Пример за белешка за неуспехот да се заврши задачата. Сакам да напишам меморандум до директорот со жалба против менаџерот... Која е разликата помеѓу белешка и извештај?

Во услови на производство, често се јавува ситуација кога еден од вработените одлучи да ја пренесе оваа или онаа информација до неговото раководство. Овој апел, изнесен во во писмена форма, се нарекува „меморандум“. Каков вид документ е ова и како правилно да се состави? За ова вреди да се зборува одделно.

Основни концепти

Секој вработен има право да контактира со неговиот непосреден претпоставен. Тој може да го направи тоа и усно и писмено. Во првиот случај, сè се сведува на обичен разговор, кој ниту едната страна не ја обврзува на ништо. Во вториот, жалбата е веќе од официјален карактер.

Слично деловна хартијасе нарекува „меморандум“. Како таков документ се разликува од другите изјави за раководството? Суштината на прашањето е веќе содржана во самото негово име. Работникот составува таква хартија за да пријави специфична ситуацијаили настан. Информациите може да се однесуваат на поединец, локација или производство како целина. Во зависност од тоа до кого е испратена, белешката може да се однесува и на внатрешни и на надворешни документи. Првата опција е кога вработен контактира со менаџер на кое било ниво во себе на ова претпријатие. А второто се случува ако го испрати својот труд до повисока власт. Потоа, природно, тој оди на надворешно ниво.

Суштината на проблемот

По правило, меморандум се составува за одредена цел. Може да се напише на:

1. Поправете ја моменталната ситуација. На пример, вработен има факти дека во претпријатието се преземаат дејствија што го попречуваат нормалниот тек на работниот процес. За ова го известува своето раководство со барање да се преземат соодветни мерки.
2. Заштитете се од неправда. Ова се случува кога едно лице, гледајќи пристрасен однос кон себе, одлучи да го извести своето непосредно раководство за тоа. Тој го прави тоа во потрага по помош и заштита.
3. Подобрете ја работата. Понекогаш еден од вработените забележува дека вработените во други сектори или структурни единици прават грешки што доведуваат до намалување на ефикасноста. Потоа се свртува кон менаџерот за да помогне да се врати редот.
4. Избегнувајте несакана одговорност. Ова се случува кога ќе се случи некој вид на инцидент. Со тоа што им кажува на своите претпоставени за тоа, вработениот создава поволни услови за себе кога не можат да се постават никакви барања против него.

Во секој од овие случаи, вработениот не само што пренесува информации, туку бара помош за решавање на проблемот.

Правична казна

Работната дисциплина предвидува совесно извршување на должноста граѓанин додека е на работното место. Покрај тоа, тој мора да ја почитува прифатената процедура и да ги почитува сите наредби и наредби на неговиот работодавец. Но, во животот не е сè така мазно. Понекогаш постапките на вработените се разликуваат од општоприфатените норми. Во овој случај, непосредните претпоставени сметаат дека е нивна должност да го информираат раководството на претпријатието за тоа што се случува. Резултатот од таквиот сигнал е извештај за повреда трудова дисциплина.

Обично овој документ се занимава со:

1. Неусогласеност со одредени наредби.
2. Неизвршување директни функции поврзани со положбата на сторителот.
3. Повреда на работната дисциплина. Ова се однесува на случаи на отсуство од работа, доцнење, пијанство на вашето работно место и други.
4. Обврски незаконски дејствија, кои предвидуваат административна или кривична одговорност. Во овој случај ние зборуваме заза кражба, оштетување, проневера и други прекршоци.

Во секој од овие случаи, сторителот ќе мора да претрпи заслужена казна.

Автор на документот

Најчесто, белешка за вработен составува неговиот непосреден претпоставен. Во него, тој ги пренесува на раководството негативните аспекти на активностите на неговиот подреден.

Во исто време, документот обично содржи лична проценка на авторот. Заедно со неговата визија за проблемот, тој нуди можни начини за негово решавање. Но последниот збор, се разбира, ќе биде зад лидерот. На пример, вработен направил отсуство од работа. Во овој случај, неговиот шеф изготвува документ упатен до директорот, кој, по правило, започнува со зборовите „Ви предлагам“. Потоа тој детално опишува кога се случило прекршувањето и нуди, од своја страна, опција за казнување на несовесниот вработен. Бидејќи таквата белешка се однесува на документи за внатрешна употреба, таа може да се состави редовно чист шкрилА4 формат. Текстот е претставен во која било форма. Може грубо да се подели на два дела. Едниот содржи опис на проблемот, а другиот содржи заклучоци изведени за него и конкретни предлози.

Посебен случај на повреда

Еден вид на прекршување на работната дисциплина е неуспехот на вработениот да ја заврши задачата што му ја доделил неговиот шеф. Ова може да се случи ако вработениот заборавил, не можел или едноставно ја игнорирал оваа наредба.

Таквото дејствие се оквалификува како повреда на дисциплината, а непосредниот претпоставен составува извештај за неисполнување на задачата. За таков прекршок човек ќе мора да претрпи правична казна. Но, тоа ќе се случи дури откако тој ќе даде објаснувања за тоа што се случило. Ако причините што го поттикнале вработениот да преземе такви дејства изгледаат убедливо, тогаш тој може дури и да избегне казна. Потешко е да се реши проблемот кога непослушноста на вработениот води до негативни последици. Тука веројатно нема да може да се држи настрана. Особено ако таквиот пропуст резултирал со оштетување или сериозна повреда. Казната во овој случај ќе биде одредена врз основа на соодветните прописи.

Како да напишете извештај?

Менаџерот на кое било ниво треба да знае како да напише меморандум. Примерок може да се види на конкретен пример. Да речеме дека вработен не дошол на време на работа, а во тоа време посетител го чекал да потпише важен договор. Неколку часа подоцна, вработениот конечно се појавил, но времето било изгубено, а клиентот веќе си заминал. Таквиот чин истовремено содржи неколку прекршувања:

• неуспех да закажете состанок;
• штета предизвикана на компанијата со непотпишување на договорот.

Доколку не е можно да се промени моменталната ситуација, шефот е должен да го информира раководството за ова.

