Eksempel på forespørselsbrev. Hvordan skrive et formelt forespørselsbrev - eksempel

16apr

Hallo! I denne artikkelen vil vi snakke om forretningsbrev.

I dag lærer du:

1. Hvorfor forretningskorrespondanse ikke har mistet sin relevans;
2. Hvilke typer forretningsbrev finnes og hvordan de er formatert;
3. Hvordan skrive et forretningsbrev riktig.

Nå utenfor vinduene våre er høyteknologiens og Internetts tid. Men forretningskorrespondanse har ikke mistet sin betydning og relevans, den har rett og slett flyttet til andre medier. La oss i dag snakke om hvorfor det er viktig å kunne skrive og formatere forretningsbrev.

Hvorfor trenger du bedriftskorrespondanse?

For det første er dette en mulighet til å utveksle meninger, forslag og tanker med ansatte eller forretningspartnere. Ved hjelp av korrespondanse oppgir de klager, forespørsler, og avklarer misforståelser mellom bedrifter.

Forretningskorrespondanse er en av typene offisiell korrespondanse.

Forskjeller mellom forretningsbrev og andre

De viktigste forskjellene er som følger:

• stilistikk av presentasjonen;
• Ordforråd som ikke tillater klare uttrykk for følelser;
• Utført på det offisielle brevhodet til selskapet;
• Fonten er ikke for liten, men heller ikke stor, og er lik gjennom hele teksten;
• Opptar sjelden mer enn 1 side;
• Tilstedeværelse av streng offisiell kommandokjede.

Typer forretningsbrev

Alle forretningsbrev kan deles inn i flere grupper. Vi vil dvele ved hver enkelt mer detaljert og gi en kort beskrivelse.

Brev som ikke trenger å besvares.

• Garantibrev;
• Medfølgende;
• Informasjonsinformasjon;
• Advarselsbrev;
• Påminnelsesbrev.

Brev som krever svar.

• Anke;
• By på;
• Be om;
• Krav;
• Begjæring.

Ikke-kommersielle brev.

• Invitasjonsbrev;
• Brev som uttrykker kondolanser;
• Brev som uttrykker takknemlighet;
• Brev som informerer om noe;
• Brev som inneholder anbefalinger;
• Garantibrev;
• Brev som bekrefter at varene er mottatt, tjenesten er levert, og så videre;
• Gratulasjonsbrev ved forskjellige anledninger;
• Forespørselsbrev;
• Instruksjonsbrev;
• Følgebrev.

Kommersielle brev.

De brukes vanligvis før avtaleinngåelse, samt under kontraktens gyldighetstid.

Disse inkluderer:

• Brev som svarer på henvendelser;
• Direkte forespørsel;
• – et brev der det foreslås å foreta en transaksjon eller inngå en avtale;
• Krav;
• Påminnelse;
• Et brev som inneholder advarsel om oppsigelse av avtaler eller behov for å oppfylle forpliktelser mv.

Hvis vi snakker om klassifisering etter struktur, er det 2 typer forretningsbrev:

• Inneholder forfatterens tekst og skrevet i fri form;
• Sammenstilt etter et strengt mønster.

Av adressat.

• Rundskriv – et brev som sendes til flere adressater;
• Vanlig – sendt til én mottaker på vegne av én person;
• Kollektiv – sendes til én mottaker, men fra flere personer.

Brevene er også delt inn i henhold til formen de ble sendt i:

• Sendt som en faksmelding;
• Sendt på e-post;
• De sendes i vanlige konvolutter.

Det finnes typer brev som av etiske grunner bør være håndskrevne fremfor maskinskrevne. Dette gjelder kondolanser og gratulasjoner.

Hemmelighetene til riktig design

Brevets tekst er delt inn i innledende, hoved- og siste deler. De er logisk forbundet med hverandre. Den innledende delen inkluderer omstendighetene som førte til opprettelsen av brevet, og hoveddelen representerer selve innholdet. Den siste delen oppsummerer resultatene, som uttrykker forespørselen, avslaget osv.

Generelt kan forretningskorrespondanse med alt ansvar kalles en kunst, fordi det er nødvendig å lære å utføre det riktig, i samsvar med alle krav. Tross alt tenker vi oftest bare på at informasjonen presenteres tydelig, og vi glemmer det faktum at brevet kan betraktes som selskapets ansikt.

Stilistikk.

Hvert brev holdes i en streng forretningsstil, ved å bruke talemåter som er karakteristiske for offisielle dokumenter.

Krav til presentasjon av informasjon.

