Тајните на управувањето со времето или како продуктивно да го планирате вашето работно време. Ефективно планирање и организација на работниот ден: методи, правила и зошто е тоа важно

е нешто што многумина од нас го учат од потреба. Проблемот е што ако некоја вештина е стекната од потреба, тогаш со неа доаѓаат и лошите навики. И иако самата вештина е многу корисна, не можеме да ја искористиме во целост. Одвојте време да ги прочитате информациите за управување со времето и може да постигнете одлични резултати.

Можеби ќе можете да се пофалите со следниве резултати:

• Ослободување од навиката да одолговлекувате и избегнувате работа
• Проценете ги вашите перформанси и способности побрзо и полесно
• Помалку грижи за пропуштените рокови
• Поголема продуктивност на трудот
• Повеќе време за релаксација и тури во последен момент

е вештина која ќе ви овозможи да одвоите време за да се развиете. И нешто ќе им помогне на сите со ова. Најдоброто нешто што треба да направите би било да пробате различни пристапи додека не сфатите дека вашата перцепција и став кон вашата работа се промениле.

1. Земете белешки:запишете сè што можете. Набавете си дневник или бележник ако веќе го немате. Лично, претпочитам мала, едноставна тетратка со бела хартија бидејќи не ве ограничува на уредни линии и кутии како стандарден планер.

Едноставна листа на работи што треба да ги направи ќе биде корисна за секој од нас, но мојот омилен е Трите листи на три методи. Вашата цел е да се обидете да не креирате списоци кои се премногу долги и стануваат збунувачки уште првиот пат кога ќе ги погледнете.

2. Користете го времето кога не работите:Искористете го времето кога пешачите, возите, стоите под туш или правите нешто друго „непродуктивно“ за да планирате. Размислете за вашите цели за денес или следниот ден. Кои цели ќе бидат најважни? Најважно е правилно да ги поставите вашите приоритети.

3. Охрабрете се:Кога ќе завршите нешто, особено ако тоа било нешто важно, не заборавајте да си оставите време за охрабрување. Авторот на A Clockwork Orange, Ентони Бургес, го користел Мартини методот за да ги заврши потребните задачи. Бургес си поставил цел од 1.000 зборови на ден. Кога ќе ја исполни дневната квота, можеше да се опушти со мартини и да го земе слободниот ден. Можеби за некои од вас мартини нема да биде најдобрата награда, но самиот метод не е лош.

4. Фокусирајте се на една работа:Човечкиот мозок работи најефикасно за време на концентрацијата. Како што видовме претходно, жонглирањето со многу задачи одеднаш е пречка за добра продуктивност. Концентрирајте се на една работа и завршете ја. Погрижете се задачите да не се мешаат една со друга. Понекогаш извршувањето на повеќе задачи одеднаш може да биде поефикасно, но генерално тоа не е така.

5. Избегнувајте одложување на работата на кој било начин:Ако се стремите кон максимална продуктивност и рационално користење на времето, никогаш не треба да ја одложувате работата. Ако не се грижите за ова, тогаш можете да заборавите на продуктивноста на трудот.

6. Поставете си рокови:Никој не сака ограничувања на мандатот. Тие предизвикуваат стрес, иритација, анксиозност - и повеќе стрес. Загарантиран начин за ублажување на овој стрес е да си поставите рок дури и порано од вистинскиот. Поставете остварливи цели, но барајте од себе. Предизвикајте се себеси, а во исто време, според точка 3, наградете се за прифаќањето на овој предизвик. На крајот на краиштата, ова не само што ќе ви заштеди време и ќе ја зголеми продуктивноста, туку ќе ви остави и некое време пред вистинските рокови, чијшто неуспех може да резултира со доцни казни. Патем, не го злоупотребувајте недостатокот на казни; развијте свои санкции за пропуштање на вашите лични рокови.

8. Запишете ги вашите планови во вашиот дневник:Во рутината на секојдневието, често ги губиме од вид нашите планови во перспектива. Водењето дневник за снимање на вашите долгорочни планови ќе ви помогне да развиете долгорочна визија и да ги подобрите вашите тековни задачи. Секој пат кога мислата ќе почне да ви се вовлекува во главата: „Зошто треба да ја работам оваа работа токму сега? Претпочитам да одам дома и да го гледам Lost, само погледнете го мојот планер. Ќе размислите за вашите исплати на хипотека или за фактот дека е време да платите за образованието на вашето дете. Прегледајте го вашиот планер секој месец за да бидете сигурни дека вашите планови се ажурирани.

9. Користете програмикако RescueTime: Ова е едноставна апликација која снима и прикажува како го поминувате времето на компјутер. Овие паузи од „две минути“ (само за читање вести, играње брза игра на интернет или за пишување е-пошта на тетка Бети) губат многу време и ја намалуваат продуктивноста. RescueTime ќе ви помогне да видите како точно управувате со вашето време, па дури и ќе ви испрати неделен извештај.

