som fungerte som grunnlag for korrespondanse og mye mer. Skjemaene kan enten være kantete (sentrert eller flagg) eller med et langsgående arrangement av detaljer.
Utformingen av skjemaet, som er i samsvar med prinsippene for teknisk estetikk, har en positiv effekt på oppfatningen av innholdet. For eksempel, gitt at det er lettere for det menneskelige øyet å fikse den øvre delen av et objekt, bør du gjøre dem mer mettede når du lager dokumenter øverste del.
Standarder for prøveskjemaer fastsetter formatene og størrelsene på felt av dokumenter som er en del av det enhetlige dokumentasjonssystemet, samt kravene for å konstruere det strukturelle rutenettet til prøveskjemaet, et sett med detaljer og reglene for deres plassering. Dokumenter som inngår i enhetlige dokumentasjonssystemer består av tre hoveddeler, som ligger innenfor klart avgrensede områder. Denne "geometrien" til dokumentet sikrer den nødvendige hastigheten på oppfatningen av teksten.
Detaljer er obligatoriske egenskaper fastsatt ved lov eller forskrifter for visse typer dokumenter. Sammensetningen og arrangementet av detaljer om formene for organisatoriske og administrative dokumenter må være i samsvar med GOST R 6.30 - 2003.
Etableringen av en standard for et malskjema, som igjen bestemmer kravene til formen til et offisielt brev, er forårsaket av behovet for å forene registreringsprosessen, som tillater:
Organisere sentralisert produksjon av brevhoder;
Reduser kostnadene ved skrivearbeid;
Reduser arbeidskostnadene for å skrive og formatere brev;
Tilrettelegge visuelt søk etter nødvendig informasjon;
Utvide mulighetene for å bruke data- og organisasjonsteknologi ved brevbehandling.
Eksempelskjemaet er grunnlaget for utforming av skjemaer og maler for alle typer styringsdokumentasjon. Området som er tildelt prøveskjemaer for plasseringen av hver detalj tilsvarer det optimale volumet av denne detaljen i trykte tegn.
Et skjema er en samling av dokumentdetaljer. I følge GOST R 6.30 - 2003 kan dokumenter inneholde opptil 30 detaljer, men ikke et enkelt dokument er laget med et komplett sett av dem. For hver type dokument bestemmes sammensetningen av detaljene avhengig av formålet. Så for et offisielt brev anbefales følgende detaljer:
1) emblem eller varemerke for organisasjonen;
tittel til teksten;
navn på organisasjonen (fullstendig eller forkortet);
referanseinformasjon om organisasjonen;
dokumentdato;
etternavn (eller etternavn, fornavn og patronym) og telefonnummer til utøveren.
Initialene til maskinskriveren og antall kopier kan angis, men de er ikke en del av de nødvendige detaljene. Du kan inkludere følgende detaljer: e-post-ID (om nødvendig).
Et offisielt brev er det eneste dokumentet som ikke bærer navnet på sin type. Alle andre dokumenter har navn, for eksempel "Ordre", "Lov", "Beslutning", "Memorandum", etc.
I følge GOST R 6.30-2003 bilde av den russiske føderasjonens statsemblem plassert på brevpapir til offentlige etater.
Navn på firma - adressaten til dokumentet er gitt i full og forkortet form, for eksempel All-Russian Research Institute of Document Management and Archival Affairs - VNIIDAD.
Det bør huskes at navnene på organisasjoner ikke kan forkortes vilkårlig. Forkortede navn på organisasjoner dannes på tre måter:
Ved de første bokstavene i ordene som er inkludert i navnene, for eksempel innenriksdepartementet (innenriksdepartementet). Forkortelser er skrevet sammen og bokstavene i dem er ikke atskilt med prikker;
I henhold til de første stavelsene til ord inkludert i navnene, for eksempel Uralmash (Ural Machine-Building Plant);
På en blandet måte, når komplekse forkortede navn er dannet dels av forbokstaver, dels av avkortede ord og er skrevet med store bokstaver i den første delen, med små bokstaver i den andre, for eksempel VNIIDormash. Slike ord skrives også sammen. Navnene på institusjonene forkortes bare hvis det forkortede navnet er angitt i et offisielt dokument (for eksempel registrert i organisasjonens charter).
TILreferanseinformasjon om organisasjonen omfatter for det første postadresser og telegrafadresser. Prosedyren og skjemaet for registrering av informasjon om post- og telegrafadressene til en organisasjon må være i samsvar med postreglene. For det andre inkluderer referansedata telefonnumre, faksnumre og bankkontonumre. De må også angis på brevpapiret.
Obligatoriske detaljer i brevet er dato, som er plassert i øvre venstre hjørne. Datoen for brevet er datoen for undertegningen. Den fungerer som en søkefunksjon og brukes når du refererer til et brev. Datoer i brevet skal formateres digitalt. Datoelementer er gitt på én linje i arabiske tall i følgende rekkefølge: dag, måned, år. For eksempel bør datoen 25. oktober 2000 skrives som følger: 25. oktober 2000. Hvis en dag eller måned er angitt med et enkelt siffer, plasseres en null foran den. For eksempel er datoen 12. januar 2000 skrevet som følger: 01/12/2000. Prikker plasseres etter to sifre som indikerer dag og måned; etter fire sifre som indikerer år, plasseres ingen prikker (for eksempel 20.02.2000).
Registreringsnummer utgående dokument - bokstavnummeret og dets symbol - består vanligvis av flere deler. Først kan indeksen til den strukturelle enheten, indeksen i henhold til nomenklaturen av saker til klassifisereren av korrespondenter, eksekutorer skrives ned, og den siste delen vil være serienummeret til det utgående brevet, for eksempel nr. 2/16 -2955 eller 18/275.
Link til registreringsnummer og dato for innkommende dokument inkluderer registreringsnummer og dato for brevet det er gitt svar på og er plassert under registreringsnummeret og datoen for det utgående dokumentet. Denne detaljen er kun til stede på brevpapiret. Sammenligning av datoene for sending og mottak av brev gir en ide om graden av effektivitet i institusjonens arbeid med korrespondanse.
Disse dataene skal ikke under noen omstendigheter plasseres i selve brevet. Typen av denne detaljen i brevet bør være som følger: "På nr. 4520/144 datert 17. mai 2000."
Mål - navn og adresse til mottakeren av brevet (navn og adresse til organisasjonen, strukturell del av organisasjonen, selskap eller etternavn og adresse til personen som brevet sendes til) - angitt øverst til høyre på brevskjemaet . Dette er den interne adressen til brevet. I adressaten er navnet på mottakerorganisasjonen skrevet inn nominativ kasus. For eksempel:
CJSC "Oxide"
Dette er delvis gjort med tanke på maskinbehandling. For å fremskynde utførelsen av brevet, hvis etternavnet til personen som skal gjennomgå det er kjent, anbefales det å angi dette etternavnet. Når du sender et brev til en tjenestemann, er navnet på organisasjonen angitt i det nominative tilfellet, og stillingen og etternavnet - i dativsaken. For eksempel:
Kemerovo OJSC "Granit"
Til sjefspesialisten
A.N. Smirnov
Hvis brevet er adressert til lederen av organisasjonen, må navnet på organisasjonen være en del av adressatens stillingstittel. For eksempel:
Til rektor i Novosibirsk
statlig akademi
økonomi og ledelse
prof. Yu.V. Gusev
Skilletegn i den interne adressen kan utelates. Navnet på organisasjonen, navnet og etternavnet til personen som brevet er adressert til, skal skrives slik de er gitt på korrespondanse som kommer fra denne organisasjonen eller i katalogen.
"Adressatdetaljer" kan inkludere en postadresse. Postadressen er ikke oppgitt på dokumenter som sendes til statlige organisasjoner og vanlige korrespondenter - i disse tilfellene er det lurt å bruke konvolutter med forhåndstrykte adresser.
Hvis brevet er adressert til en tjenestemann, angi først stillingen, deretter etternavnet og initialene, deretter adressen til organisasjonen. For eksempel:
Direktør for CJSC Kristall
G.N. Nekrasov
103030, Moskva,
Skatertny bane, 22
Hvis brevet er adressert til en privatperson, oppgi først postnummer og adresse, og deretter initialene og etternavnet til mottakeren. For eksempel:
630102, Novosibirsk-102,
st. Kirova, 76, leilighet. 12
P.I. Grigoriev
Dersom personen i hvis navn brevet er skrevet har en akademisk tittel (akademisk grad), skal det angis før etternavnet:
acad. A.G. Ivanov
prof. N.G. Kirsanov
Tekstforkortelse "gr." (fra ordet "statsborger") brukes når personen som brevet er adressert til anses som gjenstand for sivile rettsforhold. I korrespondanse med organisasjoner og firmaer i andre land er ordene "Mr.," "Mr.," forkortet til "Mr.," "Mr."
