Подобряване на качеството на работата на служителите. Как работи. Методи шест сигма

Какво да направите, когато персоналът е натрупан, но това не дава очакваните резултати? Има решение на проблема и много компании вече са започнали да прилагат методологията Six Sigma в подобни ситуации.

Six Sigma е методология и набор от инструменти, които ви позволяват да анализирате работни потоци и да правите пробиви.

Подобно на пътна карта, тази техника води до решаване на провали в бизнес процесите. Six Sigma ви помага да погледнете на проблемите от гледна точка на клиента и да ги разрешите.

Благодарение на това клиентите бързо забелязват разликата, което се отразява положително на финансовите резултати на компанията. Тази техника е особено популярна, ако компанията има задачата да излезе на световно ниво, за да отговори на изискванията за управление на качеството.

Six Sigma е методология за елиминиране на дефекти във всеки производствен процес, от производството на „продукт“ до обслужването на клиенти.

Терминът Six Sigma е статистически параметър, той предполага анализ на 3 величини:

Случайна променлива (качество на работния процес);
стандартно отклонение (допустими дефекти в работата);
среден (среден процент на дефекти в определена дейност).

За да започнете да работите по този метод, е необходимо да определите тези стойности в бизнес процеса на организацията.

Основната идея на техниката е да се намали стандартното отклонение с помощта на различни инструменти за управление на работния поток.

Внедряване на методологията Six Sigma

Прилагането на методиката става на етапи, от едно ниво на управление към друго. За реализиране на проекта за внедряване на методологията Six Sigma се формира отговорна група, която се превръща в ключово звено в този процес.

Групата обикновено включва:
1. Мениджъри или собственици на компании: насърчават прилагането на методологията и осигуряват всички необходими условия.

3. Мениджър на средно ниво: изготвя програма за развитие за конкретен проект и обучава своите хора (водещ специалист и обикновен специалист).

4. Старши/водещ специалист: отговаря за внедряването на ново и оптимизацията в конкретни тесни задачи. Той анализира как най-добре да се изпълни задачата и може да предложи варианти за нейното изпълнение. Обикновено този член на групата докладва на гореспоменатия среден мениджър.

5. Специалист: изпълнява възложените задачи, отговаря за качеството на изпълнение в рамките на проекта.

Работата на групата може да бъде разделена грубо на 4 етапа:

1. Поставете цели за подобрение. Изследването на клиентската база помага в този въпрос.Важно е потребителите на продукти или услуги да определят нивото на качество на работата, от която се нуждаят (безопасност, цена, скорост на доставка, обслужване и т.н.).

2. Да идентифицира в текущия режим на работа на компанията процесите от първостепенно значение и незначителни за клиента. В бъдеще ще е необходимо да се отървете от последното.

3. Изберете инструментариум за бързо подобряване на производителността.

4. Включете персонала в екипната работа. Всъщност резултатът от използването на Six Sigma ще бъде добър само с участието на целия екип, с желанието му да се подобрява, да расте и да се подобрява.

Методи шест сигма

Методите от Six Sigma могат да бъдат разделени грубо на 3 групи: подобряване на съществуващата система на работа, създаване на нова система и управление на работата.

Подобряването на съществуващата система на работа се осъществява чрез пет последователни метода:

1. Определяне на екипа, отговорен за проекта 6 Сигма и проблематика, с която ще работят. Тази група трябва да има ясни цели, да има властта да ги постигне и да носи отговорност за резултата.

2. Измерване на съществуващи процеси. Отговорният екип оценява как се изпълняват задачите в момента, събира данни и прави предположения за възможни причини за отклонения при решаването на проблеми.

3. Анализ на установените отклонения. По време на този етап екипът проверява за отклонения, търси причините за тях и избира методи за отстраняването им.

4. Подобряване на производителността. Тази стъпка включва разработването и прилагането на мерки, насочени към подобряване на работните процеси, съществуващите системи и подходи. Това може да включва обучение на персонала, въвеждане на нови методи на работа, споделяне на опит и прилагане на нови методи, избрани в предишната стъпка.

5. Контрол. На този етап подобрените процеси се стандартизират. Специалистите, отговорни за проекта, постоянно следят качеството на изпълняваните задачи. Целта им е да открият възможни несъответствия и да посочат начина за корекция.

Създаване на нова работна система:

За да се създаде нова система, работата е насочена към изпреварване на очакванията на потребителите и предотвратяване на възможни неуспехи. Прилагането на методите преминава през същите стъпки, но целта им се променя:

1. Определяне на екипа, отговорен за проекта за създаване на нови работни потоци. Екипът трябва да има власт и отговорност. Първото нещо, което правят, е да формулират целите на новата система на работа.

2. Измерване. Задачата на екипа е да определи параметрите, по които ще може да се съди за успеха на новите задачи и за постигането на поставените цели на първия етап.

3. Анализ. На този етап се разработват и анализират правилните алгоритми за изпълнение на нови задачи.

4. Подобрение. Етапът включва създаване на подробни инструкции за подобрени или нови процеси, обяснения и тяхното прилагане.

5. Контрол. Екипът, отговорен за проекта, осъществява системен контрол върху изпълнението на задачите. Целта е да се оцени качеството на работа, да се наложат правилните алгоритми за действия при решаване на нови проблеми и да се оцени осъществимостта на поставените цели.

Управление на работните системи

Управлението на работните системи е една от най-важните стъпки при внедряването на Six Sigma. Като правило, за да постигне целите, компанията едновременно подобрява старите системи на работа и въвежда нови. Ето защо управлението на тези процеси играе първостепенна роля.

1. Първата стъпка за решаване на въпроса за управлението е формирането на списък с изисквания. Те се формират на базата на идеи за резултата от работата от собственици на бизнес и крайни потребители.

3. Когато индикаторите са дефинирани, е необходимо да се анализират процесите, чрез които са постигнати. Това помага да се очертаят варианти за подобряване на системата за управление.

4. Контролът се постига чрез следене на качеството на изпълняваните задачи и корекция за изпълнението им в съответствие с избраните изисквания.

Шест сигма инструменти

Във всяка организация, в зависимост от нейните дейности, се избира индивидуален списък с инструменти за анализ и оценка на качеството на работа, тъй като ако не извършвате систематични измервания, е невъзможно да се проследява и управлява динамиката.

Като основа за измервания можете да вземете или готови инструменти, или да промените нещо за себе си. В момента 6 Sigma предлага много инструменти, които да ви помогнат на всеки етап от вашия проект за оптимизация.

Примери за инструменти:

Те помагат да се оцени динамиката на промените в показателите за продукт или услуга. За да направи анализа ясен, графиката показва горната и долната граница на допустимите промени, както и средната стойност.

Координатите в графиката могат да бъдат посочени чрез отделни индикатори на всеки един параметър или тяхната сума (стойността, която всички са имали едновременно). Линейните диаграми ви позволяват да оцените как процесите са се променили на определени интервали, като по този начин можете да изберете най-ефективните методи на работа и управление.

Анализ на грешките.
Методът дава възможност да се оцени как производствените проблеми влияят на крайния потребител. В този случай се анализират причините и последствията от грешките.

Можете да вземете таблицата като основа за анализа:

Таблицата може да бъде допълнена с колони за изпълнители, оценка на дефекти и др. Броят на колоните се определя индивидуално за организацията. Методът ви позволява да предвидите вероятността от бъдещи грешки и да определите кои процеси трябва да бъдат оптимизирани.

Изграден е в колони, всяка от които съответства на грешка, а височината отразява честотата на нейната поява. Тази диаграма ви помага да приоритизирате отстраняването на неизправности, разработката и обучението на персонала. Както показва практиката и потвърждава принципа на Парето, 20% от погрешните действия водят до 80% загуба.

Диаграма на дървото.

Позволява ви да систематизирате причините за неуспехите. Най-ефективно е да използвате команди след мозъчна атака на тема "Причините за проблеми в работата". Той показва взаимовръзката на причините, тяхната йерархия, като по този начин помага да се намери коренът на проблема, а не да се бори срещу върха.

Инструментариумът на техниката е голям, а описаните опции са само малка част от най-популярните инструменти от голям списък. Във всяка област на дейност инструментите се допълват, модифицират и този списък непрекъснато ще се увеличава.

Сега набира популярност методологията за разработка Six Sigma, която позволява на компаниите да влязат на ново ниво на производителност и по този начин да намалят разходите, да премахнат неефективните процеси и да внедрят процедури, които водят до по-добри резултати. Внедряването изисква професионализъм и инструменти, за да работи методът ефективно, поради което специализираните организации предлагат програми за обучение и сертификати за овладяването му.

"Компания номер едно" или идеална компанияАко компанията е част от общност, държава, ако компанията има високи етични стандарти, финансова сила, атрактивни локации, прогресивни условия на работа в дългосрочен план - това ще бъде моята идеална компания И също така, ако компанията има гъвкави условия на труд, ясен път за повишение, конкурентно възнаграждение, международна кариера и възможности за кариера, последвани от солидна финансова база с работа на пълен работен ден, са най-важни за мен. За да бъде идеална компания, тя трябва да има ясна визия за мисията и идеите за управление на компанията, за да заеме своето място в този голям свят.

Има много предимства на добрата корпоративна култура. Някои от тези предимства включват производителност, морал и мотивация на служителите, повишена комуникация и сътрудничество, текучество на служителите и печалби на компанията. Компаниите трябва да работят, за да постигнат "добра" корпоративна култура, но като потенциален служител можете да бъдете съпоставени с култура доста бързо по време на интервюто. Задайте си следните въпроси, за да определите фирмената култура:

• Ще участвам ли в решения, които ме засягат?
• Служителите на компанията фокусират ли се върху намирането на работа, а не върху политиката?
• Ще бъда ли отговорен лично за работата си?
• Ще се радвам ли да се присъединя към тази компания?

Ако можете да отговорите с „да“ на тези въпроси, можете да сте абсолютно сигурни в залога, тогава тази компания е близо до идеалната. Какво трябва да направя?

Подобряване на организационната култура

Обучаването на вашите хора в правилната посока е важна стъпка към повишаване на културата на организацията. Когато вашите служители знаят как да правят нещата правилно и какво очаква компанията от тях, конфликтите и грешките могат да бъдат значително намалени.

