Во секоја организација се составуваат писма повеќетовлезна и излезна документација. Постојат многу видови на овие документи, а за секој од нив има голем број правила за извршување. Бидејќи буквите се најмногу во масовна формадокументација за управување, исклучително е важно да знаете како правилно да ги составите.
Од оваа статија ќе научите:
Правилното форматирање на буквите е успех на целата компанија
Деловни (или официјални) писма се оние кои служат за комуникација со компанијата надворешни структури. Дополнително, дури и откако ќе се постигне некаков вербален договор помеѓу раководителот на организацијата и деловен партнер или клиент, правилата за бонтон предвидуваат потврда на овој договор. Ова, пак, веќе може да се смета за гаранција.
Видови деловни писма
1. Информативни - создадени со цел да се пренесат некои информации.
По извршените функции
1. Иницијатива - се делат на оние кои бараат одговор и оние кои не бараат одговор. Примери: барање, жалба, известување, потсетник, .
2. Писма со одговор.
Врз основа на адресатот
1. Редовно - обично се испраќа само на еден примач.
2. Кружни - оние што еден испраќач ги испраќа до неколку примачи.
Според формата на поаѓање
Структура на услужно писмо
Текстот на добро напишаното деловно писмо се состои од: жалба, воведни и главни делови и заклучок.
Апелација.
Ова е најзначајниот дел за комуникациски цели. Така, благодарение на правилно избраната форма на адреса, не само што можете да го привлечете вниманието на примачот, туку и да го поставите општиот тон за понатамошна комуникација. Доколку писмото не е адресирано на одредена личност, адресата може да се изостави, во други случаи вообичаено е да се користат стандардни јазични формули - на пример, „Почитуван Сергеј Иванович!“, „Господине претседателе на Владата!“ Жалбата е напишана во средината на редот.
Воведен дел.
На почетокот на писмото, неопходно е да се наведат причините и основите за неговото подготвување; често е неопходно да се потврди информацијата со упатување на документи и факти од трети лица. Доколку има потреба да се наведат референци, тоа треба да се направи по следниот редослед: наслов на актот, автор, датум, регистарски број, наслов.
Главен дел.
Главниот дел од писмото ја означува главната цел на писмото. Овој дел детално ги опишува потребните настани, дава докази или ја анализира ситуацијата.
Заклучок.
Како заклучок, вообичаено е да се донесуваат заклучоци во форма на барања, предлози, одбивања или мислења. Се верува дека услужното писмо може да содржи само еден завршен дел. Како по правило, тие завршуваат со стандардни изрази - на пример, „Се надевам на понатамошна соработка“, „Со Најдобри желби" Формулата за учтивост се става пред атрибутот „потпис“ и е одвоена од позицијата со запирка.
При поднесување до авторот важно е да се земат предвид аспектите како што се:
- степенот на запознавање и природата на односот со адресатот;
- јавната положба на примачот и нејзиниот однос со положбата на авторот;
- ситуацијата во која се одвива комуникацијата - нејзината формалност или неформалност;
- бонтон и стандарди усвоени во одредена компанија.
Формат на писмо, примерок:
Форматирање на букви според ГОСТ
Услужните писма мора да се издаваат на специјални обрасци во формат А4 или А5 во зависност од големината на текстот. Дозволено е да не се користат обрасци само во случаи кога авторите се неколку компании истовремено.
Барањата за формулари за букви, како и составот на детали и правилата за дизајн се содржани во ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за документација“.
Општо земено, компаниите имаат право самостојно да развиваат формулари за писма, бидејќи наведениот ГОСТ е советодавен по природа, сепак, спроведувањето на неговите одредби укажува на висока култура на работа со документи во организацијата. За некои организации ГОСТ Р 6.30-2003 е задолжителен: на пример, федерални тела извршната властмора секогаш да се усогласат со овој стандард.
01 - Национален амблем Руска Федерација;
02 - Грб на конститутивен субјект на Руската Федерација;
03 - Организациски амблем или заштитен знак (сервис);
04 - Организациска шифра;
05 - Главен државен регистарски број (OGRN) правно лице;
06 - Идентификациски број на даночен обврзник/причинска шифра за регистрација (TIN/KPP);
07 - Шифра на формуларот;
08 - Име на фирмата;
09 - Референтни информации за организацијата;
10 - Име на типот на документот;
11 - Датум на;
12 - Регистарски број;
14 - Место на составување или објавување;
15 - Адресант;
16 - печат на одобрение;
17 - Резолуција;
18 - Наслов на текстот;
19 - Контролна ознака;
20 - Текст на документот;
21 - Обележете го присуството на апликацијата;
22 - Потпис;
23 - печат на одобрение;
24 - Одобрување виза;
25 - Отпечаток од печат;
26 - Ознака на заверка на копијата;
27 - Обележете за изведувачот;
28 - Забелешка за извршување на документот и испраќање во досието;
29 - Забелешка за прием на документот од страна на организацијата;
30 - Електронски идентификатор за копија.
Форматирање на буква според ГОСТ, примерок:
Форматирање писмо со прилог, примерок:
Правила за пишување деловна кореспонденција
Деловната кореспонденција вклучува употреба формален деловен стилкомуникација. Неговата особеност лежи во фактот што учесниците обично се правни лица кои мора да се придржуваат кон строги правилакомуникација усвоена во организација (или неколку организации).
Постојат неколку барања кои се однесуваат на овој видкомуникација.
Стандардизација на презентацијата.Денес постојат многу термини, посебни фрази и формули кои се специфични за деловната кореспонденција. Нивната употреба ви овозможува значително да го намалите времето за подготовка, а готовите дизајни ви помагаат да избегнете губење време барајќи термини погодни за одредена ситуација. Стандардизацијата значително ја олеснува перцепцијата на кој било текст и го оптимизира целиот процес на проток на документи.
Неутрален тон.Воздржаноста и строгоста при пишувањето писма се норма во официјалната комуникација. Неутрален тон подразбира речиси целосно отсуство на експресивни или емоционално наелектризирани зборови. Информациите се од чисто официјална природа; поради оваа причина, неопходно е да се исклучат од текстот, на пример, зборови со деминутивни наставки или интерекции. Емоционалниот поттекст може да биде присутен, но тој треба да се крие зад неутрален тон на презентација.
