Методы рационального использования времени. Везде все успеть: советы, как рационально использовать время

Дата публикации: 06.06.2011

Здравствуйте. Сегодня я хочу анонсировать новую рубрику Life Hack , в которой буду раскрывать секреты самомотивации и эффективной работе в сети. Зачастую новички (да и старички тоже), стремящиеся заработать в интернете, допускают ряд ошибок, одна из которых – это не рациональное использование времени. Если вы также страдаете от этого недуга, то читайте ниже.

Многие из нас ведут ежедневники, записывая в них планы на день, неделю, месяц. Как вы записываете свои дела?«Купить то-то», «сделать то-то»? Такой подход в корне не верен! Свои цели нужно писать в завершенной форме , то есть «заказал контент на сайт», вместо «заказать контент», или «купил домен», вместо «купить домен». Такое незначительное казалось бы изменение поможет вам концентрироваться на конечном результате, а не на процессе.
Ставьте себе цели на 15 минут ! Прикиньте, что вы можете успеть сделать за этот промежуток, разделите свой список дел, на такие короткие отрезки, возьмите секундомер и вперед! Каждый из нас знает, когда случается аврал на работе или учебе, то за один день можно сделать успеть сделать столько, сколько не всегда успеваешь за обычную рабочую неделю. Главное условие целей на 15 минут – это строгое следование выбранным временным отрезкам – не успел, отложил, в следующий раз будешь активнее! Если отступить от этого правила, то метод перестанет работать.
Начните записывать свои «победы» и «поражения» за день! Каждый день у вас что-то получается, а что-то нет. Возьмите себе за правило вносить в свой ежедневник свою главную победу и главный провал. Что это вам даст? Спустя примерно месяц ведения такой отчетности, у вас будет отличная база для анализа! Например среди ваших провалов за месяц трижды написано «проспал на работу» — это рецидив, с которым надо что-то делать, либо купить новый будильник, либо начать раньше ложиться спать – выбор решения за вами, главное, что вы теперь знаете проблемы в лицо. Зачем записывать победы? Что бы видеть свое движение вперед, если акцентировать внимание только на неудачах, то недолго и в депрессию впасть.
Измерение целей . Часто случается так, что вы ставите себе цели, но изо дня в день не приступаете к их выполнению. Такое возможно по двум причинам:
- Цель слишком грандиозна и вы не знаете как к ней подступиться. К примеру вы хотите создать мега СДЛ с посещаемостью в 10 000 уников в сутки. Такую задачу с наскока не осилишь, поэтому важно разделить ее на несколько мелких – определиться с тематикой, с источниками трафика, контента и т.д. В этом случае цель из абстрактной и неосуществимой, станет просто сложной, но вполне реальной и вам останется только начать действовать.
- Цель может быть мелкой и не интересной. Как правило, если дело которой вы должны выполнить не несет немедленной отдачи, если сам процесс не приносит вам удовольствия и кажется мелким, то в таком случае требуется дополнительная мотивация, определитесь зачем нужно это делать. Например «проверить позиции сайтов», зачем? Что бы «оценить эффективность продвижения в топ», зачем? Что бы «внести коррективы», зачем? Что бы «увеличить трафик», зачем? Что бы «заработать больше денег». Идея думаю ясна.

В целом важно запомнить принцип – если сложно, задавайте себе вопрос «как?», если не интересно, задавайте вопрос «зачем?».

