Поглавје 8 Офлајн: Кога тренерот има тема за дискусија или акционен план Ајде да замислиме дека некој од членовите на вашиот тим сака да разговара со вас за нешто и важно е тој да го води овој разговор надвор од работното место. Можеби зборуваме за проблем кој

Алтернативни пристапи кога не се појави акционен план Ако сесијата за коучинг е при крај и клиентот сè уште нема јасен акционен план, треба да го стимулирате процесот на раѓање. Секој планиран чекор кон целта е подобар од ниеден. За

Направете акционен план Можеби следењето на вашето време ви ги отвори очите кон тоа каде ви оди времето. Сега ви треба акционен план за да ја потврдите и зајакнете вашата решителност да го подобрите управувањето со времето. Кога за прв пат се среќавате со управувањето со времето, многу луѓе

Акционен план При изготвување акционен план за управување со тековите на луѓе, корисно е специјалист за човечки ресурси да ги процени сопствените вештини за управување со вработените. Алатката за самооценување 5.1 ќе ви помогне да ги идентификувате вашите силни и слаби страни и да разберете на што треба да се фокусирате,

Акционен план за работни текови При изборот на опции, за почеток фокусирајте се на два до четири аспекти од активноста. Во алатката за проценка на комуникациската ревизија 6.3, ќе научите корисни информации за тоа кои можни чекори ќе помогнат да се постигне најголемо влијание.

План за вонредни ситуации Компаниите со култура на извршување можат да преминат на план за вонредни ситуации во секое време и веднаш - размислете како Honeywell International одговори на кризата 11

Ефективниот акционен план секогаш започнува со јасна цел, цел или намера. Таквиот план е дизајниран да однесе лице од сегашниот момент директно до спроведувањето на наведената цел. Правилно изготвен акционен план може да го реши речиси секој проблем.

Чекори

Дел 1

Запишете ги сите детали.Додека работите на вашиот акционен план, почнете да го запишувате секој детал. Можеби ќе ви биде корисно да имате бележник со јазичиња за да ги следите различните аспекти на овој процес. Еве неколку примери на делови:

• Идеи/разни белешки
• Дневни графикони
• Месечни графикони
• Фази
• Истражување
• Продолжување
• Учесници/контакти

1. Исцртај ја задачата.Колку е понејасна задачата, толку помалку ефективен ќе биде акциониот план. Обидете се да ја дефинирате вашата посакувана цел што е можно порано (по можност пред да започнете со проектот).

   • Пример: Треба да напишете магистерски труд (главно истражување) од приближно 40.000 зборови. Овој труд се состои од вовед, преглед на литературата (со критичка анализа на други студии и разгледување на вашата сопствена методологија), практична демонстрација на вашите идеи со конкретни примери и заклучок. Времетраењето на работата е 1 година.

2. Планот мора да биде конкретен и реален.Јасната цел е само почеток: секој аспект од планот мора да биде прецизен и остварлив. На пример, планирајте конкретни и остварливи распореди, пресвртници и резултати.

   • Прецизни и реални ставки на планот за долгорочен проект проактивно ќе го намалат стресот од лошо планираната имплементација со пречекорени рокови и досадна прекувремена работа.
   • Пример: Треба да пишувате околу 5.000 зборови месечно за да ја завршите дисертацијата на време, оставајќи неколку месеци на крајот за да ги усовршите вашите идеи. Од гледна точка на изводливост, не треба да си поставите цел да пишувате повеќе од 5.000 зборови секој месец.
   • Ако работите како асистент три месеци од целиот мандат, можеби нема да имате време да напишете 15.000 зборови во ова време, како резултат на што ќе треба да ја распределите оваа сума во преостанатите месеци.

3. Средни фази.Фазите се значајни пресвртници на патот до целта. Започнете со планирање на фазите од крајот (постигнување на целта) и движете се наназад кон сегашното време и околности.

   Разделете ги големите задачи на помали, податливи делови.Некои задачи или фази на работа може да бидат застрашувачки.

