Тайните на управлението на времето или как да планирате работното си време продуктивно. Ефективно планиране и организация на работния ден: методи, правила и защо е важно

е нещо, което много от нас научават поради необходимост. Проблемът е, че ако дадено умение е придобито по необходимост, то идва с него лоши навици. И въпреки че самото умение е много полезно, не можем да го използваме в пълния му потенциал. Отделете време да прочетете информацията за управление на времето и можете да постигнете страхотни резултати.

Може да се похвалите със следните резултати:

• Отървете се от навика за отлагане и избягване на работа
• Оценявайте по-бързо и по-лесно представянето и способностите си
• По-малко притеснения за пропускане на крайни срокове
• По-голяма производителност на труда
• Повече време за почивка и обиколки в последния момент

е умение, което ще ви позволи да отделите време за развитие. И нещо ще помогне на всеки с това. Най-доброто нещо, което можете да направите, е да опитате различни подходи, докато разберете, че възприятието и отношението ви към работата ви са се променили.

1. Водете си бележки:запишете всичко, което можете. Вземете си дневник или бележник, ако все още нямате. Лично аз предпочитам малък, прост бележник с бяла хартия, защото не ви ограничава до чисти редове и кутии като стандартен планер.

Един прост списък с неща, които трябва да направите, ще бъде полезен за всеки от нас, но любимият ми е Трите списъка с три метода. Вашата цел е да се опитате да не създавате твърде много дълги списъци, които объркват при първия поглед към тях.

2. Използвайте времето, когато не работите:Използвайте времето, когато се разхождате, шофирате, стоите под душа или правите нещо друго „непродуктивно“, за да планирате. Помислете за целите си за днес или за следващия ден. Кои цели ще бъдат най-важни? Най-важното е да поставите правилно приоритетите си.

3. Насърчавайте се:Когато завършите нещо, особено ако е нещо важно, не забравяйте да си оставите време за насърчение. Авторът на „Портокал с часовников механизъм“, Антъни Бърджис, използва метода Мартини, за да изпълни необходимите задачи. Бърджис си постави за цел 1000 думи на ден. Когато изпълни дневната си норма, можеше да се отпусне с мартини и да си вземе почивен ден. Може би за някои от вас едно мартини няма да е най-доброто най-добра награда, но самият метод не е лош.

4. Съсредоточете се върху едно нещо: човешки мозъкдейства най-ефективно по време на концентрация. Както видяхме по-рано, жонглирането с много задачи наведнъж е пречка за добра производителност. Концентрирайте се върху едно нещо и го свършете. Уверете се, че задачите не се смесват една с друга. Понякога извършването на няколко задачи наведнъж може да бъде по-ефективно, но като цяло това не е така.

5. Избягвайте забавянето на работата по всякакъв начин:ако се стремите към максимална производителносттруд и рационално използване на времето, в никакъв случай не трябва да отлагате работа. Ако не се погрижите за това, тогава можете да забравите за производителността на труда.

6. Поставете си крайни срокове:Никой не обича срокове. Те причиняват стрес, раздразнение, безпокойство - и още повече стрес. Гарантиран начин да облекчите този стрес е да си поставите краен срок дори по-рано от действителния. Поставяйте си постижими цели, но бъдете взискателни към себе си. Предизвикайте себе си и в същото време, според точка 3, се наградете, че сте приели това предизвикателство. В крайна сметка това не само ще ви спести време и ще увеличи производителността, но също така ще ви остави много свободно време. реалистични срокове, чието неизпълнение е изпълнено със санкции за забавени плащания. Между другото, не злоупотребявайте с липсата на глоби; разработете свои собствени санкции за пропускане на вашите лични срокове.

8. Запишете плановете си в дневника си:В рутината на ежедневието често губим от поглед плановете си в перспектива. Воденето на дневник за записване на дългосрочни планове ще ви помогне да развиете визия. дългосрочни плановеи подобряване на изпълнението на текущите задачи. Всеки път, когато мисълта започне да се прокрадва в главата ви: „Защо трябва да върша тази работа точно сега? Предпочитам да се прибера вкъщи и да гледам Изгубени, просто вижте планера си. Ще мислите за ипотечните си плащания или за факта, че е време да платите за образованието на детето си. Преглеждайте своя плановик всеки месец, за да сте сигурни, че плановете ви са актуални.

9. Използвайте програмикато RescueTime: Това е просто приложение, което записва и прави графики как прекарвате времето си на компютъра. Тези „двуминутни“ почивки (само за да прочетете новините, да играете бърза игра онлайн или да пишете на леля Бети електронна поща) отнемат много време и намаляват производителността на труда. RescueTime ще ви помогне да видите как точно управлявате времето си и дори ще ви изпраща седмичен отчет.