All informasjon i brevet presenteres som følger:

• Adressert, beregnet på en bestemt person;
• All informasjon må være oppdatert på skrivingsdatoen;
• Pålitelig;
• Upartisk;
• Begrunnet;
• Så fullstendig som mulig, slik at det kan tas en avgjørelse basert på det.

Skjema.

Først og fremst er brevet skrevet på brevpapir som er proprietært til selskapet.

• For å skrive et forretningsbrev brukes ark i A4-størrelse;
• Venstre marg på skjemaet må være minst 3 cm, siden de etter en tid vil bli sendt til filen;
• Navnet på selskapet, dets juridiske og faktiske adresse og e-postadresse er angitt;
• Det er bedre å bruke standard Times New Roman-skrift, størrelse 12. Den er den mest optimale og lett å lese;
• Det er lov å utarbeide forretningsbrev uten å bruke brevpapir, men da må du likevel oppgi informasjonen fra skjemaet.

Dersom brevet omhandler store transaksjoner knyttet til økonomi eller konfidensiell informasjon av annen karakter, anbefales det ikke å sende slike brev på faks eller elektronisk. Det er bedre på den gamle måten, i en vanlig papirkonvolutt.

Nummerering.

Hvis brevet består av flere sider, blir de nummerert fra den andre. Tallene er markert øverst i midten med arabiske tall. Det er ingen prikker ved siden av nummeret.

Inndeling i deler.

Dette betyr å dele opp brevet i avsnitt. Teksten skal ikke flyte i en kontinuerlig strøm, ellers vil den rett og slett ikke bli oppfattet. Takket være inndelingen i avsnitt kan du se hvor en tanke slutter og en annen begynner.

Tilgjengelighet av rettelser.

Det er ikke tilrådelig å tillate rettelser, skrivefeil eller slettinger. Brevet skal skrives riktig, og teksten skal skrives ut med intervaller på 1,5 - 2.

Detaljer brukt.

Vi vil bare indikere de viktigste, siden vi allerede kort snakket om dem litt tidligere:

• Hvis foretaket er statseid, brukes den russiske føderasjonens våpenskjold. Den ligger midt i den offisielle formen;
• Fullt firmanavn;
• Faks- og telefonnumre;
• Bankkontonummer;
• Adressat - og navnet på mottakerselskapet brukes i nominativ tilfelle; for å indikere posisjon og etternavn til mottakeren, bruk dativ;
• Hvis mottakeren har en akademisk grad eller tittel, angi det før personens etternavn;
• Eventuelle detaljer skrives på ny linje og med stor bokstav.

Forretningsbrev etter et møte

Du holdt et forretningsmøte, det var noen utsikter til. Vi vil diskutere videre hvordan vi skal reflektere dette i et brev.

1. Først av alt, i begynnelsen av brevet, referer til datoen og klokkeslettet for din kommunikasjon med din potensielle partner, selv om det har gått et par dager siden møtet.
2. Unngå feil eller altfor komplekse fraser: hold brevet kort og tydelig, men på en slik måte at mottakeren vil lese det.
3. Nevn hva samtalen handlet om. For eksempel: " Vi diskuterte hvor mye en vase i venetiansk stil ville koste.»
4. Sørg for at mottakeren av brevet gir uttrykk for sin mening om temaet for møtet.
5. Angi et tidspunkt der du kan kommunisere på telefon eller møte personlig.
6. La mottakeren vite at du gleder deg til å jobbe med ham: " Jeg ser frem til fremtidige forretningsforbindelser med deg«.
7. Avslutt brevet med følgende eller lignende setning: " Beste ønsker til deg...».

Elektroniske forretningsbrev

Det er umulig å ignorere kravene til design, siden flere og flere brev blir utstedt i elektronisk form i stedet for i papirform. Tross alt er det det 21. århundre.

Det er ikke vanskelig å lage et elektronisk forretningsbrev; formateringskravene er identiske med tradisjonelle brev. Det eneste er at et slikt brev alltid skal ha en tittel (eller emnelinje) slik at det rett og slett ikke blir borte i dokumentasjonsflyten.

I tillegg, når et slikt brev besvares, er det bedre å ikke endre emnet for brevet, så du vil raskt forstå hva som blir sagt hvis du mottar mange e-poster.

Du bør heller ikke bruke avansert programvare når du lager vedlegg til slike brev, det er langt fra et faktum at mottakeren din har det samme. Hvis det ikke er der, vil brevet rett og slett ikke åpnes.

Ikke bruk uttrykksikoner når du skriver et forretningsbrev elektronisk. Teknologi er flott, men hold det forretningsmessig når du skriver.

Hva er fristen for å svare på et brev?