   • Ако ве обзема голема задача, разделувањето на помали подзадачи што може да се управуваат може да помогне да се намали анксиозноста и да се зголеми довербата во вашите способности.
   • Пример: Прегледот на литературата често станува најтешкиот дел, еден вид основа за идната работа. Пополнувањето на овој дел бара проучување и анализа на голема количина на информации.
   • Поделете ја задачата на подзадачи: истражување, анализа, презентација. Можете уште повеќе да ги стесните потточките и да изберете конкретни написи и книги за читање, како и да поставите рокови за завршување на анализата и пишување на резултатите.

4. Користете листи со задачи.Направете листа на задачи што треба да се завршат во секоја фаза. Самата листа на задачи е неефикасна, затоа наведете точни количини и реални рокови.

   • Пример: Поделете ја работата за преглед на литература на мали задачи за да знаете што точно треба да се направи и исто така да процените реална временска рамка. На пример, на секои еден или два дена ќе треба да читате, анализирате и опишувате еден извор.

5. Поставете временска рамка за сè.Во отсуство на јасна временска рамка, работата може да трае неодредено долго време, а некои задачи ќе останат недовршени.

   • Редоследот на ставките од планот не е критичен, но истото не може да се каже за временската рамка за секој аспект.
   • Пример: Ако знаете дека можете да прочитате околу 2.000 зборови за еден час, а статијата за читање е 10.000 зборови, тогаш треба да одвоите најмалку пет часа време за статијата.
   • Исто така, потребно е да се земе предвид времето за најмалку две ужинки и кратки паузи на секои 1-2 часа додека се уморувате. Дополнително, на последното време треба да се додаде најмалку уште еден час за можни непланирани доцнења.

6. Направете визуелна претстава.Откако ќе ги завршите вашите списоци со акции и ќе ја поставите вашата временска рамка, продолжете да креирате некој вид визуелна претстава за вашиот план. Можете да користите дијаграм на текови, Gantt графикон, табеларни пресметки или друга погодна опција.

   • Чувајте го визуелниот план на достапно место - на пример, можете да го закачите на ѕидот од вашата канцеларија или училница.

7. Прекрстете ги завршените задачи.Ова не само што ќе ви даде чувство на задоволство, туку и ќе ви помогне да се погрижите да не пропуштите ништо.

   • Овој пристап е особено погоден за тимска работа. Кога работите со други луѓе, можете да креирате споделен документ до кој може да се пристапи насекаде во светот.

8. Не запирај.Откако ќе направите план, ќе ги презентирате задачите на вашите колеги (ако работите заедно) и ќе ги посочите фазите, преминете на следниот чекор: започнете да работите секојдневно за да ја постигнете целта.

   Можете да ги поместите роковите, но не можете да застанете на половина пат.Одвреме-навреме се појавуваат непредвидени околности кои го отежнуваат исполнувањето на роковите, завршувањето на задачите и постигнувањето на целите.

   • Не се обесхрабрувајте. Прегледајте го планот, а потоа продолжете да работите кон вашата цел.

9. Следете го вашиот напредок.Истражувањата покажаа дека напредувањето успешно е најдобрата мотивација. За да го следите вашиот напредок, едноставно префрлете ги завршените задачи во вашиот распоред.

   Одете во кревет и станете рано.Истражувањето за секојдневните рутини на успешни и продуктивни луѓе ќе ви ја каже вистината - повеќето од нив го започнуваат денот рано. Тие, исто така, обично имаат утринска рутина, што често ги мотивира да постигнат понатамошни достигнувања.

   Земете паузи.Паузите се неопходни за да останете мотивирани. Ако постојано работите, ќе станете уморни. Паузите помагаат да се избегне прекумерна работа и да се оптимизира работното време.

   Визуелизирајте.Одвојте неколку минути за да размислите за вашата цел и замислете како ќе се чувствувате откако ќе ја постигнете. Ова го олеснува справувањето со тешкотиите што може да се појават.

   Разберете дека нема да биде лесно.Сè што му е драго на човек ретко се дава без мака. Патот до целта обично не доаѓа без многу проблеми и тешки одлуки. Помирете се со овој факт.