10. Работа в екип:Този съвет има много общо с точка 7. Въпреки че някои хора може да се страхуват да помислят да се откажат от отговорностите си, това е безценен метод за повишаване на продуктивността на целия екип. Уверете се, че целите на екипа са ясни и разбираеми и че всеки знае за каква част от работата отговаря. Уверете се, че всички средства за комуникация са ви достъпни. Невъзможността да се свържете навреме не се отразява на производителността по възможно най-добрия начин. Давайте задачи на тези, които могат да ги изпълняват по-добре от другите, и нещата ще вървят по-бързо.

11. Избягвайте емоционалното и физическо изтощение:това се случва, когато тялото и умът ви вече не могат да се справят със задачите, които им възлагате. Не се насилвайте да правите невъзможното. Отделете време за задачите, които наистина имат значение, но винаги се уверете, че оставяте време за почивка. Спомнете си всичките си скорошни постижения и ще се почувствате добре. Това ви помага да придобиете увереност и колкото повече увереност имате, толкова по-добро е представянето ви.

Някой, който знае как да планира добре работно време, винаги има предимства пред другите. Опитайте се да използвате тези препоръки във вашия Ежедневието, и ще видите колко по-добре работите.

Знаете ли какво е планиране и колко е важно да направите план? Смята се, че когато отделяте малко време за планиране и организиране на работния си ден, спестявате многократно повече време поради добрата координация на събитията и правилната последователност на решаване на проблемите. Без съмнение планирането носи непрекъснати ползи и ползи.

Има известни статистики в мащаба на цели организации, според които учените са разбрали. Тези офиси, които се занимават със стратегическо планиране - в дългосроченпо-успешни и финансово по-богати от своите конкуренти, които не се занимават със стратегическо планиране. Планирането на деня е по същество същото планиране, но на тактическо ниво. Планирането е мощен инструмент за постигане на целите на всеки модерен успял човек. И така, ето основните предимства на планирането:

ЗАЩО ВИ Е НУЖНО ПЛАНИРАНЕ?

1. План на работния ден. Нищо няма да остане без внимание.

За съжаление, въпреки факта, че нашият мозък е най-мощното средствона работа, но паметта ни е много ограничена. Има хора с по-добра памет, има хора с по-лоша памет. Паметта може да се развие. Но когато има много неща за вършене, някои неща могат да убегнат от вниманието ни. А дяволът, както знаем, е в детайлите.

Учените смятат, че човешкият мозък средно е способен да държи в ума си седем обекта (плюс или минус два). Освен това това е много оптимистична оценка.

В допълнение към факта, че няма да забравим нищо, ние също се освобождаваме от стреса - спираме да се тревожим и да задаваме въпроса "свърших ли всичко за днес?" Лично аз в момента пиша тази статия, използвайки планер в моя планер.

2. Отделянето на време за планиране ще ви помогне да свършите повече.

Ползи от планиранетоочевидно. Когато обмисляте цялата работа предварително, тогава, от една страна, по време на работа не се разсейвате от нея. От друга страна, имате повече време, което можете да отделите или за допълнителна работа, или да напуснете работа по-рано. И двете по същество означават повишена производителност. Смята се, че съставянето на план за деня отнема не повече от 10 минути с чаша сутрешно кафе. И спестяването на време е поне два часа. В течение на месец това може да спести до 40 часа работа, което се равнява на пълна работна седмица на пълен работен ден.

3. Планирането на работния ви ден ви помага да подредите приоритетите.

Например, днес за първи път написах две статии, за които ще ми платят 1000 рубли за всяка. Тогава написах обща тематична статия за интересна темаи също отделих време на публикацията, която четете. Цялата тази работа е в списъка с приоритети. Тъй като имам ясен работен план за деня, не губя време за неприоритетни задачи. В резултат на това важните неща няма да бъдат забравени или отложени за по-късно. Нека бъдем честни със себе си. Често отлагаме важните неща за по-късно, за утре. Тоест много от нас страдат от отлагане.

4. Наличието на план за деня облекчава стреса и крайните срокове

Ползите от планиранетосъщо се крие във факта, че спираме да се тревожим за това, което трябва да направим днес, е неясно голям бройнеща, които трябваше да бъдат направени вчера. Избирате постижимо количество работа и работите ден след ден, което ви позволява напълно да избегнете крайните срокове и безкрайния стрес, защото нямате време да направите нещо. В резултат на това работният процес става предвидим и управляем.

Чували ли сте за? По същество планирането на работния ви ден ви позволява да използвате този принцип във ваша полза, което означава, че можете да постигнете многократно повече. Първо правим само най-важните dalas, защото... имаме обмислен план. След това можете да изпълнявате второстепенни задачи или да ги пренебрегнете напълно. Планирайте деня си и го превърнете в навик, но полагайте усилия за другите хора. Това важи особено за нови и сложни проекти.