Обсъдете с членовете на екипа текущата култура на организацията. Направете промените, които намирате за оправдани. Поддържайте здравословна комуникация с екипа си. Разкажете на екипа за ръководството на организацията и стратегиите, приети за създаване на по-ангажираща фирмена култура. Конфликтът е неразделна част от всяка организация и има много общо със здравето на нейната култура. Следователно, когато възникнат конфликти, ръководството трябва да ги разрешава бързо и приятелски.

Създаване на обективна, прозрачна и справедлива система за разрешаване на конфликти.

Позитивната фирмена култура може да направи чудеса за вашия бизнес, като превърне обикновените служители в супер работници, които отиват по-далеч и над вашите конкуренти.

Осигурете лесен достъп до информация

Дайте на служителите бърз достъп до информация, за да могат да вземат свои собствени решения с информацията, от която се нуждаят. Неспазването на това може да доведе до загуба на възможности и доходи.

Увеличаване на ангажираността на служителите

Без чести взаимодействия между служителите се пропускат добри идеи и възможности. Резултат: Ценни работници, разочаровани от своята незначителност, което може да бъде обезсърчаващо в резултат на лошо сътрудничество. И все пак, как развивате ангажираността на служителите, когато много хора работят дистанционно? IP мрежа с интегрирани гласови, видео и безжични комуникации осигурява интерактивни уеб видеоконференции, IP телефония и други инструменти, които улесняват сътрудничеството.

Подобрете качеството на обслужването на клиентите за вашата компания

В трудна икономическа среда подобряването на обслужването на клиентите може да бъде ключът към оцеляването. Репутацията на една компания зависи от качеството на обслужването на клиентите. Оплаквайте се клиенти и вашата клиентска база ще расте за сметка на техните близки и съседи, които ще им бъдат препоръчани от доволни клиенти, които работят с вас. Но ако човек е недоволен, това може да предизвика и устни съобщения. „Опитът, който хората са придобили от работата с вашата компания, а след това това, което чуват от приятели и семейство, се отразява на тяхното възприятие и вероятност да правят бизнес с компанията. Разберете какво е важно за клиентите. Бързината и достъпността на услугите са универсални истини. Подобряване на обслужването на клиентите – започва с вашите хора. Най-важният човек в схемата за обслужване на клиенти е мениджърът, тъй като текучеството на персонала се управлява директно от мениджъра. Други важни качества са емпатия, последователност и търпение. Опитът е жизненоважен, но може да бъде нож с две остриета: твърде много и говорителят може да изглежда педантичен или снизходителен; твърде малко и представителят няма да знае как да се справи с чувствителни ситуации. Подобряване на обслужването на клиенти: Използвайте онлайн инструменти за персонализиране на помощта Вашият уебсайт обикновено е първият път, когато клиентите опознават вашата компания, така че началната ви страница трябва да бъде удобна за потребителя.

Всеки нов ден ви дава възможност да продължите напред. Можете да подобрите бизнеса си на няколко фронта: като увеличавате печалбите, намалявате загубите, печелите повече клиенти, разширявате пазарите.

1. Определете основните си ценностиКаква е вашата мисия? Какво прави вашия бизнес най-ценен?

2. Правилните хораОценете потенциала на хората, които наемате, и тяхното съответствие с основните ценности и корпоративната култура. Задавайте конкретни въпроси в интервюта, които се фокусират върху лоялността, страстта към вашата работа и способността ви да общувате и работите с другите. Тези черти могат да имат значително влияние върху производителността и сплотеността на вашите служители.

3. Изградете система на доверие и отчетностВашите служители трябва да знаят, че ги уважавате и вярвате в техните способности. Нека започнем с овластяване на квалифицирани служители да участват в решенията, засягащи компанията. Малко допълнителна отговорност показва вашата увереност. Ако вашите служители направят грешка, дръжте ги отговорни – не ги наказвайте за неуспехите им, а като ги анализирате. Бъдете наясно какво се обърка, как да го поправите и как да се уверите, че никога повече не се случва. Доверието и отговорността надхвърлят взаимодействието на служителите, отношенията с клиентите също са много важни. Ако вашият бизнес не е честен с клиентите си, това може да навреди на взаимоотношенията между служители и клиенти. Учете се от грешките и спазвайте обещанията си.

5. НаградаХората обикновено реагират добре на добре спечелените похвали и са мотивирани да продължат да вършат добра работа, която поддържа основните ценности на вашата компания. Най-добрият начин да използвате този факт е да създадете стимули за производителност, които възнаграждават служителите, когато постигнат цел. Наградата не е задължително да е парична – като алтернатива можете да предложите малки, уникални предимства като най-доброто място за паркиране или почетно звание (напр. Служител на месеца). Силата и жизнеността на вашата корпоративна култура се свежда до това, че вашите хора вършат работа, която насърчава вашите основни ценности. Това положително отношение ще се разпростре върху всичко – подобряване на взаимоотношенията с клиентите, получаване на нова поръчка и подобряване на вашата марка, както се възприема от хората извън вашата компания.

Как да подобрим морала на компанията, без да харчим пари

Моралът на компанията е ключов показател за удовлетвореността на служителите. Данъчните облекчения са от решаващо значение при наемането на талантливи работници. Въпреки това, непаричните награди остават критичен ресурс, който пряко влияе върху подобряването на морала на компанията.

1. Определете какво мотивира служителите, като ги интервюирате в области от значение за кариерното развитие: лидерство, похвала, признание, статус, цели за постижения и лидерство на другите.

2. Свържете визията на компанията и нейната мисия, като свържете индивидуалните цели на служителите. Създайте атмосфера, която изразява искрена загриженост за вашите служители. Помолете персонала да донесе снимки, кратки истории и сувенири. Животът на служителя и общото благополучие се вписват в големите цели, мисия и визия на компанията.

3. Създайте чувство на увереност в способността на компанията да осигури ресурси на служителите, за да успеят.

4. Подчертайте постиженията и успешните истории на служителите, като ги публикувате на видно място.

5. Покажете пример. Моделът на поведение, който търсите в служителите си.

6. Насърчавайте откритата комуникация за постигане на целите си.

7. Увеличете нивото на отговорност. Поставете ясни цели, които да постигнете. Бъдете готови да обясните на служителите си как да постигнат целта. Бъдете на разположение на служителите. Помогнете им да идентифицират проблемите, като работите заедно за преодоляване на препятствията и им обясните как да постигнат личен успех. Насърчавайте служителите да бъдат проактивни при решаването на проблеми и да приветстват техния принос.

Бъдете креативни в създаването на продуктивна и ангажираща работна среда. Отпечатайте плакати с вдъхновяващи послания и ги покажете на видно място.

1. Уверете се, че вашите служители разбират какво очаквате от тях. Служителите, които разбират какво се очаква от тях, са много по-доволни и продуктивни от служителите, които трябва да отгатнат какво е необходимо, за да завършат успешно работата си.

2. Усмивки. Усмивките са заразни; ако се усмихвате, вашите служители също се усмихват. Обратното също е вярно. Ако прекарате деня си с гримаса на лицето, служителите ви ще възприемат киселото ви настроение.

3. Осигурете положително признание. Служителите трябва да чуят, че вършат добра работа, за да продължат да вършат добра работа.

Проучванията показват, че много служители са по-мотивирани, ценени и оценени за работата си, отколкото за увеличение на заплатата или допълнителни стимули.

4. Позволете на служителите си да си тръгват по-рано понякога, ако свършат работата си по-рано. Някои служители не искат да се приберат вкъщи и това е добре.

5. Направете работната си среда забавна. Например, състезанията са чудесни за повдигане на настроението и в резултат на това производителност на работата. Рано или късно хората ще спрат да се страхуват от работата. Можете да увеличите мотивацията и лоялността на компанията, като въведете по-малко строг график, свързващ времето на работа с резултата. Служителят може да се чувства отговорен за производителността на своето време.

Определете какво може да предложи вашата компания за подобряване на работната среда. Стимулите, допълнителното обучение и други предимства повишават производителността.

1. Разберете какво мотивира вашите служители. Дайте им възможност да се самооценят, за да видят какво пречи на производителността на работното място. Може би трябва да се подобрят условията на работа (скорост на интернет, наличието или отсъствието на важни за работата устройства и т.н.).

2. Извършването на ефективни промени в най-кратки срокове може да увеличи производителността без друга цена. Добавянето на нови ресурси, гъвкавото време, образованието на хората също са важни компоненти на мотивацията и производителността.

3. Премахнете неефективните ресурси. Това може да бъде оборудване или хора. Понякога лошото оборудване или лошият работник могат да доведат до по-малко желани резултати от дадена дейност. Надстройте инструменти, които са от съществено значение за производствения процес, или заменете работник, който отказва да изпълни стандартите, определени от ръководството. Подобрявайки околната среда, можете да промените крайния резултат в своя полза.

Работодателите могат да увеличат производителността сред работниците, като подобрят условията на труд и премахнат бариерите, които пречат на работниците да се представят най-добре. Ръководството трябва да предостави на работниците инструментите, от които се нуждаят, за да изпълняват своите отговорности.

Тийм-билдинг

Събития като корпоративни партита или излети ще подобрят морала на служителите и ще позволят на служителите да се опознаят по-добре извън офиса. Взаимоотношенията, изградени извън компанията, могат да подобрят екипния дух в работата. Събитията и дейностите също подобряват удовлетвореността на служителите, което може да доведе до повишена производителност.

Връзка

За да възнагради служителите, ръководството трябва да съобщи своите цели на служителите. Редовните срещи ще помогнат за поддържането на ясна визия за целите на служителите. Работниците без ясно разбиране на целите на компанията е по-малко вероятно да работят за постигането им.

Служител по признаване

Мениджърите и надзорните органи могат да мотивират служителите, като ги насърчават и мотивират да постигнат целите си. Похваленето на служителите за добре свършената работа ще помогне да се вдъхновят служителите да дадат най-доброто от себе си. Този служител може също така да вдъхнови други служители за продуктивно постигане на целите. Паричните и други стимули също са добри начини за повишаване на производителността.