10. Работете со тим:Овој совет има многу заедничко со точка 7. Иако некои луѓе можеби се плашат да размислуваат да се откажат од своите обврски, тој е непроценлив метод за зголемување на продуктивноста на целиот тим. Погрижете се целите на тимот да бидат јасни и разбирливи и секој да знае за кој дел од работата е одговорен. Погрижете се сите средства за комуникација да ви се достапни. Неможноста да стапите во контакт на време има негативно влијание врз продуктивноста. Дајте им задачи на оние кои можат да ги завршат подобро од другите, и работите ќе одат побрзо.

11. Избегнувајте емоционална и физичка исцрпеност:тоа се случува кога вашето тело и ум повеќе не можат да се справат со задачите што ќе им ги доделите. Не присилувајте се да го правите невозможното. Најдете време за задачите кои навистина се важни, но секогаш погрижете се да оставате време за одмор. Запомнете ги сите ваши неодамнешни достигнувања и ќе се чувствувате добро. Ова ви помага да стекнете самодоверба, а колку повеќе самодоверба имате, толку е подобра вашата изведба.

Оние кои знаат добро да го испланираат своето работно време секогаш имаат предност пред другите. Обидете се да ги користите овие препораки во секојдневниот живот и ќе видите колку ќе станете подобри на работа.

Дали знаете што е планирање и колку е важно да се направи план? Се верува дека кога поминувате малку време планирајќи и организирајќи го вашиот работен ден, заштедувате многу пати повеќе време поради добрата координација на настаните и правилната низа на решавање на проблемите. Без сомнение, планирањето носи континуирани придобивки и придобивки.

Познати се статистички податоци за размери на цели организации, според кои научниците дознале. Оние фирми кои се занимаваат со стратешко планирање се, на долг рок, поуспешни и финансиски побогати од нивните конкуренти кои не се занимаваат со стратешко планирање. Планирањето на денот во суштина е исто планирање, но на тактичко ниво. Планирањето е моќна алатка за постигнување на целите на секоја модерна успешна личност. Значи, тука се главните предности на планирањето:

ЗОШТО ВИ ТРЕБА ПЛАНИРАЊЕ?

1. План за работен ден. Ништо нема да остане без надзор.

За жал, и покрај фактот што нашиот мозок е моќна алатка во нашата работа, нашата меморија е многу ограничена. Има луѓе со подобра меморија, а има и луѓе со полоша меморија. Може да се развие меморија. Но, кога има многу работи што треба да се направат, некои работи може да ни избегаат од вниманието. А ѓаволот, како што знаеме, е во деталите.

Научниците веруваат дека човечкиот мозок, во просек, е способен да држи на ум седум предмети (плус или минус два). Покрај тоа, ова е многу оптимистичка проценка.

Покрај тоа што нема да заборавиме ништо, се ослободуваме и од стрес - престануваме да се грижиме и да го поставуваме прашањето „дали направив сè за денес? Лично, во моментов ја пишувам оваа статија користејќи планер во мојот планер.

2. Трошењето време на планирање ќе ви помогне да завршите повеќе.

Придобивки од планирањетоочигледно. Кога однапред ќе размислите за целата работа, тогаш од една страна, за време на работата не сте одвлечени од неа. Од друга страна, имате повеќе време, кое можете да го потрошите или на дополнителна работа или пак предвреме да ја напуштите работата. И двете во суштина значат зголемена продуктивност. Се верува дека изготвувањето план за денот трае не повеќе од 10 минути со шолја утринско кафе. И заштедата на време е најмалку два часа. Во текот на еден месец, ова може да заштеди до 40 часа работа, што е еднакво на целосна работна недела со полно работно време.

3. Планирањето на работниот ден ви помага да поставите приоритети.

На пример, денес прво напишав две статии, за кои ќе ми платат 1000 рубли за секоја. Потоа напишав општа статија на една интересна тема и исто така потрошив време на публикацијата што ја читате. Целата оваа работа е на листата на приоритети. Бидејќи имам јасен работен план за тој ден, не губам време на неприоритетни задачи. Како резултат на тоа, важните работи нема да бидат заборавени или одложени за подоцна. Да бидеме искрени со себе. Честопати ги одложуваме важните работи за подоцна, за утре. Односно, многумина од нас страдаат од одолговлекување.

4. Имањето план за денот го ослободува стресот и роковите

Придобивките од планирањетоТоа лежи и во фактот дека престануваме да се грижиме за фактот дека денес треба да направиме неразбирливо голем број работи што требаше да се направат вчера. Избирате изводлива количина на работа и работа од ден на ден, што ви овозможува целосно да ги избегнете роковите и бескрајниот стрес бидејќи немате време да направите нешто. Како резултат на тоа, работниот тек станува предвидлив и податлив.

Дали сте слушнале за? Во суштина, планирањето на вашиот работен ден ви овозможува да го искористите овој принцип во ваша корист, што значи дека можете да постигнете многу пати повеќе. Прво ги правиме само најважните даласи, бидејќи... имаме намерен план. Потоа можете да правите секундарни задачи или целосно да ги занемарите. Планирајте го вашиот ден и претворете го во навика, но вложете напор за другите луѓе. Ова е особено точно за нови и сложени проекти.

