Напишете писмо на примерок од меморандуми. Форма на писмо и дизајн. Писмо со барање да се организира состанок

Постојаната кореспонденција и е-пошта денес станаа секојдневно средство за комуникација со пријателите, но пишувањето писмо е потрадиционално, ефективен начин, што може да донесе насмевка на лицето на вашиот пријател. Ако пишувате е-пошта на старомоден начин, формата на пишување сè уште останува иста: писмото до пријател треба да содржи поздрав, прашања за пријателот, ажурирање од вашиот живот и соодветен крај.

Чекори

Почеток на писмото

Главен дел

Започнете со пријатни работи.Првиот дел од пријателското писмо е обично топол и весел. Ова може да го постави тонот за целото писмо, да му дозволи на примачот да знае што следува и да направи писмото да звучи посериозно или деловно. Напишете честитка во неколку редови, кажете виц или напишете за времето.

• "Како си?" или „Како си?“ - најчестите начини за започнување писмо. Поставете прашање за писмото да се чувствува како дел од подолг разговор. Ако сакате одговор на писмото, пополнете го со прашања.
• Можете да го користите првиот пасус од писмото за да го прашате примачот повеќе за неговиот живот. На пример: „Се надевам дека тоа ќе и се допадне на малата Јуленка градинка. Не можам да верувам дека таа порасна толку многу!“
• Писмата честопати започнуваат со упатување на годишното време. Размислете како да започнете мали разговори кои прераснуваат во длабоки разговори. На пример: „Се надевам дека есента нема да ви го намали расположението. Дрвјата во областа станаа толку убави. Сè уште мислам дека зимата ќе биде студена“.

1. Споделете вести и детали од вашиот живот.Сега е време за главниот дел од писмото и целта на неговото пишување. Зошто ја започна оваа кореспонденција? Дали сакате повторно да се поврзете со некој стар пријател, да изразите колку ви недостасува или да му се заблагодарите за помошта? Бидете искрени, отворени и обидете се да ги пренесете вашите мисли јасно на хартија.

   • Пишувајте за тоа што се случува во вашиот живот. Без разлика на природата на писмото, вашето писмо ќе биде ценето, но приказните за вашиот живот ќе го зближат вашиот примач и вас. На овој начин писмото ќе биде поефективно и поотворено. Кажете ни што се случи, какви емоции доживеавте и кои се вашите планови за иднината.
   • Не го опишувајте вашиот живот премногу детално, инаку целта на пријателското писмо ќе се изгуби. Избегнувајте го шаблонот за празничен весник - вашиот пријател веднаш ќе почне да го чита писмото од крајот ако ги наведете сите ваши заслуги. Не треба да се зафаќате со сопствените проблеми, но бидете реални кога зборувате за себе.

2. Изберете теми кои директно се однесуваат на вашиот пријател.Што направи твојот пријател? последен паткога го запозна? Можеби раскинал со својата сродна душа? Можеби тој беше загрижен тешки времињаВ фудбалски тим? Прилагодете се со повикување на познати теми и поставувајте прашања за да го покажете вашиот интерес за бизнисот на вашиот пријател.

   • Можете да разговарате за теми што ве интересираат и двајцата. Наведете ги вашите ставови за уметноста, политиката, неодамнешните настани или други области од животот за кои би сакале да разговарате со вашиот пријател.
   • Можете да предложите да гледате филмови или да читате книги што мислите дека можеби ќе им се допаднат на вашиот пријател. Размената на вредни информации е секогаш добредојдена во писма.

Дополнување на писмото

1. Затворете ја дискусијата.Напишете го последниот пасус кој ќе ги пренесе вашите најдобри желби на вашиот пријател или сакана личност. Последниот пасус е обично полесен во емоционалното оптоварување, но треба да одговара општа атмосфераписма. Завршете го вашето писмо со позитивна нота за да направите вашиот пријател да се чувствува подобро за вас.

   • Повторете ја целта на писмото повторно. На пример, ако сте поканиле пријател на забава, напишете го следново: „Се надевам дека ќе дојдеш!“ Ако сакате само да му посакате добро време на вашиот пријател, напишете нешто како: „Среќна Нова Година!“
   • Инспирирајте го вашиот пријател да ви возврати. Ако сакате одговор, напишете: „Се надевам на брз одговор“ или: „Ве молам напишете одговор!“

2. Напишете го крајот.Тоа треба да го пренесе расположението на вашето писмо во зависност од неговиот тон: формално или неформално. Како и поздравот, и крајот се одредува според природата на вашата врска со примачот. Завршете го писмото со вашето име.

   • Ако сакате формално да завршите писмо, напишете: „Со почит“, „Со почит“ или „Со Најдобри желби».
   • Ако писмото е напишано со неформален тон, користете фрази како „Вашиот...“, „Грижи се за себе“ или „Чао“.
   • Ако писмото е лично, напишете „Љубов“, „Многу те сакам“ или „Ми недостигаш“.

