Успешното завършване на интервюто за позицията секретар на ръководителя на компанията ще зависи от вашия бизнес външен вид, професионални качества, комуникативни умения и способност за бързо навигиране дори в най-неочаквани ситуации, изглаждане на остри ъгли и незабавно отговор на трудни въпроси.
Възможно е да се заеме вакантната позиция на секретар в голяма компания само след интервю. Няма единна инструкция как да го преминете блестящо, тъй като изискванията към кандидатите може да са различни. Въпреки това има общи правила за поведение на интервютата. Техните знания ще позволят на кандидат за вакантна позиция да се представи от най-добрата страна, да разкрие напълно своя професионализъм, да демонстрира своите знания и умения.
Процедурата за подготовка за интервю
Когато отивате на интервю като търсещ работа за вакантна позиция секретар, първото нещо, което трябва да направите, е да се опитате да получите възможно най-много информация за самата компания и за посоките на нейната дейност. За това може да ви помогне Интернет, в който ще намерите както уебсайта на компанията, така и ревюта за нея. Това е необходимо, за да можете грубо да разберете какви изисквания са наложени на секретаря в него, както и какви умения и способности трябва да притежава.
Няма да е излишно да разберете името на управителя и други служители, както и точния адрес от офиса, за да обмислите предварително маршрута, което ще премахне риска от закъснение за интервю. Сега остава само да поставите всичките си документи в една папка, така че да е удобно да ги получите, ако интервюиращите ви помолят да ги покажете.
Общи правила за успешно интервю
Секретарят е първият помощник на управителя и лице на компанията. Служебните му задължения включват много функции, които той трябва да изпълнява с блясък, както и да притежава пълна информация за дейността на компанията и нейната структура. Той е като че ли връзка между първия ръководител и ръководителите на неговите структурни подразделения. Той е и първият, който приема гости, които са бизнес партньори, инвеститори, регулаторни органи и др. Поради това се налагат повишени изисквания към външния вид на секретаря. Трябва да дойдете на интервю:
- В делови костюм;
- С лек грим;
- С кокетна прическа;
- Без груб парфюм.
Закъсненията в тази ситуация са неприемливи. Ако, напротив, сте дошли твърде рано, тогава не е необходимо да отидете направо в офиса. Трябва да пристигнете не по-рано от 10 минути преди уречения час.
Първото нещо, което трябва да се демонстрира на кандидата, е:
- Познаване на бизнес етикета;
- Добри обноски;
- Правилна реч;
- Внимателност;
- Доброжелателност;
- Способността бързо да се ориентирате в ситуацията и незабавно да отговаряте дори на най-трудните въпроси.
Кандидатът не е нужно да се колебае да зададе въпроса отново или да изясни допълнително интересните моменти. Умението за изграждане на диалог е високо ценено сред секретарките, както и желанието да си вършат добре работата.
- Как да завършите интервю, за да подобрите шансовете си за успех
- Подготовка за интервю на английски (бизнес английски за секретарка)
- Жена лидер и мъж лидер: как да взаимодействаме с тях?
Как да структурирате разговор компетентно?
Всяко интервю започва с разказа на кандидата за себе си. Потенциалният работодател трябва да разкаже не само за своето образование и предишно място на работа, но и за своите професионални качества, умения за работа в офис и способност за правилно организиране на работата.
В монолога си е препоръчително да използвате местоимението "аз" възможно най-малко, като го замените с "Ние", "Нашата компания" и т.н. Историята не трябва да говори за вашето здраве или финансови затруднения, не трябва да говорите твърде много за компаниите, в които е трябвало да работите, дори не трябва да обсъждате бившия си лидер.
Опитайте се да направите добро впечатление на интервюиращите по време на монолога. Трябва да изглеждате като образован и всеобхватен човек, който иска да работи за доброто на тази компания. Очите ви не трябва да са наведени, но арогантността също е неприемлива. Една добра секретарка трябва да може да усеща "златната среда".
Причината за уволнението ви от предишната ви работа може да бъде доста сложен въпрос, особено ако сте работили там по същата специалност. Трябва да сте подготвени за този проблем и, независимо от истинската причина, посочете неутрална - промяна на местожителството и т.н.
