Hvordan skrive og formatere forretningsbrev riktig. Hvordan skrive et forretningsbrev riktig

Kravene for å behandle utgående korrespondanse er: spesielle krav. Dette skyldes at det er av informasjons- og referansekarakter. Når du utarbeider et servicebrev, er det verdt å ta hensyn til kravene i GOST R 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid» og bruk organisasjonens skjemaer. For detaljer, må du se GOST R 6.30-2003 (fra 07/01/2018 må du se GOST R 7.0.97-2016). Dette vil tillate deg å opprettholde en klar struktur i dokumentet og opprettholde den nødvendige stilen. forretningskommunikasjon, og ordne også detaljene i et forretningsbrev på riktig måte.

Det er viktig å merke seg at GOST R 6.30-2003 (samt GOST R 7.0.97-2016) er rådgivende og organisasjoner kan selv utvikle brevhoder for forretningskorrespondanse. Overholdelse av spesifisert GOST er obligatorisk bare for føderale organer utøvende makt.

Overskriften på dokumentet kan plasseres enten i lengderetningen eller ha en vinkelposisjon (detaljene i brevskjemaet, telefonnumre og adresser til organisasjoner er vanligvis plassert her). Et eksempelbrev med et hjørnearrangement av detaljer er det vanligste alternativet i moderne kontorarbeid.

Eksempel på brevskjema med hjørnedetaljer

Øverst i dokumentet er det angitt:

• dato;
• Antall;
• referanse til registreringsnummeret og datoen for dokumentet (hvis korrespondansen er et svar);
• tittelen til teksten, angitt i én setning.

Toppen på servicebrevet er plassert under registreringsnummeret. Den inneholder en appell til adressaten. FULLT NAVN. og adressatens posisjon skal være plassert i øvre høyre hjørne av dokumentet. En melding til mottakeren skrives i midten.

Fra hvem og til hvem

Detaljene til avsenderens selskap er oftest angitt på selskapets brevpapir. Det er også nødvendig å angi mottakeren av korrespondansen korrekt, med andre ord adressatens detaljer:

• Selskapsnavn;
• navnet på den strukturelle enheten som utgående korrespondanse sendes til;
• mottakerens posisjon;
• etternavn og initialer til mottakeren;
• postadressen til organisasjonen.

Eksempelbrev på firmabrevpapir

Det er viktig å merke seg at hvis et brev med samme innhold må sendes til flere mottakere, er det først og fremst nødvendig å angi adressen til hovedmottakeren og først deretter de andre.

For eksempel:

LLC "Elki-Palki"

Justisdepartementet

Moskva, Zelenaya gate, 5

KOPIERE

til administrerende direktør

LLC "Green Branches"

Simakov V.A.

Saint Petersburg,

Frunze Street, 3

Dato og nummer

Etter at det utgående dokumentet er signert, blir det stemplet en dato. Datoen kan være i formatet 17.05.2018 eller 17. mai 2019. I tilfeller hvor datoen er angitt flere ganger i et dokument, anbefales det å opprettholde samme skrivemåte.

Registreringsnummeret tildeles i henhold til systemet for registrering av utgående dokumentasjon vedtatt av organisasjonen, og først etter signering av dokumentet. Registreringsnummeret består av dokumentets løpenummer, som kan suppleres med sakkartotek eller bokstaver.

Det er viktig å merke seg at registrering av et utgående dokument gjør det enklere for både deg og mottakeren å behandle post.

Når du svarer på mottatt offisiell korrespondanse, er det nødvendig å fylle ut detaljene "lenke til registreringsnummer og dato for forespørsel." I dette tilfellet angir svarbrevet datoen og nummeret på den mottatte meldingen. Dette vil sikre raskere behandling av korrespondanse hos mottakerselskapet.

Hvem signerer

Offisiell korrespondanse undertegnes i hovedsak av ledere, og ved hans fravær fra arbeidsplassen - av hans stedfortreder eller andre tjenestemenn som utfører lederens oppgaver under hans fravær.

Det er viktig å merke seg at moderne forretningskorrespondanse ikke bare sendes per post, men også via telegraf, fakser og e-post.

Må jeg angi artisten?

Til tross for at hver forretningsmelding er signert av lederen av selskapet eller hans autoriserte tjenestemenn, blir selve korrespondansen utført av en vanlig ordinær ansatt, det vil si lederen. Det er hans navn og kontaktinformasjon vi angir i denne delen.

Informasjon om kunstneren er alltid plassert helt nederst, i de siste linjene. Den ansattes fulle navn, patronym og etternavn skrives med start på en ny linje kontakt nummer, og enda lavere - e-postadressen din. Vi lar fonten være den samme.

Er det et stempel?

Brev er vanligvis ikke stemplet, men hvis utgående korrespondanse er av offisiell karakter, utstedt på organisasjonens brevpapir og har til hensikt å inngå juridiske forhold med en eller annen organisasjon og være ansvarlig for alle posisjoner som uttrykkes i brevet, kan ledelsen ønske å legge til ytterligere detaljer i form av et segl.

