Глава 8 Офлайн: Когато треньорът има тема за обсъждане или план за действие Нека си представим, че един от членовете на вашия екип иска да говори с вас за нещо и за него е важно да проведе този разговор извън работното място. Може би това е проблем, който

Алтернативни подходи, ако планът за действие не се развива Ако коучинг сесията е към своя край и клиентът все още няма ясен план за действие, трябва да стимулирате процеса на раждане. Всякакви планирани стъпки към целта са по-добри от никакви. За

Създайте план за действие Може би проследяването на времето е отворило очите ви за това къде отива. Това, от което се нуждаете сега, е план за действие, за да потвърдите и укрепите вашата решимост да подобрите управлението на времето си. Когато се срещате с управлението на времето за първи път, много хора

План за действие При разработването на план за действие за управление на хора е полезно за специалистите по човешки ресурси да оценят собствените си умения за управление на хора. Инструментът за самооценка 5.1 ще ви помогне да идентифицирате своите силни и слаби страни и да разберете върху какво да се съсредоточите,

План за действие на работния процес Когато избирате опции, започнете с два до четири аспекта на дейността. Инструментът за оценка на комуникационния одит 6.3 предоставя полезна информация за това какви възможни стъпки могат да ви помогнат да постигнете най-голямо въздействие.

План за извънредни ситуации Компаниите с култура на изпълнение могат да преминат към план за извънредни ситуации по всяко време и незабавно – помнете как Honeywell International отговори на кризата 11

Ефективният план за действие винаги започва с ясна цел, цел или намерение. Такъв план е предназначен да отведе човек от текущия момент директно към изпълнението на заявената цел. Добре разработеният план за действие може да реши почти всеки проблем.

Стъпки

Част 1

Запишете всички подробности.Докато работите по своя план за действие, започнете да записвате всеки детайл. Може да ви е полезно да имате отделен бележник, за да следите различни аспекти на този процес. Ето някои примери за секции:

• Идеи/Разни бележки
• Дневни графики
• Месечни графики
• Етапи
• Изследвания
• Продължение
• Участници/контакти

1. Очертайте задачата.Колкото по-неясно е задачата, толкова по-малко ефективен ще бъде планът за действие. Опитайте се да дефинирате желаната цел възможно най-рано (за предпочитане преди началото на проекта).

   • Пример: Трябва да напишете магистърска теза (голямо изследване) от около 40 000 думи. Тази работа се състои от въведение, преглед на литературата (с критичен анализ на други изследвания и преглед на нашата собствена методология), практическа демонстрация на вашите идеи с конкретни примери и заключение. Продължителността на работата е 1 година.

2. Планът трябва да бъде конкретен и реалистичен.Ясната цел е само началото: всеки аспект на плана трябва да бъде точен и постижим. Например, планирайте конкретни и постижими графици, етапи и резултати.

   • Точните и реалистични елементи от плана за дългосрочен проект ще намалят стреса от лошо планирано изпълнение с извънреден труд и досаден извънреден труд предварително.
   • Пример: Трябва да пишете около 5000 думи на месец, за да завършите дисертацията си навреме, и накрая да оставите още няколко месеца, за да усъвършенствате идеите си. От гледна точка на осъществимост, не трябва да се стремите да пишете повече от 5000 думи всеки месец.
   • Ако работите като помощник-преподавател в продължение на три месеца от целия срок, тогава може да се окаже, че нямате време да напишете 15 000 думи през това време, в резултат на което ще трябва да разпределите този том през останалите месеци .

3. междинни етапи.Етапите са важни етапи по пътя към целта. Започнете да планирате важни етапи от края (постигане на целта) и работете назад към настоящето време и обстоятелствата.

   Разделете големите задачи на по-малки, по-управляеми парчета.Някои задачи или работни стъпки могат да бъдат обезсърчаващи.

   • Ако голяма задача ви обърква, тогава я разделете на удобни малки подзадачи, за да намалите тревожността и да повишите самочувствието.
   • Пример: Прегледът на литературата често се превръща в най-трудния раздел, един вид основа за бъдеща работа. За да завършите раздела, трябва да проучите и анализирате голямо количество информация.
   • Разделете задачата на подзадачи: изследване, анализ, представяне. Можете да стесните още повече подточките и да изберете конкретни статии и книги за четене, както и да зададете срокове за завършване на анализа и писане на резултатите.

4. Използвайте списъци със задачи.Направете списък със задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на всеки етап. Сам по себе си списъкът със задачи е неефективен, така че посочете точните обеми и реалистичните срокове.