Таквиот документ треба да изгледа вака:

1. Прво, во горниот десен агол е напишано „капа“, што покажува на кого и од кого е насочено.
2. Следно, неговото име е напишано во центарот.
3. Подолу е главниот текст, во кој информациите се поставени по одреден редослед. Прво доаѓа опис на ситуацијата што се случила. Потоа, постои барање да се помогне да се дознае. По ова, се извлекува заклучок врз основа на сè што е наведено погоре. И како заклучок, авторот може да ги изрази своите идеи или предлози за тоа како најдобро, според него, да се излезе од оваа ситуација.
4. На самото дно ги става датумот и потписот со целосен преписПолно име и државно место.

Во зависност од причината, текстот на белешката може да биде чисто информативен или да бара интервенција на раководството за да се врати редот.

Меморандум е документ во кој укажувате, привлекувате внимание на што може да се направи или повторно. Поедноставно би рекол дека ова е писмена форма на извештај за ова или она. Во војската, формуларот за извештај се нарекува извештај. Меморандумот се составува и по лична иницијатива и по насоки на претпоставените. По природа, белешките се поделени на иницијатива, информации и известување. Форматот на белешката зависи од природата на самата белешка и до кого е упатена.

Подготовка на меморандум

Форматот на меморандумот зависи од неговиот адресант. Ако е упатено до раководителот на организацијата, се смета за внатрешно, ако е испратено надвор од организацијата, на пример до повисока организација, тогаш се смета за надворешно. Надворешните белешки се составуваат на заедничка форма, внатрешните - на обичен лист хартија.

Што да напишете во надворешна белешка?

име на компанијата;
име на типот на документот (меморандум);
датум;
индекс;
место на составување;
дестинација;
наслов на текстот;
текст;
потпис на раководителот на организацијата;
презиме на изведувачот;
неговиот телефонски број.
За неговиот дизајн обично се користи општа формаорганизации.

Што да напишете во внатрешен белешка?

име на структурната единица;
име на видот на документот (меморандум);
датум;
дестинација;
наслов на текстот;
текст;
потпис.
Внатрешниот меморандум го потпишува зачетникот (со назначување на позицијата, иницијалите, презимето).
Меморандумот мора да има наслов на текстот што ја открива неговата содржина.
Текстот на меморандумот се состои од воведни и завршни делови. Првиот ги поставува фактите, настаните кои послужиле како основа за создавање на документот, а можеби и анализа на ситуацијата што настанала. Вториот ги содржи заклучоците и предлозите на авторот на белешката, конкретни мерки што треба да се преземат.
Решението на менаџерот кој го разгледал интерниот меморандум е основа за донесување на некои одлуки, издавање документи и одржување настани.

Пример за белешка бр. 1

На раководителот на НГЧ -1
Боков В.В.
од надзорникот на локалитетот Перм
поправка и градежни работи
Лазарева Г.В.

Да се ​​извршат работи за инсталирање на метални пластични прозорци (5 парчиња) на ул. Есените бараат материјали и производи, или готовинаво износ од 14.450 рубли.

1. Ширина на прагот на прозорецот – 600 mm. ………………………………….. 9 m.
2. F профил (плочки) 6 m …………………………………………… 6 парчиња.
3. Почетен профил 6 m ……………………………………………… 6 парчиња.
4. Сендвич панел 1,5 m × 3,0 m.………………………………….. 6 парчиња.
5. Сидро за рамка 150 × 10.………………………………………….. 80 парчиња.
6. Завртка за самопреслушување со мијалник за пресување PSh – 16 ……………………………….. 300 парчиња.
7. Завртка за самопреслушување за метал 3,2 × 60 ……………………………………….. 150 парчиња.
8. Поцинкувана завртка за самопреслушување со прес-мијалник PSh – 19………………….. 80 пар.
9. Лепак – силиконски заптив (бело)…………………………….2 ЕЕЗ.
10. Залепете течни нокти за пластика……………………………..2 ЕЕЗ.
11. Полиуретанска пена „Профи“ (зима) …………………………….. 12 ЕЕЗ.
12. Чистач на пена……………………………………………………………………………………………………
13. Поцинкувано кровно железо 1,25 m × 2,5 m ……………… 1 лист
14. Крајна капа………………………………………….. 10 парчиња.

Господар на одделот Перм
поправка и градежни работи Г.В. Лазарев

Видови белешки!

Иницијативен меморандуме составен со цел да го поттикне примачот да донесе одредена одлука, затоа текстот на белешката не само што наведува некои факти, туку содржи и конкретни предлози, препораки или заклучоци.

Информативен меморандумредовно се составува и содржи информации за деталите или методите на извршување на работата.

Извештаиинформирајте за завршувањето на работата, нејзината фаза, спроведувањето на упатствата, наредбите итн.

Пример за белешка бр. 2

На раководителот на НГЧ -1
Боков В.В.
од шефот на Перм
страницата Белјаева А.А.

Да се ​​спроведат личните коментари на раководителот на железницата Свердловск. идентификувани за време на есенската проверка на Пермското растојание на градежни објекти во 2011 година.

Поправете го насловот за тековните поправки според методот на договор за 2017 година. Перм дел.

чл. Трафостаница Perm-2 Traction.
поправка на фасада, покрив, внатрешни поправки - 1000 рубли. (проценета цена - 860 тр.). Оставете 460 тр. (проценетиот трошок ќе се прилагоди за да одговара на лимитот).

чл. Балмошнаја
поставете тротоар од бехатон - 540 рубли. (проценета цена – 537,78 тр.)

Раководител на одделот Перм А.А. Белјаев

Пример за белешка бр. 3

На раководителот на НГЧ -1
Боков В.В.
од шефот на Перм
производствена локација
Бељаев Андреј Аркадевич

ИЗВЕШТАЈ

Би сакале да ве информираме дека производствената локација во Перм не го исполнува планот ремонт 3-ти квартал, поради недостаток на потребни механизми и материјали:

3. уметност. Бахаревка пост ЕК (АБК) - не се санираат слепиот простор и тремот - поради недостиг на бетон, како и немање материјал според извештајот на надзорникот И.В.Бајдуш. од 28.07.2011 година

4. чл. Зграда за домаќинство Balmoshnaya PCH-2 - работата за промена на покривот на метален профил не се изведува поради недостаток на материјал.

Пример за белешка бр. 4

На раководителот на НГЧ -1
Боков В.В.
од шефот на Перм
производствена локација
Бељаев Андреј Аркадевич

ИЗВЕШТАЈ

Би сакал да ви обрнам внимание дека може да има нарушување во спроведувањето на мерките за отстранување на коментарите на шефот на Свердловскаја железница(пролет) и НЗ Регион 1, 2, 3 квартал од 2011 година, поради недостаток на потребни материјали и механизми.

