Приятно е и изгодно финансово - и ние продължаваме да работим по-нататък!

Когато вършиш работата си добре и качествено, получаваш определено удовлетворение от нея. И как да организираме работата в екип, за да повишим производителността на целия отдел или на компанията като цяло? Как да събудим желанието за работа сред целия персонал? Какво да направите: да повишите личната мотивация на всеки, да мотивирате морално и финансово? Ще отговорим на тези въпроси в нашата статия.

Нека да подчертаем най-често срещаните методи, които изискват значителни финансови инвестиции:

  1. Материални стимули

Скъп, но необходим начин за стимулиране на персонала:

  • увеличение на заплатите;
  • бонуси (за проект, на година);
  • бонуси (% от проекта).

Това е добър начин да покажете на служителите какво ще получат в резултат. Но как да се постигнат такива резултати – всеки сам трябва да намери решение.

2. Допълнителна ваканция или уикенд

Този стимул за релаксация насърчава служителите да свършат работата бързо.

3. Автоматизация функциониране на работните процеси

В дейността на всяка компания има работни процеси, които могат да бъдат опростени и улеснени чрез автоматизация. Например, използването на специални програми улеснява, например, въвеждането на данни, автоматично попълване на стандартни формуляри и шаблони, опростяване на кореспонденцията с клиенти и т.н. Чрез намаляване на времето за извършване на отделни операции можете да постигнете намаляване на общите разходи за труд. В резултат на това се освобождава време за изпълнение на други, по-приоритетни задачи.

4. Постоянен контрол от ръководството

Това ще изисква личната намеса на мениджъра, а работното му време е най-скъпо.

5. Заплащане за обучение на служители - изпращане на курсове, обучения, семинари.

Грижата за персонала и неговото развитие показва, че мениджърите се интересуват от служителите. И, разбира се, това ще помогне за повишаване на производителността на екипа.

Горните методи са класически начини за стимулиране. Но материалните стимули не винаги са ефективни. Всичко има своите граници: при достигане на определено ниво на доходи последващото увеличение на заплатите не води до повишаване на качеството на работата на служителите.

Ето защо сега руските компании все повече възприемат западните методи за повишаване на ефективността на служителите. Те не изискват много инвестиции, но резултатите могат да бъдат страхотни.

Евтини начини за стимулиране на служителите:

  • Създайте условия и атмосфера... Средата на работното място трябва да е благоприятна за работа, взаимоотношенията в екипа трябва да са приятелски, а служителите да разбират задачите на всеки за постигане на обща цел.
  • Начините за морално насърчаване, подчертаване на постиженията на отделните служители работят добре в такава комфортна работна атмосфера: връчване на грамоти, снимка на почетното табло(Ако някой). Дори с думи, изразени, но искрени и от сърце лични благодарности, може да даде сила и енергия за още по-добро представяне. Добър стимул може да бъде сертификат за безплатно ползванеуслуги на фирмата, в която работи. Награден заедно със сертификат, това ще бъде отлична възможност за повишаване на лоялността на служителите към компанията и повишаване на неговата производителност. Този метод се прилага успешно у нас в плановата икономика. Всички са добре запознати със социалистическите състезания от този период.
  • Важен е индивидуалният подход към всеки служител ... Направете анализ на работата на служителя, за да определи дали ще заеме мястото си - може би ще бъде по-полезен на друга позиция в отбора. Или можете спокойно да му се доверите и увеличи правомощията мув текущата позиция. За някои свободата на действие и доверието ще подтикнат да покоряват още по-големи върхове. Промоция- като следващ етап от кариерното развитие - най-добрият начин да маркирате обещаващ служител. Но заедно с увеличението, разбира се, трябва да използвате финансовия метод - добавяне към заплатата.
  • Правилното управление и планиране на времето е ключът към успеха и доброто академично представяне. седмично планиране на срещи, докладиза свършената работа и плановете за предстоящите дела за следващата седмица помагат за организирането на работата. Но е важно срещите да не се превърнат в формалност и половината от работното време да не заема писането на планове и отчети. Тези отчети са необходими, за да помогнат оптимизирайте задачите... Вижте голямата задача като цяло и след това я разделете на отделни стъпки или дайте на задачата конкретен израз в числа или времеви рамки. Тогава ще бъде по-лесно да се реши такава задача.