3. Размислете за постскриптот.Постскриптот (лат. post scriptum (P.S.) - „по напишаното“) обично се користи на крајот од пријателско писмо како метод дополнителни информации, на што не вреди да се посвети посебен пасус во главниот дел. Можете исто така да додадете интересна шега или едноставно да го испуштите постскриптот. Во секој случај, погрижете се постскриптот да одговара на тонот на писмото и да го натера вашиот примач да се чувствува како да сакате да го видите.

16апр

Здраво! Во оваа статија ќе зборуваме за деловни писма.

Денес ќе научите:

1. Зошто деловната кореспонденција не ја изгуби својата важност;
2. Какви видови деловни писма постојат и како се форматирани;
3. Како правилно да напишете деловно писмо.

Сега е време надвор од нашите прозорци висока технологијаи интернетот. Но, деловната кореспонденција не ја изгуби својата важност и релевантност, таа едноставно се пресели во други медиуми. Ајде да разговараме денес за тоа зошто е важно да се биде способен да составува и форматира деловни писма.

Зошто ви е потребна деловна кореспонденција?

Пред се, ова е можност за размена на мислења, предлози и размислувања со вработените или деловните партнери. Тие со помош на кореспонденција наведуваат поплаки, барања, ги разјаснуваат недоразбирањата меѓу компаниите.

Деловната кореспонденција е еден од видовите на официјална кореспонденција.

Разлики помеѓу деловни писма и други

Главните разлики се како што следува:

• Стилистика на презентација;
• Вокабулар кој не дозволува јасно изразување на емоциите;
• Направено на официјалниот меморандум на компанијата;
• Фонтот не е премногу мал, но не е ниту голем и е ист низ целиот текст;
• Ретко зафаќаат повеќе од 1 страница;
• Присуство на строг официјален синџир на команда.

Видови деловни писма

Сите деловни писма може да се поделат во неколку групи. Ќе се задржиме на секој подетално и ќе дадеме краток опис.

Писма на кои не треба да се одговори.

• Гарантно писмо;
• Придружува;
• Информативни;
• Предупредувачко писмо;
• Писмо за потсетување.

Писма кои бараат одговор.

• Жалба;
• Понуда;
• Барање;
• Услов;
• Петиција.

Некомерцијални писма.

• Покана;
• Писма во кои се изразува сочувство;
• Писма во кои се изразува благодарност;
• Писма што информираат за нешто;
• Писма кои содржат препораки;
• Гарантни писма;
• Писма со кои се потврдува дека стоката е примена, услугата е обезбедена и така натаму;
• Писма со честитки во различни прилики;
• Писмо со барање;
• Писма со инструкции;
• Придружни писма.

Комерцијални писма.

Најчесто се користат пред склучување договор, како и за време на важноста на договорот.

Тие вклучуваат:

• Писма кои одговараат на прашања;
• Директно барање;
• – писмо во кое се предлага да се направи трансакција или да се склучи договор;
• Побарување;
• Потсетник;
• Писмо што содржи предупредување за раскинување на договорите или потреба од исполнување на обврските итн.

Ако зборуваме за класификација по структура, постојат 2 вида деловни писма:

• Содржи авторски текст и напишан во слободна форма;
• Составен според строга шема.

По адресант.

• Циркуларно – писмо кое се испраќа до повеќе примачи;
• Редовно – испратено до еден примач во име на едно лице;
• Колективно – испратено до еден примач, но од повеќе лица.

Писмата се поделени и според формата во која се испратени:

• Испратена како факс порака;
• Испратено по е-пошта;
• Оние кои се испраќаат во редовни пликови.

Постојат типови на писма кои, од етички причини, треба да се напишат рачно наместо да се пишуваат. Ова се однесува на сочувство и честитки.

Тајните на правилниот дизајн

Текстот на писмото е поделен на воведни, главни и завршни делови. Тие се логично поврзани едни со други. Во воведниот дел се вклучени околностите кои довеле до создавањето на писмото, а главниот дел ја претставува самата содржина. Во завршниот дел се сумираат резултатите, кои го изразуваат барањето, одбивањето итн.

Општо земено, деловната кореспонденција со сета одговорност може да се нарече уметност, бидејќи е неопходно да се научи како правилно да се води, во согласност со сите барања. На крајот на краиштата, најчесто размислуваме само за јасно презентираните информации и забораваме на фактот дека писмото може да се смета за лице на компанијата.

Стилистика.

Секоја буква строго се одржува деловен стил, се користат говорни средства карактеристични за официјалните документи.

Барања за презентација на информации.

Сите информации содржани во писмото се претставени на следниов начин:

• Адресирано, наменето за конкретно лице;
• Сите информации мора да бидат актуелни од датумот на пишување;
• Сигурен;
• Непристрасно;
• Образложени;
• Што е можно поцелосно, за да може врз основа на тоа да се донесе одлука.

Форма.

Прво, писмото е составено на меморандуми што е сопственост на компанијата.

• За пишување деловно писмоСе користат листови А4;
• Левата маргина на формуларот мора да биде најмалку 3 см, бидејќи по некое време тие ќе бидат испратени во датотеката;
• Наведени се името на компанијата, нејзината правна и вистинска адреса и адресата на е-пошта;
• Подобро е да се користи стандардниот фонт Times New Roman, големина 12. Тој е најоптимален и лесен за читање;
• Дозволено е да се составуваат деловни писма без употреба на меморандуми, но сепак треба да ги дадете информациите од формуларот.

