Каждый из нас, хоть раз в жизни, но задавался таким вопросом, почему мне не хватает времени. Однако, не всегда ответ на него лежит на поверхности. Давайте разберемся, в чём причина нехватки времени, и что можно и нужно сделать, чтобы, наконец, начать успевать полноценно жить .
Недаром говорят: время — деньги. Умение правильно распоряжаться дарованными часами — это очень тонкое искусство, с непривычки ждёшь от суток продолжительности в 28, а то и в 36 часов. Однако, увы, время неумолимо, в сутках умещается только два оборот часовой стрелки, не больше и не меньше. Почему же одним, этого времени оказывается достаточно и на семью, и на карьеру, и на отдых, при этом они ещё и за собой следить успевают, и высыпаются, и в делах всегда передовики. А большинство из нас успевают поспать всего 5 часов за сутки, разбитыми приходят на опостылевшую работу, лишь для того, чтобы получит очередной выговор за невыполненный план. Как научиться правильно распоряжаться временем ?
Давайте вместе попробуем разобраться в . Некоторые причины лежат на поверхности и очевидны каждому, в то время как о других стоит задуматься, так как они менее очевидны.
1. Поздний утренний подъем
Современный офисный мир живёт графиком с 9:00 до 18:00. И встаёт утром, обычно, чтобы только успеть собраться и доехать до работы. А вы никогда не задумывались, что более ранний подъем даст времени и для других дел, которые успеете сделать перед офисом . Утром мы особенно бодры (если конечно прошлый вечер не был бурным), мозг лучше воспринимает любую информацию, поэтому это отличное время для любого саморазвития, как духовного, так и физического. Например, один из действенных советов по занятию бегом — это утренние пробежки, кстати, и для фигуры это будет особенно полезно. Раннее пробуждение даёт преимущество перед другими людьми, которые еще спят .
Многочисленные исследования показали, что те люди, которые встают раньше всех остальных, успешнее в жизни. Проанализируйте жизнь достигших высот мужчин и женщин, и увидите, что многие из них начинают свой день очень рано. Или проще говоря: «Кто рано встает, тому Бог подаёт». Потратьте немного времени на себя:
Люди, которые утром любят поспать, чаще жалуются, что у них недостаточно времени, чтобы добиться всего, чего хотят.
2. Не планируем свой день
Чтобы понять, куда же делось наше время, нужно распланировать весь день. План действий на день — очень важный шаг для понимания и осознания ценности времени и взятия его под контроль. Сделайте запись всех своих действий за день, распишите время, которое тратиться на каждое действие.
- Проанализируйте фактическое время, которое тратите на всё, что делаете за день
- После, распишите, сколько, реально, нужно тратить времени на все эти дела
После такого анализа, поймёте, что много времени растрачиваете в пустую. Но при этом получите шанс переоценить все свои действия, сможете конкретнее распланировать день, и начать контролировать своё время. Делу — время, потехе — час . Главное не перепутать!
Именно те, люди, которые не планируют и не отслеживают своё время, задаются вопросом, куда же оно делось и почему его не хватает ни на работе, ни дома. Это равносильно тому, как утекают сквозь пальцы все заработанные деньги, если не вести строгий бюджет.
3. Распыляемся на несколько задач одновременно
Все мы знаем, что человек может делать несколько дел одновременно. Но давайте рассмотрим так ли это. Нужно разобраться какие дела для нашего мозга обычные и не трудные, которые можем делать сразу несколько, а какие сложные и для них требуется подключение высших отделов мозга.
Обычные, простые задачи — это приём пищи, расчесывание волос и т.д., такие дела даже нельзя назвать задачей, это просто дела, которые мы можем выполнять сразу несколько, причем не задумываясь. Все обстоит по-другому с задачами, при которых наш мозг должен усиленно работать — он не может обработать и решить большое их количество, максимум две задачи, остальные просто блокирует. Поэтому нужно понять, что нельзя распыляться сразу на всё и впустую тратить своё время. Нужно решать задачи последовательно сделав одну, только тогда переходить к следующей . При таком подходе к любым делам сможете сохранить своё время.
Наш мозг может работать над двумя тяжелыми задачами сразу, но не более. Данное утверждение было доказано французскими учеными при обследовании добровольцев с помощью МРТ исследования.