Tittel til tekst skal gjenspeile hovedspørsmålet som tas opp i brevet og være kort og konsist formulert i én setning. Overskriften er plassert foran hoveddelen av brevet. Innholdet i brevet er uttrykt i skjemaet preposisjonell kasus med preposisjonen "o" ("om"). Tittelen er ikke uthevet med anførselstegn, den er skrevet med stor bokstav og begynner umiddelbart fra venstre marg på arket. For eksempel:
Om organisering av utgående handel
Om levering av kull under kontrakt nr. 33-02/567
Om kjøp av teglfabrikk
Om invitasjonen
Det anbefales at tittelen ikke overstiger to linjer; hvis det er to linjer, brukes et avsnitt.
Tittelen skal skrives av den direkte eksekveren, som kjenner innholdet i dokumentet bedre enn noen andre. En ansatt som sorterer post skal kun trenge å lese overskriften for å finne ut hvilken brevkategori brevet tilhører og hvor det skal sendes, noe som er spesielt viktig i tilfeller hvor adressen ikke angir den spesifikke personen brevet er adressert til. I tillegg kan et raskt blikk på overskriften spare den ansatte fra å måtte lese hele brevet.
Det anbefales ikke å bruke ordene "angående" eller "bekymringer" i tittelen. Du bør heller ikke skrive "til sak", siden dette uttrykket er akseptert i juridisk praksis. Det er ganske passende, for eksempel i et brev adressert til politiavdelingen:
Til sjefen
politistasjon
Kirovsky-distriktet
Novosibirsk G.V. Sidorov
når det gjelder gr. Kruglova A.A.
Hoveddetaljene i et forretningsbrev er: tekst . Maksimal lengde på en standardlinje i et offisielt brev er 64 trykte tegn, som er omtrent 17 cm. Vanligvis inneholder en linje 60-62 tegn. Valget av denne linjelengden forklares av det mest brukte A4-formatet, samt av det faktum at når vi leser tekst, holder vi den som regel i en avstand på 30-35 cm fra øynene og vinkelen av sektoren for den beste mottakelighet for det menneskelige øyet er 30 grader.
Markering av tilstedeværelsen av applikasjonen gjøres dersom noen dokumenter er vedlagt brevet. I nedre venstre hjørne av brevet, umiddelbart fra feltet, plasseres ordet "Vedlegg", deretter plasseres navnene på de vedlagte dokumentene i numerisk rekkefølge som indikerer antall kopier og ark. Hvert navn er plassert på en egen linje. Ingen oppføring gjøres under ordet "Søknad". For eksempel:
Vedlegg: Kopi av kontrakten med Keller-selskapet, 3 sider. i 1 eksemplar.
En indikasjon på tilstedeværelsen av en søknad, hvis navn er gitt i teksten til brevet, kan gis i følgende form:
Påføring: for 5 l. i 1 eksemplar.
Denne detaljen kan utarbeides på brevpapiret. I den innbundne søknaden er antall ark ikke angitt. For eksempel:
Vedlegg: informasjonsmateriell om den internasjonale utstillingen “SIB-2000” i 3 eksemplarer.
Selve dokumentene som er inkludert i søknaden må ha alle nødvendige detaljer: navn på dokumenttype, tittel, dato, signatur. I tillegg, på applikasjoner, er det laget et merke i øvre høyre hjørne som indikerer forbindelsen mellom applikasjonen og hoveddokumentet. Dersom søknaden er et selvstendig dokument, sendes den med følgebrev.
Rekvisitter « signatur » plassert til venstre for brevets undertekst umiddelbart fra feltet. Signaturen inkluderer stillingstittelen til personen som signerer brevet, personlig signatur og utskrift. Siden forretningsbrev er skrevet på institusjonelt brevpapir, er ikke navnet på institusjonen angitt i signaturen. For eksempel:
Hoved lærer Signatur N.K. Sidorov
To signaturer plasseres når det er nødvendig for å bekrefte gyldigheten av den første signaturen, samt i spesielt viktige dokumenter, for eksempel i brev om finans- og kredittspørsmål sendt til finans- og bankinstitusjoner. Slike brev er alltid signert av hovedregnskapsføreren i foretaket.
Når et brev er signert av flere tjenestemenn, plasseres deres signaturer under hverandre i den rekkefølgen som tilsvarer stillingen:
Direktør for instituttet Signatur A.N. Marchenko
Regnskapssjef Signatur Jepp. Volkov
Når et brev er signert av flere personer som har samme posisjoner, er deres signaturer plassert på samme nivå:
Direktør for OJSC Karelia Direktør for CJSC Korsar
Signatur I.V. Petrov Signatur G.A. Fomin
Alle kopier av brev som er igjen i filene til organisasjoner må inneholde originale signaturer fra tjenestemenn. Hvis tjenestemannen hvis underskrift er utarbeidet på utkastet til brev er fraværende, undertegnes brevet av den som utfører sine oppgaver eller hans stedfortreder. I dette tilfellet må den faktiske stillingen til personen som signerte brevet angis (for eksempel "fungerende", "stedfortreder") og hans etternavn. Du kan ikke signere bokstaver med preposisjonen "for" eller med en skråstrek før stillingstittelen.
Å signere et dokument er en av måtene å autentisere det på. Et offisielt brev uten signatur har ingen rettskraft.
Notatet om bobestyreren (brevets forfatter) inneholder etternavnet til bobestyreren og hans kontortelefonnummer og er plassert på forsiden av brevet.
Her er et eksempel på et servicebrev med vinkeldetaljer:
Navn på organisasjon Adressat
Navn på struktur
divisjoner (om nødvendig)
Referansedata
om organisasjonen
___________№ ______
til nr._______ fra_____
Bokstavoverskrift (begynner med "O" eller "Ob")
Tekstposisjon Signatur Initialer, etternavn
Etternavn (eller etternavn, fornavn, patronym) til utøveren, telefonnummer
Maskinskriverens initialer og antall eksemplarer
Epost id
I forretningsdokumentflyt brukes forespørselsbrevformatet svært ofte når det er behov for å innhente samtykke fra den andre parten eller spesifikk tjeneste fra henne. Klare prøver og eksempler på ulike situasjoner, samt reglene for å komponere slike brev, finner du i denne artikkelen.
Tradisjonen og reglene for utforming av anmodningsbrev har utviklet seg utelukkende i praktisk dokumenthåndtering – d.v.s. på lovgivende nivå ingen skjemaer eller instruksjoner er godkjent. Imidlertid, i generelt syn Følgende struktur bør følges:
- Som vanlig fylles først "overskriften" ut, som angir det fulle navnet på avsenderorganisasjonen med tilhørende kontaktinformasjon, samt navnet på en spesifikk ansatt (vanligvis direktøren for selskapet) og navnet på mottakeren organisasjon.
- Deretter følger selve teksten, som består av en beskrivelse av situasjonen og begrunnelse for forespørselen. Teksten skal være så kort som mulig – vanligvis er 1-2 avsnitt nok. Det er viktig å oppgi forespørselen din spesifikt og entydig slik at samtalepartneren tydelig forstår essensen av klagen din.
- Dette etterfølges av signatur, utskrift av signatur og dato for kompilering.
Dermed er det utarbeidet i henhold til standardversjonen for slike dokumenter - skjemaet er gitt nedenfor.
Den ferdige prøven kan brukes som eksempel.
MERK. Beslutningen om å angi eller ikke angi tittelen på dokumentet (dvs. å skrive "Letter of Request" i midten) tas av avsenderen selv. Vanligvis er dette nødvendig i tilfeller der det er hensiktsmessig å legge vekt på dokumentets art og formålet som en bedrift prøver å oppnå fra en annen.
For i dette tilfellet vi snakker om at ett selskap regner med en tjeneste eller til og med en innrømmelse fra sin partner, selvfølgelig, skriving av brevet, utformingen og til og med sendingen bør tas veldig alvorlig. Enhver detalj kan gjøre inntrykk, så det er bedre å ta hensyn til selv de tilsynelatende ubetydelige nyansene:
- Først av alt er det bedre å sende det med fysisk post - vanlig russisk post eller, enda bedre, en privat organisasjon som leverer korrespondanse dør til dør og mye raskere. En melding i elektronisk form, eller enda mer sendt via faks, blir ofte oppfattet mer upersonlig, som spam.