Ако во писмо ние зборуваме заза големи трансакции поврзани со финансии или доверливи информации од друга природа, не се препорачува такви писма да се испраќаат по факс или електронски. Подобро е на старомоден начин, во обичен хартиен плик.

Нумерирање.

Ако буквата се состои од неколку страници, тогаш тие се нумерирани почнувајќи од втората. Броевите се поставени на врвот во средината Арапски бројки. До бројот нема точки.

Поделба на делови.

Ова значи делење на писмото во параграфи. Текстот не треба да тече во континуиран тек, инаку едноставно нема да се согледа. Благодарение на поделбата на параграфи, можете да видите каде завршува една мисла, а каде започнува друга.

Достапност на поправки.

Не е препорачливо да се дозволуваат корекции, печатни грешки или бришења. Буквата мора да биде напишана правилно, а текстот мора да се печати во интервали од 1,5 - 2.

Користени детали.

Ќе ги посочиме само главните, бидејќи веќе накратко разговаравме за нив малку порано:

• Ако претпријатието е во државна сопственост, се користи грбот на Руската Федерација. Се наоѓа во средината на официјалната форма;
• Целосно име на компанијата;
• Факс и телефонски броеви;
• Жиро сметка број;
• Адресат - и името на адресата компанија се користи во номинативен случај, за означување на позицијата и презимето на примачот, користете го дативот;
• Доколку примачот има академски степенили наслов, наведете го пред презимето на лицето;
• Сите детали се пишуваат на нов ред и со голема буква.

Деловно писмо по состанок

сте потрошиле Бизнис состанок, има некоја перспектива за . Ќе разговараме понатаму како да го одразиме ова во писмо.

1. Најпрво, на почетокот на писмото, упатете се на датумот и времето на вашата комуникација со потенцијалниот партнер, дури и ако поминале неколку дена од состанокот.
2. Избегнувајте грешки или премногу сложени фрази: држете го писмото кратко и јасно, но на таков начин што примачот ќе сака да го прочита.
3. Спомни за што беше разговорот. На пример: " Разговаравме колку ќе чини вазна во венецијански стил“.
4. Погрижете се примачот на писмото да го изрази своето мислење за темата на состанокот.
5. Наведете време кога можете да комуницирате по телефон или да се сретнете лично.
6. Кажете му на примачот дека со нетрпение очекувате да работите со него: Се радувам на идните деловни односи со вас«.
7. Завршете го вашето писмо со следната или слична фраза: Најдобри желби за тебе...».

Електронски деловни писма

Невозможно е да се игнорираат барањата за нивниот дизајн, бидејќи сега се повеќе и повеќе писма се издаваат во електронска форма наместо во хартиена форма. На крајот на краиштата, тоа е 21 век.

Подготовката на електронско деловно писмо не е тешко, барањата за форматирање се идентични со традиционалните букви. Единственото нешто е што таквото писмо секогаш треба да има наслов (или наслов) за едноставно да не се изгуби во текот на документацијата.

Покрај тоа, кога ќе се одговори на такво писмо, подобро е да не се менува темата на писмото, така што брзо ќе разберете што се зборува ако поракидобиваш многу.

Исто така, не треба да користите најсовремен софтвер кога креирате прилози на такви букви; далеку од фактот дека вашиот примач го има истото. Ако не е таму, писмото едноставно нема да се отвори.

Не користете емотикони кога пишувате деловно писмо по електронски пат. Технологијата е одлична, но чувајте ја како деловна кога пишувате.

Кој е рокот за одговор на писмо?

Ако писмото е класифицирано дека бара одговор, тогаш кога да се одговори зависи од информациите содржани во писмото:

• Ако добиете барање, ве молиме потврдете дека е примено во следните три дена од приемот. А конечниот одговор може да се даде во рок од еден месец;
• Ако зборуваме за сочувство, тоа може да се испрати во рок од десет дена откако се случи тажниот настан;
• Дозволено е да испратите честитки во рок од 8 дена од моментот кога сте дознале за специјалниот датум;
• Ако зборуваме за општи правиладобри манири, подобро е да одговорите на писмата во рок од седум дена.

Како да напишете деловно писмо: на едноставен јазик за сложени работи

Правете разлика помеѓу деловно писмо и лична кореспонденција. Денес веќе разговаравме повеќе од еднаш за тоа кои се овие разлики, не треба да заборавиме на нив. Сега ајде да погледнеме како чекор по чекор пишуваме писмо.

Фаза 1. Го наведуваме примачот.

Во горниот десен агол на образецот го пишуваме презимето, иницијалите и положбата на лицето на кое му се обраќаме писмото. Ако примачот е организација, наведете ја нејзината правна адреса.

Фаза 2. Апелација.

Го ставаме во средината на формата. Се изведува со почит, без кратенки или бришења.