Дел 4

1. Запишете ги вашите желби.За таа цел е погоден дневник или текстуален документ. Ако сè уште не сте сигурни што точно сакате да правите, тогаш оваа практика би требало да ви помогне.

   • Редовните записи во дневникот се одличен начин да се проучувате однадвор и да ги запишете вашите чувства. Многу луѓе тврдат дека запишувањето на сопствените мисли им помага да ги разберат нивните чувства и желби.

Дали често ја доживувате радоста на победите? Ако не премногу често, тогаш можеме да претпоставиме дека не често ги постигнувате резултатите што ви се потребни. Но, сепак, сигурен сум дека сакате да го зголемите бројот на постигнати цели и постигнати резултати. Ајде да откриеме што е потребно за да ги постигнеме овие резултати.

1. Цел

Прво ви треба цел. Целта треба да запали оган во вас. Мора да сакате да го постигнете тоа. Ако сè се случи на овој начин, тогаш сигурно ќе бидете „на коњ“. Ако целта не ве запали или мотивира, тогаш размислете дали е навистина ваша? Да не ти се наметнува однадвор? Роднини, пријатели, сакани? Размислете за тоа. Понекогаш таквите работи не се сосема очигледни.

Да речеме дека сте нашле цел за која сте подготвени да скокнете од кревет наутро. Тоа е твое и силно сакаш да го постигнеш. Што да се прави следно?

2. Визија на резултатот

Откако ќе се одреди вашата цел, топло ви препорачувам да седнете и да размислите каков исход сакате да постигнете. Размислувањето за тоа е минимумот што треба да го направите. Ќе биде подобро ако го нацртате вашиот резултат или барем го запишете. Многу е полесно да се работи со нешто визуелно. Запомнете дека кога имате „слика“ за резултатот во вашите раце, целта ќе се постигне многу побрзо.

Значи, го знаете вашиот резултат. Потоа можете да го визуелизирате. На пример, ако сакате да добиете сосема нов iPad 3 и заштедувате пари за него, броејќи го секој денар, тогаш можете, на пример, да закачите слика од овој уред на работната површина на вашиот компјутер. Зошто се прави ова? Едноставно е. Прво, јасно ќе видите зошто вложувате толку големи напори. Второ, гледајќи ја оваа слика, ќе го визуелизирате моментот кога ќе ја држите во раце, кога ќе ги истражите сите нејзини можности итн. И овој момент на визуелизација не треба да се занемари. Иако ова изгледа апсурдно на прв поглед, оваа техника функционира многу добро. Исто така, вреди да се напомене дека сликите треба да бидат што е можно пореални.

Го одредивте вашиот резултат, го запишавте и нацртавте. Што ќе правиме понатаму

3. Акционен план

Откако целта е поставена и резултатот е познат, време е да размислиме како да го постигнеме овој резултат, оваа цел. Не можете да го направите ова без добар и структуриран план. Затоа, вашата следна акција треба да биде да подготвите таков план.

Препорачувам да напишете сè што е можно подетално. Готово, го сакате истиот iPad. За да заработите пари на тоа ви треба некаква стратегија или план. Треба да заработите пари. Можеби сакате да го купите поевтино некаде во странска онлајн продавница. Можете да направите детален план, почнувајќи од тоа каде и како ќе заработите одредена сума на пари, која треба веднаш да се утврди, па завршувајќи со тоа каде ќе го купите овој таблет. Опишувајќи сè чекор по чекор, ќе видите каде сте, што треба да се направи и што е веќе направено (можеби вашиот омилен). Затоа, немојте да бидете мрзливи да потрошите 15-20 минути за да подготвите план. Тоа ќе ви заштеди многу повеќе време подоцна. Мислам дека нема да го негираш.

Што правиме откако ќе направиме план?

4. Изберете го активниот чекор

Откако ќе направите план, мора да изберете активен чекор за првите точки. Активен чекор ќе се смета за оној кој бара одредени физички или ментални активности од вас (затоа е активен :)).

Да речеме дека сте запишале план да заработите пари со продажба (или препродавање) на автомобил. Ако погледнете внимателно, ова не е активен чекор. На крајот на краиштата, овој став не подразбира никакви конкретни активности. Како да ја изберете оваа активна акција. Треба да размислите што треба да направите за да ја остварите продажбата. Веројатно, активните чекори во овој момент ќе бидат еден од овие:

1) Напишете реклама за продажба

2) Поправете ги сопирачките на автомобилот

3) Проценете го автомобилот и поставете цена за него, итн.

Сега ова е поконкретно, нели? Затоа, секогаш кога пишувате план, запишете активен чекор после тоа. На овој начин ќе знаете што да правите и каде да одите.

Како ова! Користејќи го овој алгоритам, вашите цели ќе се постигнат многу поефикасно. И ќе ја чувствувате радоста на победите многу почесто од порано. Запомнете го ова и не заборавајте да го користите!

Сега, кога е развиена логиката на дејствување, дефинирани се претпоставките, пронајдени се индикатори и средства за верификација, време е да се подготви список на конкретни активности за да се постигне секој среден резултат. Можеби некои од нив се веќе вклучени во прегледот како резултат на претходната дискусија, но сега ќе пристапиме на ова прашање потемелно.

Ние одговараме на прашањето: Што точно е неопходно и доволно да се направи за да се гарантира постигнување на среден резултат, земајќи ги предвид наведените индикатори?

Како да се направи тоа? Обично дејствата се „корените на дрвото на целта“. На слика 11, предложените акции се цели 2.1.1.1, 2.1.2.1, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.21.

Во примерот за двор на кој нема простор за играње на децата, конкретни активности ќе вклучуваат поправка на игралиште или изградба на ново, наоѓање или создавање безбедно паркирање за автомобилите на жителите, садење дрвја, организирање ден за чистење за чистење на дворот, отстранување градежен отпад, бркање алкохоличари од игралиште и сл.

За секој од резултатите ги одредуваме дејствата што ќе доведат до негово постигнување и ги запишуваме во колоната од табелата под предметниот резултат. Дејствата поставени под резултатот мора да обезбедат постигнување на среден резултат. Ако тоа не е случај, треба да додадете трансакции што недостасуваат и да разговарате за можните претпоставки.

Сепак, понекогаш тоа не е толку едноставно, а по поблиско испитување може да излезе дека самиот „рбет“ е прилично сложен проблем. Бидејќи веќе претходно одлучивме дека тоа е во наша надлежност, мора да направиме дополнителна анализа, тргнувајќи од нов централен проблем - среден резултат.

Во нашиот пример, „изградбата на ново игралиште“ ќе бара преговори со секторот за домување и комунални услуги, добивање дозвола за расклопување на старото игралиште, создавање проект за ново, одобрување на новиот проект како задоволување на стандардите и безбеден за децата , „набавка“ и транспорт на материјали, самата конструкција и прифаќање на работа од овластени лица кои можат да имаат контакт со санитарната служба. Генерално, оваа акција предизвикува голем број други акции, бара воспоставување контакти со многу луѓе и планирање на посебен мини-проект.

Ако начините за постигнување резултат се нејасни, веднаш треба да го разберете проблемот детално и да изградите „дрво на проблеми“ неколку нивоа под „нејасното“ место или да наведете во акциониот план упатување за потребата од дополнителна анализа и подоцна спроведе детална студија за ова прашање. Можеби ќе треба да побарате совет од специјалисти. Таквата одлука ќе покаже одговорен однос кон прашањето, наспроти „приближното“ планирање на „приближните“ акции.

Така, или акциониот план по спроведувањето на истражувањето ќе стане очигледен за проектниот тим, или ќе стане „збунет“ во проблемот, што укажува дека проблемите не се доволно длабоко проучени во фазата на анализа. Во овој случај, за „неразбирливиот“ проблем, ќе биде потребна повторна примена на методот LSP за да се реши проблемот.

Да се ​​вратиме на планот што го правиме. Уште едно дополнување на сето она што е кажано: по правило, дејствата се наведени во табелата по редоследот на извршување - од врвот до дното.

Да ве потсетиме дека во која било фаза, дозволено е преформулирање на акции и разумно детализирање на активностите - на крајот на краиштата, ние изготвуваме ефективен акционен план.

Доколку сите членови на нашата аналитичка група се согласуваат со изготвениот акционен план, тогаш можеме да продолжиме со идентификување на потребните ресурси.

Наспроти секоја акција потребно е да се наведат ресурсите кои се неопходни за нејзино спроведување. Не се посочени само ресурсите што недостасуваат, туку СИТЕ што ќе бидат потребни за спроведување на оваа акција.

Ако треба да ископаме голема и длабока дупка почнувајќи од оградата во одреден временски период („пред ручек“), а веќе го имаме потребниот број волонтери (5 лица) и само 3 лопати, тогаш во колоната посветени на ресурсите за акција за спроведување „копање дупка во одреден временски период, чија горна граница е пауза за ручек“, неопходно е да се наведат не само исчезнатите 2 лопати, туку и „5 лица и 5 лопати“. Уште подобро, наместо бројот на луѓе, наведете ја количината на работа во работни часови.

Ако се потребни какви било ресурси за да се спроведе акција - компјутер, автомобил, друга опрема - за ограничено време, да речеме 5 дена, тогаш би било грешка да се вклучат целосните трошоци за купување на таква опрема во ресурсите на проектот. Треба да ја дознаете цената за изнајмување опрема (погледнете ги понудите од организации кои нудат таква услуга) или трошоците за амортизација на опремата за овој период (работа за сметководител).

Ако, за да го анализираме централниот проблем на нашиот проект, треба да изнајмиме сала со 50 седишта за 3 дена, нема да ја вклучите просечната цена на таква просторија на пазарот на недвижности во пресметката на проектот?

По прецизирањето на ресурсите потребни за извршување на активностите што ќе доведат до постигнување на резултатот, неопходно е да се осигура дека комбинацијата на акции и наведените ресурси, во комбинација со претпоставките, гарантира дека резултатот ќе се постигне и индикаторите избрани за тоа ќе се постигнат.

По завршувањето на фазата на опис на ресурсите, повторно е неопходно да се осигураме дека сите учесници во дискусијата се согласуваат со претставената шема како целина (од акции во комбинација со претпоставки - до средни резултати, од средни резултати во комбинација со претпоставки - до целта на проектот, од проектната цел до заедно со претпоставките - кон заедничка цел). Доколку тоа не е случај, потребно е да се продолжи со работа додека сите страни не постигнат целосна согласност со потребните промени.

По завршувањето на фазата на акциско планирање, Логичката рамка конечно е завршена!

Вака приближно ќе изгледа логичко-структурниот дијаграм за нашиот пример по прелиминарната компилација „на карти“ (види Слика 18.):

Слика 18. Пример за логичка шема на текови - чекор 4

Ако документот во кој ќе биде присутен пополнетиот LSS е наменет за аплицирање за финансирање на проект, мора да се земе предвид дека различни концеденти и донатори се водат од нивните сопствени правила кога се проценуваат трошоците за проектот. На пример, обемот на работа може да се претвори во работни часови, а потоа цената на проектот се пресметува врз основа на трошоците по единица потрошено време. Речиси секоја организација, по прво барање, ќе ги обезбеди потребните стандарди, упатства за пополнување на апликацијата, условите за конкурс и други слични информации, користејќи ги во комбинација со постојниот дијаграм на логичка структура, лесно можете да се справите со документацијата.

Значи, за да креирате акционен план, треба:

1. Определете ги дејствата што мора да се извршат за да се постигнат секој од средните резултати: „корените на дрвото на целите“ и дејствата неопходни за постигнување на целта на проектот.

2. Определете ги претпоставките за целокупниот акционен план.

3. Определете го збирот на ресурси потребни и доволни за извршување на секоја од дејствата.

4. Проверете ја логиката: множеството извршени дејства, кои подлежат на обезбедување ресурси и усогласеност со претпоставките, треба да гарантираат постигнување среден резултат.

5. Погрижете се сите учесници во дискусијата да се согласуваат со добиената слика. Ако тоа не е случај, продолжете да избирате и да ги усовршувате дејствата за секој од средните резултати.

6. Проверете дали е зачувана логиката на проектот.

Строго кажано, примената на логичко-структурниот пристап е завршена во претходната фаза, но за ефективно планирање на проектот важно е да се подготви распоред за работа (распоред на активности) врз основа на веќе завршениот логичко-структурен дијаграм.

Откако ќе се одреди акцискиот план, ние мора да воспоставиме временска рамка за нашите активности воопшто и за неговите поединечни фази особено. Исто така, треба да го утврдиме приоритетот на активностите: каква работа треба да се направи како подготвителна фаза за следните активности и каква работа треба да се направи за да се „полира“ резултатот, кои се критичните точки во спроведувањето на нашиот проект. Неопходно е да се одреди одговорноста на секој учесник во секоја фаза од проектот со цел јасно да се знае кој ја води работата на секој од „фронтовите“, кому да се обрати за помош и совет, кој ќе биде одговорен во случај на неочекувани неуспеси и донесување клучни одлуки. Исто така, ќе бара подетални детали за акциската програма пред задачите.

Одговараме на прашањата: Кога? СЗО? Кој е одговорен? Што треба да се направи?

Најчесто, работен план се составува во форма на Гант дијаграм.

Табелата на Гант е именувана по Хенри Гант (1861-1919), соработник на „таткото на научниот менаџмент“ Фредерик Тејлор (1856-1915). Гант студирал менаџмент преку изградба на бродови за време на Првата светска војна и ја предложил својата табела, која се состои од шипки (задачи) и точки (пресвртници), како средство за претставување на времетраењето и редоследот на задачите во проектот. Табелата Гант се покажа како толку моќна аналитичка алатка што остана непроменета речиси сто години. И само во раните 1990-ти, за подетален опис на односите, на него беа додадени линии на комуникација помеѓу задачите.

Пример на табела Гант е прикажан на Слика 19:

Слика 19. Пример за Гант дијаграм - завршен работен план

Задачите (дејствата) се претставени како сегменти на временска линија (во овој случај, тоа е календар поставен на врвот на табелата). За секоја задача (дејство), може да се наведе статусот на извршување (на сликата е означен за акција 1 и задачи 1.1 и 1.2). За да изградиме дијаграм што одговара на LSS, ќе укажеме на конкретни активности и индивидуални задачи неопходни за нивно спроведување.

Дијаграмот ви овозможува да ги распоредите задачите по хронолошки редослед во однос на времето на започнување (завршување) на нивното извршување или нивниот приоритет.

Врските меѓу акциите (задачите) се индицирани и ако извршувањето на кое било дејство може да започне само по завршување на друго (или присуство на одредени резултати што ќе се добијат за време или по извршувањето на друго дејство). Во дијаграмот, активноста 2 ќе започне дури откако ќе се заврши активноста 1, а задачата 3.3 некако зависи од завршувањето на задачата 2.1.

Техничките алатки за креирање дијаграм на Гант (или други видови распоред за работа) се лесно достапни и се присутни во многу софтверски пакети, вклучувајќи ги Microsoft® Office Visio, Microsoft® Project. Исто така, има доволен број на бесплатни програми кои се фокусирани конкретно на планирање и следење на процесот на извршување, вклучувајќи го и создавањето на такви дијаграми.

Друг елемент се контролните точки, или пресвртниците. На овие точки треба да се изврши проверка - следење на постигнувањето на некои конкретни резултати, обемот на извршената работа итн. (повеќе ќе зборуваме за евалуација и мониторинг на проектот во поглавјето „Критериуми за проценка на проектот“). Во дијаграмот погоре, ваквите пресвртници се доделени на датумите 31.01.2007 и 30.04.2007 година, а за нив треба да се дефинираат и критериумите според кои ќе се врши верификацијата (на пример, „склучени се договори со партнерите X, Y, Z“ или „подготовките за слетување дрвја се завршени“). Како по правило, ова е постигнување на фундаментален резултат за спроведување на проектот или верификација на претпоставка.