Іскерлік хат үлгісіне қалай дұрыс қол қою керек. Хат қалай жазылады - үлгі

Қалай жазу керек іскерлік хат, қайсысы «ақпарат қоқысында» адаспайды және оқылады? Ережелер, ұсыныстар, мысалдар

Сөз - қолжетімді бизнесқұрал. Бизнес әлемінде өз жұмысында сөзді қолданбайтын адамды табу мүмкін емес.

Қазіргі бизнес бірте-бірте хат-хабар бизнесіне айналып барады. Хаттардың көмегімен - электронды немесе дәстүрлі - байланыс клиенттермен, іскер серіктестермен және жұмыс берушілермен жүзеге асырылады. Хат авторды кәсіпқой немесе қарым-қатынасты жалғастыруға болмайтын адам ретінде көрсетеді.

Кәсіби маман жаза білуі керек

• Ол түсінікті
• тиімді
• шын жүректен
• Қызықты

Және мұны үйрену ешқашан кеш емес. Негіздерден бастайық: іскерлік пен кәдімгі жазудың айырмашылығын түсініңіз.

Қызметтік хаттың қарапайым хаттан айырмашылығы неде? Іскерлік хаттың ерекшеліктері

Хат – бір немесе екі беттен тұратын қысқа мәтін, оның мақсаты адресатқа бір нәрсе туралы ақпаратты жеткізу.

Ақпараттың сипаты мен хатты жіберуші мен алушының қарым-қатынасы корреспонденцияны екіге бөледі

• іскерлік (ресми)
• жеке (бейресми)

Іскерлік хат мыналармен сипатталады:

• қысқалық
• дәлдік
• пайымдау және логика
• ақпарат мазмұны
• бағалау және эмоционалды бейтараптық
• стандарттау:
• ресми нысандары қолданылады
• тұрақты сөз тұлғалары, арнайы іс қағаздары терминдері мен конструкциялар қолданылады
• тақырыптар саны – 1-2
• мақсатты бағыттау
• нақты анықталған командалар тізбегі (қажет болған жағдайда)

Іскерлік хаттардың қандай түрлері бар?

Іскерлік хаттың түрін анықтайды

1. Жазу мақсаты

Коммерциялық мақсаттар

• Сіз мәміле жасағыңыз және оның нақты шарттарын ұсынғыңыз келеді - адресатқа ұсыныс хатын (офертасын) жасаңыз.

• Егер сіз транзакцияның сізге қолайлы шарттары туралы шешім қабылдамасаңыз, сұрау хатын жіберіңіз
• Сіз өзіңіздің алушыңызды оның тарапынан шарттық міндеттемелерді бұзғаны туралы хабардар еткіңіз келе ме? Шағым (шағым) хат жазу

Коммерциялық емес мақсаттар

• Алғыс хатта алғыс айтыңыз
• Міндеттемелеріңізді растаңыз кепілдік хат, және сіздің келісіміңіз - растау хаты арқылы
• Жазыңыз ақпараттық бюллетеньдер, егер сіздің ақпаратыңыз адресатқа қызықты болады деп ойласаңыз
• Ескерту хаттарымен маңызды келісімдер, міндеттемелер, айыппұлдар туралы еске түсіріңіз
• Құттықтау хатпен құттықтау, өтініш хатпен сұрау, көңіл айту хатында көңіл айту
• Жіберу керек болса маңызды құжаттарнемесе материалдық құндылықтаржүкке ілеспе хат дайындаңыз

2. Алушы

Егер сіз бірден бірнеше алушыға хат жолдасаңыз, онда сіз дөңгелек хат жазасыз

Сіздің хатыңыз бір уақытта бірнеше тақырыпты қозғай алады, бұл оны автоматты түрде көп қырлы етеді

4. Құрылымы

Реттелетін әріптер хаттың мәтіндік бөлігін белгілі бір үлгі бойынша құрастыруды қамтиды, ал реттелмеген әріптер ұсынудың еркін формасына ие.

5. Шығу формасы

• конвертте
• В электронды форматта
• факс арқылы

Іскерлік хаттың құрылымы: кіріспе, негізгі бөлім, қорытынды

Стандартты іскерлік хаттың құрылымы мұқият қарауды талап етеді.

Дұрыс пішімделген хат келесі контурға сәйкес келуі керек:

Схеманың кейбір тармақтарын толығырақ қарастырайық:

1. Тақырып

Әдетте, бұл хат тақырыбының қысқаша мазмұны.

Маңызды: алушы хатыңызды оқығанын қаласаңыз, тақырыпты дұрыс жазыңыз.

Іскерлік хат алмасуда айдарлардың болмауы іскерлік хат алмасуды жүргізуде негізгі дағдылары жоқ жаңадан бастаушыларға тән.

2. Апелляция

• «Қымбатты» дәстүрлі формасы бар
• -мен жазылған бас әріптержолдың ортасында

Маңызды: аббревиатураларды пайдалануға тыйым салынады!

3.Преамбула

• адресатты хаттың негізгі идеясымен таныстырады
• адресаттың хатта қамтылған кейінгі ақпаратты дұрыс қабылдауына дайындайды

4. Мәтіннің негізгі бөлігі негіздейді негізгі идеяпреамбулада көрсетілгендей

Хаттың осы бөлігінде

• ұсыныстың/өтініштің мәнін нақты көрсетесіз
• дәлелдер келтіріңіз: фактілер, цифрлар, хат тақырыбы бойынша басқа да нақты мәліметтер. сарапшы пікірі, жеке оң/теріс тәжірибесі

Дәлелдеуді жеңілдету үшін келесі диаграмманы пайдалануға болады:

Маңызды: Соңғы абзацта белгілі бір қадамды немесе күтілетін нәтижені көрсететін сөз тіркесі болуы керек және адресатты әрекетке шақыруы керек.

5. Қорытындылай келе:

6. «Қол қою» терезесінде адресат туралы ақпарат көрсетілуі тиіс:

• қызмет атауы

Жазу стилін таңдауда қалай қателеспеу керек?

Іскерлік хат алмасуда сіз жазу стилі мен адресатпен қарым-қатынас реңкіне қатысты таңдау жасауыңыз керек. Сіздің хабарыңыз қаншалықты құрғақ, ресми немесе керісінше, қаншалықты жанды, жылы және адами болуы керек?