1. уметност. Перм-2 (пошта на ЕК) - работата не се изведува:
за поправка на фасади, поради недостаток на воздушна платформа (во поправка)
за замена на прозорските блокови со пластични, поставете метална настрешница над влезот во зградата на столбот на ЕЗ, поради немање материјал.

2. Чл. Перм-2 Гаража, ковачница, ул. Џержински, 32; чл. Перм-1 (соба за компресор); чл. Бахаревка пост ЕК АБК; чл. Balmoshnaya TP, Компресорска просторија, IF зграда - не се врши поправка на слепи површини, бетонирање на подови и платформи - поради недостаток на бетон (барање за бетон 30 m3 - апликација во одделот за снабдување)

3. Чл. Балмошнаја зграда за домаќинство PCH-2 - не се работи на замена на покривот со метален профил поради недостаток на материјал, како и 10 км подвижна кабина (поправка на подрум), кабина за движење Нефтебаза (поправка на крошна), настрешници на пошта на ЕК - ул. Фарма, ул. Бахаревка, ул. Перм-2. – работата не се изведува поради недостаток на метални профили. (апликација во одделот за снабдување)

4. уметност. Фарма пост ЕК поправка на коридорот - можен неуспех на коментари поради недостаток на противпожарни врати(просторија за реле и комуникација).

5. За деноноќна работа, на службата за итни случаи ѝ треба автомобил за елиминирање на итни ситуации и спроведување мерки за подготовка на фармата за зима, рутински и големи поправки; замена и спречување на снабдување со топлинска енергија, водовод, канализација, имплементација и монтажа на производи сопствено производство (метални врати, решетки, огради итн.) (од мај 2011 година до денес нема постојан автомобил.)

6. Да се ​​заврши работата на објектот чл. Бахаревка, стара пошта на ЕК (АБК) и, за да се пресели раководителот на станицата, потребно е да се исполни барањето на мајсторот за итна помош бр.486 од 28.07.2011 година. (извештај од мајсторот на службата за итни случаи Баидуш И.В. од 28 јули 2011 година)

Пример за белешка бр. 5

На раководителот на НГЧ -1
Боков В.В.
од шефот на Перм
производствена локација
Бељаев Андреј Аркадевич

Би сакале да ве информираме дека производствената локација Перм не го спроведува планот за подготовка на фармата за зимата 2011-2012 година поради недостаток на потребни механизми и материјали:

1. уметност. Перм-2 (пошта на ЕК) - работата не се изведува:
за поправка на фасади, поради недостаток на воздушна платформа (во поправка)
за замена на прозорските блокови со пластични, поставете метална настрешница над влезот во зградата на столбот на ЕЗ, поради немање материјал.

2. уметност. Перм-2 (НОД-1) - не се изведуваат работи на изолација на подот на таванот, нема изолација (примена во одделот за снабдување)

3. уметност. Перм-2 Гаража, ковачница, ул. Џержински, 32; чл. Перм-1 (соба за компресор); чл. Бахаревка пост ЕК АБК; чл. Balmoshnaya TP, Компресорска просторија, IF зграда - не се врши поправка на слепи површини, бетонирање на подови и платформи - поради недостаток на бетон (барање за бетон 30 m3 - апликација во одделот за снабдување)

4. уметност. Балмошнаја зграда за домаќинство PCH-2 - не се работи на замена на покривот со метален профил поради недостаток на материјал, како и 10 км подвижна кабина (поправка на подрум), кабина за движење Нефтебаза (поправка на крошна), настрешници на пошта на ЕК - ул. Фарма, ул. Бахаревка, ул. Перм-2. – работата не се изведува поради недостаток на метални профили. (апликација во одделот за снабдување)

5. Во однос на подготовка на фармата за зимата 2011-2012 година. Предвидено е да се работи на парно на струја, замена на грејните тела со конвектори.
Акционен план од 20.06.2011 г
Точка бр. 3 Перм-1 (котел, канцеларија за багаж, пошта бр. 1, гаража за виљушкар, просторија за време, просторија за компресори, кабина за движење 4 км.)
Точка бр. 4, станица Балмошнаја (подвижна кабина 10 км, подвижна кабина „Нефтебаза“)
Точка бр. 5, станица Бахаревка (пошта бр. 5, пошта PONAB, кутија за прекинувачи, RU-10, работилница и гаража ECHK-131)
Точка бр. 7 Станица Osentsy (грабен столб бр. 5, грпка бр. 1, прекинувач)
Треба да се заменат вкупно 165 конвектори;
чл. Osentsy - OPTs - 4 ЕЕЗ.
- DSPP - 2 ЕЕЗ.
— излезна кабина – 2 ЕЕЗ.
— работилница ШЧ – 2 ЕЕЗ.
чл. Бахаревка - ПОНАБ - 2 ЕЕЗ.
- КТСМ - 2 ЕЕЗ.
— ECHK 131 – RU-10 – 8 ЕЕЗ.
— Гаража ECHK 131 – 8 ЕЕЗ.
— пост бр. 5 – 6 парчиња.
- стрелка. штанд бр.5 – 4 пар.

чл. Перм-1 - пост бр. 1 - 2 ЕЕЗ.
— Кабина за движење 4 км. - 2 ЕЕЗ.
— Гаража вилушкари – 8 ЕЕЗ.
чл. Балмошнаја - Подвижна кабина "Нефтебаза" - 2 ЕЕЗ.
— Кабина за движење 10 км. - 2 ЕЕЗ.
чл. Перм-2 - ГО бр. 363 - 16 ЕЕЗ.
— GO бр. 314 – 16 парчиња.
— GO бр. 361 – 16 парчиња.
— GO бр. 348 – 10 парчиња.
— GO бр. 337– 10 парчиња.
— пост бр. 7 – 2 парчиња.
- КТСМ - 2 ЕЕЗ.
- Пост „Вилушка“ - 2 ЕЕЗ.
- Предпортоваја пост - 2 ЕЕЗ.
— Трафостаница за влечење, ул. З. Космодемјанскаја, 10 – 10 ЕЕЗ.
— ECHK-108 – 15 ЕЕЗ.
— ТП „Локомотива депо ул. Барамзина, 6 – 8 ЕЕЗ.