Цель «я не могу» . Если поставленная цель кажется не осуществимой, то попытайтесь представить в каком случае вы бы смогли осуществить задуманное. Возможно для достижения цели вам нужны рекомендации профессионала, большие денежные ресурсы, или много свободного времени. Попытайтесь представить, что все это у вас есть (реалистичность в данном случае играет последнюю роль). Отлично, какие теперь будут ваши действия? Продумайте все до мелочей, приучите свой мозг думать, что цель достижима и реалистичное решение возникнет само собой.
Успевайте все делать вовремя и не опаздывать . Как показала практика, опоздание – это не вопрос пробок и загруженности работой, все проблемы таятся в вашей голове Вы ведь не опоздали бы на торжественную церемонию где вас ожидал бы «Оскар»? Когда в следующий раз вы будите собираться на встречу, представьте, что там вас ждет не клиент, а скажем мер города, найдите способ замотивировать себя!
В заключение еще одна техника, она называется «мечта на 15 минут» . Возьмите себе за правило уделять 15 минут в день своим мечтам – местам, где бы вы хотели побывать, людям, с которыми бы вы хотели познакомиться и т.д. Важно именно мечтать, а не перебирать возможные пути решения текущих проблем. Эта техника поможет вам не закостенеть в сегодняшнем дне, а постоянно стремиться вперед и расти над собой.

На сегодня все. Надеюсь вы осилили статью до конца и она поможет вам рационально использовать свое время. Если есть что сказать, то прошу в комментарии.

комментариев 11

Маруся написал:
07 Июн 2011 в 2:36
Спасибо! 🙂
Татьяна Касумова написал:
07 Июн 2011 в 14:56
Очень хорошая статья. Сейчас у многих людей, которые занимаются бизнесом, нехватка времени. Если не анализировать, куда уходит время, успеть ничего не возможно. А от этого, конечно же, опускаются руки. Спасибо.
Ольга написал:
07 Июн 2011 в 15:03
О работе с целями есть одна старая притча: у мудреца спросили, как достичь глобальной цели, мудрец ответил — точно так же как бы вы съели слона, то есть по частям. Мелкими шагами. тренинг на 15 минут я еще не встречала. Попробую вписать его в свой день.
Ольга написал:
07 Июн 2011 в 17:09
Благодарю, за познавательную статью!
Валентина Запорожец написал:
07 Июн 2011 в 18:05
Спасибо, Игорь, за пост! В свое время нас никто не учил тому, что нужно цели ставить, цели нужно писать, с ними нужно работать. И мы жили, как Бог на душу положит. Но, оказывается, были мудрые люди, которые делали это задолго до нас.
Помните, был такой исследователь Арктики Отто Шмидт? Он умудрился в 14 лет определить свои жизненные цели. Шмидт написал их, а когда подсчитал, сколько времени необходимо для осуществления этих целей, оказалось -240 лет! Он понимал, что все эти цели осуществить физически невозможно, и вычеркнул второстепенные. То, что осталось, Шмидт снова подсчитал, и оказалось, что на их реализацию ему нужно около 120 лет. Но это остались только самые важные цели, и он ничего уже вычеркнуть не мог.
Так вот, он умер в 64 года и к этому времени осуществил практически все свои цели, которые догадался поставить в юности!
Цели - это мощный стимул нашего движения вперед.
Salima написал:
08 Июн 2011 в 11:51
Здравствуйте!

Спасибо за дельный совет.
Больше всего понравился пункт «Успевайте все делать вовремя и не опаздывать», это как раз написано для меня.
Хотелось бы побольше задержаться на вашем блоге, но извините опаздываю на вручение «Оскара.» 🙂

С уважением
игорь написал:
08 Июн 2011 в 19:25
Пункт победы и поражения я бы изложил так «Начиная очередное мероприятие в плане ставте жирный «минус» в конце дня подводя итоги,максимально честно ответьте себе выполнил или нет. Если выполнил «минус» зачеркиваем перпендикулярной четочкой, получаем «плюс», минусы переносим на следующий день». Далее анализ сделанного и девиз А. Суворова — тактические задачи решать как в «шашках» думай на один ход вперед.
Виктория написал:
09 Июн 2011 в 23:50
Здраствуйте) спасибо за столь ценые советы.с завтришнева дня хочу проверить их в жизне!!!не стандартный подход. я такой челове что много чего хочу зделать знаю з чего начатьно ничего ни делает понимаю породокс но не могу себя заставить, низнаю может у меня нет силы воли.
так что попробую реализувать это в жизнь
Лена написал:
10 Июн 2011 в 17:51
Хорошая статья,нужно попробовать))
Tatiana написал:
03 Янв 2012 в 14:07
Спасибо, информация интересная и полезная
tgordienko.ru
Sonny написал:
29 Июн 2015 в 19:13
Статья не плохая, написана со смыслом, содержание понравилось, осталось, только внести все выше написаное в практику.