- I tillegg fysisk metode dokumentdesign (dvs. som vanlig post) lar deg gjøre et gunstig inntrykk på grunn av dyrere papir, konvolutter, frimerke og andre designmidler.
- For å skrive tekst er alltid valgt brevpapir– dette lar deg gi forespørselen mer formalitet.
- Det er bedre å unngå åpenbar klerikalisme i teksten – d.v.s. stabile ord og uttrykk som er vanlig å bruke i forretningsmiljøet. De bokstavelig talt "tørker" fortellingen og gjør et generelt negativt inntrykk. De er enkle å erstatte originale alternativer- for eksempel "Jeg ber deg vurdere" til "Jeg håper på din forståelse og hjelp til å løse dette problemet."
- Til slutt er det verdt å holde seg til tradisjoner generelt forretningskorrespondanse, dvs. teksten er hovedsakelig skrevet i formell forretningsstil. Det skal ikke være lyriske digresjoner, altfor komplekse syntaktiske strukturer eller tvetydige (i betydningen) fraser. Man bør passe på at budskapet er veldig enkelt for samtalepartneren å oppfatte, både forståelsesmessig og psykologisk.
RÅD. Hvis det er mulig å skrive teksten for hånd, er det bedre å bruke denne metoden. Et håndskrevet brev gjør at det skiller seg ut fra alle andre. Imidlertid er det bedre å overlate skrivingen til en spesialist som kjenner kalligrafiteknikker.
Varianter
Avhengig av spesifikk situasjon Det finnes forskjellige typer bokstaver. Forespørslene gjelder hovedsakelig økonomiske problemer– for eksempel å gi rabatt, redusere betaling for en tjeneste eller utsette den. Et mindretall av forespørselsbrevene er viet til hjelp til å løse noen andre problemer. De vanligste tilfellene og ferdige eksempler brev er omtalt nedenfor.
Om tildeling av midler
En forespørsel om å bevilge penger selv til veldedige formål er en ganske alvorlig forespørsel. Derfor, når du utarbeider, er det viktig å beskrive situasjonen så spesifikt som mulig, og dessuten å tydelig indikere hva pengene trengs til, og av hvilken grunn de ikke kan tas fra en annen kilde.
Ved kompilering kan du bruke dette eksempelet som grunnlag.
Fra NPO "Rainbow"
Vara for den lovgivende forsamling
St. Petersburg Miloshnikov I.N.
Kjære Ilya Nikolaevich! Direktøren for den ideelle organisasjonen Rainbow ønsker deg velkommen.» Vår organisasjon ble grunnlagt i 2012 og har gjennom alle disse årene kontinuerlig gitt økonomisk bistand til barn som lider av akutte former leukemi. Hovedretningen for vår aktivitet er kjøp av relevante medisiner og utføre komplekse operasjoner.
Alle disse årene var den viktigste finansieringskilden for våre aktiviteter LLC "..."-bedriften. I april i år 2017 falt imidlertid finansieringsvolumet kraftig, og for øyeblikket er vi ikke i stand til å gjennomføre veldedighetsarrangementer i samme volum.
I følge våre data bør det årlige budsjettet til fondet, tatt i betraktning private donasjoner, være 10 millioner rubler. Derfor, på grunn av oppsigelse av finansiering, er det nødvendig å dekke forskjellen i mengden 8 millioner rubler. årlig. Vi håper på din hjelp, siden det foreløpig ikke er mulig å finne sponsorer.
Med vennlig hilsen Svetozarov V.K.
Om levering av varer
Her er det viktig å vise interesse og ønske om å samarbeide. Derfor må vi finne Rette ord slik at samtalepartneren er gjennomsyret av tillit og tar en passende beslutning. Du kan ta dette eksempelet som grunnlag.
Generaldirektør for LLC "..."
Nekrasov N.K.
Fra direktøren for LLC "..."
Elizarova V.M.
Hilsen Nikolai Konstantinovich! På landsdelsutstillingen jordbruk, som fant sted i mai i år, ble selskapet vårt interessert i prøvene av maskiner og utstyr som ble tilbudt av deg.
Vi ønsker å starte samarbeidet med deg ved å levere et prøveparti med varer ( full liste vedlagt som et eget dokument til dette brevet). Vi garanterer rettidig betaling for varer og tjenester. Vi uttrykker vårt håp om langsiktig og gjensidig fordelaktig samarbeid.
Våre kontaktdetaljer:
Med vennlig hilsen Elizarov V.M.
Om å gi rabatter
Dette er en ganske vanlig type i dag fordi økonomiske tilstander på mange måter har de forverret seg. Erfaring viser at det å overbevise en motpart om å gi rabatt fungerer spesielt godt i følgende tilfeller:
- hvis selskaper har samarbeidet i lang tid, for eksempel mer enn ett år;
- hvis kjøpt umiddelbart et stort nummer av varer.
til administrerende direktør
LLC "Avantage" Filippov G.V.
Fra direktøren for Veres LLC
Alexandrova K.N.
Hei, Gennady Viktorovich. Vi er glade for å konstatere at våre selskaper har samarbeidet i mer enn 2 år. Vi uttrykker vår takknemlighet til deg for alltid høy kvalitet tjenestene dine, samt for hjelp til å løse en rekke aktuelle problemer.
Vi tror det ikke er noen hemmelighet for deg hva I fjor Den økonomiske situasjonen i vår markedsnisje har forverret seg betydelig. Dessverre opplever vi for øyeblikket en viss mangel på inntekt, som er forbundet med en nedgang i kvartalsoverskudd.
I forbindelse med disse omstendighetene håper vi på din forståelse og ditt samtykke til å gi 10 % rabatt på tjenester som vil bli levert neste år 2018 Kalenderår. Selvfølgelig er et slikt tiltak midlertidig, og vi er forpliktet til fullt samarbeid på gjensidig fordelaktige vilkår dersom den økonomiske situasjonen stabiliserer seg.
Med vennlig hilsen Alexandrov K.N.
Om leiereduksjon
I dette tilfellet vil begrunnelsen for forespørselen din i brevet være omtrent den samme som diskutert i forrige eksempel.
til administrerende direktør
LLC "Avantage" Filippov G.V.
Fra direktøren for Veres LLC
Alexandrova K.N.
Hei, Gennady Viktorovich. I regnskapsåret som ble avsluttet i 2016, led selskapet vårt tap som overgikk forventningene med 10 %. Vi er tvunget til å innrømme at selskapet vårt har blitt rammet av finanskrisen. Dette gjenspeiles i en nedgang i kundestrømmen med 15-20 % av eierne.
I denne forbindelse håper vi på din avtale om å gi 10 % rabatt på leie. Vær oppmerksom på at vi er ganske store leietakere og samtidig, under hele perioden av vårt femårige samarbeid, tillot vi ikke en eneste forsinkelse i betalingen, og fylte også ut alle andre vilkår i kontrakten. Vi går ut fra det faktum at dette tiltaket midlertidig, så vi er klare til å fortsette å betale hele betalingen så snart markedssituasjonen stabiliserer seg.
Med vennlig hilsen Alexandrov K.N.
Om utsatt betaling
I dette tilfellet er det viktig å innrømme at du virkelig ikke betalte i tide og forklare årsaken i detalj. Selvfølgelig må du nøyaktig angi tilbakebetalingsvilkårene for hele beløpet.
Til direktøren for LLC "Gruzodar"
Vakulov N.Yu.
Fra direktøren for Parabolia LLC
Aksakova T.G.
Hei, kjære Nikolai Yurievich. I september 2017 betalte vi ikke neste betaling for tjenestene dine på 100 000 rubler. Vi varslet deg offisielt en måned i forveien om umuligheten av å foreta en betaling. På dette tidspunktet presiserer vi at selskapet har funnet midler å betale. Vi ber deg om å gi en avdragsplan for to måneder: oktober og november (50 000 rubler hver).
Vi viker ikke unna våre økonomiske forpliktelser og gjeld og gjør deg oppmerksom på at vi i løpet av alle 3 årene av vårt samarbeid aldri har brutt kontrakten. Vi håper på din forståelse og ser frem til videre gjensidig fordelaktig samarbeid.
Med vennlig hilsen Aksakov T.G.
Vennligst betal for et annet selskap
Slike anmodninger kan oppstå i tilfeller hvor ett selskap forplikter seg til å oppfylle et annet selskaps økonomiske forpliktelser på visse vilkår. Du kan bruke denne malen som et eksempel.
IP Blagodarova A.K.
fra IP Inina A.A.