6. За деноноќна работа, на службата за итни случаи ѝ треба автомобил за елиминирање на итни ситуации и спроведување мерки за подготовка на фармата за зима, рутински и големи поправки; замена и одржување на снабдување со топлинска енергија, водовод, канализација, производство и монтажа на производи од сопствено производство (метални врати, решетки, огради и сл.) (од мај 2011 година до денес нема постојана машина.)

7. За поправка и монтажа на контролни единици, замена на грејни цевки, снабдување со ладна и топла вода, замена на грејни регистри со радијатори (зграда MSS, зграда ShCh), потребен е следниот материјал:

— свиоци  50мм. – 20 парчиња.
— свиоци  76-89 мм. – 15 парчиња.
— прирабнички вентил  50мм. - 2 ЕЕЗ.
– термометри – 20 ЕЕЗ.
— манометри – 20 ЕЕЗ.
— автоматски вентили за прекумерен притисок за ослободување на воздух  15mm. - 100 парчиња.
— вентил  15мм. - 120 парчиња.
— цевка  50мм. – 100м. Џержински улица 32-34
— цевка  76мм. – 150 м. Џержински улица 32-34
— цевка  15мм. – 50 м. (по предмети)
— цевка  20мм. – 50 м. (по предмети)
— цевка  32мм. – 50 м. (по предмети)

8. За да се насликаат фасадите со акрилна боја, потребна е шема на бои за да се добие саканата шема на бои.

9. За да се подготвите за зима, потребни ви се алатки и опрема:

- дренажна пумпа за испумпување вода - 2 парчиња, пумпа "Gnome" - 1 ЕЕЗ. (за пумпање подземните водиод подрумот во пролетно-есенскиот период на станицата. Перм-2 пост ЕК и објекти за цивилна одбрана)
— компресор – 2 ЕЕЗ., рачна преса – 1 ЕЕЗ. електрична преса - 1 ЕЕЗ. (за испирање и тестирање на притисок на системи за греење на згради)
— канализациска низа (челична жица 5 mm) – 2 парчиња × 30 m.
– пиштол за прскање – 1 ЕЕЗ. (за бојадисување фасади и ентериери)
– користена пила – 1 парче. (за кастрење дрвја и грмушки)
— клучеви за гас бр. 1,2,3,4-број (по 5 комплети)
— црево за наводнување (4 парчиња × 20 m) (за испирање на системот за греење на згради)
- цевка за специјалниот оддел на печката NOD-1 (според фактура бр. 81 од 20.07.2011 година)
- бензинска косилка - 1 ЕЕЗ.

10. За непречено функционирање на подрачјата за сортирање Перм и Перм, неопходно е да се создаде итна набавка на материјали во службата за итни случаи - за работа и отстранување на итни ситуации во зима.

11. Да се ​​заврши работата на објектот чл. Бахаревка, стара пошта на ЕК (АБК) и за да се пресели раководителот на станицата потребно е да се исполни барањето на мајсторот за итна помош бр.486 од 28.07.2011 година. (во прилог).

Раководител на производствената локација во Перм А.А. Белјаев

Други документи од овој дел...

Еден од видовите информации и референтни документи што се користат во организацијата е меморандум. И покрај многуте заеднички карактеристикисо други видови на такви (службени или објаснувачки белешки), извештајот има и одредени карактеристики. Кои се тие, а исто така и според кои критериуми е класифициран извештајот - повеќе за ова подоцна во статијата.

Меморандуме документ што може да се упати до раководителот на претпријатието или неговата структурна единица. Целта на изготвувањето документ е да се поттикне примачот (односно раководството) да преземе одредени активности.

Изготвувањето документ може да помогне во решавањето на следниве проблеми:

• изразување на сопственото гледиште во случај на конфликти или несогласувања со колегите или раководството;
• давање предлози за подобрување на активностите на претпријатието;
• изразување на несогласување со постапките или одлуките на раководството;
• добивање информации за какви било контроверзни или нејасни прашања.

Белешката може да се состави на иницијатива на:

• менаџер (усно или писмено);
• подредените.

Забелешките може да се класифицираат според неколку различни критериуми:

1. Во зависност од содржината на документот се разликуваат:

• иницијативен меморандум - целта на неговата подготовка е да се поттикне примачот на акција, затоа не содржи факти, туку конкретни препораки или предлози;
• информативна белешка - е од редовен карактер и има за цел да го информира примачот за извршената работа, како и за методите и методите што биле користени;
• извештајна белешка - составена по завршување на работата и содржи информации за извршените дејствија и постигнатиот резултат.

2. Во зависност од тоа до кого ќе биде адресиран документот, тој може да биде од два вида V:

• внатрешни работи;
• надворешен.

Постојат одредени барања за подготовка на секој тип на меморандум (неговиот дизајн и содржина).

Надворешен и внатрешен белешка

Главната класификација на белешките се заснова на примачот за кого се составени. Тие се поделени во два вида:

1. Внатрешна белешка- се користи во рамките на едно претпријатие или организација (на пример, се испраќа на извршниот директорили раководители на сектори). Овој документ може да се состави на обичен лист хартија А4 и да ги содржи следните податоци:

• името на структурната единица од чиј претставник е изготвен документот;
• означување на видот на документот со големи букви (меморандум);
• наведување на примачот (неговото место и презиме со иницијали во датив падеж);
• наслов на текстот на документот (на пример, белешка за отсуство од работа или бонуси);
• главниот текст на документот - со предлози, препораки или прашања;
• датум на белешката;
• потпис.

Пополнетиот документ се потпишува од неговиот основоположник и потоа се испраќа до примачот. При потпишувањето, зачетникот мора да ја наведе својата позиција, презиме и иницијали.

2. Надворешна белешка— овој документсе протега надвор од границите на едно претпријатие и обично се испраќа до повисоките органи. Мора да ги содржи следните информации:

• име на претпријатието до кое е испратен документот;
• наведување на видот на документот;
• место на составување;
• назначување на примачот (најчесто тоа е раководител на претпријатието);
• наслов на текстот;
• главниот текст на белешката;
• презиме и позиција на изведувачот;
• неговиот телефонски број.

За разлика од внатрешен меморандум, надворешен мора да се состави на посебен, на кој се наведени и печатени деталите на компанијата. Исто така, документот мора да биде потпишан од раководителот на организацијата.