Пример: Почитувани (име, патроним)!Исто така, на примачот може да му се обрати со наведување на неговата позиција. Но, кога на некоја личност му се обраќате по име, тоа го намалува психолошкиот стрес и укажува дека деловниот однос е стабилен и воспоставен.

Фаза 3. Изјава за цел.

Објаснете ја целта на писмото, нејзината суштина и главните идеи. Овој дел е главниот. Напишете што сакате да кажете, која е причината за вашата жалба. Но, не заборавајте за официјалниот и неутрален стил.

Фаза 4. Давање предлози и препораки.

Речиси секое деловно писмо имплицира дека примачот ќе одговори на него. Ова генерално не го бараат само писмата од информативна природа. Затоа, не само опишувајте го проблемот, туку предлагајте и како може да се реши.

Ако поднесете жалба, побарајте да се преземат одредени мерки; ако се понудите да соработувате, кажете ни кои опции се достапни.

Едноставно кажано, оној што го добива писмото мора да види дека не само што сака нешто од него, туку и да разбере како тоа може да се постигне.

Како да завршите деловно писмо

Деловно писмо мора да биде совршено напишано. Ако правилата за пишување не се почитуваат, тоа може негативно да влијае на угледот на компанијата како целина. Затоа, сега предлагаме подетално да се задржиме на дизајнот на последниот дел од деловното писмо.

На крајот од писмото, сумирајте сè што беше дискутирано претходно. Но, не треба да ги размножувате вашите заклучоци во 10 реченици; на крајот на краиштата, краткоста и концизноста се вреднуваат во деловните писма. Подобро е да се ограничите на едноставни фрази.

Завршувањето ќе го засноваме на 2 индикатори: треба да биде што е можно поучтиво и коректно. Постојат различни опции за тоа како да се изгради.

Еве неколку примери:

• Ви благодариме за вниманието или помошта: Ви благодарам! (Да ви се заблагодарам...);
• Изразете ги вашите надежи за иднината: Се надеваме на заемно корисна соработка (Се надеваме дека ќе добиеме одговор во блиска иднина...);
• Можете да конструирате фраза за да го уверите примачот за нешто: Ќе ни биде драго да соработуваме со вас;
• Направете барање: Ве молиме да ги пријавите резултатите;
• Извинете се за непријатностите предизвикани: Се извинувам за неочекуваното доцнење во плаќањето на материјалот.

Како да се збогувате со примачот.

И покрај фактот дека преписката е официјална, можете да се збогувате на различни начини.

Еве неколку опции:

• Со почит кон вас...;
• Со желби за успех...;
• Најдобри желби…

Правилно потпишуваме.

Кога го потпишувате писмото, наведете ја вашата позиција, име и презиме. Ако се сомневате во соодветноста на фразата како: Со почит" -едноставно немој да го користиш.

Можете да ги наведете вашите контакти во потписот, Дополнителен телефонили и-мејл адреса, на овој начин му покажувате на примачот дека сте подготвени да комуницирате и да соработувате со него.

Во следниот дел од нашата статија би сакал да зборувам за деловни писма на англиски јазик.

Деловни писма на англиски јазик

Не постои регулирана форма за составување на такви букви. Сè ќе зависи од целта на писмото и од тоа кој е неговиот адресант. Еве неколку кратки препораки за изработка.

Датум на пишување.

Ако пишуваме во САД, тогаш кога го означуваме датумот прво го ставаме месецот, потоа денот и дури потоа годината. Ако во ОК, датумот е внесен како во Руската Федерација. Во овој случај, напишете го месецот со букви за да избегнете забуна.

Детали за примачот.

• Ако му пишете на маж, контактирајте го вака: Г-дин (внесете презиме);
• Ако жена која е мажена: г-ѓа (внесете презиме);
• На невенчана дама: Мис (наведете презиме);
• Ако не го знаете статусот на жената: Г-ѓа (внесете презиме).

Наведете ја адресата.

Редоследот е спротивен од оној прифатен во Руската Федерација: канцеларија, број на куќа, име на улица, поштенски број, име на државата (ако се пишува во САД), име на округот и име на земја (ако се пишува во ОК).

Како да контактирате со примачот.

Стандардни повици:

• Почитувана госпоѓо;
• Почитуван господине;
• Почитуван господине или госпоѓо;
• Драга госпоѓице;
• Мил.

По адресата ставаме запирка (ако пишуваме на ОК) или две точки (ако пишуваме во САД). Не е вообичаено да се става извичник.

Предмет.

Не заборавајте да го наведете предметот на писмото, исто како и во Руската Федерација.

Главен текст.

Поделете го во параграфи. Или напишете ја секоја реченица на нов ред.

Како да се каже збогум.

На пример, вака: „ Заблагодарувајќи ви за помошта, ние остануваме навистина ваши“– Ти благодарам, моја посветена..., иако можеби помалку формално.

Регистрација на потпис.

Го ставаме нашиот потпис под параграфот за збогување, го означуваме нашето име и презиме, името на компанијата и позицијата.

Дизајн на апликации.