   • Пример: Разделете работата по прегледа на литературата на малки задачи, за да знаете точно какво трябва да се направи и също така да прецените реалистична времева рамка. Например на всеки един или два дни ще трябва да четете, анализирате и описвате един източник.

5. Задайте времева рамка за всички задачи.При липса на ясна времева рамка работата може да се проточи за безкрайно дълго време и някои задачи ще останат недовършени.

   • Редът на точките от плана не е критичен, което не може да се каже за времевата рамка за всеки аспект.
   • Пример: Ако знаете, че можете да прочетете около 2000 думи за един час, а статията за четене има 10 000 думи, тогава трябва да отделите поне пет часа време за статията.
   • Също така е необходимо да се вземе предвид времето за поне две закуски и кратки почивки на всеки 1-2 часа, когато се уморите. Освен това към крайното време трябва да се добави поне един час за възможни непланирани закъснения.

6. Създайте визуално представяне.След като завършите списъците си с действия и зададете времева рамка, е време да създадете някакъв вид визуално представяне на плана. Можете да използвате блок-схема, диаграма на Гант, електронна таблица или друга удобна опция.

   • Съхранявайте визуалния план на достъпно място – например може да бъде окачен на стената на офис или класна стая.

7. Зачеркнете изпълнените задачи.Това не само ще ви накара да се почувствате удовлетворени, но и ще можете да се уверите, че нищо не се пренебрегва.

   • Този подход е особено полезен за работа в екип. Когато работите с други хора, можете да създадете споделен документ, който е достъпен навсякъде по света.

8. Не спирай.След като сте направили план, представите задачи на колегите (когато работите заедно) и зададете основни етапи, преминете към следващата стъпка: започнете да работите ежедневно, за да постигнете целта.

   Можете да преместите датите, но не можете да спрете наполовина.Периодично възникват непредвидени обстоятелства, които пречат на спазването на сроковете, изпълнението на задачите и постигането на целите.

   • Не се обезкуражавайте. Прегледайте плана и след това продължете да работите и да се движите към целта си.

9. Проследявайте напредъка си.Изследванията показват, че успешното движение напред е най-добрата мотивация. Проследяването на напредъка ви е толкова лесно, колкото да прекъснете завършените задачи извън графика си.

   Лягайте и ставайте рано.Изследванията на ежедневието на успешните и продуктивни хора няма да ви позволят да лъжете – повечето от тях започват деня си рано. Те също така обикновено имат сутрешна рутина, която често ги мотивира да продължат.

   Правете почивки.Почивките са от съществено значение, за да останете мотивирани. Ако винаги работите, тогава ще трупате умора. Почивките помагат за избягване на претоварване и оптимизиране на работното време.

   Визуализирайте.Отделете няколко минути, за да помислите за целта си и си представете как ще се почувствате, след като я постигнете. Това улеснява справянето с трудностите, които могат да възникнат.

   Разберете, че няма да е лесно.Всичко, което е скъпо на човек, рядко се дава без затруднения. Пътят към целта обикновено не е без много проблеми и трудни решения. Примирете се с този факт.

част 4

1. Запишете желанията си.За целта е подходящ дневник или текстов документ. Ако все още не сте сигурни какво точно искате да направите, тогава тази практика трябва да ви помогне.

   • Редовните записи в дневника са чудесен начин да изучавате себе си отвън и да записвате чувствата си. Много хора твърдят, че записването на собствените си мисли им помага да разберат чувствата и желанията си.

Често ли изпитвате радостта от победата? Ако не твърде често, тогава може да се предположи, че не постигате често нужните резултати. Но все пак съм сигурен, че искате да увеличите броя на постигнатите цели, постигнатите резултати. Нека да разберем какво е необходимо, за да постигнем същите резултати.

1. Цел

Първо имате нужда от цел. Целта е да запалите огън във вас. Трябва да желаете да го постигнете. Ако всичко се случи по този начин, тогава със сигурност ще бъдете „на кон“. Ако целта не възпламенява, не ви мотивира, тогава помислете за това, наистина ли е ваша? Наложено ли ви е отвън? Роднини, приятели, роднини? Помисли за това. Понякога тези неща не са съвсем очевидни.

Да приемем, че сте намерили цел, за която сте готови да скочите от леглото сутрин. То е ваше и силно желаете да го постигнете. Какво да правя по-нататък?

2. Визия на резултата

След като целта ви е дефинирана, силно ви препоръчвам да седнете и да помислите какъв резултат искате да постигнете. Мисленето за това е минимумът, който трябва да направите. Ще бъде по-добре, ако нарисувате своя резултат или поне го запишете. Визуалното е много по-лесно за работа. Не забравяйте, че когато имате „образ“ на резултата в ръцете си, целта ще бъде постигната много по-бързо.