Точност и недвосмисленост на формулацијата. Примачот мора јасно да го разбере и протолкува значењето на материјалот упатен до него. Точноста на текстот, по правило, директно зависи од правилно изградената композициска структура и отсуството на логички грешки. Услужното писмо мора да биде јасно обмислено.
Концизност. Благодарение на ова барање, авторот ќе може значително да ја намали должината на целиот документ. Концизноста на презентацијата е, пред сè, елиминирање на вербалниот вишок, економична употреба јазични средства, отсуство на непотребни повторувања и дополнителни информации.
Примена на јазични формули.Шаблони широко користени во деловна кореспонденција, се негов составен дел. Така, за да се поттикне акција, често се користат следниве формули: „Ве молиме да го разгледате прашањето...“, „Во потврда на нашиот договор...“. Честопати, јазичните формули се правно значајни елементи на текстот, без кои тој нема да ја има потребната сила. На пример: „Гарантираме враќање Париво износ од...“, „Контролата над спроведувањето на задачата му е доверена на...“.
Употреба на термини, лексички и графички кратенки.Благодарение на употребата на термини во кореспонденцијата, авторот може да постигне јасно разбирање на текстот, што е исклучително важна карактеристикаделовна комуникација. Терминологијата што може и треба да се користи во областа на документациската поддршка за управување е регулирана со ГОСТ Р 51141-98 „Канцелариска работа и архивирање. Термини и дефиниции“
Доминација на едноставни вообичаени реченици. Официјалната комуникација, по правило, се заснова на употреба на едноставни заеднички едноделни или дводелни реченици, што во голема мера го поедноставува процесот на согледување на текстот.
Водич за пишување деловно писмо
|
Хартија |
Мора да се испечати на хартија белоили други светли бои. Формат на лист - А4 (210 x 297 mm) или A5 (148 x 210 mm). |
|
Полиња |
Листот мора да има полиња од најмалку: 20 mm - лево; 10 mm - десно; 20 mm - врвот; 20 mm - пониско. |
|
датум |
Датумот на писмото се смета за датум на неговото потпишување. Се обработува Арапски бројки, набљудувајќи ја низата: ден, месец, година. На пример, "02/10/2017". Дозволен е и вербално-нумерички метод за форматирање датум. На пример, „10 февруари 2017 година“ |
|
Појдовен број |
Појдовниот број се состои од низен број, кој може да се дополни со индекс. Бројот на документот што е заедно составен од два или повеќе одделенија се состои од регистарските броеви на буквите на секој од овие оддели, одделени со коса црта. |
|
Дестинација |
Адресатот може да биде компанија, нејзините структурни поделби или поединечни вработени. Важно е да се запамети дека во вториот случај, иницијалите секогаш се означени пред презимето. Името на компанијата примач секогаш е означено во номинативен случај. Според правилата, не треба да се упатува на повеќе од четири примачи. Исто така, овој детал може да вклучува поштенска адреса и прво да го наведе името на организацијата, а потоа и поштенската адреса. |
|
Текст на писмото |
Самиот текст може да се форматира како табела, текст или комбинација од неколку структури. Кога дизајнирате табели, важно е колоните и редовите да се нарекуваат именки во номинативниот случај. Ако табелата продолжи на следната страница, колоните и линиите се нумерирани и на неа. Текстот треба да се состои од два дела: причина/цел/причина за пишување на писмото и заклучоци/предлози/препораки. Исто така, текстот може да содржи само еден завршен дел - на пример, барање без објаснување. Ако писмото се однесува на акти на други организации, наведете ги нивните детали: наслов на документот, име на организација, датум, регистарски број и наслов. |
|
Апликација |
Деловно писмо со прилог треба да биде форматирано на следниов начин: Примена: за 2 л. во 2 примероци. Доколку апликацијата не е наведена во текстот, тогаш потребно е да се наведе нејзиното име, бројот на листови и копии. На пример: Прилог: Договор за купопродажба за 3 л. во 2 примероци. Ако е прикачен документ со прилог, ознаката се форматира на следниов начин: Прилог: писмо од ФСС од 12 октомври 2017 година N 03-2/923 и додаток кон него, вкупно 7 страници. |
|
Потпис |
Потписот бара наведување на положбата на работникот кој го потпишал писмото и препис од овој потпис. Доколку потпишат повеќе вработени, потписите се распоредуваат по редослед што одговара на заземената позиција. Ако позициите се еднакви, тогаш потписите треба да се наоѓаат на исто ниво. |
|
Печат |
Печатот ја потврдува автентичноста на потписите на службените лица на документи поврзани со финансиски средства или на други документи кои предвидуваат заверување на оригинален потпис. |
|
Извршител |
Доколку е потребно, наведете ги иницијалите и презимето на изведувачот и неговиот телефонски број. Обично ознаката се става на предната или задната страна на последниот лист во долниот лев агол. |
Денес, официјални писма се составуваат во која било компанија за сосема различни прашања поврзани со активностите и на поединци и на цели одделенија. Предмет на писмата може да биде барање, известување, договор, побарување, отповикување, промена итн. Во исто време, правилата за добра форма сугерираат дека секој документ ќе биде изготвен во согласност со сите горенаведени барања. Благодарение на ова, писмото (без разлика во каква форма е испратено) ќе стане ефективна алаткаво работата на секој вработен и раководството на компанијата како целина.
Тестирајте се
1. Каква буква се нарекува кружна буква?
- Писмо испратено од еден примач до неколку примачи
- Писмо испратено од еден примач до еден примач
- Писмо што не е испратено од повеќе причини
2. Како треба правилно да се форматира прилогот на деловното писмо?
- Примена: за 2 л. во 2 примероци.
- Апликација во 2 примероци на 2 листа
- Два листови со апликации во дупликат
3. Колку фази има за подготовка и пишување на деловно писмо?
4. Што значи да се бара неутрален тон во деловната кореспонденција?