Не по-малко важен за решението да ви предостави свободна позиция ще бъде вашият отговор на въпроса защо ви е нужна тази позиция, какво смятате да постигнете, като се заемете с позиция в тази компания. Правилният отговор би бил да подобрите своя професионализъм и кариерно израстване. Вашата задача номер 1 ще бъде да дадете ясно на потенциалния работодател, че сте лесни за научаване и схващате нова информация буквално в движение. Това трябва да го убеди, че много бързо ще придобиете липсващите умения. Но не се надценявайте. Ако компанията изисква секретар с познания по английски и го имате на нивото на училищния курс, тогава това работно място все още не е подходящо за вас. Невъзможно е да научите чужди езици за кратко време.
Правилни отговори на трудни въпроси на потенциален работодател
Нито едно интервю не минава без стандартни въпроси към кандидата. Те се питат, за да разберат по-добре какъв човек седи пред тях. Когато тествате потенциален секретар на интервю, се задават следните въпроси:
- Какво първо поглеждате, когато заемате нова позиция?
Отговор: към организацията на работното място, атмосферата в екипа, социалните гаранции.
- Какви са плановете ви за близко бъдеще?
Отговор: избягвайки конкретики, говорете за желанието за кариерно израстване, без да уточнявате позицията, която бихте искали да заемете.
- Вашите недостатъци?
Отговор: наложително е да се посочат недостатъците, но така, че да ги превърна в достойнство, например, не мога да откажа да помагам на колеги в работата, дори в ущърб на личните си интереси.
- Защо свободната позиция трябва да отиде при вас?
Отговор: защото мога да донеса безценни ползи за моя лидер и за компанията.
Може да има и други въпроси, включително личния ви живот. Например дейности за свободното време, хобита, хобита, мечти и желания.
Стандартно тестване на кандидата
Тестовете и заданията са важна част от интервюто с кандидат за вакантна позиция секретар. Необходимостта да ги изпълнявате не трябва да ви плаши. Първо, ще бъдете помолени да демонстрирате уменията си за работа с офис оборудване - отпечатайте документ, изпратите имейл и напишете диктовка на компютър. След това те ще тестват знанията ви за офис програми и ще започне най-интересното нещо - тестове.
Тестовете за кандидат за длъжността секретар са създадени по такъв начин, че да проверят поведението му в конкретна трудна ситуация, която ще бъде моделирана за него. Възможно е и стресиращо интервю с цел да дразни кандидата за позицията на себе си. Това се прави, за да се установи степента му на устойчивост на стрес.
Какъвто и да е ходът на интервюто, водете се с достойнство. Дори ако го провалите и не получите желаната позиция, това все пак може да се разглежда като житейски опит, който определено ще ви помогне следващия път. И най-накрая ще получите позицията, която сте чакали.
В съвременните компании длъжността секретар е много отговорна. Той е лицето на фирмата. Затова сега секретарките са не просто мили, а умни и образовани. Те дават на компанията нужната репутация като сериозно и надеждно заведение.
В повечето случаи задълженията на секретаря включват разнообразна помощ на директора. Малките задачи като разпечатване на документи, уговаряне на срещи, комуникация с подчинени са само част от голяма работа. Много често секретарките отговарят за поръчката на вода и канцеларски материали за офиса, отпечатването на дребен печат (визитни картички), логистиката и много други. Всичко това трябва да се изясни по време на интервюто.
Работодателят може да се интересува от вашето ниво на владеене на английски език, особено ако компанията има чуждестранни партньори. В този случай е необходимо добро ниво.
Когато избирате костюм за интервю, най-добре е да се придържате към традиционните сини, сиви, черни нюанси. За варианта с пола са необходими чорапогащи, дори и в най-горещия летен ден.
Основите на счетоводството, възможността за работа със световни и excel програми също са стандартни изисквания при наемане на секретарка. По време на интервюто може да бъдете помолени бързо да въведете текст или да съставите таблица. Определено трябва да сте подготвени за това.