И така, вие знаете резултата си. След това можете да го визуализирате. Например, ако искате да вземете чисто нов iPad 3 и да спестите пари за него, като броите всяка стотинка, можете например да окачите снимка на това устройство на работния плот на вашия компютър. За какво е? Всичко е просто. Първо, ясно ще видите защо полагате толкова големи усилия. Второ, виждайки тази картина, ще си представите момента, в който ще я държите в ръцете си, когато ще изследвате всичките й възможности и т.н. И този момент на визуализация не бива да се пренебрегва. Въпреки че на пръв поглед изглежда абсурдно, но тази техника стреля много добре. Също така си струва да се отбележи, че снимките трябва да са възможно най-реалистични.

Дефинирахте резултата си, записахте го, нарисувахте го. Какво ще правим по-нататък

3. План за действие

След като целта е поставена и резултатът е известен, е време да помислим как да постигнем този резултат, тази цел. Добрият и структуриран план е незаменим тук. Следователно следващото ви действие трябва да бъде именно изготвянето на такъв план.

Препоръчвам да напишете всичко възможно най-подробно. Разбира се, искате същия iPad. За да спечелите пари от него, имате нужда от някаква стратегия или план. Трябва да печелите пари. Може би искате да го купите по-евтино някъде в чужд онлайн магазин. Можете да направите подробен план, като започнете с това къде и как ще спечелите определена сума пари, която трябва да бъде определена незабавно, и завършвайки с това къде ще закупите този таблет. Като напишете всичко стъпка по стъпка, ще видите къде се намирате, какво трябва да се направи и какво вече е направено (може би най-любимото). Затова не бъдете мързеливи да отделите 15-20 минути за съставяне на план. Това ще ви спести много повече време по-късно. Не мисля, че можеш да го отречеш.

Какво правим след изготвянето на плана?

4. Изберете активна стъпка

След като сте направили план, трябва да изберете активна стъпка за първите точки. Активна стъпка ще се счита за стъпка, която изисква определени физически или умствени действия от вас (затова е активна :)).

Да приемем, че имате план да печелите пари, като продавате (или препродавате) кола. Ако се вгледате внимателно, това не е активна стъпка. В крайна сметка този параграф не предполага определени действия. Как да изберем това активно действие. Трябва да помислите какво трябва да направите, за да направите продажба. Вероятно активните стъпки в този параграф ще бъдат една от следните:

1) Напишете реклама за продажба

2) Ремонтирайте спирачките на колата

3) Оценете колата и задайте цената за нея и т.н.

Това вече е по-конкретно, нали? Така че всеки път, когато пишете план, запишете активна стъпка след това. Така ще знаете какво да правите и къде да отидете.

Като този! Използвайки този алгоритъм, вашите цели ще бъдат постигнати много по-ефективно. И ще изпитвате радостта от победата много по-често от преди. Запомнете това и не забравяйте да го използвате!

След като логиката на действие е разработена, предположенията са дефинирани, индикаторите и средствата за проверка са намерени, е време да се изготви списък с конкретни действия за постигане на всеки междинен резултат. Може би някои от тях вече са били въведени в схемата "приблизително" в резултат на предишната дискусия, но сега ще подходим към този въпрос по-задълбочено.

Отговаряме на въпроса: Какво точно е необходимо и достатъчно да се направи, за да се гарантира постигането на междинен резултат, като се вземат предвид посочените показатели?

Как да го направя? Обикновено действията са „корените на дървото на головете“. На фигура 11 предложените действия са цели 2.1.1.1, 2.1.2.1, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.21.

В примера с двор, лишен от място за игра на децата, конкретни действия биха били като ремонт на детска площадка или изграждане на нова, намиране или създаване на охраняем паркинг за автомобили на обитателите, засаждане на дървета, организиране на обществен работен ден за почистване на двора, премахване на строителни отпадъци, изгонване на алкохолици от детската площадка и др.

За всеки от резултатите определяме действията, които ще доведат до постигането му, и ги записваме в колоната на таблицата под въпросния резултат. Действията, поставени под резултата, трябва да гарантират постигането на междинния резултат. Ако това не е така, трябва да се добавят липсващите транзакции и да се обсъдят възможните допускания.

Понякога обаче не е толкова просто и при по-внимателно разглеждане може да се окаже, че "гръбнакът" сам по себе си е доста сложен проблем. Тъй като по-рано решихме, че това е в нашата компетентност, трябва да направим допълнителен анализ, започвайки от новия централен проблем - междинния резултат.