Ако приложувате некакви документи, ве молиме наведете го ова на крајот од писмото: Enc."и наведете апликации.

Што да се напише со голема буква.

• Презимиња и иницијали;
• Имиња на компании;
• Имиња на градови, држави итн.;
• Сите зборови што укажуваат на заземената позиција;
• Првите зборови за збогум;
• Отворање адреси.

Пред да го завршиме разговорот, еве неколку примери на деловни писма на руски и англиски јазик.

Примероци од деловни писма на руски и англиски јазик

Заклучок

Сумирајќи, би сакал да кажам дека деловното писмо е алатка за комуникација во кое било поле на активност. Ако е правилно напишано, дефинитивно ќе ја претстави вашата компанија во позитивно светло.

Од друга страна, писмо напишано невешто и со грешки може целосно да го уништи самото ветувачки бизнис. Правилно пишувајте букви, а ние се обидовме да ви кажеме како да го направите тоа.

Со користење на деловна кореспонденција не се случува само координација на деловните активности, туку и собирање на потребни информации за дадена организација, кои ќе бидат барани при различни ревизии за известување. Затоа, пред сè, задачите на административните службеници вклучуваат правилно одржување на деловната документација, за што се развиваат различни внатрешни упатства и обрасци. Предноста на стандардниот формулар е фактот што лицето го пополнува автоматски, а со тоа заштедува време на неговото и на компанијата.

Деловната кореспонденција треба да содржи:

Сигурни и целосни информации;
- кратко резиме поради недостаток на нарација;
- неутрален тон на обраќање, но на пријателски начин;
- логичен синџир, а не емотивна проценка на наведените факти.

Како да напишете деловно писмо?

Најважно е да одлучите каков тип на деловно писмо е погодно за дадена ситуација. Постојат неколку видови на тоа:

Потсетник;
- потврда;
- одбивање;
- пропратно писмо;
- покана;
- гаранција;
- информативни;
- писмо за известување и наредба.

По правило, деловните писма кои содржат барање, предлог, жалба, барање или барање бараат одговор.

Правила за пишување деловно писмо.

Тонот на деловното писмо носи многу важен емоционален товар, бидејќи прикриеното непочитување сè уште ќе се појави и покрај беспрекорните техники на комуникација. Треба да бидете особено внимателни кога пишувате деловно писмо кое содржи одбивање. Во овој случај, не треба да го наведете одбивањето на самиот почеток на писмото. Во првиот дел од пораката треба да дадете убедливи аргументи во корист на вашата гледна точка; за ова можете да користите формули како што се

- „За жал, не можеме да го задоволиме вашето барање“;
- „Длабоко жалиме, но не е можно да се задоволи вашето барање“ итн.

Кога одбиваме, важно е да запомниме дека наша задача е да одбиеме, но да не изгубиме клиент, партнер итн.

Значи, основните правила за пишување деловно писмо:

За правилно разбирање на суштината на писмото, неопходно е да се повтори барањето упатено до примачот неколку пати во текстот;
- во писмото за одбивање важно е да се наведат причините зошто ова барањене може да се задоволи;
- одбивањето на понуда е формула за одбивање.

Јазик на деловна кореспонденција.

Важно е читателот на деловната кореспонденција да ја сфати само нејзината суштина, а не и јазикот на кој е напишана. Токму во оваа состојба лежи владеењето на правилата за пишување деловно писмо, кое се развива со долгогодишно искуство.

Треба да се запомни дека во деловното писмо:

Мора да се консумира едноставни зборовиво исто време, без осиромашување на содржината;
- почесто користете глаголи наместо придавки - ова ќе го направи текстот на буквата динамичен;
- останете блиску до значењето на обраќањето, без да навлегувате во детали и расудување;
- не користете долги реченици, бидејќи тие го одвлекуваат вниманието на читателот;
- преминот помеѓу фразите треба да биде логичен и невидлив;
- користете што е можно помалку заменки.

Деловното писмо се одликува со писменост и стил.

Подготовка на деловна кореспонденција.

Кога пишувате деловно писмо, запомнете го тоа горниот дел(1/4 лист А4) треба да се остави слободно за меморандум. Исто така во горниот агол на буквата се означени појдовниот број и датум, кои се евидентирани во специјално списаниепојдовна пошта.

Во долниот лев агол се означени работното место, презимето и потписот на раководителот, а на самиот крај од листот се наведува презимето на извршителот на деловното писмо со неговиот телефонски број за дополнителни информации.

Така, деловното писмо се состои од три дела: суштината на барањето, неговото образложение и придружните информации.

Кога одговарате на писмо, треба да се повикате на првиот дел од содржината последната буквана овој примател. Ако има странска кореспонденција, тогаш за подобра јасност, неопходно е да се приложи брошура на писмото, врската до која ќе биде наведена во ова писмо. Многу е важно да завршите такво писмо со благодарност за вашата соработка и фразата „Со почит (име) ...“

Веројатно секој барем еднаш морал да се справи со потребата да се напише деловно писмо. Кога го составуваш, неволно доаѓаш до заклучок дека не е воопшто лесно. Постојат многу правила и прописи за пишување деловни писма што треба да ги знаете. Написот детално го опишува процесот на изготвување документ, дава примероци од деловни писма и ги разгледува нивните видови и дизајн.