Как да се държим на интервю
Трябва внимателно да се подготвите за интервюто. Бизнес костюмът трябва да бъде достатъчно строг, за да могат работодателите да знаят, че сте професионалист. Можете да носите портфолио със себе си, в което да поставите отчети за изпълнени задачи. Като алтернатива можете да се запасите с препоръчителни писма от предишни работодатели.
Дипломата не е много важна при кандидатстване за работа като секретар. При интервюиране за тази позиция се взема предвид опитът и работните умения, а не кой университет е завършил.
Следете речта си по време на интервюто. Отделете време, говорете ясно, изграждайте фразите правилно. Не бързай . Кажете на работодателя, че сте отговорен човек, първо мислите и след това правите. Но изпълнете задачите възможно най-бързо. Това ще покаже вашата компетентност в избраната област на работа.
Чувствайте се свободни да задавате въпроси. Имате нужда от работа толкова, колкото интервюиращите се нуждаят от вашите услуги. Затова изградете диалог, като кажете ясно, че и вие все още не сте решили дали организацията е подходяща за вас.
Каква е ситуацията с търсенето и предлагането на пазара на персонал за тази свободна позиция, какво е важно да знаете за компанията, свободните работни места и условията на работа, за да изпълните задачата правилно и навреме, за какво е важно да попитате работодателя.
Свободното място "Секретар на рецепцията" е един от началните етапи на длъжността, който не изисква специално образование и богат опит. Обикновено има нужда от рецепционисти във фирми с персонал от 50 или повече души, с голям поток посетители. Винаги има търсене на кандидати, а и на пазара има много кандидати, но намирането на секретарка на рецепцията не е толкова лесна задача, колкото изглежда на пръв поглед. Много зависи от човека, който пръв се свърже с потенциален кандидат. Неучтивият отговор на секретаря може да обезкуражи потенциален клиент да се свърже с посочената компания, затова е много важно да запълните свободното място на секретаря на рецепцията като отговорен, тактичен, приятелски настроен и любящ служител. Как да го направим?
Основният инструмент на всеки рекрутер са въпросите. Колкото повече информация получаваме от клиента относно фирмата, свободните работни места и условията на работа, толкова повече шансове имаме да намерим подходящ служител с най-малко време.
1. Първо, нека дефинираме блок от задачи за секретарката на рецепцията в конкретна компания. Отговорностите варират и зависят от индустрията и размера на фирмата.
Възможни функции:
- Приемане и разпределение на външни и вътрешни повиквания. Проверете броя на обажданията на ден. Посочете колко често се получават обаждания на чужд език, какво съдържание (за да можете да оцените необходимото ниво на владеене на чужди езици).
- Регистрация на входяща и изходяща кореспонденция (получаване и изпращане). Проверете обема на входящата кореспонденция, посочете кой се занимава с регистрацията на експресна кореспонденция и изпращане на писма до регионите.
- Осигуряване и поддръжка за живота на офиса (офис, вода, хигиенни продукти, храни, аптечка, офис техника, мебели и др.).
- Работа с орг. техника.
- Подкрепа при пътуване за служители на компанията. Посочете колко често има нужда от поръчване на билети, хотели, таксита и др. за служителите.
- Регистрация на акаунти в 1 C.
- Чай и кафе за посетители.
- Изпълнение на заповеди на ръководителя. Посочете какви поръчки може да има.
2. Ако е възможно, посетете компанията, оценете атмосферата, служителите, които работят там, това ще ви помогне да стигнете до извода кой човек ще бъде по-полезен.
3. Проверете при работодателя колко служители работят на рецепцията, един или повече. Ако има двама или повече, изяснете как се разпределят задачите между служителите, какви са взаимоотношенията в екипа, общите интереси.
4. Много важен момент: в зависимост от сферата на дейност на компанията, изискванията за външния вид на кандидатите могат да бъдат различни. В много компании момичетата преминават през строг „фейс контрол” и възрастов скрининг. Изясняваме всички нюанси, свързани с кода на dess, предпочитанията за възраст, външните данни.
5. Изяснявайте всички въпроси, свързани с мотивацията на служителите, както материални, така и нематериални (бонуси, бонуси, доброволно здравно осигуряване, обучения за личностно развитие, корпоративни събития, корпоративно изучаване на английски език, състезания, спортни състезания и др.).
6. Изяснете какви са перспективите за развитие в рамките на компанията. Поискайте реални примери за кариера на служители.
7. Помолете клиента да опише идеалния кандидат за тази позиция. Този проективен въпрос ще ви помогне да разберете очакванията на клиента.
8. Един от ключовите критерии при избора на секретар на рецепцията е наличието на такъв специалист с определени личностни качества. Работете с клиента за създаване на профил на кандидат.
Среден портрет на рецепционист
Тъй като секретарките на рецепцията първи се срещат и извеждат клиенти и посетители в офиса на компанията, основният критерий за избор на кандидати са външните данни. Обикновено ръководството на компанията иска да види на това място добре поддържано момиче с привлекателен външен вид, компетентна реч и отлична дикция, с по-високо или незавършено висше образование (за предпочитане според профила на компанията). Например, за строителна компания е желателно да изберете секретар с висше техническо образование, за такъв кандидат ще бъде по-лесно да се ориентира в сферата на дейност на организацията. Ако секретарят трябва да общува на чужд език доста често, по-добре е да помислите за кандидати с езиково образование.
Основни компетенции:
Общителност.
Предполага наличието на отлични комуникативни умения, способност за лесно установяване на контакт с непознати, учтивост, способност да спечелите събеседника. Това ниво ще бъде достатъчно!
Фокус към клиента, дружелюбие.
Умение да слушате внимателно клиента, да не прекъсвате, да отговаряте на въпроси без раздразнение, да се усмихвате искрено. Добри изпълнители за свободна позиция на рецепционист са кандидати с външен или външен вид референция. Те са по-гъвкави и емпатични в общуването, ориентирани са към помощ, по-лесно им е да работят с клиенти, посетители, да отговарят на техните очаквания и фирмени стандарти.
Инициатива.
Положителна реакция на всяко искане/желание на госта, готовност за изпълнение на заявката, без да се замисля чия е работата и защо гостът има това желание.
Толерантност към стрес.
Способността да се третира негативното отвън по отношение на работните моменти, което ще се случва повече или по-рядко. Секретарят винаги трябва да бъде възможно най-учтив и приятелски настроен и свещено да пази престижа на компанията, спазвайки правилото „клиентът винаги е прав”.
Бързо превключване.
Секретарят трябва да прави няколко неща едновременно: да отговаря на телефонни обаждания, да записва заповеди от шефа, да сортира кореспонденция, да отпечатва презентации и т.н.
Как да представим свободна позиция на кандидатите (нюанси и правила за създаване на презентация за свободна позиция).
Тук основната ни задача е да разкажем за свободното място, така че от всички възможни предложения за работа кандидатът да избере нашата. Самата длъжностна характеристика трябва да описва възможно най-подробно задачите на длъжността и изискванията към кандидата.
Например:
Ясна, компетентна реч и правилен руски език (както устно, така и писмено);
Желание да помагате на хората;
Търсим кандидат, който се радва на постоянната комуникация с нови хора
За да съкратите времето за търсене, можете да маркирате "Автобиографията се разглеждат със снимка!"
Ако имаме нужда от кандидат с свободно владеене на английски, моля, отбележете „Ако смятате, че тази свободна позиция е за вас и сте готови да преминете интервю на английски, моля свържете се с нас!“
Това увеличава шансовете секретар, владеещ свободно английски, да отговори на дадено обявление, а не на средно или начално ниво. Тези. ние изрязваме неподходящи кандидати и спестяваме много време за разглеждане на автобиография или телефонни обаждания, установяване на нивото на езика.
Къде да се намира (източници за търсене, включително специални и нетривиални).
Публикуваме свободно място в стандартни източници за търсене, можете да използвате социалните. мрежи.
Стратегия за търсене (отговори, активни обаждания, социални мрежи, реклами и др.).
Стратегията за търсене е традиционна – отговори и директно търсене.
При липса на снимка в автобиографията на кандидатите, отворени страници във VK, съученици, Facebook помагат, има допълнителна възможност за оценка на външните данни на кандидата.
Особености на комуникацията лице в лице и оценка на кандидатите.
1. Много е важно да запомните какво е първото ви впечатление от кандидата. Впечатлението за организацията като цяло зависи от работата, поведението на секретаря, отношението му към хората и дори от външния вид, усмивката, тембъра на гласа, запомнете това.
2. Освен класическото „разкажи ни за себе си“ провеждаме интервюта за оценка на компетенциите. Нашата цел е да получим информация за оценка на тежестта на онези поведенчески характеристики, които са необходими за ефективна работа на позицията. Използвайте в процеса на интервю реални ситуации, с които кандидатът е трябвало да се сблъсква в миналото.
Например:
Помислете за скорошна ситуация, когато сте имали работа с труден клиент. Какво точно се случваше?
Помислете за ситуация, когато ви е било трудно да изпълнявате няколко задачи едновременно
3. Предложете за разрешаване на ситуации, които теоретично са възможни в процеса на работа
„Какво ще направите, ако трябва да отговорите на две телефонни обаждания едновременно“
„Представете си ситуация, телефонът ви звъни, вдигате телефона, вместо да поздравите чувате крайно недоволен клиент, той ви упреква за грешката на служител от друг отдел. Вашите действия. (Проверяваме конфликта и възможността за поемам отговорност)
4. Използвайте казуси с елементи на стрес интервюта.
"Представете си ситуацията, помолиха ви да донесете кафе в заседателната зала, колегата ви е на обяд. Какво ще правите?" (проверка на находчивостта)
5. Тествайте инициативата на кандидата с малък трик
По време на интервюто пуснете например капачката на химикалката, вижте дали кандидатът иска да ви помогне по своя инициатива.
6. При комуникация лице в лице с подходящ кандидат ние „продаваме” свободното място, като отчитаме уникалната мотивация на конкретен кандидат и наблягаме именно на онези аспекти на работата или стойността на свободното място, които отговарят на очакванията на кандидатът. Повечето кандидати виждат това като изходна позиция. Затова е наложително по време на интервюто да се изясни върху какво се фокусира кандидатът. Ако за дадена позиция в компанията не е предвидено кариерно израстване, е необходимо да се избере кандидат, насочен към професионално развитие на тази позиция.
Подготовка на кандидати за интервю във фирмата.
Не забравяйте да уведомите кандидата за правилата за дрескод, посочете какво планира да дойде на интервюто, дайте вашите препоръки относно спазването на бизнес имиджа (в дрехи, прическа, маникюр, козметика), помолете ги да дойдат 10 минути преди срещата. Дайте увереност на кандидата!
Секретарят е един вид фокусна точка за всяка организация.
Има погрешно схващане, че всеки грамотен човек може да се справи с функциите на секретар.
Това обаче не е така и кандидатът за длъжността секретар трябва да притежава редица професионални качества, за да изпълнява всички функции.
Основните функции на секретаря
Задълженията на секретаря на ръководителя на всяка организация включват следните задачи:
- получаване и изпращане на кореспонденция;
- водене на записи (създаване и приемане на документи, обработка на материали, необходими за работата на организацията и лично ръководителя и др.);
- организиране на срещи и преговори на ръководителя, получаване на информация за ръководителя и изпращане на неговите решения до служителите;
- подготовка и организиране на срещи и срещи;
- създаване на необходимите условия за работа на мениджър в неговия офис;
- контакти с посетители и клиенти на организацията лично и чрез телефонни разговори;
- въвеждане на необходимата информация в базата данни и отпечатване на информацията, необходима за управителя или други служители от нея.
Въз основа на тези функции секретарят трябва да знае:
- основи на съвременното деловодство и архивиране;
- основи на трудовото и административното право;
- правила за бизнес комуникация и изготвяне на делови книжа;
- правила за организиране на работата на ръководителя.
Личностни характеристики
Организираност, дружелюбност, устойчивост на стрес - това са основните характеристики, които трябва да притежава една секретарка.
Всеки посетител на фирмата се среща със секретаря, а всички нейни служители контактуват във връзка със служебните си задължения. Спокойно и с постоянна усмивка секретарят трябва да общува с всички, независимо от настроението и собственото му благополучие.
Секретарят трябва да притежава организационни умения и умения, способност за самоорганизиране.