Только на елку забраться и попу не ободрать , но не более, за один раз
4. Не можем расставить приоритеты
У большинства людей есть проблема с расстановкой приоритетов. Многие из нас не могут оценить задачи в порядке важности и поэтому теряют много драгоценного времени. Думайте о своих основных целях и делах, которые хотите сделать и разберитесь, что важнее для Вас на данный момент. Задайте себе вопрос: «Я действительно должен сделать эту задачу сейчас, или есть ещё что-то важное, что не требует отлагательства?». Займитесь приоритетными задачами, и только потом делайте остальные. Расстановка приоритетов гарантирует, что вы наиболее эффективно используете своё время .
В США ученые пришли к выводу, что умением грамотно расставлять приоритеты, обладает лишь малая часть населения страны, и отнесли эту способность к лидерским качествам, чем изрядно шокировали научный мир. Более того многие HR менеджеры взяли на вооружение результаты исследований и включили задачи по расстановки приоритетов в стандартное анкетирование при приёме на работу
Так что: Первоочередное - в первую очередь, второочередное никогда
5. Рассеянное внимание
В современном мире существует очень много факторов способных отвлечь нас от нужных и важных дел. Например, всемирная сеть, в которой существует масса различных развлечений, доступных нам все 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Не удивительно, что очень много молодых людей легко отвлекаются от своих основных целей и задач, а потом жалуются что совсем не хватает времени.
Рассеянное внимание бывает разное: оно может быть и от усталости, и от монотонной работы, от бессонницы. В таком случае нужно дать себе отдохнуть и с новыми силами приняться за дело, при этом стараться не отвлекать своё внимание на другие занятия. Лучшим вариантом будет закрыться, где-нибудь, где нет различного рода раздражителей: телефонов, гаджетов, интернета и людей отвлекающих от работы. , которые постоянно отвлекают, иногда это очень полезно для Вашей работы и сохранения драгоценного времени.
Медики всего мира отмечают увеличение числа детей с синдромом дефицита внимание. В первую очередь, такие неутешительные наблюдения связывают с веком информационных технологий, когда буквально с детства нас приучают к рассеиванию внимания: не замечать того, что происходит вокруг, толерантности, невмешательству. И, напротив, концентрированию внимание лишь на том, о , газет и других авторитетных источников, по средствам психологических методик, постепенно превращая общество индивидов в легко управляемое человеческое стадо.
Внимание — дороже золота
Еще рассеянное внимание может быть от скуки или от занятия чем-либо, например, профессорская рассеянность или поэтическая мечтательность, т.е. трудность распределения внимания между разными объектами. Понятно, что со скукой нужно будет бороться и преодолевать её различного рода занятиями, которые смогли бы привлечь Ваш интерес. Бывает рассеянность связана и с психическими расстройствами, в таких случаях, конечно, нужно обращаться к специалисту.
6. Излишняя торопливость и суета
Есть много хороших русских пословиц на этот счет:
- Не торопись отвечать, торопись слушать
- Торопись на доброе дело, а худое само приспеет
- Прытко бегают, так часто падают
- Был такой, что торопился, да скоро умер
- Поспешишь людей насмешишь
Русские пословицы очень явно показывают и рассказывают нам, что не нужно торопиться в своих делах , нужно всё хорошенько продумать, а потом только сделать, чтобы не потратить лишнего времени на переделку.
В пословице — «Сделать на скорую руку «, сказано, что дело сделано не очень хорошо, т.е. быстро и не качественно, и возможно всё придётся переделывать. При этом потратив время, которое можно было сберечь, сделав дело сразу и качественно.
Сосредоточьтесь делать и решать свои дела не быстро, а именно продуманно и без суеты, тогда Вы сохраните своё время и его будет хватать на вашу полноценную жизнь. Делайте всё с чувством, с толком, с расстановкой.
7. Регулярно не перечитываем, не пересматриваем свои планы и цели
Необходимо не только планировать свой день, но и всё остальное время в жизни . Люди, которые не перечитывают, не пересматривают свои планы и цели, тратят время и энергию впустую. Ведь некоторые из них со временем необходимо менять. Наша жизнь не стоит на месте, и вместе с ней движемся и мы со своими решениями. Меняются приоритеты, а сними и наши цели.
Еженедельно, ежемесячно или даже ежегодно перечитывайте, пересматривайте свои планы. И по мере необходимости изменяйте или совсем меняйте курс, чтобы ненужные задачи не съедали Ваше время, и не забивали день.
8. Нас поглощают плохие мысли и отрицательное настроение
Очень многие из нас сильно заняты на работе, поэтому обычно не хватает времени на всё остальное. Работа поглощает не только наше время, но и настроение, если конечно она не любимая. Чем больше перерабатываете без отпуска, или после рабочего времени, тем больше устаёте и накапливаете негативные эмоции. Нужно давать себе время на отдых и снятие стресса
Нужно решить для себя, что Вам важнее в жизни, работа, которая в лес не убежит или Ваше здоровье, которое напрямую зависит от хорошего настроения. Если решили что-то изменить и уделить больше времени своему здоровью и своей жизни, стать более счастливым, то нужно начинать прямо сейчас и ни в коем случае не затягивать с этим. Иначе легко можно впасть в депрессию:
У людей, которые всегда говорят, что у них всё плохо, так и будет. Если Вы будете сами распространять негатив, то он никуда от Вас и не уйдёт. Если постоянно говорить, что нет времени на тренировки, путешествия и т.д., то и не будет его хватать, чтобы сделать эти вещи.
Нужно быть честным с самим собой и говорить по существу, что мешает найти это время: «Я растрачиваю его, когда тороплюсь, или поздно встаю и т.д.». Найдите причину потери времени и попытайтесь её решить, тогда увидите сколько всего интересного, полезного и хорошего можно успеть сделать. Например, слетать , а потом задуматься над своей жизнью — такая ли она, как вы мечтали?
Обязательно расскажите о нас друзьям
1 комментарий
Чтобы понять, почему не хватает времени, и чтобы начать заниматься управлением временем, стоит начать собирать статистику, которую можно потом анализировать. Для хронометража я бы посоветовал использовать тайм-трекер. Я работаю с бесплатным primaERP. Соберите статистику хотя бы за 2 недели. С этими данными уже можно работать …
Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. .
Психология отношений
1406
02.05.13 10:31
Запланировала важные дела, но не хватило времени? Кто мешает сделать то, что хочется завершить именно сегодня? Ты расстраиваешься, а порой приходишь от этого в бешенство? Да, такая реакция самая распространенная, хотя и не самая эффективная. Куда полезнее задаться вопросом, кто или что «ворует у нас время, которое мы запланировали потратить совсем иначе. Попробуем проанализировать.
Черная дыра
«Пожирателями наших часов и минут могут быть незапланированные телефонные разговоры, особенно с теми, кто любит висеть на линии. Врагом может стать и телевизор, «встретившись» с которым ты начинаешь щелкать по каналам и искать «что-нибудь интересненькое». А потом с удивлением замечаешь, что время куда-то делось…
На работе в роли «воришек» часто выступают неожиданные посетители, назойливые клиенты, с которыми тяжело закончить разговор, зависающие компьютеры, ломающиеся автомобили, принтеры… Этот «черный список» каждый может продолжить самостоятельно.
И ты восклицаешь: «Ну что я могу с этим сделать?! » Если ты задаешь этот вопрос как риторический – продолжай унывать по поводу того, что время тратится зря. А если тебе действительно важно изменить сложившуюся ситуацию и закрыть «дыры», в которые утекает твое время, то попробуй приметить несколько известных и несложных техник.
Например, верный способ отловить «пожирателей» времени – вести наблюдение. Хотя бы несколько раз не поленись и заполни в конце рабочего дня табличку со следующими пунктами:
- Время (затраченное на что-либо).
- Чем я занималась.
- Кто мне мешал.
- Как мне мешали заниматься своими обязанностями.
- Что я сделаю, чтобы это не повторялось в будущем.
В результате ты увидишь в разрозненных случаях общую тенденцию, поймешь, кто главные похитители, а поняв, придумаешь, как с ними бороться. Например, остановишь себя во время не нужного тебе разговора и скажешь: «Стоп, сейчас воруют мое время! » Может быть, увидев свои потери, исчисленные в минутах и часах, ты перестанешь бегать курить или пить чай с коллегами.
«Но тогда получается, что я кому-то должна отказать? » – удивишься ты. И это действительно так! Главная задача в борьбе с «пожирателями времени» – не бояться им сообщить о том, что они воруют твои часы и минуты. И если тебя мучает совесть, вспомни и подумай: обращаясь к тебе с просьбой, человек хочет, чтобы на решение его проблемы было потрачено твое, а не его время.
Летом – на санках?
Бывает, что «враг» – не вовне, а внутри нас. Помнишь сюжет из «Ералаша», где мальчика друзья зовут на улицу? Он начинает одеваться и в процессе этого успевает поиграть в огромное количество игр. Когда выходит на улицу в шубе и с санками, оказывается, что наступило лето.