Spørsmål om hvordan og med hvilke midler kan opprettes og sendes bør i prinsippet ikke oppstå. Imidlertid er ikke alle klare til å begynne med denne oppgaven umiddelbart når det gjelder offisielle brev, spesielt når forfatteren av brevet forventer å få svar. Jeg åpner den for deg liten hemmelighet forretningskorrespondanse, jo strengere karakter og stil brevet har, desto større er sjansen for svar fra mottakeren. I denne opplæringen vil jeg gi noen eksempler e-poster, som skal hjelpe brukere med å bestemme deres egen stil og i fremtiden komponere appeller på den mest kompetente måten.

Først må vi bestemme hvilken natur bokstaven vi lager vil være. Jeg deler alle utgående e-poster i tre hovedtyper:

• Bedriftstilbud
• Bedriftsforespørsel
• Vennlig adresse

Følgelig har jeg for alle tre typene maler, både i form av enkle tekstfiler og i form av maler skreddersydd for spesifikke e-postprogrammer. La oss gå videre til hver av dem i rekkefølge.

Bedriftstilbud

Hei (God ettermiddag), [navnet på personen som blir adressert]!

Det er tilrådelig å angi navnet i et hvilket som helst brev når du kommuniserer, fordi en personlig adresse setter en person i et vennlig humør. Men hvis du fortsatt ikke finner ut navnet, vil en malhilsen være tilstrekkelig.

La meg introdusere deg en ny tjeneste ( Nytt produkt) fra vårt selskap [selskapsnavn].

La meg tilby samarbeid innen [navn på aktivitetsfelt].

Beskriv deretter kort fordelene med forslaget ditt når det gjelder pris eller noen kvalitetsegenskaper. Det viktigste er ikke å overdrive det. Megabyte med tekst, og til og med supplert med lyse, meningsløse bilder, skremmer bare folk bort. Hvis mottakeren av brevet er interessert i tilbudet ditt fra de første linjene, vil han definitivt kontakte deg for ytterligere informasjon.

Hvis du er seriøst interessert i nødvendige folk kontaktet deg ved første kontakt, det vil si at det er fornuftig å tenke på tilgjengelighet ikke bare ved e-post. Det vil være lurt å opprette kontoer i tjenester som f.eks ICQ ogSkype. Noen ganger er det mye lettere for en person å kontakte deg på vanlig telefon, hvis du selvfølgelig omtenksomt la nummeret i signaturen din.

Hvorfor må du duplisere din egen e-postadresse i signaturen, spør du, hvis den automatisk videresendes av e-postserveren. Regelen her er at overdreven informasjon i forretningskorrespondanse aldri er unødvendig. La oss forestille oss en situasjon der brevet ditt mottas av en person som potensielt ikke er interessert i tilbudet, eller som rett og slett ikke er kompetent til å svare på det riktig. Den videresender den mottatte meldingen til en annen bruker, men av en eller annen grunn går informasjon om den sanne avsenderen tapt fra de automatisk tilførte dataene, noe som gjør det vanskelig å kontakte deg. Det vil imidlertid alltid være nok å se på signaturen for å bestemme forfatteren av brevet og hans nødvendige kontakter.

Bedriftsforespørsel

Hei god ettermiddag)!

Eller, hvis adressatens navn er kjent, da (Kjære, [navn, patronym])!

Vennligst oppgi informasjon om produktet (tjenesten) [navn på produkt/tjeneste] med en beskrivelse fullstendige spesifikasjoner og konkurransedyktige kvaliteter.

Basert Føderal lov RF [dokumentnummer og dato], vennligst oppgi informasjon [beskriv dataene som er nødvendige for å innhente].

Du kan også kontakte ledelsen for en bestemt tjeneste på Internett hvis rettighetene dine blir krenket.

I forbindelse med brudd på klausul [klausulnummer i brukeravtalen] i brukeravtalen, nemlig: «[sitat full tekst navngitt punkt]”, ber jeg deg gjennomføre en inspeksjon og iverksette passende sanksjoner mot den skyldige [ansvarlige (hvis vi snakker om tjenesteansatte)] person [side (navn på nettsted)]. Vennligst rapporter resultatene av inspeksjonen og sanksjonene som er pålagt til [din egen e-postadresse].

Vennlig adresse

Hilsen (God dag) (Hei), [personens navn]!

Når du først kontakter oss på en vennlig måte, vil en god indikator være fullstendigheten av tekstmeldingen din. Riktig skrevet, voluminøs tekst vil indikere din store interesse for å kontakte den rette personen og vil vekke ønske om svar. Ikke glem å åpne samtalen med noen få innledende spørsmål.

Eksempel på e-post

Utforming av ulike typer forretningsbrev er en nødvendig del av virksomhetsrepresentantenes arbeid. Takket være slike meldinger får de muligheten til å løse kommersielle problemer på den mest tilgjengelige, raskeste og optimale måten.