Заобикаляща среда

Работната среда може да играе голяма роля в производителността сред работниците. Местоположението на офиса трябва да бъде ефективно и да позволява на работниците да вършат работата си безпрепятствено и безпрепятствено. Освен това, предоставяйки работно пространство в офиса, например, личното бюро насърчава чувството за принадлежност, което може да подобри морала и удовлетвореността на служителите. Подобреният морал и удовлетвореността от работата водят до повишена производителност.

Ограничаването на времето за комуникация както между служителите, така и в интернет може да увеличи вашата производителност. Трудно е да бъдеш продуктивен в днешния свят, където разсейването и ситуациите варират от телевизия до интернет до домашния компютър и смартфон. Добавете към това традиционните разсейвания на семейството, децата, приятелите и колегите и е невероятно как можем да свършим всичко за нула време. За щастие има стъпки, които можете да предприемете, за да потушите разсейването и да подобрите производителността. Отървете се от крадците на времето. Изключете телевизора си, излезте от имейла си, излезте от социалните медии и други сайтове като Twitter и Facebook, спрете безмислено да сърфирате в уебсайтове и блогове. Интернет може да се разглежда като изобилие от полезна информация или голяма загуба на време, в зависимост от това как го използвате. Ако можете напълно да изключите връзката с интернет, направете го. Ако работата ви, от друга страна, изисква да използвате интернет, за да отговаряте на имейли или изследвания, ограничете използването на социални медии и четене на ненужна литература и вестници. Намерете тихо място, за да свършите работата си. Шумът и трафикът могат да разсейват. Може да има по-тихо място без разсейване, като обществена библиотека или собствен домашен офис.

Комуникация на работното място

Разговорът със служителите на почивка за кафе е добре, но постоянните разсейвания от личен имейл, текстови съобщения, незабавни съобщения или посетители могат да бъдат пагубни за вашата производителност. Кажете на служителите да не бъдат безпокоени през определени часове, през които трябва да сте по-продуктивни. Уведомете приятелите и семейството си за това.

организация

Организирайте бюрото си, за да го освободите от бъркотията, която може да ви разсее. Не забравяйте да запомните къде имате всичко, чак до кламерите, химикалката и тетрадката. Работното място без претрупване ще ви помогне да направите по-продуктивни. Не забравяйте да организирате и времето си. Отбелязването на важни срещи и крайни срокове за проекти в календар ще допринесе за вашата производителност и ще ви позволи да видите конкретни цели.

Стимули

Създайте система за награждаване за постижения. Например, ако документ от 10 страници трябва да бъде изпратен в рамките на две седмици и искате това да бъде направено навреме, създайте стимули да пишете поне една страница на ден. Стимулът може да бъде времето, прекарано в любимия ви сайт, след като завършите страницата за този ден, или може да бъде филм или среща с приятели. Възнаграждението ви за упоритата ви работа ще увеличи шансовете ви да бъдете продуктивни.

Оптимизацията на бизнеса е модернизиране на алгоритъма от действия, насочени към постигане на целите на компанията. За да може организацията да работи ефективно и да отговаря на условията на съвременния бизнес, е необходимо да се избере най-добрият вариант за актуализирания път, който компанията ще следва в бъдеще.

За какво е бизнес оптимизацията?

Бизнес процеси- Това са повтарящи се, взаимосвързани действия, извършвани за постигане на определени резултати от компанията.

Каква е целта, която преследва една организация, която решава да оптимизира бизнес процесите?

• увеличаване на рентабилността на бизнеса;
• подобряване на управляемостта на бизнеса;
• постигане на точно прогнозиране и подобряване на качеството на процесите на планиране;
• да повиши стойността на компанията в очите на потребителите;
• подобряване на взаимоотношенията между служителите на различни отдели на компанията;
• оптимално разпределение на всички ресурси на предприятието и намаляване на разходите;
• подобряване на качеството на работата на служителите;
• подобряване на качеството на адаптация на новоназначените служители;
• определят и определят зона на отговорност на всеки от служителите на компанията.

Оптимизация на бизнеса- Това е доста продължителна процедура, която е успешна само при стабилна, непрекъсната работа в тази посока. Основата за оптимизация на бизнеса ще бъде вече работещата система от бизнес процеси, но изискващи допълнения, тоест подобрения в изходните данни. Точно това е разликата между оптимизирането на бизнес процесите на организацията и реинженеринга, при който бизнес дейностите се стартират от нулата.

Оптимизацията на бизнеса е по-малко рискова от радикалните промени, които настъпват по време на реинженеринг.

Основната задача на оптимизацията на бизнеса- подобряване на съществуващите процеси в предприятието, премахване на всички видове отклонения и неточности, повишаване на ефективността на въведените в работата принципи и бизнес процеси, както и установяване на връзка между тях.

Въпреки това оптимизацията на бизнеса се въвежда в някои големи предприятия и с времето придобива колосални размери, което наподобява реинженеринг. По-подходящо е такова преходно състояние да се нарече или "глобална оптимизация", или "частично реинженеринг".

• Оптимизация на компанията: максимална печалба с минимални усилия

Оптимизация на бизнесае един от начините за управление на бизнес процесите както в малки, така и в големи компании. За да се извърши правилно процедурата, е необходимо да се спазват някои принципи, осигуряващи най-голяма ефективност на прилаганите действия, които са разбираеми за всеки от участниците в процеса:

• важно е да се наблюдава посоката на движение на оптимизацията на бизнеса: от частна към обща, отдолу нагоре;
• само съществуващи бизнес дейности, които са последователни и прозрачни, подлежат на оптимизиране. Ако не можете да дефинирате и опишете бизнес процесите на компанията, тогава трябва да ги създадете наново, тъй като няма обект за оптимизация;
• като вземете предвид всички последици от оптимизацията на бизнеса, обърнете специално внимание на това как това се отразява на крайния изпълнител, оценете сложността и обема на извършената от него работа;
• оптимизирането на конкретен бизнес процес не трябва да води до дисбаланс в друг. Изберете внимателно начини за оптимизиране на вашия бизнес и анализирайте вероятните последствия от тях.

Оптимизация на бизнеса- това е старателна и дългосрочна работа, с правилния подход, към който можете да оправдаете разходите на предприятието, свързани с неговото въвеждане.

Основната задача за оптимизация- да повиши ефективността на бизнеса чрез премахване на дисонанса между целите, мисията, както и вътрешните и външните обстоятелства на компанията.

Чрез въвеждането на процедура за оптимизация на бизнеса в предприятието можете да постигнете следното цели:

1. Стига до пълно взаимодействие между всички отдели на предприятието.
2. Да се ​​подобри качеството на произвежданите стоки, работи, услуги.
3. Оптимизирайте дейности като скорост на доставка, скорост на обслужване и т.н.
4. Отстраняване на констатираните недостатъци в първоначално извършената стопанска дейност.
5. Намалете разходите на предприятието.
6. Достигнете планираните цели.

Но допълнително ще подчертаем още една цел, която е мащабна, но не постижима от всички организации. Става дума за създаване на иновативен, непознат досега подход за оптимизация на бизнеса, който е най-подходящ за вашата компания.

Компания, чиято цел е растеж и развитие, трябва постоянно да се занимава с оптимизиране на бизнеса. Премахването на определени производствени проблеми може да доведе до други трудности. Това е бизнес и всичко в него не е гладко и гладко, поради което е толкова важно непрекъснато да се работи за оптимизиране на бизнес процесите. В противен случай вашият бизнес няма да се развие.

Контролен списък и набор от инструкции за оптимизиране на работата на компанията

Интелигентен контролен списък и 18 инструкции, съставени от редакторите на списание „Търговски директор“, ще ви помогнат да разберете как спешно да промените работата на търговския отдел, така че резултатите да ви зарадват, а не да разочароват.

Кои системи са засегнати от оптимизацията на бизнеса

Как счетоводството се различава от счетоводната система? Наличието на синергичен ефект, тоест дали си помагат с отделните си части или пречат.

Въз основа на горното е от полза за компанията да се подобрява процесни системи, като:

• оптимизиране на счетоводната система;
• оптимизиране на системата за управление (за изпълнение на плана, за безопасност, за информация и др.);
• оптимизиране на мотивационната система;
• оптимизиране на информационното движение;
• оптимизиране на системата за управление на качеството.

Експертно мнение

Оптимизацията е особено актуална за компании с голям брой клонове и клиенти.

Олег Меркулов,

Ръководител на компанията "Росгосстрах-Столица", Москва

Вярвам, че бизнеси с много клонове, обслужващи голям брой клиенти, като банки, застрахователни компании, обслужващи организации, търговски вериги и индустриални дистрибутори, се нуждаят особено от оптимизация на бизнеса. За тях е изключително важно да не намаляват качеството на обслужване, въпреки откриването на нови клонове и увеличаването на продажбите. Но не всички компании успяват да постигнат това. Нека ви дам пример от живота. Колко често изпитваме разочарование в определен магазин, ресторант, кафене? В даден момент в тези заведения забелязваме влошаване на качеството на стоките, работите, услугите и в резултат на това спираме да ходим там. И въпросът не е толкова в намаляването на нивото на обслужване, причината се крие във факта, че с развитието и растежа на една компания се увеличава броят на бизнес процесите, което прави невъзможно да се разбере за кого точно в организацията зависи приемането на това или онова решение. В резултат на това клиент, който не е доволен от вашата компания, ще отиде при конкурент.

Проблемите са неизбежни, ако излишните процеси и излишните контроли не се елиминират непрекъснато. Тоест, оптимизацията на бизнеса не е краткосрочен проект, с тях трябва да се работи непрекъснато.

Експертно мнение

Често повтарящите се процеси трябва да бъдат оптимизирани

Александър Иванов,

изпълнителен директор на холдинга SZNK, Санкт Петербург

Необходимо е да се регулират и оптимизират повтарящи се бизнес процеси, но не е необходимо да се прави за еднократни проекти.

Не препоръчвам да се описват бизнес процеси на новосъздадени, бързо развиващи се предприятия. Необходимо е да се регулират бизнес процесите в една компания, когато тя преминава към стабилно постоянно управление. Само в този случай регламентът ще помогне на компанията да оправи съществуващите бизнес процеси, въз основа на които компанията ще продължи да се развива.