У 90% людей рабочий процесс происходит хаотично. Казалось бы, работая по графику или по плану, они все равно не успевают сделать самое главное и в результате остаются не удовлетворены. В борьбе за эффективную деятельность и достижение поставленных целей сможет помочь только рациональное использование рабочего времени, а как именно – мы расскажем в этой статье.

Осознание и понимание приоритетов

В работе важен, прежде всего, результат: решенная задача и достигнутая цель. Но, чтобы она была достигнута, важно выстроить рабочий процесс, выделив время на форс-мажоры, которые бывают у всех. Для этого необходимо внедрить в свою жизнь рациональное планирование рабочего времени.

Тайм-менеджмент

Многие работодатели и собственники предприятий бизнеса внедряют систему , чтобы персонал работал эффективнее. Его использование обладает следующими достоинствами:

Экономия затрат времени и сил сотрудника.
Минимизация стрессов сотрудника и повышение уровня стрессоустойчивости по причине готовности к форс-мажорам.
Повышение самоорганизованности и личной ответственности.
Рост результативности каждого сотрудника и организации.
Благотворная атмосфера в коллективе благодаря правильно расписанному процессу работы.

Основой тайм-менеджмента является . Прежде чем организовывать рабочее время, необходимо решить, что на данный момент является действительно важным и чем следует заниматься в первую очередь. Но не стоит забывать и о второстепенных задачах и мелочах, которые влияют на результат.

Прежде чем организовывать рабочее время, необходимо решить, что на данный момент является действительно важным и чем следует заниматься в первую очередь.

Благодаря правильному выбору приоритетов человек как на работе, так и в жизни сможет быстрее и легче достичь поставленной цели, расходуя время, силы и деньги на то, что ему действительно нужно.

Организация, в которой внедрены основы тайм-менеджмента, не будет иметь проблем с эффективностью работы сотрудников, в результате чего будет на минимальной отметке, а реализация проектов и достижение стратегических целей – осуществляться быстрее и с ограниченными финансовыми потерями.

Инструменты и методы

Начать реализацию тайм-менеджмента, в результате чего сотрудник либо вся организация станет рационально использовать рабочее время, следует с выбора методов и .

Планирование рабочего времени

Об этом инструменте слышал практически каждый предприниматель, однако далеко не каждый планирует свое время правильно. В результате чего ощущаются потери времени, а результат работы неудовлетворителен. Есть простые, но эффективные способы планирования времени.

Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров. Делать это можно в блокноте, в таблице личного ПК или смартфона, используя гугл или мэйл-календарь. Важно, чтобы вы видели своими глазами, что вам надо сделать и что вы сделать не успели. Вариант «все держать в уме» не подходит – слишком большой риск пропустить важную встречу либо срочное дело.

Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров.

Планирование – это инструмент № 1 в тайм-менеджменте человека. Ведь благодаря этому методу эффективность повышается минимум на 25% уже в первые дни, что доказано исследованиями.

Исключаем «пожирателей» времени

У каждого человека в жизни и трудовой деятельности присутствуют эти привычки или постоянное влияние извне, которое отнимает массу полезного времени. Речь идет о разговорах по телефону с подругой или другом, частые перерывы на кофе или курение, игры онлайн либо сплетни с коллегами. Казалось бы, это невинная забава, но следует знать, что именно она отнимает массу ценного времени и не позволяет выполнить ваш план вовремя.