FILER Åpne disse filene online 2 filer

Hvilke typer forretningsbrev finnes det?

Konvensjonelt kan forretningsbrev deles inn i flere hovedkategorier:

• gratulasjonsbrev;
• informasjonspost;
• og så videre.

Du kan merke svar på alle disse brevene, som også er en del av offisiell forretningskorrespondanse og også skrevet i henhold til visse kanoner, som et eget element.

Hvem skal opptre som forfatter av brevet?

Forretningsbrev skal alltid inneholde en signatur. I dette tilfellet kan enhver ansatt i selskapet hvis kompetanse inkluderer denne funksjonen eller autorisert til å gjøre det etter ordre fra direktøren direkte utarbeide brevet. Vanligvis er dette en spesialist eller lederen av den strukturelle enheten hvis jurisdiksjon inkluderer emnet for meldingen. Men uansett hvem som er involvert i skriftligheten, skal brevet uansett forelegges lederen for godkjenning, med tanke på at det skrives på vegne av selskapet.

Generelle regler for skriving av forretningsbrev

Alle forretningsmeldinger skal kun relatere seg til virksomheten til selskapet eller omstendigheter knyttet til det. Samtidig må de, uavhengig av innholdet, følge visse krav.

For det første er det en viss struktur. Meldingen skal alltid inneholde:

• dato for skriving,
• detaljer om avsender og mottaker,
• høflig adresse (i form av ordlyden "Kjære Ivan Petrovich", "Kjære Elena Grigorievna"),

Det skal bemerkes at brev kan adresseres til både individuelle ansatte og hele team (i dette tilfellet er det nok å begrense deg til hilsenen "God ettermiddag!").

informasjonskomponent som inneholder årsakene og målene som fungerte som grunnlag for å skrive brevet,

forespørsler og forklaringer

konklusjon.

Forskjellige tilleggsdokumenter, bilder og videobevis kan vedlegges brevet - hvis noen, må dette gjenspeiles i hovedteksten.

Brevet kan tegnes enten på et vanlig standard A4-ark eller på organisasjonens brevpapir. Det andre alternativet er å foretrekke, siden det ikke krever manuell inntasting av firmadetaljer; i tillegg ser et slikt brev mer respektabelt ut og indikerer nok en gang at meldingen tilhører offisiell korrespondanse. Det kan skrives med håndskrift (bokstaver skrevet med kalligrafisk håndskrift er spesielt vellykkede), eller skrives ut på en datamaskin (praktisk når du trenger å lage flere kopier av et brev).

Brevet må bekreftes med signatur, men det er ikke nødvendig å stemple det, pga siden 2016 juridiske enheter unntatt fra behovet for å bruke sel i sin virksomhet.

Før sending registreres meldingen om nødvendig i journal over utgående dokumentasjon, der den tildeles et nummer og dato for avreise settes.

Hva du bør være oppmerksom på når du skriver et brev

Når du skriver et brev, må du nøye overvåke stavemåten, følge reglene og normene for det russiske språket når det gjelder ordforråd, grammatikk, tegnsetting, etc. Mottakere legger alltid merke til hvor godt tankene i meldingen presenteres og formateres.

Vi bør ikke glemme at studiene som er utført tydelig indikerer at folk ikke er villige til å bruke mer enn ett minutt på å lese denne typen brev.

Brevet må være skrevet i riktig form, uten å "spre tanker nedover treet", ganske kort og konsist, til poenget. Hver nytt emne skal formateres som et eget avsnitt, som om nødvendig bør deles inn i avsnitt. I tillegg vil et kortfattet og tydelig brev fortelle mottakeren at forfatteren verdsetter sin tid. Her er ordtaket "korthet er talentets søster" treffende.

Hva bør ikke være tillatt i et forretningsbrev

I forretningsbrev er en frekk eller useriøs tone fullstendig uakseptabel, det samme gjelder for tørr tekst og banale «klisjeer». Du bør også unngå komplekse formuleringer, overflod av involverte og deltakende setninger, spesiell terminologi forståelig for en smal krets av spesialister.

Brevet må ikke inneholde ubekreftet, upålitelig og spesielt bevisst falsk informasjon.

Det må huskes på at denne typen meldinger ikke bare er en del av rutinemessig forretningskorrespondanse, men også i mange tilfeller refererer til offisielle dokumenter, som senere kan få status som juridisk betydelig.

Hvordan sende et brev

Enhver offisiell melding kan sendes på flere hovedmåter.

1. Den første, den mest moderne og raskeste, er gjennom elektroniske midler kommunikasjon. Det er praktisk og raskt, og lar deg også sende informasjon med nesten ubegrenset volum.

   Det er bare ett minus her – når store mengder post fra adressaten kan brevet lett bli borte eller havne i Spam-mappen, så når du sender brev på denne måten, er det lurt å i tillegg sørge for at brevet er mottatt (gjennom en enkel telefonsamtale).