Часто, двигаясь к цели, мы сами тратим время на то, что нас к этой цели не приближает. Причины ? Стремление все сделать сразу, неумение рассчитывать свои силы, откладывание лед со дня на день, пока маленькое дельце не превратится в неподъемный ком.
С этими внутренними врагами также надо бороться – учиться структурировать задачи, правильно ставить перед собой цель. Но это уже совсем другая история.
Вечно не хватает времени? Чувствуете себя так, будто находитесь в постоянном завале и совершенно ничего не успеваете? По окончанию рабочего дня вы ловите себя на мысли, что вроде бы все время были заняты, но при этом ничего не успели?
Ниже перечислено двадцать причин, по которым так происходит, и что нужно делать, чтобы этого избежать.
1. Неумение или нежелание планировать рабочее время
Если вы приходите на работу и понятия не имеете, что именно вам нужно будет сегодня сделать, что из этого успеть до обеда, а что нужно будет сдать завтрашним утром, то наверняка упустите что-то из виду. Научитесь планировать свой рабочий день (впрочем, личное время тоже надо грамотно распределять).
2. Отсутствие чувства времени
То есть проблема в том, что вы не можете предсказать, сколько времени понадобится на выполнение той или иной работы, сколько минут займет дорога и т.д. Следовательно, не можете правильно рассчитать свой день, и вечно пребываете в завале и вечной спешке. Как с этим бороться? Если не можете сами адекватно оценить промежуток времени, требующийся на выполнение задачи, засекайте время, ставьте таймер, записывайте. Главное, не обещайте вскоре быть в другом месте или заняться другой работой.
3. Привычка браться за несколько дел одновременно
Мультизадачность – это здорово, но на практике мало пользы. Вы не уделяете достаточно внимания ни одному из выполняемых дел, в результате совершаете ошибки, которые потом придется переделывать, или как минимум делаете все медленно.
7. Беспорядок за рабочим столом
Это явление оказывает двойной негативный эффект. Во-первых, вы тратите время на поиски нужного документа, папки или даже элементарной ручки. Во-вторых, заваленный стол лишь усиливает ощущение, будто вы завалены работой по уши, совершенно ничего не успеваете и не контролируете ситуацию. Стоит ли говорить, что в таком завале может затеряться листочек с важной заметкой или контактными данными?
«Мне не хватает времени», — пожалуй, самая наглая ложь, которую мы регулярно повторяем сами себе. У каждого из нас есть ровно 24 часа в сутках и ни одной минутой больше. Почему же кому-то этого времени достаточно, а кто-то постоянно жалуется на его нехватку? Давай не будем брать в расчет откровенных тунеядцев и бездельников. Поговорим о том, какие проблемы с распределением времени существуют у простого смертного, не отличающегося особенным трудоголизмом и не склонного к тотальной праздности.
1. Ты не следишь за временем
Следить за тем, как ты проводишь свое , - что может быть проще, скажешь ты. Однако, как ни странно, большинство из нас даже этого не в состоянии сделать.
Случалось ли с тобой такое: ты слишком увлекся, занимаясь одним делом, и потому у тебя не осталось времени на что-то другое? Те, кто следят за своим временем, более организованны, лучше понимают собственные возможности, умеют распределить время так, чтобы успеть сделать все необходимое, при этом не чувствуя себя загнанной лошадью.
2. Ты тратишь время на бессмысленную деятельность
Подумай, сколько времени твоей жизни убивается на «сидение» в интернете, например. Нет, мы не считаем, что интернет вреден сам по себе. Больше того, интернет - это настоящее чудо нашей эпохи, этот, без преувеличения, гигантский источник информации абсолютно беспрецедентен как по своим масштабам, так и уровню доступности. И как же этот дар божий используешь ты? Обновляешь ленту в контакте.
Куда полезнее будет лечь и проспать всё то время, который ты потратил на подсчет лайков и изучение профилей людей, с которыми ты даже не знаком.
3. Ты не умеешь расставлять приоритеты
Тот, кто утверждает, что не успел выполнить ту или иную задачу, фактически говорит, что это было недостаточно для него важно.
Действительно, грамотная расстановка приоритетов поможет понять, какому вопросу стоит уделить больше внимания, а на что не стоит и тратиться. Есть две основные проблемы, связанные с расстановкой приоритетов: ты считаешь все одинаково важным и из кожи вон лезешь при выполнении каждой задачи, либо тебе глубоко безразлично все, что ты делаешь. В любом случае, ни одна из этих позиций не является верной и не способствует продуктивной работе.