Важно обнаружить, например прописать на листе бумаги, бесполезные временные затраты в течение дня и избавиться от них один за одним.

Расстановка приоритетов

Это ключевой момент планирования рабочего времени. Отличным инструментом для его реализации является . С помощью простого квадрата, разбитого еще на 4 квадрата, человек за 10-15 минут сможет определить, что для него действительно важно, раскидав задачи на 4 пункта:

Срочное и важное.
Несрочное и важное.
Срочное и неважное.
Несрочное и неважное.

Все задачи будут перед глазами в течение дня, выставленные по приоритетности. Это позволит реализовать срочные и важные дела, не отвлекаясь на менее приоритетные задачи.

Закона Парето 80/20

Состоит в том, что 20% потраченных усилий приносят 80% результата. Необходимо из общей массы задач отфильтровать неэффективные и ненужные, чтобы сконцентрировать свои усилия на 20% действительно эффективных и результативных пунктах плана.

Мотивация

Очень важна в любой работе мотивация. Ставя цели на день, необходимо понимать, что вы получите в результате. Внутренняя мотивация – это самый сильный рычаг достижения поставленных целей.

Инструментов и методов планирования рабочего времени очень много. Наиболее значимые мы расписали в этой статье. Но какие бы методы ни использовались, обязательно в конце рабочего дня необходимо подвести итоги, выявить слабые места и четко сформировать план на следующий день с учетом результата конкретного дня.

Многие семьи совершенно не умеют правильно расходовать деньги, поступающие в семейный бюджет. Миллионы людей ежемесячно тратят тысячи рублей на совершенно ненужные им вещи, а ведь лишние траты можно себе позволить только при больших доходах. Однако, совершение спонтанных покупок присуще всем. Поэтому вопрос о том, как рационально расходовать деньги, беспокоит почти каждого. Ответ на этот вопрос можно найти в нашей статье, кроме того, научиться распределять свой бюджет и планировать все свои расходы.

Как научиться экономить

Для того чтобы научиться экономить семейные деньги, не следует ограничивать свои потребности, необходимо грамотно управлять имеющимися финансами. Итак, как научиться рационально тратить деньги и экономить:

Постоянно вести учет всех своих расходов, анализировать их. Приучить себя выделять приоритетные траты, и второстепенные, без которых можно обойтись.
Планировать свои расходы в рамках полученных (заработанных) средств.
Приучить себя откладывать деньги на непредвиденные расходы, это позволит не брать кредиты в кризисный период (потеря работы, болезнь и так далее).

Общие правила экономии

Если исключить ненужные расходы, это совсем не значит, понизить свое качество жизни. Как не тратить много денег или правила экономии:

Никогда не посещать магазины голодными или сразу после получения зарплаты. Необходимо сначала спланировать бюджет, а затем отправляться за покупками.
Всегда отправляться в магазин с приготовленным заранее списком продуктов, которые необходимо купить, и посещать только те отделы, где находятся эти товары. Эти меры позволят не накупить совершенно не нужных продуктов и мелочей.
Покупать вещи не в сезон. Таким образом, можно значительно сэкономить семейный бюджет на таких вещах, как пуховик, кожаные изделия, дубленки, сапоги и так далее. Единственное правило не потерять голову от системы скидок и не накупить совершенно не нужных вещей.
При расчете в магазине не использовать кредитные карты, то есть пользоваться только наличными, а сразу после совершения покупок подсчитывать оставшиеся деньги.
Если принято решение совершить крупную покупку, не следует поддаваться импульсу, лучше отложить время приобретения, все хорошо взвесить и затем только приобрести этот товар.
По мере возможности постараться покупать оптом. Если есть какие-то товары, которые покупаются регулярно, следует попробовать купить их оптом, это позволит сэкономить затраты на него, например предметы личной гигиены, продукты с длительным периодом хранения, корм для животных, бытовую химию и так далее.
Стараться пользоваться дисконтными картами и возможностями кэшбэка для скидок.
Разумно подходить к различным акциям, беречь себя от соблазна покупки ненужных вещей.
Не соблазняться на рекламу, именно она является главным врагом семейного бюджета. Без многих разрекламированных вещей можно вполне обойтись или купить более дешевый и не обязательно плохой товар.
Постоянно заботиться о своем здоровье делать регулярные обследования у врача, чтобы не запустить какую-либо болезнь (не ввести семью в при болезни).