Hvis brevet er klassifisert som å kreve svar, avhenger når man skal svare av informasjonen i brevet:

• Hvis du mottar en forespørsel, må du bekrefte at den er mottatt innen de neste tre dagene etter mottak. Og det endelige svaret kan gis innen en måned;
• Hvis vi snakker om kondolanser, kan den sendes innen ti dager etter at den triste hendelsen skjedde;
• Det er tillatt å sende gratulasjoner innen 8 dager fra det øyeblikket du fikk vite om den spesielle datoen;
• Hvis vi snakker om de generelle reglene for god oppførsel, er det bedre å svare på brev innen syv dager.

Hvordan skrive et forretningsbrev: på enkelt språk om komplekse ting

Skille mellom et forretningsbrev og personlig korrespondanse. Vi har allerede snakket mer enn en gang i dag om hva disse forskjellene er, vi bør ikke glemme dem. La oss nå se på å skrive et brev trinn for trinn.

1. stadie. Vi angir adressaten.

I øvre høyre hjørne av skjemaet skriver vi etternavn, initialer og posisjon til personen vi adresserer brevet til. Hvis adressaten er en organisasjon, oppgi dens juridiske adresse.

Trinn 2. Anke.

Vi legger den i midten av skjemaet. Det utføres på en respektfull måte, uten forkortelser eller slettinger.

Eksempel: Kjære (navn, patronym)! Adressaten kan også adresseres ved å angi sin stilling. Men når du tiltaler en person ved navn, reduserer det psykisk stress og indikerer at forretningsforholdet er stabilt og etablert.

Trinn 3. Angivelse av formål.

Forklar formålet med brevet, dets essens og hovedideer. Denne delen er den viktigste. Skriv om hva du vil si, hva er årsaken til klagen din. Men ikke glem den offisielle og nøytrale stilen.

Trinn 4. Komme med forslag og anbefalinger.

Nesten ethvert forretningsbrev innebærer at adressaten vil svare på det. Dette kreves vanligvis ikke bare av brev av informativ karakter. Beskriv derfor ikke bare problemet, men foreslå også hvordan det kan løses.

Hvis du sender inn en klage, be om at visse tiltak blir iverksatt; hvis du tilbyr å samarbeide, fortell oss hvilke alternativer som er tilgjengelige.

Enkelt sagt må den som mottar brevet se at de ikke bare vil ha noe av ham, men også forstå hvordan dette kan oppnås.

Hvordan avslutte et forretningsbrev

Et forretningsbrev må skrives perfekt. Dersom skriveregler ikke følges, kan det påvirke selskapets omdømme negativt som helhet. Derfor foreslår vi nå å dvele mer detaljert ved utformingen av den siste delen av et forretningsbrev.

På slutten av brevet, oppsummer alt som ble diskutert tidligere. Men du bør ikke strekke konklusjonene dine i 10 setninger; tross alt er korthet og konsisthet verdsatt i forretningsbrev. Det er bedre å begrense deg til enkle fraser.

Vi vil basere avslutningen på 2 indikatorer: den skal være så høflig og korrekt som mulig. Det er forskjellige alternativer for hvordan den skal bygges.

Her er noen eksempler:

• Takk for oppmerksomheten eller hjelpen: Takk skal du ha! (La meg takke deg...);
• Gi uttrykk for håp for fremtiden: Vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid (Vi håper å få svar i nær fremtid...);
• Du kan konstruere en setning for å forsikre adressaten om noe: Vi vil gjerne samarbeide med deg;
• Send en forespørsel: Vi ber deg rapportere resultatene;
• Beklager eventuelle ulemper dette medfører: Jeg beklager den uventede forsinkelsen i betalingen for materialet.

Hvordan si farvel til mottakeren.

Til tross for at korrespondansen er offisiell, kan du si farvel på forskjellige måter.

Her er noen alternativer:

• Med respekt for deg...;
• Med ønsker om suksess...;
• Beste hilsener…

Vi signerer riktig.

Når du signerer brevet, angi din stilling, for- og etternavn. Hvis du tviler på riktigheten av en setning som: " Med vennlig hilsen" - bare ikke bruk det.

Du kan angi kontakter, tilleggsnummer eller e-postadresse i signaturen, slik at du demonstrerer overfor mottakeren at du er klar til å kommunisere og samarbeide med ham.

I den neste delen av artikkelen vår vil jeg snakke om forretningsbrev på engelsk.

Forretningsbrev på engelsk

Det er ingen regulert form for å skrive slike brev. Alt vil avhenge av formålet med brevet og hvem dets adressat er. Her er noen korte anbefalinger for utkast.

Dato for skriving.