Иногда количество дел зашкаливает, даже если очень стараешься все спланировать. Предположим, с утра вы составляете список из 5 больших и важных дел, которыми уже давно пора заняться. Начинается рабочий день, вы открываете почту, мессенджер, корпоративный портал, и понимаете, что на вас свалилась лавина задач и просьб от коллег, партнеров и от кого угодно еще – подписать документы, проверить текст на сайте, срочно ответить на пару десятков писем, обсудить новое мероприятие и т.д.
К вечеру вы находите свой замечательный список из 5 дел и понимаете, что ни за одно из них так и не взялись. А сил и времени уже нет - вы за весь день уже столько всего переделали, что список, даже не начиная, можно с чистой совестью отложить на завтра.
А завтра все повторится.
Что делать? Есть много разных коротких советов, подробных методик и объемных книг по тайм-менеджменту. Мы выбрали три простых, проверенных шага, которые помогут вам расставить приоритеты и не отвлекаться от важных задач.
1. Избавляемся от пожирателей времени.
Несмотря на повсеместное внедрение корпоративных порталов и современных инструментов внутренних коммуникаций, электронная почта не сдает своих позиций и продолжает поедать рабочее время сотрудников. Даже компании, успешно использующие интранеты и корпоративные соцсети, жалуются на необходимость общаться по электронной почте с «внешним миром» - заказчиками, партнерами.
Договоритесь с самим собой, что вы будете проверять почту и отвечать на письма в строго отведенное время. Установите 2-3 получасовых интервала в течение дня – именно в это время вы будете открывать почтовый ящик, просматривать сообщения и отвечать на них.
Если с самодисциплиной дела обстоят плохо, настройте почтовый клиент таким образом, чтобы он получал письма с сервера, например, раз в три часа.
Если перед вами срочная задача – отключите все средства коммуникации. Поставьте телефон на беззвучный режим, в мессенджерах и корпоративном чате поставьте статус «Занят». Наденьте наушники, включите музыку и сосредоточьтесь только на срочной задаче.
В таких условиях вы решите ее намного быстрее, и даже если кто-то не сможет до вас достучаться в это время – поверьте, ничего страшного не произойдет.
2. Выбираем действительно важные дела.
Если список задач на сегодня уже не умещается на одном листе блокнота, или на экране ноутбука – нарисуйте матрицу Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США) – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента. Вы разбиваете задачи на четыре группы по двум критериям – Важность и Срочность.
В первую группу попадают важные и срочные дела – их мы начинаем делать здесь и сейчас. Задачи из второй группы, важные, но не срочные, заносим в планы на будущее (на завтра, на неделю вперед - согласно срокам).
С остальными группами поступаем проще – срочные, но не очень важные дела можно делегировать коллегам, подчиненным. А можно еще раз оценить их важность и перенести в четвертую группу – не важных и не срочных дел. Таким образом, число срочных-срочных, но не очень важных задач (а это те самые письма, просьбы коллег и прочий форс-мажор) заметно уменьшается. Останется только правильно распланировать рабочее время между задачами из первой и третьей групп.
3. 60/40
Распределяя время между срочными делами, старайтесь придерживаться принципа 60/40.
Вы сами обязательно должны планировать 60% своего рабочего времени – отводить его под свои важные и срочные задачи. Если мы рассчитываем на восьмичасовой рабочий день – это примерно 5 часов. А на срочные просьбы и непредвиденные задачи оставьте 40% (около 3 часов)- этого хватит с лихвой.
Каждый день мы встречаемся с огромным количеством новой информации, общаемся с большим числом людей. С началом рабочего дня (а то и раньше, со звонком будильника, когда мы берем в руки смартфон и начинаем проверять почту) на нас сваливается лавина вопросов, ведений, задач; к нам обращаются десятки людей.
Очень важно научиться управлять этими потоками информации и обращений, иначе мы рискуем потратить на них все свое рабочее и даже не очень рабочее время. Считается, что 10 минут планирования экономят до 1 часа рабочего времени. Попробуйте прямо сейчас расставить приоритеты, поменять настройки в почтовом клиенте и распределить время между важными и не важными задачами.
P.S. Если вы удачно распланировали рабочий день и у вас осталось немного свободного времени, посмотрите видеозапись первой встречи «Клуба24» , на которой мы обсуждали вопросы тайм-менеджмента и планирования.
Загрузка...