Управувањето со времето, планирањето на работното време или управувањето со работното време е важна вештина за деловно лице. Успехот најчесто се перципира како високи перформанси и постигнување значајни цели. Но, не заборавајте: добро потрошеното време е уште еден клучен критериум за успех.

Цели за управување со времето

Управувањето со работното време може да реши многу цели и задачи, современиот животен ритам ве принудува да го третирате времето со големо внимание, а модерните и успешни тренери развиваат многу техники кои го подредуваат времето на деловниот ритам на животот. Но, она што е изненадувачки: многу од законите за контрола на времето беа откриени и формулирани во средината на 20 век, некои дури и порано - пред сто или уште повеќе години, кога бизнисот штотуку почнуваше да се наметнува и ритамот на животот беше само што почна да се забрзува.

Паркинсоновиот закон вели: „Работата го исполнува времето што е достапно за неа“. Овој афоризам е ироничен, но неговата исправност се докажува со директен живот. Набљудувајќи се себеси, своите најблиски, а потоа и работата на владините органи и официјалните институции, англискиот историчар забележал дека и во секојдневниот живот и во јавниот живот човекот е подготвен да губи време на бескорисни работи.

Законот на Паркинсон беше формулиран од историчарот Сирил Норткот Паркинсон во напис објавен во британското списание Економист во 1955 година.

Ако некое лице не се ограничи на временска рамка, тој може да ја работи работата повторно и повторно, бескрајно поправајќи нешто, прилагодувајќи се, барајќи недостатоци, како да се стреми да ја доведе работата до апсолутно совршенство, не дејствувајќи според резултатот, туку потопувајќи самиот во процесот.

Сепак, почитувањето на овој закон не е догма. Напротив, задачата на секој успешен човек е да ја надмине инерцијата на ова правило, да го подреди овој закон на неговите планови и насоки.

Целта на управувањето со времето е да се организира работното време, да се постават приоритети, да се контролира времето и да се троши рационално.

Принципи на планирање

Планирањето секогаш се состои од неколку нивоа:

• стратешки глобален (планирање за неколку години, ова е суперцел или суперцели што човекот си ги поставува)
• стратешко планирање за една година или шест месеци (оние општи задачи кои полека, но сигурно ќе го доближат човекот до неговата главна, главна цел)
• тактичко планирање за месец и недела,
• тактичко планирање за тој ден.

Секој од нив има различни барања, а методите за управување со времето се исто така значително различни. Тие се многу индивидуални и во голема мера се формирани од поединецот независно.

Ајзенхауер матрица

Планирањето за денот е, се разбира, индивидуално, но во овој случај, деловниот свет има акумулирано големо искуство во управувањето со времето. Главниот принцип на секојдневно управување со времетосе заснова на таканаречената Ајзенхауер матрица.

36 Американскиот претседател Двајт Дејвид Ајзенхауер разви матрица за приоритети за да го оптимизира неговото зафатено работно време. Тој разбра: сите работи што човек треба да ги направи во еден ден може да се подели на важни и неважни, итни и не итни. Како резултат на тоа, се формира следниот квадрат со 4 зони:

Најтешко е да се распределат сите одговорности и грижи во овие 4 групи: да се разбере кои работи се всушност важни, а кои се неважни. Според тренерите, важни работи се оние кои не приближуваат до нашата цел и се поврзани со планирањето за годината.

Првиот квадрат идеално треба да биде слободен, бидејќи ако е зафатен, тоа значи дека важните работи не биле завршени на време и дека е поставен временскиот притисок. Идеално, неважните и неитни работи (по правило, тоа се социјални мрежи, бесцелни телефонски разговори, компјутерски игри итн.) исто така може безбедно да се тргнат настрана и да се концентрираат на важните и неитни, заземајќи клучно место во распоред на работниот ден. На итните и неважни работи може да им се даде преостанатото време или нивното извршување може да се делегира на колеги или подредени.

Принципот на Парето

Втор важен принципе во согласност со Ајзенхауер матрицата и е именуван по социологот Вилфредо Парето. Второто име на принципот е принципот 20/80, Парето уште во 19 век. забележа: „20% од напорот дава 80% од резултатот, а останатите 80% од трудот произведуваат само 20% од резултатот“. Навистина е тешко да се расправаме со ова: повеќето напори не ги даваат посакуваните резултати. Сепак, земајќи го овој факт здраво за готово и применувајќи го не само на резултатите, туку и на времето поминато, ќе се покаже како многу ефикасно. Главната работа е да ги пронајдете оние 20% важни информации од писмо или деловен разговор што ќе ги донесе тие 80% од резултатите. Во текот на денот, среде циклусот на работи, изолирајте ги овие 20% од вашите планови, чија реализација ќе донесе 80% успех.

Заклучок од Законот на Парето: Обично е премногу тешко и мачно да се разбере што се случува, а честопати не е потребно - само треба да знаете дали вашата идеја функционира или не, и да ја промените за да функционира, а потоа да го одржите ситуација додека не се случи.додека идејата не престане да функционира.

Друг принцип на управување со времетосе заснова на човечката физиологија и земајќи ги предвид неговите биоритми. Во текот на денот, човечкото тело функционира нерамномерно, кривата на биоритамот изгледа вака:

Кога го планирате вашиот работен ден, важно е да го земете предвид времето на високи перформанси и задолжително да оставите време за одмор и можност за одмор и исклучување, ова ќе ви овозможи да се ослободите од негативните ефекти на дневниот стрес.

Четврти принцип планирањеможе да изгледа спротивно на сè што беше опишано погоре, но неговото почитување ќе придонесе за меко, мирно чувство на текот на времето, чувство дека му е подложен на човекот. Планот не може да доминира над личноста: варијабилноста и флексибилноста на планирањето се можеби најважните принципи на управувањето со времето. Овој принцип подразбира способност навреме да се менуваат плановите и да се градат нови синџири на врски помеѓу настаните. Во пракса, тоа значи евидентирање на важни и итни работи како главни кои го формираат столбот на денот, оставајќи ги таканаречените тампон зони за можни промени, нови околности и непредвидени итни работи.

Со еден збор, продуктивноста и зафатеноста не можат да се измешаат, планирањето ќе ви овозможи да избегнете ситуации на недостаток на време и правилно да ги поставите приоритетите, што значително ќе ја зголеми продуктивноста на вашиот работен ден.

10 правила за планирање на работното време

Всушност, може да има онолку правила колку што секој човек може да избере од листата подолу.

• Правило за приватност. На работа, пожелно е да можете да останете сами: за да го направите ова, затворете ги вратите, поставете затворени часови, вклучете ја телефонската секретарка, побарајте од секретарката да тиши. Времето за таква работа може да се постави наутро или кон крајот на работниот ден, кога расположението за канцелариско работење е намалено.
• Правило за работен блок. Целата работа во канцеларијата може да се подели на блокови: телефонски разговори и деловна кореспонденција, состаноци и состаноци со колеги, документација и документација. Со извршување на работа во слични блокови, заштедуваме напор и не се префрламе од еден во друг вид активност.
• Правилото е мали делови - правилни парчиња. Голема, тешка задача, стратешка задача, не може да се постигне со една примена на труд, затоа со секојдневно и методично завршување на мали делови од голем проект, тактички ја приближуваме глобалната цел.
• Правило за делегирање на одговорностите. Способноста да се делегира овластување е исто така дел од управувањето со времето.
• Правило за регулирање и правило за рок. Поставувањето јасна временска рамка за деловен состанок, состанок или интервју, како и рамка за завршување на работата, значи свесно и продуктивно кршење на Паркинсоновиот закон, правејќи го ваш сојузник.

Волтер: Времето е доста долго за оној што го користи; кој работи и кој мисли ги проширува своите граници.

• Правило за приоретизирање. Постепено, можете да ја развиете вештината, кога ќе се појават нови случаи и ситуации, на секој од нив ментално да му доделите статус од матрицата на Ајзенхауер: итно - не итно, важно - неважно. Потоа приоритетите автоматски ќе се наредат.
• Правило за земање предвид на времето од денот и биоритмите. Подобро е да планирате важни и итни работи наутро. Нивното спроведување ќе создаде ситуација на успех во текот на работниот ден. Подобро е да се планира навечер: според психолозите и тренерите, тогаш потсвеста сам оптимално ќе ја изгради рутината на следниот ден преку ноќ.

• Правило за земање белешки: „Размислете на хартија“. Забелешките се неопходни: тие ја организираат вашата свест, формираат визуелна слика во вашата глава и ви помагаат да се контролирате во текот на денот.
• Правило за резултати. Резимето на крајот од работниот ден може да создаде чувство на успех, продуктивност и да помогне во координирањето на вашите акции и планови за идните денови.

Методи за планирање на работното време

Главните методи за управување со времето се водење евиденција, календари и картички за работните денови. Во овој случај, како основа се земаат еден или повеќе принципи на управување со времето: се создава општа шема, шаблон што може да се прилагоди и користи од одредена личност за неговата дневна рутина.

Еден од методите на авторот е изложен во книгата на Трејси Браун и е наречен „Остави гадење, јади жаба!“ Вклучува поделба на плановите на позитивно обоени, пријатни одговорности и непријатни. Ако внимателно и свесно ги анализирате вашите планови за тој ден, дефинитивно ќе најдете работи што не сакате да ги правите (грубо може да се наречат жаби или жаби). Ова се работите што треба да се направат прво: оставете го настрана одвратноста и метафорично „јадете ја оваа жаба прво“.