  • Искате ли да постигнете по-бързо решение на проблема? Има един доказан метод - задайте конкретно време за изпълнение на задачата... Никога не работи толкова ефективно, колкото в последния ден или час преди края на определеното време. Но основното тук е да не прекалявате. Трябва да има достатъчно време за изпълнение на задачата, но не прекомерно. Такава задача трябва да бъде предизвикателна, но постижима в рамките на определеното време. Ако обаче това не само помага за организирането, а е много досадно, тогава трябва да запомните, че не можете да работите „под стрес“ през цялото време. Също така е полезно да зададете междинни точки - те са удобни за наблюдение на напредъка на изпълнението и можете да разберете навреме, че задачата се проваля. В края на проекта можете да направите ретроспекция на проекта, за да вземете предвид опита за последващи задачи: кой от служителите какви грешки е имал в работата си. И какво трябва да се направи по различен начин, за да се избегнат тези грешки в бъдеще.
  • Като цяло, систематизирането на натрупания опит ще помогне създаване на инструкции и наредби... Такива инструкции трябва да съдържат поетапен план за действие и описание на всички етапи на работа, включително посочване на крайните срокове за тяхното изпълнение. Тези документи ще бъдат добър урок за начинаещи. Настоящите служители също ще научат много от там.
  • Една от последните иновации е въвеждането системи за проследяване на времето... Такава програма ви позволява да контролирате времето, прекарано от служител на компютъра, подобрява уменията за самоорганизация и ви позволява да проследявате ефективността на използването на работното време. Системата също така позволява на ръководителя на линейни поделения и отдели да определят кой от служителите има потенциал за растеж (например от отчета мениджърът видя, че служителят използва онлайн справочници, докато изпълнява работата, което е помогнало за задача по-добра) и какво може да се подобри в работата на екипа. Например, една известна енергийна компания "А" за 4 месеца намали транзакционните разходи за работно време в абсолютно изражение с 12 милиона рубли, докато целевото използване на работното време се увеличи с 20%).

Някои методи за повишаване на производителността на работа задължително изискват пари, но понякога евтините методи работят доста ефективно. Комбинацията от двата метода едновременно ще даде най-добрия резултат.

Кризисните събития в икономиката дават тласък за повишаване на ефективността и възвръщаемостта на бизнеса за подобряване на ефективността на предприятието. Към днешна дата играчите на пазара не са намалели, но парите намаляха. В същото време конкуренцията също става все по-остра, което означава, че победата ще отиде при тези, които управляват по-ефективно своето предприятие или организация. По-долу са шест начина да подобрите ефективността си.

Избираме отбор

За висока ефективност една компания се нуждае от добре координирана група от хора. Един сплотен екип ще бъде много по-добър в изпълнението на целите на компанията и изпълнението на критериите за ефективност. Укрепването на персонала ще помогне за подобряване на уменията, положителната мотивация на служителите, възможността за взаимозаменяемост на служителите и наличието на определен набор от таланти.

Ние подобряваме и модернизираме

Този метод е доста често срещан, той предполага модернизация както на софтуера (наричан по-долу софтуер), така и на актуализация на оборудването, което ще осигури по-голяма производителност. Широко разпространено е и инсталирането на специален корпоративен софтуер, който дава възможност за по-тясна връзка между персонала и автоматизиране на част от процесите на предприятието. Въвеждането на автоматизацията показа много добро повишаване на ефективността на една организация или предприятие.

Що се отнася до надграждането на оборудването, то трябва да се извършва постоянно. Не забравяйте само, че това е доста скъп процес и поради това изисква големи парични вливания и ще отнеме няколко години, за да се възстанови. В такъв деликатен въпрос трябва внимателно да изчислите всичко.

Намаляване на разходите

Оценката на ефективността на предприятието се дава на базата на увеличената му печалба. Има много начини за увеличаване на тази оценка, от закупуване на ниски цени до намаляване на персонала на организацията. Но нека не забравяме, че ние отворихме бизнеса си, за да печелим пари, а не да търсим евтини материали, съкращенията на работни места ще помогнат само за кратко време, в дългосрочен план, с този подход предприятието ще изчезне. Разходите, разбира се, трябва да бъдат под контрол, но този начин за повишаване на ефективността на предприятието е доста спокоен и ако вземете предвид текущото състояние на нещата, е напълно опасен.

Ние коригираме системата за управление

Този метод не предполага разработването на изцяло ваша собствена система въз основа на собствения ви опит, а подобряването на вече създадена система в други предприятия. В момента има шест от най-търсените системи, това са: Lean Manufacturing, TPS, Система за управление на качеството (QMS), 6 Sigma и Теория на системните ограничения.

Настройването на системата за управление се характеризира с висока сложност на внедряването и в същото време с повишени показатели за ефективност на вашето предприятие. Професионализмът на ръководителя на организация или предприятие се определя преди всичко от способността да бъде скептичен и да оценява собствената си система за управление на бизнеса.

Със смяна на собственика на предприятие или смяна на топ мениджърския екип, системата обикновено се променя. Новият лидер прави заместник на мениджъри, защото не очаква те да променят системата му за управление на предприятието и му е по-лесно да наема нови хора, които не са свързани с предишния собственик. Известни са и противоположни случаи, когато честите смени на персонала не подобряват ефективността.

Преместваме гируса

По друг начин може да се нарече и „Направи нещо“. В посочените по-горе методи се използва този под една или друга форма. Този метод работи по следния начин: собственикът събира своите заместници и не ги пуска, докато не „разберат“ как да повишат ефективността на компанията. Най-често след такава "мозъчна атака" организационната структура на предприятието се променя: разместване на ръководители на отдели, сливане или обратно, разчленяване на служби и други подобни събития, които имат за цел да увеличат скоростта на вземане на решения. Резултатът е методите, описани по-горе - закупуване на ниски цени, уволнение на служители, модернизиране и промяна на системата за управление, което, между другото, може да спаси вашата компания от затваряне.

Използваме теорията на ограниченията

Теорията е да намерите елемента, който ограничава вашето предприятие. Ако осъзнаете основния проблем на вашата организация, например софтуер с минимум функции, тогава трябва да закупите и инсталирате нов, по-функционален софтуер с преквалификация на персонал, който ще го използва. Това е прост пример. По-често, отколкото не, в сесия за мозъчна атака истинските проблеми на неефективността просто не се виждат под боклука на други, по-малко важни. Най-добрите решения за намиране на основния проблем на компанията са инструментите на TOC: логическото дърво на текущата реалност или "Thundercloud".

Заключение

В съвременната ситуация държавата полага много усилия за развитие и поддържане на предприемачеството. Но лидерите на организации и предприятия също трябва да се тревожат за повишаване на ефективността на своя бизнес. Надявам се, че тази статия е помогнала при вземането на решение за повишаване на ефективността на вашето предприятие.

Започнали сте собствен бизнес и вашата компания вече е дала добри резултати. Но все още имате усещането, че работата на служителите не достига желаното ниво. Качеството и ефективността на тяхната работа оставя много да се желае. Възниква естествен въпрос: как да се подобри качеството на работата на служителите и да се повиши ефективността на труда?

Как да подобрим качеството на работата на служителите

Преди да търсите решения, може да бъде много полезно да разберете и анализирате проблема. Ако решите да вдигнете заплатата на всички, защото вярвате, че това ще увеличи мотивацията. След това ще работи за кратък период от време. С течение на времето ще имате друг проблем. Сега хората във вашата компания не само ще чакат по-висока заплата, но и ще продължат да усещат натиска на първоначалния проблем. Което поради липса на мотивация не е изчезнало никъде, а само поскъпна.

Качеството на работата на служителите зависи от психологическата нагласа на техния шеф

Запитайте се: Колко сте страстни към работата си? Може да искате да предложите на клиентите си възможно най-доброто обслужване, но дали вашият екип се чувства така? Като правило служителите копират отношението и поведението на своето ръководство.

Вие лично харесвате ли работата си? Показвате ли отношението си към служителите си? Трябва да общувате със служителите си през цялото време. Бъдете неразделна част от екипа. Трябва да знаете как живеят служителите извън офиса. За това, подобно на въздуха, е необходимо поне понякога да организирате различни корпоративни събития и срещи.

Разбира се, в един идеален свят бихме искали да наемем хора, които ще се мотивират и организират. Но такъв свят няма. И слава Богу! Защото човек, който знае как да се мотивира и организира, няма да работи като служител. Той ще се опита да отвори собствен бизнес по всякакъв начин. Не винаги, но през повечето време.