• Іскерлік корреспонденциядағы жеке стиль хат жазған адамның жеке қасиеттерін атап көрсетеді
• Ресми стильді қолданғанда фактілер келтіріліп, олардың негізінде тиісті қорытындылар жасалады.
• Жеке стиль хат авторы мен адресат арасындағы тең жағдайда қарым-қатынасты білдіреді
• Ресми стиль анық командалық тізбекті және хатты оқырман санауға мәжбүр ететін күшті көрсетеді.

Таңдау дұрыс стильіскерлік хаттағы қарым-қатынас, ойланыңыз:

• Сіз және сіздің алушыңыз қандай салмақ санаттарындасыз?
• сіз бейбіт келіссөздер жүргізгіңіз немесе күш позициясынан қысым жасағыңыз келеді

Таңдалған стильді қалай ұстану керек?

Жеке стиль

• Жалқы есімдердің болуы: мен, біз, сен
  Мысалы: Мен сізден кешірім сұраймын және осындай қателіктер енді қайталанбасын деп шын жүректен үміттенемін.
• Тікелей өтініштер мен өтініштер
  Мысалы: Жеке заттарды қараусыз қалдырмаңыз
• Эмоционалды бағалау өрнектерін қолдану: жұлдызды жас, саңырау сәтсіздік

Ресми стиль

• Жалқы есімдерді дерексіз зат есімдермен ауыстыру
  Мысалы: Кинотеатр әкімшілігі кешкі шоу кестесін өзгерткені үшін шын жүректен кешірім сұрайды
• Жеке өтініштер мен өтініштерді өтініштермен ауыстыру
  Мысалы: Жеке заттарды қараусыз қалдырмаңыз
• Жалпы клерикализмді қолдану: Осыған байланысты назарларыңызға ұсынамын

Ресми стиль, егер сіз алғыс хат немесе көңіл айту хатын, яғни сезіміңізді білдіру қажет іскерлік хаттарды жазып жатсаңыз, мүлдем жарамайды. Сұраныс немесе ұсыныс хат жазған жағдайда жеке стильді ұстанған дұрыс.

Шағым хат деген не және оны қалай жазу керек? Оның басқа әріп түрлерінен айырмашылығы неде?

Маңызды: Хат жазған кезде адресаттың назарын одан қандай әрекеттер күтетініңізге аударыңыз. Сондай-ақ тапсырмаларды орындаудың нақты мерзімдерін көрсетіңіз.

Шағым хат үлгісі оны дұрыс құрастыруға көмектеседі:

Жауап хат деген не және оны қалай жазу керек?

Кеңес хаттарының екі түрі бар:

• бас тарту туралы хат
• оң жауабы бар хат

Әріптердің екі түрін де жасаудың екі түрі бар жалпы ережелер(бастама хат дұрыс ресімделсе):
1. Жауап хатта бастама хаттың сөздік қоры мен сөйлеу үлгілері сақталады
2. Жауап хат мәтінінде туралы ақпарат болмауы керек

• бастама хаттың жасалған күні
• оның тіркеу нөмірі

Төменде достық және дұрыс бас тарту хатының мысалы келтірілген:

Дегенмен, бас тарту әрқашан жұмсақ болуы керек емес. Қатал және қатал қарым-қатынас стилі қажет болатын жағдайлар бар. Төменде қаттыдан жұмсаққа дейінгі барлық жағдайларға арналған бас тарту хаттарының үлгісі берілген:

Ақпараттық хат: оның жауап хаттары мен шағым хаттарынан айырмашылығы

Ақпараттық хат көп функциялы:

• есептер (мысалы, прейскуранттардағы баға өзгерістері туралы)
• хабарлайды (директорлар кеңесінің мүшелерін қайта сайлау туралы)
• хабарлайды (тауарды жөнелту туралы)
• мәлімдейді (ниет туралы)
• растайды (тауарды алу)
• еске салады (келісімшарт бойынша қабылданған міндеттемелерді орындау туралы)
• жарнамалайды және хабарлайды (жалпы компания туралы, атап айтқанда тауарлар/қызметтер туралы)

Мүмкін ең өзекті мәселеБүгінгі күні мәселе жарнамалық-ақпараттық хатты қалай дұрыс құрастыру керек.

1. Құрылымның болмауы
2. Хат мәтінінде жаргон немесе бейресми тілдің болуы
3. Шапшаң дизайн
4. Орфографиялық, синтаксистік, стильдік қателердің көптігі
5. Хатта сенімді фактілер мен объективті ақпараттың болмауы
6. Сыпайылықтың негізгі ережелерін бұзу (әсіресе шағым хаттарда)
7. Мәтінде ыңғайсыз, түсініксіз сөйлемдердің қолданылуы
8. Материалды баяндаудағы логиканың болмауы
9. Қысқартуларға түсініктемелердің болмауы
10. Мақсатсыз құрастырылған мәтіннің жалпы бұлдырлығы

Іскерлік хаттар туралы тағы не білу керек?

1. Қазіргі іскерлік корреспонденциялар үшін мәтін құраудың блоктық құрылым әдісі қолданылады.
Бұл әдіс уақытты үнемдейді және қолдайды жалпы стильбарлық бизнес құжаттары. Сипаттамаәдіс - тыныс белгілерін ашу немесе нүктелер/үтірлердің болмауы (мысалы, тізімдерді жасау кезінде)

2. Хаттың тақырыбы үшін sans-serif қаріпін (мысалы, Arial) пайдалануға болады. Мұндай шрифт бейсаналық деңгейде тұрақты және берік ретінде қабылданады.

3. Негізгі мәтінде Serif қаріптері (Times News Roman) қолданылуы керек. Серифтер көздің әріптен әріпке ауысуын жеңілдетіп, оқуды тездетеді.

Маңызды: Әрқашан тек қолмен жазылатын әріптер бар!
Бұл құттықтау хаттар, көңіл айту хаттары, алғыс хаттар

Үлкен саны пайдалы ақпаратІскерлік хаттардың мәтіндерін жасау туралы Саша Карепинаның бейнежазбасынан табуға болады.