Способы как экономить деньги

Экономить деньги в семье можно с помощью нескольких нехитрых способов:

Метод разделения. Необходимо разделить весь доход на 5 равных частей, четыре из которых предназначены для четырех недель месяца, то есть за неделю допускается использование только одной из четырех частей. Пятая часть - для последних оставшихся дней месяца и для накопления.
Анализ затрат на все покупки и оплату услуг. Все расходы можно записывать в блокнот, тетрадь, составить таблицу "Эксель" на рабочем или домашнем компьютере. В конце каждого месяца анализировать свои траты. Этот метод помогает выявить лишние затраты, которые можно будет уменьшить или совсем исключить.
Полный отказ от кредитов. Займы на отпуск, на приобретение бытовой техники, компьютера, телефона - это совсем неразумные решения. Гораздо лучше накопить средства и купить желаемую вещь, чем переплатить за нее в виде банковских процентов.

На что тратятся деньги

Прежде чем приступить к составлению финансового плана, необходимо выяснить, куда тратятся все ваши деньги:

Запишите, сколько каждый из вас кладет в общую копилку.
Запишите, сколько каждый из вас тратит на свои увлечения и развлечения (автомобили, салоны, рукоделие, рыбалка и так далее).
Посчитайте, сколько примерно ваша семья тратит на продукты питания ежемесячно.
Рациональное расходование денег предполагает и то, что в магазин должен будет ходить только один супруг, а не оба.
Старайтесь не покупать готовые полуфабрикаты, а самостоятельно готовить пищу дома.
Подсчитайте расходы семьи на бензин, медстраховки, интернет, пересмотреть их и выявить какие расходы можно сократить.

Как рационально расходовать деньги и чем обязательные расходы отличаются от второстепенных

С целью экономии и рационального расходования денежных средств составляем финансовый план семьи на месяц. Прежде всего, необходимо вписать все предполагаемые траты (в порядке убывания их значимости). Распределить все траты по категориям:

Неотложные платежи или обязательные расходы - это питание, коммунальные выплаты, выплаты по кредиту (если имеется), лечение.
Второстепенные платежи - обучение, бытовая техника, одежда, отпуск, накопления.
Неважные выплаты - рестораны, развлечения, курение, алкоголь, дорогая одежда, спа, новинки техники.

Необходимо носить с собой средства только на текущие надобности. Но возникает вопрос: "Сколько денег тратить в день?". Все очень индивидуально. Необходимо сесть и рассчитать сумму, которую можно безболезненно для семейного бюджета потратить в день. Отчаянным любителям покупок необходимо выложить из кошелька кредитные карточки и покупать строго только то, что было запланировано.

Где можно сэкономить

Итак, как рационально расходовать деньги или где можно сократить свои расходы? Давайте разбираться. Можно сократить расходы на:

коммунальные платежи, если установить счетчики газа и воды;
бытовую технику, то есть не покупать товар с огромным количеством дополнительных функций, это значительно увеличивает стоимость его;
одежду, покупая ее на распродажах или в конце сезона;
питание, сократить употребление мяса, уменьшить количество десертов, покупать продукты оптом или по выгодным ценам; но не стоит экономить на овощах и фруктах, так как они нужны для правильного питания и богаты всеми необходимыми для организма витаминами и микроэлементами.

