Ресми хаттардың нұсқалары. «Кімге», «Көшірме», «Жасырын көшірме» өрістері. Іскерлік хат жазу

«Ақпараттық қоқыста» адаспайтын және оқылатын іскерлік хатты қалай жазуға болады? Ережелер, ұсыныстар, мысалдар

Сөз қол жетімді бизнес құралы болып табылады. Бизнес әлемінде өз жұмысында сөзді қолданбайтын адамды табу мүмкін емес.

Қазіргі бизнес бірте-бірте хат-хабар бизнесіне айналып барады. Хаттардың көмегімен - электронды немесе дәстүрлі - байланыс клиенттермен, іскер серіктестермен және жұмыс берушілермен жүзеге асырылады. Хат авторды кәсіпқой немесе қарым-қатынасты жалғастыруға болмайтын адам ретінде көрсетеді.

Кәсіби маман жаза білуі керек

• Ол түсінікті
• тиімді
• шын жүректен
• Қызықты

Және мұны үйрену ешқашан кеш емес. Негіздерден бастайық: іскерлік пен кәдімгі жазудың айырмашылығын түсініңіз.

Қызметтік хаттың қарапайым хаттан айырмашылығы неде? Іскерлік хаттың ерекшеліктері

Хат – бір немесе екі беттен тұратын қысқа мәтін, оның мақсаты адресатқа бір нәрсе туралы ақпаратты жеткізу.

Ақпараттың сипаты мен хатты жіберуші мен алушының қарым-қатынасы корреспонденцияны екіге бөледі

• іскерлік (ресми)
• жеке (бейресми)

Іскерлік хат мыналармен сипатталады:

• қысқалық
• дәлдік
• пайымдау және логика
• ақпарат мазмұны
• бағалау және эмоционалды бейтараптық
• стандарттау:
• ресми нысандары қолданылады
• тұрақты сөз тұлғалары, арнайы іс қағаздары терминдері мен конструкциялар қолданылады
• тақырыптар саны – 1-2
• мақсатты бағыттау
• нақты анықталған командалар тізбегі (қажет болған жағдайда)

Іскерлік хаттардың қандай түрлері бар?

Іскерлік хаттың түрін анықтайды

1. Жазу мақсаты

Коммерциялық мақсаттар

• Сіз мәміле жасағыңыз және оның нақты шарттарын ұсынғыңыз келеді - адресатқа ұсыныс хатын (офертасын) жасаңыз

• Егер сіз транзакцияның сізге қолайлы шарттары туралы шешім қабылдамасаңыз, сұрау хатын жіберіңіз
• Сіз өзіңіздің алушыңызды оның тарапынан шарттық міндеттемелерді бұзғаны туралы хабардар еткіңіз келе ме? Шағым (шағым) хат жазу

Коммерциялық емес мақсаттар

• Алғыс хатта алғыс айтыңыз
• Өз міндеттемелеріңізді кепілдік хатпен және келісіміңізді растау хатымен растаңыз
• Ақпаратыңыз алушыны қызықтырады деп ойласаңыз, ақпараттық бюллетеньдер жазыңыз
• Ескерту хаттарымен маңызды келісімдер, міндеттемелер, айыппұлдар туралы еске түсіріңіз
• Құттықтау хатпен құттықтау, өтініш хатпен сұрау, көңіл айту хатында көңіл айту
• Маңызды құжаттарды жіберу қажет болса немесе материалдық құндылықтаржүкке ілеспе хат дайындаңыз

2. Алушы

Егер сіз бірден бірнеше алушыға хат жолдасаңыз, онда сіз дөңгелек хат жазасыз

Сіздің хатыңыз бір уақытта бірнеше тақырыпты қозғай алады, бұл оны автоматты түрде көп қырлы етеді

4. Құрылымы

Реттелетін әріптер хаттың мәтін бөлігін белгілі бір үлгі бойынша құрастыруды қамтиды, ал реттелмеген әріптер ұсынудың еркін формасына ие.

5. Шығу формасы

• конвертте
• электронды түрде
• факс арқылы

Іскерлік хаттың құрылымы: кіріспе, негізгі бөлім, қорытынды

Стандартты іскерлік хаттың құрылымы мұқият қарауды талап етеді.

Дұрыс пішімделген хат келесі контурға сәйкес келуі керек:

Схеманың кейбір тармақтарын толығырақ қарастырайық:

1. Тақырып

Әдетте, бұл хат тақырыбының қысқаша мазмұны.

Маңызды: алушы хатыңызды оқығанын қаласаңыз, тақырыпты дұрыс жазыңыз.

Іскерлік корреспонденцияда тақырыптардың болмауы қарапайым жазу дағдылары жоқ жаңадан бастаушыларға тән. іскерлік хат алмасу.

2. Апелляция

• «Қымбатты» дәстүрлі формасы бар
• жолдың ортасында бас әріппен жазылады

Маңызды: аббревиатураларды пайдалануға тыйым салынады!

3.Преамбула

• адресатты хаттың негізгі идеясымен таныстырады
• адресаттың хатта қамтылған кейінгі ақпаратты дұрыс қабылдауына дайындайды

4. Мәтіннің негізгі бөлігі кіріспеде баяндалған түйінді ойды негіздейді

Хаттың осы бөлігінде

• ұсыныстың/өтініштің мәнін нақты көрсетесіз
• дәлелдер келтіріңіз: фактілер, цифрлар, хат тақырыбы бойынша басқа да нақты мәліметтер. сарапшы пікірі, жеке оң/теріс тәжірибесі

Дәлелдеуді жеңілдету үшін келесі диаграмманы пайдалануға болады:

Маңызды: Соңғы абзацта белгілі бір қадамды немесе күтілетін нәтижені көрсететін сөз тіркесі болуы керек және адресатты әрекетке шақыруы керек.

5. Қорытындылай келе:

6. «Қол қою» терезесінде адресат туралы ақпарат көрсетілуі тиіс:

• қызмет атауы

Жазу стилін таңдауда қалай қателеспеу керек?

Іскерлік хат алмасуда сіз жазу стилі мен адресатпен қарым-қатынас реңкіне қатысты таңдау жасауыңыз керек. Сіздің хабарыңыз қаншалықты құрғақ, ресми немесе керісінше, қаншалықты жанды, жылы және адами болуы керек?

• Іскерлік корреспонденциядағы жеке стиль хат жазған адамның жеке қасиеттерін атап көрсетеді
• Ресми стильді қолданғанда фактілер келтіріліп, олардың негізінде тиісті қорытындылар жасалады.
• Жеке стиль хат авторы мен адресат арасындағы тең жағдайда қарым-қатынасты білдіреді
• Ресми стиль анық командалық тізбекті және хатты оқырман санауға мәжбүр ететін күшті көрсетеді.

Таңдау дұрыс стильіскерлік хаттағы қарым-қатынас, ойланыңыз:

• Сіз және сіздің алушыңыз қандай салмақ санаттарындасыз?
• сіз бейбіт келіссөздер жүргізгіңіз немесе күш позициясынан қысым жасағыңыз келеді

Таңдалған стильді қалай ұстану керек?

Жеке стиль

• Жалқы есімдердің болуы: мен, біз, сен
  Мысалы: Мен сізден кешірім сұраймын және осындай қателіктер енді қайталанбасын деп шын жүректен үміттенемін.
• Тікелей өтініштер мен өтініштер
  Мысалы: Жеке заттарды қараусыз қалдырмаңыз
• Эмоционалды бағалау өрнектерін қолдану: жұлдызды жас, саңырау сәтсіздік

Ресми стиль

• Жалқы есімдерді дерексіз зат есімдермен ауыстыру
  Мысалы: Кинотеатр әкімшілігі кешкі шоу кестесін өзгерткені үшін шын жүректен кешірім сұрайды
• Жеке өтініштер мен өтініштерді өтініштермен ауыстыру
  Мысалы: Жеке заттарды қараусыз қалдырмаңыз
• Жалпы бюрократияны қолдану: Осыған байланысты назарларыңызға ұсынамын

Ресми стиль, егер сіз алғыс хат немесе көңіл айту хатын, яғни сезіміңізді білдіру қажет іскерлік хаттарды жазып жатсаңыз, мүлдем жарамайды. Сұраныс немесе ұсыныс хат жазған жағдайда жеке стильді ұстанған дұрыс.

Шағым хат дегеніміз не және оны қалай жазу керек? Оның басқа әріп түрлерінен айырмашылығы неде?

Маңызды: Хат жазған кезде адресаттың назарын одан қандай әрекеттер күтетініңізге аударыңыз. Сондай-ақ тапсырмаларды орындаудың нақты мерзімдерін көрсетіңіз.

Шағым хат үлгісі оны дұрыс құрастыруға көмектеседі:

Жауап хат деген не және оны қалай жазу керек?

Кеңес хаттарының екі түрі бар:

• бас тарту туралы хат
• оң жауабы бар хат

Хаттардың екі түрін де жасаудың екі жалпы ережесі бар (бастама хат дұрыс құрастырылған жағдайда):
1. Жауап хатта бастама хаттың сөздік қоры мен сөйлеу үлгілері сақталады
2. Жауап хат мәтінінде туралы ақпарат болмауы керек

• бастама хаттың жасалған күні
• оның тіркеу нөмірі

Төменде достық және дұрыс бас тарту хатының мысалы келтірілген:

Дегенмен, бас тарту әрқашан жұмсақ болуы керек емес. Қатал және қатал қарым-қатынас стилі қажет болатын жағдайлар бар. Төменде қаттыдан жұмсаққа дейінгі барлық жағдайларға арналған бас тарту хаттарының үлгісі берілген:

Ақпараттық хат: оның жауап хаттары мен шағым хаттарынан айырмашылығы

Ақпараттық хат көп функциялы:

• есептер (мысалы, прейскуранттардағы баға өзгерістері туралы)
• хабарлайды (директорлар кеңесінің мүшелерін қайта сайлау туралы)
• хабарлайды (тауарды жөнелту туралы)
• мәлімдейді (ниет туралы)
• растайды (тауарды алу)
• еске салады (келісімшарт бойынша қабылданған міндеттемелерді орындау туралы)
• жарнамалайды және хабарлайды (жалпы компания туралы, атап айтқанда тауарлар/қызметтер туралы)

Мүмкін ең өзекті мәселеБүгінгі таңда жарнамалық-ақпараттық хатты қалай дұрыс құрастыру керек деген сұрақ туындайды.

1. Құрылымның болмауы
2. Хат мәтінінде жаргон немесе бейресми тілдің болуы
3. Шапшаң дизайн
4. Орфографиялық, синтаксистік, стильдік қателердің көптігі
5. Хатта сенімді фактілер мен объективті ақпараттың болмауы
6. Сыпайылықтың негізгі ережелерін бұзу (әсіресе шағым хаттарда)
7. Мәтінде ыңғайсыз және түсініксіз сөйлемдердің қолданылуы
8. Материалды баяндаудағы логиканың болмауы
9. Қысқартуларға түсініктемелердің болмауы
10. Мақсатсыз құрастырылған мәтіннің жалпы бұлдырлығы

Іскерлік хаттар туралы тағы не білу керек?

1. Қазіргі іскерлік корреспонденциялар үшін мәтін құраудың блоктық құрылым әдісі қолданылады.
Бұл әдіс уақытты үнемдейді және қолдайды жалпы стильбарлық бизнес құжаттары. Әдістің ерекшелігі - ашық тыныс белгілері немесе нүктелердің/үтірлердің болмауы (мысалы, тізімдерді жасау кезінде)

2. Хаттың тақырыбы үшін sans-serif қаріпін (мысалы, Arial) пайдалануға болады. Мұндай шрифт бейсаналық деңгейде тұрақты және берік ретінде қабылданады.

3. Негізгі мәтінде Serif қаріптері (Times News Roman) қолданылуы керек. Серифтер көздің әріптен әріпке ауысуын жеңілдетіп, оқуды тездетеді.

Маңызды: Әрқашан тек қолмен жазылатын әріптер бар!
Бұл құттықтау хаттар, көңіл айту хаттары, алғыс хаттар

Үлкен саны пайдалы ақпаратІскерлік хаттардың мәтіндерін жасау туралы Саша Карепинаның бейнежазбасынан табуға болады.

Бейне: ілеспе хаттар мен түйіндемені қалай жазу керек

Бейне: «Ертегішілерден сабақ». Мәтіндерді сату құпиялары

Іскерлік корреспонденция кез келген бизнестің ажырамас атрибуты болып табылады. Әрбір кәсіпорынның қызметкерлері әріптестерімен және клиенттерімен, жеткізушілермен және тұтынушылармен байланысады. Жалпы, кез келген кеңсенің күнделікті жұмысына хат алмасуға қатысу да кіреді.

Кәсіпорындар мен ұйымдардағы қызметкерлердің көпшілігі күн сайын көптеген хабарламалар жіберіп, қабылдайтынымен, оларды жасау кезінде барлығы бірдей белгіленген нормалар мен ережелерді сақтай бермейді. Іскерлік хатты дұрыс әрі дұрыс жазу оңай шаруа емес екен. Дүние жүзінде құжат айналымына қатысты бірқатар талаптар мен үлгілер қолданылады. Олар іскери хат жазу ережелерін, сондай-ақ пішімдеуге қатысты негізгі мәселелерді қамтиды.

Үшінші тарап ұйымына немесе көрші бөлімдегі әріптесіңізге хабарлама жазғанда, сіз қатаң стильді ұстануыңыз керек (мұндай шектеулер жоқ достық хат алмасуды қоспағанда). Тым көп қолданбаңыз эмоционалды сөздертіпті транзакцияның маңыздылығын немесе сыналған өнімдердің қуанышын сипаттау үшін. Іскерлік хат анық, қысқа және әділетті болуы керек.

Хабарлама адресаттан басталуы керек. Егер ол үшінші тарап ұйымының қызметкеріне арналған болса, оның аты-жөнін, алушының лауазымын, сондай-ақ оның толық аты-жөнін міндетті түрде көрсету керек. Құжат компания ішінде қалған жағдайда инициалдары бар тегі жеткілікті (сіз өз лауазымыңызды қоса аласыз).

Үшінші тарап ұйымына іскерлік хат компанияның бланкісінде болуы керек (электрондық немесе қағаз түрінде жіберілгеніне қарамастан). Егер ол жоқ болса, құжаттың «тақырыбында» жіберушінің мәліметтерін көрсетуге болады.

Мәтін құрастыруды бастамас бұрын оның құрылымы туралы ойлану керек, жазудың негізгі түйіндері мен мақсаттарын анықтау керек. Бұл жазу процесін айтарлықтай жеңілдетеді. Хат жіберушінің тегін ғана емес, оның лауазымын, сондай-ақ ол өкілдік ететін компанияның атауын көрсететін қолмен аяқталуы керек.

Әлеуетті клиентке немесе серіктеске ұсыныс жіберген кезде, сіз міндетті түрде олардың ынтымақтастығы үшін алғыс білдіріп, әрі қарай бірлесіп жұмыс істеуге үміттенуіңіз керек.

Іскерлік хат алмасуда қолданылатын ережелерден басқа, ұсыныстар да бар. Мысалы, белгілі бір адамға арналған кез келген құжат аты-жөнінің аты-жөні мен аты-жөнінің инициалдарынан емес, «құрметті» деген сөзден басталуы керек. Әріптерде қысқартуларды пайдаланудың қажеті жоқ, мысалы, «uv» деп жазыңыз. немесе адресаттың лауазымын немесе жұмыс орнын қысқарту.

Халықаралық құжат айналымы ең қиын болып саналады, өйткені әр мемлекетте қарым-қатынастың өзіндік нюанстары бар, ал шетелдік серіктестермен хат алмасу тілі әрқашан хатты жазған адамға түсінікті бола бермейді, сондықтан сіз осы компанияның қызметтерін пайдалануыңыз керек. аудармашылар. Мұндай маманның қызметіне жүгінбес бұрын, оның ағылшын тілінде іскерлік хат жазуды білетін-білмегенін анықтау керек. туралы айтып отырмызбанальды сөзбе-сөз аударма туралы. Шетелдік құжат айналымын үнемі жүргізуді жоспарласаңыз, жеткілікті білімі бар қызметкерді жалдаған дұрыс шет тіліоған іскерлік хат жазу.

Тұтастай алғанда, тапсырмаға қол жеткізу көбінесе құжаттың қалай құрастырылғанына және оның қалай құрастырылғанына байланысты. Сондықтан қарым-қатынас кезінде іскерлік этикеттің маңыздылығын ешқашан бағаламаңыз.

IN Соңғы уақытэлектрондық пошта барлығын алады үлкенірек орыніскерлік хат алмасуда. Оның артықшылықтары айқын: тиімділік, қолжетімділік және пайдаланудың қарапайымдылығы. Соны есте сақтау керек электрондық хат алмасуөзіндік нюанстары бар.

Хаттарды қабылдау

1. Электрондық поштаңызды күніне кемінде 2 рет - таңертең және түстен кейін тексеріңіз. Әйтпесе, сіз басқа адамдардың жұмысын тоқтатып, мәселелердің шешілуін кейінге қалдыра аласыз;
2. Егер сіз хат алсаңыз, бұл оны біреу жіберіп, қандай да бір себептермен жасағанын білдіреді. Сондықтан келіп түскен хаттарды оқу керек. Әрине, бұл жерде спам қарастырылмайды;
3. Егер сіз менеджер болсаңыз, жұмыс күніңіз күні бойы жүктелмейтін және поштаны автоматты түрде тексеретін электрондық пошта клиентін іске қосудан басталуы керек. Поштаны автоматты түрде жеткізуді/алуды кемінде 10 (немесе жақсырақ 2 - 3) минут сайын орнату;
4. егер сіз өте бос емес болсаңыз және хат алсаңыз, оның кімнен екенін, тақырыбын бағалаңыз және оны қарап шығыңыз - бұл сізге хаттың шұғыл жауап беруді қажет ететінін немесе сәл күте алатынын тез түсінуге көмектеседі;
5. ең қарапайым және тиімді әдісзаттарды жылжытыңыз және пошта үйінділерін жинамаңыз - хаттарға дереу жауап беріңіз. Сондықтан, егер сіз үзіліске жол бермейтін әңгіме немесе басқа әрекетпен айналыспасаңыз, хатқа дереу жауап беріңіз.

«Кімге», «Көшірме», «Жасырын көшірме» өрістері

«Кімге», «Көшірме» және «Жасырын көшірме» өрістерін түсіну, есте сақтау және дұрыс пайдалану керек. Сіздің хатты алған кездегі әрекеттеріңіз немесе алушының әрекеті осыған байланысты.

1. «Кімге». Егер сіз сұрақ жіберсеңіз, сіз «Кімге» өрісінде көрсетілген адресаттан жауап күтесіз. Егер сіз алушы болсаңыз, жауап беруіңіз керек. Яғни, хат және ондағы ақпарат немесе сұрақтар тікелей осы өрісте көрсетілген алушыға жіберіледі.
2. «Көшіру». Бұл саладағы алушылар ақпарат алу үшін хат алады немесе «куәгер ретінде шақырылады». Көшірмелерді алушы болмауы керек жалпы жағдайхатқа жауап беру. Сонымен қатар, мұндай қажеттілік туындаған кезде, «Кешіргенім үшін кешіріңіз» деген сөзден бастау сыпайы болып саналады.
3. «Жасырын көшірме». Хаттың «Жасырын көшірме» жолында көрсетілген тұлғаға жіберілгені негізгі алушыға да, көшірмеде тұрғандарға да белгісіз болады. Бұл өріс сонымен қатар мекенжайлық кітапшаңыз барлық алушыларға белгілі болмауы үшін жаппай жіберу үшін пайдаланылады.

Жауап беру кезінде «Барлығына жауап беру» түймесін ұмытпаңыз - бұл бастапқы хатты алушылардың көшірмелерін сақтайды және сіздің жауабыңыз олардан өтпейді. Сіз әрқашан қажетсіз алушыларды жоя аласыз немесе басқаларды қоса аласыз.

Алынған хатта «Кімге» жолында екіден көп алушы болса, бұл осы корреспонденттердің екеуі немесе олардың кез келгені жауап беруі керек дегенді білдіреді. Кім жауап беру керектігін шешіңіз. Дегенмен, «Кімге» өрісінде екіден көп алушы бар хаттарды жіберген кезде абай болыңыз: егер сіз бәріне хат жіберсеңіз, ешкімнен жауап алмау қаупі бар.

Тақырып өрісі

Бұл өрісті бос қалдырмау керек. Сіз хат алысатын адамдар күніне жүздеген электрондық хаттарды алуы мүмкін және электрондық пошта мазмұнының маңыздылығын жылдам бағалау үшін осы өрісті пайдаланады.

Тақырып жолы хаттың тақырыбын қысқаша көрсетуі керек. «Сұрақ», «Сәлеметсіз бе!» сияқты тақырыптар немесе бос тақырыптар сіздің бастаушы екеніңізді немесе іскерлік хат алмасуда негізгі дағдылардың жоқтығын көрсетеді.

«Жазудың маңызы»

Егер хатта шұғыл өзгерістер туралы ақпарат, келісім-шарт мәтіні немесе бірінші кезекте назар аудару керек басқа ақпарат болса, «жоғары» маңыздылықты пайдаланыңыз, бұл кіріс жәшігіндегі хатты бөлектейді.

• «Жоғары» маңыздылықты босқа қолданбаңыз!
• Іскерлік корреспондентке жеке хат немесе күлкілі және іскерлік емес суреті немесе сілтемесі бар хат «төмен» маңыздылығымен белгіленуі керек.

Жауап жазу

1. Сәлемдесуден бастаңыз, бұл әдептілік.
2. Адаммен бір тілде сөйлесіңіз. Бұл тек орыс/ағылшын тіліне ғана емес, мәтіннің формасына да қатысты. Ресми хатқа бейресми жауап жауап берушіні сыйламау және өзінің төмен мәдениетін көрсету болып табылады.
3. Мобильді құрылғылардан электрондық хаттарды жіберуді қоспағанда, транслитерацияны пайдаланбаңыз. Егер сіздің электрондық пошта клиентіңіз орыс тілін қолдамаса немесе кодтауды бұзса, жауап мәтінін қосымшаға тіркеңіз.
4. Іскерлік хат нақты, нақты және қысқа болуы керек.
   • Дәлдік– сіз айтып отырған нақты мәліметтерді көрсетіңіз (мысалы, жиналыс күні, жиналыс күн тәртібінің тармағы, басқа электрондық поштаның күні мен тақырыбы немесе файл атауы).
   • Ерекшелік– хаттан алушыдан НӘЛ НЕ талап етілетіні анық болуы керек.
   • Ықшамдық. Кім анық ойласа, ол анық сөйлейді, ал сенің алушың оны көреді. Сондықтан үш сөйлеммен жазуға болатын нәрсені үш бетке қоймау керек. Лаконикалық іскерлік мәтін– бұл құрғақтық емес, уақытты үнемдеу және ойдың дәлдігі.
5. Егер хатта бірнеше сұрақтар, тақырыптар немесе тапсырмалар болса, оларды құрылымдаңыз және оларды бөліңіз. Үздіксіз «сабын ағынын» оқу қиын және сіз хаттың негізгі сұрағын жіберіп алуыңыз мүмкін.
6. Хатта берілген өтініштерге мүмкіндігінше дәл жауап беріңіз. Сұранысқа немесе тапсырмаға жауап: «Орындаймыз!» толық емес «Мынадай күнге дейін жасаймыз», «сонша күннен кейін», «осындай оқиғадан кейін» - бұл нақтырақ әрі нақты жауап.
7. Мәтінде қателер болмауы керек! Теру қателері қорқынышты емес, бірақ егер сіз әр әріпте сөздерді қате жазсаңыз, ол өте тез байқалады және бизнес серіктес ретіндегі имиджіңізге жағымсыз із қалдырады.
8. Ешқашан жазғаныңызды оқымай хат жібермеңіз! Жауабыңызды оқып шығыңыз және оның қысқа, нақты, анық, нақты және грамматикалық қателері жоқ екеніне көз жеткізіңіз. Барлық қажетті алушылардың көрсетілгенін және олардың «Кімге» және «Көшірме» өрістерінде дұрыс орналастырылғанын тексеріңіз. Грамматикалық қателерді тексеріңіз.
9. Түпнұсқа хаттың мәтінін келтіріңіз.
10. Толық дәйексөз келтірген кезде (егер сіздің жауабыңыз хатқа толық болса) жауап мәтінін хаттың соңына емес, БАСЫНДА жазыңыз!
11. Жауаптарыңыз нүкте бойынша болса, дәйексөзді жоғарғы және төменгі жағындағы бос жолдармен бөліңіз.

Қосымшалар

1. EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR пішіміндегі файлдарды әріптерге тіркемеңіз - көптеген электрондық пошта клиенттері немесе серверлері мұндай тіркемелерді қатты блоктайды және алушы оларды ешқашан оқымайды. Оларды мұрағатқа (zip, rar) қабықшадағыдай орап, осы пішінге салыңыз.
2. 2-3 мегабайтқа дейінгі қосымшаларды ескертусіз жіберу қалыпты деп саналады. Қосымшаны жібергіңіз келсе үлкенірек өлшем, корреспонденттен мұндай файл оның сервері арқылы өтетінін немесе оның пошта жәшігіне сыйатынын тексеріңіз.
3. Күмәнді мазмұнды инвестициялаудан аулақ болыңыз: біріншіден, корреспондент сіздің талғамыңызбен бөліспеуі мүмкін, екіншіден, пошта цензурасы қолданылатын ұйымда жұмыс істейтін адамға қиындық тудыруы мүмкін.

Электрондық қолтаңба

1. Оның болуы пайдалы (онда сіздің байланыс ақпаратыңыз бар) және бұл сіздің кәсіби шеберлігіңізді көрсететін жақсы форма.
2. Қол қою 5-6 жолдан аспауы керек. Ол кем дегенде аты-жөніңізді қамтуы керек. Сонымен қатар, телефон нөміріңізді, электрондық пошта мекенжайыңызды, компанияның аты-жөнін және физикалық мекенжайын, сондай-ақ оның веб-сайтының мекенжайын көрсеткен жөн.
3. Электрондық қолтаңбаның екі нұсқасы бар: толық қолтаңбасы бар бастамашылық (өз) хаттар үшін

Іскерлік хаттың айқын құрылымы болуы керек, оның артықшылықтары:

• сіздің және алушының уақытын үнемдеу;
• адресаттың хатты оқып, оның мәнін дұрыс түсінуіне кепілдік беру;
• түсінікті, нақты жауап алу.

Іскерлік хаттың құрылымы

Апелляция

Ол хаттың жоғарғы жағында орналасқан және адресаттың лауазымы мен толық аты-жөнін қамтиды. Ресми іскерлік хат-хабарлар үшін стандартты мекенжай «Құрметті» болып табылады, ол бас әріппен және парақтың ортасында жазылады. Сосын не жазып, кімге жазғанына байланысты нұсқалар көп. Осылайша, Ресейде адамдарға аты мен әкесінің аты бойынша, батыстық корпоративтік мәдениеті бар компанияларда - жай атымен жүгіну әдеттегідей. Егер сіз өзіңіздің серіктесіңізді танитын болсаңыз, оған былайша жүгінуіңізге болады: «Құрметті Андрей Петрович», егер білмесеңіз, «Құрметті Смирнов мырза». Айтпақшы, адамға сөйлеген кезде «мырза» сөзін «мырза» деп қысқартуға болмайды. Ешбір жағдайда «Құрметті А.П. Смирнов мырза» деп жазуға болмайды. «Андрей Петрович» немесе «Мистер Смирнов».

Егер сіз роялтиге, діни конфессиялардың өкілдеріне, президенттерге және парламент депутаттарына жазбасаңыз әртүрлі елдер, өзіңізді бақытты деп санаңыз. Олар үшін ресми түрлендіру формулалары және әрбір дәреже үшін арнайы формулалар бар. Мұндай хатты жібермес бұрын таңдалған хабарлама адресаттың күйіне сәйкес келетінін мұқият тексеріңіз. Әскери қызметкерлерге: «Құрметті жолдас полковник» деп жазуды есте сақтау оңайырақ, тіпті егер бұл полковник әйел болса да. Бірақ «Ханымдар мен мырзалар» мекенжайы зайырлы, сондықтан оны сән салонының ашылуына шақыру үшін қолданған дұрыс. Егер сіз біреуді іскерлік презентацияға шақырсаңыз (мысалы, жаңа бұрғылау қондырғылары), онда қалыптасқан тәжірибеге сәйкес барлығына ортақ «Құрметті мырзалар» мекенжайы қолданылады. Бұл жағдайда бұл ұйымда әйелдердің де жұмыс істеуі маңызды емес.

Мысалы:

бас директорға
«Конкорд» ЖШС
Добровольский П.И.

Құрметті Павел Ильич!
немесе
Құрметті Добровольский мырза!

Кіріспе

Хаттың мақсатын, жазуға түрткі болған себебін көрсететін бірінші абзацты құрайды. Кіріспемен танысқаннан кейін адресат хаттың мәнін түсінуі керек Мысал: Сіздің компанияңыз бізге жеткізіп отырған жиһаз өндірісі үшін шикізаттың сапасына көңілі толмайтындығымды білдіру үшін хат жазып отырмын және сіздердің әрекеттеріңізге сенемін. жағдайды тез арада жақсы жаққа өзгертуге және бізге келтірілген шығынның орнын толтыруға бағытталған.

Мысалы:Үшін өткен айда, ағымдағы жылдың екінші маусымынан бастап шикізаттарыңыздың әрбір партиясының 10-15 пайызы ақаулы. Бұл фактілерді біздің компанияның мамандары тиісті түрде құжаттаған. Осы хатқа құжаттардың көшірмелері қоса беріледі. Ақаулы шикізатты алудан біздің компанияның шығыны шамамен 1 миллион рубльді құрайды. Біз «Конкорд» жауапкершілігі шектеулі серіктестігімен бес жылдан бері жұмыс істеп келеміз, осы уақытқа дейін шағымдануға негіз болған жоқ. Мұндай жағдайда біз өз шығынымызды толық өтеуді талап етеміз. Қажет болса, бас тартылған шикізатқа бірлескен сараптама жүргізуге дайынбыз.

Қорытынды

Барлық жазылғанның қысқаша мазмұны мен хатқа логикалық қорытынды жасау үшін қажет.

Мысалы:Сіз бұл жағдайды түсінетініңізге сенімдімін және жақын арада біздің ынтымақтастығымыз қалпына келеді.

Қол қою

Хат адресаттың қолымен (лауазымы + аты-жөні) аяқталады, оның алдында «Құрметпен» стандартты сыпайы нысаны қойылады. Опциялар да мүмкін: «Құрметпен», «Нәтижелі ынтымақтастыққа үмітпен», «Ынтымақтастық үшін алғыспен» және т.б. Хатқа қол қою кезінде адресат пен адресаттың дәрежесін ескеру маңызды. Бас директордың атына жіберілген хатқа бас директор немесе, кем дегенде, оның орынбасары қол қоюы керек. Бұл жағдайда қол қою оның декодтауына сәйкес болуы керек: директордың орынбасары директордың фамилиясының жанына қиғаш сызық қойып, өз атымен қол қоятын жағдайға жол берілмейді.

Мысалы:Құрметпен, «Заря» жиһаз фабрикасының бас директоры Киселев А.Д

P.S

Постскрипт (P.S.) – қол қойылғаннан кейінгі хаттың соңындағы постскрипт – іскерлік хат алмасуда өте сирек қолданылады. Ол алушыны хабардар ету үшін қызмет етеді маңызды оқиға, хат жазылғаннан кейін орын алған немесе оған хат тақырыбына жанама қатысы бар ақпаратты жеткізіңіз.

1-мысал: P.S. 3 сағат бұрын қабылданған шикізат партиясындағы ақаулардың пайызы 17%-ға дейін өскенін хабарлаймын!

2-мысал: P.S. Біздің шикізатты қабылдау бөлімінің бастығы ертең сағат 14:00-де кәсіпорыныңызда мамандарыңызбен кездеседі.

Қолданбалар

Қосымшалар хаттың негізгі мәтініне қосымша болып табылады, сондықтан жеке парақтарда ресімделеді - әрбір қосымша өз парағында. Оларды жазудың ережелері жоқ.

Іскерлік хат алмасуға арналған стандартты сөз тіркестері

Ескертулер

• Жеткізудің кешігуі... себеп болғанын хабарлаймыз...
• Зауыт басшылығы шешім қабылдағанын хабарлаймыз...
• Сіздің ұсынысыңыз қабылданғанын хабарлаймыз.
• Сізге хабарлаймыз, біз...
• Сізге хабарлаймыз...
• Өкінішке орай, мүмкін емес екенін хабарлаймыз...

Мотивтерді түсіндіретін сөз тіркестерінің үлгілері (Стандартты іскерлік хаттың басындағы ең көп таралған тіркестер)

Хаттамаға сәйкес...
• Меншікті қорғауды күшейту мақсатында...
• Сіздің өтінішіңізге жауап ретінде...
• Телефон арқылы сөйлескенімізді растау үшін...
• Келісімді растау үшін...
• Техникалық көмек көрсету мақсатында...
• Қиын жағдайға байланысты...
• байланысты бірлескен жұмыс…
• Тапсырыс берушінің хатына сәйкес...

Егер автор заңды тұлға болса, онда әрекеттер:

1. Үшінші жеке тұлға, мысалы:
   • Заря зауыты қарсы емес...
   • Ресей-ағылшын бірлескен кәсіпорны «Союз К» ұсынады...
   • Naiv кооперативі кепілдік береді...
2. Үшінші адам көпше, мысалы: «Заря» зауытының басқармасы мен кәсіподақ комитеті шын жүректен сұрайды...
3. Бірінші жақ көпше:
   • Өтінемін...
   • Біз растаймыз...
   • Біз хабарлаймыз...

Егер автор жеке тұлға болса, онда әрекеттер беріледі:

1. Бірінші жеке тұлға, мысалы:
   • Сіздің ақпаратыңыз үшін…
   • Сұрау…
   • Мен сізге хабарлаймын ...
2. Бірінші жақ көпше түрі, мысалы:
   • Біз мақұлдаймыз...
   • Сіздің телеграммаңызды алдық...
   • Құттықтаймыз...
   • Біз қолдаймыз...

Сұраныс

• Жұмыс барысын тексеріңіз...
• Әрекет етуіңізді сұраймыз…
• Өнімділік деректерін беріңіз...

Құжаттарды немесе материалдық құндылықтарды жіберу

• Біз машина құрастыру сызбаларын жібереміз...
• Біз сізді қызықтыратын құжаттарды тіркелген пошта арқылы жібереміз...
• Біз қол қойған келісім-шартты жібереміз...

Растау

• Тапсырысыңызды алғаныңызды ризашылықпен растаймыз және оны орындауға кірісеміз...
• Біз техникалық сипаттамаларды алғанымызды растаймыз...
• Заря зауыты жабдықты жеткізу шарттарын растайды...

Ұсыныс

• Біз сізге ұсына аламыз…
• Сатып алуға шақырамыз…
• Біз сізге ұсына аламыз...

Шақыру

• Сіздерді жобаны талқылауға қатысуға шақырамыз...
• Мәселені талқылауға қатысуыңызды сұраймыз...
• Сіздің компанияңыздың өкілін келуге шақырамыз…

Ұсынудан (жобадан) бас тарту және қабылдамау

• Құнды құрылыс жобалары үшін сіз жіберген титулдық тізім жобасын келесі себептерге байланысты біз бекіте алмаймыз.
• Сіздің ұсынысыңыз (жобаңыз) келесі себептерге байланысты қабылданбады...

Еске салғыш

• Естеріңізге сала кетейік, бірлескен жұмыс жоспарына сәйкес...
• Естеріңізге сала кетейік,... сәйкес...
• Сіздің өтелмеген төлеміңіздің сомаларын еске саламыз...
• Қолжазбаны тапсыру мерзімі аяқталатынын еске саламыз...

Кепілдіктер

• Біз төлемге кепілдік береміз.
• Біз мерзімдерге кепілдік береміз.
• Өнімдердің сапасына кепілдік береміз.

Өз позициясын түсіндіру

• Бұл мәселе бойынша біздің өтініштеріміз оң нәтиже бермеді.
• Дизайнға еш қарсылығымыз жоқ.
• Біз сізге тауарды жеткізе алмаймыз... келесі себептерге байланысты:...

Екінші тараптың әрекетін түсіндіру

• Мұндай кешігу әкелуі мүмкін ...
• Сіздің зауытыңыз қалыптарды жөнелтуді неге кешіктіріп жатқаны мүлдем түсініксіз...
• Сіз берген уәделер орындалмайды.

Қорытынды сөздер

• Өтінішіміз орындалады деп сенеміз.
• Біз одан әрі ынтымақтастықты күтеміз.
• Сәттілік тілегімен.
• Жауабыңызды кешіктірмеуіңізді сұраймыз.
• Жауапты кешіктіргеніміз үшін (қате үшін) кешіріңіз.

Іскерлік хат алмасудың этикалық стандарттары

Іскерлік хат алмасу, адамдардың өзара қарым-қатынасының кез келген басқа нысандары сияқты, этикалық ережелер мен нормалардың жиынтығына негізделеді, олардың ең бастысы - «СЕРІКТЕСІҢІЗГЕ ДҰРЫСТЫҚ ЖӘНЕ ҚҰРМЕТ». Хаттың мақсаты шағымды білдіру болса да, оның мәтінінде контрагентіңізді ренжітетін дөрекі сөздер немесе дұрыс емес өрнектер болмауы керек. Алушының қадір-қасиетін сақтауға қамқорлық жасай отырып, сіз өзіңізді сақтайсыз.

• хабарламаны бас тарту туралы мәлімдемеден бастаңыз. Ең алдымен, қабылданған шешімнің себебін айтып, белгілі бір жағдайларда мәселені қарауға қайтаруға болатынын түсіндіру керек;
• адресатқа сұрақтың күтілетін нәтижесін жүктеңіз, мысалы: «Мәселені зерттеп, оң шешіңіз» немесе «Осы кандидатураны мақұлдаңыз»
• адресатты шешім қабылдау кезінде «шұғыл», «жедел», «қысқа мерзімде» сөздерімен асығуға шақыру. Әдептілік формулаларын қолданған дұрыс: «Мен сізден осындай және мына күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын», «Шешіміңіз туралы дереу хабарлауыңызды сұраймын»
• адресатқа оның ойдан шығарылған немқұрайлылығы, біліксіздігі туралы, хат мәтініне «Мен мұқият зерделеуді ұсынамын...» деген сөзді енгізу.

Іскерлік хаттарды алушы үшін этикалық нормалар тұрғысынан міндетті талаптар:

• жауап беру нысанынан бас тарту, онда авторға сұрау хаты немесе ұсыныс хаты оларға жауап ақпараты орналастырылған қайтарылады;
• жіберуші ұйымға жедел және нақты жауап беру. Жауаптың кешігуі немесе болмауы ынтымақтастыққа жатпайды деп санауға болады.

Жоғарыда аталған іскерлік хат алмасудың этикалық стандарттарын сақтау сізге ерлік жасауды талап етпейді және уақыт өте оңай және үйреншікті болады. Сонымен қатар, ол сізге әдепті адам ретінде бедел береді және тіпті қарсыластарды одақтасқа айналдыруды үйретеді.

Іскерлік хат жазудың жалпы ережелері

Құзыретті іскерлік хаттың құрылымынан басқа маңызды құрамдас бөлігі оның ұқыпты дизайны болып табылады.

Ақпараттық хат

Ақпараттық хат- Бұл адресатқа ресми ақпарат туралы хабарлайтын ресми хат.

Ақпараттық бюллетеньдің ұзындығы бір абзацтан бірнеше бетке дейін.

Әдетте, ақпараттық хаттарға ұйымның басшысы қол қояды, ал жаппай жіберілген жағдайда (мысалы, компанияның барлық клиенттеріне) оларда қолтаңба мүлдем болмауы мүмкін табиғат.

Анықтама– кез келген ресми ақпаратты немесе құжаттарды алу үшін жіберілген ресми хат.

Жалпы, сұрау хаттар сұрау хаттары сияқты құрастырылады. Сұраныс хаттарына әдетте ұйымның басшысы немесе ресми уәкілетті лауазымды тұлға қол қояды.

Сұраныс хатының мәтінінде материалдарды немесе ақпаратты ұсыну қажеттілігінің негіздемесі және сұрау салудың нақты мәлімдемесі болуы тиіс.

Сұраныс хаты жауап хатын талап етеді.

Жауап хат

Жауап хат – сұрау немесе сұрау хатқа жауап ретінде жазылатын қызметтік хат.

Жауап теріс (қабылдамау хаты) немесе оң болуы мүмкін.

Жауап хаттың мәтінінде сұрау хаты тіл тұрғысынан дұрыс жазылған жағдайда автор бастама хатта пайдаланған тіл мен сөздік қолданылуға тиіс.

Жауап хатының мәтініне келіп түскен хаттың сілтемесін қоспау керек («Сіздің хатыңызға _______#__…»).

Бастама хат туралы ақпарат жауап хаттың тіркеу нөміріне енгізілген бас тарту туралы негіздемемен бас тарту хатын бастаған жөн: «Байланысты...», өйткені теріс жауап негізді болуы керек. жай ғана түсініктемесіз сұраудан бас тарту.

Растау хаты

Растау хаты – адресаттың бұрын қол жеткізген келісімдерін, ниеттерін, ақпараттарды, құжаттарды немесе басқа материалдарды алуын және т.б. растайтын ресми хат.

Хаттың бұл түрінің негізгі тілдік формуласы: «Біз растаймыз (құжаттарды алу, алдын ала келісім, келісім беру ...)».

Алдын ала келісімді растау кезінде хат мәтінінде оның мәні қысқаша көрсетілуі керек.

Құжаттардың қабылданғаны расталса, оларды атау керек және т.б. Растау хаты сұраумен, тілекпен немесе ұсыныспен аяқталуы мүмкін.

Шағым хат

Шағым хат – мақсаты адресатқа шағым немесе наразылық білдіру болып табылатын бастамашылық іскерлік хат.

Қорытындылай келе, жағдайды түзету үшін нақты тілектер немесе ұсыныстар айтылуы керек.

Кепілдік хат

Кепілдік хаттар адресаттың мүдделерін қозғайтын белгілі бір уәделерді немесе шарттарды, автордың (жіберуші ұйымның) ниеттерін немесе әрекеттерін растау мақсатында адресатқа жазбаша кепілдіктер беруге арналған.

Кепілдік хаттар ұйымға немесе жеке тұлғаға арналған. Хат мәтінінде «кепілдік» сөзі мүлдем айтылмауы мүмкін, алайда хат кепілдікті қамтитын құжат болып қала береді.

Орындалған жұмысқа ақы төлеу, оның аяқталу мерзімі, жұмыстың сапасы, өнім сапасы, оны жеткізу мерзімі, алынған өнім үшін төлем және т.б. Бұл аспектілер мазмұнын құра алады толық әріп немесе оның құрамдас бөлігі ретінде хат мәтініне енгізілуі мүмкін.

Кепiлдiк хаттар шарттық сипаттағы құжаттарға мәртебесi бойынша сәйкес келетiнi жөнiнде айқын заңды болып табылады. Көбінесе төлемді растау үшін кепілдік хаттар беріледі.

Бұл жағдайда төлем жасалуы тиіс шарт нөмірі мен шот-фактураны көрсету міндетті болып табылады.

Кепілдік хаттар түсініктілігімен, дәлдігімен және бір мәнді тұжырымымен ерекшеленеді, өйткені біз адресатқа ұйымның немесе лауазымды тұлғаның атынан және атынан кепілдіктер беру туралы айтып отырмыз. Ол орындалатын операция түрін көрсетуі керек.

Мұндай хаттар адресатқа берілген кепілдіктердің мәні туралы мәлімдемеден басталуы мүмкін, мысалы: «Осы хатпен мен кепілдік беремін...».

Басқа жағдайларда кепілдік хатта автордың адресатқа белгілі бір кепілдіктерді беруге дайындығын мәлімдеу ниетінің себептері туралы мәлімдеме болуы мүмкін. Бұл жағдайда сәйкес мәлімдеме соңғы сөйлемде тұжырымдалады, мысалы: «Біз төлемге кепілдік береміз» немесе «Мен уақтылы және толық төлеуге кепілдік беремін».

Хаттардың бұл түрінің ерекшелігі автордың (мысалы, ұйым директорының) қолымен бірге қаржылық немесе басқа мәселелерге тікелей жауапты лауазымды тұлғаның қолының болуы болып табылады. Егер кепілдік хат сатып алу, көрсетілген қызмет және т.б. үшін төлеу міндеттемесі ретінде жіберілсе, онда ол міндетті түрде көрсетілуі керек. Банк деректемелерітөлеуші ​​ұйым.

Кепілдік хаттың негізгі фразасы келесі сөздер мен сөз тіркестерін қамтуы мүмкін:

• Біз кепілдік береміз...
• Біз кепілдік береміз...
• Серіктес компания кепілдік береді...
• Жеткізу кезінде қолма-қол ақшаны біздің мекен-жайға жіберіңіз (кепілдік түрі)…
• Төлемге кепілдік береміз...
• Біз осымен кепілдік береміз...

Түйіндеме

Түйіндеме – бұл жұмыс берушіге маманның толық және тиімді тұсаукесерін қамтамасыз етуге бағытталған іскерлік хаттың түрі.

Түйіндеме жазу кезінде сіз бірқатар ережелерді қатаң сақтауыңыз керек:

1. Өзіңді таныстыр
2. Білім
3. Жұмыс тәжірибесі
4. Мен қалаған жалақы деңгейін көрсетуім керек пе?
5. Мен өзім туралы қосымша ақпарат беруім керек пе?
6. Сізге жеке мәліметтер керек пе?
7. Түйіндемеңізді жұмыс берушінің талаптарына сәйкестендіріңіз
8. Іссапарларға деген көзқарас
9. Ұсыныстардың болуы
10. Ілеспе хат

Барлық компанияларға өзгеріссіз жіберуге болатын барлық жағдайлар үшін бір түйіндеме жоқ және болуы да мүмкін емес.

Әр жолы алдымен қандай қасиеттер бағаланатынын ойлану керек жаңа жұмыс, және түйіндемені сәйкесінше өзгертіңіз. Түйіндемеде бос орындар қалдырмаңыз.

Ең бастысы, түйіндеме қысқа болуы керек: бір-бір жарым беттен аспауы керек. Сіздің нақты және қысқа тұжырымдау қабілетіңіз көрсеткіш болып табылады жоғары деңгейжалпы мәдениет.

Түйіндемеде фотосуреттің болуы құпталады.

1. Ұйымдағы жұмыс фактісі мен мерзімдерін растау, қысқаша ақпарататқаратын лауазымдары мен атқаратын міндеттері туралы (жеке тұлғаның ұсыныс хаты үшін осы тармақта хат авторы ұсынылған тұлғаны қай мерзімге және қандай қызметте білетіні көрсетіледі). Міндеттер тізімінде ұсынылатын тұлғаның біліктілігі көрсетілуі керек. Егер ұсынылған адам әртүрлі лауазымдарды атқарса, онда атқаратын және атқарған лауазымдары туралы деректер лауазымдық міндеттеріәр уақыт аралығы үшін көрсетіледі. Мысалы:Сидоров Владимир Александрович «Вектор» компаниясында 1998 жылғы 12 наурыздан 2002 жылғы 16 наурызға дейін, оның ішінде 1998 жылғы 12 наурыздан 2002 жылғы 16 наурызға дейін - сауда және сатып алу бөлімінің меңгерушісі, 2002 жылғы 17 наурыздан 25 қарашаға дейін жұмыс істеді. сол бөлімде аға менеджер. Оның менеджер ретіндегі міндеттері құрамдас бөліктерді жеткізуді ұйымдастырудан, ал аға менеджер ретінде жинақтауыштарды жеткізуші компаниялар мен өндірістің өзара әрекетін ұйымдастырудан тұрды.
2. Ұсынылатын кәсіби, іскерлік және жеке қасиеттердің қысқаша сипаттамасы және оның ұйымдағы жұмысы барысында қол жеткізілген табыстары. Сенімді, сауатты, саналы және т.б. сияқты жалпы сөздерден бас тартып, ұсынылған адамды оның көзқарасы тұрғысынан сипаттайтын нақты фактілерге назар аудару керек. кәсіби қасиеттер, белгілі бір тапсырмаларды орындау қабілеті мұнда негізгі міндеттерді орындаудағы білім деңгейі мен ыждағаттылық, стандартты емес тапсырмаларды орындау қабілеті, тапқырлық, бастамашылық, оқу қабілеті, бейімделу қабілеті сияқты категорияларға назар аударуға болады. әртүрлі жағдайлар, эмоционалдық тұрақтылық, көшбасшылық қасиеттер Мұнда сіз ұсынылған адамның жұмысын оның әріптестерінің жұмысымен шамамен салыстыра аласыз, ол жеке әзірлеген және жүзеге асырған ең маңызды жетістіктерді, жобаларды көрсете аласыз. Мысалы:Мен бағдарламалық жасақтаманы өз бетімше меңгердім, өз бетімше және сәтті орындадым іскерлік кездесу, бағыныштыларды тиімді басқарды және т.б.
3. Жұмыс орнын ауыстыру себептері (ұйымнан кету, басқа жерге көшу). Бұл ұйым профилінің өзгеруі, бөлімшенің жабылуы, ұйымдағы кадрлық өзгерістер, тұрғылықты жерінің өзгеруі және т.б.
4. Қорытындылар. Ұсынылатын тұлғаның құзыреттілігін, іскерлік қасиеттерін, оның шығармашылық әлеуеті мен мүмкіндіктерін қысқаша және нақты бағалау мансаптық өсу. Белгілі бір лауазымды немесе лауазымдарды иелену бойынша ұсыныстар (кейбір жағдайларда, бұл жерде адамға қажетті лауазымға қаншалықты ұсынатыныңызды көрсеткен жөн: сөзсіз, қатаң, кейбір ескертулермен, ұсынбайды). Мысалы:Владимир Александрович Сидоров технологияны жетік меңгерген... (серверлік бағдарламалық қамтамасыз етумен жұмыс істеу тәжірибесі мол... немесе... корпоративтік клиенттермен өз бетінше жұмыс істей алады... және т.б.). Сидоров мырза орта буын кәсіпорнында бөлім бастығы, есептеу бөлімі бастығының орынбасары қызметтерін атқара отырып, бөлім бастығының міндеттерін тиімді атқара алады деп есептеймін.
5. Хатқа қол қойған адамның байланыс деректері. Бұл тармақ әсіресе жеке тұлғалардың ұсыныс хаттарына қатысты, өйткені бұл әбден мүмкін жаңа жұмыс беруші, оқыған ұсыныс хат, кейбір мәліметтерді нақтылағысы келеді.

Баспасөз хабарламасы

Пресс-релиз – БАҚ-қа арналған ақпараттық хабарлама, оның мақсаты осы оқиғаны БАҚ-та барынша көрсету үшін белгілі бір оқиғаға (болған немесе алдағы) назар аудару болып табылады.

Пресс-релиздерді компаниялар мен ұйымдардың баспасөз қызметтері құрастырады және жібереді және жазудың белгілі ережелері бар:

• құжаттың тақырыбында «Баспасөз релизі» деген сөз және оны тарату күні көрсетілуі тиіс;
• пресс-релиздің тақырыбы оның тақырыбын және ақпараттық хабарламаның хабарламасын барынша анық көрсетуі керек;
• пресс-релиз тақырыбының мәнін субтитрде толығырақ ашуға болады (бірақ оның болуы міндетті емес);
• пресс-релиздің бірінші абзацында міндетті түрде мынадай ақпарат болуы тиіс: ол не, қайда және қашан болған (болатын);
• Баспасөз хабарламасының көлемі машинкамен басылған мәтіннің бір жарым беттен аспауы керек. Бұл жағдайда ұйымның бланкісінің қолы мен төменгі колонтитулдарын қоса алғанда, бір бетпен шектелген жөн;
• Баспасөз хабарламасында жаңалықтар жасаушылардың – ұйымның жауапты спикерлерінің дәйексөздері болуы мүмкін;
• пресс-релиз ұйымның бланкісінде ресімделеді;
• Баспасөз релизіне қойылған қолда пресс-релиз тақырыбы бойынша қосымша ақпарат бере алатын байланыс тұлғасының толық аты-жөні және оның байланыс ақпараты: телефоны (мүмкіндігінше ұялы), электрондық поштасы, ICQ нөмірі көрсетілуі тиіс.

Құттықтау хат

«Құттықтау» пішімі жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады.

Ол құттықтау бланкісінде немесе ашық хатта ресімделеді және оны дайындауда шығармашылық көзқарас басым болуы мүмкін және болуы керек. Бұл хат мәтініне де, оның дизайнына да қатысты.

Құттықтаулар жеке (туған күніңізбен) немесе жаппай (мысалы, Жаңа жылыңызбен) болуы мүмкін.

Бірінші жағдайда адресаттың мекенжайы жеке болуы керек – аты мен әкесінің аты бойынша; екінші жағдайда, ол жалпы болуы мүмкін, мысалы, «Құрметті достар!»

Екі жағдайда да жіберуші құттықтауға жеке қол қоюы керек (жаппай құттықтауларды жіберу кезінде факсимиль қолданылады).

Жеке құттықтаулар

Жаппай құттықтаулар

Шақыру хаты

«Шақыру» пішімі жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады.

Ол ресми бланкіде немесе ашықхатта шығарылады және адресатқа белгілі бір нәрсе туралы хабарлауға арналған гала-шара, ол келуге шақырылады.

Шақыруда іс-шараның өтетін орны мен уақыты, сондай-ақ оның атауы туралы ақпарат болуы керек.

Шақыруда қолайлы дресс-код (мысалы, қара және галстук), сондай-ақ шақыру қолданылатын адамдар саны көрсетілуі керек.

Әдетте, шақыру жеке сипатта болады, бірақ ұстау кезінде бұқаралық іс-шаралартұлғасыз болуы мүмкін.

Жеке шақыру

Жаппай шақыру

Алғыс хат

«Рахмет» форматы жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады және адресатқа ризашылық білдіруге бағытталған.

Әдетте, алғыс ұйымның ресми бланкісінде шығарылады, бірақ ашықхат ретінде шығарылуы мүмкін.

Мәтін алғыс хатжіберушінің адресатқа ризашылығын білдіруге итермелеген оқиғаға сілтеме жасай отырып, қысқа, достық және ресми стильде жазылған. Қажет болса, адресаттың басқа да еңбегін атап өтуге болады, алғыс хат жіберушінің жеке қолымен және кейбір жағдайларда ұйымның мөрімен расталады.

Мысал:Ұлыбритания Премьер-Министрінің Кеңес төрағасына жолдауы Халық КомиссарларыКСРО (25 сәуір 1942 ж.) «23 сәуірдегі жолдауыңыз үшін мен сізге өте ризамын. Біз, әрине, Молотов мырзаның келуін құптайтын боламыз, онымен бірге көптеген пайдалы жұмыстар атқара алатынымызға сенімдімін. Мен бұл сапарға рұқсат беруіңізге өте қуаныштымын, бұл өте құнды болатынына сенімдімін».

Көңіл айту хаты

«Көңіл айту» пішімі жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады және басқа қайғылы оқиғаға немесе жоғалтуға қатысты адресатқа жанашырлық пен қолдау көрсетуге арналған.

Көңіл айту хабарламасын жазғанда дұрыс таңдау өте маңызды шынайы сөздер, оның қайғысында алушыны қолдауға шынымен қабілетті.

Сонымен қатар, болған оқиғаға қатысты өз сезімдеріңіз бен тәжірибелеріңізді білдіру маңызды.

Көңіл айту ресми бланкіде немесе арнайы ашық хатта мұқият, дұрыс стильде шығарылады және жіберушінің жеке қолымен куәландырылады.

Іскерлік хат- заңды және жеке тұлға бола алатын екі корреспонденттің арасындағы арақашықтықта байланыс, ақпарат беру үшін қолданылатын құжат.

Қызметінің сипатына байланысты менеджер немесе басқару маманы көптеген іскерлік хаттарды жазуы керек.

Іскерлік хаттарға мінездеме, түйіндеме, ұсыныс хаттар, еске алу және алғыс хаттар, сұхбатқа немесе презентацияға шақыру хаттары, бас тарту хаттары, талап арыздары, шағымдар және т.б.

Іскерлік хатты қалай дұрыс жазу керек

• іскерлік хатқа арналған қағаз сапалы, мүлдем таза, ұқыпты кесілген болуы керек;
• Іскерлік хаттың бланкісінде ұйымның логотипі, оның толық атауы, пошталық-телеграфтық мекенжайы, телефоны, факсы, электрондық поштаның адресіжәне банктік деректемелер;
• ресми іскерлік хаттар парақтың беткі жағында белгілерсіз басылады; біріншіден басқа барлық беттер араб цифрларымен нөмірленеді;
• парақтың сол жағындағы жиектің ені кемінде 2 см болуы керек, абзац сызықтың сол жақ жиегінен бес аралық шегініспен қызыл жолдан басталады; мәтін бір жарым-екі аралықпен басылады; Сөзді ораудан аулақ болған жөн;
• іскерлік хаттың жоғарғы оң жақ бұрышында жіберуші ұйымның мекен-жайы астында күні, мүмкіндігінше толық көрсетіледі (мысалы, 2007 жылдың 2 қаңтары);
• парақтың сол жағында ұйымның атауы немесе іскерлік хат жіберілетін тұлғаның тегі мен мекенжайы көрсетіледі;
• төменде, жолдың шетінен немесе парақтың ортасында сыпайы мекен-жай жазылады; мысалы, «Құрметті Иван Иванович»; мекен-жайдан кейін үтір қойылады, бірақ леп белгісі келесі фразаны қызыл жолдан және бас әріптен бастау үшін жиі қолданылады;
• іскерлік хат ынтымақтастық үшін алғыс сөздермен және оның жалғасуына үміт білдірумен аяқталады;
• қолы парақтың оң жағына қойылады, соңғы сыпайы сөз тіркесінен кейін, мысалы, «Құрметпен...», қол қоюшының тегі оның қолжазба қолтаңбасының астында басылады;
• кіріс корреспонденциялардың барлық түрлері бойынша қаулылар қарындашпен немесе бөлек қағаз парақтарында жасалуы тиіс; іскерлік хат ішінде мәтіні бар бүктеледі, ал ең маңызды іскерлік хаттар бүктелмейді, ол үшін олар үлкен қалың конверттерде жіберіледі;
• телеграфтық өтінішке 3 күн ішінде жауап беру керек, іскерлік хатқа – 10; егер өтініш егжей-тегжейлі қарауды қажет ететін болса, онда 3 күн ішінде іскерлік хаттың назарға алынғаны туралы хабарлап, 30 күн ішінде түпкілікті жауап беруіңіз керек.

• ойларды жеткізудің дәлдігі мен анықтығы - қысқа сөздер, қысқа фразалар, қысқа абзацтар
• мәтіннің түсіну үшін максималды қолжетімділігі, мәнін дәл және анық білдіретін қарапайым сөз тіркестерін қолдану
• сауаттылық
• дұрыстығы

Хат формасы

Хат нысаны ұйымның құрылтай құжаттарына байланысты келесі деректемелерді қамтиды:

01 - Ресей Федерациясының мемлекеттік елтаңбасы (02 - Ресей Федерациясының құрылтай субъектісінің елтаңбасы немесе 03 - ұйымның эмблемасы немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі))

04 - ұйым коды

05 - заңды тұлғаның негізгі мемлекеттік тіркеу нөмірі (ОГРН).

15 – адресат

18 - мәтіннің тақырыбы

19 - бақылау белгісі

20 - құжат мәтіні

Хат нысаны бөлшектердің бойлық немесе бұрыштық орналасуы негізінде жасалуы мүмкін.

Күріш. 1. Хат нысанының реквизиттерінің орналасуы (бұрыштық нұсқасы) (өлшемдері миллиметрмен көрсетілген)

Күріш. 2. Хат нысанының реквизиттерінің (бойлық нұсқасы) орналасуы (өлшемдері миллиметрмен көрсетіледі)

Өңдеу үшін ең қолайлы және парақ аймағын пайдалану тұрғысынан үнемді - бұрыштық пішін. Бұл жағдайда парақтың жоғарғы жағының оң жағы адресат, рұқсат мәліметтерін орналастыру үшін пайдаланылуы мүмкін

Бойлық әріптік пішінді ұйымның атауында басып шығарылған таңбалардың көп саны бар жағдайларда қолданған жөн, мысалы, пішіннің мәліметтері екі немесе одан да көп тілде берілген жағдайда болуы мүмкін. Бұл ретте реквизиттер сол жағында орыс тілінде, ал оң жағында мемлекеттік тілде бірдей деңгейде басылуы керек. Қолданылатын ұлттық тілдердің саны біреуден көп болса, мәліметтер жоғарғы жағында орыс тілінде, ал төменде орыс тілінде көрсетілуі керек. ұлттық тіл, сызықты оң жақ жиектің шетіне дейін ұзарту.

Хат нысаны ұйымға, құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға дайындалуы мүмкін.

Хат пішінінің дизайнының мысалдары:

Күріш. 3. Бөлшектердің бұрыштық (ортаға) орналасуы бар ұйымның хатының нысаны.

Күріш. 4. Бөлімдердің бұрыштық (жалауша) орналасуымен ұйымның хатының нысаны.

Күріш. 5. Бөлшектердің бойлық орналасуымен ұйымның хатының нысаны.

Жалпы құжат нысанының үлгілері келесі құжаттарда да берілген:

ГОСТ Р 6.30-2003 Бірыңғай құжаттама жүйелері. Ұйымдастыру-басқару құжаттамасының бірыңғай жүйесі. Құжаттарды дайындауға қойылатын талаптар (Б қосымшасы, В.2, В.3, В.4-суреттер)

Кеңседе жұмыс істеуге арналған стандартты нұсқаулар федералды органдаратқарушы билік, Ресей Федерациясының Мәдениет және бұқаралық коммуникациялар министрлігінің 2005 жылғы 8 қарашадағы № 536 бұйрығымен бекітілген (No 13, 14, 15, 16, 17, 18 қосымшалар).

Ресми хат

Әріптің тек қана қабық екенін түсіну маңызды жіберілген ақпарат. Ал жақсы хат жазу керек болса, хаттың формасынан бөлек, мазмұнына да мән берген жөн. Бұл шолуда біз хаттың формасын сипаттаумен шектелеміз.

Ресми хаттар стандартқа сәйкес келетін арнайы бланкілерде жазылады. Мұндай формалар үшін міндетті элементтердің (деталдардың) жиынтығы белгіленді, олар белгілі бір тәртіпте орналасуы керек.

Төменде ең жиі қолданылатын хат үлгілері берілген:

Ресми хаттың нысаны көбінесе тұрақты элементтері басылған қағаз парағы болып табылады. Бірақ соңғы уақытта стандартты пішіндер азырақ қолданыла бастады, өйткені барлық пішімдеуімен хатты принтерде басып шығаруға болады. Ресми хат хаттың «рамкасынан» және негізгі мәтіннен тұрады және негізгі мәтіннен басқа адресат туралы мәліметтерді қамтиды деп айта аламыз: жіберуші ұйымның толық және қысқартылған атауы, оның пошталық-телеграфтық мекенжайы. , телефон, факс және телетайп нөмірлері, хат алмасуға себеп болған сол хаттың немесе жеделхаттың нөмірі және т.б. Пішіндер бөлшектердің бұрыштық немесе бойлық орналасуымен болуы мүмкін.

Пішіннің дизайны техникалық эстетика принциптеріне сәйкес болуы керек, бұл өз кезегінде оның мазмұнын қабылдауға жақсы әсер етеді. Адам көзінің қасиетін ескерсек, оны түзету оңайырақ жоғарғы бөлігікез келген нысанның құжаттарын дайындау кезінде олардың жоғарғы бөлігін қаныққан, ал төменгі бөлігін «тұрақты» ету керек.

Үлгі нысандарының стандарттары құжаттаманың біртұтас жүйесіне кіретін құжаттар өрістерінің пішімдері мен өлшемдерін, сондай-ақ үлгі нысанының құрылымдық торын құруға қойылатын талаптарды, реквизиттер мен оларды орналастыру ережелерін белгілейді. Бірыңғай құжаттама жүйесіне енгізілген құжаттар нақты белгіленген аймақтарда орналасқан үш негізгі бөліктен тұрады. Құжаттың мұндай орналасуы оның мәтінін қабылдаудың қажетті жылдамдығын қамтамасыз етеді.

Егжей-тегжейлер - бұл құжаттардың жекелеген түрлері үшін заңмен немесе нормативтік құқықтық актілермен белгіленген міндетті белгілер. Ұйымдастыру-басқару құжаттарының нысандары бойынша реквизиттер құрамы мен орналасуы тиісті стандарттарға сәйкес болуы керек. Бұрын бұл стандарттар ГОСТ 6.38-90 реттелсе, қазіргі уақытта ГОСТ Р.30-2003 қолданылады.

Ресми хаттың нысанына қойылатын талаптарды айқындайтын нысанның стандартын енгізу оны тіркеу процесін бір жүйеге келтіру қажеттілігінен туындады, бұл:

фирмалық бланкілердің орталықтандырылған өндірісін ұйымдастыру

теру жұмысының құнын төмендету

хаттарды жазу және пішімдеу үшін еңбек шығындарын азайту

қажетті ақпаратты визуалды іздеуді жеңілдету

хаттарды өңдеу кезінде есептеу және ұйымдастыру технологиясын қолдану мүмкіндіктерін кеңейту.

Үлгі пішін басқару құжаттамасының барлық түрлері үшін пішіндер мен шаблондарды жобалау үшін негіз болып табылады. Әрбір бөлшектің орналасуы үшін үлгі пішіндерге бөлінген аумақ басып шығарылған таңбалардағы осы бөлшектің оңтайлы көлеміне сәйкес келеді.

ГОСТ 6.38-90 бойынша құжаттарда (олардың мақсатына байланысты) 31 деректемеге дейін болуы мүмкін. Дегенмен, толық мәліметтер жиынтығымен ешқандай құжат дайындалмайды. Әрбір құжат түрі үшін олардың құрамы құжаттың мақсатына байланысты анықталады. Сонымен, ресми хат үшін келесі мәліметтер ұсынылады:

1. Мемлекеттік елтаңба (мемлекеттік кәсіпорындар үшін)
2. Ұйымның логотипі немесе эмблемасы
3. ОКПО бойынша кәсіпорын коды (республика ішілік хат алмасу үшін), егер бар болса
4. OKUD құжат коды (бар болса)
5. Ұйымның атауы (толық және қысқартылған)
6. Пошталық және заңды мекенжайы
7. Телефон нөмірлері
8. факс нөмірі
9. Банк деректемелері
10. Құжат индексі (тіркеу нөмірі)
11. Кіріс құжаттың индексі мен күніне сілтеме
12. Баратын жер
13. Мәтінге тақырып
14. Мәтін
15. Қол қою
16. Орындаушының тегі мен телефоны.

Қажет болған жағдайда ұйымның электрондық пошта мекенжайлары мен веб-сайт мекенжайлары да берілуі мүмкін.

Ресми хаттың реквизиттерінің жиынтығы бланк деп аталады. (1)-(9) реквизиттер, әдетте, типографиялық әдіспен басылады.

Ресми хат – өз түрінің атауы жоқ жалғыз құжат. Барлық басқа құжаттардың атаулары бар, мысалы, «Бұйрық», «Акт», «Шешім», «Жаднама» т.б.

Ұйымның атауы - құжаттың адресаты толық және қысқартылған түрде беріледі, мысалы, Бүкілресейлік құжат айналымы және мұрағат ісі ғылыми-зерттеу институты - ВНИИДАД. Бір айта кетерлігі, қызметтік хаттарға қойылатын талаптар әр ұйымда әр түрлі, сонымен бірге мемлекеттік органдар қызметтік хаттарды ресімдеу кезінде ГОСТ-ты басшылыққа алуы керек.

Іскерлік хат: жазу ережелері және жеткізу әдістері

01.06.2010 | С.В. Иванова

Бюджеттік мекеменің бухгалтері өз жұмысын орындау үшін бюджеттік есеп шоттарының жоспарын және қандай операцияларда шаруашылық операцияларды көрсететінін білу ғана емес, сонымен қатар маман болуы қажет. Білікті бухгалтердің маңызды дағдысы - жоғары ұйымдарға іскерлік хаттарды немесе ресми өтініштерді дайындау және ресімдеу. билік. Мұны қалай жасау керектігін және бухгалтердің осы мақалада нені ескеруі керек екенін айтамыз.

Мен сізге жазып отырмын&hellip

Бір қарағанда, іскерлік хат жазуда күрделі ештеңе жоқ сияқты. Бірақ көбінесе &ldquoҚұрметті Иван Иванович деген сөздерді жазғаннан кейін тұйыққа тірелеміз. &rdquo. Содан кейін біз бос монитор экранын ойлап ұзақ уақыт шығармашылық азапта боламыз.

Дегенмен, олар дауысты дыбыстар ретінде бар, яғни қоғамда ресми түрде қабылданған және т.б мемлекеттік деңгей, және іскерлік хаттарды жазудың айтылмаған ережелері.

Бірақ хат жазуға отырмас бұрын, біраз дайындық жұмыстарын жүргізу керек.

Алдымен хаттың кімге жіберілетінін білу керек. Білу керек:

Ұйымның нақты атауы

Адресаттың позициясы

Адресаттың тегі, аты және әкесінің аты.

Жадыңызға немесе ескі телефон кітапшасының жазбаларына сенбеңіз, себебі олар мүмкін қызмет көрсету. Мәселен, мысалы, бір ірі кәсіпорынның хатшысы менеджердің сирек кездесетін және өте күрделі әкесінің атын жазуда қателік жіберді, нәтижесінде ол басқа, мүлдем лайықты емес мағынаға ие болды.

Сонымен қатар, біздің өзгерістер мен реформалар заманында бюджеттік мекемелердің қызметінде ғана емес, сонымен қатар олардың контрагенттерінде, яғни коммерциялық ұйымдарда да көп нәрсе өзгеруде. Мысал ретінде ресейлік компания менеджерінің басынан өткен нақты оқиғаны келтірейік. көлік компаниясы. Оған серіктес компанияның басшысына хат дайындау тапсырылды және ол өзінің естелігіне сүйене отырып, компанияда күрделі құрылымдық өзгерістер болғанын білмей, хатта компания басшысының лауазымын және оның атауын көрсетті. салыстырмалы түрде қысқа мерзімде. Нәтижесінде хат авторы басшыны өз орнында абайсызда «төмендетіп» кеткені белгілі болды.

Мұндай «қателіктер» мекеме мен контрагент ұйымдар арасында сенімді серіктестік орнатуға әкелмейтіні анық.

Сондықтан компанияға қоңырау шалып, барлық қажетті ақпаратты сыпайы түрде түсіндіріңіз.

Жақсы бастама – сәттіліктің жартысы

Іскерлік хат жазу «ғылымында» «бастапқы» сөз тіркесі қандай сөз тіркесі болуы керек екендігі туралы белгілі бір дәстүрлер қалыптасқан.

Іскерлік хатты бастау үшін келесі типтік тіркестерді қолдану әдеттегідей:

Осымен Сіздің 18.07.07 № 24/1 хатыңызды алғаныңызды растаймыз.

Сіздің құрметті компанияңыздан өнім каталогтарын алғаныңызға алғыс айтамыз

Біз осы мәселе бойынша өткен келіссөздерге сілтеме жасаймыз.

Біз сізге сұрауымыздың растауын жібереміз.

Бұл туралы хабарлауға қуаныштымыз.

12.12.05 ж. № 12 хатымызға қосымша біз Сізге төлем алушының мәліметтерін хабарлаймыз.

Сіздің сұранысыңыз бойынша келесі аптада тауарды жеткіземіз.

Бұл жағдайда соңғы фразалар болуы мүмкін:

Жауабыңызды күтуде

Біз терең құрметпен қаламыз

Біздің өнімдерге назар аударғаныңыз үшін алғыс айтамыз

Саған келтірген қиыншылықтарымыз үшін кешірім сұраймыз.

Осылайша, бұл мәселе шешілді деп есептейміз

Біз сізге бұл мәселені шешуге көмектесе алдық деп үміттенеміз.

Сізбен жақсы іскерлік қарым-қатынастарды дамытуға үміттенемін

Қорытындылай келе, Сізге тағы да шынайы алғысымызды білдіргіміз келеді

Терең құрметпен

Терең құрметпен

Құрметпен.

Хаттың кімге арналғанына, мазмұны қандай екеніне байланысты хатты бастау және оны аяқтау үшін сол немесе басқа сөз тіркесін таңдау керек.

Лауазымды тұлғалар мен серіктестер туралы

Іскерлік хаттың мәтінін дайындаған кезде оның қайда жіберілетініне ерекше назар аудару керек: мемлекеттік органдарға ( салық инспекциясы, прокуратура, жергілікті өзін-өзі басқару органдары, соттар және т.б.) немесе серіктестіктер орнатылған немесе құрылуы күтілетін жеткізушілер, мердігерлер.

Шенеуніктер үшін

Кез келген деңгейдегі мемлекеттік және муниципалды органдарға хаттар мұқият дайындықты қажет етеді.

Мұндай хаттар қатаң түрде белгіленген нысанда жазылуы керек. Еркін форма мен еркін жазу стилі қабылданбайды, өйткені мұндай хат жай ғана орындауға қабылданбайды. Көбінесе ресми органдар төменгі деңгейдегі ұйымдарға хат жазу кезінде ұстануға тиісті хаттар нысанын хабарлайды.

Мемлекеттік және басқа да ресми органдардың өкілдеріне жіберілетін хаттардың стилі тек ресми және іскерлік сипатта болуы керек. Сонымен қатар, «сәлем», «достық сәлемдесу», «біз бұл мәселенің тезірек шешілуін күтеміз», «сіздің келісіміңізді күтеміз» және т.б. «бостандықтарға» жол берілмейді. Ресми түрде мемлекеттік қызметтербұл жаман мінез-құлық ретінде қабылданады.

Бұл стиль көрсетудің айқындылығымен, қысқалығымен және дәлдігімен ерекшеленеді. Негізінде ресми іс-қағаздар тілі клишелер мен клишелердің бір түрі болып табылады. Стандартталған тіркестер мәтінді қабылдауды, тіпті ресми хатты дайындауды жеңілдетеді. Ресми хат алмасуға келесі тіркестер тән:

шұғыл шаралар қабылдау, хабарлау, мүмкіндігінше тезірек хабарлау, дұрыс орындалуын қамтамасыз ету

өнім сапасына тұрақты мониторинг орнату

орындау жауапкершілігін жүктейді.

бұйрыққа сәйкес. ауызша бұйрыққа негізделген.

жаңа кешеннің пайдалануға берілуіне байланысты

болмауына байланысты.

тауар партиясын уақтылы жөнелтпеу салдарынан және т.б.

Ресми хатта, ең алдымен, бейтарап реңкті сақтай отырып, мәселенің мәнін нақты және қысқаша баяндауға ұмтылу керек. Өзіңіздің ерекше шығармашылық тұлғаңызды көрсетуге тырыспаңыз және бірінен соң бірі бағыныңқы сөйлемді қолдана отырып, жоғары интеллектуалды деңгейді көрсетпеңіз. Күрделі сөйлемдер құра отырып, сіз әріптің мағынасын жоғалту қаупі бар.

Сонымен қатар, егер хат қосымшалардың болуын талап етсе, онда сіз олардың санын көрсетумен шектелмеуіңіз керек, мысалы, «Қосымшалар: 18 парақта». Хатқа барлық қосымшалар тиісті реттік нөмірді бере отырып, тізімделуі керек.

Қолданбаларға сілтеме жасау арқылы уақыт пен энергияны үнемдемеңіз! Құжаттың толық атауын қоса берілген түпнұсқада көрсетілгендей жазу өте маңызды. Мұнда қысқартуларға да жол берілмейді. Құжат атауына қарама-қарсы беттер санын көрсету керек. Содан кейін өтініштегі құжаттардың толық тізбесінен кейін барлық өтінімдердің парақтарының жалпы саны көрсетіледі.

Осы шаралардың барлығы қажет болған жағдайда шенеуніктерді бақылауға мүмкіндік береді және оларға қандай да бір дәлсіздікті немесе қажетті құжаттың жоқтығын айтып, хатыңызды кейінге қалдыруға мүмкіндік бермейді.

Хаттың мысалы ретінде мемлекеттік органдаркелесі мәтінді келтіруге болады:

Құрметті Аркадий Семенович!

Жылжымайтын мүлікке құқықтарды және онымен жасалатын мәмілелерді тіркеу жөніндегі Мәскеу комитетінің өтініші негізінде Мәскеу қаласы, Красногвардейская көшесі, бл. 8 № 77-01/00-02/29741 (жалдау шарты қоса беріледі).

Тіркеу картасына тиісті өзгерістер енгізуіңізді сұраймыз.

Қосымшалар: No77-01/00-02/29741 жалдау шарты 12 бетте.

Құрметпен,

Мемлекеттік органның директоры А.И. Зайцев

Серіктестер үшін

Іскерлік хаттар заңды тұлғалар(кәсіпорындар, фирмалар, т.б.) жеке тұлғаның үшінші жақтан жазылу әдетке айналған, мысалы: ұйым хабарлайды, хабарлайды, барлық қажетті шараларды қабылдайды&hellip және т.б. немесе бірінші жақта көпше түрде: біз сізге хабарлаймыз, каталогтар партиясын мекенжайыңызға жібереміз, сіздің сұранысыңыз бойынша жібереміз.

Құжаттарды дайындаудың мемлекеттік стандарттарынан басқа, өздерінің танымал корпоративтік стилін жасауға тырысатын көптеген ұйымдар іс жүргізуге арналған өздерінің ішкі нұсқауларын әзірлейді. Мысалы, көбісі үстіңгі және төменгі колонтитулдар басып шығарылатын құжаттардың төменгі жиегін ұлғайтады, бұл өз кезегінде бұл құжатты электронды түрде жылдам табуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, соңғы кездері келісім-шарттарды, келісім-шарттарды және келісімдерді дайындау кезінде олар құжаттың әдеттегіден үлкен төменгі шегін қалдыру тәжірибесі кең таралған. Бұл тәжірибе іс қағаздарын жүргізу ережелеріне сәйкес құжаттың әрбір жеке парағын осындай құжатқа қол қоюшы тараптар бекітуі керек екендігіне байланысты.

Іскерлік хат келесі мәліметтермен бірге болуы керек:

1. Хат тақырыбы (алушы ұйымның атауы, ИНН/КПП, пошталық мекенжайы, телефон және факс нөмірлері, банктік деректемелер (қажет болған жағдайда)).

2. Күні мен құжат нөмірі.

3. Адресатты көрсету (фирманың атауы, лауазымы, лауазымды тұлғаның Т.А.Ә.).

4. Хат мәтінінің тақырыбы немесе оның мазмұнының негізгі мотиві.

5. Апелляциялық шағым.

6. Хат мәтіні.

7. Сыпайылықтың соңғы формуласы.

8. Қолы (қол қою алдында кәсіпорынның атауы және хатқа қол қойған уәкілетті тұлғаның лауазымы көрсетіледі. Егер хатты басқа қызметкер дайындаған болса, онда орындаушының толық аты-жөні және байланыс телефоны көрсетілуі тиіс) .

9. Қолданба. Өтініш(тердің) болуы хаттың төменгі сол жағында көрсетіледі. Әрі қарай, қосымшаның түрі хабарланады, қолданбалардың атаулары және беттер саны көрсетіледі.

Бір мақсат – бір әріп

Бір адресатқа бір уақытта бірнеше іскерлік хаттар жіберілсе, әрбір шығарылымға жеке хаттар дайындаған жөн.

Мысалы, мекеме кеңсе жиһазына тапсырыс алды. Тауарды түсіру кезінде тауардың сапасында кейбір ақаулар анықталды. Мекеме ақауларды жою (ақауларды ауыстыру) үшін жеткізушімен байланысуға ниетті, сонымен қатар келесі тауар партиясын 10 күн бұрын жеткізуді сұрағысы келеді. Бұл жағдайда екі бөлек хат дайындалады. Бірінші хат, тиісінше, шағым, ал екіншісі - өтініш болады. Мұндай тақырыптарды бөліп алу керек, өйткені бұл кез келген мәселенің тағдырын қадағалауға мүмкіндік беріп қана қоймайды, сонымен қатар оны шешуді айтарлықтай жеңілдетеді, өйткені мерзімінен бұрын жеткізу туралы сұрау немесе, керісінше, сапа туралы шағым жоғалмайды. корреспонденция, бірақ көрінеді және, ең алдымен, екінші жағынан қанағаттанады.

Егер бір хатта өзара байланысты бірнеше мәселені қамту қажет болса, онда әрбір мәселені жеке абзацта берген дұрыс.

Қарапайымнан күрделіге

ГОСТ бойынша қарапайым және күрделі іскерлік хаттар ажыратылады.

Қарапайым хаттар, әдетте, арнайы заңдық немесе әкімшілік бекітуді қажет етпейді. Мұндай хаттың көлемі бір – ең көбі екі машинада басылған парақтан аспауы керек.

Күрделі хаттар әдетте жағдайды егжей-тегжейлі көрсетуді, оны талдауды, бағалауды, егжей-тегжейлі дәлелдеуді және қорытындыларды тұжырымдауды қажет ететін мәселелерге арналған. Мұндай хат бірнеше беттен тұруы мүмкін, бірақ төрттен аспауы мүмкін.

Талант пен сыпайылықтың апасы туралы

Жоғарыда айтылғандардың бәріне біз идеалды іскерлік хаттың бір бетке жазылған хат екенін қосуға болады. Біз осыған ұмтылуымыз керек.

Сонымен қатар, егер хатта бұрын жіберілген/орындалған тапсырыстарға, талаптарға, төлемдерге, құжаттарға, техникалық шарттарға және т.б. сілтеме болса, онда бұл құжаттардың көшірмелерін хатқа тіркеген жөн. Осылайша сіз алушыға сыпайылық танытып, оны қажетсіз күш-жігерден сақтайсыз. Өйткені, мұндай хатты алғаннан кейін оған мұрағаттарды тартудың, іздеудің қажеті болмайды қажетті құжатбизнесте. Сілтеме жасалған құжат, хат және т.б. алдыңғы хат алмасулардан, телефон арқылы сөйлесулерден және т.б. екі тарапқа бірдей белгілі болған жағдайлар ерекшелік болып табылады. Бұл жағдайда көшірмені қайта тіркеудің қажеті жоқ. осы құжаттың.

Ал қазір – жеткізу&hellip

Хат жазғаннан кейін оның адресатқа қалай жеткізілетінін ойлау керек. Қазіргі уақытта ең қолжетімді жолдаркорреспонденцияларды жіберу мыналар болып табылады: хатты факс (факс), пошта бөлімшесі, курьерлік және арнайы курьерлік қызметтер арқылы жіберу.

Әрбір әдістің өзіндік артықшылықтары мен кемшіліктері бар. Оларды толығырақ қарастырайық.

Факс арқылы жіберу

Факс - бұл жай ғана жылдам әріптер, сондықтан хаттарға қойылатын барлық талаптар оларға қолданылады. Факстар - бұл кәдімгі іскерлік хат сияқты жазылуы және орындалуы керек ресми құжаттар.

Қазіргі бизнес әлемінде барлық хат алмасудың шамамен 80% факс арқылы жүзеге асырылады, бұл жоғары тиімділікті қамтамасыз етеді.

Іс жүзінде факстарға түпнұсқа хатты жіберу арқылы қолдау көрсетіледі. Бұл, мысалы, шешу кезінде қажет қаржылық мәселелер, қатаң есептілік құжаттарын ұсыну туралы банкке сұрау салу, яғни уәкiлеттi тұлғалардың мөрi мен қолдары қойылған хаттың түпнұсқасы талап етiлетiн барлық жағдайларда файлға берiледi.

Хаттың түпнұсқасын пошта арқылы жіберуге болады тіркелген пошта арқылыхабарламамен. Ресейде мұндай хатты жеткізу мерзімі бір-екі апта. Бір аптадан кейін сізге құжат адресатқа жеткізілгені туралы хабарлама келеді. Бұл жағдайда мұндай ұзақ мерзімдер ерекше маңызды емес, өйткені құжатпен жұмыс (құжаттың орындалуы) факс негізінде жүзеге асырылады. Түпнұсқа құжат бизнестегі қажетті «із» ғана.

Пошта бөлімшесі арқылы жіберу

Жеткізудің бұл түрі ыңғайлы, себебі пошта бөлімшесінде кезекте тұрудың қажеті жоқ. Сізге тек мөрлерді қою және хатты пошта жәшігіне тастау жеткілікті. Пошта қызметтері соңғы уақытта өте тиімді жұмыс істеп жатқанымен, біз маңызды іскерлік хатты кепілдіксіз және жөнелту мен жеткізуді растайтын түбіртексіз жіберуді ұсынбаймыз.

Бірақ кейбір жағдайларда бұл әдіс өте ыңғайлы. Мысалы, құттықтау хаттарын жіберу, орындалған жұмыс туралы қол қойылған сертификаттар (біз үшінші тарап ұйымдарының қызметтері туралы айтып отырмыз: суды жеткізу, аударма, мұрағат сақтау, телефон қызметтері), олар өз кезегінде бізге пошта арқылы келеді.

Іскерлік хат алмасу үшін курьерді пайдалану хаттар мен іскерлік пакеттерді жылдам және арзан жеткізуге мүмкіндік беретін өте ыңғайлы әдіс.

Мұнда ең бастысы - курьерге нақты және жан-жақты нұсқаулар беру, өйткені курьерлер, әдетте, өз жұмысына қызығушылық танытпайтын өте жас адамдар немесе қосымша табыс үшін жұмыс істейтін зейнеткерлер. Олардың көпшілігі қаланы жақсы білмейді, басқаларының хатты жеткізуге байланысты туындаған кез келген мәселені өз бетінше шешуге коммуникациялық дағдылары жеткіліксіз (байланыстағы адам ол жерде болмады, телефонмен байланыса алмайды, телефонды араластырды. мекен-жайы немесе фирма атауы және т.б.) P.).

Сондықтан курьерге егжей-тегжейлі қадамдық нұсқаулар дайындаңыз, ауданның жоспарын сызыңыз, байланыс телефондарының максималды санын беріңіз, онымен оның әрекетінің ықтимал нұсқаларын талқылаңыз. әртүрлі жағдайлар: А жоспары, Б жоспары&hellip Иә, қызықсыз. Бірақ егер нақты нұсқаулар берілмесе, курьер хатты адресатқа жеткізбестен бүкіл күнін өткізуі мүмкін.

Экспресс-курьерлік қызмет (құжаттарды, жүктерді жедел жөнелту және жеткізу) (TNT, DHL, UPS)

Бұл ірі халықаралық жедел жеткізу компанияларының Мәскеуде және Ресейдің көптеген басқа ірі қалаларында кеңселері бар.

Шетелге немесе басқа шалғай қалаларға шұғыл құжаттарды жіберу кезінде мұндай жеткізу өте қажет және өте қажет. Жедел поштаға сондай-ақ несиелік келісімдер сияқты ерекше маңызды құжаттарды сеніп тапсыруға болады.

С.В. Иванова,

психолог, бизнес-тренер, Мәскеу

Сауалнама

Компанияның фирмалық бланкі – әдетте А4 өлшемі (210x297 мм) қағаз парағы, онда компанияның мәліметтері басып шығарылады, оның ішінде:

1. фирма атауы,

2. логотип (бар болса),

3. байланыс ақпараты (мекен-жайы, телефоны, электрондық поштасы. веб-сайт (бар болса),

4. банктік деректемелер (міндетті емес).

Бланкі кез келген ұйымның өте маңызды атрибуты болып табылады. Шын мәнінде, бұл жарнама құралдарының бірі. Ақыр соңында, кейде әлеуетті клиент немесе серіктес сіздің компанияңызбен таныса бастайды. Сондықтан әрбір кәсіпорынның көлеміне қарамастан өзінің фирмалық бланкісі болуы керек деп есептейді.

Бланк жасау - корпоративтік сәйкестендіруді құрудағы алғашқы қадам. Компанияда бір ғана қызметкер болса және бұл жағдайда «корпоративтік» сөзі сізге орынсыз болып көрінсе де, мұны істеген жөн.

Бланкідегі мәтін хаттың маңыздылығын көрсетеді. Жоғары сапалы формалар компанияның өз имиджіне мұқият екенін көрсетеді.

Қазіргі уақытта сіздің бизнесіңіздің ерекшеліктерін ескере отырып дизайнды таңдай отырып, бланкілердің макетін тез әзірлеуге болатын көптеген баспаханалар бар. Дизайнды әзірлеудің ең аз құны 1000-2500 рубльді құрайды. Мұнда алынған үлгіні жасауға болады.

Бланкілерді шығару құны басып шығару әдісіне байланысты. Барлық жерде дерлік сізге кем дегенде 2 нұсқа ұсынылады: сандық немесе офсеттік басып шығару.

Пішіндерді цифрлық түрде шығару құны бір көшірме үшін жоғарырақ болады, бірақ шағын тапсырыстар үшін тиімдірек (3000 данаға дейін). Бұл жағдайда бланкілерді дайындау уақыты офсеттік басып шығаруға қарағанда айтарлықтай қысқа – баспахананың жұмыс көлеміне байланысты 1 сағаттан 1 күнге дейін.

Офсеттік басып шығару әдісі тек қана үлкен тиражбен бланкілер үшін экономикалық негізделген. Пішіндерді өндіру уақыты бойынша ол сандық басып шығарудан айтарлықтай төмен - 6-10 күннен.

Бланкілер кәдімгі кеңсе қағазында да, түпнұсқа дизайнерлік қағазда да басып шығарылады, олардың тығыздығы жоғары болуы мүмкін, әртүрлі түс опциялары, су белгілері, текстуралы бедер және т.б. Мұнда әдетте әуе рейстері тек бағамен шектеледі.

Бірақ бланкілеріңізді кәсіби түрде шығаруға ақшаңыз болмаса, үмітіңізді үзбеңіз. Бұл жағдайда біз сізге компания бланкілерінің бірнеше негізгі үлгілерін ұсынамыз, олардың көмегімен сіз өз пішініңізді 10-20 минут ішінде дербес жасай аласыз және оны әрқашан қарапайым принтерде басып шығара аласыз. Есіңізде болсын: қысқалық - таланттың қарындасы.

Сіздің бланкіде компания туралы негізгі ақпарат болуы және сіздің контрагент сізбен байланысу үшін ол туралы ақпаратты әрқашан таба алатыны маңызды.

Ресми хатты пішімдеу

Сәлем, құрметті оқырман!

Жасыратыны жоқ, қызметтік хаттарды сауатты құрастыру және пішімдеу – ол директор болсын, орта буын басшы болсын, қызметкердің кәсіби шеберлігінің құрамдас бөлігі болып табылады. Бұл, әсіресе, контрагенттері штатында 500-ге жуық адамы бар ірі ұйымдар болып табылатын компанияларға қатысты. Жақсы жазылған хат - бұл компанияның бейнесі, ол іскерлік этикеттің құрамдас бөліктерінің бірі болып табылады. бұл кәсіпорынның визит карточкасы және бұл елеусіз болып көрінетін құжаттан маңызды қорытынды жасауға болады.

Хат мәліметтері мен мазмұнын пішімдеу жолы анықталған

Федералдық атқарушы органдарда іс жүргізуге арналған стандартты нұсқаулар (М. 2001) және мемлекеттік стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Бірыңғай құжаттама жүйелері. Ұйымдастыру-басқару құжаттамасының бірыңғай жүйесі. Құжаттама талаптары».

Құжаттарды дайындаудың бірыңғай ережелері мыналарды қамтамасыз етеді:

Хаттың заңды күші

Хаттарды сапалы және уақтылы құрастыру және ресімдеу

Хаттарды жедел іздеуді ұйымдастыру.

Ресми хаттарды жазу ережелері:

1. Хат ұйымның бланкісінде ресімделеді. Сіз айтасыз, жақсы, ереже түсінікті. Иә. Келесі күні маған өте маңызды хабарлама келді электрондық пошта, пішінде емес, денеде. Бірақ құжаттың заңды күші туралы не деуге болады?

2. Жоғарғы сол жақ бұрышта шығыс құжатының нөмірі және соңғы құжаттың құрастырылған күні көрсетіледі. Әрбір ұйым құжатқа шығыс нөмірді беру ережелерін дербес белгілейді.

3. Жоғарғы оң жақ бұрышқа хаттың кімге арналғанын жазамыз: бас директорға«Ромашка» ЖШС немесе сол ЖШҚ коммерциялық директоры. Егер сіз лауазымның дұрыс атауын білмесеңіз, кәсіпорын басшысына жазыңыз, содан кейін оны кімге жазу керектігін өзі шешеді.

4. Сол жақ бұрышта хаттың тақырыбын міндетті түрде көрсетіңіз: ақшаны қайтару туралы, материалдарды жеткізудің кешігуі туралы және т.б.

4. Әріпті мына сөздермен бастаймыз: Құрметті IO (аты және әкесінің аты). Біз емле қателерін мұқият тексереміз. Егер күмәніңіз болса, екі рет тексеріңіз, Google сізге көмектеседі.

5. Хатымызды алғыс сөздермен аяқтаймыз: Сізге және сіздің бизнесіңізге құрметпен, алдын ала рахмет, құрметпен, өзара тиімді ынтымақтастыққа үміттенеміз және т.б.

6. Лауазымды тұлғаның қолымен құжатты орындаушыны байланыс нөмірі арқылы көрсетеміз.

Ресми хат жазғанда есте сақтау керек нәрселер:

Хат жазған кезде сіздің міндетіңіз оны эмоциялармен емес, ақпаратпен қанықтыру. Өз ойларыңызды бейтарап, фактілер мен логикалық қорытындылар арқылы жеткізіңіз.

Егер сіз хатта адресатқа жеке хабарлассаңыз, тұлғалық есімдік - Сен, Сен, Сенің, т.б. бас әріппен жазамыз,

Көпше түрде жазу керек: сұраймыз, хабарлаймыз, көрсетеміз, еске саламыз т.б. Хат жеке емес, ұйымның мүддесін білдіреді.

Хат жазғаннан кейін оны біраз уақытқа қалдыру керек - ертеңге дейін. Егер бірдеңе шұғыл болса, 20-30 минутқа. Содан кейін басып шығарылған құжатты алып, қайта оқыңыз. Әрине, сіз шағын қателерді, сөздердегі дәлсіздіктерді немесе олқылықтарды табасыз.

Ең бастысы, кез келген ережеден ерекшеліктер бар екенін есте сақтаңыз))).

Бұл мақала пайдалы болды деп үміттенемін, сондықтан әлеуметтік түймелерді бассаңыз, мен риза боламын. желілер.

Соңында десерт – түрік сұлтанына хат:

Сіздің Анастасия Захарова