Форма

Готови форми ќе додадат цврстина и ќе укажат на веродостојноста на компанијата. Тие содржат потребни информацииза организација како што е:

• Име.
• Адреса.
• Контактирајте телефонски броеви.
• Веб-страница.
• Е-пошта.
• Лого.
• Други детали за контакт.

Не постојат строги правила во однос на формуларите. Затоа, секоја организација самостојно одлучува кои информации да ги вклучи во нив.

Како правилно да пишувате деловни писма? Подготовка

Деловните писма се пишуваат и форматираат на одреден начин, предмет на нивните вродени правила и барања. Во зависност од целта, авторот детално размислува низ содржината за да го добие резултатот што го пресметува. Тој мора јасно да разбере кои информации примачот веќе ги знае за предметот на писмото, на што да го заснова и што ќе има ново во него. Аргументите зависат од тоа која цел ја следи авторот. Процесот на подготовка на деловно писмо може да се подели во следните фази:

• Проучување на прашањето.
• Пишување нацрт писмо.
• Неговото одобрување.
• Потпишување.
• Регистрација.
• Испраќање до примачот.

Структура на деловни писма

Кога составувате писмо, неопходно е да се засити со информации, односно да се стават сите потребни информации таму. Може да биде едноставно или сложено. ВО едноставно писмоСодржината јасно и концизно прикажува информации кои генерално не бараат одговор од примачот. Комплексен може да се состои од неколку делови, точки и параграфи. Секој параграф претставува еден аспект на информацијата. Овие типови примероци на деловни писма обично се состојат од воведен, тело и затворен дел.

Подолу е пример за пишување деловно писмо - негов воведен дел.

Главниот дел опишува ситуации и настани, дава нивна анализа и докази. Токму во овој дел убедуваат дека треба на овој или оној начин да постапат, да докажат како биле работите и да информираат за потребата од учество на каков било настан, давајќи различни аргументи.

Заклучокот содржи заклучоци кои се направени во форма на предлози, барања, потсетувања, одбивања и сл.

Пример за пишување деловно писмо - неговиот последен дел - е претставен подолу. Ова го сумира барањето наведено во главната.

Сите дадени информации треба да бидат оптимално конзистентни и разбирливи.

Секоја буква започнува со центрирана адреса. Овој мал дел е исклучително важен. При изборот, авторот мора да земе предвид:

• Позиција на адресарот.
• Природата на врската.
• Формалност.
• Бонтон.

На крајот од писмото треба да има љубезен формулар. На пример: „...изразувам надеж за понатамошна соработка (благодарност за поканата)...“ Овие фрази се проследени со потпис на авторот.

Стил

Сите букви мора да се чуваат формален деловен стил, што значи употреба на говорни средства за службено деловни односи. Карактеристиките на таков јазик се формираат под следниве околности:

• Главните учесници во деловните односи се правни лица, во име на чии раководители и службеници се напишани писма.
• Односите во организациите се строго регулирани.
• Предмет на комуникација се активностите на компанијата.
• Управувачките документи обично имаат специфичен адресант.
• Често, во текот на активностите на една организација, се случуваат исти ситуации.

Во овој поглед, информациите содржани во деловното писмо треба да бидат:

• Официјално, безлично, нагласувајќи ја растојанието помеѓу учесниците во комуникацијата.
• Адресирано, наменето за конкретен примател.
• Актуелно во моментот на пишување.
• Сигурен и непристрасен.
• Причини да го наведат примачот да изврши каква било акција.
• Целосно за донесување одлуки.

Барања

Деловното писмо мора да ги исполнува следниве услови:

• Говорот е стандардизиран на сите нивоа - лексички, морфолошки и синтаксички. Содржи многу изрази, термини и формули.
• Тонот на пишување е неутрален, воздржан и строг, без употреба на емотивен и експресивен јазик.
• Точност и јасност на текстот, без логички грешки, јасност и промисленост на формулацијата.
• Концизност и краткост - без употреба на изрази кои носат дополнително значење.
• Употребата на јазични формули формирани како резултат на повторени ситуации.
• Употреба на термини, односно зборови или фрази кои имаат посебни концепти.
• Употребата на кратенки, кои можат да бидат лексички (т.е. сложени зборови формирани со отстранување на букви од делови од зборовите: ДОО, ГОСТ и така натаму) и графички (односно, ознаки на зборови во скратена форма: грн, ж-д, итн.).
• Употреба на конструкции во генитивните и инструменталните случаи.
• Фрази со вербални именки („обезбеди поддршка“ наместо „поддршка“).
• Користење едноставни вообичаени реченици.

Горенаведените примероци за деловни писма подолу се прикажани во целосна верзија(со главниот дел). Информациите ги исполнуваат сите барања на официјален деловен стил.

Видови деловни писма

Најдобро е да напишете деловно писмо за едно конкретно прашање. Ако е неопходно да се решат неколку прашања одеднаш, се препорачува да се изготват неколку различни опции.