Hei, kjære Anatoly Konstantinovich. Som du vet, har du en gjeld til meg på 100 000 rubler. I løpet av det siste regnskapsåret har jeg også pådratt meg en gjeld til 3 selskaper på 50 000 rubler. Jeg foreslår at du betaler hele gjelden min. For min del garanterer jeg levering av avdragsordninger for hele saldoen på gjelden din i en periode på 6 måneder.
Med vennlig hilsen Inin A.A.
Om hjelp til å løse problemet
Til slutt, hvis du trenger å løse et spesifikt problem, kan du skrive følgende tekst:
IP Nikanorov V.R.
Fra direktøren for Good Solutions LLC
Abdulova V.N.
Kjære Vladimir Romanovich, jeg leder en veldedighetsorganisasjon som leder Nyttårsferie for barn fra lavinntektsfamilier. Som vi har lært fra åpne kilder, selger du konfektprodukter. Vi ber deg organisere tilførselen av nyttårsgaver i mengden av 1000 stykker for 20 arrangementer.
For vår del garanterer vi å uttrykke din skriftlige og muntlige takknemlighet og gå positive anmeldelser i alle organisasjoner, etter din forespørsel.
Med vennlig hilsen Abdulova V.M.
(elektronisk korrespondanse)
Brev om tilbud om samarbeid
Emne: Forslag til samarbeid.
Data: 20.05.0216
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: [e-postbeskyttet]
styreleder
Sammenslutningen av produsenter alkoholholdige produkter
Dobrov D.E.
Kjære Dmitry Evgenievich!
Union of Alcohol Producers (UPAP) er den ledende sammenslutningen av industriledere i den innenlandske alkoholindustrien. Det aktive arbeidet som utføres av organisasjonen din i forhold til å skape et sivilisert marked for alkoholholdige og brennevinsprodukter i den russiske føderasjonen avtvinger respekt.
Selvfølgelig er bekymring for kvaliteten og sikkerheten til produserte produkter en av prioriterte oppgaver SPAP, og dets deltakere er samvittighetsfulle produsenter som legger stor vekt på disse aspektene.
AIG er en av verdens største forsikringsinstitusjoner. Det internasjonale selskapet har vært i forsikringsmarkedet i 90 år og har kontorer i 160 land. russisk divisjon Selskapet har vært i drift i mer enn 15 år.
Samarbeid med mat- og drikkevareprodusenter er prioritert retning vårt selskap. Ledet av mange år internasjonal erfaring"AIG" i Russland ble et unikt forsikringsprogram for virksomheter i alkoholindustrien utviklet (forsikring av produktansvar og tilbakekalling av produkter fra markedet).
Vi tror at dette programmet er av potensiell interesse for SPAP-deltakere, fordi Et produkt som alkohol krever en spesiell tilnærming til kvalitet på råvarer, emballasje og sikkerhet for forbrukeren.
Basert på ovenstående henvender vi oss med en invitasjon til å diskutere potensialet for samarbeid på dette området.
Vi vil være takknemlige for din faglige vurdering av et slikt samarbeid og ber deg etablere en prosedyre for videre samhandling mellom våre selskaper. Vi er klare til å vurdere alle forslagene dine om formatet for felles arbeid.
Vennlig hilsen,
Andreev Pavel
Visepresident i AIG
Tlf.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]
Invitasjonsbrev
Tema: Invitasjon til seminar
Data: 25.06.2016
Fra: Anna Simonova
Til: xxx-xxx-xxx
Kjære partnere,
17. mars 2016 Vi inviterer deg til å bli med på seminaret om bygging internasjonale programmer forsikring, som vil bli holdt spesielt for AIG-partnere Mark Goldenberg- Regional rådgiver for AIGs internasjonale forsikringsprogrammer.
Mark kommer spesifikt til Russland for å gjennomføre en rekke treningsarrangementer, siden han har den mest omfattende erfaringen med å forsikre multinasjonale selskaper.
Med tanke på den nåværende erfaringen med å tilby internasjonale programmer for russiske kunder med internasjonal tilstedeværelse, er jeg sikker på at dette seminaret vil være veldig interessant og vil svare på mange spørsmål på dette området.
Jeg legger ved invitasjon og seminarprogram.
Jeg ber deg videresende denne invitasjonen til kolleger som kan være interessert i dette emnet.
Registrering skjer ved å svare på dette brevet. Det er gratis å delta, antall plasser er begrenset.
Adresse til seminaret: Russland, 125315, Moskva, Leningradsky Prospekt, 72, bygning 2, etasje 3
Vi vil gjerne se deg!
Vennlig hilsen,
Anna Simonova
Leder for opplæringsprogrammer
AIG
Tlf.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-postbeskyttet]
Forespørselsbrev om å arrangere et møte
Emne: Organisering av et møte med Elena Firsova
Data: 25.06.2016
Fra: Cherkesov Ilya
Til: Ivanova Galina
Kjære Galina Nikolaevna!
Hvis tilbudet ditt er gyldig, neste uke (fra 6. juni til 10. juni) kan jeg komme når som helst som passer for Elena Petrovna.
Jeg vil være veldig takknemlig hvis du informerer meg om fru Firsovas avgjørelse.
Vennlig hilsen,
Vadim Tatarenko
AIG-selskapsleder
[e-postbeskyttet]
Brev med anmodning om kontakt
Emne: Elena Firsovas telefonnummer
Data: 25.06.2016
Fra: Cherkesov Ilya
Til: Ivanova Galina
Kjære Galina Nikolaevna!
Takk igjen for møtet og den konstruktive samtalen.
Jeg vil være veldig takknemlig om du sender den til den angitte adressen eller gir meg beskjed på telefon.
Takk på forhånd!
Vennlig hilsen,
Vadim Tatarenko
AIG Company Manager
Tlf.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-postbeskyttet]
Svarbrev på et aggressivt brev fra en klient
Aggressivt brev fra klienten:
Emne: Du var helt gal!
Data: 20.02.2016
Fra: Petrov Andrey
Til: [e-postbeskyttet]
Hvordan kan jeg få tilbake pengene jeg betalte for tjenesten din. Jeg vil heller bruke det på noe annet enn det pornografiske systemet ditt. Bruk din jævla servis.tutu.net selv.
Andrey Petrov
Svar på et aggressivt klientbrev
Emne: Om refusjon og en løsning på problemet! | ARBEIDSALGORITME |
Hei Andrei! | |
Hvis jeg forstår deg rett, er du misfornøyd med arbeidet til tjenesten vår, og du vil gjerne få pengene tilbake. | 2. Avklare med adressaten vår forståelse av forespørselen/kravet/spørsmålet. Dette er spesielt nødvendig hvis adressatens brev er kaotisk og det er vanskelig å forstå essensen av problemet. |
Jeg skal fortelle deg hvordan dette kan gjøres. | 3. Gi adressaten veldig klar og fullstendig informasjon om saken som interesserer ham. |
Andrey, akkurat som deg, er jeg ukomfortabel med situasjonen, som et resultat av at du er klar til å slutte å samhandle med oss. Jeg tror både vi og du er taperne i dette tilfellet: vi mister klienten, og du mister muligheten til å bruke tjenesten vår (jeg forsikrer deg, tjenesten er ganske praktisk og effektiv!). Hvis du er klar til å ta deg tid til å ordne opp i situasjonen, skriv til meg hva som skjedde at du trenger refusjon. Vi vil forstå årsakene og hjelpe deg å gjøre bruken av tjenestene våre så komfortabel og effektiv som mulig for deg. | 4. Kommentarer og følelsesmessig aspekt. |
P.S. Den eneste forespørselen: la oss kommunisere innenfor rammen av normativt ordforråd. | 5. Bruk et etterskrift og uttrykk din holdning til mottakerens bruk av feil skrivestil. |
Vennlig hilsen, Elena Ivashchenko Kundeservicesjef |
Klisjeer for å uttrykke en forespørsel om ikke å bruke banning korrespondanse:
Prøv å ikke bruke upassende språk. Hun bidrar ikke konstruktiv løsning spørsmål.
Vi informerer deg om at vi forbeholder oss retten til ikke å svare på brev som inneholder vulgært eller uhøflig språk adressert til selskapet eller dets personell.
Brev om avslag
Kundebrev
God dag, Andrey!
Jeg skriver til deg med en formell forespørsel.
Vårt firma leverer industrielt utstyr, samt reservedeler til bedrifter Mat industri. Siden 2010 har vi vært dine faste kunder.
Vi takker på forhånd for din forståelse og støtte!