2. Den andre måten: konservativ, som lar deg sende meldingen med russisk post. Det anbefales å bruke sendefunksjonen ved rekommandert post med leveringsbekreftelse - dette skjemaet garanterer at brevet kommer frem til adressaten, som mottakeren vil motta en spesiell melding om.

   Vanligvis brukes sending via standard post i tilfeller der originaldokumenter, brev sertifisert med levende signaturer og segl sendes.

3. Du kan også sende et brev via faks eller ulike direktemeldinger, men bare under forutsetning av at forholdet mellom partnerne er nært nok til å tillate denne typen korrespondanse.

16apr

Hallo! I denne artikkelen vil vi snakke om forretningsbrev.

I dag lærer du:

1. Hvorfor forretningskorrespondanse ikke har mistet sin relevans;
2. Hvilke typer forretningsbrev finnes og hvordan de er formatert;
3. Hvordan skrive riktig forretningsbrev.

Nå utenfor vinduene våre er det tid høy teknologi og Internett. Men forretningskorrespondanse har ikke mistet sin betydning og relevans, den har rett og slett flyttet til andre medier. La oss i dag snakke om hvorfor det er viktig å kunne skrive og formatere forretningsbrev.

Hvorfor trenger du bedriftskorrespondanse?

For det første er dette en mulighet til å utveksle meninger, forslag og tanker med ansatte eller forretningspartnere. Ved hjelp av korrespondanse oppgir de klager, forespørsler, og avklarer misforståelser mellom bedrifter.

Forretningskorrespondanse er en av typene offisiell korrespondanse.

Forskjeller mellom forretningsbrev og andre

De viktigste forskjellene er som følger:

• stilistikk av presentasjonen;
• Ordforråd som ikke tillater klare uttrykk for følelser;
• Utført på det offisielle brevhodet til selskapet;
• Fonten er ikke for liten, men heller ikke stor, og er lik gjennom hele teksten;
• Opptar sjelden mer enn 1 side;
• Tilstedeværelse av streng offisiell kommandokjede.

Typer forretningsbrev

Alle forretningsbrev kan deles inn i flere grupper. Vi vil dvele ved hver enkelt mer detaljert og gi en kort beskrivelse.

Brev som ikke trenger å besvares.

• Garantibrev;
• Medfølgende;
• Informasjonsinformasjon;
• Advarselsbrev;
• Påminnelsesbrev.

Brev som krever svar.

• Anke;
• By på;
• Be om;
• Krav;
• Begjæring.

Ikke-kommersielle brev.

• Invitasjonsbrev;
• Brev som uttrykker kondolanser;
• Brev som uttrykker takknemlighet;
• Brev som informerer om noe;
• Brev som inneholder anbefalinger;
• Garantibrev;
• Brev som bekrefter at varene er mottatt, tjenesten er levert, og så videre;
• Gratulasjonsbrev ved forskjellige anledninger;
• Forespørselsbrev;
• Instruksjonsbrev;
• Følgebrev.

Kommersielle brev.

De brukes vanligvis før avtaleinngåelse, samt under kontraktens gyldighetstid.

Disse inkluderer:

• Brev som svarer på henvendelser;
• Direkte forespørsel;
• – et brev der det foreslås å foreta en transaksjon eller inngå en avtale;
• Krav;
• Påminnelse;
• Et brev som inneholder advarsel om oppsigelse av avtaler eller behov for å oppfylle forpliktelser mv.

Hvis vi snakker om klassifisering etter struktur, er det 2 typer forretningsbrev:

• Inneholder forfatterens tekst og skrevet i fri form;
• Sammenstilt etter et strengt mønster.

Av adressat.

• Rundskriv – et brev som sendes til flere adressater;
• Vanlig – sendt til én mottaker på vegne av én person;
• Kollektiv – sendes til én mottaker, men fra flere personer.

Brevene er også delt inn i henhold til formen de ble sendt i:

• Sendt som en faksmelding;
• Sendt på e-post;
• De sendes i vanlige konvolutter.

Det finnes typer brev som av etiske grunner bør være håndskrevne fremfor maskinskrevne. Dette gjelder kondolanser og gratulasjoner.

Hemmelighetene til riktig design

Brevets tekst er delt inn i innledende, hoved- og siste deler. De er logisk forbundet med hverandre. Den innledende delen inkluderer omstendighetene som førte til opprettelsen av brevet, og hoveddelen representerer selve innholdet. Den siste delen oppsummerer resultatene, som uttrykker forespørselen, avslaget osv.

I det hele tatt, forretningskorrespondanse Med alt ansvar kan det kalles en kunst, fordi for å utføre den riktig, i samsvar med alle krav, må du lære. Tross alt tenker vi oftest bare på at informasjonen presenteres tydelig, og vi glemmer det faktum at brevet kan betraktes som selskapets ansikt.

Stilistikk.

Hvert brev holdes i en streng forretningsstil, ved å bruke talemåter som er karakteristiske for offisielle dokumenter.

Krav til presentasjon av informasjon.

All informasjon i brevet presenteres som følger:

• Adressert, beregnet på en bestemt person;
• All informasjon må være oppdatert på skrivingsdatoen;
• Pålitelig;
• Upartisk;
• Begrunnet;
• Så fullstendig som mulig, slik at det kan tas en avgjørelse basert på det.

Skjema.

Først og fremst er brevet skrevet på brevpapir som er proprietært til selskapet.

• For å skrive et forretningsbrev brukes ark i A4-størrelse;
• Venstre marg på skjemaet må være minst 3 cm, siden de etter en tid vil bli sendt til filen;
• Navnet på selskapet, dets juridiske og faktiske adresse og e-postadresse er angitt;
• Det er bedre å bruke standard Times New Roman-skrift, størrelse 12. Den er den mest optimale og lett å lese;
• Det er lov å skrive forretningsbrev uten å bruke brevpapir, så må du fortsatt oppgi informasjonen fra skjemaet.

Hvis i et brev vi snakker om om store transaksjoner knyttet til økonomi eller konfidensiell informasjon av annen art, anbefales det ikke å sende slike brev på faks eller elektronisk. Det er bedre på den gamle måten, i en vanlig papirkonvolutt.

Nummerering.

Hvis brevet består av flere sider, blir de nummerert fra den andre. Tall er plassert øverst i midten Arabiske tall. Det er ingen prikker ved siden av nummeret.

Inndeling i deler.

Dette betyr å dele opp brevet i avsnitt. Teksten skal ikke flyte i en kontinuerlig strøm, ellers vil den rett og slett ikke bli oppfattet. Takket være inndelingen i avsnitt kan du se hvor en tanke slutter og en annen begynner.

Tilgjengelighet av rettelser.

Det er ikke tilrådelig å tillate rettelser, skrivefeil eller slettinger. Brevet skal skrives riktig, og teksten skal skrives ut med intervaller på 1,5 - 2.

Detaljer brukt.

Vi vil bare indikere de viktigste, siden vi allerede kort snakket om dem litt tidligere:

• Hvis foretaket er statseid, brukes den russiske føderasjonens våpenskjold. Den ligger midt i den offisielle formen;
• Fullt firmanavn;
• Faks- og telefonnumre;
• Bankkontonummer;
• Adressat - og navnet på adressatfirmaet brukes i nominativ kasus, for å indikere posisjon og etternavn til mottakeren, bruk dativ;
• Dersom adressaten har akademisk grad eller tittel, angi det før personens etternavn;
• Eventuelle detaljer skrives på ny linje og med stor bokstav.

Forretningsbrev etter et møte

du brukte forretningsmøte, er det noen utsikter til . Vi vil diskutere videre hvordan vi skal reflektere dette i et brev.

1. Først av alt, i begynnelsen av brevet, referer til datoen og klokkeslettet for din kommunikasjon med din potensielle partner, selv om det har gått et par dager siden møtet.
2. Unngå feil eller altfor komplekse fraser: hold brevet kort og tydelig, men på en slik måte at mottakeren vil lese det.
3. Nevn hva samtalen handlet om. For eksempel: " Vi diskuterte hvor mye en vase i venetiansk stil ville koste.»
4. Sørg for at mottakeren av brevet gir uttrykk for sin mening om temaet for møtet.
5. Angi et tidspunkt der du kan kommunisere på telefon eller møte personlig.
6. La mottakeren vite at du gleder deg til å jobbe med ham: " Jeg håper på videre forretningsforhold med deg«.
7. Avslutt brevet med følgende eller lignende setning: " MED Beste hilsener til deg...».

Elektroniske forretningsbrev

Det er umulig å ignorere kravene til design, siden flere og flere brev blir utstedt i elektronisk form i stedet for i papirform. Tross alt er det det 21. århundre.

Det er ikke vanskelig å lage et elektronisk forretningsbrev; formateringskravene er identiske med tradisjonelle brev. Det eneste er at et slikt brev alltid skal ha en tittel (eller emnelinje) slik at det rett og slett ikke blir borte i dokumentasjonsflyten.

I tillegg, når et slikt brev besvares, er det bedre å ikke endre emnet for brevet, så du vil raskt forstå hva som blir sagt hvis du mottar mange e-poster.

Du bør heller ikke bruke avansert programvare når du lager vedlegg til slike brev, det er langt fra et faktum at mottakeren din har det samme. Hvis det ikke er der, vil brevet rett og slett ikke åpnes.

Ikke bruk uttrykksikoner når du skriver et forretningsbrev elektronisk. Teknologi er flott, men hold det forretningsmessig når du skriver.

Hva er fristen for å svare på et brev?

