Примерно писмо с искане. Как се пише официално писмо с искане - образец

16апр

Здравейте! В тази статия ще говорим за бизнес писма.

Днес ще научите:

1. Защо бизнес кореспонденцията не е загубила своята актуалност;
2. Какви видове бизнес писма има и как се оформят;
3. Как да напиша правилно бизнес писмо.

Сега извън прозорците ни е времето висока технологияи интернет. Но бизнес кореспонденцията не е загубила своята важност и уместност, тя просто се е преместила в други медии. Нека днес да поговорим защо е важно да можем да съставяме и форматираме бизнес писма.

Защо се нуждаете от бизнес кореспонденция?

На първо място, това е възможност за обмен на мнения, предложения и мисли със служители или бизнес партньори. С помощта на кореспонденция те заявяват оплаквания, искания и изясняват недоразумения между компаниите.

Бизнес кореспонденцията е един от видовете официална кореспонденция.

Разлики между бизнес писма и др

Основните разлики са следните:

• Стилистика на изложението;
• Речник, който не позволява ясно изразяване на емоциите;
• Съставено на официалната бланка на дружеството;
• Шрифтът не е много дребен, но не е и голям и е еднакъв в целия текст;
• Рядко заемат повече от 1 страница;
• Наличие на строга официална командна верига.

Видове бизнес писма

Всички бизнес писма могат да бъдат разделени на няколко групи. Ще се спрем на всеки по-подробно и ще дадем кратко описание.

Писма, на които не е необходимо да се отговаря.

• Гаранция;
• Придружаващ;
• Информационни;
• Предупредително писмо;
• Напомнящо писмо.

Писма, които изискват отговор.

• Обжалване;
• Оферта;
• Заявка;
• Изискване;
• Петиция.

Нетърговски писма.

• Писмо-покана;
• Писма, изразяващи съболезнования;
• Писма, изразяващи благодарност;
• Писма, информиращи за нещо;
• Писма с препоръки;
• Гаранционни писма;
• Писма, потвърждаващи, че стоките са получени, услугата е предоставена и т.н.;
• Поздравителни писма по различни поводи;
• Писмо-заявка;
• Писма с инструкции;
• Мотивационни писма.

Търговски писма.

Обикновено се използват преди сключване на договор, както и по време на действие на договора.

Те включват:

• Писма в отговор на запитвания;
• Директна заявка;
• – писмо, в което се предлага извършване на сделка или сключване на договор;
• иск;
• Напомняне;
• Писмо, съдържащо предупреждение за прекратяване на договори или необходимост от изпълнение на задължения и др.

Ако говорим за класификация по структура, има 2 вида бизнес писма:

• Съдържащи авторски текст и написани в свободна форма;
• Съставен по строг модел.

По адресат.

• Циркулярно – писмо, което се изпраща до няколко адресата;
• Обикновен – изпраща се до един получател от името на едно лице;
• Колективно – изпраща се до един получател, но от няколко лица.

Писмата се разделят и според формата, в която са изпратени:

• Изпратено като факс съобщение;
• Изпратен от електронна поща;
• Тези, изпратени в обикновени пликове.

Има видове писма, които по етични причини трябва да бъдат написани на ръка, а не напечатани. Това важи за съболезнованията и поздравленията.

Тайните на правилния дизайн

Текстът на писмото е разделен на уводна, основна и заключителна част. Те са логически свързани помежду си. Уводната част включва обстоятелствата, довели до създаването на писмото, а основната част представя самото съдържание. В заключителната част се обобщават резултатите, които изразяват искане, отказ и др.

Като цяло бизнес кореспонденцията с цялата отговорност може да се нарече изкуство, защото е необходимо да се научите как да я водите правилно, в съответствие с всички изисквания. В крайна сметка най-често мислим само за това, че информацията е представена ясно и забравяме за факта, че писмото може да се счита за лицето на компанията.

Стилистика.

Всяко писмо е издържано в строг бизнес стил, използвайки речеви средства, характерни за официалните документи.

Изисквания за представяне на информацията.

Цялата информация, съдържаща се в писмото, е представена по следния начин:

• Адресно, предназначено за конкретно лице;
• Цялата информация трябва да е актуална към датата на писане;
• Надежден;
• Безпристрастно;
• Обосновано;
• Колкото е възможно по-пълно, за да може въз основа на него да се вземе решение.

Форма.

Първо, писмото се изготвя на бланка, която е собственост на компанията.

• За написване на бизнес писмо се използват листове с размер А4;
• Лявото поле на формуляра трябва да е поне 3 см, тъй като след известно време те ще бъдат изпратени във файла;
• Посочват се наименованието на фирмата, нейният юридически и действителен адрес и имейл адрес;
• По-добре е да използвате стандартния шрифт Times New Roman, размер 12. Той е най-оптималният и лесен за четене;
• Разрешено е изготвянето на бизнес писма без използване на бланка, но тогава все пак трябва да предоставите информацията от формуляра.

Ако в писмо ние говорим заотносно големи сделки, свързани с финанси или поверителна информация от друго естество, изпращайте такива писма по факс или в електронен форматНе се препоръчва. По-добре е по старомодния начин, в обикновен хартиен плик.

Номерация.

Ако писмото се състои от няколко страници, те се номерират от втората. Цифрите са поставени отгоре в средата арабски цифри. До номера няма точки.

Разделяне на части.

Това означава разделяне на писмото на параграфи. Текстът не трябва да тече в непрекъснат поток, в противен случай просто няма да бъде възприет. Благодарение на разделянето на параграфи можете да видите къде свършва една мисъл и започва друга.

Наличие на корекции.

Не е препоръчително да позволявате корекции, печатни грешки или изтривания. Буквата трябва да бъде написана правилно, а текстът да е отпечатан на интервали от 1,5 - 2.

Използвани детайли.

Ще посочим само основните, тъй като вече говорихме накратко за тях малко по-рано:

• Ако предприятието е държавно, се използва гербът на Руската федерация. Намира се в средата на официалния формуляр;
• Пълно име на фирмата;
• Факс и телефонни номера;
• Номер на банкова сметка;
• Адресат - и се използва името на фирмата адресат именителен падеж, за да посочите длъжността и фамилията на получателя, използвайте дателния падеж;
• Ако адресатът има академична степенили заглавие, посочете го пред фамилията на лицето;
• Всички подробности се изписват на нов ред и с главна буква.

Бизнес писмо след среща

сте похарчили бизнес среща, има някаква перспектива за . Ще обсъдим допълнително как да отразим това в писмо.

1. На първо място, в началото на писмото посочете датата и часа на комуникацията с вашия потенциален партньор, дори ако са изминали няколко дни от срещата.
2. Избягвайте грешки или твърде сложни фрази: дръжте писмото кратко и ясно, но по такъв начин, че получателят да иска да го прочете.
3. Споменете за какво е бил разговорът. Напр.: " Обсъдихме колко би струвала ваза във венециански стил.
4. Уверете се, че получателят на писмото изразява мнението си по темата на срещата.
5. Посочете време, когато можете да общувате по телефона или да се срещнете лично.
6. Кажете на получателя, че очаквате с нетърпение да работите с него: „ Надявам се за по-нататък бизнес отношенияс теб«.
7. Завършете писмото си със следната или подобна фраза: „ СЪС Най-добри пожеланияза теб...».

Електронни бизнес писма

Невъзможно е да се пренебрегнат изискванията за техния дизайн, тъй като сега все повече и повече писма се издават в електронна форма, а не на хартиен носител. Все пак е 21 век.

Изготвянето на електронно бизнес писмо не е трудно; изискванията за форматиране са идентични с традиционните писма. Единственото нещо е, че такова писмо винаги трябва да има заглавие (или тема), така че просто да не се изгуби в потока от документи.

Освен това, когато се отговори на такова писмо, е по-добре да не променяте темата на писмото, така че бързо ще разберете какво се казва, ако имейлиполучаваш много.

Също така, не трябва да използвате най-съвременния софтуер, когато създавате прикачени файлове към такива писма, далеч не е факт, че вашият получател има същото. Ако не е там, писмото просто няма да се отвори.

Не използвайте емотикони, когато пишете бизнес писмо по електронен път. Технологията е страхотна, но дръжте я бизнес, когато пишете.

Какъв е срокът за отговор на писмо?

Ако писмото е класифицирано като изискващо отговор, тогава кога да се отговори зависи от информацията, съдържаща се в писмото:

• Ако получите заявка, моля, потвърдете, че е получена в рамките на следващите три дни от получаването. И окончателният отговор може да бъде даден в рамките на един месец;
• Ако говорим за съболезнования, те могат да бъдат изпратени в рамките на десет дни след тъжното събитие;
• Допустимо е да изпращате поздравления в рамките на 8 дни от момента, в който сте научили за специалната дата;
• Ако говорим за Общи правиладобри обноски, по-добре е да отговаряте на писма в рамките на седем дни.

Как да напиша бизнес писмо: на прост език за сложни неща

Правете разлика между бизнес писмо и лична кореспонденция. Днес вече сме говорили повече от веднъж за това какви са тези различия, не бива да ги забравяме. Сега нека разгледаме писането на писмо стъпка по стъпка.

Етап 1. Посочваме адресата.

В горния десен ъгъл на формата изписваме фамилията, инициалите и длъжността на лицето, до което адресираме писмото. Ако адресатът е организация, посочете нейния юридически адрес.

Етап 2. Обжалване.

Поставяме го в средата на формата. Извършва се по уважителен начин, без съкращения или изтривания.

Пример: Уважаеми (име, отчество)!Също така адресатът може да бъде адресиран чрез посочване на неговата позиция. Но когато се обръщате към човек по име, това намалява психологическия стрес и показва, че бизнес отношенията са стабилни и установени.

Етап 3. Изявление за целта.

Обяснете целта на писмото, неговата същност и основни идеи. Тази част е основната. Напишете какво искате да кажете, каква е причината за вашето обръщение. Но не забравяйте за официалния и неутрален стил.

Етап 4. Изготвяне на предложения и препоръки.

Почти всяко бизнес писмо предполага, че адресатът ще отговори на него. Това обикновено не се изисква само от писма с информационен характер. Затова не просто опишете проблема, но и предложете как може да бъде решен.

Ако подадете жалба, поискайте да бъдат предприети определени мерки; ако предложите сътрудничество, кажете ни какви възможности има.

Просто казано, този, който получава писмото, трябва да види, че те не само искат нещо от него, но и да разбират как това може да се постигне.

Как да завършим бизнес писмо

Бизнес писмото трябва да бъде написано перфектно. Ако правилата за писане не се спазват, това може да повлияе негативно на репутацията на компанията като цяло. Ето защо сега предлагаме да се спрем по-подробно на дизайна на последната част на бизнес писмо.

В края на писмото обобщете всичко, което беше обсъдено по-рано. Но не бива да разтягате заключенията си в 10 изречения; в края на краищата краткостта и сбитостта се ценят в бизнес писмата. По-добре е да се ограничите до прости фрази.

Ще базираме края на 2 показателя: той трябва да бъде възможно най-учтив и коректен. Има различни варианти за изграждането му.

Ето няколко примера:

• Благодаря ви за вниманието или помощта: Благодаря ти! (Позволете ми да ви благодаря...);
• Изразете надеждите си за бъдещето: Надяваме се на взаимноизгодно сътрудничество (Надяваме се да получим отговор в близко бъдеще...);
• Можете да създадете фраза, за да уверите адресата в нещо: Ще се радваме да си сътрудничим с вас;
• Обръщам се с молба: Молим ви да докладвате резултатите;
• Извинете се за причиненото неудобство: Извинявам се за неочакваното забавяне на плащането на материала.

Как да се сбогуваме с получателя.

Въпреки факта, че кореспонденцията е официална, можете да кажете сбогом по различни начини.

Ето няколко опции:

• С уважение към Вас...;
• С пожелания за успех...;
• Най-добри пожелания…

Подписваме правилно.

Когато подписвате писмото, посочете вашата длъжност, име и фамилия. Ако се съмнявате в уместността на фраза като: „ Искрено Ваш" -просто не го използвай.

Можете да посочите вашите контакти в подписа, Допълнителен телили имейл адрес, по този начин демонстрирате на получателя, че сте готови да общувате и да му сътрудничите.

В следващата част на нашата статия бих искал да говоря за бизнес писма на английски език.

Бизнес писма на английски език

Няма регламентирана форма за съставяне на такива писма. Всичко ще зависи от целта на писмото и кой е неговият адресат. Ето някои кратки препоръки за изготвяне.

Дата на писане.

Ако пишем в САЩ, тогава при посочване на датата първо поставяме месеца, след това деня и едва след това годината. Ако към Обединеното кралство, датата се въвежда като в Руската федерация. В този случай напишете месеца с букви, за да избегнете объркване.

Данни за получателя.

• Ако пишете на мъж, свържете се с него така: г-н (посочете фамилия);
• Ако жена, която е омъжена: г-жа (посочете фамилия);
• На неомъжена дама: госпожица (посочете фамилия);
• Ако не знаете статуса на дамата: Г-жа (посочете фамилия).

Посочване на адреса.

Редът е обратен на приетия в Руската федерация: офис, номер на къща, име на улица, пощенски код, име на щат (ако се пише в САЩ), име на окръг и име на държава (ако се пише в Обединеното кралство).

Как да се свържете с получателя.

Стандартни разговори:

• Уважаема госпожо;
• Уважаеми господине;
• Уважаеми Господине или Госпожо;
• Уважаема Г-жо;
• скъпи

След адреса поставяме запетая (ако пишем за Великобритания) или двоеточие (ако пишем за САЩ). Не е обичайно да се поставя удивителен знак.

Предмет.

Не забравяйте да посочите темата на писмото, точно както в Руската федерация.

Основен текст.

Разделете го на параграфи. Или пишете всяко изречение на нов ред.

Как да се сбогуваме.

Например така: „ Благодарим ви за съдействието, оставаме искрено ваши"– Благодаря ти, моя всеотдайна... макар и по-малко формално.

Регистрация на подпис.

Поставяме подписа си под параграфа за сбогуване, посочваме нашето име и фамилия, име на фирма и длъжност.

Дизайн на приложения.

Ако прилагате документи, моля, посочете това в края на писмото: „ Enc.”и списък с приложения.

Какво се пише с главна буква.

• Фамилии и инициали;
• Имена на фирми;
• Имена на градове, щати и др.;
• Всички думи, които показват заеманата позиция;
• Първите думи за сбогуване;
• Отваряне на адреси.

Преди да приключим разговора, ето няколко примера за бизнес писма на руски и английски език.

Образци на бизнес писма на руски и английски език

Заключение

Обобщавайки, бих искал да кажа, че бизнес писмото е инструмент за комуникация във всяка сфера на дейност. Ако е написано правилно, определено ще представи вашата компания в положителна светлина.

От друга страна, едно писмо, написано небрежно и с грешки, може напълно да го унищожи обещаващ бизнес. Пишете писма правилно и ние се опитахме да ви кажем как да го направите.

Молба – отделни видовебизнес писмо. Целта на съставянето му е желанието да се насърчи получателят да предприеме някакво конкретно действие. Получателят, тоест лицето, до което е изпратено съобщението това искане, може да бъде както юридическо, така и физическо лице. Ако писмото е адресирано до организация или предприятие, обичайно е да го напишете от името на ръководителя на това предприятие.

Компилация

В повечето случаи писмото се издава на бланкаизпращаща фирма. Структурата на писмото изглежда така:

• изходящ номер и дата на изготвяне на документа;
• данни на автора (трите имена и длъжност на лицето, инициирало създаването на писмото);
• името на документа, което накратко (с една фраза) показва неговата същност;
• адрес към получателя (най-често се използва личен адрес, например „Уважаеми Фьодор Степанович!“);
• основния текст на писмото с искане, започващ с фраза, съдържаща глагола „да поискам“, например „Молим ви да информирате...“, „Молим ви да предоставите съдействие...“ или „Молим ви да предоставя...";
• учтива форма за изразяване на надежда за благоприятен изход от дело, използвайки фразите „Надяваме се на положително решение на нашия проблем“ или „Надяваме се на вашата помощ в...“;
• подпис на автора (най-често писмото за искане се подписва от ръководителя на организацията, неговия заместник или ръководителя на структурно звено).

Освен това трябва да се внимава получателят на писмото, ако е необходимо, да има възможност да се свърже директно с неговия автор. За да направите това, трябва да посочите информацията за контакт на лицето, което прави заявката.

Често възниква ситуация, когато инициаторът има няколко искания към получателя, които изискват удовлетворение. В този случай е препоръчително да представите всички съществуващи заявки в едно писмо, като същевременно разделите основния текст на параграфи. Това значително ще намали документооборота, както и ще спести време както на подателя, така и на получателя.

Писмото с искане предполага получаването на писмо с отговор, което ще съдържа положителен или отрицателен отговор на заявеното искане. Ако оригиналното писмо съдържа няколко искания, писмото с отговор предоставя резултатите от разглеждането на всяко такова искане.

ПИСМО ЗА ИСКАНЕ

Писмото с искане е може би най-често срещаната форма на бизнес кореспонденция. Броят на ситуациите, които налагат отправяне на искане от името на юридическо или индивидуален, не могат да бъдат преброени. Това получаване на информацията, мостри на продукти, координация на действията, мотивация за предприемане на каквото и да е действие и др.

Съставът и структурата на писмото с искане не се различават много от стандартните (вижте Бизнес писма. Правила за форматиране. Структура на писмото). обикновено, текст на писмото за исканесе състои от две части:

1. Уводна част, където се излага същността на въпроса в наративна форма, обясняват се мотивите и причините за отправяне на искането. Тук често се използват следните стандартни изрази:

• причината за петицията
  • Поради неполучаване...
  • Отчитайки социалната значимост...
  • Като се има предвид (нашето дългосрочно сътрудничество)...
  • Имайки предвид (дългосрочния и ползотворен характер на нашите бизнес връзки)...
  • Поради несъответствие между вашите действия и предварително приети споразумения...
  • Поради забавяне на получаването на товара...
  • Въз основа на резултатите от преговорите по...
    и така нататък.
• Целта на заявката
  • За да изпълним заповедта...
  • За да разрешите проблема възможно най-бързо...
  • За координиране на проблеми...
  • За да се гарантира безопасността на преминаването на товара...
  • За да избегнете конфликтни ситуации...
    и така нататък.
• връзки към основания за обжалване
  • В съответствие с предварително постигнатото споразумение...
  • Във връзка с обръщението към нас...
  • Въз основа на устно споразумение...
  • Въз основа на телефонния ни разговор...
  • Според правителствено постановление...
  • Съгласно протокола за взаимни доставки...
    и така нататък.

Всички горепосочени изрази трябва да се използват, като се вземат предвид контекстът и речевата ситуация.

Почти всички стандартни изрази започват с производен предлог или предложна фраза. Трябва да обърнете внимание на правилното използване на тези предлози със съществителни, които са предимно в родителен и дателен падеж.

2. Всъщност молба. Тук ключовата фраза на писмото включва думи, образувани от глагола питам. Използването му се обяснява с изискванията на етикета за бизнес текстовеи психологически закони бизнес комуникация- човек по-охотно се съгласява да извърши действие, изразено под формата на искане, отколкото под формата на искане.

В някои случаи самата заявка, изразена описателно, може да не съдържа този глагол, например: Надяваме се, че ще прецените за възможно да разгледате нашето предложение в посочения срок.

Искането може да бъде направено в първо лице единствено число („ Питам..."), първо лице множествено число (" Моля те...“), трето лице единствено число (в напр в този случайсе използват съществителни със събирателно значение: " Ръководството пита... ", "Администрацията пита... ", "Съветът по труда пита... “ и др.), от трето лице множествено число, ако се използват няколко съществителни със събирателно значение ( Администрацията и Съветът по труда искат... ).

Ако писмото с искане е многоизмерно, тогава съставът на втората част на такова писмо може да изглежда така (частите от състава трябва да съответстват на разделянето на абзаца на текста):

Моля моля...)
...
В същото време питам...(Ние също питаме...)
...
И аз питам... ( Питаме също...)
...
и т.н.

Когато изготвяте писмо с искане, трябва да вземете предвид такива препоръки:

1. Когато правите заявка, подчертайте своя интерес или интереса на вашата организация да я изпълни.
2. В никакъв случай не започвайте писмото с думата „Моля...“ – по-тактично е първо да обясните причините за искането си (дори ако всички подробности вече са договорени с адресата).
3. Не бързайте да благодарите предварително на получателя. Правейки това, вие поставяте както себе си, така и получателя в неудобно положение. Опитайте се да благодарите, когато разберете, че молбата ви е удовлетворена.

Когато формулирате заявка, често се използват следните стандартни изрази:

• Обръщаме се към Вас с молба...
  ...относно доставката до нашия адрес...
  ...за посоката до моя адрес...
  ...относно депортирането в нашата организация...
  ...за това да ми дадеш...
• Питаме (питаме) ви (вие)...
  ...кажи ни)...
  ...прати ми)...
  ...спешно представям...
  ...докладвайте веднага...
  ...уведомява (ръководството на фирмата) за...
  ...информирайте ме за...
• Моля за Вашето (Вашето) съгласие за...
  ...изпращане до...
  ...предоставяйки ни...
  ...запознаване с...
  ...трансфер... на следното оборудване...
• Молим за вашето (вашето) съдействие в...
  ...получаване...
  ...изпратете възможно най-скоро...
  ...осигуряване Допълнителна информацияотносително...
  ...извършване...
• Моля за вашите (вашите) инструкции...
  ...за сключване на споразумение за...
  ...за доставка от склад на предприятието... до представител...
  ...за изготвяне на документи за...
  ...за преглед...
• Молим ви да не отказвате любезното отношение и... .

Писмото със запитване е вид бизнес писмо. Заявката се изпраща до партньори, контрагенти, правителствени агенции... Понякога можете да минете и без него (например, като устно помолите колега предприемач да предостави някаква информация), но като цяло подобни съобщения не трябва да се пренебрегват. Най-малкото в името на поддържането на установения ред.

Какво можете да поискате?

• Информация (за характеристиките на продукта и неговата наличност, за начините и сроковете за доставка, за причините за забавяне на пратката и др.).
• Документи или вещи (хартии за сключване на договор, мостри на продукти и др.).

С една дума, ако не знаете нещо или не го разбирате съвсем, ако имате нужда от документи или ценови листи, изпратете писмо с искане.

Структура на писмото

Такива съобщения се пишат по същия начин като другите бизнес писма:

• Първо се посочват данните за получателя и подателя;
• след това - датата на изготвяне и номера на изходящия документ;
• заглавие, отразяващо същността на въпроса;
• обръщане към получателя (обикновено по име и бащино име, освен ако не пишете до официалните власти);
• същността на въпроса;
• благоприятен израз на надежда за сътрудничество;
• Благодарност;
• длъжност, трите имена и подпис на подателя.

Тъй като писмото с искане е официален документ, то трябва да бъде написано на фирмена бланка. Образец на писмо с молба може да изтеглите от тук.

Как да пиша?

По-добре е да започнете заявката си с кратко обяснение на причините за вашата заявка. Простото изискване на информация без посочване на причини (и дори под формата на ултиматум, както правят някои) е лоша форма. Напишете буквално една уводна фраза, например:

• „въз основа на нашите предварителни споразумения“;
• „с цел предотвратяване на евентуални спорни въпроси“;
• „в съответствие със сключения договор“;
• „сключване на договор“.

Ако е необходимо, можете да се обърнете към законодателни актове. Например, ако законът изисква да прочетете някакви документи, преди да сключите договор, можете да напишете в писмото: „В съответствие с чл. Федерален законот 24 юли 2012 г. № 397-FZ...” Можете да стигнете до точката без предварително обяснение само в случаите, когато причината за искането е очевидна (например, ако пишете писмо с искане според образеца търговско предложение). Но ако причината за вашето искане е нестандартна, трябва да опишете ситуацията и да посочите подробно мотивите си, така че получателят да няма въпроси.

В съдържателната част трябва да формулирате (възможно по-кратко) едно конкретно изискване. Не е желателно да се иска разяснение по няколко теми в едно и също съобщение. Това обаче не е задължително - ако пишете писмо по всеки дребен въпрос (които са общо 5-10), това само ще доведе до излишен формализъм. Получателят също няма да бъде много щастлив да бъде подложен на такава „хартиена“ бомбардировка. Съдържанието започва със стандартни уводни конструкции:

• „моля, информирайте ни за...“;
• “Ще бъдем изключително благодарни, ако...”;
• "Моля изпратете..."

Писмото със запитване винаги изисква писмо с отговор. Ако въпросът е спешен и спешен, тактично споменете, че бихте искали да получите отговор възможно най-бързо. За тази цел можете да използвате следните фрази:

• „моля, отговорете възможно най-скоро“;
• „Призоваваме ви да отговорите в рамките на пет дни“;
• „Молим ви да отговорите в рамките на две седмици“;
• „Очакваме с нетърпение вашето писмо“;
• „Моля, изпратете документите възможно най-скоро по имейл.“

В повечето случаи съобщението за заявка е много кратко. Няма нужда да разпространявате мислите си върху дървото и да изразявате мислите си по темата и извън темата.

По-долу са дадени примери за най-често срещаните заявки.

Образец на писмо с искане за предоставяне на документи

„Уважаеми Владимир Александрович!

За да сключа споразумение между Artemis LLC и Schwarzenspiegel JSC, моля да предоставите следния списък с документи:

• устав;
• Сертификати OGRN и TIN;
• удостоверение за държавна регистрациякомпания (получена от Федералната данъчна служба в установени със законпоръчка);
• заповед за назначаване на длъжността генерален директор.

Моля, изпратете и двата оригинални документа (по пощата на Русия или куриерска служба), и техните копия (по имейл до [имейл защитен])».

Образец на писмо с молба за информация

„Уважаеми Пьотър Владимирович!

Моля да ме информирате за възможността за доставка на корабни двигатели Е-100 (каталожен код SRK-1738-8476) в количество от 10 единици до 10 декември 2015 г., както и да ме информирате за условията на доставка и плащане. Благодаря ви предварително за бързия отговор!“

Примерно писмо с молба за разяснение

„Уважаеми Александър Петрович!

За да се предотврати възможно спорни въпросиМоля ви да опишете възможно най-подробно процедурата за доставяне на маймуни резус от територията Северен Виетнам. Който превозни средствасе използват на всеки етап, има ли опасност за живота и здравето на хората, какъв е максималният срок, който трябва да очаквам? Очакваме Вашия отговор".

Съставете писмо според дадените образци и не забравяйте за учтивостта и бизнес етика. Искането не трябва да съдържа заплашителни фрази, ултиматуми или обещания да се обърнете с жалба към официалните власти, ако няма отговор. Изложете искането си възможно най-правилно, дори ако получателят очевидно не иска да го изпълни. И ако отговорът никога не дойде (или ако ви бъде изпратен официален отказ за предоставяне на данни), ще трябва да прибегнете до по-сериозни мерки - например да напишете предупредително писмо.

Инструкции

Започнете писмото си, като посочите на кого пишете. Форматирайте съобщението, както е обичайно в делова кореспонденция. В горната дясна част на документа напишете на три реда длъжността, името на фирмата и фамилията на управителя, например:

До главен изпълнителен директор
IntersvyazCom LLC
Иванов И.И.

Посочете кой е адресатът на писмото. Направете това след отстъп от предишен разделсъобщенията също са от дясната страна. Трябва да маркирате позицията и фамилията си с инициали, например:

От ръководителя на търговския отдел
Есенина Е.Е.

Направете отстъп на няколко реда от предишния раздел, подравнете курсора в средата на страницата и посочете естеството на съобщението. Можеш да пишеш " Сервизна бележка», « Информационна поща"или" Обяснителна информация ", всичко зависи от причината, поради която се свързвате с ръководителя на организацията. Няма нужда да поставяте точка след заглавието. Ако писмото е свързано с някакво искане, можете просто да се обърнете към директора по име и бащино име по уважителен начин.

Започнете писмото с думи, които обясняват причината за написването му, например „в продължение на нашите преговори“, „в съответствие с вашето искане“ или „въз основа на вашите предложения“.

Ако вашето писмо е свързано с искане за закупуване на оборудване, повишение на служител или възможност да отидете в командировка, по-добре е да започнете писмото с фразата „Моля, разгледайте възможността...“.

Изложете ситуацията, направете обяснения, съставете таблици или графики, ако естеството на писмото го изисква. Подравняването на основния текст на документа трябва да бъде зададено спрямо ширината на страницата. Всеки ред трябва да започва с отстъп.

Подпишете писмото, като не забравяйте да използвате стандарта „с уважение“, преди да посочите фамилното име, последвано от запетая.

Не забравяйте да включите датата, на която е написано писмото, и подпишете отпечатания документ.

Ако вашата организация комуникира чрез вътрешен имейл, започнете писмото със съобщение и представете цялата информация в свободна форма.

източници:

• писмо с молба до директора

Служебните писма представляват до 80% от общ бройдокументи, които се изготвят в организация или предприятие. С тяхна помощ се осъществява комуникация между институции и индивиди. Сервизните писма са с информационен характер; те могат да бъдат съставени и под формата на молба или изискване.

Инструкции

Решете целта на писмото. Необходим е само ако въпросът, на който е посветен, не може да бъде разрешен при лична среща, а също и ако трябва да служи като официален документ, потвърждаващ самия факт на изпращането му. Обмислете го предварително и се уверете, че адресатът е избран от вас и че отговорът ще е в неговата компетентност, ако вашият писмо- искане.

Само един въпрос трябва да бъде посочен в един. Няколко въпроса се допускат само ако са свързани помежду си. Адресатът трябва незабавно да разбере същността на вашето писмо, така че трябва да бъде посочено още в първите изречения. В тях разкажете не само същността на въпроса, но и действията, които очаквате да получите в отговор. В уводната част можете да се обърнете към регламенти, които Ви ръководят при съставяне на писмо и които служат като основа за искане или предоставяне на информация.

Основната част на писмото трябва да мотивира, убеждава или обяснява. Текстът му трябва да е ясен, кратък, стегнат и логичен. Изложените в него факти трябва да са проверени и обективни, цифровите данни – максимално точни. Напишете самото писмо с делови, неутрален тон. Текстът може да бъде написан в първо лице единствено число или множествено числоили от трето лице в единствено число.

Избягвайте категоричните изрази в текста на писмото. Използвайте за това уводни думии конструкции: ако е възможно, очевидно, както следва от, както е известно.

Бизнесът изисква да започнете писмото с „Уважаеми“ и да изпишете собственото и бащиното име на адресата. Ако ги няма, тогава в края на писмото, преди вашия подпис, трябва да има фразата „С уважение“. Можете да подчертаете това уважение в текста на писмото, като използвате следното причастни фрази, като: „след като проучихме внимателно коментарите Ви...“, „след като разгледахме внимателно Вашите предложения...“.

Официалното писмо трябва да бъде написано на бланката на организацията, като се посочва нейното пълно име и Телефони за връзка.

При внедряване стопанска дейностНякои ръководители на организации са принудени да използват служебни пътувания. От чл.166 Кодекс на труда RF следва, че служителят се изпраща в страната със заповед на ръководителя на организацията. Ама ако самият режисьор пътува по служебен път, защото се оказва, че сам се изпраща по служебен път.

Инструкции

Първо погледнете в устава на фирмата кой има право да издава разпоредителни документи. Ако там е посочено, че право на публикуване има само управителят (б.а. директор), то той трябва да оформи документите за командировката. Ако сте делегирали правомощия за подписване на заместник, документите за пътуване ще бъдат подписани от това лице.

Попълнете служебното задание за изпращане в командировка, има унифициран формуляр № Т-10а. Тук посочете дестинацията на командировката, нейния начален и краен час (според билетите) и целта на командировката. Подпишете документа. След приключване на командировката попълнете отчета, намиращ се в долната част на формата.

Издайте заповед за изпращане на служителя в командировка (формуляр № Т-9). Ако в хартата е посочено делегирането на правото на подпис на друго лице, то трябва да състави административния документ. Тук въведете информация за командировката: дестинация и период на пътуването, цел и причина (служебно назначение). Подпишете документа или го дайте на вашия заместник за подпис.

Издайте заповед за временно заместване. Ако има заместник, назначете го за управител; ако няма такава длъжност в състава, назначете друго лице. В административния документ посочете периода на заместване и причината (командировка), посочете редица правомощия.

Издайте пълномощно на заместника за извършване на дейност. Например да представлява интересите на компанията в данъчните власти. Погрижете се и за подписването финансови документи. За да направите това, можете да се свържете с вашата банка и да преработите картата за подпис.

Подгответе удостоверение за пътуване (формуляр № Т-10). Моля, посочете трите си имена. директор на организацията, неговият персонален номер. По-долу въведете целта на командировката и периода на отсъствие от работното място. Подпишете документа.

източници:

• как да кандидатствате за пътни надбавки