Подготовка на меморандум

Бидејќи меморандумот е официјален документ што има правна сила, неговиот дизајн мора да се сфати сериозно. Постојат неколку основни правила за пишување белешка:

• стилот на презентација е информативен, така што не треба да има никакви манифестации на чувства или емоции во документот;
• сите факти или препораки мора да бидат презентирани за случајот, но колку што е можно подетално, со наведување на сите детали;
• белешката мора да биде составена во согласност со сите барања, бидејќи очигледните грешки или недостатокот на задолжителни информации може да предизвикаат поништување на документот.

Во врска со содржината на документот, тогаш, покрај укажувањето задолжителни детали(име на организацијата, одговорни лица, нивните имиња и позиции), главен делмеморандумот е текстуален што детално ја поставува целта на изготвувањето на документот. Таа може да се подели на три дела:

1. Изјавен дел— овде детално се опишани сите факти и околности на случајот што се случил.
2. Аналитички дел— содржи ознака на последиците што настанале како резултат на околностите опишани во првиот дел.
3. Дел за препораки- овде компајлерот му дава на примачот какви било совети или препораки во врска со одлуката контроверзни прашања, подобрување на активностите на претпријатието итн.

Во зависност од видот и целта на меморандумот, некои од наведените делови може да недостасуваат во документот. Белешката може да се состави во три форми:

• текст;
• табеларен;
• комбинирано (комбинација на двете претходни опции).

Документот се пишува на компјутер во согласност со општо прифатените правила (фонт, проред, маргини). Локацијата на деталите може да биде или во центарот или долж левиот раб на документот.

Пример за белешки

За да добиете повизуелна претстава, ви претставуваме Примерок за пополнување на извештај:

Меморандум за бонуси

Извештајот за бонусот е од стимулативен карактер за вработениот и има за цел да го поттикне повисокото раководство да го награди вработениот за работата што ја извршил или други заслуги. Документот може да го означи препорачаниот тип на поттик избран врз основа на трудовото законодавство или внатрешната документација на претпријатието.

Меморандум за отсуство од работа

Извештајот за отсуство од работа, како и секое друго прекршување на работната дисциплина, има свои карактеристики на изготвување, бидејќи се занимава со одредена личност, кои . За правилно изготвувањемора да се земе предвид меморандумот две важни точки:

1. Отсуството се смета за долго (повеќе од три часа) отсуство на вработен од неговото работно место. Ако работникот не бил присутен барем неколку минути помалку, повредата ќе се смета за отсуство - во овој случај, доволно е објаснување.
2. Пред да подготвите извештај, мора да побарате од вработениот да писмени објаснувањаили било какви придружни документи. По ова, во забелешката мора да се забележи фактот за нивно обезбедување или отсуство.

Пријава за кражба

Бидејќи кражбата е прекршок што е основа за вработен, за овој факт може да се состави записник токму заради негово отпуштање. За оваа постапка да се спроведе законски, потребно е:

• да добие писмена изјава од вработениот во која признава дека кражбата е извршена;
• обезбеди документи со кои се потврдува дека работникот сторил прекршок.

Во некои случаи, случајот може да вклучи агенциите за спроведување на законот, бидејќи кражбата е тежок прекршок.

Пријава за повреда на дисциплината

Документот составен со цел да се пријави прекршување на работната дисциплина е чисто внатрешен и не се протега надвор од границите на одредена организација. Во извештајот за работникот, потребно е јасно да се наведе недоличното однесување извршено од него, а исто така да се наведе дека од вработениот се барало да даде соодветни објаснувања за неговите постапки.

Вреди да се забележат главните точки што се однесуваат на дизајнот на белешката:

• Овој документ е информативен, па неговиот стил треба да биде што е можно понеутрален и без емоционални призвук.
• Меморандумот може да се адресира до менаџерот и во рамките на организацијата и надвор од неа. Во секој од овие случаи, документот има свои карактеристики на изготвување.
• Во зависност од видот, целта на пишувањето белешка може да биде да се информира, да се изрази несогласување или да се обезбедат одредени препораки на примачот.

Меморандум за неисполнување на службените должности: примерок формулар и пример за пополнување на формуларот е тема на нашиот преглед денес. Секој работодавач се соочува со таква ситуација како неправилно извршување на работните обврски од страна на вработените. Затоа, треба да знаете како да се справите со такви ситуации, како да спречите игнорирање на работната дисциплина и да одржувате хармонична работна средина во тимот. На крајот на краиштата, за ова е неопходно секој вработен квалитетно и навремено да ги исполнува сите свои професионални должности; од тоа зависи резултатот од целокупната работа.

Наједноставниот и ефективен методза вакви проблематични ситуации, постои официјален (извештај) меморандум кој ви овозможува да му презентирате образложени службени тврдења на вработениот и да го принудите да сноси одговорност за неправилно извршување на професионалните должности. Со помош на таква белешка, можете да го натерате вработениот да размислува за неговото несоодветно однесување, на пример, со укор. Исто така, таков документ може да биде основа за отпуштање на вработен по соодветна основа, еден од членовите работен код.

Меморандумот служи како алатка за официјално информирање на раководителот на организацијата за неправилно извршување на неговите должности од страна на конкретен вработен, што често има сериозни последици за организацијата, често во форма на значителна материјална штета, како и наметнување на дисциплинска одговорност на работникот. Во такви случаи, често се спроведуваат внатрешни ревизии. И ако има штета, некој мора да одговара за тоа, така што, со помош на меморандум, можете официјално да го информирате раководството за вината на конкретен вработен за тоа што се случило. Врз основа на овој документ, веќе е издадена наредба за наметнување дисциплинска или друга одговорност на вработениот престапник.

Така, овој труд е основа за одлука за одговорност на конкретно лице кое направило сериозна грешка. Дозволете ни да разгледаме детално како правилно да подготвиме таков извештај и кои нијанси треба да се земат предвид при неговото изготвување.

При вработување на нов вработен, неговиот непосреден претпоставен или вработен во одделот за персонал е должен да го запознае вработениот со сите правила што важат во организацијата. Покрај тоа, некои организации имаат и дополнителни внатрешен редили правила на корпоративна етика. Во организациите каде што вработувањата се вршеле во согласност со сите потребни процедури, во процесот на работа се јавуваат помалку прашања и непријатни ситуации во однос на работните обврски на вработените и нивната усогласеност со работната дисциплина.