Vennlig hilsen,
Markedsdirektør
CJSC "Pishcheprom"
Roman Petrenko
Tlf.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-postbeskyttet]
Eksempel 1. Brev om avslag på en klients forespørsel
ARBEIDSALGORITME |
|
Kjære Roman Petrovitsj! | 1. Å ringe med navn er et tegn på oppmerksomhet til samtalepartneren. Bidrar til å unngå ansiktsløshet. |
Vi uttrykker vår oppriktige takknemlighet til deg for ditt langsiktige samarbeid med selskapet vårt. | 2. Takk for at du samarbeider med selskapet (eller bare for brevet). |
For øyeblikket er bedriftens rabatt på 10 %. I løpet av de siste 12 månedene har bedriften din bestilt tjenester for... rubler Neste rabattgrense er…. rubler 15% rabatt vil gjelde fra den. Når du når denne terskelen, vil rabatten øke automatisk. | 3. Oppgi de spesifikke årsakene som ikke tillater deg å tilfredsstille forespørselen (bruk historien om problemet, tall, tidsfrister, prosedyrer). |
Hvis du bestemmer deg for å bruke utsatt betalingstjeneste, vennligst kontakt Irina Mikhailova (tlf.: 495-777-89-21; [e-postbeskyttet] ). | 4. Gi uttrykk for at du forstår at emnet for forespørselen er virkelig viktig. 5. Foreslå en alternativ løsning hvis mulig. |
6. Uttrykk håp om fortsettelse partnerskap. |
|
Vennlig hilsen, Andrey Ivanov |
Eksempel 2
Emne: Om oppsigelse av samarbeid
Data: 20.03.2016
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: Petrenko Ivan
Kjære Ivan Nikolaevich!
Vi var glade for å samarbeide med din bedrift i 7 år. Vi har alltid vært fornøyd med det gode servicenivået og kvaliteten på produktene. I løpet av det siste året har det imidlertid oppstått en rekke hendelser, som: regelmessig brudd på leveringsfrister, utilfredsstillende kvalitet på varene og feil holdning hos bedriftens ansatte til disse situasjonene. Som et resultat av alt dette har samhandlingen vår nådd en blindvei.
I denne forbindelse er vi dessverre tvunget til å avslutte samarbeidet med deg ved utløp av kontrakten. Takk for årene med tjeneste.
Vennlig hilsen,
Regissør
LLC "Makulatura"
Malakhov Gennady Viktorovich
Tlf.: 8-945-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]
_____________________________________________________________________________________________
Eksempel 3
Emne: Nektelse av å betale erstatning
Data: 20.06.2015
Fra: aig.ru
Til: Evgeniy Knysh
Kjære Evgeniy!
Takk for ditt langsiktige samarbeid med selskapet vårt!
Til vår beklagelse er vi tvunget til å nekte å betale deg den nødvendige kompensasjonen på... rubler.
For øyeblikket har selskapet etablert en annen prosedyre for å fatte vedtak om forsikringserstatning, som du gjentatte ganger har blitt informert om.
(Se vedlagt for en kopi av dette varselet.)
I tillegg spesifiserte du i kraverklæring krav nr. 4-6 er ikke forsikringsbare, siden klausuler 12.1-12.2 i avtalen ble brutt.
Vi forstår din situasjon godt, og hvis du ønsker å unngå lignende presedenser i fremtiden, tilbyr vi å inngå en tilleggsavtale med vårt selskap som lar deg kompensere for tap knyttet til forretningsrisiko som ligner din. (Se tilleggsavtale i vedlegg)
Vi håper på forståelse og fortsatt samarbeid!
Vennlig hilsen,
AIG-sjef
Tuchkov Vladimir
Tlf.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]
Svarbrev på en begrunnet klage
Emne: Svar på klagen.
Data: 05.12.2016
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: Anna Kolesnikova
Kjære Anna!
På vegne av hele teamet på fabrikken vår vil jeg uttrykke min oppriktige beklagelse og beklage den nåværende situasjonen.
Fabrikken vår har jobbet stabilt og effektivt i sy- og reparasjonsmarkedet for klær i mange år.
Din situasjon gjelder sjeldne tilfeller, som er skyld i den såkalte menneskelige faktoren.
Vi gjennomførte en etterforskning, og de som var ansvarlige for brudd på frister og uhøflighet ble straffet. I henhold til ordre fra fabrikken datert 13. april 2016 nr. 78/2 ble skiftformann V.V. Volkova irettesatt, kutter A.P. Gusev ble overført som skredder til laget for sying av yttertøy for menn.
Administrasjonen har iverksatt hastetiltak for å oppfylle din bestilling. Han vil være klar 15.05.2016. Når som helst som passer for deg, vil kureren levere den til adressen du spesifiserte.
Tro meg, vi er like misfornøyde med den nåværende situasjonen som deg!
Brevform
Brevform avhengig av inngående dokumenter organisasjonen inkluderer detaljer:
01 - Statsemblem Den russiske føderasjonen(02 - våpenskjold fra en konstituerende enhet i Den russiske føderasjonen eller 03 - emblem til en organisasjon eller varemerke (tjenestemerke))
04 - organisasjonskode
05 - hovedstatsregistreringsnummer (OGRN) til en juridisk enhet
15 – adressat
18 - tittel på teksten
19 - kontrollmerke
20 - dokumenttekst
Brevskjemaet kan lages basert på lengde- eller vinkelarrangementet av detaljene.
Ris. 1. Plassering av detaljer (hjørneversjon) av brevformen (dimensjoner er angitt i millimeter)
Ris. 2. Plassering av detaljer (langsgående versjon) av bokstavformen (dimensjoner er angitt i millimeter)
Den mest praktiske for bearbeiding og økonomisk når det gjelder bruk av arkområdet er hjørneformen. I dette tilfellet Høyre side toppen av arket kan brukes til å plassere detaljer Adressat, Oppløsning
Bruk av et langsgående brevskjema er tilrådelig i tilfeller der navnet på organisasjonen inneholder et stort antall trykte tegn, for eksempel kan det være tilfelle når skjemadetaljene er gitt på to eller flere språk. I dette tilfellet skal detaljene skrives ut på russisk til venstre, og på nasjonalspråket til høyre, på samme nivå. Hvis antallet nasjonale språk som brukes er mer enn ett, bør detaljene angis på russisk øverst og på russisk nedenfor. nasjonalspråk, utvide linjen til kanten av høyre marg.
Brevskjemaet kan utarbeides for en organisasjon, strukturell enhet og en tjenestemann.
Eksempler på brevformdesign:
Ris. 3. Brevskjema fra organisasjonen med kantet (sentrert) plassering av detaljer.
Ris. 4. Form for et brev fra organisasjonen med et hjørne (flagg) arrangement av detaljer.
Ris. 5. Form for et brev fra organisasjonen med en langsgående ordning av detaljer.
Prøver generell form dokumenter er også gitt i følgende dokumenter:
GOST R 6.30-2003 Samlede dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse (vedlegg B, figurer B.2, B.3, B.4)
Standard instruks for kontorarbeid i føderale organer utøvende makt, godkjent etter ordre fra departementet for kultur og massekommunikasjon i Den russiske føderasjonen datert 8. november 2005 nr. 536 (vedlegg nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Offisielt brev
Det er viktig å forstå at et brev bare er et skall for informasjonen som overføres. Og hvis du trenger å komponere godt brev I tillegg til brevets form er det viktig å ta hensyn til innholdet. I denne gjennomgangen vil vi begrense oss til å beskrive brevets form.
Offisielle brev skrives på spesielle skjemaer som oppfyller standarden. For slike skjemaer er det etablert et sett med obligatoriske elementer (detaljer), som må ordnes i en bestemt rekkefølge.
Nedenfor er de mest brukte bokstaveksemplene:
Formen til et offisielt brev er ofte et papirark med permanente elementer trykt på. Men i I det siste Standardskjemaer brukes mindre og mindre, fordi et brev med all formatering kan skrives ut på en printer. Vi kan si at et offisielt brev består av en "ramme" av brevet og hovedteksten og inneholder, i tillegg til hovedteksten, informasjon om adressaten: det fullstendige og forkortede navnet på avsenderorganisasjonen, dens postadresse og telegrafadresse , telefon-, faks- og teletypenummer, nummeret på brevet eller telegrammet, som fungerte som årsak til korrespondansen, og mye mer. Skjemaer kan være med enten vinklet eller langsgående arrangement av detaljer.
Utformingen av skjemaet må være i samsvar med prinsippene for teknisk estetikk, som igjen har en positiv effekt på oppfatningen av innholdet. Tatt i betraktning det menneskelige øyes evne til lettere å fikse den øvre delen av ethvert objekt, når du utarbeider dokumenter, bør den øvre delen gjøres mer mettet, og den nedre delen mer "stabil".