Управлението на времето, планирането на работното време или управлението на работното време е важно умение за един бизнесмен. Успехът най-често се възприема като високо представяне и постигане на значими цели. Но не забравяйте: добре изразходваното време е друг ключов критерий за успех.

Цели за управление на времето

Управлението на работното време може да реши много цели и задачи, съвременният ритъм на живот ви принуждава да се отнасяте към времето с голямо внимание, а модерните и успешни треньори разработват много техники, които подчиняват времето на бизнес ритъма на живот. Но какво е изненадващо: много от законите за контрол на времето са открити и формулирани в средата на 20-ти век, някои дори по-рано - преди сто или дори повече години, когато бизнесът едва започваше да се налага и ритъмът на живота беше просто започва да се ускорява.

Законът на Паркинсон гласи: „Работата запълва времето, налично за нея“. Този афоризъм е ироничен, но правилността му се доказва от директния живот. Наблюдавайки себе си, своите близки, а след това и работата на държавните органи и официалните институции, английският историк забелязва, че както в ежедневието, така и в Публичен животчовек е готов да губи време за безполезни неща.

Законът на Паркинсон е формулиран от историка Сирил Норткот Паркинсън в статия, публикувана в британското списание The Economist през 1955 г.

Ако човек не се ограничава във времева рамка, той може да върши работата отново и отново, безкрайно коригирайки нещо, коригирайки, търсейки недостатъци, сякаш се стреми да доведе материята до абсолютно съвършенство, действайки не върху резултата, а потапяйки се себе си в процеса.

Спазването на този закон обаче не е догма. Напротив, задачата на всеки успял човек е да преодолее инерцията на това правило, да подчини този закон на своите планове и насоки.

Целта на управлението на времето е да организира работното време, да определя приоритетите, да контролира времето и да го изразходва рационално.

Принципи на планиране

Планирането винаги се състои от няколко нива:

• стратегически глобален (планиране за няколко години, това е суперцел или суперцели, които човек си поставя)
• стратегическо планиране за една година или шест месеца (тези общи задачи, което бавно, но сигурно ще доближи човек до неговата основна, основна цел)
• тактическо планиране за месеца и седмицата,
• тактическо планиране за деня.

Всеки от тях има различни изисквания, а методите за управление на времето също са значително различни. Те са много индивидуални и до голяма степен се формират от индивида самостоятелно.

Матрицата на Айзенхауер

Планирането за деня също, разбира се, е индивидуално, но в този случай бизнесът е натрупал много опит в управлението на времето. Основен принципежедневно управление на времетосе основава на така наречената матрица на Айзенхауер.

36 Президентът на САЩ Дуайт Дейвид Айзенхауер разработи приоритетна матрица, за да оптимизира натовареното си работно време. Той разбра: всички неща, които човек трябва да направи за един ден, могат да бъдат разделени на важни и маловажни, спешни и неспешни. В резултат на това се образува следният квадрат с 4 зони:

Най-трудното нещо е да разпределите всички отговорности и грижи в тези 4 групи: да разберете кои неща всъщност са важни и кои са маловажни. Според треньорите важните неща са тези, които ни доближават до целта и са свързани с планирането за годината.

Първият квадрат в идеалния случай трябва да е свободен, защото ако е зает, това означава, че важни неща не са завършени навреме и е налице натиск във времето. Маловажни и неспешни въпроси (като правило това са социална медия, безцелно телефонни разговори, компютърни игрии т.н.) в идеалния случай можете също така спокойно да загърбите и да се концентрирате върху важното и неспешното, заемащо ключово място в графика на работния ден. На спешни и маловажни въпроси може да се даде оставащото време или да се делегира изпълнението им на колеги или подчинени.

Принцип на Парето

Второ важен принцип е в съответствие с матрицата на Айзенхауер и е кръстен на социолога Вилфредо Парето. Второто име на принципа е принципът 20/80, Парето през 19 век. отбеляза: „20% от усилията произвеждат 80% от резултата, а останалите 80% от усилията произвеждат само 20% от резултата.“ Наистина е трудно да се спори с това: повечето отусилията не дават желаните резултати. Но приемането на този факт за даденост и прилагането му не само към резултатите, но и към изразходваното време ще се окаже много ефективно. Основното нещо е да намерите тези 20% важна информацияот писмо или делови разговор, което ще доведе до тези 80% от резултатите. През деня, сред цикъла на делата, изолирайте тези 20% от вашите планове, чието изпълнение ще донесе 80% успех.