Деловните писма може да ја имаат следната содржина:

• Придружува. Ваквите писма обично се потребни за да ве информираат каде да испраќате документи.
  (Како да напишете деловно писмо? Примерок мотивационо писмоќе им помогне на оние кои треба да изготват ваков тип на документ.)

• Гарантирано. Тие се напишани за да се потврдат какви било ветувања или услови. На пример, може да се гарантира плаќање за работа, кирија, време на испорака итн.
• Благодарам. Почнаа да се користат особено често во Во последно време. Ваквите писма покажуваат добра форма. партнерства. Тие можат да се издаваат на обична меморандума или на обоена хартија со прекрасен отпечаток.
  (Како да напишете деловно писмо? Примерок за благодарност се составува во слободна форма, во зависност од задачите што ги решава. Во овој случај, самото писмо Кратка формаја изразува својата суштина. Таков примерок, направен на обоена хартија со украс, може да виси на ѕидот во просториите на компанијата на почесно место.)

• Информативни.
• Поучни.
• Секоја чест.
• Рекламирање.

Има и букви:

• Предлози за соработка. Доста вообичаени во последно време, испратени до организации, често се од рекламна природа, на пример, како овој примерок. Прилично е тешко да се пишуваат комерцијални писма, треба да се земат предвид многу нијанси за да привлечете внимание, а уште повеќе, да се заинтересирате. Но, ако го составите според примерокот подолу, ги има сите шанси за успех.

• Покани. Тие се испраќаат, нудејќи се да учествуваат во различни настани. Тие обично се упатени до менаџерот или официјален, но може да се адресира и до целиот тим.
• Барања.
• Известувања.
• Барања и многу други.

Како да напишете одговор на писмо. Пример

Одговорот мора да започне со повторување на барањето наведено во првата буква. Потоа се даваат резултатите од неговото разгледување и се изразува одобрение или причина за одбивање. Писмото за одговор на бизнисот може да содржи алтернативно решение за очекуваните информации. Обично ги исполнува следниве принципи:

• Достапност на врска до првата буква и нејзината содржина.
• Идентичен јазик значи.
• Споредливи аспекти на опсегот и содржината.
• Усогласеност со одредена низа.

Декор

Покрај користењето корпоративни меморандуми за деловни писма, неопходно е да се земат предвид и други суптилности при нивното дизајнирање. Тоа се детали, правила за кратенки, адреси за пишување, наслови, должина на текст, ширина на полиња и друго.

Примероци од деловно писмо ви помагаат да го составите, земајќи ги предвид сите суптилности и нијанси. Тие се користат и од почетни канцелариски работници и од искусни работници. Благодарение на примероците, тие учат како правилно да пишуваат букви и заштедуваат многу време.

Според ГОСТ Р 7.0.82013 „Систем на стандарди за информации, библиотека и објавување. Водење евиденција и архивирање. Термини и дефиниции „Адресат“ е детал од документот што содржи информации за примачот на документот (клаузула 67).

Реквизитот „Адресат“ се користи во деловни писма и внатрешни информации и референтни документи (извештаи и белешки, изјави, итн.).

Деталите за „адресарот“ вклучуваат:

• име на примачот (примач на писмото);
• поштенска адреса или телефонски број, број на факс, адреса на е-пошта.

Примач на писмото може да биде:

• функционер/неколку функционери;
• организација;
• структурна единица на организацијата;
• група на организации;
• индивидуална.

АДРЕСАТ - СЛУЖБЕН

Според ГОСТ Р 6.30-2003, иницијалите се напишани пред презимето на кој било службеник. Доколку писмото е испратено на менаџерот владина агенција , тогаш во позицијата е вклучено името на организацијата, полно име. назначено во дативен случај, пред презимето се пишуваат иницијали:

Ако писмото е адресирано на менаџерот комерцијална организација , тогаш позицијата го вклучува името на организацијата што ја означува организациската и правната форма (во целосна или скратена форма), иницијалите се напишани пред презимето:

Ако писмото е адресирано заменик-шеф, името на организацијата е вклучено во називот на работното место. Презимето е означено во датив:

Доколку адресатот на документот е раководител на структурна единица, тогаш прво името на организацијата е означено во номинативниот случај, потоа во дативниот случај името на позицијата на лицето што ја означува структурната единица, на пример:

Според клаузулата 5.15 од новиот ГОСТ:

• при упатување писмо до службено лице, иницијалите се ставаат по презимето;
• пред презимето е дозволено да се користи кратенката „г-дин“ (г.) ако примачот е маж, или „г-ѓа“ (г-ѓа) ако адресатот е жена:

АДРЕСАТ - ОРГАНИЗАЦИЈА

Ако писмото е упатено до организација, тогаш неговото име (целосно или скратено) е означено во номинативниот случај:

Кога упатувате писмо до организација, наведете го нејзиното целосно или скратено име, на пример:

Обраќањето до организација се користи во случаи кога испраќачот не знае кој е раководител на организацијата, неговото презиме, иницијали.