Бейне: ілеспе хаттар мен түйіндемені қалай жазуға болады

Бейне: «Ертегішілерден сабақ». Мәтіндерді сату құпиялары

Қазіргі уақытта хатты дұрыс жаза білу керек, сіздің хабарламаңыз кімге бағытталғанына қарамастан (мүмкін жұмыс берушіге, менмен шенеунікке немесе жақын досына) және хат-хабарларды жіберу әдісі (тұрақты немесе электрондық пошта, мүмкін факс арқылы).

Мысал әріптері бар опцияларды осы сайттың «» бөлімінде көруге болады. Енді жазу мен пішімдеудің кейбір ережелеріне тоқталайық. Хаттар үш жалпы санатқа бөлінеді:

• жеке – жақын адамдарыңызға, отбасы мүшелеріне, жақын және онша жақын емес достарыңызға (бейресми стильді қолданыңыз),
• жартылай ресми – хат алмасу әртүрлі ұйымдарсізді толғандыратын мәселелер бойынша (мысалы, шотыңыздың жай-күйі туралы банкке, әлеуметтік қорғау органына артықшылықтар, бірге сауда желісітауарларды алу туралы және т.б.),
• іскерлік (ресми) хаттар – міндетті ресми - іскерлік стильпрезентация және дизайнға қойылатын қатаң талаптар.

Жеке хатты қалай дұрыс жазу керек

Жеке хаттаржазу көп бөлігіндеБұл жақсы, өйткені сіз отбасыңызбен және достарыңызбен сөйлесесіз. Алдымен сізге сәлем беру керек, тек «Сәлем!» сөзі орындалады.

Жауап беруге кешігіп қалсаңыз, кешірім сұрап, себептерін айту сыпайылық. Егер сіз алушымен хат жазысып жүрсеңіз және сұрақтар қойылса, оларға жауап беру уақыты келді. Содан кейін, «Мен жақсымын» кіріспе сөзінен кейін сіз оқиғалар туралы мәлімдемеге өтіп, сізді не мазалайтыны туралы жаза аласыз.

Қарым-қатынас стилі бейресми болғандықтан, әзілдер, өсек (оқиғаларды өз бағалауыңыз немесе басқалардың пікірлерін сипаттау) және сән журналындағы мақаланы қайталау қолайлы. Қысқасы, хатыңызды қызықты ететін барлық нәрсені пайдаланыңыз. Смайликтер мен «бұл қалай өтіп жатыр?», «бұл керемет емес пе?» сияқты сұрақтар жеке хатты жандандырудың жақсы тәсілі болуы мүмкін.

Шынайы болуға тырысыңыз. Алушының жағдайын сұраңыз және хат алмасуды жалғастыру үшін сұрақтар қойыңыз. Соңында өз сезімдеріңізді білдіріңіз, мысалы: «Мен сені жақсы көремін», «Мен сенімен танысқым келеді», «Жауабыңды асыға күтемін» және т.б. Міндетті түрде қолтаңбаңызды қойыңыз (электрондық хаттар жиі жіберіліп тұрады), бірақ адресат хаттың кімнен екенін ешқашан болжамауы мүмкін электрондық поштаның адресіәрқашан анық емес). Хатты қайта оқып, қажет болса қателерді түзетіңіз. Олар әдетте адамдарды тітіркендіреді және құрметсіздік көрсетеді.

Жартылай ресми хатты қалай дұрыс жазу керек

Жартылай ресми хаттармүмкіндігінше қысқа және мәселенің мәнін анық көрсету керек. Қарапайымдылық пен логика құпталады. Жаман көңіл-күйде жақсы хат жазуға болмайды. Ал тақырыптан кез келген лирикалық ауытқуларды және эмоциялардың көріністерін жоққа шығарып, дәлелдемелік негізге назар аударған дұрыс (әсіресе шағымдар үшін маңызды).

Мен компьютерді пайдаланып хат жазуды, содан кейін оны кәдімгі ақ А4 парағына басып шығаруды және оған қаламмен қол қоюды ұсынамын. Қолмен жазылған хаттарға рұқсат етіледі. Бұл жағдайда түсінікті және дәл жазыңыз, әсіресе тегіңіз.

Түсінікті болғаннан кейін оны оқу оңай. Қазір байыпты ұйымдар құжаттарды электронды түрде жиі тіркейді. Сіздің фамилияңыз (бұл әдемі, бірақ күрделі болуы мүмкін) сізге ғана белгілі. Егер хатыңызды тіркеу кезінде тегіңізде кем дегенде бір әріпті өзгертсеңіз, үлкен дерекқордағы электронды іздеу хабарламаңызды таба алмайтын сияқты. Оның мүлдем тіркелгенін анықтау қиынға соғады, бірақ кейінірек жауап келуі мүмкін.

Әрқашан адресатты көрсету әдетке айналғанәріптің жоғарғы оң жақ бұрышында. Мен сізге көмектесу үшін бірнеше нұсқаны беремін, олардың барлығы қолайлы. Мұның бәрі сіздің қалауыңызға және атауды білуіңізге байланысты құрылымдық бірлікнемесе шенеуніктерадресат:

федералды қызмет
еңбек және жұмыспен қамту туралы

Федералдық қызмет басшысы
анау немесе анау
ЖӘНЕ ТУРАЛЫ. Тегі

басқаша

Волгоград әкімшілігі
Мынадай және осындай бөлім - оның атауы

Бас редакторға
«Пшик» баспасы
Е.Ф. Кагайловский

«Переполох» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі
Бас есепші
А.И. Квочинская

кез келген жеке тұлға

Тугриков С.М.
ст. Лусная, 207, пәтер. 1375,
Воронеж, 400001

Адресаттың астына тегі, аты, әкесінің аты, кәдімгі пошта арқылы жауап жіберу үшін толық мекен-жайыңызды жазыңыз, телефон нөмірін де берген дұрыс.

Егер сіз әлдеқашан бір жерге қайта өтініш беріп жатсаңыз, онда көрсетуіңіз керек алынған хаттың нөмірі мен күніне сілтеме(мүмкін бірнеше). Бұл хат-хабарларды өңдеуді айтарлықтай жеңілдетеді және қаралып отырған мәселе бойынша алдыңғы хат алмасуды ескере отырып, сіз міндетті түрде жауап аласыз. «31.08.2014 ж. No (цифр)» деп жазылған. Бұл сілтеме мәтіннің сол жағында орналасқан, оны әріп элементтерінің диаграммасы бар суретте көруге болады.

Егер сіз хабарласып жатқан адамның аты-жөнін білсеңіз, мәтінді «Құрметті ...!» деп бастай аласыз, содан кейін оны «Құрметпен» деп аяқтау керек.

Егер қандай да бір растайтын құжаттар болса, мәтіннің астына міндетті түрде ескертіңіз бұл факт. Содан кейін болашақта сіз хатпен бірге нақты не жібергеніңізді оңай дәлелдей аласыз. Қандай нақты құжаттар (немесе көшірмелер) жіберілетінін мәтінде немесе тікелей көрсетуге болады қолданбаның қолжетімділігі белгісінде. Ол негізгі мәтіннің астында орналасады, мысалы:

Қолдану: 2 л. 1 данада.

Қосымша: төлем түбіртектерінің көшірмелері... 2 парақ. 1 данада.

Сіз екенін есте ұстаған жөн әрқашан өтініште көрсету керек:

• тегі, аты, әкесінің аты,
• жауап жіберуге арналған мекенжайыңыз,
• нөмірі және жеке қолы.

Әйтпесе, сіздің хатыңыз анонимді болып саналуы мүмкін. Мұндай хаттар қарауға жатпайды, яғни сіз өтінішіңізге жауап алмайсыз. Құзырлы органдар сіздің хатыңыз тіркелген күннен бастап бір айдан аспайтын мерзімде жауап беруге міндетті.

Хатты өзіңіз жазуыңыз керек екі данада. Қажетті ұйымға жеке хабарласуыңызға болады. Бұл жағдайда кеңсені басқару қызметінде (хатшы, кеңсе немесе Жалпы бөлім) Хаттың көшірмесінде міндетті түрде түбіртек мөрін сұраңыз. Тіркеу нөмірін дереу енгізген дұрыс, бірақ үлкен ұйымдарда хаттар саны көп болғандықтан бірден тіркелмеуі мүмкін. Сондықтан, өтініш беру кезінде сіздің хаттың көшірмесіне ұйымның атауы мен күні көрсетілген мөр басылғаны жеткілікті. Бұл өте маңызды, егер сізге белгіленген мерзімге сәйкес келу немесе кейінірек өтінімнің фактісін растау қажет болса.

Бірақ бір жерге жеке барудың қажеті жоқ. Сізге ең жақын пошта бөлімшесіне бару оңайырақ болуы мүмкін. Бұл жағдайда жіберіңіз тіркелген пошта арқылыескертумен. Әсері бірдей болады. Біраз уақыттан кейін ұйымға хабарласып, хатыңыздың тағдырын білуге ​​болады. Немесе ешкімге қоңырау шалудың қажеті жоқ, тек жауап күтіңіз.

Егер сіз нақты жауаптың орнына жауап алсаңыз, бізбен қайта хабарласыңыз. Мәселен, мемлекеттік органдарда бір мәселе бойынша қайталап жүгіну фактілері қадағаланады. Немесе шағым түрінде хат жазыңыз, оны жоғары тұрған ұйымға жіберуге тырысуға болады. Мұндай өтініштерге де үлкен мән беріледі.

Ал болсақ - бұл ең бірі маңызды тақырыптаркеңсе жұмысы және оған арналған жеке мақала лайық.

Евгения Полоса

*** Егер сіз онлайн сатып алуға үйренген болсаңыз (киім, телефон, қызметтер сатып алу, қонақүйлерді брондау, т.б.), онда сіз ақшаңыздың бір бөлігін қайтара аласыз, мысалы, осы ҚЫЗМЕТ арқылы. Бұл мен үшін жұмыс істейді.

Осы мақаланы қосқаныңыз үшін рахмет:

Тақырып бойынша қызықтырақ:

Осы постқа 8 пікір

Қайырлы күн, достар.

Бірде Ирландиядан келген болашақ серіктесімен хат алмасу кезінде менің бір танысым мынадай сөздер мен сөз тіркестерін қолданды. ОсыменЖәне алғанын растаухабарларыңызда. Олар Ресейде кездескен кезде ол қатты ұялды, ал Джон (бұл оның серіктесінің аты) оның шамадан тыс ресмилігі туралы әзілдеді (өте нәзік). Олардың ары қарайғы қарым-қатынасы менің досымның іскерлік стилінің табиғи бола түсуіне әкелді және оның көмегімен Джон орыстың ұятсыз тілінің әртүрлі семантикалық реңктерін түсіне бастады... :)

Бүгін мен сізге іскерлік хатты қалай дұрыс жазу керектігін айтуға қуаныштымын Ағылшын тілі. Сіз іскерлік хат алмасудың негізгі қағидалары мен ережелерімен және оның кейбір нюанстарымен таныс боласыз. Әріптердің негізгі түрлерін, барлығына ортақ құрылымын, сондай-ақ оларда жиі қолданылатын типтік тіркестерді қарастырайық. Мүмкін, осы мақаланы оқығаннан кейін сіз іскерлік хабарламалар жазуда эйс болмайсыз, бірақ сіз өз деңгейіңізді міндетті түрде арттырасыз.

Мазмұны:

Біздің уақытта дұрыс дизайн, сауатты құрылыс және іскерлік хаттың жақсы таңдалған стилі өте бар маңызды. Іскерлік корреспонденцияларды жүргізу арқылы сіздің серіктесіңіз бірінші жасайды әсерСіздің кәсібилігіңіз және сіз өкілдік ететін компанияның беріктігі туралы.
Мұндай хабарламаларды дайындаудың кейбір ерекшеліктерін қарастырайық.

Іскерлік хаттардың негізгі түрлері

• Құттықтаймыз –
• Ұсыныс -– әлеуетті іскер серіктесіңізге сіздің шарттарыңызбен және ынтымақтастық туралы ұсыныстарыңызбен жіберілді.
• Жалдау туралы -– жұмысқа қабылданғаныңызды хабарлайды.
• Мәлімдеме -– түйіндемеңізді және қызметкер ретіндегі ұсынысыңызды қамтиды.
• Бас тарту-– сіздің мәлімдемеңізге немесе ұсынысыңызға іскерлік «бұрылыңыз» деген жауап.
• Шағым -– сатып алынатын өнімнің немесе ұсынылатын қызметтердің сапасына қатысты шағымды немесе шағымдарды қамтиды.
• Кешірім сұрау хаты –– Бұл – шағым хатқа берілген жауап.
• Анықтама-– қызмет немесе өнім туралы ақпаратты алу қажет болғанда жіберіледі.
• Өтінімге жауап хаты –– ол шын мәнінде сұралған ақпаратты қамтиды.
• Алғыс хат -– Міне, бәрі түсінікті сияқты.

Сондай-ақ бар үлкен саныіскерлік хабарламалардың түрлері мен ішкі түрлері ( Тапсырыс, тапсырысқа жауап, шот-фактура, ведомост.б.) және көпшілікке назар аудару үшін бірнеше мақала қажет.

Ізгі тілектер Бұл кітапта өзінің және басқалардың ағылшын тілінде іскерлік хат алмасу тәжірибесін жинақтаған шетелдік автордың, коммуникация маманының тамаша және байыпты нұсқаушысы болып табылады. Онда сіз көптеген тірі мысалдар мен кеңестер таба аласыз.

Ағылшын тіліндегі іскерлік хат алмасу танымал кітап болып табылады. Көптеген үлгілер, одан да көп таралған клишелер, сонымен қатар авторлардың көптеген кеңестері мен ұсыныстары бар. Олар айтқандай, оқы және тапсыр!

Тік іскерлік ағылшын тілінен онлайн курс Lingualeo-дан - оны аяқтағаннан кейін сіз хат алмасуда да, іскерлік тақырыптар бойынша сөйлесуде де сенімділікке ие бола аласыз. Айтпақшы, сіз оны сатып алмас бұрын тегін көре аласыз.

Жалпы принциптер

Графикалық дизайн келесі талаптарға сәйкес болуы керек:

1. Барлық сөйлемдер бір тік сызықтан басталады.
2. Мәтін қызыл сызықсыз абзацтарға бөлінген.
3. Қабылдауды жеңілдету үшін біз жазбаша мәтінді шамамен бірдей көлемдегі семантикалық блоктарға бөлеміз.
4. Ақ кеңістік мәтінді біркелкі қоршау керек. Әріп шағын болса, беттің жоғарғы жағына бір немесе екі жол мәтінді қоймаңыз. Парақтың төменгі жиегіне дейін басып шығармаңыз және шеттерін тарылтпаңыз, егер хабарлама ұзақ болса, екінші бетті қолданған дұрыс.

Стиль бойынша:

1. Корреспонденцияда ауызекі қысқартуларды қолданбаңыз - You are орнына You"re деп жазыңыз және т.б.
2. Бір әріпте екі мәселені бір уақытта шешпеңіз - екі әріпті жазған дұрыс.
3. Қай реңк неғұрлым қолайлы болатынын шешіңіз - ресми немесе босаңсыған.
4. Бізде жоқ, бірақ бар ережелерді ескеру қажет нақты мағынаолардың ұлттық және аумақтық ерекшеліктері бар.

Құрамдас бөліктер

Ал енді біз іскерлік хаттың қаңқасы, оның құрылымы мен элементтерінің орналасуын талдаймыз:

• Айдар(қақпақ):
  A)Жіберушінің мекенжайы жоғарғы сол жақ бұрышта орналасқан. Егер фирмалық бланкі фирмалық болса, онда мекенжай әлдеқашан енгізілген.
  B)Алушының мекенжайы сол жақта, жіберушінің мекенжайының астында. Пішім: кішіден үлкенге қарай (аты-жөні, үй нөмірі, көше, қала, пошта индексі, ел).
  IN)Күн – алушының мекенжайынан үш жол төмен немесе жоғарғы оң жақ бұрышта. Формат: күн/ай/жыл. Ешқандай үтір қолданылмайды.
• Сәлем(апелляция), немесе хатты қалай бастау керек.
• негізгі идея(хабарламаның негізгі мәтіні) – хаттың орталық бөлігінде.
• Қорытынды сөйлем(алғыс және әрі қарай ниет білдіру).
• Сыпайылықтың соңғы формуласы; Қол қою; Жіберушінің аты, тегі және лауазымы.
• Қосымша- әріптің құрамында екенін көрсетеді Қосымша материалдар(жарнамалық кітапша немесе брошюра).
• Құрамында болуы мүмкін P.S., орындаушының бас әріптері.

Міне, орыс тіліне аудармасы бар іскерлік сұраныс хатының үлгісі:

Джон Стюарт
Шерман даңғылы, 1304.
Мэдисон, Висконсин

Lemann & Sons
3597 43 көше
Нью-Йорк, NY 12008

Business Weekly Journal-дағы жарнамаңызға сілтеме жасай отырып сіз істей аласыз бамаған мониторларыңыздың толық сипаттамасын жіберіңіз.
Сіз ұсынатын жеңілдіктер туралы да білгім келеді.

Сізге шын берілген,

Аударма:

Кімден: Джон Стюарт, 1304 Шерман авеню, Мэдисон, Висконсин
Attn: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, Нью-Йорк, NY 12008
2015 жылғы 24 мамыр

Қадірлі мырзалар,

Жарнамаға сілтеме бар бизнес аптасына
маған көбірек жібере аласыз ба? толық сипаттамасіздің мониторларыңыз.
Сіз беретін жеңілдіктер туралы да білгім келеді.

Құрметпен,
Джон Стюарт
Сату менеджері

Енді элементтерді толығырақ қарастырайық.

Мекенжай немесе сәлемдесу келесідей болуы керек:
Құрметті мырзалар, құрметті мырза немесе ханым-егер сіз алушының аты-жөнін білмесеңіз
Мистер/ханым/ханым/ханым[фамилиясы] - егер сіз алушының атын білсеңіз
Құрметті Фрэнк, - егер ол сізге таныс болса
Құрметті сату менеджері– егер лауазым белгілі болса (бұл жағдайда сату жөніндегі менеджер)

Қол қою алдында әдептілік формуласы келесідей:

Ізгі тілектер, - Құрметпен…

Сізге шын берілген, Құрметпен - адресаттың аты сізге белгісіз болса

Сізге шын берілген, - атын білсеңіз

Енді сізде бизнес серіктестерге және әртүрлі компанияларға хабарлама жазу туралы жалпы түсінік бар.

Стандартты өрнектер

Мысал ретінде бірнеше типтік фразалар келтірілген:

Бұл сізге өте мейірімді- бұл сізге өте мейірімді

үшін кешірім сұраймыз- Кешірім сұраймыз

Өтінемін маған білдір-Өтінемін маған айтшы

Сәйкес- Сәйкес

Егер- Егер

Сіз сұрағандай– Сіздің өтінішіңіз бойынша

Қазірге дейін- Осы күнге дейін

Сізге сілтеме жасай отырып– Өзіңізге қатысты

Өкінішке орай- Өкінішке орай

Біз қоршаймыз– Біз қоршап жатырмыз

Кешіріңіз- Біз өкінеміз

Іскерлік хатты қалай аяқтауға болады? Тағы бірнеше сыпайы сөз тіркестері:

Менің ұсынысыма жауап бергеніңіз үшін рахмет— Менің ұсынысыма жауап бергеніңізге рахмет.

Жақын арада сізден хабар күтеміз— Жауабын жақын арада аламыз деп үміттенеміз

Ал соңында қол қою алдында:

Ең жақсы тілектермен- Ең жақсы тілектермен

Құрметпен- Құрметпен

Ынтымақтастық үшін алғыспен– Ынтымақтастық үшін алғыс айтамыз

Ізгі тілекпен- Ең жақсы тілектермен

Сіз әлі теориядан шаршадыңыз ба? Содан кейін кішкене жаттығу!

Бұл жолы бас тарту хаты (мұндай хат дұрыс және нәзік стильде жазылуы керек):

Роберт Браун мырза
Бас директор
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
Лондон
Ұлыбритания WC37TP

Джон Стюарт
Шерман даңғылы, 1304.
Мэдисон, Висконсин

Бізге түйіндемеңізді жібергеніңіз үшін рахмет.
Сіздің кандидатураңыз бізге сәйкес келмейтінін хабарлаймыз/
ізгі тілектер,

Аударма(мекенжайы мен күнін өзіңіз аударыңыз):

Құрметті Стюарт мырза

Бізге түйіндемеңізді жібергеніңіз үшін рахмет.
Сіздің кандидатураңыз бізге сәйкес келмейтінін өкінішпен хабарлаймыз.

Құрметпен,

Роберт Браун

бас атқарушы директор

Кіммен әлі таныс емес EnglishDom, Тегін сынақ сабағына жазылу үшін сол жерге жүгіріңіз! Онда сіз өзіңіздің жеке қалауларыңызға, тіл үйрену мақсаттарыңызға және сіздің өмір салтыңызға сәйкес келетін тамаша мұғаліммен үйлесетін боласыз.

Сіз іскерлік ағылшын тілін түсіне бастайсыз, оны сөйлейсіз және барлық серіктестеріңіз бен әріптестеріңізді таң қалдыратын тамаша іскерлік хаттар жаза бастайсыз.

Бұл сіз армандаған нәрсе, солай ма?

Менің қонақтарым мен оқырмандарым үшін арнайы ұсыныс бар - 10 сабаққа төлеген кезде 2 сабақ тегін . Сыйлықты алу үшін арнайы жарнамалық кодты енгізу керек Серіктес 2төлеген кезде.

Электрондық пошталар

Әрбір адамның сүйікті электрондық пошта хабарламалары бизнес айналымының шамамен 80% құрайды. Оның кәдімгі корреспонденциядан нақтырақ және қысқа болуымен ерекшеленеді. Олар қажетсіз ұзақ сөз тіркестерін қолдануға тырысады болдырмауСонымен қатар, олар IMHO ретінде қысқартуларды (фразаның бірінші әріптерінен жасалған сөз тіркестерін) пайдаланады. Электрондық хат алмасу тек жеке хабарламалармен ғана емес, сонымен қатар жіберу тізімдерімен де сипатталады (БСС өрісі құпиялылық қажет болғанда пайдаланылады). Ең бастысы, адамдардың көпшілігі электрондық пошта арқылы құпия ақпаратты беруден бас тартқанды қалайды.

Әрине, «OK Google!» дәуірінде. іздеудің қажеті жоқ қиын жолдаржәне жай ғана терілген мәтінді онлайн аудармашыға қойыңыз. Сізді түсінетін шығарсыз, бірақ жағымды әсерге қол жеткізу екіталай. Есіңізде болсын, сіздің іскерлік хат алмасудың сапасы сіздің компанияңыздың сапасының көрсеткіші болып табылады.

Менің мақаламды соңына дейін оқығаныңыз үшін рахмет. Достарыңызға оны әлеуметтік желілерде оқуға кеңес беріңіз! Кім біледі, бұл ақпарат біреуге осы жерде және қазір керек шығар!

Ағылшын тілінің жаңа бөліктеріне жазылыңыз.
Бәріңе сау бол! Абай болыңыз!

IN соңғы онжылдықтарбизнестің кез келген саласының ажырамас бөлігіне айналды. Құжат мамандары келісім-шарттар, актілер және оларға қосымшалар жасаумен қатар, әртүрлі өтініштер мен хаттарды рәсімдеумен айналысады. Қосулы заңнамалық деңгейолардың дизайн принциптері мен жалпы шаблон, әрине, анықталмаған. Мұндай жағдайда: «Осы немесе басқа заңды түрде әлсіз, бірақ іскерлік құжатты қалай дұрыс ресімдеуге болады?» Деген сұрақ туындайды. Бұған жауап өте қарапайым және кеңсе жұмысындағы жалпы қабылданған стандарттарға сәйкес осындай құжаттарды рәсімдеуге байланысты.

Бүгін біздің ресурс ресми хат жазу принциптері мен ерекшеліктерін қарастыруды жөн көрді осы құжаттың. Қорытындыланған тақырып туралы ақпаратты және жұмыстың үлгісін төменде табуға болады.

Ресми немесе қазіргі бизнестің іс жүргізу саласындағы құжаттардың негізгі түрлерінің бірі болып табылады. Бұл ең қарапайым түрде жүзеге асырылатын, бірақ барлық ережелер мен ережелерді сақтай отырып, ақпаратты берудің әмбебап тәсілі. іскерлік қатынастар.

Әрине, ресми хаттарда берілген ақпарат көңіл көтеру сипатында емес. Мұндай қағаздар шақырулар, ішінара жарнамалық, ақпараттық және басқалар болуы мүмкін, бірақ ешқандай жағдайда көңіл көтермейді.

Ресми хат пен кәдімгі хаттың айырмашылығы көп. Ең бастысы - мақсат. Іскерлік құжатта әрқашан адресатқа жіберу немесе жіберу үшін нақты мақсат болса, онда тұрақты әріптержиі «байланыс үшін байланыс» үшін қолданылады. Сонымен қатар, іскерлік хабарламалар:

• анонимді емес - оларда әрқашан жіберуші мен алушы туралы ақпарат болады
• белгілі бір тұлғаның немесе ол өкілдік ететін ұйымның немесе бірлестіктің атынан жазылған
• (жіберушінің мөрі болса)
• іс жүргізуде жалпы қабылданған ережелерге сәйкес құрастырылады
• бұрын айтылғандай көңіл көтеру мүмкін емес

Ресми хат пен кәдімгі хабарламаның міндетті емес, сонымен бірге ортақ айырмашылығы - біріншісі компанияның бланкісінде жазылады. Бұл тәсіл тартымдылықты береді ең жоғары деңгейберіктігі және жалпы оның іскерлік мәртебесін көрсетеді.

Құжаттың егжей-тегжейлері мен жалпы мазмұны туралы бірнеше сөз

Ресми хаттарды береді әртүрлі себептер, нәтижесінде мазмұны осындай табиғи түрдеөзгеріп отырады. Осыған қарамастан, іскери хабарламаларды алып тастау мүмкін емес жалпы құрылым. Дәл осы іс қағаздарын жүргізу саласында дұрыс деп анықталған, дауға жатпайды және тиісті құжаттарға қойылатын негізгі талаптарды қалыптастырады. Ресми хаттың типтік мәліметтеріне мыналар жатады:

• жіберуші компанияның толық атауы немесе нақты азаматтың аты-жөні
• өткізу пункті, бақылау пункті және OKUD туралы ақпарат (ұйымдар үшін)
• мекенжайы және жіберушінің барлық ықтимал байланыстары
• адресат туралы ұқсас ақпарат
• хабарламаның мәні
• оның құрылған күні
• және басып шығару (ұйымдар үшін)

Маңызды! Бүгін қарастырылатын түрі іскерлік құжаттаратауды қажет етпейтін санаулылардың бірі. Соңғысының болмауы қате емес, сәйкестік болып табылады негізгі стандарттаркеңсе жұмысы.

Хаттың өзін берген жөн бланк, әрине, егер оның жіберушісі қандай да бір компания болса. Мемлекеттік органдар үшін мұндай бланкілерде Елтаңбаның, коммерциялық ұйымдар- олардың эмблемасы.

1. Алушы үшін түсінікті және түсінікті.
2. Пайдаланбай балағат сөздер, қорлау мен ұят сөздерді айтпағанда.
3. Ұқыпты, қысқа және сауатты.

Негізінде құжат мамандары ресми хаттарға басқа талаптар қоймайды. Белгіленген нормаларды, ережелерді сақтау үшін жеткілікті жалпы мазмұнықұжат.

Ұйымға ресми хат үлгісін төменде жүктеп алуға болады:

Ресми хаттардың түрлері

Ресми хат - бұл өте кең топ іскерлік қағаздар. Олардың ең көп қолданылатынына мыналар жатады:

• , жіберушінің адресаттың пайдасына бірдеңе жасауға деген ұмтылысын көрсетеді
• Өтініш хаттары
• Сұраулар
• Оқиғаға шақырулар
• Ынтымақтастыққа шақыру
• Алушыға бір нәрсені еске түсіретін қағаздар
• Коммерциялық ұсыныстар
• Талаптар
• Нұсқаулар
• Жарнамалық және ақпараттық хаттар

Ресми хаттың әрбір түрінің атауына қарап оның жалпы мақсаты мен хабарламаны жіберу мақсатын түсінуге болады. Тәжірибе көрсеткендей, іскерлік ортада сұраныстардың әртүрлі түрлерін беру әртүрлі себептермен жүзеге асырылады және олардың жоғарыда көрсетілген түрлерінің тізімі түпкілікті емес.

Хабарламаны ресімдеу және адресатқа беру ерекшеліктері

Бүгінгі мақаланың соңында аударымдарға назар аударайық ресми хаттарРесей Федерациясында. Ең алдымен, табысты іскерлік қарым-қатынастардың негізгі нюансы оларды басқаруға құзыретті көзқарас екенін атап өткен жөн. Тиісті құжаттарды рәсімдеген жағдайда туралы айтып отырмызолар туралы:

• ұқыптылық
• бизнес стандарттарына толық сәйкестік
• мақсаттылық ( біреуге спам түрінде ресми хат жіберу жіберушінің беделін айтарлықтай түсіреді

Сонымен қатар, хабарламаның құрамына өте жауапкершілікпен қараған жөн. Оның мәтіні сауатты, қысқа және түсінікті болуы керек. Күрделі вербальды құрылымдар мен терминдерді қолдану жағымсыз. Өтініштің жалпы үні шектерде сақталуы керек. Ұстамдылық жақсы, бірақ танысу ешқашан болмайды.

Іскерлік хаттарды жіберуге келетін болсақ, жіберушіде ешқандай шектеулер жоқ. Сіз адресатқа хабарлама жібере аласыз:

• электронды түрде интернет арқылы
• пошта арқылы
• курьер арқылы немесе тіпті жеке

Ресми хаттарды жіберу – кең сала. Барлық жіберушілер ыңғайлы хабарламаны таңдай алады.

Бұл туралы ең маңызды ережелеросы мақаланың тақырыбы бойынша аяқталды. Ұсынылған ақпарат барлық оқырмандарға Ресей Федерациясындағы ресми хаттардың мәнін және оларды орындау ережелерін түсінуге көмектесті деп үміттенеміз.

Төмендегі пішінге сұрағыңызды жазыңыз

Тұрақты хат алмасу мен электрондық пошта бүгінде достармен сөйлесудің күнделікті құралына айналды, бірақ хат жазу дәстүрлі, тиімді жолы, ол сіздің досыңыздың жүзіне күлкі сыйлай алады. Жазсаңыз электронды хатескі тәсілмен жазу формасы бұрынғысынша сақталады: досыңызға хатта сәлемдесу, досыңызға сұрақтар, сіздің өміріңіздегі жаңалықтар және сәйкес аяқталу болуы керек.

Қадамдар

Хаттың басы

Негізгі бөлім

Жағымды нәрселерден бастаңыз.Достық хаттың бірінші бөлігі әдетте жылы және көңілді болады. Бұл бүкіл әріптің үнін орнатуы мүмкін, бұл алушыға келесіде не болатынын білуге ​​мүмкіндік береді және әріпті маңыздырақ немесе іскер етеді. Бірнеше жолға сәлемдесуді жазыңыз, әзіл айтыңыз немесе ауа-райы туралы жазыңыз.

• «Қалдарыңыз қалай?» немесе «Қалайсың?» - хатты бастаудың ең көп тараған тәсілдері. Хатты ұзақ әңгіменің бір бөлігі сияқты сезіну үшін сұрақ қойыңыз. Егер сіз хатқа жауап алғыңыз келсе, оны сұрақтармен толтырыңыз.
• Сіз хаттың бірінші абзацын алушыдан өмірі туралы көбірек сұрау үшін пайдалана аласыз. Мысалы: «Кішкентай Юленкаға ұнайды деп үміттенемін балабақша. Мен оның сонша өскеніне сене алар емеспін!
• Хаттар көбінесе жыл мезгіліне сілтеме жасай бастайды. Терең әңгімеге айналатын шағын әңгімелерді қалай бастау керектігі туралы ойланыңыз. Мысалы: «Күз сіздің көңіл-күйіңізді түсірмейді деп үміттенемін. Аудандағы ағаштар сондай әдемі болып кеткен. Мен әлі де қыс суық болады деп ойлаймын».

1. Өміріңіздегі жаңалықтар мен мәліметтермен бөлісіңіз.Енді хаттың негізгі бөлігіне және оны жазудағы мақсатқа тоқталатын кез келді. Неліктен бұл хат алмасуды бастадыңыз? Ескі досыңызбен қайта қосылғыңыз келе ме, оны қаншалықты сағынғаныңызды білдіргіңіз немесе оның көмегі үшін алғыс білдіргіңіз келе ме? Шыншыл, ашық болыңыз және өз ойыңызды қағаз жүзінде анық жеткізуге тырысыңыз.

   • Сіздің өміріңізде не болып жатқанын жазыңыз. Хаттың сипатына қарамастан, сіздің хатыңыз бағаланады, бірақ сіздің өміріңіз туралы әңгімелер сіздің қабылдаушы мен сізді жақындатады. Осылайша хат тиімдірек және ашық болады. Бізге не болғанын, қандай эмоцияларды бастан өткергеніңізді және болашаққа жоспарларыңызды айтыңыз.
   • Өміріңізді тым егжей-тегжейлі сипаттамаңыз, әйтпесе достық хаттың мақсаты жоғалады. Газеттің мерекелік үлгісінен аулақ болыңыз - егер сіз өзіңіздің барлық еңбегіңізді санасаңыз, досыңыз хатты бірден соңынан оқи бастайды. Сіз өзіңіздің проблемаларыңызбен айналысудың қажеті жоқ, бірақ өзіңіз туралы сөйлескенде шынайы болыңыз.

2. Досыңызға тікелей қатысты тақырыптарды таңдаңыз.Досың не істеді? Соңғы ретоны қашан кездестірдіңіз? Мүмкін ол жан серігімен ажырасып кеткен шығар? Мүмкін ол уайымдаған шығар қиын кездерВ футбол командасы? Таныс тақырыптарға сілтеме жасау арқылы бейімделіңіз және досыңыздың бизнесіне қызығушылық таныту үшін сұрақтар қойыңыз.

   • Сіз екеуін де қызықтыратын тақырыптарды талқылай аласыз. Өнер, саясат, соңғы оқиғалар немесе досыңызбен талқылағыңыз келетін өмірдің басқа салаларына қатысты көзқарастарыңызды айтыңыз.
   • Сіз досыңызға ұнайтын фильмдерді көруді немесе кітаптарды оқуды ұсына аласыз. Құнды ақпаратпен алмасу әрқашан хатпен қабылданады.

   Хатты аяқтау

   1. Талқылауды жабыңыз.Соңғы абзацты жазыңыз, оны досыңызға немесе жақыныңызға беріңіз ең жақсы тілектер. Соңғы абзац әдетте эмоционалды жүктемеде жеңілірек, бірақ ол сәйкес болуы керек жалпы атмосфераәріптер. Досыңыз сіз туралы жақсы сезінуі үшін хатыңызды жағымды нотамен аяқтаңыз.

      • Хаттың мақсатын тағы да қайталаңыз. Мысалы, егер сіз досыңызды кешке шақырсаңыз, келесіні жазыңыз: «Келемін деп үміттенемін!» Егер сіз досыңызға жақсы уақыт тілегіңіз келсе: «Жаңа жылыңызбен!» деп жазыңыз.
      • Досыңызды жауап жазуға шабыттандырыңыз. Жауап алғыңыз келсе: «Тез жауап күтемін» немесе: «Жауап жазыңыз!» деп жазыңыз.

   2. Соңын жаз.Ол сіздің хатыңыздың көңіл-күйін оның үніне байланысты жеткізуі керек: ресми немесе бейресми. Сәлемдесу сияқты, аяқталу да алушымен қарым-қатынасыңыздың сипатымен анықталады. Әріпті өз атыңызбен аяқтаңыз.

      • Егер сіз хатты ресми түрде аяқтағыңыз келсе: «Құрметпен», «Шын жүректен» немесе «Ізгі тілекпен» деп жазыңыз.
      • Егер хат бейресми реңкте жазылса, «Сенің...», «Өзіңе қамқор бол» немесе «Сау бол» сияқты сөз тіркестерін пайдаланыңыз.
      • Егер хат жеке болса, «Махаббат», «Сені қатты жақсы көремін» немесе «Сағындым» деп жаз.

   3. Постскриптті қарастырыңыз.Постскрипт (лат. post scriptum (P.S.) - «жазылғаннан кейін») әдетте достық хаттың соңында әдіс ретінде қолданылады. Қосымша Ақпарат, бұл негізгі бөлімде жеке абзацты арнауға тұрарлық емес. Сондай-ақ қызықты әзіл қосуға немесе постскриптті өткізіп жіберуге болады. Қалай болғанда да, постскрипт хаттың үніне сәйкес келетініне және алушының оларды көргіңіз келетінін сездіретініне көз жеткізіңіз.