Ефективността на работата зависи от настроението в екипа

По всякакъв начин трябва да се отървете от лошото настроение в екипа. Няма значение колко талантливи са вашите служители. Ако постоянно са в мрачно настроение, няма да има абсолютно никакъв смисъл от тях. Прекарвайте повече време с екипа си. Разберете кой постоянно се оплаква и винаги е недоволен от всичко. След като се намери такъв човек, отървете се от него без никакво съжаление.

Стимулирайте подобряването на качеството с краткосрочни цели

Културата се формира от хората и техните постижения. Поставете месечни или тримесечни цели. До които вашите служители могат да достигнат достатъчно бързо. Успешното пресичане на финалната линия винаги трябва да бъде възнаградено с награди или други поощрителни подаръци.

Подобрете ефективността чрез стимулиране на представянето на служителите

Трябва да разберете какво искате от вашия бизнес и да го третирате съответно. Ако управлявате хора, постоянно се страхувайки да не ги загубите, тогава нищо добро няма да излезе от това, защото тогава няма да бъдете истински лидер.

Работата е донякъде подобна на спорта. Хората се отказват, когато не работи. Причината за липсата на резултати са недостатъчните усилия. Персонализирайте, в най-добрия смисъл на думата, вашия екип. Когато видят резултатите от сътрудничеството, идва разбирането, че си е струвало. Ако няма резултати, значи или имате грешен екип, или грешен план.

Качеството на работата на служителите пряко зависи от прозрачността на целите

За да бъдат хората по-страстни към работата си, те се нуждаят от усещане за собствената си стойност. Само статистиката не е достатъчна. Мениджърът трябва да споделя своите планове и мисли със служителите. Опитайте се да обсъждате проблемите заедно, нека се чувстват замесени в обща кауза. Ако нещо се обърка поради вашето решение, бъдете в състояние да признаете грешките си и да продължите напред. Взаимното уважение и доверие към компанията е ключът към успешния бизнес.

Подобряването на представянето на служителите е равносилно на подобряване на качеството на крайния резултат.

Много предприемачи са изправени пред влошаване на представянето на своята компания. Дълго се опитват да намерят причината, уволняват служители, наемат нови.

Но това не може да промени ситуацията. Какво може да се направи, за да се подобри работата на предприятието и да се разбере причината за неговия упадък.

Извършете одит

За да се оцени финансово-икономическата дейност на предприятието и да се намерят пропуски в нея, е необходимо да се извърши одит.

Одитът включва проверка на счетоводството, персонала, материалните и нематериалните активи и много други. Одитът ви позволява да получите обективен поглед върху работата на една компания и да оцените нейните слабости.

Разработете стратегия

Следващата стъпка е разработването на стратегия за развитие на компанията въз основа на одит. За това ви трябва:

  • задайте ясна цел;
  • определят по-изгодна позиция на пазара;
  • оценява силата на конкурентите;
  • идентифицирайте силните и слабите си страни;
  • прави прогноза за оперативната печалба;
  • съставете план за действие.

Прилагане на стратегия

За да се подобри ефективността на предприятието, е необходимо не само да се разработи стратегия, но и да се приложи.

Стратегическите промени могат да бъдат както повърхностни, така и дълбоки, до пълна промяна в дейността на компанията.

  • Нормални промени. Тези промени включват подобрения в маркетинга. Обикновено те са насочени към повишаване на интереса към продукта на организацията и не засягат работата на предприятието като цяло.
  • Умерени промени. Тези промени засягат не само маркетинга, но и разработката, производството, програмата за продажби и много други.
  • Радикални промени. Такива промени обикновено водят до промяна в произвеждания продукт, навлизане на нов пазар, преквалификация в друга индустрия. Причината за това може да е сливане на две компании, смяна на собственика на предприятието и други фактори.
  • Преориентация. Това са фундаментални промени в предприятието, които засягат обхвата на компанията, профила на специалистите и културата на организацията.