В нашия пример „изграждането на нова детска площадка” ще изисква договаряне с жилищно-комуналните служби, получаване на разрешение за демонтаж на старата площадка, създаване на нов проект, договаряне на нов проект като отговарящ на стандартите и безопасен за деца, „извличане ” и транспортиране на материали, самото строителство, приемане на работа от оторизирани лица, евентуално контакти със санитарна служба. Като цяло това действие поражда редица други действия, изисква установяване на контакти с много хора и планиране на отделен мини-проект.

Ако начините за постигане на резултата са неясни, трябва незабавно да се заемете с проблема в детайли и да изградите „дърво на проблемите“ няколко нива под „неразбираемото“ място или да посочите в плана за действие препратка към необходимостта от допълнителен анализ, и след това направете подробно проучване на въпроса. Може да се наложи да потърсите експертен съвет. Такова решение ще демонстрира отговорно отношение към въпроса, за разлика от "приблизителното" планиране на "примерни" действия.

Така или планът за действие след проучването ще стане очевиден за екипа на проекта, или ще се „обърка“ в проблема, което показва липса на задълбочено проучване на проблемите на етапа на анализ. В този случай за „неразбираем“ проблем ще е необходимо повторно прилагане на метода LSP за решаване на проблема.

Да се ​​върнем към нашия план. Още едно допълнение към всичко казано: като правило действията са посочени в таблицата в реда, в който се изпълняват - отгоре надолу.

Припомнете си, че на всеки етап е позволено преформулиране на действия, разумно детайлизиране на дейностите - в края на краищата ние изготвяме ефективен план за действие.

Ако всички членове на нашия екип за анализ са съгласни с изготвения план за действие, тогава можем да преминем към идентифициране на необходимите ресурси.

Срещу всяко действие трябва да посочите ресурсите, които са необходими за неговото изпълнение. Посочени са не само липсващите ресурси, но и ВСИЧКИ онези, които ще са необходими за извършване на това действие.

Ако трябва да изкопаем голяма и дълбока дупка, започвайки от оградата, в определен период от време („преди обяд“) и вече имаме необходимия брой доброволци (5 души) и само 3 лопати, тогава в колоната, посветена на ресурсите за изпълнение на действие "копаене на дупка за период от време, чиято горна граница е обедна почивка", е необходимо да се посочат не само липсващите 2 лопати, но и "5 човека и 5 лопати". Още по-добре, вместо броя на хората, посочете количеството работа в човекочасове.

Ако дадена дейност изисква някакви ресурси – компютър, автомобил, друго оборудване – за ограничен период от време, да речем 5 дни, тогава би било грешка да се включат пълните разходи за придобиване на такова оборудване в ресурсите на проекта. Трябва да разберете цената за наемане на оборудване (вижте офертите на организации, предлагащи такава услуга) или цената на амортизацията на оборудването за този период (работа за счетоводител).

Ако трябва да наемем зала с 50 места за 3 дни, за да анализираме централния проблем на нашия проект, няма да включите средната цена на такава стая на пазара на недвижими имоти в изчислението на проекта, нали?

След уточняване на ресурсите, необходими за извършване на дейностите, които ще доведат до постигане на междинен резултат, е необходимо да се уверите, че комбинацията от действия и изброените ресурси, в комбинация с допусканията, гарантира постигането на междинния резултат, и избраните за него показатели ще бъдат постигнати.

След приключване на етапа на описание на ресурса, отново е необходимо да се уверите, че всички участници в дискусията са съгласни с представената схема като цяло (от действия в комбинация с допускания до междинни резултати, от междинни резултати в комбинация с допускания до целта на проекта , от целта на проекта до заедно с предположения - до обща цел). Ако това не е така, е необходимо да продължите работата до постигане на пълно съгласие на всички страни с необходимите промени.

След завършване на фазата на планиране на действие, логическата рамка най-накрая е завършена!

Ето как ще изглежда логико-структурната диаграма за нашия пример след предварително съставяне „на карти“ (вижте фигура 18.):

Фигура 18. Пример за диаграма на логическата структура - Стъпка 4

Ако документът, който ще съдържа попълнения LSS, е предназначен за кандидатстване за финансиране на проекта, трябва да се има предвид, че различните донори и донори следват свои собствени правила при оценката на стойността на проекта. Например, количеството работа може да се преобразува в човекочасове, а след това цената на проекта се изчислява по цената на единица прекарано време. Почти всяка организация ще предостави необходимите стандарти, насоки за попълване на заявлението, условията на търга и друга подобна информация при поискване, използвайки която, в комбинация със съществуващата лог-рамкова диаграма, можете лесно да се справите с документацията.

Така че, за да съставите план за действие, трябва:

1. Определете действията, които трябва да се предприемат за постигане на всеки от междинните резултати: „корените на дървото на целите“ и действията, необходими за постигане на целта на проекта.

2. Определете допусканията за цялостния план за действие.

3. Определете набора от ресурси, необходими и достатъчни за извършване на всяко от действията.

4. Проверете логиката: наборът от извършени действия при осигуряване на ресурси и съответствие с допусканията трябва да гарантира постигането на междинен резултат.

5. Уверете се, че всички участници в дискусията са съгласни с получената снимка. Ако не, продължете да работите по избора и прецизирането на действия за всеки от междинните резултати.

6. Уверете се, че логиката на проекта е запазена.

Строго погледнато, прилагането на подхода на логичната рамка е завършено на предишния етап, но за ефективно планиране на проекта е важно да се изготви календарен план за работа (график на дейностите) въз основа на вече завършената диаграма на логичната рамка.

След като планът за действие е дефиниран, трябва да определим времевата рамка за нашите дейности като цяло и отделните етапи в частност. Също така трябва да зададете приоритета на действията: каква работа трябва да се извърши като подготвителен етап за последващи действия и какво трябва да се направи, за да се „полира“ резултата, кои са критичните точки при изпълнението на нашия проект. Необходимо е да се определи отговорността на всеки от участниците на всеки от етапите на проекта, за да се знае ясно кой ръководи работата на всеки от „фронтовете“, към кого да се обърне за помощ и съвет, кой ще отговаря в случай на неочаквани неуспехи и вземане на ключови решения. Ще се изисква и по-подробна спецификация на програмата от действия към задачите.

Отговаряне на въпросите: Кога? СЗО? Кой е отговорен? Какво трябва да се направи?

Най-често работният план се изготвя под формата на диаграма на Гант.

Диаграмата на Гант е кръстена на Хенри Гант (1861-1919), сътрудник на "бащата на научното управление" Фредерик Тейлър (1856-1915). Гант изучава управлението чрез изграждането на кораби по време на Първата световна война и предлага своята диаграма, състояща се от сегменти (задачи) и точки (основни точки), като средство за представяне на продължителността и последователността на задачите в проекта. Диаграмата на Гант се оказа толкова мощен аналитичен инструмент, че остава непроменена почти сто години. И едва в началото на 90-те години, за по-подробно описание на връзките, към него бяха добавени комуникационни линии между задачите.

Пример за диаграма на Гант е показан на фигура 19:

Фигура 19. Пример за диаграма на Гант - завършен работен план

Задачите (действията) се представят като сегменти на времевата линия (в този случай това е календар, поставен в горната част на таблицата). За всяка задача (действие) може да се посочи състоянието на изпълнение (на фигурата е показано за действие 1 и задачи 1.1 и 1.2). За да изградим диаграма, съответстваща на LSS, ще посочим конкретните действия и отделни задачи, необходими за тяхното изпълнение.

Диаграмата ви позволява да подредите задачите в хронологичен ред спрямо началния (завършване) час на тяхното изпълнение или техния приоритет.

Връзките между действията (задачите) също са посочени, ако изпълнението на някое действие може да започне само след завършване на друго (или наличието на определени резултати, които ще бъдат получени по време или след изпълнение на друго действие). На диаграмата дейност 2 ще започне едва след като дейност 1 е завършена, а задача 3.3 по някакъв начин зависи от изпълнението на задача 2.1.

Техническите инструменти за създаване на диаграма на Гант (или други видове работни графици) са лесно достъпни и присъстват в много софтуерни пакети, включително Microsoft® Office Visio, Microsoft® Project. Има и достатъчен брой свободно разпространявани (безплатни) програми, които са фокусирани специално върху планирането и наблюдението на процеса на изпълнение, включително създаването на такива диаграми.

Друг елемент са контролно-пропускателни пунктове или важни етапи. В тези точки трябва да се извърши проверка - следене на постигането на някои конкретни резултати, обема на извършената работа и т.н. (повече за оценката и мониторинга на проекти ще говорим в глава „Критерии за оценка на проекти“). В диаграмата по-горе тези основни етапи са причислени към датите 31.01.2007 г. и 30.04.2007 г. и те също трябва да дефинират критериите, според които ще се извърши проверката (например „сключени са договорености с партньори X, Y, Z“ или „подготовката за кацане на дървета завършена“). По правило това е постигането на резултат, който е основен за изпълнението на проекта, или проверката на предположение.