Standardene for prøveskjemaer fastsetter formatene og størrelsene på felt av dokumenter som er en del av det enhetlige dokumentasjonssystemet, samt kravene for å konstruere det strukturelle rutenettet til prøveskjemaet, detaljer og regler for deres plassering. Dokumenter som inngår i enhetlige dokumentasjonssystemer består av tre hoveddeler, som ligger innenfor klart avgrensede områder. Dette arrangementet av dokumentet sikrer den nødvendige hastigheten på oppfatningen av teksten.
Detaljer er obligatoriske funksjoner fastsatt ved lov eller forskrifter for visse typer dokumenter. Sammensetningen og arrangementet av detaljer om formene for organisatoriske og administrative dokumenter må være i samsvar med de relevante standardene. Tidligere ble disse standardene regulert av GOST 6.38-90, for tiden brukes GOST R.30-2003.
Innføringen av en standard for skjemaet, som igjen definerer kravene til formen til et offisielt brev, ble forårsaket av behovet for å forene prosessen med registreringen, dette tillater:
Eksempelskjemaet er grunnlaget for utforming av skjemaer og maler for alle typer styringsdokumentasjon. Området som er tildelt prøveskjemaer for plasseringen av hver detalj tilsvarer det optimale volumet av denne detaljen i trykte tegn.
I følge GOST 6.38-90 kan dokumenter inneholde (avhengig av formålet) opptil 31 detaljer. Det er imidlertid ikke utarbeidet noe dokument med et komplett sett med detaljer. For hver type dokument bestemmes deres sammensetning avhengig av formålet med dokumentet. Så for et offisielt brev anbefales følgende detaljer:
- Statsemblem (for statlige virksomheter)
- Organisasjonens logo eller emblem
- Enterprise-kode i henhold til OKPO (for intra-republikansk korrespondanse), hvis tilgjengelig
- OKUD dokumentkode (hvis tilgjengelig)
- Navn på organisasjon (fullstendig og forkortet)
- Postadresse og juridisk adresse
- Telefonnummer
- faksnummer
- bankinformasjon
- Dokumentindeks (registreringsnummer)
- Link til indeksen og datoen for det innkommende dokumentet
- Mål
- Tittel til tekst
- Tekst
- Signatur
- Etternavn og telefonnummer til utøveren.
Om nødvendig kan e-postadresser og nettstedadresser til organisasjonen også oppgis.
Settet med detaljer i et offisielt brev kalles et skjema. Detaljer (1)-(9) skrives som regel ut på en typografisk måte.
Et offisielt brev er det eneste dokumentet som ikke bærer navnet på sin type. Alle andre dokumenter har navn, for eksempel "Ordre", "Lov", "Beslutning", "Memorandum", etc.
Navnet på organisasjonen - adressaten til dokumentet er gitt i full og forkortet form, for eksempel All-Russian Scientific Research Institute of Document Management and Archival Affairs - VNIIDAD. Det er verdt å merke seg at kravene til offisielle brev varierer fra organisasjon til organisasjon, samtidig må offentlige etater følge GOSTs i utformingen av offisielle brev.
Forretningsbrev: skriveregler og leveringsmetoder
01.06.2010 | S.V. Ivanova
For å utføre arbeidet sitt, må en regnskapsfører for en budsjettinstitusjon ikke bare kjenne til kontoplanen for budsjettregnskap og hvilke transaksjoner som gjenspeiler forretningstransaksjoner, men også være en spesialist. En viktig ferdighet for en kvalifisert regnskapsfører er evnen til å utarbeide og utføre forretningsbrev til høyere organisasjoner eller offisielle appeller til autoriteter. Vi vil fortelle deg hvordan du gjør dette og hva en regnskapsfører bør ta hensyn til i denne artikkelen.
Jeg skriver til deg&hellip
Ved første øyekast ser det ut til at det ikke er noe komplisert i å skrive et forretningsbrev. Men ofte når vi en blindvei etter å ha skrevet de første ordene &ldquoKjære Ivan Ivanovich. &rdquo. Og så forblir vi i kreativ pine i lang tid, mens vi betrakter den tomme skjermen.
Imidlertid er det både offentlige, det vil si offisielt aksepterte i samfunnet og på statlig nivå, og uuttalte regler for å skrive forretningsbrev.
Men før du setter deg ned for å skrive et brev, bør du gjøre litt forberedende arbeid.
Først må du vite nøyaktig hvem brevet skal adresseres til. Trenger å vite:
Nøyaktig navn på organisasjonen
Adressatens stilling
Etternavn, fornavn og patronym for adressaten.
Ikke stol på minnet ditt eller gamle telefonbokoppføringer, da de kan bjørnetjeneste. Så for eksempel sekretæren til en stor bedrift det ble gjort en feil ved å skrive lederens sjeldne og ganske komplekse mellomnavn, som et resultat av at det fikk en annen, ikke helt anstendig betydning.
I tillegg, i vår tid med endring og reform, endrer mye seg ikke bare i virksomheten til budsjettinstitusjoner, men også blant deres motparter, dvs. kommersielle organisasjoner. Som et eksempel, la oss gi en reell sak som skjedde med lederen av et russisk selskap. transportselskap. Han ble bedt om å utarbeide et brev til sjefen for partnerselskapet, og han, basert på hans minne, indikerte i brevet stillingen til sjefen for selskapet og dets navn, uten å vite at det hadde skjedd alvorlige strukturelle endringer i selskapet på relativt kort tid. Som et resultat viste det seg at forfatteren av brevet utilsiktet "degraderte" lederen i sin stilling.
Slike "tabber" fører åpenbart ikke til etablering av pålitelige partnerskap mellom institusjonen og motpartsorganisasjoner.
Sørg derfor for å ringe selskapet og høflig avklare all nødvendig informasjon.
En god start er halve suksessen
I "vitenskapen" om å skrive forretningsbrev har det allerede dannet seg visse tradisjoner angående hvilken frase som skal være "start"-frasen.
Det er vanlig å bruke følgende typiske setninger for å starte et forretningsbrev:
Vi bekrefter herved mottak av ditt brev nr. 24/1 datert 18.07.07.
Vi takker for mottak av produktkataloger fra ditt anerkjente firma
Vi viser til tidligere forhandlinger om dette spørsmålet.
Vi sender deg en bekreftelse på forespørselen vår.
Det er vi glade for å informere deg om.
i tillegg til vårt brev nr. 12 datert 12/12/05, informerer vi deg om detaljene til betalingsmottakeren
I henhold til din forespørsel vil vi levere varene neste uke.
I dette tilfellet kan de siste setningene være:
Venter på svaret ditt
Vi forblir med dyp respekt
Vi takker for oppmerksomheten på produktene våre
Vi ber deg om å tilgi oss for problemene vi har påført deg.
Dermed anser vi dette problemet som løst
Vi håper at vi kunne hjelpe deg med å løse dette problemet.
Håper å utvikle gode forretningsforbindelser med deg
Avslutningsvis vil vi igjen uttrykke vår oppriktige takknemlighet til deg
Med dyp respekt
Med dyp respekt
Vennlig hilsen.
Avhengig av hvem brevet er adressert til, hva innholdet er, bør du velge en eller annen frase for å starte brevet og avslutte det.
Om tjenestemenn og samarbeidspartnere
Når du utarbeider teksten til et forretningsbrev, bør du være spesielt oppmerksom på hvor det vil bli sendt: til offentlige myndigheter ( skattekontor, påtalemyndighet, myndigheter lokale myndigheter, domstoler etc.) eller leverandører, entreprenører som det er etablert partnerskap med eller forventes etablert med.
For tjenestemenn
Brev til statlige og kommunale myndigheter på ethvert nivå krever mer nøye forberedelse.
Slike brev må skrives strengt i den foreskrevne formen. Fri form og fri skrivestil er uakseptable, siden et slikt brev rett og slett ikke vil bli akseptert for utførelse. Ofte kommuniserer offisielle organer til organisasjoner på lavere nivå brevformen som bør følges når de skriver til dem.
Stilen på brev adressert til representanter for regjeringen og andre offisielle organer bør utelukkende være offisiell og forretningsmessig. Samtidig er ingen "friheter" som "hei", "vennlige hilsener", "vi venter på en rask løsning på dette problemet", "venter på ditt samtykke" osv. uakseptable. I offisielle offentlige tjenester vil dette bli oppfattet som dårlig oppførsel.