Hvis vi skriver i USA, setter vi måneden først, deretter dagen og først året når vi angir datoen. Hvis til Storbritannia, er datoen lagt inn som i den russiske føderasjonen. I dette tilfellet, skriv måneden med bokstaver for å unngå forvirring.

Mottakerdetaljer.

• Hvis du skriver til en mann, kontakt ham slik: Mr (sett inn etternavn);
• Hvis en kvinne som er gift: fru (sett inn etternavn);
• Til en ugift dame: Frøken (angi etternavn);
• Hvis du ikke vet damens status: Ms (sett inn etternavn).

Oppgi adressen.

Rekkefølgen er den motsatte av den som er akseptert i den russiske føderasjonen: kontor, husnummer, gatenavn, postnummer, statsnavn (hvis du skriver i USA), fylkesnavn og landnavn (hvis du skriver i Storbritannia).

Hvordan kontakte mottakeren.

Standardsamtaler:

• Kjære frue;
• Kjære herr;
• Kjære Herr eller Fru;
• Kjære fru;
• Kjære.

Etter adressen setter vi et komma (hvis du skriver til Storbritannia) eller et kolon (hvis du skriver til USA). Det er ikke vanlig å sette et utropstegn.

Emne.

Sørg for å angi emnet for brevet, akkurat som i den russiske føderasjonen.

Hovedtekst.

Del det inn i avsnitt. Eller skriv hver setning på en ny linje.

Hvordan si farvel.

For eksempel slik: " Takk for hjelpen, vi forblir dine virkelig"– Takk, min hengivne..., men kanskje mindre formelt.

Signaturregistrering.

Vi setter vår signatur under avskjedsparagrafen, angir vårt for- og etternavn, firmanavn og stilling.

Design av applikasjoner.

Hvis du legger ved noen dokumenter, vennligst oppgi dette på slutten av brevet: " Enc." og liste opp applikasjoner.

Hva du skal skrive med stor bokstav.

• Etternavn og initialer;
• Bedriftsnavn;
• Navn på byer, stater osv.;
• Eventuelle ord som indikerer posisjonen inneholdt;
• De første ordene i farvel;
• Åpningsadresser.

Før vi avslutter samtalen, her er noen eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk.

Eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk

Konklusjon

For å oppsummere vil jeg si at et forretningsbrev er et verktøy for kommunikasjon innen ethvert aktivitetsfelt. Hvis det er skrevet riktig, vil det definitivt presentere din bedrift i et positivt lys.

På den annen side kan et brev skrevet slurvete og med feil fullstendig ødelegge den mest lovende virksomheten. Skriv bokstaver riktig, og vi prøvde å fortelle deg hvordan du gjør det.

Et forespørselsbrev er en egen type forretningsbrev. Formålet med kompileringen er ønsket om å oppmuntre mottakeren til å foreta en spesifikk handling. Mottakeren, det vil si personen som denne forespørselen sendes til, kan enten være en juridisk enhet eller en enkeltperson. Hvis brevet er adressert til en organisasjon eller virksomhet, er det vanlig å skrive det i navnet til lederen av denne virksomheten.

Samling

I de fleste tilfeller utstedes brevet på brevpapiret til avsenderselskapet. Strukturen til brevet ser slik ut:

• utgående nummer og dato for dokumentutarbeidelse;
• data fra opphavsmannen (fullt navn og stilling til personen som startet opprettelsen av brevet);
• navnet på dokumentet, som kort (i en setning) indikerer essensen;
• adresse til mottakeren (oftest brukes en personlig adresse, for eksempel "Kjære Fyodor Stepanovich!");
• hovedteksten i forespørselsbrevet, som starter med en setning som inneholder verbet "å spørre", for eksempel "Vi ber deg om å informere ...", "Vi ber deg om å yte bistand ..." eller "Vi ber deg å skaffe...";
• en høflig form for å uttrykke håp om et gunstig utfall av en sak, ved å bruke setningene "Vi håper på en positiv løsning på problemet vårt" eller "Vi håper på din hjelp i ...";
• underskrift av opphavsmannen (oftest er forespørselsbrevet signert av lederen av organisasjonen, hans stedfortreder eller lederen av en strukturell enhet).

I tillegg bør man sørge for at mottakeren av brevet om nødvendig har mulighet til å kontakte opphavsmannen direkte. For å gjøre dette må du oppgi kontaktinformasjonen til personen som sender forespørselen.

Ofte oppstår det en situasjon når opphavsmannen har flere forespørsler til mottakeren som krever tilfredsstillelse. I dette tilfellet er det tilrådelig å presentere alle eksisterende forespørsler i ett brev, mens du deler hovedteksten inn i avsnitt. Dette vil redusere dokumentflyten betraktelig, samt spare tid for både avsender og mottaker.

Et forespørselsbrev forutsetter mottak av et svarbrev, som vil inneholde et positivt eller negativt svar på den oppgitte forespørselen. Hvis det originale brevet inneholder flere forespørsler, gir svarbrevet resultatene av behandlingen av hver slik forespørsel.

FORESPØRSELSBREV

Et forespørselsbrev er kanskje den vanligste formen for forretningskorrespondanse. Antall situasjoner som nødvendiggjør en forespørsel på vegne av en juridisk eller fysisk person kan ikke telles. Dette er å innhente informasjon, produktprøver, koordinere handlinger, indusere noen handlinger, etc.

Sammensetningen og strukturen til et forespørselsbrev er ikke mye forskjellig fra standard (se Forretningsbrev. Formateringsregler. Brevstruktur). Som oftest, teksten til forespørselsbrevet består av to deler:

1. Innledningsdel, hvor sakens essens er angitt i narrativ form, redegjøres for begrunnelsen for og begrunnelsen for anmodningen. Følgende standarduttrykk brukes ofte her:

• årsaken til begjæringen
  • På grunn av manglende mottak...
  • Med tanke på den sosiale betydningen...
  • Med tanke på (vårt langsiktige samarbeid)...
  • Med tanke på (den langsiktige og fruktbare karakteren til våre forretningsforbindelser)...
  • På grunn av uoverensstemmelsen mellom handlingene dine og tidligere aksepterte avtaler...
  • På grunn av forsinkelse i mottak av lasten...
  • Basert på resultatene av forhandlingene om...
    og så videre.
• Målet med forespørselen
  • For å etterkomme ordren...
  • For å løse problemet så raskt som mulig...
  • For å koordinere problemer...
  • For å sikre sikkerheten ved lastpassasje...
  • For å unngå konfliktsituasjoner...
    og så videre.
• lenker til klagegrunnlag
  • I henhold til tidligere inngått avtale...
  • I forbindelse med henvendelsen til oss...
  • Basert på en muntlig avtale...
  • Basert på telefonsamtalen vår...
  • I følge regjeringens dekret...
  • I henhold til protokollen om gjensidige forsyninger...
    og så videre.

Alle de ovennevnte uttrykkene må brukes under hensyntagen til konteksten og talesituasjonen.

Nesten alle standarduttrykk begynner med en avledet preposisjon eller preposisjonsfrase. Du bør være oppmerksom på riktig bruk av disse preposisjonene med substantiver, som hovedsakelig er i genitiv og dativ.

2. Egentlig en forespørsel. Her inkluderer nøkkelfrasen til bokstaven ord dannet fra verbet spørre. Bruken forklares av etikettekrav for forretningstekster og de psykologiske lovene for forretningskommunikasjon - en person godtar mer villig å utføre en handling uttrykt i form av en forespørsel i stedet for i form av et krav.

I noen tilfeller kan det hende at selve forespørselen, uttrykt beskrivende, ikke inneholder dette verbet, for eksempel: Vi håper at du vil vurdere det som mulig å vurdere vårt forslag innen den angitte perioden.

Forespørselen kan gjøres i første person entall (" Spørre..."), første person flertall (" Vær så snill..."), fra tredje person entall (i dette tilfellet brukes substantiv med en kollektiv betydning: " Ledelsen spør... ", "Administrasjonen spør... ", "Arbeidsrådet spør... ", etc.), fra tredje person flertall, hvis flere substantiv med en kollektiv betydning brukes ( Administrasjonen og Arbeidsrådet spør... ).

Hvis forespørselsbrevet er flerdimensjonalt, kan sammensetningen av den andre delen av et slikt brev se slik ut (deler av sammensetningen må samsvare med avsnittsinndelingen av teksten):

Vær så snill, vær så snill...)
...
Samtidig spør jeg...(Vi spør også...)
...
Jeg spør også... ( Vi spør også...)
...
etc.

Når du utarbeider et forespørselsbrev, bør du ta hensyn til slike anbefalinger:

1. Når du sender en forespørsel, understreker du din eller organisasjonens interesse i å oppfylle den.
2. Begynn under ingen omstendigheter et brev med ordet "Vennligst..." - det er mer taktfullt å først forklare årsakene til forespørselen din (selv om alle detaljene allerede er avtalt med adressaten).
3. Ikke skynd deg å takke mottakeren på forhånd. Ved å gjøre dette setter du både deg selv og mottakeren i en vanskelig posisjon. Prøv å si takk når du finner ut at forespørselen din er innvilget.