- Употреба на термини, лексички и графички кратенки
- Речиси целосно отсуство на експресивни или емотивно наполнети зборови во писмото
- Широка употреба на шаблони
5. Од кои делови се состои деловното писмо?
- Жалба, воведни и главни делови, заклучок
- Главен дел, заклучок
- Жалба, заклучок
Здраво повторно драги мои претплатници и гости на блогот. Како се чувствувате за официјалните документи? Дали сакате да ги пополнувате? Се осмелувам да кажам дека повеќето од вас ќе одговорат негативно.
Писмото мора да се прочита
Јасно е дека официјалните писма се документи составени со користење на одреден примерок, понекогаш на посебен образец. Секој од вас барем еднаш во животот составил такви документи. Ова може да биде објаснување, изјава, писмо на благодарност, гарантно писмо, жалба итн. Затоа сте запознаени со постапката за пополнување на ваков тип на порака.
главната цел деловно писмо – пренесување на информации непроменети до примачот. Ако пишувате писмо за благодарност, задолжително наведете ја причината во која оваа или онаа личност ви помогнала. Не заборавајте да го вклучите неговото презиме и иницијалите. Писмо испратено во празнината никогаш нема да се прочита, затоа, не заборавајте да ги наведете адресите на примачот, а идеално е на испраќачот.
Ве молиме имајте предвид како е-пораките се испраќаат со средства Е-пошта:
- го притискате копчето „Напиши писмо“;
- состави порака;
- пополнете ја линијата за адреса на примачот;
- кликнете на копчето „Поднеси“.
Се разбира, редоследот на дејства може да се промени (прво пополнете ја линијата за адреса, а потоа креирајте писмо), но последното дејство секогаш ќе биде испраќање. Дали се согласуваш? Сега кажи ми: „Дали е можно да се испрати порака, ако не и-мејл адреса?. Нормално дека не. Затоа, задолжително дознајте, запомнете и запишете податоци за да можете во секое време да контактирате со некој важен за вас.
Не заборавајте да се ставите во кожата на примачот на вашата порака. На овој начин можете да ги забележите грешките што сте ги направиле при креирањето, да ја поправите самата порака, да ги отстраните зборовите кои имаат двојно значење итн. Дали мислите дека примачот е задоволен да го отвори пликот, да го испечати писмото и да види дека оваа порака е за него лично. Како тој го разбира ова? Едноставно: секое писмо треба да започне со адреса и поздрав (ова е она што му овозможува на испраќачот да го придобие примачот).
Ако поради некоја причина не успеавте да го дознаете името и презимето на лицето, тогаш заменете ги со други: г-дин, директор, почитуван, итн. Во никој случај овие зборови не треба да се скратуваат. Инаку, авторот на пораката го открива своето незадоволство, гнев и друго негативни особиникарактер. Затоа, не вреди да се зборува за предиспозицијата на примачот да комуницира и согледува информации.
Веднаш ќе кажам дека дури и јас добивам море писма од сомнителна природа по е-пошта, затоа, внимателно ја набљудувам нивната содржина. Кога отворам писмо што го добивам, се трудам брзо да го прочитам за да ја проценам неговата важност. Дали и вие го правите истото? Додека чекате специјално писмо, можете да поминете часови проучувајќи ги пораките што ги добивате, тогаш зошто да не научите како брзо да ги прегледате?
Испратената порака мора да содржи наслов (во електронската верзија треба да го наведете предметот). Таквата едноставна формалност му овозможува на примачот да ја цени важноста на пораката. Што ако заврши во дистрибутивен центар? голема организација, тогаш може мирно, без непотребни проблеми, да се испрати до примачот. Сакате вашата порака да стигне до примачот што е можно побрзо, нели?
Формат и содржина на писмото
Сега знаете како да се погрижите вашето писмо да стигне до примачот во најкус можен рок:
- знајте ја неговата адреса;
- наведете го предметот на пораката;
- Започнете го вашето писмо со поздравување на читателот.
Сепак, ова не се сите карактеристики на создавање деловни писма. Навистина многу важна улогаигра: стил на презентација, начин на презентирање информации, извршување на такви документи итн. Ајде дополнително да дознаеме како да се осигураме дека примачот не го испрати писмото во папката Spam во огромната е-пошта и не ја фрли вашата порака во ѓубре.
Првошто треба да биде - поздрав и обраќање до примачот. Забележете дека би било убаво да се ослободи читателот. За да го направите ова, само започнете со комплименти, забележете колку е зафатен, итн. Составете ја вашата порака така што примачот ќе се согласи со секој збор, бидејќи во овој случај ќе биде прилично лесно да го доведете до склучување на договорот.
Последниот коментар е можеби најважниот. Ова се однесува на употребата на зборови, фрази и изрази кои се двосмислени по природа. Целата поента е дека испраќачот не може да влезе во главата на примачот и да го открие неговото ниво на свесност. Токму затоа, пред да испратите порака, треба да ја прочитате неколку пати и, доколку е потребно, да ја поправите, отстранувајќи го двојното значење на изјавите.
Структура на официјално писмо
Службените писма се пишуваат на посебни обрасци, кои веќе имаат одредени ознаки. На врвот на формуларот (десен агол) секогаш има „заглавие“ што содржи целосен сет на детали (презиме и иницијали на примачот, адреса на компанијата, телефонски број, име на оддел, грб или симболи на компанијата итн. ). Ве молиме имајте предвид дека колку појасно се пополнети сите полиња, толку е поголема веројатноста пораката да биде испорачана и прочитана.
Ако има неколку приматели, тогаш нивните имиња треба да бидат наведени по хиерархиски редослед од надредената позиција до подредените. Ова е правило кое не е препорачливо да се прекрши. Бидејќи има простор во горниот лев дел, таму се става ознака од испраќачот (нивните иницијали и датум) и примачот (истиот).
Како што знаете, писмото деловен примерок, како и училишен есеј, мора да има 3 секции: вовед, главен дел и заклучок. Така е, откако ќе го прочита првиот дел, примачот ќе може да заклучи дали оваа порака е итна или дали може малку да се проучи. Имајте предвид дека воведот е напишан за електронската верзија, како додаток на апликацијата. Затоа, за правилно составување, потребно е:
- оставете порака и поздрав;
- истакнете дел од комплиментите;
- Накратко објаснете ја причината за вашето барање.