Следствие от закона на Парето: Обикновено е твърде трудно и досадно да разберете какво се случва и често не е необходимо - просто трябва да знаете дали вашата идея работи или не, и да я промените така, че да работи, и след това да поддържате ситуация, докато не стане, докато идеята спре да работи.

Друг принцип на управление на времетосе основава на физиологията на човека и взема предвид неговите биоритми. През деня човешкото тялофункционира неравномерно, кривата на биоритъма изглежда така:

Когато планирате работния си ден, важно е да вземете предвид времето на висока производителност и не забравяйте да оставите време за почивка и възможност да се отпуснете и изключите, това ще ви позволи да се отървете от негативни последицидневен стрес.

Четвърти принцип планиранеможе да изглежда в противоречие с всичко описано по-горе, но спазването му ще допринесе за едно меко, спокойно усещане за изтичането на времето, усещането, че то е под човешки контрол. Един план не може да доминира над човек: променливостта и гъвкавостта на планирането са може би най-важните принципи на управлението на времето. Този принцип предполага способността да се променят плановете във времето и да се изграждат нови вериги от връзки между събитията. На практика това означава записване на важни и спешни въпроси като основни, които формират гръбнака на деня, оставяйки така наречените буферни зони за възможни промени, нови обстоятелства, непредвидени спешни дела.

С една дума, производителността и натовареността не могат да се смесват; планирането ще ви позволи да избегнете ситуации на липса на време и правилно определени приоритети, което значително ще увеличи производителността на вашия работен ден.

10 правила за планиране на работното време

Всъщност може да има толкова правила, колкото всеки човек може да избере от списъка по-долу.

• Правило за поверителност. На работа е желателно да можете да останете сами: ​​за да направите това, затворете вратите, задайте затворени часове, включете телефонния секретар, помолете секретаря за тишина. Времето за такава работа може да бъде определено сутрин или към края на работния ден, когато настроението за работа в офиса е намалено.
• Правило за работен блок. Цялата работа в офиса може да бъде разделена на блокове: телефонни разговори и делова кореспонденция, срещи и срещи с колеги, документация и бумащина. Извършвайки работа в подобни блокове, спестяваме усилия и не преминаваме от един вид дейност към друг.
• Правилото е малки части - правилни резени. Голяма, трудна задача, стратегическа задача не може да бъде изпълнена с еднократно прилагане на усилия, следователно всеки ден и методично завършване на малки части основен проект, ние тактически се приближаваме към глобалната цел.
• Правило за делегиране на отговорности. Възможността за делегиране на правомощия също е част от управлението на времето.
• Правило за регулиране и правило за краен срок. Поставете ясни времеви рамки бизнес среща, срещи или интервюта, както и обхвата на работа - означава съзнателно и продуктивно да нарушите закона на Паркинсон, превръщайки го в свой боен другар.

Волтер: Времето е доста дълго за този, който го използва; който работи и който мисли разширява границите си.

• Правило за приоритизиране. Постепенно можете да развиете умението, когато възникнат нови случаи и ситуации, мислено да присвоите на всеки от тях статус от матрицата на Айзенхауер: спешно - не спешно, важно - маловажно. Тогава приоритетите ще се подредят автоматично.
• Правилото за отчитане на времето от деня и биоритмите. Планирайте важни и спешни дела по-добре сутрин. Изпълнението им ще създаде ситуация на успех през работния ден. По-добре е да планирате вечер: според психолози и треньори, тогава подсъзнанието само ще изгради оптимално рутината за следващия ден за една нощ.

• Правило за водене на бележки: „Мислете на хартия.“ Бележките са необходими: те организират вашето съзнание, формират визуална картина в главата ви и ви помагат да се контролирате през целия ден.
• Правило за резултатите. Обобщението в края на работния ден може да създаде усещане за успех, продуктивност и да помогне за координиране на вашите действия и планове за бъдещи дни.

Методи за планиране на работното време

Основните методи за управление на времето са воденето на записи, календари и работни дни. В този случай за основа се вземат един или повече принципи за управление на времето: създаване обща схема, шаблон, който може да се адаптира, използва конкретно лицеза вашата рутина и ежедневие.

Един от методите на автора е изложен в книгата на Трейси Браун и се нарича „Оставете отвращението, изяжте жаба!“ Той включва разделяне на плановете на положително оцветени, приятни отговорности и неприятни. Ако внимателно и съзнателно анализирате плановете си за деня, определено ще намерите неща, които не искате да правите (грубо могат да се нарекат жаби или жаби). Това са нещата, които трябва да се направят първо: оставете настрана отвращението и метафорично „изяжте първо тази жаба“.

Брайън Трейси: И накрая, едно наблюдение: ако трябва да "изядете" жива жаба, не сядайте и не я гледайте твърде дълго. Пътят към постиженията високо нивопрофесионализъм и производителност се крие в придобиването на стабилен навик за решаване на най-важните задачи сутрин, без да губите време за други проблеми. Първо трябва да се научите да „ядете жабата“, без да се ангажирате с предварителни, често празни разсъждения.