Най-ефективните методи за оптимизация на бизнеса

Помислете за методите за оптимизиране на бизнес процесите на предприятието:

• определяне на основанията, водещи до приемане на важни управленски решения;
• разработване или модернизиране на различни форми на фирмени документи;
• подобряване на състава и последователността на дейностите в бизнес процеса;
• промени в изискванията към крайните показатели;
• установяване на зона на отговорност за изпълнението на определена процедура.

Фиксиране на основанията, водещи до важни управленски решения.

По принцип това е ясен алгоритъм на действия за вземане на управленски решения въз основа на структурното формиране на условията. Те са стандартни, приети в процеса на правене на бизнес, например доставка на продукти на предплатена база или с разсрочено плащане и др. След това трябва да определите първоначалните данни: размера на дълга, периода на сътрудничество и т.н. След това трябва да установите процедурата за вземане на решения и да разпределите зоните на отговорност според крайните показатели, например: до 50 000 рубли решенията се вземат от мениджъра, а повече от 50 000 рубли - от ръководителя на отдела. Подобен подход към оптимизацията на бизнеса ще помогне на мениджърите да се освободят от текущите дейности, с които могат да бъдат ангажирани техните подчинени, и в резултат на това този факт ще има благоприятен ефект върху разходите на компанията.

Разработване или модернизиране на различни форми на фирмени документи.

Често информацията в бизнеса се предава в нефиксирана форма, т.е. устно, в резултат на което обикновено се губи или изкривява по време на предаване на данни. Работниците трябва да отделят повече време за възстановяването им. За да не загубите информация, трябва да я поправите в определена форма. Това е необходимо както за структурирането на информацията, така и за формиране на планове за изпълнение на бизнес процеси, както и последващо счетоводство. Във формите на фирмени документи е по-добре да се използват различни класификатори на информация, за да се опрости обработката на информация, включително компютъризирана информация.

Подобряване на състава и последователността на дейностите в бизнес процеса.

Важно е да се премахнат от бизнес процесите процедури, които не добавят стойност към крайния резултат на компанията. Когато оптимизирате бизнеса си, елиминирайте ненужните действия, ненужните контроли и т.н. Така че, например, няма смисъл да се договаря модел на договор на компанията с правния отдел, тъй като те са го разработили, като се вземат предвид нормите на действащото законодателство. Неконвенционалните сценарии на бизнес процеси трябва да се разглеждат като проекти.

Промени в изискванията за крайните показатели.

Изискванията на крайния резултат трябва да бъдат подробни и разбити на измерими компоненти. Ако мениджърът настоява за висококачественото изпълнение на работата от своите служители, тогава той трябва да посочи границите за качество, например, размерът на произведената част не трябва да бъде повече или по-малко конкретни показатели, периодът за обслужване на клиента трябва да не надвишава определено време и т.н. при въвеждане на оптимизация на бизнеса във фирмата, трябва да се фиксират и довеждат до вниманието на изпълнителя нормите, които се отнасят до резултатите от определени процедури.

Създаване на зона на отговорност за изпълнението на определена процедура.

Необходимо е да се определи кой е отговорен за дадена процедура. Необходимо е да се консолидират всички задължения на служителите в местните наредби на компанията, като длъжностни характеристики на служителите, наредби за отделите на предприятието и др. Нормите за отговорност, залегнали в документите на компанията, имат съвсем различно значение за подчинените отколкото устни инструкции от ръководството.

• Материална отговорност на служителя: как да запазим имуществото на компанията

Оптимизиране на вашия бизнес: 7 трика, които работят

1. Преместване на IFR (идеалният краен резултат) извън процеса.

Когато оптимизирате бизнес, трябва правилно да опишете RBI. Изглежда, че е доста лесно да го оформите при създаване на бизнес процеси. Погрешно е да се търсят RBI в рамките на бизнес процес.

пример:

Базираната в Москва фирма се занимава с производството на стоки, използвани от клиенти в Русия и ОНД. Логистичният отдел на тази компания доставя продукти на своите клиенти със собствени превозни средства. Напоследък разходите за поддръжка на този отдел се увеличиха. Доставката на стоки до клиентите чрез собствен транспорт се превърна в проблем за компанията. Погрешният метод за установяване на FQP изглежда така: „Намаляване на разходите за доставка на продуктите на компанията със собствен транспорт с 10%“.

Но инициаторът на оптимизация на бизнеса блокира за себе си всякакви ресурси от текущата ситуация. По-добре е методът за установяване на IQR да бъде формулиран по следния начин: „Вземете подходящи мерки за доставка на продукта, така че да не надвишава определено количество рубли на дадено разстояние“.

Как да използвам трика?

Създайте RBI, който може да бъде постигнат чрез внедряване на бизнес процес и други налични методи.

1. Изключване на ненужни стъпки от процеса.

За да приложите този метод за оптимизация на бизнеса, трябва внимателно да анализирате всеки етап от процеса и да обмислите възможността за изключване или комбиниране на някои от тях.

пример:

При наемането на мениджър продажби в Техносила, кандидатът трябваше да премине през определени етапи:

• Преминаване на интервю с мениджър по набиране на персонал (провежда се по телефона).
• Преминаване на интервю с мениджър по набиране на персонал (лично в офиса на компанията).
• Преминаване на интервю с ръководителя на магазина.
• Изготвяне и доставка на пакет документи за работа в офиса на фирмата.

Възможно е да започнете работа като мениджър продажби в конкретен магазин само ако кандидатът премине през всички изброени по-горе стъпки.

Мениджърът по набиране на персонал не трябва да допуска до директора на магазина случайни хора, които не са подходящи нито за възраст, нито за образование, нито за трудов опит и т. н. Той филтрира кандидатите за позицията мениджър продажби, а директорът на магазина взема окончателното решение за наемането един или друг кандидат. След анализ на всичките четири етапа на набиране на мениджър продажби, беше решено да се премахнат вторият и четвъртият етап поради факта, че е възможно да се отсеят ненужните кандидати още на етапа на телефонно интервю и да се кандидатства за работа директно в магазина, в който е приет от бъдещия служител.

Как да използвам трика?

• Има ли повтарящи се стъпки, които могат да бъдат елиминирани от процеса или комбинирани с друга стъпка?
• Всички етапи от процеса необходими ли са за постигане на основната му цел? Възможно ли е без някои от тях?

1. Промяна на последователността на етапите в изпълнението на процеса.

пример:

Алгоритъмът за издаване на заем в една от банките е следният: банковият мениджър подготвя всички документи, като по този начин завършва около 90% от работата и след това прави заявка до службата за сигурност. В резултат на това, ако службата за сигурност откаже да издаде заем, тогава 90% от тази работа се извършва напразно и това е времето, прекарано от банковите служители, амортизация на офис оборудване, потребление на материали за подготовка и отпечатване на документация, както и пропуснати ползи. Във всеки бизнес сектор има определени рискове, но целта на лидера е да ги сведе до минимум. В разглеждания пример при въвеждане на процедурата за оптимизация на бизнеса е необходимо етапът на обработка на кредита да се замени с етапа на проверка от службата за сигурност, което значително ще намали броя на операциите при изпълнение на процеса.

Как да използвам трика?

Анализирайте целия поток на бизнес процесите, като зададете конкретни въпроси:

• Кои са най-важните стъпки в процеса, за да го завършите успешно?
• Възможно ли е да се изместят важни етапи към началото на процеса?

1. Операции на раздробяване

Счита се, че по-напредналите процеси имат по-малко квалификации за работниците. Ако този метод за оптимизация на бизнеса се използва правилно и всички бизнес процеси са фрагментирани, това несъмнено ще доведе до опростяване на бизнес дейностите като цяло. Този метод е разпространен от древни времена.

пример:

Англия, 17 век. Един от занаятчиите произвежда игли в собствената си работилница. Те наеха чираци, които да ръководят процеса на изработване на игли от началото до края. В определен период на криза занаятчият не е в състояние да плаща за работата на своите помощници, той е принуден да спре да си сътрудничи с тях и решава да разбие процеса на изработване на щифтове в определени операции, които може да извършва всеки, дори и необразован човек. Майсторът набира 15-годишни момчета на улицата за работници в работилницата. Той успя да намали разходите за труд и в същото време да увеличи производството на щифтове с 200 пъти. Когато занаятчият наема квалифицирани работници, цехът произвежда приблизително 80 щифта на работен ден, а след разделяне на малки операции и използване на неквалифициран труд, производството на игли достига 48 000 за същия период.

Как да използвам трика?

Анализирайте целия поток на бизнес процесите, като зададете конкретни въпроси:

• Кои етапи на процеса изискват висока квалификация от производителя?
• Възможно ли е производственият процес да се раздели на малки операции, за да се намалят изискванията към служителя?

1. Преместване на операции извън основния процес

Често при изключително сложни бизнес процеси, преливащи от операции, един служител извършва всички действия наведнъж, което забавя процеса и води до намаляване на качеството му. Универсалните работници са рядкост. Например, служител на собствен автосервиз в покрайнините на града може самостоятелно да ремонтира дори карбуратор, дори двигател, но в професионално оборудван автосервиз тази опция едва ли е възможна.

пример:

Мениджърите по продажбите на фирма "Столплит", която се занимава с продажба на мебели, теглиха заеми сами. Поради такова натоварване на продавачите възникнаха много проблеми, като например:

• забавяне на процеса на кандидатстване за кредит поради невъзможност на продавачите да бъдат професионалисти както в продажбите, така и в документацията;
• спад в продажбите поради временни разходи за заеми;
• грешки в документацията и в резултат на това намаляване на броя на издадените заеми.

В този пример ясно се вижда, че задължението на продавачите да изготвят документи за заем забавя процедурата за продажби на дребно, въпреки факта, че първоначално кредитната линия е създадена с цел увеличаването им. Без съмнение продажбата на мебели на кредит е плюс за магазина, но не за сметка на намаляване на качеството на обслужване на клиентите от продавачите на обекта.

Ръководството на компанията намери прост изход от тази ситуация, а именно: беше създаден отдалечен център за изпълнение на договори за заем (UTSOK), който си сътрудничи с различни банки партньори на Столплит. Единственото нещо, което продавачът трябваше да направи, когато предлагаше на клиента заем, беше да направи фотокопие на страниците на паспорта и да ги изпрати до UCOK, като предварително посочи размера и срока на заема.