Важен факторпри презентирање на материјалот, тоа е начинот на презентирање, комплетноста и искреноста при презентирањето на информациите (во никој случај не го лажете примачот). Запомнете, при читањето на вашата жалба, примачот мора да го даде опишаното, така што ќе бидат потребни детали, но не заборавајте да ги поддржите со дополнителни факти, датуми итн.
Обрнете внимание на говорот и стилот на презентација на материјалот. Ако ова е официјален документ, тогаш писмото е напишано во деловен стил. Вреди да се погоди дека примачот добива многу такви писма и нема да има доволно време детално да се запознае со секое. Затоа, материјалот мора да биде претставен кратко, компактно, без непотребно претерување и боја. Само во овој случај можете да сметате на брз одговор од примачот.
Како заклучок, треба да ги наведете вашите сопствени желби (понекогаш со барање), да го сумирате сето она што е наведено. Излегува дека по читањето овој делофицијално писмо, примачот треба да го види вашиот предлог за излез од моменталната ситуација (проблем). Тој може само да се согласи со тоа, или да избере своја опција.
Официјалното писмо завршува со задолжителен потпис и датум на подготовка. Можете да го видите ова со испитување на неколку примероци. официјални писма.
Пред да испратите, погрижете се повторно да го прочитате документот, проверете дали деталите се совпаѓаат и дали пораката е правилно форматирана. Не заборавајте да ја оцените писменоста на презентацијата, со кој фонт е испечатен текстот (дали е лесен за читање) итн.
Тоа е се. Излегува дека изготвувањето официјален документ не е толку тешко. За да го направите ова, само земете ја потребната форма, каде што веќе се применети одредени карактеристики, пополнете ја во согласност со правилата опишани погоре и испратете ја до примачот. Ако сè уште имате прашања, можете да добиете одговори на нив со објавување во делот „коментари“.
Дали веќе сте им кажале на вашите пријатели и познаници како правилно да подготват официјални документи? Ако не, ве молиме споделете ја врската до оваа рецензија со нив. За да го направите ова, треба да кликнете на копчињата социјалните мреживо кој сте регистрирани и се согласувате со додавање на информации за вашиот лична страница. Со извршување на овие манипулации, ќе им овозможите на луѓето да го видат овој преглед, да се запознаат со него и да научат како правилно да ги пополнуваат сите видови документи.
Јас не се збогувам со вас, туку велам: „Збогум“. Ќе ми биде драго да ве видам повторно како читатели на моите креации. информатички бизнис. Се надевам дека моите критики ве инспирираат на големи дела и ќе ви помогнат да ги постигнете корисни информации.
Со почит, Елена Изотова.
СТРУКТУРА НА ТЕКСТ НА ДЕЛОВНО ПИСМО
ОСНОВНИ ПРАВИЛА ЗА ПИШУВАЊЕ ДЕЛОВНИ ПИСМА
Деловни писмаимаат одредени правила за составување и извршување, тие подлежат на барања поради нивната припадност на информации и референтни документи. Кога составува писмо, авторот мора детално да размисли за целта за која го составува писмото и што очекува како резултат на неговото разгледување. Тој мора јасно сам да разјасни што знае примачот за темата на писмото, на што може да се потпре како почетна точка и што нови информации, сè уште не му е познато на примачот, заради што се пишува писмото. Природата на аргументот и составот на текстот ќе зависат од целното поставување на буквата. Може да се разликуваат следните фази на подготовка и составување писма:
Ајде да ги погледнеме овие фази. Проучувањето на суштината на прашањето вклучува: собирање доволно информации за ова прашање, доколку е потребно, проучување на законодавството за суштината на прашањето, анализа на претходните жалби за ова прашање и добиените одговори на нив. Потоа почнуваат да го составуваат текстот на писмото.
Структура на текстот на деловното писмо
Пишувањето на текстот на писмото е трудоинтензивен процес. Важна задача при составување писмо е нејзината заситеност на информации, односно вклучување во неа потребната количинаинформации. Пишувањето може да биде едноаспектно или повеќеаспектно. Еден аспект од писмото обично ја сочинува содржината на целото писмо, а најчесто тоа се писма кои не бараат одговор. Текстот на буквите од повеќе аспекти може да се состои од: следните аспекти: делови, клаузули, под-клаузули, ставови. Презентацијата на секој аспект мора да започне со параграф. Деловната кореспонденција се карактеризира со тенденција да се составуваат претежно повеќеслојни букви. Писмото обично се составува според следната шема: вовед, главен дел, заклучок. Воведниот дел содржи: врска до документот, неговите поединечни точки кои послужиле како основа за изготвување на писмото; изјава за факти, која укажува на целта (причината) за составување на писмото. Кога се однесува на документ, неговите податоци се означени во следнава низа: име на видот на документот, автор, датум, регистарски број на документот, наслов, на пример: Во согласност со уредбата на Владата на Руската Федерација од јуни 27, 2004 Бр. 620 „За одобрување на Модел регулатива... » Главниот дел содржи опис на настанот, моменталната состојба, нивната анализа и обезбедените докази. Токму во овој дел треба да се убеди, докаже дека на средбата (конференција, Тркалезната маса) потребно е да се учествува, дека произведените производи или извршените услуги се најдобри, дека барањето мора да се исполни итн. Заклучокот на писмото претставува заклучоци во форма на барања, предлози, мислења, одбивања, потсетници итн. Писмото може да содржи само еден завршен дел. Главните прашања на писмото мора да бидат јасно формулирани и распоредени во низа што е најоптимална за перцепција. По изготвувањето и пишувањето, услужното писмо мора да се уреди. Деловното писмо скоро секогаш започнува со адреса. Овој мал дел од текстот е исклучително значаен за комуникациски цели. Правилно избраната адреса не само што го привлекува вниманието на примачот, туку и го поставува саканиот тон за кореспонденцијата, помага да се воспостави и одржува деловни односи. Важноста на жалбата ја одредува авторот на писмото, апелот ви овозможува да обезбедите слушател. Интерпункцискиот знак што следи по адресата заслужува посебно внимание. Запирка по адресата и дава на писмото лежерен карактер, додека извичник го нагласува значењето и формалниот стил. Писателот на текстот мора да ги земе предвид следните фактори:
1. Општествената положба на примачот во однос на неговата;
2. Степен на запознавање, природа на врската;
3. Формалност/неформалност на комуникациската ситуација;
4. Дозволи за бонтон валидни во дадена говорна група.
Кога се печати, приговорот е центриран:
Почитуван Михаил Петрович!
Текстот на писмото може да заврши со израз на очекување дека барањето ќе биде исполнето (гаранции, претстави, покани, потсетници), како и формула за учтивост, на пример:
Ја изразувам мојата благодарност за укажаната помош и уверувам дека информациите што ги давате ќе бидат големо значењево развојот на заемно корисна соработка.
Би сакал да ја искористам оваа прилика да изразам благодарност за поканата...
Изразувам надеж за плодна соработка и активно учество во решавањето на проблемите, во развивањето и спроведувањето на нашите понатамошни програмски акции.
Формулата за учтивост се наоѓа пред атрибутот „потпис“, отпечатен од параграфот и одделен од позицијата со запирка. Називот на работното место се пишува со големи или мала букваво зависност од тоа како е наведена позицијата во составните или регулаторните документи на организацијата. Ако писмото е издадено на меморандум на службено лице, тогаш името на позицијата не е означено во атрибутот „потпис“.
Во официјалната кореспонденција, се користи официјален деловен стил.
Деловен стил е збир на говорни средства, чија функција е да служи на сферата на официјални деловни односи.
Карактеристики на бизнис стил, специфични карактеристикиИнхерентните стилски норми на овој тип јазик се обликувале под влијание на условите во кои се одвива деловната комуникација. Овие услови се како што следува:
1. Учесници во деловната комуникација се претежно правни лица - организации, институции, претпријатија, претставени од оние што дејствуваат во име на менаџери и други функционери;
2. Природата и содржината на информациските односи меѓу организациите се доста строго регулирани;
3. Предмет на деловната комуникација се активностите на организацијата: менаџерски, производствени, економски,
научни, технички итн.;
4. Огромното мнозинство на документи за управување се фокусирани на одреден примател;
5. Повеќето ситуации кои се јавуваат во активностите на организациите и бараат писмена документација се однесуваат на повторливи, слични ситуации.
Разгледаните услови за деловна комуникација формираат одредени барања за информации за управување. За да се обезбеди ефективна размена на информации во областа на управувањето, информациите мора да имаат одредени својства.
Таа мора да биде:
1. Официјален карактер, кој ја нагласува деловната основа на врската, нивната нелична природа, а исто така укажува на одредена дистанца што постои меѓу учесниците во деловната комуникација;
2. Адресирано, бидејќи документот за управување е секогаш наменет за одреден примател, официјален, организација, група на организации;
3. Ажурирано, бидејќи документот мора да ги содржи точно информациите што се потребни во овој моментвреме да се преземат ефективни одлука за управувањеили
други употреби во активности на управување;
4. Објективно и доверливо, бидејќи ефективните активности на управување бараат непристрасна, непристрасна проценка на настаните, фактите и појавите;
5. Убедливо, образложено, бидејќи задачата на деловната комуникација е да го поттикне примачот да прави (или да не прави)
одредени активности;
6. Комплетни и доволни за донесување на менаџерски одлуки. Може да има потреба од недостаток на информации
дополнително побарајте информации, генерирајте кореспонденција,
да доведе до неоправдани загуби на време и пари.
Деловниот стил има збир на специфични карактеристики што го разликуваат од другите стилови на јазикот - научен, новинарски, разговорен и јазик на фикцијата.
Главните барања за бизнис стил се:
Стандардизација деловен говорги опфаќа сите нивоа на јазикот - вокабулар, морфологија и синтакса. Досега, деловниот говор е акумулиран огромен бројтермини, фрази, формули. Употребата на готови конструкции ви овозможува да избегнете губење време во потрага по дефиниции кои ги карактеризираат стандардните ситуации. Стандардизацијата на деловниот говор значително ја зголемува информациската содржина на документите, значително ја олеснува нивната перцепција, што помага да се оптимизира протокот на документи воопшто.
Неутралниот тон на презентација е норма на официјална деловна комуникација, која се манифестира во најстрогата и воздржана природа на презентацијата. Неутралноста на тонот на презентацијата ја исклучува можноста за употреба на изразни и емотивно наелектризирани јазични средства (колоквијален речник и интерекции), фигуративни средства и зборови употребени во преносна смисла во текстовите. Информациите содржани во текстот на писмото се од официјална природа. Поради оваа причина, личниот, субјективен елемент во документите треба да се сведе на минимум. Зборовите кои имаат изразено значење се исклучени од јазикот на документите. емоционално боење(зборови со деминутивни наставки, со наставки на преувеличување или намалување, интерекции).
Сепак, не може да се претпостави дека официјалниот документ е целосно лишен од емоции.
Целта на повеќето документи е да го заинтересираат примачот, да го убедат и да го поттикнат да дејствува во насока што ја посакува авторот. Управувачкиот документ нема да ја постигне својата цел ако е лишен од емоционални призвук, но емоционалноста треба да се крие и да се постигне не со јазикот, туку со содржината. Треба да се скрие зад надворешен мирен, неутрален тон на презентација. Точноста на презентацијата претпоставува недвосмислено разбирање на содржината на документот.
Јасноста и точноста на текстот се одредуваат првенствено од исправноста на композициската структура на текстот, отсуството на логички грешки, промисленоста и јасноста на формулацијата - стабилни фрази, отсуството фигуративни изрази.
Лаконскиот приказ на текстот се постигнува со економична употреба на јазични средства, со исклучок на говорниот вишок - зборови и изрази кои носат дополнително значење.
Барањето за концизност или краткост на текстот е директно поврзано со намалување на обемот на текстот. Барањето за краткост нè принудува појасно да ја формулираме темата на документот, да ги користиме јазичните средства умерено и да ги елиминираме непотребните зборови што немаат никакво значење. потребни информации, неоправдани повторувања и непотребни детали.
Писмото мора да биде убедливо, без разлика на кого е испратено и да содржи точни датуми, неспорни факти и заклучоци.
Една од карактеристиките на деловниот говор е широката употреба на лингвистички формули - стабилни (шаблонски) фрази што се користат непроменети. За да се мотивира одредена акција, се користат следниве изрази:
Ве известуваме дека од... до...;
- Ве известуваме дека заклучно со...;
- Ви ги испраќаме договорените...;
- Бараме да го разгледате прашањето за...
- Од увидот е утврдено дека....;
- Поради недостиг на парична помош...;
- Поради тешката економска состојба...;
- Во согласност со вашето писмо...;
- За извршување на заедничка работа...;
- Во согласност со протоколот...;
- Во потврда на нашиот договор...;
- За да се зајакне одговорноста... итн.
Јазичните формули се резултат на обединувањето на јазичните средства што се користат во повторени ситуации. Покрај изразувањето типична содржина, јазичните формули честопати делуваат како правно значајни компоненти на текстот, без кои документот нема доволно правна сила:
Гарантираме отплата на кредитот во износ...,
- Гарантираме плаќање. Нашите банкарски податоци...,
- Контрола над спроведувањето е доделена ...
Термин е збор или фраза на која е доделен специфичен или посебен концепт. Збир на термини во одредено поле на знаење или професионална дејностсоставува терминологија, или терминолошки систем.
Употребата на термини во строго фиксно значење обезбедува недвосмислено разбирање на текстот, што е многу важно во деловна комуникација.
Термините што се користат во документацијата за управување се индустриска терминологија која ја одразува содржината на предметната област на која е посветена содржината на документот, како и термини кои се развиени во областа на поддршката на документацијата.
Коректноста и стабилноста на употребата на термините во практиката се постигнуваат со користење на терминолошки речници и стандарди, кои воспоставуваат строго недвосмислен систем на концепти и термини и помагаат да се рационализира терминологијата. Условите што се користат во областа на документациската поддршка за управување се евидентирани во ГОСТ Р 51141-98 „Канцелариска работа и архивирање. Поими и дефиниции“.
Кога користите термин, мора да бидете сигурни дека тој е разбирлив за примачот. Ако авторот на писмото се сомнева во ова, тогаш е неопходно да се направи едно од следново:
Дајте официјална дефиниција за поимот;
Дешифрирајте го значењето на поимот користејќи неутрален вокабулар;
Отстранете го терминот или заменете го со општо разбирлив збор или израз.
Тешкотиите во користењето на термините се поврзани и со фактот дека терминолошкиот систем е во постојана промена: содржината на постојните концепти се менува, се појавуваат нови, некои концепти застаруваат, а термините што ги означуваат излегуваат од употреба.
При користење на полисемантички термини (синонимни поими) треба да се има предвид дека во еден документ поимот може да се користи само во едно од неговите значења. На пример, термините „договор“, „договор“, „договор“ се синонимни поими, но тие се разликуваат во практиката на нивната примена. ВО трудово законодавство ние зборуваме заО договор за вработување(договор); во граѓанското право - две и мултилатерални трансакции се нарекуваат договори; Во надворешно-трговските активности, терминот „договор“ е позастапен, договорите во низа други области се фиксирани во договори.
Друга карактеристика на деловниот говор. Во деловниот говор се користат кратенки. Постојат два главни типа на кратенки на зборови:
1. Лексички (кратенки) - сложени скратени зборови формирани со отстранување на дел од нивните составни букви од делови од зборови: ЗНД, ДОО, Министерство за вонредни ситуации, НПП, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главен сметководител, шеф, заменик, специјални сили.
2. Графички - кратенки за зборовите што се користат во пишувањето: гр-н, чк, ж-д, кв. м, итн.
Буквите треба да користат само официјално прифатени кратенки, ознаки и термини. Имиња на институции, организации и позиции, звања, мерни единици, географски имињаа другите мора точно да одговараат на официјалните имиња.
Друга карактеристика на деловниот говор е употребата на конструкции со секвенцијална подреденост на зборовите во генитив или инструментален случај:
- Ви нудиме опции за решенија (што?) за реконструкција на греење, вентилација и санитарни инсталации на станбени згради и административни згради.
- Целосно ја споделуваме потребата (што?) за понатамошна дискусија за конкретни прашања за можна соработка.
- Според списокот на главни активности одобрени од претседателот на Руската Федерација (што?) за подготовка и одржување на прославата на 60-годишнината од победата во Големата патриотска војна...
Според распоредот на персоналот...
Деловниот говор се карактеризира со употреба на фрази со вербални именки. Во деловниот говор наместо глаголи се користат конструкции од глаголски именки со значење на дејство: да се помага (и не да се помага), да се пружи помош (а не да се помогне), да се чисти (и не се чисти), да се обезбеди поддршка. (а не да поддржува), да прави поправки (не поправки).
Едноставноста на презентацијата и доминацијата на едноставни, вообичаени реченици се важни за пишување. Карактеристика на деловниот стил е доминантната употреба на едноставни вообичаени реченици, едноделни (со еден главен член - подмет или прирок) или дводелни (со два главни членови - подмет и прирок) со изолирани фрази (партиципна, прилошка, посебни дефиниции), воведни зборовии предлози, на пример:
- Поради исклучително ниската ефикасност на користење на градскиот имот вклучен во основна главнинаЈВ „МИО“, како и недоволниот обем на работа на возниот парк на моторни возила и неговата нерентабилност, бараме да го решите прашањето за префрлање на градскиот удел на финансиско-економското управување на Градското собрание.
Препорачливо е да се подготви писмо за едно прашање. Ако треба да контактирате со организација истовремено за неколку различни прашања, се препорачува да напишете посебни писма за секое од нив.
Во текстот на едно писмо, можете да изразите барања или други прашања доколку се префрлат на едно лице за извршување.
Покрај традиционалните јазични формули, деловната кореспонденција содржи и странски зборови и фрази. Во пракса тие ја играат улогата на лингвистички формули. Некои од нив се добро познати, некои се поретки. Треба да се има на ум дека употребата странски зборовидава благо старомодно чувство, но во исто време остава добар впечатокод партнер кој ги знае овие зборови и ви дозволува да збуните надворешен читател.
Поучни;
Придружува;
Гаранција;
Информативни;
Благодарам;
Честитки;
Има и писма со барање, писма со барање, писма со известување, писма со одговор, писма со покани итн. Секој тип на писмо има свои карактеристики во изготвувањето и дизајнот.
Писма со покана
Писмата со покана со понуда за учество на семинари, состаноци и други настани обично се упатени до раководителот на организацијата, конкретен службеник, но може да се упатат и до целиот тим. Буквите ги означуваат условите за учество, местото и времето на настаните и, доколку е потребно, кодексот на облекување. Писмото обично ги содржи деталите „прилог“, кој информира за програмата на настанот.
Гарантни писма
Гарантните писма се пишуваат за да се потврдат одредени ветувања или услови и се упатени до организација или поединец. Може да се гарантира плаќање за извршена работа, квалитет, време на испорака на производи, плаќање на стоки, кирија итн.. Ваквите писма користат стандардни изрази: „компанијата гарантира, гарантираме, бараме да ни ја испратите со готовина при испорака (тип на гаранција), гарантираме плаќање, гарантираме време на испорака, гарантираме квалитет на производите...“
Писмото обично ги означува деталите за плаќање на организацијата која обезбедува гаранции за плаќање.
Препорачливо е да го координирате текстот на писмото со правната служба. Покрај потписот на раководителот на организацијата, може да се издаде и потпис на главниот сметководител. Потписот е заверен со печат.
Писма со барање
Постои голема количинаситуации кои предизвикуваат барања во име на претпријатија, организации, институции. Текстот на ова писмо обично е структуриран во следнава форма: главниот дел од содржината содржи изјава за причината што ве поттикнала да го поднесете барањето; изјава на самото барање; во завршниот дел се изразува надеж за очекуваниот резултат. Барањата обично се изразуваат со зборовите „прашувам, прашуваме“;
Ве молиме обезбедете помош...;
Ве молиме испратете на нашата адреса...;
Ве молиме земете учество...;
Ве молиме информирајте...;
Ве замолувам да го ликвидирате долгот...;
Ве молиме преземете акција...
Главната цел на ова писмо е да се убеди, да се докаже потребата од исполнување на барањето, затоа, текстот на писмото дава убедливи докази, приложува пресметки, проценки и други придружни основи, кои се формализирани како „прилог“.
Писма за одговор
Текстот на писмото за одговор обично започнува со повторување на барањето. Следно, се наведуваат резултатите од разгледувањето на барањето, одбивањето е мотивирано (ако е писмо за одбивање) и се наведува самото одбивање.
Природата на информациите во деловното писмо обично подразбира алтернатива на очекуваните информации во писмото за одговор, односно во деловната кореспонденција постои принцип на паралелизам во аспектите на содржината, што се рефлектира во јазикот на кореспонденцијата на одговорот. Тоа значи:
1. Присуство во писмото за одговор на врска до оригиналното писмо и неговиот предмет;
2. Употреба на исти јазични изразни средства (првенствено терминологија) во двете букви;
3. Споредливост на обемот на информации и аспекти на содржината во двете букви;
4. Усогласеност со одреден редослед во прикажувањето на аспектите на содржината.
Текстовите на писмата за одговор мора да одговараат на задачите запишани во резолуциите на менаџерите.
Првото и основно правило е не одложувајте го вашиот одговор, не го терајте дописникот да чека. Доколку околностите се такви што не можете да дадете одговор во утврдениот рок, информирајте го примачот за ова, како и за временската рамка во која можете да дадете дефинитивен одговор. Бидете сигурни да се извините за доцнењето, наведувајќи ја нејзината објективна причина.
Писмото за одговор го означува бројот и датумот на документот на кој е даден одговорот. Овие податоци не се внесуваат во текстот на писмото, туку на одредено место на формуларот или пред насловот на документот што не е составен на формуларот.
Се користат следните формиИзјави за одбивање:
- Вашиот предлог е одбиен од следните причини...
Нацрт-договорот за заеднички дејствија испратен до вас се отфрла од следните причини...
- Жал ни е, но нашата компанија не може да ја прифати вашата понуда...
Писма за благодарност
ВО Во последно времеПисмата за благодарност станаа широко користени во деловната кореспонденција.
Писмата со благодарност се правила на добри манири во односите меѓу партнерите. Во партнерствата, треба да можете не само да прашувате, туку и да се заблагодарите за дадените услуги, за заедничкото одржување на какви било настани, за испраќање честитки, за организирање прием итн.
Писмото може да се состави на меморандуми или на меморандуми во боја) писмо за благодарност. Ако писмото е составено на меморандуми, тоа се запишува во на пропишан начин. Писмо составено во форма на писмо за благодарност не е предмет на регистрација; печат може да се стави на деталите за „потпис“. Бидејќи писмото е од лична природа, не се препорачува да се вклучи атрибутот „изведувач“ во него. Текстовите на буквите користат стандардна формаискази:
- Изразувам благодарност...;
- Искрено сум благодарен...;
- Со благодарност забележуваме...;
- Ви благодарам...;
- Ти благодарам за...
Придружните писма се составуваат за да се информира примачот за испраќање на какви било документи. Текстот на писмото се состои од два дела: порака за материјалот што се испраќа и појаснување на информации (прилози). Вообичаено, текстот на мотивационото писмо е многу краток, се вклопува во формат А5 и нема независен наслов. Придружните писма обично започнуваат со:
- Испраќам информации...; - Со задоволство ви нудиме (препорачуваме)...;
- Ви нудиме...;
- Сигурни сме дека ќе ве интересира висок квалитетпроизводи..;
- Ве известуваме дека...;
- Ве известуваме дека...;
- Се надеваме на понатамошна соработка ...
Форма на писмо во зависност од составни документиорганизацијата вклучува детали:
01 - државен амблем на Руската Федерација (02 - грб на конститутивен субјект на Руската Федерација или 03 - амблем на организација или трговска марка (сервис));
04 - код на организацијата
05 - главен државен регистарски број (OGRN) на правно лице
06 - матичен број на даночен обврзник/причинска шифра за регистрација (TIN/KPP)
08 - име на организацијата
09 - основни информации за организацијата
како и рестриктивни ознаки за детали:
11 - датум на документ
12 - регистарски број на документ
13 - врска до регистарскиот број и датумот на документот
И, доколку е потребно, ограничете ги оценките за горните границиобласти каде што се наоѓаат деталите.
15 – адресат
18 - наслов на текстот
19 - контролна ознака
20 - текст на документот
Образецот на писмото може да се направи врз основа на надолжниот или аголниот распоред на деталите.
Ориз. 1. Локација на детали (аголна верзија) на буквата форма (димензиите се означени во милиметри)
Ориз. 2. Локација на детали (надолжна верзија) на буквата форма (димензиите се означени во милиметри)
Најзгодно за обработка и економично во однос на користењето на површината на листот е аголната форма. Во овој случај Десна странагорниот дел од листот може да се користи за поставување на деталите „Адресат“, „Резолуција“
Препорачливо е да се користи форма на надолжно писмо во случаи кога името на организацијата содржи голем број напечатените знаци, на пример, може да бидат случај кога деталите за формуларот се дадени на два или повеќе јазици. Во овој случај, деталите треба да се испечатат на руски лево, а на националниот јазик на десната страна, на исто ниво. Ако бројот на употребени национални јазици е повеќе од еден, деталите треба да бидат наведени на руски на врвот, а на руски подолу. национален јазик, продолжувајќи ја линијата до работ на десната маргина.
Формуларот за писмо може да се подготви за организација, структурна единицаи службеник.
Примери за дизајн на форма на букви:
Ориз. 3. Образец на писмо од организацијата со аголна (центрирана) локација на детали.
Ориз. 4. Образец на писмо од организацијата со агол (знаме) распоред на детали.
Ориз. 5. Образец на писмо од организацијата со надолжно распоредување на детали.
Примероци општа формадокументите се дадени и во следните документи:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за подготовка на документи" (Додаток Б, слики Б.2, Б.3, Б.4);
- Стандардни упатства за канцелариска работа во федералните органиизвршна власт, одобрена со наредба на Министерството за култура и масовни комуникации на Руската Федерација од 8 ноември 2005 година бр. 536 (Прилози бр. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Многу луѓе се загрижени за тоа како да напишат писмо за жалба. Моделот е, всушност, речиси ист во сите случаи. Многу луѓе го испраќаат овој документ до организации, фирми, власти и други места за да решат одредени прашања. Таа мора да биде составена и од обични граѓани и од разни приватни претприемачи. Па, ајде да ставиме сè во ред.
Првото нешто што треба да го знаете
Значи, пред тоа, треба да разберете на кој принцип е составен овој документ. Па, кога пишувате таков труд, мора да ги следите апсолутно сите правила.Првото нешто што треба да го научите е употребата на формален стил на презентација. Важно е однапред да размислите за содржината, да ја составите убедливо, јасно, логично и разбирливо. е текст чијашто суштина е претставена накратко и оптимално. Максималната должина на документот е една страница. Главната задача на една личност е да го привлече вниманието на примачот и да го заинтересира за неговиот проблем. Неопходно е примачот веднаш да донесе одлука откако ќе ја прочита пораката. Писмото за жалба треба да биде многу значајно. Примерокот е текст во кој ставот на авторот е јасно наведен и поткрепен со повеќе од еден факт и доказ. Неопходно е доследно да ги презентирате вашите прашања и барања. Нема смисла да се меша сè заедно. И, секако, на крајот треба да се нагласи колку е важна оваа порака.
Структура
Овој аспект е исто така од големо значење. Составот е важен кога пишувате писмо за жалба. Примерокот е стандарден. Во горниот лев агол, ставете го датумот на апликација. На десната страна - наведете каде и до кого треба да се адресира писмото. Ова може да биде име на компанија, институција, владина агенција, полно име индивидуалнаитн. Веднаш подолу, напишете ги вашите податоци: полно име, адреса, телефонски број, е-пошта - колку повеќе информации, толку подобро. Препорачливо е да го напишете текстот на компјутер, а ако одлучите да пишувате рачно, тогаш задолжително користете читлив ракопис.
Писмо за жалба: примерок од содржина
Во средината на листот треба директно да го напишете текстот. Која жалба да изберам? Дефинитивно официјално, изберете едно од следниве: почитуван, другар итн. Зборот мора да биде придружен со презиме со дадено име и патроним. Ако некое лице зазема позиција или има титула, тогаш тоа исто така мора да биде наведено. За да се нагласи значењето на барањето, вреди да се стави на крајот, а потоа да се напише самото писмо за жалба. Моделот, како таков, постои, но тој е различен за секој случај. Па, воопшто постои универзална опција. Најпрво се посочуваат причините кои ја мотивираат жалбата, потоа се наведува суштината на проблемот, а потоа се посочува целта на писмото. Треба да има што повеќе детали. Тие ќе помогнат да се убеди примачот дека барањето ќе биде исполнето. И покрај тоа, важно е да се наведе основата за жалбата. Ова може да биде норма, закон, збир на правила, регулатива или законодавен акт.
Формулација
На многу луѓе им е тешко да ги формулираат своите желби или барања. Па, тука има неколку правила. Прво, барањата треба да се избегнуваат. Подобро е да користите повеќе убедување. Примачот мора да разбере дека е корисно за него да го исполни барањето. Можете да му навестите за неговиот интерес за ова прашање. Апелот треба да заврши со оптимистичка нота, охрабрувачка акција, но колку што е можно правилно. Подобро е да покажете дека одговорот значи многу и едвај чекате да го добиете што е можно поскоро. И, се разбира, сè мора да биде потпишано. По ова можете да испратите. Останува само да се чека одговор.
Се вчитува...