Hvis brevet er klassifisert som å kreve svar, avhenger når man skal svare av informasjonen i brevet:

• Hvis du mottar en forespørsel, må du bekrefte at den er mottatt innen de neste tre dagene etter mottak. Og det endelige svaret kan gis innen en måned;
• Hvis vi snakker om kondolanser, kan den sendes innen ti dager etter at den triste hendelsen skjedde;
• Det er tillatt å sende gratulasjoner innen 8 dager fra det øyeblikket du fikk vite om den spesielle datoen;
• Hvis vi snakker om generelle regler god oppførsel, det er bedre å svare på brev innen syv dager.

Hvordan skrive et forretningsbrev: på enkelt språk om komplekse ting

Skille mellom et forretningsbrev og personlig korrespondanse. Vi har allerede snakket mer enn en gang i dag om hva disse forskjellene er, vi bør ikke glemme dem. La oss nå se på å skrive et brev trinn for trinn.

1. stadie. Vi angir adressaten.

I øvre høyre hjørne av skjemaet skriver vi etternavn, initialer og posisjon til personen vi adresserer brevet til. Hvis adressaten er en organisasjon, oppgi dens juridiske adresse.

Trinn 2. Anke.

Vi legger den i midten av skjemaet. Det utføres på en respektfull måte, uten forkortelser eller slettinger.

Eksempel: Kjære (navn, patronym)! Adressaten kan også adresseres ved å angi sin stilling. Men når du tiltaler en person ved navn, reduserer det psykisk stress og indikerer at forretningsforholdet er stabilt og etablert.

Trinn 3. Angivelse av formål.

Forklar formålet med brevet, dets essens og hovedideer. Denne delen er den viktigste. Skriv om hva du vil si, hva er årsaken til klagen din. Men ikke glem den offisielle og nøytrale stilen.

Trinn 4. Komme med forslag og anbefalinger.

Nesten ethvert forretningsbrev innebærer at adressaten vil svare på det. Dette kreves vanligvis ikke bare av brev av informativ karakter. Beskriv derfor ikke bare problemet, men foreslå også hvordan det kan løses.

Hvis du sender inn en klage, be om at visse tiltak blir iverksatt; hvis du tilbyr å samarbeide, fortell oss hvilke alternativer som er tilgjengelige.

Enkelt sagt må den som mottar brevet se at de ikke bare vil ha noe av ham, men også forstå hvordan dette kan oppnås.

Hvordan avslutte et forretningsbrev

Et forretningsbrev må skrives perfekt. Dersom skriveregler ikke følges, kan det påvirke selskapets omdømme negativt som helhet. Derfor foreslår vi nå å dvele mer detaljert ved utformingen av den siste delen av et forretningsbrev.

På slutten av brevet, oppsummer alt som ble diskutert tidligere. Men du bør ikke strekke konklusjonene dine i 10 setninger; tross alt er korthet og konsisthet verdsatt i forretningsbrev. Det er bedre å begrense deg til enkle fraser.

Vi vil basere avslutningen på 2 indikatorer: den skal være så høflig og korrekt som mulig. Det er forskjellige alternativer for hvordan den skal bygges.

Her er noen eksempler:

• Takk for oppmerksomheten eller hjelpen: Takk skal du ha! (La meg takke deg...);
• Gi uttrykk for håp for fremtiden: Vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid (Vi håper å få svar i nær fremtid...);
• Du kan konstruere en setning for å forsikre adressaten om noe: Vi vil gjerne samarbeide med deg;
• Send en forespørsel: Vi ber deg rapportere resultatene;
• Beklager eventuelle ulemper dette medfører: Jeg beklager den uventede forsinkelsen i betalingen for materialet.

Hvordan si farvel til mottakeren.

Til tross for at korrespondansen er offisiell, kan du si farvel på forskjellige måter.

Her er noen alternativer:

• Med respekt for deg...;
• Med ønsker om suksess...;
• Beste hilsener…

Vi signerer riktig.

Når du signerer brevet, angi din stilling, for- og etternavn. Hvis du tviler på riktigheten av en setning som: " Med vennlig hilsen" - bare ikke bruk det.

Du kan angi kontaktene dine i signaturen, Ekstra telefon eller epostadresse, på denne måten demonstrerer du overfor mottakeren at du er klar til å kommunisere og samarbeide med ham.

I den neste delen av artikkelen vår vil jeg snakke om forretningsbrev på engelsk.

Forretningsbrev på engelsk

Det er ingen regulert form for å skrive slike brev. Alt vil avhenge av formålet med brevet og hvem dets adressat er. Her er noen korte anbefalinger for utkast.

Dato for skriving.

Hvis vi skriver i USA, setter vi måneden først, deretter dagen og først året når vi angir datoen. Hvis til Storbritannia, er datoen lagt inn som i den russiske føderasjonen. I dette tilfellet, skriv måneden med bokstaver for å unngå forvirring.

Mottakerdetaljer.

• Hvis du skriver til en mann, kontakt ham slik: Mr (sett inn etternavn);
• Hvis en kvinne som er gift: fru (sett inn etternavn);
• Til en ugift dame: Frøken (angi etternavn);
• Hvis du ikke vet damens status: Ms (sett inn etternavn).

Oppgi adressen.

Rekkefølgen er den motsatte av den som er akseptert i den russiske føderasjonen: kontor, husnummer, gatenavn, postnummer, statsnavn (hvis du skriver i USA), fylkesnavn og landnavn (hvis du skriver i Storbritannia).

Hvordan kontakte mottakeren.

Standardsamtaler:

• Kjære frue;
• Kjære herr;
• Kjære Herr eller Fru;
• Kjære fru;
• Kjære.

Etter adressen setter vi et komma (hvis du skriver til Storbritannia) eller et kolon (hvis du skriver til USA). Det er ikke vanlig å sette et utropstegn.

Emne.

Sørg for å angi emnet for brevet, akkurat som i den russiske føderasjonen.

Hovedtekst.

Del det inn i avsnitt. Eller skriv hver setning på en ny linje.

Hvordan si farvel.

For eksempel slik: " Takk for hjelpen, vi forblir dine virkelig"– Takk, min hengivne..., selv om det kan være mindre formelt.

Signaturregistrering.

Vi setter vår signatur under avskjedsparagrafen, angir vårt for- og etternavn, firmanavn og stilling.

Design av applikasjoner.

Hvis du legger ved noen dokumenter, vennligst oppgi dette på slutten av brevet: " Enc." og liste opp applikasjoner.

Hva du skal skrive med stor bokstav.

• Etternavn og initialer;
• Bedriftsnavn;
• Navn på byer, stater osv.;
• Eventuelle ord som indikerer posisjonen inneholdt;
• De første ordene i farvel;
• Åpningsadresser.

Før vi avslutter samtalen, her er noen eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk.

Eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk

Konklusjon

For å oppsummere vil jeg si at et forretningsbrev er et verktøy for kommunikasjon innen ethvert aktivitetsfelt. Hvis det er skrevet riktig, vil det definitivt presentere din bedrift i et positivt lys.

På den annen side kan et brev skrevet slurvete og med feil fullstendig ødelegge selve lovende virksomhet. Skriv bokstaver riktig, og vi prøvde å fortelle deg hvordan du gjør det.

I følge GOST R 7.0.82013 "System av standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Journalføring og arkivering. Begreper og definisjoner "adresser" er en dokumentdetalj som inneholder informasjon om mottakeren av dokumentet (klausul 67).

"Adressat"-kravet brukes i forretningsbrev og intern informasjon og referansedokumenter (rapporter og notater, uttalelser osv.).

"Adressat"-detaljene inkluderer:

• navn på adressaten (mottakeren av brevet);
• postadresse eller telefonnummer, faksnummer, e-postadresse.

Mottakeren av brevet kan være:

• tjenestemann/flere tjenestemenn;
• organisasjon;
• organisasjonens strukturelle enhet;
• gruppe av organisasjoner;
• individuell.

ADRESSER - OFFISIELL

I følge GOST R 6.30-2003 er initialer skrevet før etternavnet til enhver tjenestemann. Hvis brevet sendes til lederen offentlig etat , så er navnet på organisasjonen inkludert i stillingen, fullt navn. angitt i dativ tilfelle, initialer skrives før etternavnet:

Hvis brevet er adressert til lederen kommersiell organisasjon , så inkluderer stillingen navnet på organisasjonen som indikerer den organisatoriske og juridiske formen (i full eller forkortet form), initialene er skrevet før etternavnet:

Hvis brevet er adressert nestleder, er navnet på organisasjonen inkludert i stillingstittelen. Etternavnet er angitt i dativ:

Hvis adressaten til dokumentet er leder for en strukturell enhet, deretter er først navnet på organisasjonen angitt i nominativ tilfellet, deretter i dativ tilfellet navnet på personens stilling som indikerer den strukturelle enheten, for eksempel:

I henhold til klausul 5.15 i den nye GOST:

• når du adresserer et brev offisielt initialer er plassert etter etternavnet;
• før etternavnet er det tillatt å bruke forkortelsen "Mr." (Mr.) hvis adressaten er en mann, eller "Ms." (Mrs.) hvis adressaten er en kvinne:

ADRESSATOR - ORGANISASJON

Hvis brevet er adressert til en organisasjon, er navnet (fullt eller forkortet) angitt i nominativ tilfelle:

Når du adresserer et brev til en organisasjon, oppgi dens fullstendige eller forkortede navn, for eksempel:

Adressering til en organisasjon brukes i tilfeller der avsender ikke vet hvem organisasjonens leder er, hans etternavn, initialer.

ADRESSATOR - STRUKTURAVDELING

Dokumentet kan adresseres til en strukturell enhet i organisasjonen. Som regel er denne metoden for adressering mulig dersom vurderingen av spørsmålet som brevet er viet ligger innenfor den strukturelle enhetens kompetanse.