Как да използвам трика?

Анализирайте целия поток на бизнес процесите, като зададете конкретни въпроси:

• Кои операции отнемат най-много време и ресурси?
• Възможно ли е изпълнението на тези операции да бъде поверено на други служители, без да се нанасят загуби на бизнес процеса? Мениджърът трябва да разбере, че някои от тях могат да се изпълняват не само от неговите служители, но и от аутсорсинг компании.

1. Комбиниране на операции във времето и (или) пространството

пример:

Рибните консерви се произвеждат на риболовен кораб. На мястото на добив на минерали те често се обработват. В предоставените примери компаниите са използвали метод за оптимизация на бизнеса, като комбиниране на производство и производство.

Как да използвам трика?

Анализирайте целия поток на бизнес процеса, като зададете конкретен въпрос:

• Има ли операции в процеса, които трябва да бъдат свързани във времето и (или) пространството?

1. Автоматизация, прехвърляне на изпълнението на част или на всички функции към машина

Този метод е приложим, когато е възможно да се автоматизира напълно производственият процес, а служител е необходим само за обслужване на специализирани машини.

пример:

През 1880 г. в САЩ се появяват първите вендинг машини, които заменят продавачите.

През 1946 г. се появяват първите машини за производство на зърнено кафе, като по този начин заменят не само продавачите, но и барманите.

Как да използвам трика?

Извършете анализ на цялата последователност от действия на бизнес процеса, определен въпрос: има ли специализирани машини, програми, които могат да заменят и изместят операциите на бизнес процеса, като същевременно не губят качество.

• Автоматизация на производствените процеси: основни етапи и трудности

Стъпка по стъпка оптимизиране на бизнес процесите сами

Първите стъпки към оптимизиране на бизнес процеситеорганизацията трябва да създаде работна група, която да отговаря за проекта, както и за формирането на точен план за действие. Съветваме ви да оптимизирате бизнеса си на етапи, следвайки план:

• диагностика на бизнес процесите на предприятието;
• опитайте се да опишете внимателно своите бизнес процеси;
• изберете точки за закрепване;
• подобряване на бизнес процесите;
• управлявайте промените, които правите.

На етапа на подготовка имате нужда формират работна групапроект за оптимизация на бизнеса, чийто състав трябва да зависи от целите на проекта за оптимизация. Обикновено комисията включва представители от всеки отдел на компанията. Изключително важно е да се предаде на служителите информация за целите на проекта и да се формира подробен план на планираната работа. На етапа на края на първия етап на оптимизация на бизнеса е необходимо да се издаде заповед за стартиране на проекта и да се прикачи неговата карта, в която ще бъдат посочени основните етапи, срокове, крайните резултати на всеки от тях, отговорни служители и необходимите ресурси.

1. Диагностика на бизнес процесите на компанията.

Дори в малките предприятия броят на бизнес процесите може да достигне няколко хиляди. Ето защо основната цел на диагностиката е да идентифицира онези, които се нуждаят от оптимизация.

Трябва да се разбере, че най-важните промени в по-малко значимите процеси не носят значителни положителни резултати и дори малък напредък в основните процеси може да доведе до забележим резултат, например намаляване на разходите, както материални, така и времеви. Ето защо при диагностицирането на бизнес процесите е толкова важно да се определи кои са ключови и кои са второстепенни.

Като спомагателни факторикоито характеризират важността на процеса, е възможно да се приложат следните критерии:

• продуктът или услугата, произведени в резултат на завършени бизнес процеси, имат значителен дял в системата на разходите на предприятието;
• повтарящ се процес в определен период от време;
• важността на характеристиките на процеса като разходи, времеви интервали, ресурси;
• за да изберете основните процеси, можете да използвате оценките на експертната група, която включва ръководителите на всички отдели на компанията.

1. Описание на съществуващите бизнес процеси.

Задачата на този етап е да се опишат процесите, избрани за оптимизация на бизнеса на принципа „както са” и да се създадат специфични условия за еднообразното им разбиране от всички служители на предприятието. За да направите това, използвайте методологиите ARIS или IDEF.

Важно е бизнес процесите да бъдат описани отгоре надолу. На първо място те описват процесите, които се случват на най-високото ниво на предприятието, а след това ги детайлизират.

Използвайте текущото описание на бизнес процесите в предприятието. Дори и в малките фирми за периода, когато стартира процедурата по оптимизация, има избирателно и фрагментарно описание на процесите. Например длъжностни характеристики на служителите, наредби за фирмени отдели, наредби и т.н. Използвайки тези документи, ще спестите време.

Когато описвате процесите, разчитайте на опита на най-големите консултантски предприятия, конкурентни компании, които извършват подобни бизнес дейности. Трябва да посочите лица, отговорни за изпълнението на всеки бизнес процес. Такъв мениджър трябва не само да отговаря за възложения процес, но и да може да го управлява. Не можете да оптимизирате процеси, за които не носите отговорност.

1. Избор на точки за закрепване.

Идентифицирайте и измервайте референтни точки на процеса (критични характеристики), за да наблюдавате извършената работа, преди да въведете процедури за оптимизация на бизнеса. Обикновено характеристиките на процеса като качество и скорост на изпълнение се използват като референтни точки.

1. Подобряване на бизнес процесите.

Съвкупността от всички действия за подобряване на бизнес процесите дава право за извършване на многостранен анализ, намиране на логически грешки и предприемане на определени мерки за оптимизиране на бизнеса.

• Търсете логически грешки

Бизнес процесите на предприятието са изключителни, но могат да бъдат идентифицирани най-честите грешки, допускани от повечето компании. Елиминирането им ще направи възможно повишаването на ефективността на процесите.

• Формиране на ненужна информация за никого.

Компаниите често копират документи, но информацията, която съдържат, не се използва никъде. Решете дали имате нужда от него? Ако е така, напишете в кой конкретен бизнес процес. Ако не, тогава променете процеса, така че ненужната работна функция да бъде изключена от него.

• Липса на информация, която е необходима за изпълнение на процеса.

Необходимо е да се използват информационни данни по време на изпълнението на процеса, но те не трябва да се създават и прехвърлят от други бизнес процеси. Първото нещо, което трябва да направите, е да идентифицирате източника на тази информация. В големите холдинги специалистите от финансовия отдел на управляващо дружество прекарват много време в комуникация с дъщерни дружества, за да получат допълнителна информация. Можете да се предпазите от това, ако заповедта за предоставяне на информация е записана в местните регулаторни документи.

• Липса на фирмени разпоредби, описващи потока от информация за бизнес процеса.

Например, едно предприятие има процес, наречен „Анализ на заявки, оферти и оплаквания от клиенти“, но информацията се получава частично от мениджърите по продажбите. Ако наредбата за отдела за продажби не предписва задължението на продавачите да прехвърлят информация към отдела за рекламации, тогава част от данните ще се губят редовно. За да се избегне това, е необходимо да се разработят ясни регулации, където отговорностите за предаване на информация ще бъдат ясно разписани.

• Прилагане в процеса на документи, които нямат конкретен източник на произход.

Например, отчет за движението на вземанията може да бъде изготвен както от счетоводния отдел, от финансовия отдел, така и от търговския отдел на компанията. Цифрите в доклада могат да се различават съществено една от друга. Потребителят на такава информация за дълга ще прекара много време в търсене на пропуски и установяване на несъответствия в показателите на отчета. Необходимо е да се идентифицират всички служители на компанията, които се нуждаят от информация за вземанията, да се разработи единна отчетна форма и стриктно да се регламентират счетоводните принципи.

• Липса на регулиране на конкретен бизнес процес.

Разработването на регулации за всички фирмени процеси е най-важната задача, която трябва да бъде решена при оптимизацията на бизнеса. Липсата на такива разпоредби може да доведе до факта, че промените и допълненията няма да бъдат направени навреме в процесите и в резултат на това работата ще бъде свършена напразно.

• Грешки в интерфейса.

Както входящите, така и изходящите информационни потоци се доставят в различни формати. Например в една компания структурата на разбивка на разходни и приходни позиции не съвпада със структурата на счетоводните позиции. В такава ситуация 20% от дейността се изразходва за подготовка на информация, а останалите 80% за преобразуване на получените данни в необходимата форма. Опишете подробно процесите и въведете правилата за прехвърляне на информация - това е единственият начин да решите този проблем. Когато грешките бъдат коригирани, можете директно да преминете към оптимизиране на бизнес процесите на предприятието.

1. Дейности по оптимизация

Извършете разработването на няколко версии за оптимизация на бизнеса, това ще ви помогне да направите процеса по-гъвкав за прилагане на една или друга опция, в зависимост от ситуацията. Разработете поне 2 вида оптимизация на процесите: сложна и по-проста.

• Хоризонтална и вертикална компресия на процеса.

Подобряването на бизнес процесите ще позволи замяната на нискоквалифицираните служители с широки специалисти. Така че промените в най-голямата банка могат да доведат до хоризонтално компресиране на процеса.

Когато участник в бизнес процес има възможност да вземе конкретни решения, като по този начин намалява броя на етапите на одобрение, тогава възниква вертикална компресия на процеса.

• Намаляване на броя на контролните операции.

На практика често се случва разходите за различни проверки и управление на бизнес процесите да надвишават потенциалните загуби, които възникват при тяхното отсъствие.

1. Управление на промените

Основните трудности, пред които се сблъсква компанията по пътя към оптимизиране на бизнеса, са протестите и съпротивата срещу промените, въведени от служителите на предприятието. Оптимизацията на бизнеса може да се извърши успешно само ако всички служители на компанията са тясно включени в процедурата.

Ключов фактор, което влияе върху формирането на благоприятна среда за подобряване на процеса, е липсата на страх от промяна. Именно в този момент е необходимо да се въведе система за мотивация, която ще съдържа основно награди и бонуси. В периода на оптимизация на бизнеса е по-добре да се въздържате от дисциплинарни наказания.

Оптимизацията на бизнеса е необходима не само за намаляване на загубите на време и пари, но и за опростяване на работата на служителите на компанията. Донесете тази идея на персонала на компанията, тогава няма да имате никакви затруднения с въвеждането на трансформации.

1. След оптимизация

След приключване на работата е необходимо да се планират, организират и постоянно се проверяват въведените процеси. Необходим е контрол върху правилното изпълнение на трансформираната стопанска дейност от служителите и съотнасянето му с нормативната уредба на компанията.

След като извършите оптимизация на бизнеса, можете най-ефективно да използвате информационните системи, които регулират процесите на предприятието.

За подпомагане на трансформираните процеси е необходимо да се сформира нов отдел на компанията, който да следи работата и да се ангажира с по-нататъшно подобряване на процесите, както и техния одит.

Оптимизиране на бизнес процесите на компанията: типични грешки, които трябва да се избягват

При извършване на оптимизация на бизнеса една компания се сблъсква с много трудности. Например, често оптимизацията може да се извършва от различни служители в различни периоди от време... В този случай страда не само стилът, но и процедурата за описание на процеси. Необходимо е допълнително да се разработи план за характеристики и стандарти на процесите, като същевременно е необходимо да се договорят структурните елементи на такива документи.

Често проблемът е това предприятията не обръщат сериозно внимание на обсъждането "как" да се осъществи процеса... Рисково е да автоматизирате нетрансформирани процеси, можете да получите „автоматичен хаос“. Още по време на първия етап от оптимизация на бизнеса, създавайки описание на съществуващите процеси, е необходимо да се търсят варианти за тяхната оптимизация. Такива трансформации понякога водят до факта, че е необходимо да се промени организационната система на компанията.

При разработването на процедура за подобряване на бизнес процесите е необходимо преди всичко да се съсредоточи върху описанието на процесите, т.е. върху наредбите. Не можете да промените нито един процес, без да промените разпоредбитев противен случай това ще доведе до объркване. Изключително важно е да се следи уместността на всички разпоредби. За да трансформирате всеки процес, трябва да го регистрирате на хартия, да проведете апробация и след това да започнете автоматизацията.

Прибързано представяне на нов софтуерен продуктможе да бъде негативен фактор за оптимизация на бизнеса, особено ако специалистите не следят правилно работата на сървърите, благодарение на което функционира въведения софтуер. Нестабилни и бавни сървъри, неконфигуриран софтуер водят до факта, че времето за въвеждане в експлоатация се увеличава. Персоналът на компанията се отнася предпазливо към въвеждането на процедури за оптимизация на бизнеса, не желаят тези трансформации. Тестването и настройката на нов софтуер може да се извърши на бавно работещи сървъри, но пускането на конвертирания софтуер в действие изисква мощен сървър, който функционира без грешки.

Работа с персонал- най-важната задача при автоматизацията на бизнес процесите. За да се извърши правилното регулиране на дейностите след процедурата по оптимизация на бизнеса, е необходимо да се формира компетентен център, който решава всякакви проблеми и въпроси. Проведете брифинг с всеки от служителите на компанията, за да разберат не само правилно спецификата на процеса, но и ролята си в него.

• Разходи за персонал: управление, планиране и оптимизация

Кой софтуер за оптимизация на бизнеса е подходящ за вашата компания

1. АРИС Експресс – това е инструмент за моделиране на процеси, лесен е за инсталиране, конфигуриране и управление, затова се препоръчва както за начинаещи потребители, така и за студенти.

Тези продукти идват от семейството инструменти за моделиране ARIS (Архитектура на интегрирани информационни системи) фирми IDS Scheer(в днешно време продуктът е елемент от компанията Software AG), които са доста разпространени на руския пазар от няколко години и са оборудвани с рускоезична версия на техническата поддръжка.

Семейство продукти ARIS (Архитектура на интегрирани информационни системи),произведени от фирмата IDS Scheer, се състои от инструменти, които моделират бизнес процеси, методи за разработване на система от последователни показатели, оценки и оптимизиране на стойността на бизнес процесите, инструменти, които опростяват въвеждането на ERP системи, създават приложни проекти и ИТ инфраструктура, както и инструменти, които контролират изпълнението на процеси. Такива големи компании анализатори като Gartner Group и Forrester Researchкласирайте фирмата IDS Scheerна световните лидери в инструменти за моделиране и анализ на бизнес процеси.

1. Бизнес студиоТова е система за моделиране на бизнес процеси на руското производство, която позволява на компаниите да направят разработването на система за управление по-лесно и по-бързо. Този продукт е предоставен с безплатна версия и ще бъде отличен помощник при въвеждането на процедури за оптимизация на бизнеса.

Основен задачи за решаване:

• Разработване на проект за подобряване и оптимизиране на процесите.
• Формализиране на стратегията с последващо наблюдение на нейното постигане.
• Разработване на проекта на организационната структура на фирмата и нейното щатно разписание.
• Разработване и разпространение на различни нормативни документи сред персонала на компанията.
• Внедряване на система за управление на качеството в съответствие със стандартите на ISO.
• Разработване на технически спецификации и поддръжка за въвеждане на информационни системи.

1. AllFusion Process Modeler

Тази програма ще помогне на компанията при въвеждането на процедури за оптимизация на бизнеса. Провеждане на анализ, описание и моделиране на модел на данни - конструктор на модели на метаданни. Той заслужено е лидер сред подобни продукти и се състои от три методологии:

• Методология IDEF3(моделиране на работни процеси).
• Методология IDEF0(функционално моделиране).
• DFD методология(моделиране на поток от данни).

1. IBM WebSphere Business Modeler- програма с много удобен за потребителя интерфейс е предназначена да симулира и създава колективни дейности както на производствените служители, така и на ИТ специалистите.

Симулацията, създаването на бизнес работни процеси и симулацията се интегрират бързо. Симулацията е изградена на базата на информация от магазина, отчети за трансформация и оценки на ефективността в реално време. Възможно е да наблюдавате текущите процеси чрез интернет с помощта на обикновен браузър.

1. ELMA- руска програма.

Системата за управление на процесите се основава на много проста идея: създаването на модели на бизнес процеси на вашето предприятие се основава на демонстриране на визуални диаграми, които трябва да бъдат заредени в програмата ELMA, като тя самостоятелно ще проследява изпълнението на бизнес процесите в практическата реалност на компанията. Този продукт е предоставен с безплатна версия и ще бъде от голяма помощ при въвеждането на процедури за оптимизация на бизнеса.

В допълнение към управлението на поетапни задачи, които са взаимноизгодни за автоматизиране, има модул за управление на проекти. Системата за контрол на отчетността пресъздава най-добрите условия за провеждане на екипни дейности. Екипът може да работи ефективно дистанционно, което е особено ценно за съществуващите клонове на компанията.

Документооборотът по електронни комуникационни канали е тясно свързан със системните модули, което осигурява осъществяване на класификацията на документите и тяхното съхранение. Всичко това води до спестяване на време, а идеята за съществуването на незаменими работници е сведена до нула.

• Повишаване на производителността: 10 стратегии за спестяване на време

Експертно мнение

Към оптимизацията трябва да се подхожда системно и стъпка по стъпка.

Алла Бедненко,

Директор по човешки ресурси, Еконика-Обув, Москва

Ако вашата компания преживява рязък скок на растеж, тогава нейният лидер със сигурност ще се изправи пред въпроса за постепенното въвеждане на система за оптимизация на бизнеса. Точно това се случи с фирма Еконика-Обув. Клиент за оптимизирането на бизнес процесите на организацията беше нашият генерален директор, а куратор – вицепрезидентът на корпорация Еконика. Директният ръководител на проекта е директорът по човешки ресурси.

Проектът се състои от определени етапи:

• разработване на модел на оперативни процеси;
• разработване на модел на оптимизирани процеси, който да отразява основните показатели за ефективност на различните отдели на компанията;
• разработване на програма за трансформация, изготвяне на техническо задание за въвеждане на корпоративна информационна система;
• разработване на правила за автоматизация на предприятията;
• директна оптимизация на бизнеса, тоест подобряване на бизнес процесите.

Как се извършва финансовата оптимизация на бизнеса?

На първия етапфинансова оптимизация на бизнеса, анализирайте оптимизацията на работата на финансовия отдел на компанията, трябва да притежавате актуален модел на процеса, който да отразява структурата и всички операции, извършвани от отдела, както и материалните ресурси, времето и други необходими ресурси.

Резултатът от втория етапфинансовата оптимизация на бизнеса служи като визуален материал за анализ на всичко, което се случва в предприятието, като се посочват трудните моменти в работата, всички видове рискове, разходи, свързани с повторението на задълженията и отговорностите. За формиране на такъв модел е необходимо да се анализира организационната структура и процесите на компанията. На този начален етап се извършва изборът на процеси, нуждаещи се от трансформация. Ръководителят на компанията може да вземе решение както за трансформацията на бизнес процесите, тоест за тяхната оптимизация, така и за тяхното реинженеринг.

Оптимизациябизнес - средни трансформации, които са насочени към подобряване на съществуващите процеси. Оптимизацията на бизнеса е необходима процедура, ако процесите работят и не носят особени проблеми и големи щети на компанията.

Реинженерингбизнес - фундаментални трансформации на фундаменталните процеси на компанията. Тази процедура води до пълно отхвърляне на съществуващи бизнес процеси с цел замяната им с напълно нови.

Целта на реинженеринга е да намали драстично цената на процесите, както и разходите за време, хора и материали. По правило при реинженеринг се подменят организационната структура на предприятието и изпълняваните задачи. Необходимо е да се прибягва до реинженеринг, когато е невъзможно да се провеждат дейности в съответствие със съществуващите процеси, т.к това е придружено от парични загуби.

След разработване на препоръки за оптимизация/реинженерингсъществуващи процеси за стандартизиране на нови, разработват се определени шаблони на решения, всеки от които се състои от процес и техническа част. Процесната част е набор от диаграми и елементи на бизнес процеси (може да се реализира в ARIS). Техническата част е изпълнението на процесната част в специално избрана информационна система.

Последващото разработване на регулаторни документи включва формиране на регламенти за различни процедури и процеси, разпоредби за отдели, длъжностни характеристики, както и други унифицирани документи, които впоследствие ще бъдат използвани от специалистите на работната група при пускането на информационната система в експлоатация. . Наложително е да се обърне достатъчно внимание на качеството на разработената документация и нейната наличност, тъй като всички служители на предприятието трябва да я използват. Не се препоръчва използването на твърде много технически термини в документи и умишлено усложняване на описанието на процесите.

Етап на представяне на резултатите от проекта оптимизиране на финансовия бизнеса сравнението с най-важните цели на предприятието включва наблюдение на възможността за постигане на планираните цели.

Директно внедряване на стандартен шаблон за финансов бизнес процесследва да предполага определена дата, от която фирмата ще работи по разработената схема в съответствие с въведената система за оптимизиране на бизнес процесите.

Тоест, поради въвеждането на проект за финансова оптимизация на бизнеса, в предприятието ще се формира цялостно счетоводно пространство и ще бъдат напълно предотвратени рисковете от вътрешния контрол. В резултат на това счетоводните и отчетни функции ще станат гъвкави и гъвкави, а компанията ще получи желания ефект от оптимизацията на бизнеса.

• Управление на организационните разходи или как да създадем система за минимални разходи

Бизнес оптимизация за малкия бизнес: 5 евтини решения

1. Безплатни CRM системи

Ако клиентската база на компанията расте, тогава има нужда от нейната автоматизация, чиято цел е да напомня на клиентите за стоки и услуги, както и за промоции на компанията. Такива CRM системи като FreshOffice, Megaplan, AmoCRM, Bitrix24 могат да действат като помощници при автоматизирането на клиентската база. Тези системи помагат на компанията да поддържа тесни взаимоотношения с клиентите, да регулира продажбите, да анализира статистически показатели и да следи дистанционно натоварването на служителите на компанията.

Цена.Възможно е да заредите неограничен брой клиенти в CRM системата, но трябва да използвате системата непрекъснато, в противен случай, ако системата не работи повече от 3 месеца, акаунтът ви ще бъде замразен. Възможно е безплатно качване на до 7 потребители в Мегаплан и до 5 в Битрикс24. Имайте предвид, че интерфейсът на Megaplan изглежда по-удобен от този на други системи.

1. MyChat чат за поддръжка на клиенти

Препоръчваме да използвате такова евтино решение за оптимизация на бизнеса като онлайн чат за комуникация с клиенти. За да го разработите, изобщо не е необходимо да се свързвате с професионални програмисти. Например MyChat (nsoft-s.com) позволява комуникация както през локална мрежа, така и през Интернет. Можете да намерите инструкциите за настройка на уебсайта. Чрез MyChat можете да изпращате известия до всички потребители. Програмата предполага разделяне на потребителите на клиенти и служители на компанията.

Цена.Бизнес тарифата, включваща 100 връзки, е приблизително 21 000 рубли годишно. Имайте предвид, че извършвайки само 8 сделки за покупко-продажба на месец, компанията ще възстанови тези разходи за 1-2 месеца. За малки компании има безплатна версия на MyChat (до 20 потребители в чата).

1. Обратни повиквания към клиенти на Callbackhunter или CallBaska

Чрез Callbackhunter или CallBaska посетител на уебсайта на компанията може да поръча обаждане, за да получи отговор на своите въпроси. С помощта на тези услуги организацията получава информация за клиента, неговата информация за контакт, а също така може да оцени ефективността на администратора на сайта. Администраторът трябва да се обади обратно на клиента, който е оставил контактите си в рамките на 1-2 минути от момента на получаване на заявката за обаждане.

Цена.Лека тарифа в CallBaska - 790 рубли на месец. Включва неограничен брой обаждания за подадени заявки, но с ограничение във времето (50 минути общ разговор на месец).

1. Дистанционно плащане ECommPay

За да покажете на клиентите си доверието в компанията, създайте им възможност да плащат за услуги директно през сайта. Използвайте ECommPay.com, за да настроите вашата система за придобиване в Интернет. Тази услуга е интегрирана с различни платежни системи (включително мобилни), банкови карти, електронни портфейли и също така е надеждно защитена от риска от спорни и неоторизирани плащания. Определен плюс - клиентът прави авансово плащане за продукт или услуга.

Цена. 1,8-3,5% от всяка транзакция. Ако клиентът плати изцяло услугата, помислете за възможността да му дадете отстъпка, като вземете предвид спестените пари от посочената лихва от плащането.

1. Делегирайте работата с един бутон

Ако периодично имате нужда от финансова и правна консултация, използвайте услугата за бутони (knopka.com). Той ще помогне в правната подкрепа на бизнеса и ще гарантира безопасността на отношенията с контрагентите. Услугата ще реши проблемите на взаимодействието с банките, ще може да предложи алтернативи за оптимизиране на бюджета на компанията. Също така, използвайки услугата, можете да решите такива въпроси като организиране на преговори с бизнес партньори, търсене на специалисти, резервиране на самолетни билети и др. Услугата Button ще ви помогне да подходите компетентно към оптимизирането на бизнеса на вашата компания.

Цена.Тарифата с максимален брой услуги е 24 000 рубли на месец, 288 000 рубли на година. Но дали цената на тази услуга е изгодна за компанията? Нает входящ счетоводител ще струва на компанията 10 000 рубли, юрисконсулт - 20 000 рубли, бизнес асистент - 40 000 рубли. Общо, включително данъци - 100 000 рубли на месец. Сумата е 5 пъти месечната тарифа на услугата Button. Правенето на бизнес без счетоводни и правни услуги е изпълнено с всякакви санкции и значителни разходи.

• Глоби на FAS за нарушаване на закона за рекламата и начини за избягването им

Информация за експерти

Олег Меркулов, генерален директор на Росгосстрах-Столица, Москва. Организацията е член на системата Росгосстрах и е един от петте най-големи застрахователи в Московска област. Има около 30 застрахователни агенции, офиси за продажби и 100 мини и мобилни офиса в Москва и 68 клона в Московска област. Клиенти са: фармацевтични компании KRKA и Bayer, авиокомпания East Line, летище Домодедово, Rus-Bank JSCB, FC Rus-Capital, Ehrmann LLC, Посолството на САЩ в Руската федерация, Mosselprom, TTC "Останкино", фондовата борса RTS, радиостанция "Сребърен дъжд", по-голямата част от пекарните в Московска област и др. Общо компанията има повече от 10 000 клиенти.

Александър Иванов, изпълнителен директор на холдинга SZNK, Санкт Петербург. Северозападна неметална компания е цял комплекс от предприятия от строителната индустрия, които са обединени в три бранша: строителство, неметални и бетонови. Те работят в Северозападния, Централния, Приволжския федерален окръг. Централите се намират в Москва, Санкт Петербург, Нижни Новгород. SZNK и SZNK-Beton са лидери в производството и доставката на неметални материали като трошен камък, пясък и др., както и на готов бетон и строителни разтвори в Северозападната част на Руската федерация.

Алла Бедненко, HR директор, Еконика-Обув, Москва. Econika-Obuv е един от лидерите в производството на модни обувки на руския пазар, оператор на мрежа за търговия на дребно в Руската федерация. Открити са над 100 магазина за обувки с марка Econika в Русия, Украйна и Казахстан.

През 1915 г. Алберт Айнщайн представя своята брилянтна и революционна теория на относителността. През трите години, предхождащи това, той се посвети изцяло на създаването на тази теория, без да се разсейва с нищо друго.

Не ви насърчавам да прекарате три години в създаването на един проект, но този метод на фокусиране е наистина ефективен.

Това беше малка екскурзия в миналото, а сега нека се обърнем към съвременните реалности: днес тенденцията да се „прави по-малко“ стана доста популярна. Както подсказва името, тази област обхваща техники, които могат да се използват за постигане на по-големи резултати с по-малко усилия.

1. Законът на Парето, или принципът 20/80

Най-общо този принцип е формулиран по следния начин: 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Закон 20/80 е приложим в почти всички области на живота. Например, според този закон 20% от престъпниците извършват 80% от престъпленията.

Знанието как да използвате правилно Закона на Парето ще ви помогне не само в професионалния ви живот, но и в ежедневието. Това е удобен малък трик, който може да ви помогне да предвидите резултата. Например, ако сте общителен човек, тогава най-вероятно имате много приятели. Помислете кой от тези хора ще ви се притече на помощ в трудна ситуация. Вероятно ще са малко от тях, просто нещо около прословутите 20%. Струва си да вземете под внимание това и да се опитате да поддържате връзка с тези 20%, вместо да губите време с виртуални приятели.

Как работи

Според закона на Парето трябва да вършите всички маловажни задачи, когато продуктивността ви е ниска. Например, много хора, щом дойдат на работа сутрин, не могат веднага да се включат в работния процес. Те трябва да поговорят с колеги, да изпият чаша кафе или да направят нещо друго, което ще им помогне да се настроят за работа.

Само тогава те ще могат да работят продуктивно. Важно е да се приоритизират работните задачи. Опитайте се да изпълнявате важни задачи по време на деня, когато представянето ви е на високо ниво.

2. Три важни задачи

Много хора създават списък със задачи, за да им помогнат да организират работния си процес. Разбира се, в 21-ви век вече сме се отдалечили от писането на предстоящите дела на хартия, за това имаме смартфони и компютри.

Предлагам ви да следвате едно просто правило: Отделете пет минути всяка сутрин, за да запишете трите си най-важни задачи за деня. След това насочете всичките си усилия към попълването на този кратък списък.

Това е чудесна алтернатива на безкрайно дългите списъци със задачи, които обикновено обичаме да пишем. Кого се шегуваме, защото и седмица няма да им стигне, камо ли един ден. Съсредоточете се върху тези три основни задачи и ако ги свършите преди време, можете да започнете да правите нещо друго.

Този прост, но мощен навик всъщност може да увеличи вашата производителност.

3. Правете по-малко философия

Философията „Прави по-малко“ е много популярна в днешната реалност. Различните автори предлагат различни подходи. Например, Марк Лесър написа „Постигнете повече с по-малко“ въз основа на дзен будизма.

Неговият манифест „направете по-малко“ започва с опровергаване на твърдението, че намаляването на натоварването прави служителите мързеливи и се отразява негативно на тяхната производителност. Когато изпълняваме по-малко задачи, можем да се насладим на постиженията си.

Марк Лесър препоръчва да отделите няколко минути през работния си ден за медитация. Това изравнява дишането ви, ще дойдете на себе си, ще облекчите стреса и ще можете по-добре да се концентрирате върху задачата.

Не забравяйте да приоритизирате. Първо изпълнявайте важни задачи и след това преминете към тези с нисък приоритет. Не се претоварвайте с много задачи: по-добре е да правите по-малко, но с високо качество и удоволствие, отколкото повече, но без ентусиазъм.

4. Техника на домати

Техниката на доматите е предложена от Франческо Чирило. Техниката се нарича домат, защото нейният автор първоначално е използвал кухненски таймер с форма на домат за измерване на времето.

Методиката е базирана на принципа на работа в продължение на 25 минути върху конкретна задача без прекъсване, но след това е задължително да се направи почивка.

Как работи

1. Погледнете списъка си със задачи и изберете задачите с най-висок приоритет от него.
2. След това задайте таймера за 25 минути и започнете да работите без разсейване, докато не чуете звуковия сигнал на таймера. Всеки период от 25 минути се нарича "домат".
3. След това направете пет минути почивка и включете отново таймера.
4. След четири "домата" (тоест на всеки два часа) направете по-дълга почивка от 15-20 минути.
5. Ако вашата задача отнема повече от пет "домата", тя може да бъде разделена на няколко части.

Тази техника ви помага да работите върху задачи с по-висок приоритет, подобрява фокуса и ви помага да се фокусирате по-добре.

5. Митът за многозадачността

Многозадачността изобщо не ни прави по-продуктивни, това е мит. Всъщност, когато се концентрираме върху много задачи едновременно, това има отрицателно въздействие върху нашата производителност и концентрация.

Без значение колко добре сте свикнали с многозадачността, вашата производителност ще бъде много по-малка, отколкото ако сте избрали да се съсредоточите от началото до края върху една задача.
Дейвид Майер, професор в Мичиганския университет

Ефективно изпълнение на няколко задачи едновременно е възможно само в някои специални случаи. Да кажем, когато правите нещо автоматично, например, вървите и говорите едновременно. Ходенето е автоматична дейност и не изисква да се фокусирате върху нея. Една добре известна притча илюстрира това добре:

Веднъж една мравка срещна стоножка на горска пътека, която весело и спокойно се затича към него. Мравката попита стоножката: „Как така ловко движиш всичките си 40 крака? Как успяваш да се движиш толкова лесно и бързо?" Стоножката се замисли за момент и... вече не можеше да помръдне!

Ако искате да бъдете по-продуктивни в поставените задачи, по-добре е да се съсредоточите върху една задача, да я изпълните от началото до края и едва след това да преминете към други.

6. Информационна диета

В днешно време претоварването на мозъка ви с информация е толкова лесно, колкото да получите топлинен удар в пустинята Сахара. И дори симптомите са подобни: нарушение на съня, разсеяно внимание и забавена реакция. Мозъкът ни е претоварен с информационен шум. В съвременния свят хората постоянно търсят новини, въпреки че вече са навсякъде около нас.

В този случай Тимъти Ферис, автор на книгата Как да работим четири часа в седмицата и в същото време да не се мотаеш в офиса „от обаждане до обаждане“, да живееш навсякъде и да забогатееш, „съветва хората да“ информационна диета“. Мислите ли, че всички имейли, блогове, вестници и списания, които четете, са наистина важни за вас? Наистина ли трябва да прекарвате толкова много време в социалните медии и телевизия?

Опитайте се да получите възможно най-малко информация, напълно ненужна за вас поне за една седмица и вижте как това се отразява на производителността ви.

7. Живейте по график

Попитайте всеки успешен човек, когато той или тя се събуди, и най-вероятно ще чуете, че той става рано. Това е доста просто: сутрин няма много разсейвания, така че можем да се съсредоточим върху приоритетите си.

Не забравяйте, че има време за почивка и има време за работа. Начертайте ясни линии между едното и другото. Започнете, като спрете бизнеса си веднага щом почувствате нужда да си починете.

По-добре е да живееш с план, отколкото без него.

Законът на Паркинсон гласи това "Работата запълва времето, определено за нея."Това означава, че ако вие, например, решите, че ще напишете отчет след седмица, ще го пишете цяла седмица. Законът на Паркинсон е особено приложим за неща, които не харесваме и които нямаме желание да правим. Много от нас са склонни да разтягат случаите, доколкото е възможно. Но ако затворите всяка задача в твърда кутия, това ще ви позволи да се справяте със случаите много по-ефективно. Когато имате срокове, се опитвате да свършите всичко навреме, така че това е страхотна мотивация.

Средностатистическият възрастен прекарва повече време на работа. Всъщност, в течение на живота, човек може да прекара еквивалента на 11 непрекъснати години на едно бюро. За да се увеличи производителността на труда в този случай, неволно, намалява.

Служителите прекарват голяма част от времето си в една и съща сграда. И не е изненада, че скучната и монотонна среда може да повлияе на тяхната производителност и начина, по който подхождат към работата си. Работното място всъщност е втори дом за тях. И това е логично, като се има предвид колко време са прекарали там. Следователно дизайнът и обзавеждането на вашия офис наистина трябва да отразяват това. В крайна сметка не искате семейството ви да живее в тясна и неудобна стая няколко часа наведнъж.

Когато става въпрос за архитектурата на вашия офис, трябва да помислите за настроението, което трябва да създаде. Малките зони с изкуствено осветление са моментално източване на производителността. Вашите служители няма да са в правилното настроение, за да изразят себе си напълно. Осъзнавайки, че дори незначителни подобрения на вашата офис среда могат да направят разлика в производителността. И често може да бъде ключът към повечето от вашите служители.

Оставете вашия творчески екип да диша

Креативността не може да съществува в претъпкан офис. Въпреки това, много традиционни оформления на ведомствени офиси, като маркетинг и копирайтинг, имат ограничено пространство в центъра. Също така с ръководители, които заемат осветено място до прозореца.

Едно проучване установи, че служителите, които работят в офиси с прозорци, отделят 15 процента повече време на работата си, отколкото тези в по-затворени пространства с изкуствено осветление. Тези забележителни показатели за подобрена производителност сигнализират за необходимостта от идея, която да доближи хората до външния свят.

Разбира се, това не означава, че вашите лидери могат да се справят без естествена светлина. Монтирането на вътрешни прозорци, които позволяват външните прозорци да се виждат през тях, може да бъде ефективно решение.

Вземете по-мек подход

Смелите, живи, завладяващи цветове се оказаха силно досадни за работниците, което сега движи тенденцията към по-меки нюанси в интериора на офиса. Червеното определено е един от цветовете, които трябва да се избягват. Смята се, че това е свързано с повишени нива на тревожност и невъзможност да се съсредоточи върху умствените задачи. Но това не означава, че трябва да изберете точно противоположната цветова схема. Служител, заобиколен от безупречно бели стени от всички страни, е още по-вероятно да е в неработещо настроение. Такъв интериор предизвиква асоциации с болница.

Като цяло е по-добре да изберете топли нюанси, като например по-светъл нюанс на синьото. Синьото се счита не само за най-продуктивния цвят, но в ненаситени нюанси може да има забележим успокояващ ефект.

Не се задоволявайте с ограничения за офис мебелите

Комфортът на вашите служители е от първостепенно значение по отношение на количеството работа, която могат да вършат. Ако служител постоянно трябва да регулира стола си или да се ограничава на уединено работно място през целия ден, тогава той няма да може да постигне успех в работата си. Подредете мебелите, за да позволите свобода и движение на служителите. Това може да бъде чудесен начин да мотивирате екипа си да изпълни задачата. Това може дори да означава просто надграждане на фиксирани столове до регулируеми столове, пренареждане на мебелите или може да бъде цялостно преобзавеждане на офиса с нови мебели.

Дългите часове седене при работник не трябва да са мярка за производителността на труда. За да може мозъкът ви да генерира повече иновации и идеи, трябва да изследвате света около вас от повече от една гледна точка. Проучванията показват, че всъщност седенето повече от три часа подред през деня може да причини сериозни здравословни проблеми. Помислете за нещо, което да помогне на служителите да избягват непрекъснатото седене на едно място, за да облекчите напрежението и да повишите настроението и производителността на служителите си.

Когато проектирате офис пространство, помислете и създайте зони, където служителите могат да се разхождат с таблети, телефони или дори само с чаша кафе и ще видите как ще се развие тяхната креативност.

Опитайте се да намалите разсейването в дизайна на вашия офис

Ако постоянно чувате шума от принтера или дрънкането около охладителя, може да бъде много трудно за главата ви да се концентрира върху нещо друго. Подредете работните си зони, за да избегнете тези видове разсейване. Това ще ви помогне да създадете много по-хармонична и удобна работна среда.

Опитайте се да отделите общите части от офисите, за да сведете до минимум шума, идващ през вратите и стените. Ако работите в затворено пространство, помислете за използването на шумозаглушаващи материали, за да намалите звука. Избягвайте твърди, отразяващи и полупрозрачни повърхности в полза на прегради от плат, това може да е едно решение или може да искате да поставите повече стайни саксийни растения в офиса. И двата материала са ефективни акустични гъби и незабавно абсорбират ненужния шум.

Създайте подкрепяща атмосфера

Всичко е добре, разбира се, да местите маси и да развивате креативност, но ако нямате основа - най-важното, тогава всичко това няма да помогне. Уверете се, че вашите офиси са добре вентилирани и поддържайте постоянна комфортна вътрешна температура, така че служителите ви да се чувстват комфортно през целия ден.

Проекти, които насърчават добър въздушен поток и вентилация на работните места на служителите с оптимална вентилационна система, ще доведат до много по-удобна работна среда. Чрез проектиране на сгради с помощта на кръстосана вентилация, която активно разсейва горещия въздух от стените, можете да спестите значителна сума пари в сравнение с инсталирането на климатична система. Други важни фактори на околната среда, които трябва да се вземат предвид, са интензитетът на светлината и влажността.

Като разберете и вземете предвид нуждите на вашите работници, можете да започнете да създавате идеалната среда за техните работни места. Само не забравяйте, че ако искате вашите служители да работят усилено, улеснете ги възможно най-лесно да останат фокусирани върху работния процес.