В допълнение към тази техника, още един съвет: за да направите послевкуса още по-приятен, след жабата можете да „ядете десерт“: направете нещо приятно, обичано, носещо удоволствие и радост на работното място.

Интересен метод за планиране на работния ден беше предложен от Александър и Дмитрий Циглини, представители на школата на Франклин:

Видео за създаване на карта за деня

Бенджамин Франклин, авторът на известния афоризъм „Времето е пари“, също отбеляза следното: Богатството зависи главно от две неща: от трудолюбието и умереността, с други думи, не губете нито време, нито пари, а използвайте най-добре и двете.

Модерната форма за правене на планове за деня е специални програмиза смартфони и PDA устройства (органайзери), които се основават на възможности за календар или електронни таблици, което ви позволява да показвате дата, час, да посочвате времевата рамка за всяко събитие, да оставяте бележки и коментари, а също така да създавате не само тактически планове за ден, но и да видите стратегическо движение към основната цел. Те са мобилни, удобни и, най-важното, ефективни в съвременни условияживот.

Примерни програми

Чрез комбиниране на няколко техники и като вземете предвид възможно най-много принципи и правила за управление на времето, можете да създадете програмен шаблон.

Важно е да разберете основното: списъкът с неща, които трябва да направите, не е план. Той ще се превърне в план само когато успее да изпълни правилото на Брайън Трейси: „Планирането предшества правилните действия и предотвратява лошите действия.“

Ако отделите няколко минути, ще стане ясно кои задачи могат да бъдат комбинирани в блокове, кои задачи са твърде глобални, но важни и не спешни (те, напротив, са разделени на „четни парчета“), кои задачи могат да бъдат считани за „жаби“, които ще се превърнат в приятен и вкусен десерт. Можете да ги изобразите под формата на диаграми или диаграми, можете да ги боядисате в различни цветове.

Планирането и организирането на работата е ключът към по-нататъшното саморазвитие. Прочетете статията за основните принципи и правила на ежедневното планиране.

От статията ще научите:

Защо се нуждаете от ежедневно планиране?

Не всеки разбира защо трябва да планира работния си ден. В крайна сметка всеки човек, дори и без да планира, знае какви функции изпълнява и какви задачи стоят пред него. Много хора не виждат смисъл да правят планове за деня, тъй като винаги има неочаквани задачи, които могат да объркат всички предварително планирани точки.

Изтеглете документи по темата:

Ако сравните двама работници, изпълняващи еднакви функции и притежаващи еднакви способности, ще откриете, че обемът и качеството на работата, която изпълняват са различни. Един служител успява да реши както текущи, така и стратегически цели, второто - той няма време да изпълнява дори спешни поръчки и е принуден да остава след работа през цялото време. най-добри резултатикойто е повече ще покаже . Тоест някой, за когото процесът на планиране е ежедневна отговорност и нужда. Имайки план дори за психологическо нивопринуждава човек да се мобилизира. Той има фиксирана цел и се появява вътрешна потребност да я постигне.

Как да планираме ефективно?

Планирането и организирането на работата се извършва от служителя. Не мениджърът, а служителят трябва да си поставя задачи. В този случай той самостоятелно си поставя цели и действа в посоката, която избере. По правило процентът на изпълнените задачи при самостоятелно планиране е по-висок, отколкото при извършване на общо планиране. , разработен от реж.

Има система за планиране на работата, която е проверена в практиката и осигурява оптимално използване на работното време. Това е набор от принципи, следвайки които човек може да създаде компетентен, реалистичен и постижим план.

Първо определете какво трябва да включите в дневния си план. Тя трябва да бъде съставена, като се вземе предвид стратегически план, разработен за шест месеца или година. Планирането за всеки ден отчита всички задачи, планирани за изпълнение, както пряко свързани с работата, така и второстепенни. Например да поздравите колега за рождения му ден. В допълнение към елементите, които мениджърът очаква да бъдат изпълнени, личните въпроси също трябва да бъдат включени в плана. Това е необходимо за личностно развитиеи създаване на положителен имидж.

Когато планирате работа, големите задачи, чието изпълнение ще отнеме няколко дни или седмици, трябва да се разделят на стъпки и да се изпълняват последователно. За всеки етап задайте краен срок. Направете план за предстоящия ден, включително подзадачи. За да съставите план, можете да използвате обикновен хартиен дневник или специална програма.

Целта на планирането на работата не е изпълнение на плановите позиции на всяка цена, а своевременно и качествено изпълнение на приоритетни задачи и неотложни задачи. Следователно списъкът със задачи за изпълнение трябва да бъде сортиран и елементите да са подредени в низходящ ред по приоритет. В ход Можете да използвате няколко метода едновременно.

Например задачите с фиксиран краен срок и задачите, които изискват повече усилия за изпълнение, получават най-висок приоритет. Вторите по важност задачи ще бъдат ежедневните задачи, които трябва да бъдат изпълнени, и тези задачи, чиито дати за изпълнение са планирани за следващите дни. Най-нисък приоритет в ежедневното планиране се дава на незначителни въпроси, чийто провал няма да има значителни отрицателни последици.

Правила за планиране на деня

Подобно на планирането на работата на едно предприятие, планирането на работния ден на отделен служител трябва да следва правилата. Следването им ще ви помогне да гарантирате, че плановете ви се изпълняват по удобен за вас начин.

1. Планирайте не повече от 70% от работното си време. Това ще ви позволи спокойно да изпълнявате спешни непланирани задачи и да не сте нервни, ако трябва да бъдете разсеяни от изпълнението .
2. Не включвайте повече от три важни и неотложни задачи в дневния си план едновременно. Ограничете общия брой елементи на плана до десет.
3. Формирайте подобни случаи в блокове. Това ще помогне да се изпълнят с помощта на един алгоритъм, което ще намали времето за изпълнение.
4. Преместете процеса на планиране до вечерта на предишния ден. Ще имате време да направите корекции в плана, ако е необходимо.
5. Планирайте сложни задачи, като вземете предвид вашите биоритми. Някой е различен повишена производителностсутрин, някои на обяд, а някои работят най-продуктивно вечер.
6. Не започвайте нова задача, преди да завършите работата, която вече сте започнали. Ако трябваше да си вземете почивка, върнете се и довършете започнатото.
7. Не отлагайте изпълнението на непланирана задача, ако можете да я направите за няколко минути.
8. Правете почивки на всеки час, без да стоите на бюрото си. Посветете почивките си на леко разтягане, това ще ви помогне да „освежите“ главата си.
9. Не се бъркайте с постигането на цели, не си поставяйте задачи и не очертавайте обеми, с които ще бъде трудно да се справите.
10. Ако има неизпълнени задачи, които не са загубили своята актуалност, преместете ги в плана за следващия ден.
11. Организирайте своя работно мястопо такъв начин, че да е удобно за работа.

Заключение

Планирането за всеки ден е полезно и необходимо умение. Това е начин за самоорганизация и саморазвитие, гаранция, че можете да работите ефективно. Предложената система за планиране на работата ще ви помогне да разберете основните принципи управление на времетои успешно да използва тези знания на практика.

От тази статия ще научите:

• Какви са причините за недостига на работно време?
• Какви правила трябва да спазвате, когато планирате работното си време през деня?
• Какви методи се използват при планиране на работното време?
• Как да проверите ефективността на планирането на времето на служителите

Планирането на работното време включва ефективно управлениевремето и неговата технология рационално използванеза постигане на целите на една организация и подобряване на представянето. IN модерен святнаричан още управление на времето. Времето е най-незаменимият и ценен ресурс, затова трябва да се използва много рационално. Трябва също така да работите върху способността си да планирате работното си време.

Защо е толкова важно да планирате работното си време?

Да се ​​каже, че времето може да се управлява, не е съвсем правилно. Времето не може да зависи от никакви процеси, това не означава постоянна стойност, не може да ускорява или спира.

Важно е да можете да използвате различни инструменти за планиране на работното време, независимо от позицията на служителя в предприятието. Това е важно да се има предвид на всички нива – от подчинени до началници. Ефективното планиране на работното време пряко влияе върху производителността на труда и следователно върху печалбата на предприятието.

За всеки служител ефективното планиране на работното време влияе върху изпълнението на всички планирани задачи до необходимия срок.

Един от показателите, които трябва да се вземат предвид в една организация, е фондът работно време. Той определя изразходваните ресурси на работното време и влияе върху броя на работещите служители, а оттам и върху материалните разходи на организацията.

Кога е необходимо планиране на работното време?

Дефицит означава липса на нещо. При планиране на работното време този термин се отнася до липсата на работно време за изпълнение на определена задача от отделен служител или структурна единицаи организацията като цяло.

В резултат на това това може да доведе до забавяне на изпълнението на поръчката, което може да доведе до Отрицателни последици. Най-често неумелото планиране на работното време се свързва с неграмотността на ръководителя на организацията.

Причините, водещи до липса на време, се класифицират в три групи:

1. Лични качества на шефа.
2. Действия на лидера.
3. Независими причини.

Лични качества на шефа, които водят до загуба на работно време и са свързани с неправилно планиране, се изразяват в следното:

1. Суета, тоест неуравновесени и нервни действия, чиято ефективност е сведена до нулев резултат.
2. Системно бързане.
3. Липса на почивка поради забавяне на работа или подобрения в дома, необходими за възстановяване на високата работоспособност.

С неграмотните действия на шефа и без планиране на работното време, следните знацидезорганизация:

1. Липса на мотивация сред персонала.
2. Разрушаване на междуличностната комуникация в една организация.
3. Неспособност да се организират нещата според тяхното ниво на важност.
4. Неделегиране на някои правомощия на подчинени.

От гледна точка на планирането на работното време причините, които не зависят от волята на ръководителя и водят до недостиг на работно време за себе си и за всички служители на организацията, са:

1. Дълъг списък от задачи, ангажименти, задачи.
2. Непланирани действия.

В повечето случаи горните причини не се появяват отделно. Обикновено едното следва от другото.

В крайна сметка се развива ситуация на задънена улица, която може да бъде подобрена чрез ефективно планиране на работното време. Трябва също така да установите контрол върху изпълнението на планираните дейности и проверка на изразходваното работно време.

Основни правила за планиране на работното време през деня

Правила за планиране на работното време в началото на работния ден

• От самата сутрин трябва да се настроите на положително настроение. Трябва да се опитате да започнете всеки ден само с положителни емоции, тъй като настроението, с което започвате да решавате предстоящите задачи, е важно за постигането на резултати.
• Сутрин трябва да попълните енергията си и да се „заредите с хранителни вещества“, тоест да закусите и след това да отидете на работа.
• По-добре е да започнете работа по едно и също време. Такава систематичност ден след ден води до самодисциплина и помага да мобилизирате силите си.
• На сутринта трябва да проверите отново плана си за деня. За да направите това, можете да използвате метода за анализ ABC или принципа на Айзенхауер.
• Задачите, инструкциите и делата трябва да започнат незабавно.
• На първо място, трябва да решите най-важните проблеми.
• Ако имате помощник мениджър или секретар, трябва да съгласувате текущия план за деня с тях.

Правила за планиране на работното време в средата на работния ден

• Вашето работно място трябва да бъде подготвено за продуктивна работа. Трябва да премахнете документи и документи от работния плот, които все още не са ви необходими за изпълнение на важни задачи.
• Необходимо е да се постави конкретен срок за изпълнение на всяка точка от дневния план.
• Трябва да се въздържате от извършване на действия, които могат да предизвикат обратна реакция.
• Трябва да можете да премахнете допълнителни възникващи задачи.
• Лидерът не трябва да бъде импулсивен.
• Трябва системно да правите кратки почивки. Във всяка работа трябва да осигурите почивки. Тяхната редовност и продължителност трябва да бъдат индивидуални. Кратките почивки също трябва да се вземат предвид при планирането на работното време.
• Трябва да групирате малки, подобни задачи в групи и да ги изпълнявате последователно.
• Случва се някои служители да не изпълнят една задача, докато започват друга - първо трябва да довършат започнатото. Хаотичният преход в работата от задача към задача, а понякога и извършването на няколко неща наведнъж, няма да доведе до положителен резултат.
• Знайте как да използвате времеви интервали.
• Трябва да има един час почивка през деня.
• Необходимо е да се контролират сроковете за изпълнение на задачите и да се следи съставеният работен план. Когато се промени приоритетни задачинаправете промени в плана.

Правила за планиране на работното време в края на работния ден

• До края на работния ден трябва да приключите всички планирани задачи. Неспазване индивидуални задачиводи до риск от неизпълнение на целия план и като следствие от това до натрупване на казуси, които след „изчистване“ ще изискват допълнително време за работа.
• Трябва да следите изпълнението на плана, да сравнявате списъка на това, което сте планирали, с това, което сте изпълнили. Разберете защо сте се отклонили от курса. Това е предпоставка за продуктивна дейност.
• След анализа трябва да направите план вечерта нов ден, на сутринта - повторна проверка.

Влиянието на личните фактори върху планирането на работното време

Планирането на вашето работно време също е значително повлияно от това как сте се настроили. Вие сами може подсъзнателно да възпрепятствате ефективното планиране на работното си време. Какво точно може да ви спре:

1. Вашата несигурност житейска цел. Без да се стремиш към нещо е трудно да решиш как и с какво ще изпълниш живота си.
2. Харесвате усещането за постоянно шофиране. Планирайте интересни неща за правене извън работа, за да сте мотивирани да завършите работния си ден навреме.
3. Липсата на каквато и да е дейност ви плаши. Опитвате ли се да заемате всяка минута от работното си време, за да не останете сами с мислите си? Още по-добре, решете проблемите си веднъж завинаги.
4. Не знаете как да отказвате и сте готови да поемете всяка задача. Това ще ви накара да забравите за личния си живот.
5. Страхувате се да не се провалите. Запитайте се: „Какво лошо нещо може да се случи, ако се проваля?“ Имайте предвид, провалите ни помагат да продължим напред.
6. Страхувате се, че ще постигнете успех, за който все още не сте готови. Мислите ли какво се случва във вашия случай? кариерно израстване, вече няма да можете да бъдете толкова често със семейството и приятелите си. Общувайте повече с хора, които вече са постигнали себереализация, свикнете с усещането за успех.
7. Не сте готови за промяна. Страхът от промяна в живота произтича от страх от провал. Това може да бъде преодоляно чрез постепенно, планирано движение към вашата цел.
8. Страхувате се от края - за хората самата дейност е по-важна от нейния резултат.

Трябва да запомните, че след като решите един проблем, имате възможност да се заемете с по-интересен.

Най-често срещаните методи за планиране на работното време

Принцип на Парето (съотношение 80:20)

Според този принцип 20% от усилията водят до 80% от резултата, а останалите 80% от упоритата работа произвеждат само 20% от резултата. Например:

Принципът на Парето е приложим и в работата на мениджъра: служителят изразходва 20% от работното си време, за да получи 80% от резултата, останалите 80% от работното му време произвеждат само 20% от общия резултат. Това означава, че когато планирате работното си време, трябва да запомните, че е по-добре да започнете работния си ден, като решите най-важните и сложни задачи, а „дреболиите“ оставете за накрая.

Последователното прилагане на принципа на Парето става реално, ако анализирате всички задачи според техния принос към крайния резултат и ги подредите според ABC категории.

Използването на принципа на Парето става наистина възможно, ако всички задачи са систематизирани според важността им за постигане на резултата и подредени според категории ABC.

ABC планиране

Основната цел на планирането на работното време на ABC е да извърши последователно приоритизиране на задачите. ABC планирането може да се извърши във всяка сфера на дейност. Ако анализираме по-важните и по-малко важните неща в процентно изражение, ще видим, че това съотношение ще бъде приблизително еднакво. Започваме да планираме работното време, като разделяме всички задачи в три категории според тяхната важност. Буквите A, B и C се използват за това. Методът за планиране на работното време стана популярен сред мениджърите поради факта, че дава осезаеми резултати.

Методологията за планиране на ABC се основава на следните принципи:

• Категория А включва най-значимите задачи, които съставляват 15% от общия брой задачи на мениджъра. Но това са наистина значими задачи, които съставляват 65% от приноса за изпълнението на плана.
• Категория B включва просто важни задачи; те ще представляват средно 20% от общ бройзадачи и имат 20% важност в дейностите на мениджъра.
• Категория C включва най-малко значимите задачи; те ще съставляват 65% от общия брой задачи и имат само 15% от важността на целия резултат от работата.

Според тази техника първо трябва да решите най-важните задачи, след това да преминете към малко по-малко важни и накрая да оставите второстепенни задачи, които нямат голямо влияние върху резултатите от вашата работа. Това трябва да се има предвид при планирането на работното време.

Метод на Айзенхауер

За да подредите правилно приоритетите си, когато планирате работното си време, можете да използвате метода на Айзенхауер.

Задайте си въпроси:

• Имам ли навика да си губя времето в работа върху една спешна задача, вместо за друга също толкова спешна?
• Не е ли възможно много от най-важните задачи да останат напълно нерешени поради този мой навик?

Според принципа, предложен от американския генерал Д. Айзенхауер, предимството на решаването на проблеми трябва да се разглежда въз основа на тяхната значимост и определеното време.

Всички неща, които трябва да се направят, могат да бъдат разделени на четири групи:

1. Всички спешни и най-значими задачи, които трябва да се свършат приоритетно.
2. Спешно, но не толкова важно. Въпросът е, че тъй като те са спешни, ние искаме да сме сигурни, че ще ги разрешим толкова бързо, колкото ако са много важни, прилагайки максимума от нашата енергия. Но ако не е толкова важно, тогава е по-добре да ги отложите или да прехвърлите решението си на някой друг.
3. Значително, но не толкова спешно. Поради факта че тази групанещата не са спешни, те се отлагат за по-късно. Но в един момент и те стават много важни, но вече няма време да ги завършите. Време е да ги предадете на някой друг за внимателно изпълнение. Когато дадете важна задача, това мотивира и развива персонала.
4. Неспешни и маловажни задачи. Задачите от тази група често заемат много място на вашия работен плот. Мнозина, без да разбират същността на планирането на работното време, изпълняват тези задачи, въпреки факта, че отделят много време за тях. Ако трябва да се направят, опитайте се да отделите минимум време за тях.