Изберете подход

За да приложите правилно стратегията, трябва да изберете подходящия подход. Сред тях са:

  • Екипен подход. Този метод се характеризира с факта, че мениджърът се концентрира върху разработването на стратегия, независимо или с група от стратези. Реализацията се извършва заедно със старата команда.
  • Организационен подход. В хода на този метод се променят организационната структура и персонала, преработва се системата за планиране, създават се нови приоритети.
  • Съвместен подход. С този метод мениджъри от всички нива участват в разработването на стратегия. Главният стратег играе само ролята на координатор.
  • Културен подход. Този метод включва в дискусията не само всички мениджъри, но и по-ниските нива на организацията. Мениджърът дава възможност на персонала самостоятелно да избира реда на действията за постигане на крайната цел.
  • Творчески подход. При този метод лидерът играе ролята на арбитър. Той задава определена рамка за служителите и им представя основните концепции на проекта.

През 1915 г. Алберт Айнщайн представя своята брилянтна и революционна теория на относителността. През трите години, предхождащи това, той се посвети изцяло на създаването на тази теория, без да се разсейва с нищо друго.

Не ви насърчавам да прекарате три години в създаването на един проект, но този метод на фокусиране е наистина ефективен.

Това беше малка екскурзия в миналото, а сега нека се обърнем към съвременните реалности: днес тенденцията да се „прави по-малко“ стана доста популярна. Както подсказва името, тази област обхваща техники, които могат да се използват за постигане на по-големи резултати с по-малко усилия.

1. Законът на Парето, или принципът 20/80

Най-общо този принцип е формулиран по следния начин: 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Закон 20/80 е приложим в почти всички области на живота. Например, според този закон 20% от престъпниците извършват 80% от престъпленията.

Знанието как да използвате правилно Закона на Парето ще ви помогне не само в професионалния ви живот, но и в ежедневието. Това е удобен малък трик, който може да ви помогне да предвидите резултата. Например, ако сте общителен човек, тогава най-вероятно имате много приятели. Помислете кой от тези хора ще ви се притече на помощ в трудна ситуация. Вероятно ще са малко от тях, просто нещо около прословутите 20%. Струва си да вземете под внимание това и да се опитате да поддържате връзка с тези 20%, вместо да губите време с виртуални приятели.

Как работи

Според закона на Парето трябва да вършите всички маловажни задачи, когато продуктивността ви е ниска. Например, много хора, щом дойдат на работа сутрин, не могат веднага да се включат в работния процес. Те трябва да поговорят с колеги, да изпият чаша кафе или да направят нещо друго, което ще им помогне да се настроят за работа.

Само тогава те ще могат да работят продуктивно. Важно е да се приоритизират работните задачи. Опитайте се да изпълнявате важни задачи по време на деня, когато представянето ви е на високо ниво.

2. Три важни задачи

Много хора създават списък със задачи, за да им помогнат да организират работния си процес. Разбира се, в 21-ви век вече сме се отдалечили от писането на предстоящите дела на хартия, за това имаме смартфони и компютри.

Предлагам ви да следвате едно просто правило: Отделете пет минути всяка сутрин, за да запишете трите си най-важни задачи за деня. След това насочете всичките си усилия към попълването на този кратък списък.

Това е чудесна алтернатива на безкрайно дългите списъци със задачи, които обикновено обичаме да пишем. Кого се шегуваме, защото и седмица няма да им стигне, камо ли един ден. Съсредоточете се върху тези три основни задачи и ако ги свършите преди време, можете да започнете да правите нещо друго.

Този прост, но мощен навик всъщност може да увеличи вашата производителност.

3. Правете по-малко философия

Философията „Прави по-малко“ е много популярна в днешната реалност. Различните автори предлагат различни подходи. Например, Марк Лесър написа „Постигнете повече с по-малко“ въз основа на дзен будизма.

Неговият манифест „направете по-малко“ започва с опровергаване на твърдението, че намаляването на натоварването прави служителите мързеливи и се отразява негативно на тяхната производителност. Когато изпълняваме по-малко задачи, можем да се насладим на постиженията си.

Марк Лесър препоръчва да отделите няколко минути през работния си ден за медитация. Това изравнява дишането ви, ще дойдете на себе си, ще облекчите стреса и ще можете по-добре да се концентрирате върху задачата.

Не забравяйте да приоритизирате. Първо изпълнявайте важни задачи и след това преминете към тези с нисък приоритет. Не се претоварвайте с много задачи: по-добре е да правите по-малко, но с високо качество и удоволствие, отколкото повече, но без ентусиазъм.

4. Техника на домати

Техниката на доматите е предложена от Франческо Чирило. Техниката се нарича домат, защото нейният автор първоначално е използвал кухненски таймер с форма на домат за измерване на времето.

Методиката е базирана на принципа на работа в продължение на 25 минути върху конкретна задача без прекъсване, но след това е задължително да се направи почивка.

Как работи

  1. Погледнете списъка си със задачи и изберете задачите с най-висок приоритет от него.
  2. След това задайте таймера за 25 минути и започнете да работите без разсейване, докато не чуете звуковия сигнал на таймера. Всеки период от 25 минути се нарича "домат".
  3. След това направете пет минути почивка и включете отново таймера.
  4. След четири "домата" (тоест на всеки два часа) направете по-дълга почивка от 15-20 минути.
  5. Ако вашата задача отнема повече от пет "домата", тя може да бъде разделена на няколко части.

Тази техника ви помага да работите върху задачи с по-висок приоритет, подобрява фокуса и ви помага да се фокусирате по-добре.

5. Митът за многозадачността

Многозадачността изобщо не ни прави по-продуктивни, това е мит. Всъщност, когато се концентрираме върху много задачи едновременно, това има отрицателно въздействие върху нашата производителност и концентрация.

Без значение колко добре сте свикнали с многозадачността, вашата производителност ще бъде много по-малка, отколкото ако сте избрали да се съсредоточите от началото до края върху една задача.
Дейвид Майер, професор в Мичиганския университет

Ефективно изпълнение на няколко задачи едновременно е възможно само в някои специални случаи. Да кажем, когато правите нещо автоматично, например, вървите и говорите едновременно. Ходенето е автоматична дейност и не изисква да се фокусирате върху нея. Една добре известна притча илюстрира това добре:

Веднъж една мравка срещна стоножка на горска пътека, която весело и спокойно се затича към него. Мравката попита стоножката: „Как така ловко движиш всичките си 40 крака? Как успяваш да се движиш толкова лесно и бързо?" Стоножката се замисли за момент и... вече не можеше да помръдне!

Ако искате да бъдете по-продуктивни в поставените задачи, по-добре е да се съсредоточите върху една задача, да я изпълните от началото до края и едва след това да преминете към други.

6. Информационна диета

В днешно време претоварването на мозъка ви с информация е толкова лесно, колкото да получите топлинен удар в пустинята Сахара. И дори симптомите са подобни: нарушение на съня, разсеяно внимание и забавена реакция. Мозъкът ни е претоварен с информационен шум. В съвременния свят хората постоянно търсят новини, въпреки че вече са навсякъде около нас.

В този случай Тимъти Ферис, автор на книгата Как да работим четири часа в седмицата и в същото време да не се мотаеш в офиса „от обаждане до обаждане“, да живееш навсякъде и да забогатееш, „съветва хората да“ информационна диета“. Мислите ли, че всички имейли, блогове, вестници и списания, които четете, са наистина важни за вас? Наистина ли трябва да прекарвате толкова много време в социалните медии и телевизия?

Опитайте се да получите възможно най-малко информация, напълно ненужна за вас поне за една седмица и вижте как това се отразява на производителността ви.

7. Живейте по график

Попитайте всеки успешен човек, когато той или тя се събуди, и най-вероятно ще чуете, че той става рано. Това е доста просто: сутрин няма много разсейвания, така че можем да се съсредоточим върху приоритетите си.

Не забравяйте, че има време за почивка и има време за работа. Начертайте ясни линии между едното и другото. Започнете, като спрете бизнеса си веднага щом почувствате нужда да си починете.

По-добре е да живееш с план, отколкото без него.

Законът на Паркинсон гласи това "Работата запълва времето, определено за нея."Това означава, че ако вие, например, решите, че ще напишете отчет след седмица, ще го пишете цяла седмица. Законът на Паркинсон е особено приложим за неща, които не харесваме и които нямаме желание да правим. Много от нас са склонни да разтягат случаите, доколкото е възможно. Но ако затворите всяка задача в твърда кутия, това ще ви позволи да се справяте със случаите много по-ефективно. Когато имате срокове, се опитвате да свършите всичко навреме, така че това е страхотна мотивация.