Брајан Трејси: За крај, една опсервација: ако треба да „изедете“ жива жаба, не седете и гледајте во неа премногу долго. Патот до постигнување на високо ниво на професионализам и продуктивност лежи преку стекнување одржлива навика за решавање на најважните задачи прво наутро, без губење време на други проблеми. Прво треба да научите да „ја јадете жабата“, без да се вклучите во прелиминарно, честопати неактивен, расудување.

Покрај оваа техника, уште еден совет: за да го направите послевкусот уште попријатен, по жабата можете да „изедете десерт“: направете нешто пријатно, сакано, носејќи задоволство и радост на работното место.

Интересен метод за планирање работен ден беше предложен од Александар и Дмитриј Циглин, претставници на училиштето Френклин:

Видео за правење мапа за тој ден

Бенџамин Френклин, авторот на познатиот афоризам „Времето е пари“, исто така го забележа следново: Богатството главно зависи од две работи: од индустријата и умереноста, со други зборови, не троши ниту време ниту пари и најдобро искористувај ги двете работи.

Современата форма на правење планови за денот се специјални програми за паметни телефони и PDA (организатори), кои како основа ги земаат можностите за календар или табеларни пресметки, што ви овозможува да го одразите датумот, времето, да ја наведете временската рамка за секој настан, да заминете белешки и коментари, а исто така креирајте не само тактички планови за тој ден, туку и да видите стратешко движење кон главната цел. Тие се мобилни, удобни и што е најважно, ефективни во современите услови за живеење.

Примероци на програми

Со комбинирање на неколку техники и земајќи предвид што е можно повеќе принципи и правила за управување со времето, можете да креирате програмски образец.

Важно е да се разбере главната работа: списокот на работи што треба да се направат не е план. Тој ќе стане план само кога ќе може да го исполни правилото на Брајан Трејси: „Планирањето им претходи на правилните постапки и ги спречува лошите постапки“.

Ако потрошите неколку минути, ќе ви стане јасно кои задачи може да се комбинираат во блокови, кои задачи се премногу глобални, но важни и не итни (тие, напротив, се поделени на „дури парчиња“), кои задачи можат да бидат се сметаат за „жаби“, кои ќе станат пријатен и вкусен десерт. Можете да ги прикажете во форма на дијаграми или дијаграми, можете да ги насликате во различни бои.

Планирањето и организирањето на работата е клучот за понатамошен само-развој. Прочитајте ја статијата за основните принципи и правила на дневното планирање.

Од статијата ќе научите:

Зошто ви е потребно дневно планирање?

Не секој разбира зошто треба да го планираат својот работен ден. На крајот на краиштата, секој човек, дури и без планирање, знае кои функции ги извршува и кои задачи му претстојат. Многу луѓе не гледаат поента во правењето планови за тој ден, бидејќи секогаш има неочекувани задачи кои можат да ги збунат сите претходно планирани точки.

Преземете документи на тема:

Ако споредите двајца работници кои извршуваат исти функции и имаат исти способности, ќе откриете дека обемот и квалитетот на работата што ја извршуваат се различни. Едниот вработен успева да ги реши и тековните и стратешките задачи, вториот нема време да заврши дури и итни задачи и е принуден да остане после работа цело време. Најдобри резултати ќе покажат оние кои се повеќе . Односно некој за кого процесот на планирање е секојдневна одговорност и потреба. Да се ​​има план, дури и на психолошко ниво, го принудува човекот да се мобилизира. Тој има фиксна цел и се појавува внатрешна потреба да ја постигне.

Како да се планира ефективно?

Планирањето и организирањето на работата ги врши работникот. Не е менаџерот, туку вработениот тој што треба да си постави задачи. Во овој случај, тој самостојно си поставува цели и дејствува во насоката што тој ја избира. По правило, процентот на завршени задачи при самостојно планирање е поголем отколку при извршување на општо планирање. , развиен од директорот.

Постои систем за планирање на работата кој е тестиран во пракса и обезбедува оптимално искористување на работното време. Ова е збир на принципи според кои едно лице може да создаде компетентен, реален и остварлив план.

Прво, одредете што треба да вклучите во вашиот дневен план. Треба да се состави земајќи го предвид стратешкиот план развиен за шест месеци или една година. Планирањето за секој ден ги зема предвид сите задачи предвидени за реализација, и директно поврзани со работата и споредните. На пример, честитање на колегата за неговиот роденден. Покрај оние ставки кои менаџерот очекува да бидат завршени, во планот мора да бидат вклучени и лични работи. Ова е неопходно за личен развоји создавање позитивна слика.

Кога планирате работа, големите задачи за кои ќе бидат потребни неколку дена или недели треба да се поделат на чекори и да се завршат последователно. За секоја фаза, поставете датум на доспевање. Направете план за претстојниот ден, вклучително и подзадачи. За да подготвите план, можете да користите редовен хартиен дневник или специјална програма.

Целта на планирањето на работата не е исполнување на планските ставки по секоја цена, туку навремено и квалитетно извршување на приоритетните задачи и итните задачи. Затоа, листата на задачи што треба да се завршат мора да се подреди и ставките да се подредат по опаѓачки редослед на приоритет. Во тек Можете да користите неколку методи истовремено.

На пример, задачите со фиксен рок и задачите за кои е потребен поголем напор за да се завршат имаат најголем приоритет. Вторите најважни задачи ќе бидат дневните задачи кои мора да се завршат и оние задачи чии датуми на завршување се закажани за наредните денови. Најмал приоритет во дневното планирање имаат ситните работи, чиј неуспех нема да има значителни негативни последици.

Правила за планирање на денот

Исто како планирањето на работата на претпријатието, планирањето на работниот ден на поединечен вработен мора да ги следи правилата. Следењето на нив ќе помогне да се осигурате дека вашите планови се извршуваат на начин што е удобен за вас.

1. Планирајте не повеќе од 70% од вашето работно време. Ова ќе ви овозможи мирно да ги завршите итните непланирани задачи и да не бидете нервозни ако треба да бидете одвлечени од извршувањето .
2. Не вклучувајте повеќе од три важни и итни задачи во вашиот дневен план истовремено. Ограничете го вкупниот број на ставки на планот на десет.
3. Формирајте слични случаи во блокови. Ова ќе помогне да се извршат со користење на единствен алгоритам, што ќе го намали времето на извршување.
4. Поместете го процесот на планирање на вечерта на претходниот ден. Ќе имате време да направите корекции на планот доколку е потребно.
5. Планирајте сложени задачи земајќи ги предвид вашите биоритми. Некои се попродуктивни наутро, некои попродуктивни попладне, а некои работат најпродуктивно навечер.
6. Не започнувајте нова задача пред да ја завршите работата што веќе сте ја започнале. Ако требаше да се одморите, вратете се и завршете го она што сте го започнале.
7. Не го одложувајте извршувањето на непланирана задача ако може да се направи за неколку минути.
8. Правете паузи секој час без да останете на вашето биро. Посветете ги вашите паузи на лесно истегнување, ова ќе ви помогне да ја „освежите“ вашата глава.
9. Не се збуни со постигнување цели, не поставувајте задачи за себе и не наведувајте тома со кои тешко ќе се справите.
10. Доколку има неисполнети задачи кои не ја изгубиле својата важност, преместете ги на планот за следниот ден.
11. Организирајте го вашето работно место на таков начин што ќе ви биде удобно да работите.

Заклучок

Планирањето за секој ден е корисна и неопходна вештина. Ова е начин на самоорганизирање и саморазвивање, гаранција дека можете ефективно да работите. Предложениот систем за планирање на работата ќе ви помогне да ги разберете основните принципи управување со времетои успешно да го користат ова знаење во пракса.

Од оваа статија ќе научите:

• Кои се причините за недостаток на работно време?
• Кои правила треба да ги следите кога го планирате вашето работно време во текот на денот?
• Кои методи се користат при планирање на работното време?
• Како да се провери ефективноста на планирањето на времето на вработените

Планирањето на времето вклучува ефективно управување со времето и технологија за негово рационално користење со цел да се постигнат целите на секоја организација и да се подобрат перформансите. Во современиот свет тоа се нарекува и управување со времето. Времето е најнезаменливиот и највредниот ресурс, затоа мора да се користи многу рационално. Исто така, треба да работите на вашата способност да го планирате вашето работно време.

Зошто е толку важно закажувањето на вашето работно време?

Да се ​​каже дека може да се управува со времето не е сосема точно. Времето не може да зависи од ниеден процес, не означува константна вредност, не може да забрза или успори.

Важно е да можете да користите различни алатки за планирање на работното време, без разлика на позицијата на вработениот во претпријатието. Ова е важно да се земе предвид на сите нивоа - од подредени до претпоставени. Ефективното планирање на работното време директно влијае на продуктивноста на трудот, а со тоа и на профитот на претпријатието.

За секој вработен ефективно планирање на работното време влијае на завршување на сите планирани задачи до бараниот рок.

Еден од показателите што мора да се земе предвид во една организација е фондот за работно време. Ги одредува потрошените ресурси на работното време и влијае на бројот на вработени вработени и, следствено, на материјалните трошоци на организацијата.

Кога е потребно планирање на работното време?

Дефицитот значи недостаток на нешто. При планирање на работното време, овој термин се однесува на недостаток на работно време за извршување на одредена задача од страна на поединечен вработен или структурна единица и организацијата како целина.

Како резултат на тоа, ова може да доведе до одложување на завршувањето на нарачката, што може да доведе до негативни последици. Најчесто, несоодветното планирање на работното време се поврзува со неписменоста на раководителот на организацијата.

Причините што доведуваат до недостаток на време се класифицирани во три групи:

1. Лични квалитети на шефот.
2. Дејствата на лидерот.
3. Независни причини.

Лични квалитети на шеф, кои доведуваат до губење на работното време и се поврзани со неправилно планирање, се изразуваат на следниов начин:

1. Суета, односно неурамнотежени и нервозни дејства, чија ефективност е сведена на нула резултати.
2. Систематски брзање.
3. Недостаток на одмор поради доцнење на работа или домашни подобрувања неопходни за враќање на високите перформанси.

Доколку шефот постапува неписмено и без планирање на работното време, се појавуваат следните знаци на неорганизираност:

1. Недостаток на мотивација кај персоналот.
2. Уништување на интерперсоналната комуникација во една организација.
3. Неможност да се организираат работите според нивното ниво на важност.
4. Неделегирање на некои овластувања на подредените.

Од гледна точка на планирањето на работното време, причините кои не зависат од волјата на менаџерот и доведуваат до недостаток на работно време за него и за сите вработени во организацијата се:

1. Долга листа на задачи, задачи, задачи.
2. Непланирани акции.

Во повеќето случаи, горенаведените причини не се појавуваат одделно. Обично едното следи од другото.

На крајот, се развива ќор-сокак ситуација, која може да се подобри со ефективно планирање на работното време. Исто така, треба да воспоставите контрола врз спроведувањето на планираните активности и проверка на потрошеното работно време.

Основни правила за планирање на работното време во текот на денот

Правила за планирање на работното време на почетокот на работниот ден

• Од самото утро треба да се прилагодите на позитивното расположение. Треба да се обидете да го започнете секој ден само со позитивни емоции, бидејќи расположението со кое почнувате да ги решавате претстојните задачи е важно за постигнување резултати.
• Наутро, мора да ја надополнувате вашата енергија и да се „наполните со хранливи материи“, односно да појадувате и потоа да одите на работа.
• Подобро е да се започне со работа во исто време. Таквата систематичност од ден на ден води до самодисциплина и помага да се мобилизира вашата сила.
• Во утринските часови, треба да го проверите вашиот план за тој ден. За да го направите ова, можете да го користите методот на анализа ABC или принципот Ајзенхауер.
• Задачите, упатствата и работите треба да се започнат веднаш.
• Пред сè, треба да ги решите најважните проблеми.
• Ако имате помошник менаџер или секретар, треба да го координирате тековниот план за денот со нив.

Правила за планирање на работното време во средината на работниот ден

• Вашето работно место треба да биде подготвено за продуктивна работа. Треба да ги отстраните документите и хартиите од работната површина што сè уште не ви се потребни за извршување на важни задачи.
• Потребно е да се одреди конкретен рок за пополнување на секоја ставка од дневниот план.
• Треба да се воздржите од дејствија што може да предизвикаат реакција.
• Треба да бидете во можност да отстраните дополнителни задачи што се појавуваат.
• Лидерот не треба да биде импулсивен.
• Треба систематски да правите кратки паузи. Во секоја работа треба да обезбедите паузи. Нивната регуларност и времетраење мора да бидат индивидуални. При планирањето на работното време треба да се земат предвид и кратки паузи.
• Треба да групирате мали, слични задачи во групи и да ги извршувате во серија.
• Се случува некои вработени да не завршат една задача додека започнуваат друга - прво треба да го завршат она што го започнале. Хаотичен премин во работата од задача во задача, а понекогаш и правење неколку работи одеднаш, нема да доведе до позитивен резултат.
• Знајте како да користите временски интервали.
• Во текот на денот треба да има еден час одмор.
• Потребно е да се контролираат роковите за завршување на задачите и да се следи изготвениот план за работа. Кога се менуваат приоритетните задачи, направете промени во планот.

Правила за планирање на работното време на крајот на работниот ден

• До крајот на работниот ден треба да ги завршите сите планирани задачи. Неуспехот да се исполнат поединечните задачи доведува до ризик од неуспех да се заврши целиот план и, како резултат на тоа, до акумулација на случаи кои, кога ќе се „отстранат“, ќе бараат дополнително време за работа.
• Мора да го следите спроведувањето на планот, да се контролирате.Споредете ја листата на она што сте го планирале со она што сте го завршиле. Дознајте зошто скршнавте од курсот. Ова е предуслов за продуктивна активност.
• По анализата треба навечер да направите план за новиот ден, а наутро да го проверите двапати.

Влијанието на личните фактори врз планирањето на работното време

Планирањето на вашето работно време е исто така значително под влијание на начинот на кој се поставувате. Вие самите потсвесно може да го попречите ефективно планирање на вашето работно време. Што точно може да ве спречи:

1. Несигурност за вашата животна цел. Без да се стремите кон нешто, тешко е да се одлучите како и со што ќе го исполните животот.
2. Ви се допаѓа чувството на постојано возење. Планирајте интересни работи надвор од работата за да бидете мотивирани да го завршите работниот ден на време.
3. Недостигот од каква било активност ве плаши. Дали се обидувате да ја окупирате секоја минута од вашето работно време за да не останете сами со вашите мисли? Подобро, решете ги вашите проблеми еднаш засекогаш.
4. Не знаете да одбиете и подготвени сте да преземете секаква задача. Ова ќе предизвика да заборавите на вашиот личен живот.
5. Се плашите да не успеете. Запрашајте се: „Која лоша работа може да се случи ако не успеам? Имајте на ум, неуспесите ни помагаат да продолжиме понатаму.
6. Се плашите дека ќе постигнете успех за кој се уште не сте подготвени. Мислите дека ако растете во кариерата, повеќе нема да можете да бидете толку често со семејството и пријателите. Комуницирајте повеќе со луѓе кои веќе постигнале самореализација, навикнете се на чувството на успех.
7. Не сте подготвени за промени. Стравот од промени во животот произлегува од стравот од неуспех. Ова може да се надмине со постепено, планирано движење кон вашата цел.
8. Се плашите од крајот - за поединци самата активност е поважна од нејзиниот резултат.

Треба да запомните дека откако ќе решите еден проблем, имате можност да се зафатите со поинтересен.

Најчестите методи за закажување на работното време

Принцип на Парето (сооднос 80:20)

Според овој принцип, 20% од напорот води до 80% од резултатот, а останатите 80% од напорната работа произведуваат само 20% од резултатот. На пример:

Принципот Парето е применлив и во работата на менаџерот: работникот троши 20% од своето работно време за да добие 80% од резултатот, а останатите 80% од неговото работно време произведуваат само 20% од вкупниот резултат. Тоа значи дека кога го планирате вашето работно време, треба да запомните дека е подобро да го започнете работниот ден со решавање на најважните и најсложените задачи, а „ситниците“ да ги оставите за крај.

Доследната примена на принципот Парето станува реална ако сите задачи се анализираат според нивниот придонес во конечниот резултат и се подредат според категориите ABC.

Употребата на принципот Парето станува навистина возможна доколку сите задачи се систематизирани според нивната важност за постигнување на резултатот и подредени според ABC категории.

ABC планирање

Главната цел на планирањето на работното време ABC е да се изврши последователна приоритизација на задачите. Планирањето ABC може да се спроведе во кое било поле на активност. Ако процентуално ги анализираме поважните и помалку важните работи, ќе видиме дека овој сооднос ќе биде приближно ист. Почнуваме да го планираме работното време со тоа што ги делиме сите задачи во три категории според нивната важност. За ова се користат буквите A, B и C. Овој метод на закажување на работното време стана популарен меѓу менаџерите поради фактот што дава опипливи резултати.

Методологијата за планирање ABC се заснова на следниве принципи:

• Категоријата А ги вклучува најзначајните задачи, кои сочинуваат 15% од вкупниот број менаџерски задачи. Но, ова се навистина значајни задачи кои сочинуваат 65% од придонесот за реализација на планот.
• Категоријата Б вклучува едноставно значајни задачи; тие во просек ќе сочинуваат 20% од вкупниот број задачи и ќе имаат 20% важност во активностите на менаџерот.
• Категоријата Ц ги вклучува најмалку значајните задачи, тие ќе сочинуваат 65% од вкупниот број задачи и ќе имаат само 15% од важноста на целиот резултат на работата.

Според оваа техника, прво мора да ги решите најважните задачи, потоа да преминете на нешто помалку важните и на крајот да оставите помали задачи кои немаат големо влијание врз резултатите од вашата работа. Ова мора да се земе предвид при планирање на работното време.

Ајзенхауер метод

Со цел правилно да поставите приоритет при планирањето на вашето работно време, можете да го користите методот Ајзенхауер.

Поставете си прашања:

• Дали имам навика да си го трошам времето работејќи на една итна задача наместо друга подеднакво итна?
• Зарем не е можно многу од најзначајните задачи да останат целосно нерешени поради оваа моја навика?

Според принципот предложен од американскиот генерал Д. Ајзенхауер, предноста во решавањето на проблемите треба да се разгледува врз основа на нивното значење и даденото време.

Сите работи што треба да се направат може да се поделат во четири групи:

1. Сите итни и најзначајни задачи што треба да се завршат како прашање на приоритет.
2. Итно, но не толку важно. Поентата е дека бидејќи тие се итни, сакаме да бидеме сигурни дека ќе ги решиме брзо како да се многу важни, применувајќи го максимумот од нашата енергија. Но, ако тоа не е толку важно, тогаш подобро е да ги одложите или да ја префрлите нивната одлука на некој друг.
3. Значајно, но не толку итно. Поради тоа што оваа група случаи не е итна, истите се одложуваат за подоцна. Но, во еден момент и тие стануваат многу важни, но веќе нема време да се довршат. Време е да ги предадете на некој друг за внимателно извршување. Кога давате важна задача, тоа го мотивира и развива персоналот.
4. Неитни и неважни задачи. Задачите од оваа група често заземаат многу простор на вашата работна површина. Многумина, не разбирајќи ја суштината на планирањето на работното време, ги извршуваат овие задачи, и покрај фактот што трошат многу време на нив. Ако мора да се направат, обидете се да потрошите минимум од вашето време на нив.