ВО Опис на работно местовработените и општите правила за корпоративна етика или други слични документи јасно ги наведуваат сите одговорности на вработените и нивните права. Вработен во организацијата мора да следи утврдени правилаи разберете дека неуспехот да се усогласи на крајот може да доведе до материјална штетаорганизација за која ќе одговара. Но, сè уште има случаи кога вработените не посветуваат соодветно внимание на нивните директни одговорности, тоа може негативно да влијае на активностите на одреден оддел или оддел на организацијата, а компанијата може да претрпи загуби. И тогаш, непосредниот претпоставен на вработениот навредлив мора да го информира повисокото раководство за фактот што се случил, да посочи чии постапки доведоа до непријатна ситуација и кој треба да биде одговорен за негативните последици.

Во такви случаи, непосредниот претпоставен доставува меморандум до повисокото раководство во кое го опишува фактот што се случило и го идентификува лицето кое не ги исполнило правилно своите должности. Исто така, може да има ситуација кога вработениот систематски не ги извршува своите должности правилно и другите вработени мора да извршуваат дел од неговите должности или да ги поправат неговите грешки; на таквите случаи мора да му се стави внимание на раководството.

Меморандум за неисполнување на службените должности - општи одредби

Извештајот (официјален) меморандум во суштина е информативен документ во кој менаџерот е информиран за неправилно извршување на неговите професионални должности од страна на вработениот, а оваа забелешка е и основа за наметнување дисциплинска постапкана сторителот. Меморандумот обично поставува факти кои го потврдуваат нечесното извршување на неговите професионални должности од страна на вработениот и бара да се применат санкции за сторителот. Мерките за одговорност може да вклучуваат: опомена, опомена, а понекогаш дури и отказ по релевантните основи на Законот за работни односи.

Ве молиме имајте предвид дека извештајот го составува ресорниот менаџер (раководител на одделот) само ако постојат убедливи причини и докази за намерното неподготвеност на вработениот да ги исполни своите должности. работните обврскиили за факти за грубо повторено неисполнување на своите должности и недостаток на тешки аргументи на вработениот за да се оправда - тешка причина. Токму овие докази служат како основа за изготвување на меморандум.

Затоа, додека не се расветлат сите околности на инцидентот, не се составува записник.

А особено напоменуваме дека само по анализа на сите факти за тоа што се случило, непосредниот надзорник на сторителот е, а ниту едно друго лице, кое одлучува за составување на записник, го составува и го доставува до претпоставен раководител или директор. на организацијата, најчесто преку секретарот. Врз основа на извештајот, работникот кој сторил прекршок може да биде казнет со парична казна, опомена или друга казна. Ако работникот веќе има неколку пријави, тој може да биде отпуштен според грозен член од работниот законик.

Сегашното законодавство не обезбедува унифицирана форма за извештаи од ваков вид. Меѓутоа, при составување документ, треба да се придржувате општи одредбина канцелариска работа. Белешката се составува рачно или на компјутер. Општи правиладизајн:

1. Во горниот десен агол, прво наведете го целосното име на примачот, имено: позицијата на лицето и името на организацијата, полно име;
2. Полно име и позиција на апликантот;
3. Следно во центарот на листот е насловот „Службен белешка“ и обично суштината е накратко означена во вториот поднаслов - „за неисполнување на службените должности“;
4. Следува текстот во кој се наведени неисполнетите обврски;
5. изнесување докази и аргументи за вината на вработениот, заклучоци;
6. предлози за казни за вработениот прекршител;
7. потпис, позиција на барателот, полно име, датум на изработка на трудот.

Бидејќи, јасно дефинирана и унифицирана единствена форма на документ на овој моментне, тогаш можни се некои отстапувања од дадениот шаблон. Таквата хартија, исто така, може да се смета за валидна.

Вообичаено, пополнетиот документ се предава на секретарот, кој го регистрира и на него го става серискиот број на документот и датумот на усвојување. Потоа документот се предава на директорот или на друг висок менаџер.

Таквите документи мора да бидат регистрирани во организацијата, бидејќи белешката содржи официјални информации што имаат правни последици. Ајде да зборуваме за методите и процедурите за регистрација малку подетално.

Обично за регистрација важни документиОрганизацијата користи една од следниве форми:

• Формулар за списание.Организацијата има посебен сметководствен весник во кој информации за сите внатрешни официјални документиорганизации. На новиот документ му се доделува сериски број, а потоа записите линија-по-линија се прават рачно во дневникот. хронолошки редоследукажувајќи на кратки детали за документите. Автоматска форма. Документот се составува на компјутер и веднаш се внесува во електронската база на податоци за управување со документи.
• Форма на картичка.За секој документ се креира посебна картичка со регистарски број и детали за белешката. Картичката потоа се става во класификаторот. Овој метод обично се користи во одделенски институции.

Специфични карактеристики на белешките

Целта на меморандумот е да му се пренесе на повисокото раководство барање за преземање дисциплински мерки против вработениот навредлив. Извештајот мора да укажува на потврдени факти кои го одразуваат несоодветното неисполнување на неговите директни професионални должности на вработениот.

Документите што ги поддржуваат аргументите на апликантот може да се приложат на белешката. Тоа би можело да бидат, на пример, документи кои неправилно ги составил вработен, снимки од систем за видео надзор и други докази. Врз основа на фактите наведени во белешката, може да се изврши внатрешна ревизија. Врз основа на резултатите од разгледувањето на забелешката и извршените дејствија за верификација, се донесува одлука за мерки на одговорност за вработениот прекршок, во форма на дисциплинска одговорност (забелешки, административна опомена) или дури и отпуштање на работникот според соодветните член од Законот за работни односи. Оваа одлука е формализирана во форма на наредба од раководителот на организацијата.

Како што беше наведено претходно, белешката се составува и се разгледува од страна на највисокото раководство на организацијата само ако работникот не ги следел директните упатства на неговиот линиски менаџер или неговите тековни професионални одговорности, без добра причина. Во случај на контроверзни ситуациимора да се изврши внатрешна внатрешна ревизија.

Ако организацијата веќе има развиено посебни обрасци или шаблони за такви документи, тогаш тие треба да се користат. Белешката може да се пополни рачно на формулар, на компјутер или целосно да се напише рачно.