Способността бързо да се възстановява в нестандартни ситуации, да се прояви инициатива при организирането на работата на компанията, да се действа в някои случаи без специални инструкции са особено оценени от мениджърите.
Като се има предвид автобиографията на секретаря
Въпросите за интервю за секретаря са много важни, но всичко започва с разглеждане на автобиографията на кандидата.
Основната цел на всяка автобиография е да представи професионалните умения и личностни черти, необходими за конкретна работа.
Добре написаната автобиография е самореклама, предназначена да заинтересува работодателя.
Трябва да го подредите по такъв начин, че да искате да се срещнете и да поговорите.
Струва си да съставите автобиография въз основа на конкретен работодател. Не можете да използвате един и същ универсален текст на автобиографията за длъжността секретар, за да се прилага за всички организации наведнъж.
Преди да напишете автобиография, проучете изискванията на конкретна свободна позиция и съставете текста, като се съсредоточите конкретно върху тях. Ако рекламата съдържа специални искания, не забравяйте да отбележите, че отговаряте на тях.
Образование, опит и работни умения са основните позиции, на които се обръща внимание при избора на кандидати за секретари, така че те трябва да бъдат представени в най-благоприятна светлина. Необходимо е да се посочи, че кандидатът за длъжността секретар е точен, изпълнителен, общителен, устойчив на стрес.
Едно от изискванията на автобиографията е да предоставите снимка... Няма нужда да поставяте в него снимка, на която почивате на морето, забавлявате се в клуб или душите цветя в провинцията. Вашата задача е да покажете, че сте бизнес човек, така че представете снимка в бизнес обстановка, в която ясно виждате лицето си и умните си очи.
Дизайнът на автобиографията е специален въпрос... Желанието да нарисувате лист с всички цветове на дъгата и монограми от различни странни шрифтове води до факта, че потенциалният лидер дори не чете текста. Резюмето е документ и трябва да го нарисувате с един строг шрифт от същия цвят, като подчертавате най-важните точки с удебелен курсив. Всеки блок трябва да бъде ясно структуриран и отделен от останалите с подзаглавие.
Препрочетете текста няколко пъти и проверете за грешки. Те в никакъв случай не трябва да са в автобиографията, тъй като секретарят трябва да е грамотен. В процеса на работа той ще трябва да коригира грешките на служителите и дори на мениджъра, но как ще го направи, ако не може компетентно да изгради свой собствен документ.
Подготовка за интервюто
Всяка конкретна организация има свои специфики на работа, следователно, преди разговора, трябва да разберете колкото е възможно повече за нея и областта, в която работи. 
Във всеки случай се дръжте достойно, не викайте. Дори провалът в интервю не е краят на живота или бедствие, а определен житейски опит. Ако запомните това, спокойствието и увереността ви са гарантирани.
Както можете да видите, не е толкова трудно да преминете интервю за длъжността секретар, основното е да спазвате определени правила.
Как да се държим на интервю?Най-оптималният вариант е държат се на интервюна спокойствие. Това може да бъде трудно, особено ако сте начинаещ специалист, разговарящ с директор по човешки ресурси или президент на компанията. Често произволни или не, кандидат-секретарите за интервюта се изнервят. Опитайте се да си представите, че това все пак не е изпит, а диалог... Вашият интервюиращ е вашият партньор, с когото просто разговаряте. Все пак интервюто не е разпит в Гестапо, а просто разговор. Ако стиснете прекалено силно, впечатлението само ще се влоши. Но ако все пак не сте успели да се успокоите и се разклатите като трепетликов лист по време на интервюто, можете просто да кажете: „Съжалявам, малко съм притеснен“. В този случай компетентен интервюиращ ще се опита да каже нещо, за да разсее ситуацията. Или поне ще те разбере.
Кажете, че в момента имате добри теоретични разбирания за работата с програмата, но сте много лесни за научаване и ще се радвате да изучите програмата на необходимото ниво за кратко време. Ако това е единственото нещо, което ще ви липсва, за да заемете позицията, може би работодателят все пак ще ви наеме (при условие, че все още изучавате програмата).
Как да интервюирам секретари
Секретарките на рецепцията „произхождат“ по-скоро от чиновници („които могат да пишат, могат да четат, но не притежават учтивост и дипломация“). Само онези, които разбираха значението на усмивката и старанието, бяха издигнати до по-високи звания. Сега, както преди, само секретарката, която комбинира
Често сам се обаждам на секретарките и на този етап, като правило, „истински дами“ напускат състезанието, които се определят от думите "Техни", "тутова", "тама", "пръстени", "споразумение", "катАлог", „Какво е така-така?!“, "по-късо"и (моето лично "fi") "Сотик".За такива кандидати веднага измислям ужасен работен график, по-ниски заплати, премахване на допълнителни облаги, тоест всичко, до което „истинските дами“ няма да се наклонят. „Не, добре, какво е в крайна сметка?! Дори няма да им се налагат!"По принцип мълча за изграждането на фразите. "Истинските дами" в повечето случаи не се "заморяват" с това.
Как и какво да кажете на интервю за секретар: тестове, въпроси и отговори
Когато говорите за себе си, не говорете за материални затруднения, здравословни проблеми. Не можете да повдигате религиозни и политически теми. Не давайте негативни оценки на никого и нищо. От вас трябва да се излъчват само положителни емоции и доброжелателност към всичко, което ви заобикаля.
Дизайнът на автобиографията е специален въпрос... Желанието да нарисувате лист с всички цветове на дъгата и монограми от различни странни шрифтове води до факта, че потенциалният лидер дори не чете текста. Резюмето е документ и трябва да го нарисувате с един строг шрифт от същия цвят, като подчертавате най-важните точки с удебелен курсив. Всеки блок трябва да бъде ясно структуриран и отделен от останалите с подзаглавие.
Интервю със секретар: как да изберем асистент на мениджър, асистент и офис мениджър
- Често ли ви се налага да общувате с непознати?
- С какъв тип хора е най-лесно да общувате?
- По-лесно ли ви е да изразите своите мисли и възгледи писмено или устно?
- Можете ли да започнете разговор първи (първи)? Прави ли ви неудобство?
- Какво не харесваш в хората? Винаги ли се опитвате да казвате на хората неприятни неща честно или предпочитате да запазите емоциите си за себе си?
Не забравяйте да попитате кандидата за длъжността секретар за всички задължения, изпълнявани на предишната работа, планове за бъдещето и оценки на собствените ви възможности, както и мотивите, които са ви подтикнали да потърсите работа. Получените отговори ще помогнат да формират психологически портретпотенциален служител по-завършен.
- правилна делова реч - учебници по стил, които да ви помогнат;
- основни познания по английски език (от нулата, разбира се, не могат да бъдат изучавани за няколко дни, но няма да отнеме много време за актуализиране на старите знания);
- ясно разбиране на работата в офиса;
- познаване на основите на етикета;
- способност за боравене с офис техника - принтер, скенер, факс;
- писане (интернет е пълен със специални програми, които ви помагат да свикнете с писане с два пръста);
- бърза работа в Word и Excel.
Обърнете необходимото внимание на външния си вид непосредствено преди интервюто. Поговорката „поздравяват ги с дрехите си“ е уместна за момиче, което се предлага като кандидат за поста секретар, както и за всеки друг. Секретарят е лицето на компанията.
Избор за позиция рецепционист, въпроси за интервю
- Виждам, че цяла година работиш във фирма Домащи помощници. Харесва ли ви да работите там?
- Колко мислите, че трудовият ви опит ще ви помогне в тази работа?
- Можете ли да ни разкажете за ситуация, когато трябваше да правите няколко неща едновременно?
- Един от младшите рецепционисти е мъж и е по-възрастен от вас. Мислите ли, че ще имате проблеми заради факта, че му ставате шеф?
- Какво означава грижа за клиентите?
- Прегледайте списъка с въпроси и изберете този, който смятате, че ще даде най-добри резултати. Обяснете избора си и причините, поради които сте отхвърлили останалите списъци.
- Формулирайте допълнителни въпроси (не повече от пет) от различни видове, които определено бихте задали на кандидата, и обяснете тяхната цел.
Как да преминете успешно интервю за секретар
В монолога си е препоръчително да използвате местоимението "аз" възможно най-малко, като го замените с "Ние", "Нашата компания" и т.н. Историята не трябва да говори за вашето здраве или финансови затруднения, не трябва да говорите твърде много за компаниите, в които е трябвало да работите, дори не трябва да обсъждате бившия си лидер.
Тестовете за кандидат за длъжността секретар са създадени по такъв начин, че да проверят поведението му в конкретна трудна ситуация, която ще бъде моделирана за него. Възможно е и стресиращо интервю с цел да дразни кандидата за позицията на себе си. Това се прави, за да се установи степента му на устойчивост на стрес.
Историята за това как си търсих личен асистент
След месец и половина, след като проучих сто и петдесет автобиографии и след половин дузина интервюта, бях на път да изпадна в отчаяние. Не, не беше част от плановете ми да се отказвам, разбрах, че рано или късно ще намерим подходящ. Но тя вече не се надяваше да завърши операцията до края на годината.
На този етап ме очакваше още едно откритие. Работата е там, че работя на пълен работен ден. Съответно можех да направя интервю само вечер. Когато се съгласих да участвам в избора на асистент, ми се стори, че ще бъде удобно за всички. В крайна сметка, когато сам си търсех работа, насрочването на интервю в 19:00 беше невероятен успех.
Въпроси за интервю за секретаря
Например, знаете със сигурност, че имате нужда от човек, който ще работи изключително с медиите и освен това няма да поръчва сувенири за Нова година или да прави публикации в социалните мрежи. В този случай ключовите умения на служителя са умението да работи с пресата и ежедневно да обработва голямо количество информация. Този човек трябва да бъде общителен, не, дори много общителен. Да, това е банално и банално, но наистина е така. Говорителят трябва да може да събира информация в рамките на компанията и постоянно да улавя нововъзникващите тенденции. Такъв човек може да направи цяла статия от фраза, чута в коридора от служител, и то наистина интересна за медиите.
- A. Какви са характеристиките на проекта/компанията? Трябва ли да прекратявам следването на хиперактивния лидер в Twitter на всеки час и да правя провокативни прозрения пред журналистите, или просто да съм на място, изпращайки веднъж месечно координирани и съгласувани прессъобщения, от които всичко интересно е изтрито?
- В. Кое е лицето на проекта? Кой му трябва за утеха: сладко умно момиче, интелектуално момче или русокос кардинал Песков. Има толкова видове лидери, колкото и прессекретарите.
- В. Какъв е обхватът на проекта? Ако кандидатът дойде от "гланца", тогава излъчването за политиката на партия "Единна Русия" ще бъде лошо или поне странно.
- D. Каква функционалност търсим? Само взаимодействие с медиите или широк спектър от правомощия (печат, събития, психологическо облекчение и т.н.).
- Д. Разходи.
Отивам на интервю за длъжността секретар
Това окабеляване ли е? Аз самият работя като помощник мениджър, получавам само 70 хиляди, но в същото време имам 8 години трудов стаж, добри познания по английски и офис работа. Така че не ти вярвам Авторе, а темата ти е поредният опит за разтваряне на разправии на тема, че всички секретарки спят с шефове, а на интервюта гледат фигурата, а не проф. качество. Пълна глупост, мениджърите имат нужда от помощник, а не от постелка, уважаващ себе си шеф никога няма да се свърже със секретарката, както уважаваща себе си секретарка няма да задава такива въпроси във форума като теб, Автора
Лика, ти * ура какво да търсиш! „Момичета, основният ми въпрос е как да разбера на интервюто дали мениджърът очаква секс. Как да се обличам, за да му харесам? Твърде откровено го смятате за несериозно?" Ако не искаш интимност в бъдеще с него, или в бъдеще, защо ще се обличаш така, че той да го харесва?? Какъв кошмар. И това е първият въпрос, който ви тревожи. За секса и как да се обличаш. Нито дума в темата на проф. качества, условия на труд и др. Авторе, просто съм изумен от това как се носи земята (
И тогава, ако кадровият служител е "намекнал", тогава това не ви притеснява? Ако не искаш да спиш с него, не ходи там. И ако такива намеци не те притесняват, Уелкам.
Зареждане...