Når du formulerer en forespørsel, brukes ofte følgende standarduttrykk:

• Vi henvender oss til deg med en forespørsel...
  ...om frakt til vår adresse...
  ...om veibeskrivelsen til adressen min...
  ...om utvisning til organisasjonen vår...
  ...om å gi meg...
• Vi ber (spør) deg (du)...
  ...Fortell oss)...
  ...Send til meg)...
  ...haste introduser...
  ...rapporter umiddelbart...
  ...varsle (bedriftsledelsen) om...
  ...informer meg om...
• Jeg ber om ditt (ditt) samtykke til...
  ...sender til...
  ...gir oss...
  ...bli kjent med...
  ...overføring... av følgende utstyr...
• Vi ber om din (din) hjelp til...
  ...mottar...
  ...send så fort som mulig...
  ...gi tilleggsinformasjon om...
  ...utfører...
• Jeg ber om dine (dine) instruksjoner...
  ...å inngå en avtale om...
  ...for levering fra bedriftslageret... til en representant...
  ...for å utarbeide dokumenter om...
  ...til vurdering...
• Vi ber deg om ikke å nekte høflighet og... .

Et spørrebrev er en type forretningsbrev. Forespørselen sendes til partnere, entreprenører, offentlige etater... Noen ganger kan du klare deg uten den (for eksempel ved verbalt å be en medgründer om å gi noe informasjon), men generelt bør slike meldinger ikke neglisjeres. I hvert fall for å opprettholde den etablerte orden.

Hva kan du be om?

• Informasjon (om produktets egenskaper og tilgjengelighet, om leveringsmetoder og leveringstider, om årsakene til forsinkelsen i forsendelsen, etc.).
• Dokumenter eller gjenstander (papirer for kontraktsinngåelse, produktprøver osv.).

Med et ord, hvis du ikke vet noe eller ikke helt forstår det, hvis du trenger dokumenter eller prislister, send et forespørselsbrev.

Bokstavstruktur

Slike meldinger skrives på samme måte som andre forretningsbrev:

• Først er detaljene til mottakeren og avsenderen angitt;
• deretter - datoen for utarbeidelse og det utgående dokumentnummeret;
• en tittel som gjenspeiler essensen av spørsmålet;
• adressering til mottakeren (vanligvis med navn og patronym, med mindre du skriver til offisielle myndigheter);
• essensen av spørsmålet;
• et gunstig uttrykk for håp om samarbeid;
• Takknemlighet;
• stilling, fullt navn og signatur til avsender.

Siden forespørselsbrevet er et offisielt dokument, bør det skrives på selskapets brevpapir. Et eksempel på forespørselsbrev kan lastes ned her.

Hvordan skrive?

Det er bedre å starte forespørselen med en kort forklaring av årsakene til forespørselen. Å bare kreve informasjon uten å gi grunner (og til og med i form av et ultimatum, som noen gjør) er dårlig form. Skriv bokstavelig talt en innledende setning, for eksempel:

• "basert på våre foreløpige avtaler";
• "for å forhindre mulige kontroversielle spørsmål";
• "i samsvar med inngått avtale";
• "å inngå en kontrakt."

Om nødvendig kan du henvise til rettsakter. For eksempel, hvis loven krever at du før du inngår en avtale gjør deg kjent med eventuelle papirer, kan du skrive i brevet: "I samsvar med artikkel i den føderale loven av 24. juli 2012 nr. 397-FZ ...". Du kan komme til poenget uten foreløpig forklaring bare i tilfeller der årsaken til forespørselen er åpenbar (for eksempel hvis du skriver et kommersielt forslagsforespørselsbrev i henhold til prøven). Men hvis årsaken til forespørselen din ikke er standard, bør du beskrive situasjonen og angi motivene dine i detalj slik at mottakeren ikke har noen spørsmål.

I innholdsdelen må du formulere (så kortfattet som mulig) ett spesifikt krav. Det er uønsket å be om avklaring på flere temaer i samme melding. Dette er imidlertid valgfritt - hvis du skriver et brev på hver liten sak (som det er 5-10 av totalt), vil dette bare føre til unødvendig formalisme. Mottakeren vil heller ikke være særlig glad for å bli utsatt for et slikt "papir"-bombardement. Innholdet begynner med standard introduksjonskonstruksjoner:

• "Vennligst informer oss om...";
• "Vi vil være ekstremt takknemlige hvis du...";
• "Vennligst send..."

Et forespørselsbrev krever alltid et svarbrev. Hvis spørsmålet haster og haster, nevner du taktfullt at du ønsker å få svar så raskt som mulig. For dette formålet kan du bruke følgende setninger:

• "vennligst svar så snart som mulig";
• "Vi oppfordrer deg til å svare innen fem dager";
• "Vi ber deg svare innen to uker";
• "Vi ser frem til brevet ditt";
• "Vennligst send dokumentene så snart som mulig på e-post."

I de fleste tilfeller er forespørselsmeldingen veldig kort. Det er ingen grunn til å spre tankene dine over treet og uttrykke tankene dine om emnet og utenfor emnet.

Nedenfor er eksempler på de vanligste forespørslene.

Eksempel på forespørsel om utlevering av dokumenter

"Kjære Vladimir Alexandrovich!

For å inngå en avtale mellom Artemis LLC og Schwarzenspiegel JSC, ber jeg deg om å gi følgende liste over dokumenter:

• vedtekter;
• OGRN og TIN sertifikater;
• sertifikat for statlig registrering av selskapet (mottatt fra Federal Tax Service på den måten som er foreskrevet av loven);
• rekkefølge for utnevnelse til stillingen som daglig leder.

Vennligst send både originaldokumenter (med russisk post eller budtjeneste) og deres kopier (via e-post til [e-postbeskyttet])».

Eksempel på forespørsel om informasjon

«Kjære Pjotr ​​Vladimirovich!

Vennligst informer meg om muligheten for å levere E-100 skipsmotorer (katalogkode SRK-1738-8476) i mengden 10 enheter innen 10. desember 2015, og informer meg også om leverings- og betalingsbetingelsene. På forhånd takk for raskt svar!"

Eksempelbrev som ber om avklaring

"Kjære Alexander Petrovitsj!

For å forhindre mulige kontroversielle spørsmål, ber jeg deg om å beskrive så detaljert som mulig prosedyren for å levere rhesus-aper fra territoriet til Nord-Vietnam. Hvilke kjøretøy brukes i hvert trinn, er det en fare for individers liv og helse, hva er den maksimale tidsperioden jeg kan forvente? Ser frem til ditt svar".

Skriv et brev med de gitte prøvene og ikke glem høflighet og forretningsetikk. Forespørselen skal ikke inneholde truende fraser, ultimatum eller løfter om å gå med en klage til offisielle myndigheter hvis det ikke er svar. Oppgi forespørselen din så korrekt som mulig, selv om mottakeren tydeligvis ikke ønsker å oppfylle den. Og hvis svaret aldri kommer (eller hvis du får tilsendt et offisielt avslag på å gi data), må du ty til mer alvorlige tiltak - for eksempel å skrive et advarselsbrev.

Bruksanvisning

Begynn brevet med å angi hvem du skriver til. Formater meldingen slik det er vanlig i forretningskorrespondanse. Øverst til høyre i dokumentet skriver du på tre linjer stilling, firmanavn og etternavn til lederen, for eksempel:

Til administrerende direktør
IntersvyazCom LLC
Ivanov I.I.

Angi hvem som er adressat for brevet. Gjør dette etter innrykk fra forrige del av meldingen, også på høyre side. Du må merke din stilling og etternavn med initialer, for eksempel:

Fra leder for salgsavdelingen
Yesenina E.E.

Innrykk noen linjer fra forrige seksjon, juster markøren på midten av siden, og angi meldingens art. Du kan skrive et "Memo", "Informasjonsbrev" eller "Forklarende notat", alt avhenger av årsaken til at du kontakter lederen av organisasjonen. Det er ikke nødvendig å sette punktum etter tittelen. Hvis brevet er relatert til en forespørsel, kan du ganske enkelt henvende deg til regissøren med navn og patronym på en respektfull måte.

Begynn brevet med ord som forklarer grunnen til å skrive det, for eksempel «i fortsettelsen av våre forhandlinger», «i samsvar med forespørselen din» eller «basert på forslagene dine».

Hvis brevet ditt er relatert til en forespørsel om kjøp av utstyr, en forfremmelse for en ansatt eller muligheten til å reise på forretningsreise, er det bedre å starte brevet med uttrykket "Vennligst vurdere muligheten ...".

Fortell situasjonen, lag forklaringer, lag tabeller eller grafer hvis bokstavens art tilsier det. Justeringen av hoveddelen av dokumentet bør settes til bredden på siden. Hver linje må begynne med et innrykk.

Signer brevet, pass på å bruke standarden "med respekt" før du angir etternavnet, etterfulgt av et komma.

Sørg for å inkludere datoen brevet ble skrevet og signer det trykte dokumentet.

Hvis organisasjonen din kommuniserer via intern e-post, start brevet med en melding og presenter all informasjon i fri form.

Kilder:

• anmodningsbrev til direktøren

Offisielle brev utgjør opptil 80 % av det totale antallet dokumenter som utarbeides i en organisasjon eller bedrift. Med deres hjelp skjer kommunikasjon mellom institusjoner og enkeltpersoner. Tjenestebrev er av informativ karakter; de kan også utformes i form av en forespørsel eller krav.

Bruksanvisning

Bestem formålet med brevet. Det er bare nødvendig hvis problemet som det er dedikert til ikke kan løses i et personlig møte, og også hvis det må tjene som et offisielt dokument som bekrefter selve sendingen. Tenk over det på forhånd og sørg for at adressaten er valgt av deg og at svaret vil ligge i hans kompetanse hvis din brev- be om.

Bare ett spørsmål skal angis i ett. Flere spørsmål er tillatt å stilles bare hvis de henger sammen. Adressaten må umiddelbart forstå essensen av brevet ditt, så det må stå i de aller første setningene. I dem, fortell ikke bare essensen av spørsmålet, men også handlingene du forventer å motta som svar. I den innledende delen kan du vise til regelverket som veileder deg når du skriver brevet og som ligger til grunn for å be om eller gi opplysninger.

Brødteksten skal motivere, overtale eller forklare. Teksten skal være klar, konsis, konsis og logisk. Fakta som presenteres i den skal være verifisert og objektiv, de digitale dataene skal være så nøyaktige som mulig. Skriv selve brevet i en forretningsmessig, nøytral tone. Teksten kan skrives i første person entall eller flertall, eller i tredje person entall.

Unngå kategoriske uttrykk i brevteksten. Bruk innledende ord og konstruksjoner for dette: hvis mulig, tilsynelatende, som følger av, som kjent.

Forretninger krever at du starter brevet med "Kjære" og skriver adressatens for- og mellomnavn. Hvis de ikke er der, må det på slutten av brevet, før signaturen din, være uttrykket "Med respekt". Du kan understreke denne respekten i teksten til brevet, ved å bruke slike adverbiale setninger som: "å ha studert kommentarene dine nøye ...", "å ha nøye vurdert forslagene dine ...".

Det offisielle brevet må skrives på organisasjonens brevhode, og angi dets fulle navn og kontaktnummer.

Når de utfører forretningsaktiviteter, er enkelte ledere av organisasjoner tvunget til å bruke forretningsreiser. Det følger av artikkel 166 i den russiske føderasjonens arbeidskode at en ansatt sendes til landet etter ordre fra lederen av organisasjonen. Men hva om direktøren selv reiser på et offisielt oppdrag, for det viser seg at han sender seg selv på et offisielt oppdrag.

Bruksanvisning

Først av alt, se i selskapets charter for å se hvem som har rett til å utstede administrative dokumenter. Dersom det står der at det kun er lederen (aka direktøren) som har rett til å publisere, så må han utarbeide dokumentene for tjenestereisen. Hvis du har delegert signeringsmyndighet til en stedfortreder, vil reisedokumentene bli signert av denne personen.

Fullfør den offisielle oppgaven for å sende på forretningsreise, den har et enhetlig skjema nr. T-10a. Her angis destinasjonen for forretningsreisen, dens start- og sluttid (i henhold til billettene), og formålet med forretningsreisen. Signer dokumentet. Etter å ha fullført forretningsreisen, fyll ut rapporten nederst i skjemaet.

Gi pålegg om å sende den ansatte på forretningsreise (skjema nr. T-9). Hvis charteret spesifiserer delegeringen av signeringsretten til en annen person, må han utarbeide det administrative dokumentet. Legg inn informasjon om tjenestereisen her: reisemål og periode for reisen, formål og årsak (offisielt oppdrag). Signer dokumentet eller gi det til din stedfortreder for å signere.

Utsted en bestilling for din midlertidige erstatning. Hvis det er en stedfortreder, utnevne ham til å fungere som leder; hvis det ikke er en slik stilling i staben, utnevne en annen person. I det administrative dokumentet, spesifiser substitusjonsperioden og årsaken (forretningsreise), spesifiser en rekke fullmakter.

Utstede en fullmakt for stedfortreder til å drive virksomhet. For eksempel for å representere selskapets interesser i skattemyndighetene. Pass også på å signere økonomiske dokumenter. For å gjøre dette kan du kontakte banken din og lage signaturkortet på nytt.

Utarbeid reisebevis (skjema nr. T-10). Vennligst oppgi ditt fulle navn. direktør for organisasjonen, hans personellnummer. Nedenfor skriver du inn formålet med forretningsreisen og tiden borte fra arbeidsplassen. Signer dokumentet.

Kilder:

• hvordan søke om reisegodtgjørelse