Denne stilen er preget av klarhet, konsisthet og nøyaktighet i presentasjonen. I kjernen er språket i offisielle dokumenter et slags sett med klisjeer og klisjeer. Standardiserte fraser gjør det lettere å oppfatte teksten, og til og med utarbeidelsen av et offisielt brev. Følgende setninger er typiske for offisiell korrespondanse:
treffe umiddelbare tiltak, varsle, varsle så snart som mulig, sørge for forsvarlig utførelse
etablere regelmessig overvåking av produktkvalitet
tildele ansvar for utførelse til.
i henhold til bestillingen. basert på en muntlig ordre.
i forbindelse med igangkjøring av nytt kompleks
på grunn av fravær.
på grunn av utidig forsendelse av et vareparti mv.
I et offisielt brev bør du først og fremst strebe etter en klar og kortfattet uttalelse om sakens essens, og opprettholde en nøytral tone. Ikke streber etter å vise din ekstraordinære kreative individualitet og demonstrer et høyt intellektuelt nivå ved å bruke en underordnet ledd etter en annen. Ved å konstruere komplekse setninger risikerer du å miste betydningen av bokstaven.
I tillegg, hvis brevet krever tilstedeværelse av vedlegg, bør du ikke begrense deg til bare å angi nummeret deres, for eksempel "Vedlegg: på 18 ark." Alle vedlegg til brevet skal være oppført, og gi dem et passende serienummer.
Ikke spar tid og energi ved å linke til applikasjoner! Det er svært viktig å skrive hele navnet på dokumentet slik det står i den vedlagte originalen. Forkortelser er heller ikke tillatt her. Ved siden av navnet på dokumentet bør du angi antall sider. Deretter, etter den fullstendige listen over dokumenter i søknaden, vises det totale antallet sider for alle søknadene.
Alle disse tiltakene vil tillate, om nødvendig, å kontrollere tjenestemenn og ikke gi dem en sjanse til å utsette brevet ditt, med henvisning til en viss unøyaktighet eller mangel på et nødvendig dokument.
Som et eksempel på et brev til offentlige etater kan følgende tekst gis:
Kjære Arkady Semenovich!
Vi informerer deg om at, basert på en søknad fra Moskva-komiteen for registrering av rettigheter til fast eiendom og transaksjoner med den, oppgi registrering av leieavtalen for lokaler på adressen: Moskva, Krasnogvardeyskaya Street, bygd. 8 for nr. 77-01/00-02/29741 (leieavtale vedlagt).
Vi ber deg gjøre de nødvendige endringene på registreringskortet.
Vedlegg: Leieavtale nr. 77-01/00-02/29741 på 12 sider.
Vennlig hilsen,
Direktør for et statlig byrå A.I. Zaitsev
For partnere
Forretningsbrev juridiske enheter(bedrifter, selskaper osv.) er det vanlig å skrive enten i tredje person av en enkelt person, for eksempel: organisasjonen informerer, varsler, vil ta alle nødvendige tiltak&hellip, etc. eller i første person flertall: vi varsler deg, sender et parti med kataloger til din adresse, sender på din forespørsel.
Mange organisasjoner, som prøver å skape sin egen gjenkjennelige bedriftsstil, i tillegg til statlige standarder for dokumentforberedelse, utvikler sine egne interne instruksjoner for kontorarbeid. For eksempel øker mange bunnmargen på dokumenter der topp- og bunnteksten skrives ut, noe som igjen lar deg raskt finne dette dokumentet i elektronisk form. I tillegg har praksisen nylig blitt utbredt når de ved utarbeidelse av kontrakter, kontrakter og avtaler etterlater en større enn vanlig bunnmargin av dokumentet. Denne praksisen skyldes at hvert enkelt ark av et dokument i henhold til reglene for kontorarbeid skal påtegnes av partene som signerer et slikt dokument.
Et forretningsbrev må følges av følgende detaljer:
1. Brevoverskrift (navn på mottakerorganisasjon, INN/KPP, postadresse, telefon- og faksnummer, bankdetaljer (hvis nødvendig)).
2. Dato og dokumentnummer.
3. Angivelse av adressaten (firmanavn, stilling, tjenestemannens fulle navn).
4. Tittelen på teksten til brevet eller hovedmotivet for innholdet.
5. Anke.
6. Tekst i brevet.
7. Den endelige formelen for høflighet.
8. Signatur (før underskriften, angi navnet på selskapet og stillingen til den autoriserte personen som signerte brevet. Hvis brevet ble utarbeidet av en annen ansatt, må det fulle navnet og kontakttelefonnummeret til utøveren angis) .
9. Søknad. Tilstedeværelsen av søknaden(e) er angitt nederst til venstre i brevet. Deretter rapporteres typen søknad, navnene på søknadene og antall sider angis.
Ett mål - en bokstav
Dersom flere forretningsbrev sendes til én adressat samtidig, er det lurt å utarbeide egne brev for hver utgave.
For eksempel fikk en institusjon en bestilling på kontormøbler. Ved lossing av varene ble det oppdaget noen feil i kvaliteten på varene. Institusjonen har til hensikt å kontakte leverandøren for å rette opp manglene (erstatte manglene), og ønsker også å be om at neste parti varer kommer 10 dager tidligere. I dette tilfellet utarbeides to separate bokstaver. Det første brevet vil følgelig være en klage, og det andre - en forespørsel. Det er ganske enkelt nødvendig å skille slike emner, siden dette ikke bare lar deg spore skjebnen til ethvert problem, men vil også i stor grad lette løsningen, siden en forespørsel om tidlig levering eller omvendt en kvalitetsklage ikke vil gå tapt i korrespondansen, men vil bli sett og, mest sannsynlig fornøyd med den andre siden.
Hvis det i ett brev er nødvendig å dekke flere sammenhengende problemer, er det bedre å presentere hver sak i et eget avsnitt.
Fra enkelt til komplekst
I følge GOST skilles det mellom enkle og komplekse forretningsbrev.
Enkle brev krever som regel ingen spesiell juridisk eller administrativ godkjenning. Volumet av et slikt brev bør ikke overstige ett - maksimalt to maskinskrevne ark.
Komplekse brev er vanligvis viet til spørsmål som krever en detaljert presentasjon av situasjonen, dens analyse, vurdering, detaljert argumentasjon og formulering av konklusjoner. Et slikt brev kan være på flere sider, men ikke mer enn fire.
Om søsteren til talent og høflighet
Til alt det ovennevnte kan vi legge til at det ideelle forretningsbrevet er et brev skrevet på én side. Dette må vi strebe for.
I tillegg, hvis brevet inneholder en lenke til tidligere sendte/foretatte bestillinger, krav, betalinger, dokumenter, spesifikasjoner etc., så er det lurt å legge ved kopier av disse dokumentene til brevet. Dermed vil du vise høflighet mot mottakeren din, og redde ham fra unødvendig innsats. Tross alt, etter å ha mottatt et slikt brev, trenger han ikke å trekke opp arkivene eller lete etter det nødvendige dokumentet i filene sine. Unntaket er de tilfellene hvor dokumentet, brevet etc. som det refereres til er like godt kjent for begge parter fra tidligere korrespondanse, telefonsamtaler osv. I dette tilfellet vil det være unødvendig å legge ved kopi på nytt av dette dokumentet.
Og nå - levering&hellip
Etter å ha skrevet et brev, bør du vurdere hvordan det skal leveres til adressaten. Foreløpig mest tilgjengelige måter sending av korrespondanse er: sende et brev med faks (faks), gjennom postkontoret, med bud og gjennom spesielle budtjenester.
Hver metode har sine egne fordeler og ulemper. La oss se nærmere på dem.
Sender på faks
Fakser er egentlig bare hurtigbrev, så alle kravene til brev gjelder for dem. Fakser er offisielle dokumenter som skal registreres og utføres som om det var et vanlig forretningsbrev.
I den moderne forretningsverdenen utføres omtrent 80 % av all korrespondanse ved hjelp av faks, noe som sikrer høy effektivitet.
I praksis blir fakser svært ofte støttet ved å sende det originale brevet. Dette er nødvendig, for eksempel ved løsning av økonomiske problemer, forespørsler til banken, for å gi strenge rapporteringsdokumenter, det vil si i alle tilfeller der det kreves et originalbrev med segl og signaturer fra autoriserte personer, som arkiveres med filen.
Originalbrevet kan sendes rekommandert med varsel. Leveringstiden for et slikt brev i Russland er én til to uker. En uke senere vil du motta et varsel om at dokumentet er levert til adressaten. I dette tilfellet har slike lange perioder ikke spesiell betydning, siden arbeidet med dokumentet (utførelse av dokumentet) utføres på grunnlag av faks. Originaldokumentet er bare et nødvendig "spor" i virksomheten.