АДРЕСАТ - СТРУКТУРНА ПОДЕЛБА

Документот може да се адресира до структурна единица на организацијата. Како по правило, овој метод на адресирање е возможен ако разгледувањето на прашањето на кое е посветено писмото е во надлежност на структурната единица.

Кога се адресира документ до структурна единица на организацијата, името на организацијата е означено во номинативниот случај во реквизитот „Адресат“, подолу - името на структурната единица во номинативниот случај, на пример:

Што менува ГОСТ Р 7.0.97-2016?Ништо.

АДРЕСАТ - ПОЕДИНЕЦ

Регистрација на деталите за „адресарот“ при водење кореспонденција со поединциима свои карактеристики. Прво, наведете го презимето во датив, потоа иницијалите и потоа поштенската адреса:

Што менува ГОСТ Р 7.0.97-2016?Ништо.

АДРЕСАТ - НЕКОЛКУ ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ СТРУКТУРНИ ПОДЕЛБИ

Деловно писмо може да има неколку адреси. ГОСТ Р 6.30-2003 воспоставува метод за генерализирано форматирање на адресати при испраќање писма до неколку хомогени организации или до неколку структурни поделби на една организација. Постојат две опции за дизајнирање реквизити овде.

Опција 1: наведете неколку адреси во самиот атрибут „Addressee“.Оваа опција за дизајн се користи кога писмото е упатено до организација или службеник (ова е главниот примач) и, за информации, до голем број други организации или службеници.

Обраќањето е формализирано како и обично во горниот десен агол како список на деталите за „адресарот“ за секое тело/организација или структурна единица на организацијата.

При што вкупноНе треба да има повеќе од четири примачи.

Сите адреси се составени на самиот документ; зборот „Копија“ не е означен пред 2-ри, 3-ти и 4-ти адресати.

Во овој случај, сите печатени копии од писмото се потпишани како оригинали. Секој примерок е запечатен во посебен плик, на кој е напишана поштенската адреса на одредена организација или структурна поделба.

Опција 2: општо наведете го примачот,доколку испратиме документ до група организации (раководители на организации) од ист тип или до структурни единици(филијали, претставништва итн.) на една организација:

Доколку бројот на примачи е повеќе од четири, се составува дополнителен список за испраќање на писмото (листа за пошта), кој ги означува конкретните примачи и нивните адреси. Забелешка за ова е направена во атрибутот „Адресат“:

Не постои одобрен формулар за мејлинг листата на писма. Формата на листот може да се фиксира во упатствата за управување со канцеларијата на организацијата. Всушност, поштенскиот лист е атрибутот „Адресат“ префрлен на посебен лист, што значи дека неговата содржина мора да одговара на овој атрибут. Деталот „Адресат“ содржи три информативни блока: име на организацијата, позиција, иницијали и презиме. Во мејлинг листата за писмото, ги репродуцираме истите информативни блокови, но ги ставаме во линија, а не со десна страналист. Можете исто така да ги распоредите податоците во форма на табела. Редоследот на примачите може да биде произволен, но подобро е да се подредат по азбучен ред.

Информациите за бројот и датумот на појдовното писмо се внесуваат по неговата регистрација (Пример 1).

Сите писма испратени до група примачи имаат еден појдовен регистарски број; дојдовниот број за сите писма ќе биде различен.

Што менува ГОСТ Р 7.0.97-2016?Ништо.

ПОСТАВУВАЊЕ НА ДЕТАЛИ ЗА „АДРЕСАТАТ“ НА ФОРМУЛАРОТ

Деталот „Адресат“ се наоѓа во горниот десен дел од документот (на образец со аголни детали) или десно под деталите на формуларот (на формулар со надолжни детали). Локацијата на реквизитот „Адресат“ е прикажана во Додаток Б на ГОСТ Р 6.30-2003:

• на формулар со детали за агол - Пример 2;
• на образец со надолжно распоредени детали - Пример 3.

Што менува ГОСТ Р 7.0.97-2016?Ништо. Атрибутот „Adressee“ останува на истото место.

ТЕХНИЧКИ ПРАШАЊА

• Дали елементите на реквизитите „Адресат“ треба да се одделат со интервали?

Деталот „Адресат“ обично зафаќа неколку линии.

Во клаузула 6.1 Методолошки препоракиза спроведувањето на ГОСТ Р 6.30-2003 (одобрено од Росархив) се вели дека деталите за документот составен од неколку линии се печатат со едно растојание. Компонентите на деталите „Адресат“, „Печат за одобрување на документ“, „Ознака за присуство на апликација“, „Печат за одобрување на документ“ се одделени едни од други со растојание од 1,5-2 линии.

Слична норма е содржана во новиот ГОСТ Р 7.0.97-2016 во делот 3, воспоставувајќи Општи барањаза изработка на документи: „Повеќелиниските детали се печатат со едно растојание, составните делови од деталите се одделени со дополнително растојание“:

• Како да се усогласи атрибутот „Адресат“?

Повеќелинискиот атрибут „Адресат“ е дизајниран порамнет по левата граница на зоната окупирана од атрибутот или центриран во однос на најдолгата линија, на пример: