Міндеттерді бөлудің салалық нысаны. Кадрлар бөлімінде функцияларды қалай бөлуге болады

Кәсіпорындағы міндеттер мен жауапкершіліктерді дұрыс бөлу соның бірі болып табылады ең маңызды шарттартиімді және өнімді жұмыс. Көптеген ұйымдарда жұмыс істейтін компаниялардың көп жылдық тәжірибесі болғандықтан, қызметкерлер мен бөлімдер арасында нақты еңбек бөлінісі жоқ, нақты лауазымдық нұсқаулықтар. Демек, «кім не үшін жауапты?» деген сұраққа жауап жоқ. Еңбек бөлінісі персоналды жұмыс орындарына жеке қабілеттерін, кәсіби және іскерлік қасиеттерін ескере отырып бөлуге, жұмысшылардың тиімділігі мен өнімділігін арттыруға мүмкіндік береді. Өз кезегінде ұйымдағы еңбек бөлінісін реттеусіз ұтымды және оңтайландыру мүмкін емес.

кадрлық жазбалар Мәскеу

Кәсіпорындағы негізгі нормативтік құжаттардың бірі қызметкерлердің функционалдық міндеттерін, құқықтары мен міндеттерін толық және нақты көрсететін лауазымдық нұсқаулықтар болып табылады. Бүкіл ұйымның үйлесімділігі мен өнімділігі көбінесе олардың қаншалықты дұрыс және сауатты құрастырылғанына байланысты. Лауазымдық нұсқаулықтар факультативтік құжаттар тобына жатады, яғни. Ресми түрде олар міндетті кадрлық құжаттар емес, бірақ олардың дамуы, қолжетімділігі және қолданылуын көптеген адамдар ұсынады немесе тағайындайды. мемлекеттік ережелержәне тапсырыстар.

Лауазымдық нұсқаулықта басшылық үшін де, қажетті ақпарат бар рекрутингтік компанияларбос орындарға үміткерлерді негізді іріктеуді жүзеге асыру. Онда келесі бөлімдер бар.

1. Жалпы бөлігі.
2. Функциялар.
3. Лауазымдық міндеттері.
4. Құқықтар.
5. Жауапкершілік.
6. Қарым-қатынастар (позиция бойынша байланыстар).

Бөлімшелер туралы ереже

Кез келген ұйымның ең маңызды міндеттерінің бірі оңтайлы қалыптастыру болып табылады ішкі құрылымы. Бөлімшелер арасында жылдам және тиімді өзара іс-қимыл жүйесі, олардың арасындағы қызмет бағыттары мен нақты функциялардың нақты бөлінуі жолға қойылуы керек. Сондықтан, жұмыс сипаттамасынан кем емес маңызды жергілікті нормативтік құжатҮшін персоналды есепке алуды жүргізуді жүргізубөлімдер туралы ереже болып табылады. Бұл құжат бірлік құру тәртібін, оның құрылымын және анықтайды ішкі ұйым, міндеттері, құқықтары, міндеттері мен жауапкершілігі, сондай-ақ басқа бөлімшелермен өзара әрекеттесу сипаты. Бөлімнің типтік ережесі әдетте келесі тармақтарды қамтиды.

1. Жалпы ережелер.
2. Негізгі мақсаттар.
3. Функциялар.
4. Менеджмент болуы керек құқықтар.
5. Жауапкершілік.
6. Бөлім мен басқа бөлімдер арасындағы байланыс.

Шағын компаниялардағы жауапкершілікті бөлудің нюанстары

Өкінішке орай, көбінесе компанияларда, әсіресе кішігірім компанияларда жұмыс «жалғыз отбасы» принципі бойынша құрылады және лауазымдар тек қағаз жүзінде бөлінеді: бәрі «барлық жерде» жұмыс істейді. Соның салдарынан ешкім қамтымайтын иесіз жұмыс аймақтары пайда болады, бір-бірімен қабаттасулар орын алады, қызметкерлер біркелкі емес жүктеледі, бизнестегі сәтсіздіктер немесе сәтсіздіктер кінәлілерді нәтижесіз іздеумен аяқталады. Қызметкерлердің міндеттерін дұрыс бөлу үшін мерзімді бір реттік жұмысты ескере отырып, әрбір адам белгілі бір кезеңде орындайтын тапсырмалардың тізбесі қажет. Шамамен бірдей білім мен дағдыларды қажет ететін ұқсас жұмыстарды анықтау арқылы анықтауға болады қажетті сомаәрбір осындай сайт үшін орындаушылар. Бұл жаңа қызметкерлерді жалдау кезінде де қажет болады - өз бетімен де, көмегімен де рекрутингтік компаниялар. Кейбір жұмыстарды аутсорсингке алуға болады: мысалы, персоналды есепке алуды жүргізуді жүргізу, бір реттік тапсырмалар және т.б. Сонымен қатар, жаңа қызметкерлерді жұмысқа алудың қажеті жоқ: мысалы, басшының орынбасарының функцияларын тиісті өкілеттігі бар құзыретті, хабардар қызметкер атқара алады.

Қуат. Оны кімге беруім керек?

Бұл туралы рекрутингтік компаниялар атап өтеді идеалды көшбасшыең алдымен қызметкерлерді және бүкіл компанияны басқаруға қабілетті көшбасшы. Оның тәжірибесі мен білімі болуы, шешім қабылдай білуі, қол астындағы қызметкерлердің құрметіне ие болуы, ұжымда үйлесімді микроклимат пен жұмыс атмосферасын құруы керек. Сізде билік болуы мүмкін, бірақ жетекшілік ете алмайсыз, оның салдарының бірі әдетте тапсырмаларды сауатсыз бөлу болып табылады. Белгілі бір тапсырманы дұрыс тапсыру ұйымның кеңірек мақсаттарына жету құралы болып табылады. Егер тапсырма нақты анықталмаса және орындаушыға жүктелмесе, менеджер оны өзі орындауға мәжбүр болады, бұл көп жағдайда мүмкін емес. Кім дұрыс басқарса, сол жұмысты басқалар жасайды. Бұл адамды көшбасшыға айналдыратын тапсырмаларды беру қабілеті.

Жауапкершілікті бөлу

Менеджер әрқашан бағыныштыларының қызметіне толық жауапкершілік алады және ол өз кәсіпорнындағы құқықтар мен міндеттерді оңтайлы бөлуден бастауы керек. Жауапкершілікті «майшабақ» және «матрешка» жүйелері бойынша бөлудің мүмкін нұсқалары бар. Майшабақ жүйесінде жоғары тұрған басшының құқықтары мен міндеттері бағынышты басшының құқықтары мен міндеттерінің (өкілеттіктерінің) бір бөлігін ғана қабылдайды. Бұл әр деңгейде құқықтар мен міндеттер нақты бекітілген бюрократиялық ұйым жүйесі. Аға басшылар төменгі деңгейдегі менеджерлердің кейбір өкілеттіктеріне ғана араласа алады.

ұйымдағы персоналды есепке алу

«Матрёшка» жүйесі – көп бағыныштылық жүйесі. Онда жоғары тұрған басшының құқықтары мен міндеттері бағынышты барлық басшылардың құқықтары мен міндеттерін (өкілеттерін) толығымен қабылдайды. Міндеттердің бір бөлігін бағыныштыларға беру және оларға жаңа, көбірек беру арқылы күрделі міндеттер, менеджер қызметкерлерге «өсу» мүмкіндігін береді, қосымша өндірістік дағдыларды алуға және олардың қабілеттілігін көрсетуге мүмкіндік береді.

Осылайша, міндеттер мен жауапкершіліктерді сауатты бөлу, лауазымдық нұсқаулықтарды және ведомстволық ережелерді практикаға енгізу персоналды басқару үшін де, жалпы компанияның тиімді жұмыс істеуі үшін де маңызды құрал болып табылады.

Жауапкершілікті бөлу – табысты менеджердің ең маңызды міндеттерінің бірі. Адамдарды басқару «басқалар арқылы істерді орындау» деп аталады.Ол іс-әрекеттерді тиімді және сәтті басқаруды және берілген тапсырмалардың орындалуын бақылауды қамтиды.Сіздің жауапкершіліктерді тағайындау, басқару және бақылау қабілеттеріңіз жұмысыңызда табысқа жетуіңізге байланысты.Көптеген менеджерлер дайын емес. немесе басқаруға қабілетсіз болса, бұл жетістікке жетуге кедергі болады.Басқару мен бақылауға балама тәуелсіз әрекет болып табылады, нәтижесінде менеджер тым көп жауапкершілікті алады және барлық тапсырмаларды орындай алмайды.

Жауапкершілікті бөлісу сізге не істей алатыныңызды басқаруға немесе басқаруға өзгерту мүмкіндігін береді. Міндеттерді дұрыс бөлу ең үлкен ықпалжұмысыңыздың нәтижелері, сіздің лауазымыңыз және жеке жұмысқа қанағаттануыңыз туралы.

Тапсырмалар

Бұл тарауда біз қарастырамыз келесі тақырыптар:

Міндеттерді бөлу сізге қандай мүмкіндіктер береді?

Басқарудың бес формасы.

Міндеттерді бөлудің үш әдісі.

Тиімді өкілдік үшін жеті маңызды фактор.

Міндеттерді бөлу принциптері.

Сауда менеджері жеті тапсырманы орындап, жеті кәсіби дағдыны меңгеруі керек екенін біз қазірдің өзінде білеміз. Сіздің табысыңыз осы салалардың әрқайсысында дұрыс нәрсені жасай алатыныңызға байланысты. Егер сіз осы салалардың кез келгенінде өзіңізді сенімсіз сезінсеңіз, бұл сізде бар басқа қабілеттер мен дағдыларды дамытуға кедергі болады.

Сату менеджерінің ең маңызды міндеттерінің бірі - жауапкершілікті бөлу. Мәселе мынада, мен жас кезімде бір болған менеджерлердің көпшілігі мұны біледі деп ойлайды. Бірақ іс жүзінде жағдай басқаша. Өйткені, жауапкершілікті бөлу қабілеті өте маңызды рөл атқарады маңызды рөл, сіз бұл мәселеде әсіресе құзыретті болуыңыз керек.

Жауапкершілікті бөлісу сізге көптеген мүмкіндіктер береді. Біріншіден, сіз өз мақсаттарыңызды басқалардың қолы арқылы жүзеге асыра аласыз. Осылайша сіз өзіңіздің мүмкіндіктеріңізді арттырып, тікелей әрекеттен басқару мен бақылауға ауысасыз. Сіздің бақылауыңыздың ауқымы шексіз болуы мүмкін. Мысал ретінде 350 мыңға жуық жұмысшыны басқаратын Ли Якоканы келтіруге болады. Ол жетістікке жетеді, өйткені ол жауапкершілікті қалай бөлу керектігін біледі.

Бірақ көптеген менеджерлер тікелей әрекет етуге бейім. Бірақ сіздің міндетіңіз тапсырмаларды орындау емес, оларды басқаларға беру, олардың орындалуын қамтамасыз ету. Көптеген менеджерлер мұны істей алмайды, өйткені олар оның қаншалықты маңызды екенін ешқашан ойламаған, бұл коммуникация процесіндегі ең маңызды нәрсе екенін, бұл өзара әрекеттестіктің кілті екенін түсінбеген. Төменде өнімділікті жақсарту үшін тәжірибеде қолдануға болатын адамдарды басқарудың бес жолы берілген.

1. Суреттер мен құндылықтар арқылы басқару. Ең жақсы көрінісСіздің сату тобыңызға деген тілек олардың ең жақсы болғанын, үнемі жетілдіріліп, оң көзқараста болғанын қалау болып табылады. Сізде тек топтың ғана емес, бүкіл компанияның имиджі болуы керек, суреттер мен құндылықтар арқылы басқару бұл сізге көмектеседі.

2. Дәлелдер мен негіздемелер көмегімен басқару.Бұл жауапкершілікті бөлумен тығыз байланысты. Неліктен? Негіздеу – бір нәрсенің жүзеге асуының негізі. Ең бастысыСатушыларға тапсырма бергенде не істеу керек, олар мұны не үшін жасау керек, неліктен маңызды және оған не қатысы бар екенін айту. Сату агенттерінің нәтижелері әлдеқайда тиімді болады.

3. Бөлшектермен басқару(UPD). Сіз қызметкерлерге не істеу керектігін егжей-тегжейлі түсіндіресіз. Сіз бәрін егжей-тегжейлі сипаттайсыз, нәтижелерді бақылай алатындай және оларды орындау уақытын анықтай алатындай етіп бәрін жазбаша түрде тұжырымдайсыз. Жаңа күрделі тапсырмаларды орындау кезінде және ең қажет жаңа қызметкерлермен жұмыс істегенде UPD пайдаланасыз егжей-тегжейлі нұсқаулар, тіпті ұзақ уақыт қажет болса да.

4. Мақсатты көрсету арқылы бақылау(UOC). Бұл тапсырманы қалай орындау керектігін білетін жоғары білікті мамандармен жұмыс істегенде қолданылатын әдіс. Сіз оларға допты лақтырасыз және олар оны ұстап алып, ойын ойнайтынын білесіз. Егер сіз EOC-ті дәл емес тұжырымға байланысты дұрыс қолданбасаңыз немесе тапсырманы құзыреттілігі төмен біреуге тапсырсаңыз, сіз сәтсіздікке ұшырайсыз. Бірақ бұл әдістің емес, оны дұрыс қолданбағанның кінәсі.

5. Ерекшеліктер бойынша басқару(UPI). Бұл ең жақсы қызметкерлермен жұмыс істегенде қолданылатын әдіс. Сіз олардан тек ерекше жағдайларда сізді алаңдатуды сұрайсыз күрделі мәселе. Әйтпесе, сіз олардың қолдарын бос қалдырасыз. сенікі үздік қызметкерлерБұған қабілетті, сонымен қатар, ең жақсы сату агенттері өз жұмысында тәуелсіз болғысы келеді, бастама көтеріп, өздеріне сенеді. Өтініш берсеңіз, олар қуанады

UPI. Олар сізге бірдеңе жоспарға сай болмаған кезде ғана есеппен келеді.

Сонымен, біз «Дайындық дәрежесіне қарай бөлу» (РДП) принципіне келеміз. Бұл туралысеніп тапсырылған міндетті жүзеге асыру мүмкіндігі туралы. RSP үш деңгейі бар: төмен, орташа және жоғары. Төмен деңгейбіреу жасаған кезде болады бұл жұмысалғаш рет, мысалы, жаңа қызметкер, немесе жаңа түріжұмыс. Сатушы бұрын басқа тапсырмаларды жақсы орындағанымен, жаңа тапсырма оның бәрін басынан бастауды талап етеді және бұл жерде біз RSP қолданамыз. Жаңа қиындықтарға тап болған сату агентін немесе жаңа қызметкерді басқару UPD пайдалануды талап етеді, яғни оған не істеу керектігін егжей-тегжейлі түсіндіру қажет. Мұны «Жауапкершілікті беру арқылы басқару» деп те атайды. Міндеттерді дұрыс бөлу туралы қамқорлық жасау маңызды. Сату агентіне мақсат пен әрекет әдістерін егжей-тегжейлі түсіндіріңіз. Осылайша сіз сату агентінің өзін-өзі нығайтасыз. -сенімділік, оны әрекетке ынталандыру, нәтижелі болуға деген ұмтылысты тудыру, осылайша сіз оның мотивациясын арттырасыз, бұл оған қол жеткізуге мүмкіндік береді. ең жақсы нәтижелер.

Орташа деңгей RSP адам тапсырманы түсініп, жұмысты білгенде қолданылады. Бұл жағдайда UOC пайдаланыңыз. Сіз сату агентіне нақты мақсат қоясыз, ол оған қалай жетуге болатынын біледі. Ең жоғарғы деңгей RSP осы жұмыс түрін жақсы меңгерген адамға тапсырманы сеніп тапсырған кезде қолданылады және оны ештеңе таң қалдырмайды. Сатушылардың 10%-дан 20%-ға дейінгісі осылай жұмыс істей алады. Оларға UPI керек. Сіз мақсат пен жұмыс әдісін тұжырымдайсыз және олар проблемалар туындаған кезде пайда болады.

Енді жауапкершілікті тағайындаудың үш түрлі әдісін талқылайық. Бірінші әдіс – оқыту арқылы жауапкершілікті бөлу. Мен 24 жасымда менеджер болып бастаған кезде алты елде 96 қызметкерден тұратын сату тобын құрдым. Мен жұмысқа алатын адамдардың көпшілігі не істеу керек екенін түсінбейтінін түсіндім. Мен оларға бәрін үйрету үшін көп уақыт бөлуге тура келді. Мен оқыту сату менеджерінің алдында тұрған ең маңызды міндеттердің бірі екеніне көзім жеткенше, бұл мені істеуім керек нәрселерден алшақтатады деп ойладым. Қызметкерлерімізді оқыту арқылы біз оларды алға қойған мақсаттарға жетуге мәжбүрлейміз. Осылайша біз оларға өз тәжірибемізді береміз. Біреу бір нәрсені үйренген сәттен бастап, ол жұмысты өзі жасай алады. Сондықтан оқыту әрбір басшының басты міндеті болуы керек.

Тағы бір әдіс – сұрақтар арқылы жауапкершілікті тағайындау. Біреу: «Менде проблема бар, мен сізге көмектесе аламын ба?» Деген кезде сұрақтар қойыңыз, олар жұмыс үшін кінәлі адамды іздейтін шығар, бұл жағдайда сіз: «Бір минут күтіңіз. Мәселе?Бұл қалай болды?Онымен қалай күреспексің?Оған кім қатысты?Көріп тұрғандай одан әрі дамыту"Оқиғалар?" Әдеттегідей: «Маған қалдыр, мен мұны өзім істеймін» деудің орнына, тапсырмаларды орындау жауапкершілігі басқаларға жүктелуі үшін сұрақтар қойыңыз. Жағдайды өзгерткіңіз келген кезде сұрақтар қойыңыз. Егер біреу сізден олар үшін бірдеңе істеуді сұраса, сұраңыз: «Күте тұрыңыз, сізге не қажет және оны қайдан табуға болады?» Осылайша, мәселені шешуді оларға қалдырасыз.

Міндеттерді бөлудің үшінші әдісі - кеңес беру. Сіз бұл әдісті сөзсіз жоғары білікті адамдармен жұмыс істегенде қолданасыз. Содан кейін оларға: «Мынаны істе» деп айтпаңыз, бірақ әңгімелесушінің бастамасын ояту үшін ұсыныстар беріңіз, өйткені олар «ақылды адам жеткілікті» дейді. Ақылды адамдарұсыныстарыңызды қабылдайды және олармен не істеу керектігін біледі. Олар бұл идеяны өздерінің ойлары ретінде қабылдайды. Сондықтан оларға не істеу керектігі туралы егжей-тегжейлі нұсқаулар бермеңіз.

Төменде біз жауапкершілікті бөлудің жеті шартын қарастырамыз.

1. Орындауға бұйрық бермес бұрын, ойланыңыз <& сол тапсырмалар.Сақтық – әрбір басшының ең басты қасиеті екені белгілі. Тапсырма неғұрлым маңызды болса, соғұрлым ол жан-жақты дайындықты қажет етеді.

2. Жұмысты кім жақсы орындайтынын ойлаңыз.Кейде біреуге оның кәсіби дамуына көмектесетін тәжірибе алу үшін жаңа тапсырма беріледі. Жаңа тапсырмаларды қабылдап, орындағандар ғана нағыз нәтижелі жұмыс істейді.

3. Енді сұрақ қойыңыз: нәтижелерді қалай бағалауға болады?Сіздің өнімділік стандартыңыз қандай? Ойлан. Кейде бұл тапсырманы беріп жатқан адаммен талқылау керек.

4. Сұраққа жауап беріңіз: тапсырманың орындалуын қалай бақылайсыз?Сіз өзіңізге берілген тапсырманы орындауға мүдделі болмасаңыз, қызметкер сізді оған және оның тапсырмасына қызығушылық танытпайды деп шешетінін білесіз. Ал сіз үнемі есеп талап етсеңіз, ол өз жұмысын жақсы атқаруы әбден мүмкін.

5. Тапсырманың аяқталуын қашан болжайсыз?Орындау мерзімін көрсетпей тапсырма беру – бос әңгіме. Кейде сату агенттері сіз белгілеген мерзімге қарсы болады, бірақ сіз осы мәселе бойынша толық өзара түсіністікті талап етіп, транзакцияның нақты аяқталу уақытын белгілеуіңіз керек.

6. Есептің пішімі қандай болады? телефон,жазбаша түрде, тұрақты жиналыстар кезінде немесе белгілі бір жұмыс аяқталғанда? Бұл мәселені шешіңіз.

7. Тапсырманы орындап, орындамаудың салдары қандай?Басқаша айтқанда, бұл қызметкер тапсырманы орындаса не ұтады, ал орындамаса не тәуекел етеді?

Міндеттердің анық емес, нақты емес тағайындалуы көбінесе сату агенттерінің төмен өнімділігі мен қанағаттанбауының себебі болып табылады. Нұсқаулардың анықтығына назар аударыңыз. Әрқашан әркім бәрін түсінетінін тексеріңіз. Сұрақтар мен пікірлерді тыңдаңыз. Қызметкерлердің мәлімдемелеріне жауап беріңіз. Адамдар бір нәрсені түсінбейтінін мойындауды ұнатпайтыны белгілі. Сондықтан олардан нұсқауларыңызды қайталауын сұраңыз. Уақыттың 50% сіз оларға айтқаныңыздан басқа нәрсені еститініңізге сенімді боласыз.

«Әңгімелесу барысында біз кейбір тапсырмаларды, олардың орындалу жолын, олардың қалай бағаланатынын және есеп беру тәсілін талқыладық.» Есіңізде болсын, өзара түсіністік түсініспеушіліктерді болдырмайды, ал жазбаша келісім үлкен түсініспеушіліктерді болдырмауға көмектеседі.

Әрқашан тапсырмаларды орындауға бөлінген уақытты анық айтыңыз. Агентіңізге неге қол жеткізгіңіз келетінін және оның осы уақытқа дейін қалай орындалғанын айтыңыз. Сіз оған өз бетінше әрекет ету мүмкіндігін қалдыруыңыз керек. Егер сату агенті не істеу керектігін нақты білсе, оған жеке бастама үшін орын қалдырыңыз. Тапсырманы орындау – сату агентінің жауапкершілігі, бірақ сіз оған жауаптысыз.

Қорытындылай келе, мен жауапкершілікті бөлу кезінде қажетті бірнеше ережелерді бергім келеді.

1. Осы жобаны жүзеге асыру қалай жүріп жатқанына үнемі қызығушылық танытыңыз.Ешқандай ықылас танытпасаңыз, бәрі тігісінен құлап кетеді. Сатушылар көбінесе маңыздырақ істер бар деп сенеді.

2. Барлығын өзіңіз жасаймын деген ниеттен арылыңыз.Бұл әсіресе жас менеджерлерге қатысты, олар жиі қателеседі: «Егер мен бір нәрсенің жақсы болғанын қаласам, мен оны өзім істеуім керек». мұны өзіңіз жасаңыз.Есіңізде болсын, егер бірдеңе істеуге тұрарлық болса, ол бірінші рет нашар болуы мүмкін. Мүмкін болатын қателерді қабылдауға дайын болыңыз. Есіңізде болсын, егер біреу... Кейде ол бірінші рет жасаса, кейде ол сәтсіздікке ұшырайды. оны мінсіз орындау. Сатушыларыңызға қателіктер жіберуге және олардан үйренуге мүмкіндік беріңіз.

3. Әңгімелесудің негізі күтілетін нәтижелер мен стандарт болуы керек. тиімділігі.Сату агентінен: «Біздің миссиямызға қол жеткізу үшін біздің келісімдеріміз қандай көрінеді?» Субъективті тәсілдер емес, нақты, жазбаша шығындар мен бағалар туралы сөйлесіңіз.

4. Нақты болыңыз.Сіздің басты міндетіңіз – сату агенттеріне өз міндеттерін орындауға көмектесу. Тиімді делегация табыстың кілті болып табылады.

Жаттығулар

1. Сіз үшін жұмыс істейтін барлық қызметкерлердің тізімін жасаңыз және олардың нақты міндеттерін ескере отырып, олардың WSP-ін анықтаңыз.

Негізгі және қосымша міндеттерді қарастырыңыз.

Тегі

Негізгі квесттер

Қосымша квесттер

RSP негізгі

RSP кіші

2. UPI қашан пайдаландыңыз?

3. Сіз немен айналысасыз? осы сәтістеп жатырсың ба, қол астындағыларға қандай міндеттер жүктей аласың?

4. Арнайы сату агенттеріне тағайындайтын бес тапсырманы жазыңыз.

Quest сату агенті

1. _____________ ____________

2. ______________ _____________

3. ______________ _____________

4. ______________ _____________

5. ______________ _____________

Қарым-қатынастар үйлесімді дамып, отбасылық бақыт кемесі атышулы отбасылық өмірдің жартастарына соғылып кетпеуі үшін «30-дан асқандар» әйелдер клубында бүгін туралы мәселе талқыланады.

Барлық отбасыларды үш топқа бөлуге болады:

• патриархалдық,
• матриархаттық,
• теңдік.

Патриархалды отбасында отбасында міндеттер бөлінбейді: әйел барлық үй жұмысын жасайды,яғни тамақ әзірлейді, жуады, тазалайды, балаларды тәрбиелейді, үй жануарларына қамқорлық жасайды. Және ол жұмыс істесе де.

Мұндай жанұяда осылай болу керек, осылай болады деп сенетін әйелге де, мансап құрғысы келмейтіндерге де ыңғайлы болады, бірақ «ұясын» салатын «құс» рөлінде өзін керемет сезінеді., жылулық пен жайлылықты тудырады, ал адам «мамонтты әкеледі» және Канар аралдарына сапарларды қамтамасыз етеді.

Матриархалды отбасында рөлдер күрт өзгереді. Әйел - «нан жеуші».

Әдетте, бұл әрқашан бос емес іскер әйел, ол үйге не сатып алу керектігін, қайда инвестициялау керектігін және демалысқа қалай ақша табу керектігін шешеді. Ер адам «үй қызметкері» ретінде әрекет етеді, патриархалдық отбасында әйелге жүктелген барлық міндеттерді орындайды.

Мұндай отбасыларда жауапкершіліктің бөлінуі жоқ. Барлығы (үй шаруашылығына қатысты) ерлі-зайыптылардың бірінің иығына түседі.

Бірақ қазіргі қоғамда отбасылардың эгалитарлық түрін табуға болады. Бұл опцияны ең демократиялық деп атауға болады, ерлі-зайыптылар серіктес ретінде, ортақ мүдделердің игілігі үшін үйлесімді жұмыс істейді: екеуі де мүмкіндігінше көп ақша табады, бірге бизнес жасайды - әдетте «бұл мен үшін жағымсыз емес» немесе «менің бос уақытым бар» қағидасы бойынша.

Эңгілікті отбасында жауапкершілікті бөлу қандай принциптерге негізделген?

Кімнің не істейтінін шешу, тіпті «гүлденген демократиясы» бар отбасыларда да оңай емес. Бірақ негізгі қағидалар мыналарға байланысты:

1. Өзіңізге ұнайтын нәрсені жасаңыз. Тамақ жасауды жақсы көретін, бірақ дастархан жинауды жек көретін еркектер бар. Немесе керісінше. Әрине, сіз бұл жерде дауласуға болады, өйткені кейде сіз мүлдем ештеңе істегіңіз келмейді. Сонда сізге керек келісім бойынша жауапкершілікті бөліседі:Біреу жалғыз тамақ жасайды, демек, ыдысты біреу жуады. Егер сіздің балаларыңыз болса, оларға ыдыс жууға сеніп, тамақ жасауға көмектесуге үйрете аласыз. Бұл пайдалы білім беру әдісі болып табылады және олар сізге болашақта алғыс айтады.
2. Бөліну емес, бірақ отбасындағы міндеттердің ауысуы. Бұл анық ажыратудың қажеті жоқ дегенді білдіреді: әйелі тамақ жасайды, ыдыс жуады, шаңды сүртеді; күйеуі кір жуады, қоқысты шығарады, картопты аршады. Мұнда рөлдерді өзгерту ұсынылады. Бұл сізге аздап демалуға мүмкіндік береді және Ешбір міндетті күн тәртібі ретінде қабылдамаңыз.Тағы бір сұрақ туындайды - егер, мысалы, ер адам пеште ойнауды ұнатпайтын болса, үй жұмысын қалай ауыстыруға болады? Сіз бір жұмыс үшін ерекшелік жасай аласыз. Міне, келесі принцип.
3. Кім не істейді? Бір адам жейделерді тамаша үтіктейді. Және бұл әйел болуы міндетті емес. Мүмкін сіздің жұбайыңыз осы қиын тапсырманы жақсы орындап жатқан шығар. Мүмкін ата-анасы оны оқытқан шығар немесе ол ұзақ уақыт бойы бойдақ болып өмір сүрген. Жалпы, бұл принцип те жақсы жұмыс істейді.

(функция(w, d, n, s, t) ( w[n] = w[n] || ; w[n].push(function() ( Ya.Context.AdvManager.render(( blockId: "R-A) -141708-2", renderTo: "yandex_rtb_R-A-141708-2", асинхронды: шын )); )); t = d.getElementsByTagName("скрипт"); s = d.createElement("скрипт"); s .type = "text/javascript"; s.src = "//an.yandex.ru/system/context.js"; s.async = true; t.parentNode.insertBefore(s, t); ))(бұл , this.document, "yandexContextAsyncCallbacks");

Қалай алдау керек?

Көптеген әйелдер үшін отбасындағы жауапкершілікті бөлу мәселесі оларды мазалайды. Бұл ер адам сенген кезде болады ол «әйелдерге арналған нәрселерді» жасамауы керек.Және ол үйге келіп, диванға жатып, теледидар көруге болады деп ойлайды.
Ал сіз жұмыстан шаршап, жинап, тамақ пісіріп, балалардың үй тапсырмасын тексеруге кірісесіз, жалпы алғанда, дөңгелектегі тиін сияқты айналасыз. Неліктен ашуланшақ болғаныңыз түсінікті, тіпті жанжал тудыруы мүмкін. Бұл жай ғана ештеңеге әкелмейді. Жақсы емес.

Бұл жерде сізге айлакерлікпен әрекет ету керек. Ал отбасындағы міндеттерді бөлу туралы сөздерді айтудың қажеті жоқ. Мысалы, демалыс күні ғана көріңіз балаларыңыз болса, қандай да бір «мерекені» бастаңыз.Және бүкіл отбасымен бірдеңе пісіріңіз. Оны ойынға айналдырыңыз.

Ал егер әлі балалар болмаса, оны кешкі асқа бірге суперэротикалық тағам дайындауға шақыруға болады. Сосын, кейде оны қолында бар нәрсе үшін мақтаңыз Мен тіпті сенен де жақсы нәрсе жасадым!

Тапсырыс берудің қажеті жоқ, жай ғана «зімбірдің» көмегімен шебер әсер етіңіз - содан кейін кем дегенде аптасына бір рет тамақ дайындаудан үзіліс жасай аласыз.

Көптеген ер адамдар отбасындағы жауапкершілікті бөлісуге бейім өте жағымсыз.Олар «әйелдік» ештеңе жасағысы келмейді, бірақ сонымен бірге олар өздерінің «еркектерін» ұмытады. Шеге соғыңыз, сөре шегесіз, жиһазды жылжытыңыз.

Әрине, көптеген «үмітсіз үй шаруасындағы әйелдер» мұны ер адамның қолынсыз жасай алады, бірақ бұл дұрыс емес. Оған айқайламаңыз, орындықты жылжытуға тырысып, арқаңызды қатайтқандай етіп көрсетіңіз. Әрине, бұл ең жақсы әзіл емес, бірақ адам міндетті түрде түсінеді бұл әйелдің ісі емес екені анық.

Сонымен, жауапкершілікті бөлу мәселесінде ең бастысы бір-біріңмен ұрыспаңдар. Сіз, ешкім сияқты, жарыңызды білесіз. Оның мінезінің ерекшеліктеріне сәйкес ең қолайлы әдісті таңдаңыз.

30 жастан асқандар үшін – 30 жастан асқан әйелдер клубы.

yandex_partner_id = 141708; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_ad_format = "тікелей"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "тік"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = шын; yandex_direct_title_color = "990000"; yandex_direct_url_color = "333333"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "CC0000"; yandex_direct_sitelinks_color = "990000"; yandex_direct_favicon = шын; yandex_no_sitelinks = жалған; document.write(" ");

Ер адамның басты міндеті «мамонтты сүйреу» болған және үйдегі барлық уайым әйелдердің иығына түсетін сол күндерде өмір сүру қаншалықты қарапайым болды. Қазіргі уақытта ханымдар жиі «аңға шығады», яғни олар жұбайларынан кем жұмыс істемейді. Бұл ескі жүйенің өзектілігін жоғалтқанын білдіреді. Әйтпесе, егер әйел жұмысымен қатар, үй шаруасын да толығымен өз қолына алса... Әрине, ол шыдайды, әділ жыныстың қайсарлығы туралы аңыздар бекер айтылмаған. Бірақ бір мүшесі қажып, қалғандарынан көп нәрсені істейтін отбасында тыныштық бола ма? Мұндай одақты толық және бақытты деп атауға болмайтын сияқты. Сондықтан отбасындағы үй міндеттерін бөлу жай ғана қажет. Сонымен қатар, күнделікті жұмыс оның мүшелеріне жақындауға мүмкіндік береді. Өйткені, өзара көмек, өзара көмек үнемі бар отбасы ештеңеден қорықпайды!

Отбасындағы міндеттерді бөлу

Отбасында жауапкершілікті бөлу өте пайдалы. Неліктен проблемалар туындайды деп ойладыңыз ба? Көбінесе отбасылардың қателігі - олар кімнің не істеу керектігі туралы келіспейді. Соның нәтижесінде бір адам өз еркімен жұмысты өз мойнына алып, басқалардың бастамасыздығына ренжіп қалатыны белгілі болды. Ал ешкімнің нақты міндеттері болмаса, кімдікі дұрыс, кімдікі бұрыс екенін анықтау өте қиын. Сондықтан «жауапкершілік аймақтарын» мүмкіндігінше тезірек бөлу қажет. Өйткені, «менің міндеттерім» ұғымының болуы өзіне жүктелген нәрсені еске салмай орындауға кірісетін адамды тәртіпке келтіреді. Ал егер заттар абстрактілі болса және сіз оны жасай аласыз немесе жасай алмайсыз, жауапкершілік төмендейді.

Отбасындағы жауапкершілікті қалай бөлуге болады? Егер сіз кімнің не істеу керектігін нақты көрсететін нақты диаграмманы күткен болсаңыз, біз сізді ренжітуге асығамыз - ол жоқ және болмайды. Өйткені, әр отбасының өз тәртібі мен ережелері бар. Бұл нақты жағдайға байланысты жауапкершілікті бөлу керек дегенді білдіреді. Бірақ біз мұны қалай жасау керектігін анықтаймыз.

Бастау үшін барлық үй тапсырмаларының толық тізімін жасау үшін бірнеше кеш өткізуге тура келеді. Бұл қорқынышты болып көрінуі мүмкін, бірақ егер сіз алдымен барлық үй шаруаларын «тақырып бойынша» тізімдесеңіз, бұл әлдеқайда оңай болады. Мәселен, мысалы, үй жұмыстарының санаттары келесідей болуы мүмкін:

• өнімдер (сатып алу, қайта қарау, түгендеу және т.б.)
• пәтердегі тәртіп (тәртіпті сақтау, ыдыс жуу, жөндеу бойынша күнделікті және ұсақ тапсырмалар
• тағам дайындау
• тұрмыстық техниканы жөндеу
• жуу және үтіктеу
• балалар (оларды бақылау, олармен үй тапсырмасын дайындау, серуендеу және ойындар, баланы балабақшаға/мектепке, білім беру ұйымындағы ата-аналар жиналысына ертіп жүру)
• үй жануарлары (оларға күтім жасау, тамақтандыру, серуендеу, дәрігерге бару және т.б.)

Бұл үлгі тізім. Отбасыңызда бөлек санатқа бөлуге болатын үй жұмыстары болса, тізімге қосуға болады.

Сондай-ақ, үй шаруашылығының жұмысы тұрақты (ыдыс жуу, тамақ дайындау және т.б.) және уақытша (жалпы тазалау, жөндеу) болуы мүмкін екенін атап өткен жөн. Осылайша, әр санаттағы алаңдаушылықтар екі топқа бөлінеді.

Ал енді шаруашылық міндеттерін бөлуге кірісу керек. Ешкім ештеңеге жауапты емес отбасын кездестіру екіталай. Әрине, сізде оның әрбір мүшесінің өздеріне жүктелген тапсырмалары бар - тізімге ескертулерді қауіпсіз қосуға болады. Қалған жауапкершілікті бөлу ғана қалады. Мұнда екі факторды ескеру қажет:

• бір немесе басқа нәрсеге қызығушылық

Әйелдің отбасындағы міндеттері әлі де таза «әйел істерінің» басымдылығын білдіруі керек деп келісіңіз. Ер адамның ашық түрде «еркекке жат» жұмыс жасағысы келмейтіні сияқты. Сондықтан жыныс бойынша бөлуді бастау керек. Үйдегі кейбір жұмыстарды (тұрақты және уақытша) балаларға да тапсыруды ұмытпаңыз! Бұл жағдайда жыныспен қатар жасты да ескеру қажет.

Сізде ер адам, әйел және балалар жасай алатын «жалпы» нәрселер тізімі қалады. Оларды отбасы мүшелеріне таратыңыз.

Белгілі бір адамға осы немесе басқа үй жұмыстары қаншалықты жағымды екенін ескеру маңызды. Мысалы, егер бір немесе басқа отбасы мүшелері оған сеніп тапсырғысы келетін тапсырманы жек көрсе, оны мәжбүрлемеген дұрыс. Ақыр соңында, тізім үлкен және ол өзіне үлкен рахат әкелмесе, кем дегенде жиіркенішті емес деп алаңдаушылықты таңдай алады. «Үй жұмыстарының кестесін» жасау кезінде даулардан қорықпаңыз - мүмкін болады. Бұл қорқынышты емес. Бірақ бұл сізді болашақта келіспеушіліктерден құтқарады!

Әрбір адам форс-мажорлық жағдайларды бастан кешіретінін түсіну керек. Ал егер сіздің жұбайыңыз бірнеше күн қатарынан екі ауысыммен жұмыс істеуге мәжбүр болса, сіз күйеуіңіздің отбасындағы міндеттерін осы уақытта мойныңызға алуыңыз мүмкін. Әйелі сияқты, егер ол 40-тан төмен температурада жатса, ол шаңсорғышпен пәтердің айналасында жүгірмеу керек. Бірақ өз міндеттерін қысқа мерзімде орындай алмау себебі шынымен дұрыс болуы керек.

Басқару құжаттамасы бөлімін қалыптастырудың екі тәсілі. Құжат айналымының көлемі мен оның өсу динамикасын қалай анықтауға болады? Мектепке дейінгі білім беру мекемесінің персонал санын нормативтерге сәйкес келтіру. Қызметкерлер арасында функцияларды бөлу. Қызметкерлердің өзара алмасуын жоспарлау

Компания басшылығының құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің толық жұмыс істеуінің кілті бөлімнің жұмысын дұрыс ұйымдастыру және оның қызметкерлері арасында жауапкершілікті сауатты бөлу болып табылады. Бұл мақалада мектепке дейінгі білім беру мекемесінің қызметі атқаратын функцияларды талдау және қайта қарау, есептеулер арқылы персонал санын анықтау, тапсырмаларды бөлу және қызмет көрсету қызметкерлерінің өзара алмасуын ұйымдастыру, жалпы және шартты серіктестік мысалында қарастырылған.

Евгения Қожанова,

іс жүргізу және мұрағат ісі саласындағы сарапшы

© Е.Қожанова, 2013 ж

Дәстүрлі түрде басқару құжаттамасы бөлімін қалыптастырудың екі тәсілі бар.

Бірінші- бөлімді алдын ала жоспарлағанда, ал қызметкерлердің саны мен функционалдық мүмкіндіктері, лауазымдық нұсқаулықтар бөлім құрылғанға дейін әзірленеді. Бірақ мұндай тәсіл сирек кездеседі, позицияларды құрастыратын менеджер қателерден қорғанбағанын айтпағанда, дайын бөлімде түзету әрқашан көп күш, уақыт пен ақшаны талап етеді.

Екіншітәсіл әлдеқайда кең таралған: мұнда бөлім өздігінен дамиды, көбінесе бір хатшыдан «өседі». Кәсіпорын бір орында тұрмайды, бір күні хатшы жұмыстың көлеміне шыдай алмайды. Содан кейін оның функцияларының бір бөлігін алатын кеңсе қызметкері алынады. Біраз уақыттан кейін компанияда басқа кеңсе қызметкері пайда болады, содан кейін басқа ... Кеңсе құрудағы бұл тәсілдің кемшілігі - бөлім қызметкерлерінің арасындағы функциялардың біркелкі бөлінбеуі, көбінесе бір-біріне сәйкес келуі, кейде кім екенін анықтау қиын. жұмысының қай саласына жауапты. Кәсіпорындардың басым көпшілігінде бөлімшелер осылай құрылғанымен келіспеуге болмайды.

Бұл ретте, мектепке дейінгі білім беру мекемесінің қызмет көрсету қызметкерлерінің санын және функцияларды бөлуді есептеуге болады, ол біріншіден, кеңсе процестерінің санына және компанияның құжат айналымының көлеміне, екіншіден, жұмыс істеуге жұмсалған уақытқа негізделеді. сол немесе басқа әрекет.

Жауапкершіліктерді тағайындау жұмысы барлық процесті бес қадамға бөле отырып, кезең-кезеңімен жақсы орындалады:

1-қадам – ұйымда қолданылатын кеңсе процестерін анықтау.

2-қадам – құжат айналымының көлемін және оның өсу динамикасын анықтау.

3-кезең – мектепке дейінгі білім беру мекемесінің персонал санын стандарттарға сәйкес келтіру.

4-қадам – қызметкерлер арасында функцияларды бөлу.

5-қадам – жұмысшылардың өзара алмасуын жоспарлау.

Ұйымда қолданылатын кеңсе процестерін анықтаңыз

Мектепке дейінгі білім беру мекемесінің бөлімшесінің жалпы міндеттерін тізімдеуден бастау керек.Оның қызметкерлері нақты қандай функцияларды орындайды? Бұл жерде компанияда қандай кеңсе процестері орындалмайтыны, бірақ олар анық жетіспейтіні, сондай-ақ қандай процестер артық және жойылуы мүмкін екендігі туралы ойланған жөн.

Зерттеу нәтижелерін қарапайым кестеде жинақтауға болады. Мысалы, ең негізгі процестерді алайық:

		Ескерту
Процесс	Кім орындайды
Кіріс құжаттарды қабылдау және алдын ала қарау	Клерк
Кіріс құжаттарды тіркеу	Хатшы, хатшы
Шығыс құжаттарды тіркеу	Хатшы, хатшы	Қызметкердің жұмыс жүктемесіне байланысты
Ішкі құжаттарды ресімдеу	Хатшы, хатшы	Қызметкердің жұмыс жүктемесіне байланысты
Құжаттарды басшыға қол қоюға беру	Хатшы
Құжаттарды орындауға жіберу	Хатшы
Құжаттардың орындалуын бақылау	Хатшы
Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру	Клерк
Істер тізімін әзірлеу	Хатшы, хатшы	Бірге жасайтын жұмыс
Көшіру және көбейту жұмыстары	Хатшы
Құжаттарды пошта арқылы жіберу	Клерк
Құжаттарды факс арқылы жіберу	Хатшы

Мысалдан көріп отырғанымыздай, гипотетикалық ұйымымыздың кеңсесінде хатшы мен іс жүргізуші жұмыс істейді. Құжаттарды тіркеу мен істер номенклатурасын әзірлеуден басқа функциялардың көпшілігі олардың арасында бөлінеді. Әрине, тіркеудің мұндай тәсілі дұрыс емес, бақылау қиын және мамандардың өздері үшін де, олардың әріптестері үшін де ыңғайсыз. Бұл мәселені болашақта шешу керек.

Көрсетілген ұйымдастырушылық процестер жеткіліксіз делік. Менеджер оларға тағы бірнеше қосуды қалайды:

Процесс	Негіздеме
Бірыңғай құжат нысандарының уақыт кестесін және альбомын әзірлеу, енгізу және жүргізу	Құжаттардың бірыңғай нысандарын пайдалану жөніндегі міндеттің жойылуына және ұйым басшысына бастапқы есепке алу құжаттарының нысандарын бекіту міндеттемесінің жүктелуіне байланысты өзекті*
Іс жүргізу процестерін реттейтін жергілікті нормативтік құқықтық актілерді әзірлеу және енгізу	Нормативтік құқықтық актілердің болмауы процестерді орындауда біркелкіліктің болмауына, даулы жағдайларға және орындаушылармен қақтығыстарға әкеледі.
Шығыс құжаттарының орындалуын бақылау	Мердігерлер көбінесе шығыс құжаттарының мәліметтерін дұрыс толтырмайды, сонымен қатар мәтінде грамматикалық қателер жібереді, бұл компанияның имиджіне теріс әсер етеді.
Басшыға қол қоюға берілген құжаттардың орындалуын бақылау	Менеджер құжаттардың сапасын тексеруге қосымша уақыт жұмсайды. Дұрыс ресімделмеген жағдайда құжат мердігерге пысықтау үшін қайтарылады. Құжаттық бақылауды енгізу басшы мен мердігердің уақытын үнемдейді

Ақырында, менеджер қолданыстағы іс жүргізу процестерінің тізімінен факс арқылы құжаттарды жіберуді, сондай-ақ сертификаттауды қажет етпейтін көшірмелерді жасауды алып тастау туралы шешім қабылдайды және бұл функцияларды орындаушыларға жүктейді.

Осылайша, біздің міндетіміз жалған компания кеңсесінің қызметкерлері арасында келесі функцияларды бөлу:

1. Кіріс құжаттарды қабылдау және алдын ала қарау.

2. Кіріс құжаттарды тіркеу.

3. Шығыс құжаттарының орындалуын бақылау.

4. Шығыс құжаттарды тіркеу.

5. Құжаттарды пошта арқылы жіберу.

6. Ішкі құжаттарды ресімдеу.

7. Басшыға қол қоюға ұсынылған құжаттардың орындалуын бақылау.

8. Құжаттарды басшыға қол қоюға беру.

10. Құжаттардың орындалуын бақылау.

11. Құжаттардың көшірмелерін куәландыру.

12. Істер тізімін әзірлеу.

13. Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру.

14. Бірыңғай құжат нысандарының уақыт кестесін және альбомын әзірлеу, енгізу және жүргізу.

15. Кеңсе процестерін реттейтін жергілікті нормативтік құқықтық актілерді әзірлеу және енгізу.

* Қараңыз: 2013 жылғы 1 қаңтардан бастап күшіне енген «Бухгалтерлік есеп туралы» 2011 жылғы 6 желтоқсандағы № 402-ФЗ Федералдық заңының 9-бабы.

Құжат айналымының көлемін және оның өсу динамикасын анықтау

Белгілі бір ұйымға қатысты барлық құжат айналымы процестері анықталғаннан кейін олардың әрқайсысы үшін құжаттардың көлемі туралы шешім қабылдау керек.

Құжат түрі	Саны
Кіріс хаттар
Шығыс электрондық пошталар
Кеңсе жазбалары
ORD тапсырыстары
Шарттар
Барлығы тіркелген

Мектепке дейінгі білім беру мекемесінің персонал санын нормативтерге сәйкес келтіру

Дәстүрлі түрде мектепке дейінгі бөлімшедегі қызметкерлердің санын есептеудің екі әдісі ұсынылады. Біріншісі, Еңбек ғылыми-зерттеу институты әзірлеген, қарапайым және құжат айналымының көлеміне және орындаушылар санына байланысты қызметкерлердің оңтайлы санын анықтайды.

Кәсіпорындағы мектепке дейінгі білім беру мекемесінің персонал санын мына формула бойынша есептейік:

0,00016 x D 0,98 x P 0,1,

мұндағы 0,00016 – кеңсе қызметкерлерінің еңбек өнімділігінің орташа деңгейін көрсететін тұрақты коэффициент;

D - жоғарыда біз есептеген құжат айналымының көлемі,

P – ұйымның жұмыскерлерінің саны.

Р = 100 делік, сонда:

0,00016 x 13270 0,98 x 100 0,1 = 0,00016 x 10975 x 1,6 = 2,8.

Осылайша, құжат айналымының қолданыстағы көлемімен шартты серіктестіктің мектепке дейінгі білім беру мекемесінің бөлімшелеріндегі қызметкерлер саны үш адамды құрайды.

Екінші әдістеме басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстың салааралық интеграцияланған уақыт нормаларында (Ресей Еңбек министрлігінің 1994 жылғы 25 қарашадағы № 72 қаулысымен бекітілген) бекітілген және бөлімшедегі персонал санын тәуелді етеді. бір операцияны аяқтауға қажетті уақыт стандарттары. Уақыт стандарттарын келесі құжаттардан да табуға болады:

Федералдық атқарушы билік органдарының басқару құрылымдарын құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыс уақытының стандарттары (Ресей Федерациясы Еңбек және әлеуметтік даму министрлігінің 2002 жылғы 26 наурыздағы № 23 қаулысымен бекітілген);

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің автоматтандырылған мұрағаттық технологиясы бойынша жұмыс уақытының нормативтері (Министрліктің қаулысымен бекітілген

Ресей Федерациясының 1993 жылғы 10 қыркүйектегі № 152 Еңбек).

Әрине, тізімде көрсетілген құжаттармен ұсынылған кеңсе операцияларына жұмсалған уақыт стандарттары өте орташа, сондықтан сіз оларды ойланбай ұстанбауыңыз керек. Бір ұйымда бірдей процесс 2 минутқа, ал екіншісінде 10 минутқа созылуы мүмкін. Сонымен қатар, бұл құжаттардың ескіргеніне көп жыл болды және осы уақыт ішінде кеңсені пайдалану технологиялары айтарлықтай өзгерді. Сондықтан, қызметкердің функционалдығын жобалағанда, сіз өзіңіздің зерттеусіз жасай алмайсыз.

Егер шын мәнінде бөлімде есептелгеннен көп адам жұмыс істейтін болса, олардың әрқайсысының жұмыс көлеміне назар аударуды ұсынамыз. Жұмыс күнін суретке түсіру сияқты зерттеу әдістері бұл факторды талдауға көмектеседі, бір сәттік бақылауларды ескермеу керек. Мүмкін жұмыс жүктемесі жұмысшылар арасында біркелкі бөлінген немесе барлығына жұмыс жеткіліксіз (бұл да болады). Қалай болғанда да, адамдардан айырылып қалмас үшін басқарма өз міндеттерінің ауқымын кеңейту туралы қамқорлық жасауы керек.

Қызметкерлер арасында функцияларды бөлу

Бөлім қызметкерлері арасында функцияларды бөлуді бастаған кезде олардың біліктілігін, тәжірибесін, қабілеттері мен дағдыларын, сондай-ақ белгілі бір компанияның іскерлік дәстүрлерін білуін ескеру қажет. Мектепке дейінгі білім беру мекемесінің қызметі бүкіл ұйымға «шашыраңқы» болуы мүмкін екенін ұмытпайық: оның құрамына кеңседе емес, менеджердің қабылдау бөлмесінде орналасқан хатшылар кіреді. Осыған байланысты кеңсе қызметкері мен хатшының жұмысының ерекшеліктері айтарлықтай ерекшеленеді және бұл да ескерілуі керек.

Мысалы, егер хатшы директордың нұсқауы бойынша жиі болмаса, онда сіз оған құжаттарды қабылдау және тіркеу функциясын бермеуіңіз керек - бұл жұмыс осында және қазір жасалуы керек. Бірақ хатшы құжаттардың орындалуын бақылаудың бүкіл жүйесін өз қолына ала алады, сол арқылы құжаттың директордан орындаушыға дейінгі жолын қысқартады.

Біздің мысалға оралайық. Мәселен, стандарттарға сәйкес, шартты ұйымның мектепке дейінгі білім беру мекемесінде үш адам жұмыс істеуі керек. Бізде қазірдің өзінде екеуі бар - хатшы мен кеңсе қызметкері.

Хатшыға мынаны жеткізген жөн:

басшыға қол қоюға ұсынылған құжаттардың орындалуын бақылау;

құжаттарды басшыға қол қоюға ұсыну;

құжаттарды орындауға жіберу;

құжаттардың орындалуын бақылау.

Бұл қызметтің барлығы режиссермен және режиссер тағайындаған орындаушылармен жұмыс істеуді қамтиды. Сонымен қатар, бұл міндеттер дереу орындауды қажет етпейді және хатшы келушілерді қабылдауға, жиналыстарды ұйымдастыруға, басшының нұсқауларын орындауға және іс жүргізуге тікелей қатысы жоқ басқа да міндеттерді орындауға уақыт қалдырып, күнін өзі жоспарлай алады.

Кеңсе қызметкері келесі процестерге жауапты болады:

кіріс құжаттарды қабылдау және алдын ала қарау;

кіріс құжаттарды тіркеу;

шығыс құжаттарының орындалуын бақылау;

шығыс құжаттарды тіркеу;

құжаттарды пошта арқылы жіберу;

ішкі құжаттарды тіркеу;

құжаттардың көшірмелерін куәландыру.

Осылайша, бөлімнің үшінші қызметкері келесі функцияларды атқаратын болады:

істер тізбесін әзірлеу;

құжаттарды сақтауды ұйымдастыру;

Бірыңғай құжат нысандарының уақыт кестесін және альбомын әзірлеу, енгізу және жүргізу;

іс жүргізу процестерін реттейтін жергілікті нормативтік құқықтық актілерді әзірлеу және енгізу.

Ескертуде!

Жұмыста жоқ қызметкердің міндеттерін орындау Еңбек кодексімен реттелетін ақылы қызмет екенін ұмытпауымыз керек. Өнерге сәйкес. Ресей Федерациясының Еңбек кодексінің 151-і, бұл үшін қосымша төлем қажет, оның мөлшері тараптардың келісімімен белгіленеді.

Бұл жұмыс арнайы білім мен тәжірибені қажет ететіні анық. Осыған сүйене отырып, басшы жұмыс профилін әзірлеуі, болашақ қызметкердің құзыреттілігін анықтауы, штат кестесіне өзгерістер енгізуге және кадрларды іріктеу процесін бастауға тиіс.

Қызметкерлердің өзара алмасуын жоспарлау

Бөлім қызметкерлері арасында тапсырмаларды таратқанда, олардың кез келгені іссапарға, демалысқа немесе ауру демалысына шыққан жағдайда жұмысшылардың өзара алмасуы туралы міндетті түрде ойлану керек. Әрбір қызметкер жұмыста болмаған жағдайда оның функцияларын оның бөлімдегі әріптестері алады. Міндетті түрде толық емес: мүмкін тек операциялық тапсырмалар шешіледі, бірақ бос уақыт болмауы керек. Ең дұрысы, әрбір қызметкер төтенше жағдайда уақытша жұмысқа келмеген адамның міндеттерін кім және қандай дәрежеде алатынын нақты білуі керек.

Мектепке дейінгі білім беру мекемесінің қызметкерлері арасында жауапкершілікті бөлу жұмысы мұнымен бітпейді. Қайта құрылған бөлім өз міндетіне кіріскеннен кейін біраз уақыт бойы оны мұқият қадағалау керек: бәрі ескерілді ме, артықшылықтар бар ма, қызметкерлердің бірі «тігілген», ал екіншісі үздіксіз жұмыс істемейтіні анықталды ма? . Сонымен қатар, компания ұлғайған сайын кеңсе жұмысының көлемі де өседі, бұл да бақылауды және уақтылы жауап беруді, функционалдық мүмкіндіктерді және қызметкерлер санын реттеуді қажет етеді.