Понекогаш внатрешните прописи на организацијата наведуваат дека извештајот за неисполнување на професионалните должности мора да биде конзистентен со одредени службеници. Мора да се почитуваат пропишаните интерни процедури, во спротивно белешката нема да биде прифатена од директорот или друго повисоко службено лице.

Како што веќе рековме, извештајот за неисполнување на професионалните должности всушност содржи барање за изрекување казни на вработениот прекршител. Ако висок менаџер донел позитивна одлука дека вработен во компанијата треба да сноси одговорност за својата грешка, тогаш вработениот сноси одредена казна за неговата постапка, која му ја доделува раководството на организацијата за да спречи такви повторени ситуации.

Но, се случува работникот виновен да ја разбере и признае грешката на своето однесување или дејствијата што ги направил, како резултат на што брзо се исправа, се стреми да спречи такви грешки во иднина, се обидува да вложи повеќе напор во исполнувањето на своите должности. , обидувајќи се да се рехабилитира и да ја врати довербата. Во такви случаи, линискиот менаџер (шефот) на работникот навреда може добро да поднесе известување за отстранување на казната или друго олеснување во казнувањето на вработениот. Таков документ се составува слично на извештајот за неисполнување на должностите.

Ајде внимателно да погледнеме што точно треба да се наведе:

1. позиција на раководител и име на организацијата, полно име;
2. позиција на пишувачот на белешки, полно име;
3. наслов „Меморандум“;
4. подолу е линк до налогот за наметнување казна на вработениот, со наведување на датумот и бројот на оваа наредба;
5. наведете факти за новите работни успеси на работникот и причините за откажување на казната;
6. барање за укинување на дисциплинските мерки пред распоредотили да ја ублажи казната;
7. името и позицијата на авторот на белешката;
8. датум на подготовка на документот, потпис на апликантот.

Заклучок

Во моментот, руското законодавство не предвидува некоја специфична обединета форма или форма за такви внатрешни белешки, но организациите имаат право сами да составуваат обрасци (шаблони) за такви цели.

Кога изготвувате такви документи, треба да се водите од општо прифатените правила за канцелариска работа и да ги наведете сите потребни детали. Усогласеноста со овие едноставни правила ќе помогне да се избегнат контроверзни или дури и конфликтни ситуации.

Во текстот на документот, потребно е јасно да се наведат кои работни должности не ги исполнил работникот, да се обезбедат докази за овој факт и постоечките последици од неговите постапки и да се предложат мерки за одговорност за работникот навреда.

Да забележиме дека ниту еден тим не може без прекршување на должностите или работната дисциплина, затоа менаџерскиот тим треба да ги знае основните правила за изготвување такви документи, а вработените треба да знаат за мерките на одговорност во случај на неисполнување на својата работа должности.

Ги испитавме основните правила и изготвувањето на извештај за неправилно извршување на должностите и ги испитавме различните нијанси кои се јавуваат во такви ситуации. Самиот документ не е тешко да се состави, може да се каже, тој е составен во која било форма. Сепак, некои точки треба да се знаат и да се земат предвид. Ви кажавме и кои важни околности на инцидентот мора да се земат предвид пред да се подготви таква услуга.

Навистина, во повеќето случаи, доволна е едноставна добро направена забелешка до вработениот. Или можеби само треба да ги откриете причините зошто вработениот не можел доволно да ги исполни своите должности; тоа исто така често се случува и причините не се секогаш на површина. Понекогаш треба да ја промените шемата на работа на дадено работно место, да направите прилагодувања на воспоставениот редослед, поради промена на економската ситуација или можеби производствен процесбара прилагодување.

Текот на документи на секое претпријатие е збирка на трудови од различна природа, систематизиран на одреден начин. Еден од документите е меморандум.

Општи карактеристики и цел на документот

За почеток, треба да се забележи дека меморандумот е деловен труд кој има информативен и во исто време препорачлив карактер. Предвидено е да се обезбеди на раководителот на претпријатието или на непосредниот претпоставен. Овој документ може да го состави секој од две причини:

1. На иницијатива на самиот вработен.
2. Како што е наведено од раководството.

Во секој случај, таквата хартија содржи детални информацииво врска со конкретно, изолирано прашање. Во суштина, ова е мислењето на вработениот изразено во писмена форма. Има моменти кога, за да донесе одлука, менаџерот треба да ги знае ставовите на неговите подредени во однос на околностите на случајот. Потоа работникот е должен да состави образложен одговор, а во заклучок да го додаде своето лично мислење во форма на конкретни предлози и препораки. Според тоа, таквата белешка станува приватно мислење на одредена личност.

Не се збуни

Кога започнувате да изготвувате документ, треба да знаете што точно треба да се обезбеди. Некои видови се многу слични едни на други и лесно може да се мешаат. На пример, постојат три вида деловни белешки: официјални, известувачки и објаснувачки. Во исто време, постојат три значајни разлики меѓу нив што не дозволуваат упатена личностнаправи оваа грешка. Овие документи се разликуваат:

1. По адресант, односно од лицето за кое се наменети. За разлика од официјалното писмо, се пишува објаснувачка белешка упатена до непосредниот претпоставен, а меморандум, покрај тоа, може да се состави директно до директорот на претпријатието.

2. За темата и семантичкото оптоварување на презентираните информации. Темата на објаснувачкиот текст е јасна директно од насловот. Услугата е дел деловна кореспонденцијапомеѓу структурни поделбикомпании. Темата на извештајот може да биде различна:

• периодично известување;
• еднократно давање информации за прашање од интерес.

3. Доколку се користат официјални и објаснувачки за употреба во рамките на претпријатието, тогаш меморандумот може да биде и внатрешен и надворешен карактер. Во првиот случај тоа е наменето за директорот на компанијата, а во вториот за повисока власт.

Кога се составува документот?

Меморандумот е неопходна мерка. Се подготвува кога моменталната ситуација ќе излезе од контрола и му се заканува на претпријатието со сериозни проблеми. Со други зборови, состојбата на работите мора да биде критична. Во овој момент, вработениот ги известува информациите на раководството и детално ги изложува фактите што му се познати. Ова може да биде закана за спроведувањето на планот или за добивањето на очекуваниот профит. Документот има за цел да го привлече вниманието на менаџерите на проблемот што се појави и да се обиде да ја поправи моменталната состојба. Секој специјалист има свој начин да ја реши ситуацијата. Во извештајот, тој детално ја опишува својата верзија и ги изнесува своите размислувања за ова прашање. За полесно согледување на информациите, овој документ е составен во потполно бесплатна форма. Овој стил му овозможува на апсолутно секој вработен да го изрази своето гледиште за одредено, индивидуално прашање, без страв дека ќе биде погрешно разбран од другите.