Экономим электроэнергию

Для этого необходимо:

приобрести энергосберегающие лампочки;
выключать электричество при выходе из помещения;
приобретать бытовую технику класса А, АА или А+, они потребляют меньше электричества;
не ставить холодильник или морозильную камеру возле плиты, радиатора, батареи, кроме того, необходимо их периодически размораживать;
отключать все электроприборы из сети, после использования их.

Экономим на вредных привычках

Как рационально расходовать деньги? Как ни странно, больше всего этим вопросом задаются курильщики, любители выпить пива, любители фаст-фуда. Если проанализировать все затраты этой группы населения, можно обнаружить, что расходы на вредные привычки такие, как сигареты, алкоголь, чипсы, гамбургеры, съедают у них несколько тысяч рублей ежемесячно. Исключив эти затраты, можно легко сэкономить деньги и сохранить здоровье.

Как экономить при маленькой зарплате

Маленькие доходы - это стимул упорядочить все свои расходы. Необходимо учиться планировать все свои затраты согласно полученным средствам. Следует отказаться от кредитов, выявить более важные и скорректировать их в зависимости от реального дохода. Сократить траты на второстепенные потребности.

Составить примерное меню на неделю и делать закупки строго по списку.

На что тратить большие деньги

Бывает и обратная ситуация, когда денег много, а человек совершенно не знает, куда их деть и что с ними делать. Итак, примеры того, куда можно рационально вложить свои большие деньги:

Путешествие.
Здоровье свое собственное и близких людей.
Образование.
Покупка и обустройство дома.
Отдых.
Покупка качественных товаров.
Благотворительность.
Инвестирование в недвижимость.
Депозиты в банк.

Как начать копить деньги на мечту

Для того чтобы начать копить средства, необходимо определить цели, на что именно необходимы они, например, покупка автомобиля, жилья, ремонт дома, отпуск. Затем начать ежемесячно откладывать определенную сумму денег, при этом можно использовать дополнительные источники дохода, например, накопленные деньги положить в банк на депозит и получать проценты.

Вместо вывода, или экономим без фанатизма

В любом деле главное - не переусердствовать. Экономить, копить или тратить нужно с умом. Часто дешевые товары проигрывают в качестве, а это сулит дополнительные траты, ведь недаром в народе есть поговорка - «Скупой платит дважды».

Приобретая товар по акции, необходимо выяснить причины уценки. Ведь это может быть просроченный продукт, употребив который, можно получить серьезные проблемы со здоровьем и, как следствие, лишние затраты на лечение.

Не стоит экономить на детях и покупать некачественные китайские товары и игрушки, которые могут спровоцировать различные заболевания у малыша.

Лучше отказаться от лишней сумочки или пары туфель, но не экономить на здоровье.

Рациональное расходование средств должно быть без фанатизма, не стоит отказывать себе во всем, собирая деньги на светлое будущее. Просто необходимо соблюдать золотое правило - не поддаваться влиянию окружения, сравнивать цены, не поддаваться эмоциям и рекламному влиянию, быть умеренным во всем.

Жить нужно здесь и сегодня, не стоит себя лишать радостей и приятных моментов, но всегда думать о следующем дне и следующих возможностях.

Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

разработать определенный план;
первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
ежедневно анализировать выполненные задачи;
в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
следить за порядком;
выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
составление поэтапного плана выполнения работ;
избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
выбор хобби для досуга.

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).

Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.

Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.

Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).

Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Чтобы разгрузить свой день, важно:

Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
завершение начатых дел;
устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
чередование работы с отдыхом;
анализ планирования времени;
постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

Режим рабочего времени;
Организация труда;
Работоспособность сотрудников;
Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

– это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
Растет уровень результативности каждого работника;
Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

Срочные и важные;
Срочные и неважные;
Несрочные и важные;
Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

Спешка;
Отсутствие планирования времени;
Неправильная организация труда;
Слабый уровень мотивации.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.