Sendes via postkontor
Denne typen levering er praktisk fordi du ikke trenger å stå i kø på postkontoret. Alt du trenger å gjøre er å feste frimerkene og kaste brevet på Postkasse. Og selv om posttjenester har fungert ganske effektivt i det siste, anbefaler vi ikke å sende et viktig forretningsbrev uten garanti og uten bekreftelse på mottak av forsendelse og levering.
Men i visse tilfeller er denne metoden veldig praktisk. For eksempel å sende gratulasjonskort, signerte sertifikater for fullført arbeid (vi snakker om tjenestene til tredjepartsorganisasjoner: vannlevering, skriftlig oversettelse, arkivlagring, telefontjenester), som på sin side også kommer til oss via post.
Å bruke en kurer for forretningskorrespondanse er veldig praktisk måte, som lar deg raskt og billig levere brev og bedriftspakker.
Det viktigste her er å gi kureren nøyaktige og omfattende instruksjoner, siden kurerer som regel enten er veldig unge mennesker som har liten interesse for arbeidet sitt, eller pensjonister som jobber for ekstra inntekt. Mange av dem kjenner ikke byen godt, andre har ikke nok kommunikasjonsevner til selvstendig å løse ethvert problem som har oppstått i forbindelse med levering av et brev (kontaktpersonen var ikke der, kommer ikke igjennom på telefon, blandet sammen adresse eller firmanavn osv.) . P.).
Forbered derfor kureren med detaljert trinnvise instruksjoner, tegn en plan for området, oppgi maksimalt antall kontaktnumre, diskuter med ham mulige alternativer for hans handlinger i forskjellige saker: plan A, plan B&hellip Ja, kjedelig. Men hvis klare instruksjoner ikke er gitt, kan kureren bruke hele dagen uten å levere brevet til adressaten.
Ekspressbudtjeneste (hasteutsendelse og levering av dokumenter, last) (TNT, DHL, UPS)
Disse store internasjonale ekspressleveringsselskapene har kontorer i Moskva og mange andre store russiske byer.
Slik levering er uunnværlig og ekstremt nødvendig når du sender presserende dokumenter til utlandet eller til andre avsidesliggende byer. Spesielt ekspresspost kan du stole på viktige dokumenter, for eksempel låneavtaler.
S.V. Ivanova,
psykolog, business coach, Moskva
undersøkelse
Et firmabrevpapir er et papirark, vanligvis A4-størrelse (210x297 mm), som bedriftsdetaljene er trykt på, inkludert:
1. firmanavn,
2. logo (hvis tilgjengelig),
3. kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post. nettsted (hvis tilgjengelig),
4. bankdetaljer (valgfritt).
Brevpapir er veldig viktig egenskap enhver organisasjon. Faktisk er dette et av reklamemediene. Tross alt, noen ganger er det der bekjentskapen begynner potensiell kunde eller en partner med din bedrift. Derfor antas det at ethvert selskap, uansett størrelse, bør ha sitt eget brevpapir.
Å lage et brevhode er det første trinnet i å skape en bedriftsidentitet. Det er tilrådelig å gjøre dette, selv om selskapet bare har én ansatt og ordet "bedrift" i dette tilfellet virker upassende for deg.
Teksten på brevhodet indikerer brevets alvor. Skjemaer av høy kvalitet indikerer at bedriften er oppmerksom på sitt eget image.
For tiden er det et stort antall trykkerier hvor kort tid Du vil være i stand til å utvikle et oppsett av et bedriftsbrevpapir, ved å velge et design som tar hensyn til spesifikasjonene til virksomheten din. Minimumskostnaden for designutvikling er fra 1000-2500 rubler. Her kan den resulterende modellen produseres.
Kostnaden for å produsere et brevhode avhenger av utskriftsmetoden. Nesten overalt vil du bli tilbudt minst 2 alternativer: digital eller offsettrykk.
Kostnaden for å produsere skjemaer digitalt vil være høyere per eksemplar, men det er mer lønnsomt for små bestillinger (opptil 3000 eksemplarer). I dette tilfellet er produksjonstiden for skjemaer betydelig mindre enn ved offsettrykk - fra 1 time til 1 dag, avhengig av trykkeriets arbeidsmengde.
Offsettrykkmetoden er økonomisk forsvarlig bare for store opplag av skjemaer. Når det gjelder produksjonstid for skjemaer, er det også betydelig dårligere enn digitaltrykk - fra 6-10 dager.
Brevpapir skrives ut som på vanlig papir. kontorpapir, og på den originale designeren, som kan ha større tetthet, forskjellige fargealternativer, vannmerker, teksturert preging, etc. Her er fancy flyreiser vanligvis bare begrenset av pris.
Men fortvil ikke hvis du ikke har penger til å få brevhodene dine profesjonelt produsert. I dette tilfellet tilbyr vi deg flere grunnleggende eksempler på selskapsskjemaer, ved hjelp av disse kan du selvstendig utvikle ditt eget skjema på 10-20 minutter, og du kan alltid skrive det ut på en vanlig skriver. Husk: korthet er talentets søster.
Det er viktig at brevpapiret ditt inneholder grunnleggende informasjon om selskapet og at din motpart alltid kan finne informasjon på det for å kontakte deg.
Formatering av et offisielt brev
Hei kjære leser!
Det er ingen hemmelighet at evnen til kompetent å komponere og formatere offisielle brev er en integrert del av profesjonaliteten til en ansatt, enten det er en direktør eller en mellomleder. Dette gjelder spesielt i de selskapene hvis motparter er store organisasjoner med rundt 500 ansatte. Et velskrevet brev er bildet av selskapet; det er en av komponentene i forretningsetiketten. dette er bedriftens visittkort, og betydelige konklusjoner kan trekkes fra dette tilsynelatende ubetydelige dokumentet.
Hvordan du formaterer brevdetaljer og innhold er definert
Standardinstruksjoner for kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter (M. 2001) og statlig standard GOST R 6.30-2003 "Unified documentation systems. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav."
Ensartede regler for dokumentutarbeidelse gir:
Brevets rettskraft
Høy kvalitet og rettidig utforming og utførelse av brev
Organisering av rask søk av bokstaver.
Regler for å skrive offisielle brev:
1. Brevet er skrevet på organisasjonens brevpapir. Du vil si, vel, regelen er allerede klar. Ja. Her om dagen fikk jeg en veldig viktig melding på e-post, i brødteksten, ikke på brevpapir. Men hva med rettskraft dokument?
2. I øvre venstre hjørne er det utgående dokumentnummeret og datoen for sammenstilling av det siste dokumentet angitt. Hver organisasjon etablerer uavhengig reglene for å tildele et utgående nummer til et dokument.
3. I øvre høyre hjørne skriver vi hvem brevet er ment til: til administrerende direktør Romashka LLC eller kommersiell direktør for samme LLC. Hvis du ikke vet det riktige navnet på stillingen, skriv ganske enkelt til lederen av bedriften, og så vil han selv bestemme hvem han skal skrive den til.
4. Sørg for å angi emnet for brevet i venstre hjørne: om refusjon, om forsinkelse i levering av materialer, etc.
4. Vi begynner bokstaven med ordene: Kjære IO (fornavn og patronym). Vi sjekker nøye for stavefeil. Hvis du er i tvil, dobbeltsjekk, Google vil hjelpe deg.
5. Vi avslutter brevet med takknemlige ord: med respekt for deg og din bedrift, takk på forhånd, med respekt, vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid, etc.
6. Under tjenestemannens signatur angir vi den som utfører dokumentet med et kontaktnummer.
Ting å huske på når du skriver et formelt brev:
Når du skriver et brev, er oppgaven din å mette det med informasjon, ikke følelser. Uttrykk tankene dine nøytralt, med fakta og logiske konklusjoner.
Hvis du henvender deg personlig til adressaten i et brev, er det personlige pronomenet Du, Du, Din osv. vi skriver med stor bokstav,
Du skal skrive i flertall: vi spør, vi informerer, vi indikerer, vi minner osv. Brevet representerer organisasjonens interesser, ikke personlige.
Etter å ha skrevet et brev, må du utsette det en stund – gjerne til i morgen. Vel, hvis noe haster, så i 20-30 minutter. Ta så det utskrevne dokumentet og les det på nytt. Sikkert vil du finne små feil, unøyaktigheter i formuleringer eller utelatelser.
Og viktigst av alt, husk at det er unntak fra enhver regel))).
Jeg håper denne artikkelen var nyttig, så jeg vil være takknemlig hvis du trykker på de sosiale knappene. nettverk.
Og til slutt, dessert - et brev til den tyrkiske sultanen:
Din Anastasia Zakharova
Laster inn...