Причини за составување на документот

Постојат повеќе причини зошто може да се подготви меморандум. Се разбира, можно е да се создаде примерок или уникатен шаблон за сите можни случаи. Но, секоја специфична причина бара индивидуален начин на презентација. Причините можат да бидат многу различни:

• доцнење на работа;
• отсуство од работа;
• прекршување на обврските;
• конфликт меѓу вработените;
• изјава за резултатите од инспекцијата;
• привлекување на внимание на информации за грешка;
• закана од неисполнување на планираната задача;
• информации за неприфатливо однесување на вработените.

Има многу причини и секоја од нив бара индивидуален пристап и специфични постапки. Откако добил информации од прва рака, шефот мора темелно да ги истражи и да донесе компетентна одлука. Честопати има потреба да се добијат дополнителни информации од другите учесници во проблемот. Тие ќе бидат принудени да му дадат објаснување на раководството во врска со поставеното прашање.

Ако некој прекршил нешто

Прекршувањата во условите за производство не се невообичаени. Без нив, работниот процес и комуникацијата меѓу луѓето е невозможен. Најчестата пријава е прекршок Однесувањето на работникот на работното место е секогаш двосмислено. Секое отстапување од општоприфатената норма обично се перципира како повреда и повлекува соодветна казна. Само раководителот на претпријатието има право да изрече казна, така што другите вработени, вклучувајќи го и непосредниот менаџер, можат само да го информираат за тоа што се случило и да понудат своја опција за влијание врз несовесниот колега. Алгоритмот за составување таков извештај е како што следува.

1. Име на службата или одделот. Наведено во горниот лев дел од листот.
2. Адресат (менаџер на компанијата). Наведено во горниот десен агол.
3. Наслов на документот. Веднаш долу е напишано со големи букви на црвена линија.
4. Број на документ.
5. Место на составување.
6. Наслов.
7. Текст на документот: Полно име и позицијата на насилникот, датум на повреда, вид на повреда, причина за инцидентот, предлог за казна.
8. Позиција, полно име и потпис на работникот кој го составил документот.

Ако колегата е виновен

Меморандум за вработениот може да состави непосредниот претпоставен или колега. Почесто причините за неговото составување се негативен карактер: повреда, недолично однесување, недостојно однесување. Во овој случај, белешката има за цел да се осигура дека она што се случило и да се спречи тоа да се повтори во иднина. Откако доби таков документ, менаџерот мора да ја разбере ситуацијата и да донесе одлука. Во овој случај, од него зависи дали ќе му се изрече некаква казна на вработениот или не.

Ако се случи негативен инцидент за прв пат, тогаш можете да се ограничите на предупредување и поучувачки разговор. Ако прекршувањето влезе во системот, тогаш ќе следи казна во согласност со трудово законодавство. Раководителот е должен да примени виза во која ќе биде евидентирано одлука. Може да се подготват извештаи за вработените од други причини. На пример, раководителот на оддел има право да состави белешка упатена до директорот за да награди подреден за совесна работа или добро завршена задача. Принципот на составување е ист, само текстот е позитивен.

Дали е тешко да се напише извештај?

Пишувањето белешка не е тешко. Доколку е потребно, секогаш може да се добие примерок за пишување од секретарот. Многу слични документи минуваат низ неговите раце. Главната работа е јасно да се наведе суштината на она што се случи. По читањето на таков документ, менаџерот треба да има јасна претстава за тоа што сакал да каже составувачот на оваа „порака“. Фактите треба да се опишат по хронолошки редослед, чекор по чекор, за да може целокупната слика да излезе како јасна и разбирлива.

Исто така, мора да се запомни дека за внатрешна употреба, извештајот обично се составува на редовно парче хартија во формат А4 (или А5). Доколку се дадени информации до повисока организација, тогаш текстот треба да се испечати на меморандумипретпријатија. Таков документ мора да му се даде на менаџерот за потпис. Како резултат на тоа, ќе биде потпишан од двајца претставници од претпријатието: првиот е составувачот, вториот е директорот. Информациите може да се потврдат со дополнителни информации. Тие обично се обезбедуваат заедно со главниот документ во форма на нумерирани додатоци.

За да ги исправиме работите

За да може да се слушнат информациите, треба да знаете како да напишете белешка. Таквиот документ обично се состои од три главни дела.

1. Причината за пишување на таква белешка. Тука е неопходно јасно да се опише ситуацијата и да се наведат сите познати факти.
2. Мислењето на компајлерот за тоа што се случува. Неопходно е сеопфатно да се анализира ситуацијата и да се предложи сопствено решение за проблемот.
3. Општ заклучок и конкретни чекори.

Информациите треба да бидат претставени што е можно пократко и јасно за примачот да не го изгуби умот додека чита. Во спротивно, презентираните факти може да бидат погрешно протолкувани, а донесената одлука нема да ги донесе посакуваните резултати. Не треба да ги искажувате вашите претпоставки или да ја искривувате реалноста во текстот. Оваа техника е против правилата. Доколку се појави таква потреба, самиот примач ќе побара мислење од компајлерот за да разбере што се случило и да прифати конечна одлука.

Секвенционирање

Користејќи пример, можеме да разгледаме конкретен случај на неисполнување на службените должности. Меморандум за вработениот составува непосредниот претпоставен за доставување до раководството на претпријатието. За почеток, на вработениот му се дава време да ги исправи своите грешки. Инаку, раководителот на соодветната служба во присуство на 3 сведоци наведува дека работникот не ја завршил задачата во предложениот временски рок. Потоа, сторителот мора да напише објаснување во целосна форма во кое ќе ги наведе причините.

Вработениот може да не го стори тоа. Во овој случај ја губи последната шанса за одбрана. Објаснувачко писмопредаден на управителот на преглед. Својата конечна одлука тој ја изразува во форма на резолуција. Информациите се испраќаат до одделот за човечки ресурси за да изготви налог за наплата. Степенот на казната се определува во согласност со закон. Ако прекршокот се покажа како доста сериозен и, покрај тоа, се повтори, тогаш резултатот може да биде отпуштање од работа според соодветниот член.