Når du adresserer et dokument til en strukturell enhet i en organisasjon, er navnet på organisasjonen angitt i det nominative tilfellet i "Adressat"-kravet nedenfor - navnet på den strukturelle enheten i det nominative tilfellet, for eksempel:

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSATOR - INDIVIDUELL

Registrering av "Adressat"-detaljer ved korrespondanse med enkeltpersoner har sine egne egenskaper. Angi først etternavnet i dativ, deretter initialene og deretter postadressen:

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSATOR - FLERE ORGANISASJONER
ELLER STRUKTURELLE INNDELINGER

Et forretningsbrev kan ha flere adressater. GOST R 6.30-2003 etablerer en metode for generalisert formatering av adressater når du sender brev til flere homogene organisasjoner eller til flere strukturelle divisjoner i en organisasjon. Det er to alternativer for å designe rekvisitter her.

Alternativ 1: angi flere adressater i selve "Addressee"-attributtet. Dette designalternativet brukes når brevet er adressert til en organisasjon eller tjenestemann (dette er hovedadressen) og, for informasjon, til en rekke andre organisasjoner eller tjenestemenn.

Adressering er formalisert som vanlig i øvre høyre hjørne som en liste over "Adressat"-detaljene for hver organisasjon/organisasjon eller strukturell enhet i organisasjonen.

I dette tilfellet bør det totale antallet mottakere ikke være mer enn fire.

Alle adressater er tegnet på selve dokumentet; ordet "Kopi" er ikke angitt før 2., 3. og 4. adressat.

I dette tilfellet er alle trykte kopier av brevet signert som originaler. Hver kopi er forseglet i en egen konvolutt, hvor postadressen til en bestemt organisasjon eller strukturell underavdeling er skrevet.

Alternativ 2: angi mottakeren generelt, hvis vi sender et dokument til en gruppe organisasjoner (organisasjonsledere) av samme type eller til strukturelle enheter(filialer, representasjonskontorer osv.) for én organisasjon:

Hvis antall mottakere er flere enn fire, settes det opp en tilleggsliste for utsendelse av brevet (postliste), som angir spesifikke mottakere og deres adresser. En merknad om dette er laget i "Addressee"-attributtet:

Det finnes ikke godkjent skjema for brevpostlisten. Formen på arket kan fastsettes i organisasjonenser. Faktisk er forsendelsesarket "Addressee"-attributtet overført til et separat ark, noe som betyr at innholdet må samsvare med dette attributtet. "Adressat"-detaljen inneholder tre informasjonsblokker: organisasjonens navn, stilling, initialer og etternavn. I postlisten for brevet gjengir vi de samme informasjonsblokkene, men legger dem på linje, og ikke ved høyre side blad. Du kan også ordne dataene i tabellform. Rekkefølgen på mottakerne kan være vilkårlig, men det er bedre å ordne dem alfabetisk.

Informasjon om utgående brevnummer og dato legges inn etter registreringen (eksempel 1).

Alle brev som sendes til en gruppe mottakere har ett utgående registreringsnummer; det innkommende nummeret for alle brev vil være forskjellig.

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

PLASSERING AV "ADRESTATOR" DETALJENE PÅ SKJEMAET

"Adressat"-detaljen er plassert i øvre høyre del av dokumentet (på et skjema med vinkeldetaljer) eller til høyre under skjemadetaljene (på et skjema med langsgående detaljer). Plasseringen av "Adressat"-kravet er vist i vedlegg B til GOST R 6.30-2003:

• på et skjema med hjørnedetaljer - Eksempel 2;
• på et skjema med detaljene ordnet i lengderetningen - Eksempel 3.

Hva endrer GOST R 7.0.97-2016? Ingenting. "Adressee"-attributtet forblir på samme sted.

TEKNISKE PROBLEMER

• Bør elementene i "Addressee"-rekvisittene skilles med intervaller?

"Adressat"-detaljene tar vanligvis opp flere linjer.

I klausul 6.1 Metodiske anbefalinger om implementeringen av GOST R 6.30-2003 (godkjent av Rosarkhiv) sies det at detaljene i et dokument som består av flere linjer skrives ut med en linjeavstand. Komponentene i detaljene "Adressat", "Dokumentgodkjenningsstempel", "Merke for tilstedeværelse av en søknad", "Dokumentgodkjenningsstempel" er atskilt fra hverandre med 1,5-2 linjeavstand.

En lignende norm er inneholdt i den nye GOST R 7.0.97-2016 i seksjon 3, som etablerer Generelle Krav for produksjon av dokumenter: "Flere linjedetaljer skrives ut med én linjeavstand, komponentdelene av detaljene er atskilt med en ekstra avstand":

• Hvordan justere "Addressee"-attributtet?

Multilinjeattributtet "Adressee" er utformet på linje langs venstre kant av sonen som er okkupert av attributtet, eller sentrert i forhold til den lengste linjen, for eksempel: