Кез келген ұйымда хаттар құрастырылады көпшілігікіріс және шығыс құжаттары. Бұл құжаттардың көптеген түрлері бар және олардың әрқайсысы үшін орындаудың бірқатар ережелері бар. Өйткені әріптер ең көп жаппай түрдебасқару құжаттамасы, оларды қалай дұрыс құрастыру керектігін білу өте маңызды.
Бұл мақаладан сіз мыналарды білесіз:
Әріптерді дұрыс пішімдеу - бүкіл компанияның жетістігі
Іскерлік (немесе ресми) хаттар - бұл компаниямен байланысу үшін қызмет ететін хаттар сыртқы құрылымдар. Оның үстіне, ұйым басшысы мен іскер серіктес немесе клиент арасында ауызша келісімге қол жеткізілгеннен кейін де этикет ережелері бұл келісімді растауды көздейді. Бұл өз кезегінде қазірдің өзінде кепілдік деп санауға болады.
Іскерлік хаттардың түрлері
1. Ақпараттық – кейбір ақпаратты жеткізу мақсатында құрылған.
Орындалатын функциялар бойынша
1. Бастама – жауап беруді қажет ететіндер және жауап беруді қажет етпейтіндер болып бөлінеді. Мысалдар: өтініш, шағым, хабарлама, ескерту, .
2. Жауап хаттары.
Адресатқа негізделген
1. Тұрақты – әдетте тек бір алушыға жіберіледі.
2. Циркулярлық – бір жіберуші бірнеше алушыға жіберетіндер.
Шығу формасы бойынша
Қызметтік хаттың құрылымы
Жақсы жазылған іскерлік хаттың мәтіні мыналардан тұрады: үндеу, кіріспе және негізгі бөлімдер мен қорытынды.
Апелляция.
Бұл байланыс мақсаттары үшін ең маңызды бөлік. Осылайша, дұрыс таңдалған өтініш формасының арқасында сіз адресаттың назарын аударып қана қоймай, одан әрі қарым-қатынас үшін жалпы реңкті орната аласыз. Егер хат адрестелмеген болса белгілі бір адамға, мекен-жайды алып тастауға болады, басқа жағдайларда стандартты тіл формулаларын пайдалану әдеттегідей - мысалы, «Құрметті Сергей Иванович!», «Мырза, Үкімет төрағасы!». Үндеу жолдың ортасына жазылады.
Кіріспе бөлім.
Хаттың басында оны дайындаудың себептері мен негіздерін көрсету қажет, көбінесе үшінші тарап құжаттары мен фактілеріне сілтеме жасай отырып, ақпаратты растау қажет. Сілтемелерді көрсету қажет болған жағдайда бұл келесі реттілікпен орындалуы керек: актінің атауы, авторы, күні, тіркеу нөмірі, тақырып.
Негізгі бөлім.
Хаттың негізгі бөлігі хаттың негізгі мақсатын көрсетеді. Бұл бөлім қажетті оқиғаларды егжей-тегжейлі сипаттайды, дәлелдейді немесе жағдайды талдайды.
Қорытынды.
Қорытындылай келе, сұрау, ұсыныс, бас тарту немесе пікір түрінде қорытынды жасау әдетке айналған. Қызметтік хатта бір ғана соңғы бөлік болуы мүмкін деп есептеледі. Әдетте, олар стандартты өрнектермен аяқталады - мысалы, «Мен одан әрі ынтымақтастыққа үміттенемін», «Бірге Бар жақсылықты тілеймін" Сыпайылық формуласы «қолтаңба» атрибутының алдына қойылады және позициядан үтір арқылы бөлінеді.
Авторға бергенде сияқты аспектілерді ескеру маңызды:
- адресатпен танысу дәрежесі және қарым-қатынас сипаты;
- адресаттың мемлекеттік ұстанымы және оның автордың ұстанымымен байланысы;
- қарым-қатынас орын алатын жағдай – оның формальдылығы немесе бейресмидігі;
- белгілі бір компанияда қабылданған этикет және стандарттар.
Хат пішімі, үлгісі:
ГОСТ бойынша әріптерді пішімдеу
Қызметтік хаттар мәтіннің көлеміне қарай А4 немесе А5 пішіміндегі арнайы бланкілерде берілуі тиіс. Бланкілерді авторлар бір уақытта бірнеше компания болған жағдайда ғана қолданбауға рұқсат етіледі.
Хат бланкілеріне қойылатын талаптар, сондай-ақ бөлшектердің құрамы мен дизайн ережелері қамтылған ГОСТ Р 6.30-2003 «Бірыңғай құжаттама жүйелері. Ұйымдастыру-басқару құжаттамасының бірыңғай жүйесі. Құжаттама талаптары».
Жалпы алғанда, компаниялар хат бланкілерін дербес әзірлеуге құқылы, өйткені көрсетілген ГОСТ кеңестік сипатта болып табылады, алайда оның ережелерін орындау ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеудің жоғары мәдениетін көрсетеді. Кейбір ұйымдар үшін ГОСТ Р 6.30-2003 міндетті болып табылады: мысалы, федералды органдар атқарушы билікәрқашан осы стандартқа сай болуы керек.
01 - Мемлекеттік елтаңба Ресей Федерациясы;
02 - Ресей Федерациясының құрылтай субъектісінің Елтаңбасы;
03 - Ұйым эмблемасы немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі);
04 - Ұйымдастыру коды;
05 - Негізгі мемлекеттік тіркеу нөмірі (OGRN) заңды тұлға;
06 - салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі/тіркеу себебі коды (СТН/КПП);
07 - пішін коды;
08 - компанияның атауы;
09 - ұйым туралы анықтамалық ақпарат;
10 - құжат түрінің атауы;
11 - күні;
12 - Тіркеу нөмірі;
14 - құрастырылған немесе жарияланған жері;
15 - адресат;
16 - бекіту мөрі;
17 - шешім;
18 - Мәтінге атау;
19 - бақылау белгісі;
20 - құжат мәтіні;
21 - өтінімнің бар-жоғын белгілеу;
22 - қол қою;
23 - бекіту мөрі;
24 - визаны бекіту;
25 - мөрдің ізі;
26 - көшірмені куәландыру туралы белгі;
27 - орындаушыны белгілеу;
28 - құжаттың орындалуы және оны файлға жіберу туралы белгі;
29 - ұйымның құжатты алғаны туралы белгі;
30 - Электрондық көшірме идентификаторы.
ГОСТ бойынша хатты пішімдеу, үлгі:
Қосымшасы бар хатты пішімдеу, үлгі:
Іскерлік корреспонденцияларды жазу ережелері
Іскерлік корреспонденция пайдалануды көздейді ресми іскерлік стильбайланыс. Оның ерекшелігі қатысушылар әдетте заңды тұлғалар болып табылады, олар әділетті түрде сақталуы керек. қатаң ережелерұйымда (немесе бірнеше ұйымдарда) қабылданған коммуникация.
Қолданылатын бірнеше талаптар бар бұл түрбайланыс.
Презентацияны стандарттау.Бүгінгі күні іскерлік хат алмасуға тән көптеген терминдер, арнайы тіркестер мен формулалар бар. Оларды пайдалану дайындық уақытын айтарлықтай қысқартуға мүмкіндік береді, ал дайын дизайн белгілі бір жағдайға сәйкес келетін терминдерді іздеуге уақытты жоғалтпауға көмектеседі. Стандарттау кез келген мәтінді қабылдауды айтарлықтай жеңілдетеді және құжат айналымының бүкіл процесін оңтайландырады.
Бейтарап тон.Хат жазудағы ұстамдылық пен қатаңдық ресми қарым-қатынастағы норма болып табылады. Бейтарап тон экспрессивті немесе эмоционалды сөздердің толық дерлік жоқтығын білдіреді. Ақпарат таза ресми сипатқа ие, сондықтан мәтіннен, мысалы, кішірейткіш жұрнақтары немесе шылаулары бар сөздерді алып тастау қажет. Эмоциялық субтекст болуы мүмкін, бірақ ол бейтарап презентация реңкінің артында жасырылуы керек.
Сөздердің дәлдігі мен анықсыздығы. Реципиент өзіне бағытталған материалдың мағынасын нақты түсініп, түсіндіруі керек. Мәтіннің дәлдігі, әдетте, дұрыс құрастырылған композициялық құрылымға және логикалық қателердің болмауына тікелей байланысты. Қызметтік хат нақты ойластырылған болуы керек.
Ықшамдық. Осы талаптың арқасында автор бүкіл құжаттың ұзақтығын айтарлықтай қысқарта алады. Презентацияның қысқалығы – бұл ең алдымен сөздік артықшылықты жою, үнемді пайдалану. тілдік құралдар, қажетсіз қайталаулар мен қосымша ақпараттардың болмауы.
Тілдік формулаларды қолдану.Кеңінен қолданылатын үлгілер іскерлік хат алмасу, оның ажырамас бөлігі болып табылады. Осылайша, әрекетті ынталандыру үшін келесі формулалар жиі қолданылады: «Мәселені қарастыруыңызды сұраймыз...», «Біздің келісімімізді растау үшін...». Көбінесе лингвистикалық формулалар мәтіннің заңды маңызды элементтері болып табылады, оларсыз оның қажетті күші болмайды. Мысалы: «Біз қайтаруға кепілдік береміз Ақшакөлемінде...», «Тапсырманың орындалуын бақылау...» жүктеледі.
Терминдерді, лексикалық және графикалық аббревиатураларды қолдану.Терминдерді хат алмасуда қолданудың арқасында автор мәтінді нақты түсінуге қол жеткізе алады, бұл өте жоғары маңызды қасиетііскерлік байланыс. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында қолданылуы мүмкін және қажет терминология ГОСТ Р 51141-98 «Кеңсе жұмысы және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар»
Жай сөйлемдердің басым болуы. Ресми қарым-қатынас, әдетте, мәтінді қабылдау процесін айтарлықтай жеңілдететін қарапайым жалпы бір немесе екі мүшелі сөйлемдерді қолдануға негізделген.
Іскерлік хат жазуға арналған нұсқаулық
|
Қағаз |
Қағазға басып шығару керек ақнемесе басқа ашық түстер. Парақ пішімі - A4 (210 x 297 мм) немесе A5 (148 x 210 мм). |
|
Өрістер |
Парақта кемінде келесі өрістер болуы керек: 20 мм - сол жақ; 10 мм - оң жақ; 20 мм - жоғарғы; 20 мм - төмен. |
|
күні |
Хаттың күні оған қол қойылған күн болып есептеледі. Ол өңделуде Араб цифрлары, ретін сақтау: күн, ай, жыл. Мысалы, "10.02.2017". Күнді пішімдеудің ауызша-сандық әдісіне де рұқсат етіледі. Мысалы, "10 ақпан 2017 ж." |
|
Шығыс нөмір |
Шығыс нөмір реттік нөмірден тұрады, оны индекспен толықтыруға болады. Екі немесе одан да көп бөлімдер бірлесіп құрастырған құжаттың нөмірі қиғаш сызықпен бөлінген осы бөлімдердің әрқайсысының әріптік тіркеу нөмірлерінен тұрады. |
|
Баратын жер |
Адресат компания, оның құрылымдық бөлімшелері немесе жеке қызметкерлер болуы мүмкін. Соңғы жағдайда инициалдар әрқашан фамилиядан бұрын көрсетілетінін есте ұстаған жөн. Адресат компанияның атауы әрқашан көрсетіледі номинативті жағдай. Ережеге сәйкес, оны төрт алушыдан артық жіберуге болмайды. Сондай-ақ, бұл деректеме пошталық мекенжайды қамтуы мүмкін және алдымен ұйымның атауын, содан кейін пошталық мекенжайды көрсетуі мүмкін. |
|
Хат мәтіні |
Мәтіннің өзін кесте, мәтін немесе бірнеше құрылымдардың тіркесімі ретінде пішімдеуге болады. Кестелерді құрастырған кезде бағандар мен жолдарды номинативті жағдайда атау керек. Кесте келесі бетте жалғасатын болса, онда бағандар мен жолдар да нөмірленеді. Мәтін екі бөліктен тұруы керек: хаттың жазылу себебі/мақсаты/себебі және қорытынды/ұсыныстар/ұсынымдар. Сондай-ақ, мәтінде тек бір ғана соңғы бөлік болуы мүмкін - мысалы, түсініктемесіз сұрау. Егер хатта басқа ұйымдардың актілеріне сілтеме жасалса, олардың мәліметтерін көрсетіңіз: құжат атауы, ұйым атауы, күні, тіркеу нөмірі және атауы. |
|
Қолдану |
Қосымшасы бар іскерлік хат келесідей пішімделуі керек: Қолдану: 2 л. 2 данада. Егер өтініш мәтінде көрсетілмесе, онда оның атауын, парақтар мен көшірмелер санын көрсету қажет. Мысалы: Қосымша: 3 л сатып алу-сату шарты. 2 данада. Егер қосымшасы бар құжат тіркелсе, белгі келесідей пішімделеді: Қосымша: ҚҚС-ның 2017 жылғы 12 қазандағы N 03-2/923 хаты және оған қосымша, барлығы 7 бет. |
|
Қол қою |
Қол қою хатқа қол қойған қызметкердің лауазымын және осы қолдың стенограммасын көрсетуді талап етеді. Бірнеше қызметкер қол қойған жағдайда, қолдар атқаратын лауазымына сәйкес реттілікпен орналасады. Егер позициялар тең болса, онда қолдар бір деңгейде орналасуы керек. |
|
Мөр |
Мөр лауазымды тұлғалардың қаржылық активтерге қатысты құжаттарға немесе қолдың түпнұсқасын куәландыруды көздейтін басқа да құжаттарға қойған қолдарының түпнұсқалығын куәландырады. |
|
Орындаушы |
Қажет болған жағдайда орындаушының тегі мен аты-жөнін және оның телефон нөмірін көрсетіңіз. Әдетте белгі төменгі сол жақ бұрыштағы соңғы парақтың алдыңғы немесе артқы жағына қойылады. |
Бүгінгі күні кез келген компанияда жеке тұлғалардың да, тұтас бөлімдердің де қызметіне қатысты мүлдем басқа мәселелер бойынша ресми хаттар жасалады. Хаттардың тақырыбы сұрау, хабарлама, келісім, талап қою, кері қайтарып алу, өзгерту және т.б. Сонымен қатар, жақсы форма ережелері кез келген құжаттың жоғарыда аталған барлық талаптарға сәйкес ресімделуін ұсынады. Осының арқасында хат (қандай нысанда жіберілсе де) айналады тиімді құраләрбір қызметкердің және жалпы компания басшылығының жұмысында.
Өзіңізді сынап көріңіз
1.Дөңгелек әріп деп қандай әріпті айтады?
- Бір адресаттың бірнеше адресатқа жіберген хаты
- Бір адресаттың бір адресатқа жіберген хаты
- Бірқатар себептермен жіберілмеген хат
2. Іскерлік хатқа қосымшаны қалай дұрыс пішімдеу керек?
- Қолдану: 2 л. 2 данада.
- Өтінім 2 данада 2 парақта
- Екі данада екі өтініш парағы
3. Іскерлік хатты дайындау және жазу неше кезеңнен тұрады?
4. Іскерлік хат алмасуда бейтарап реңкті талап ету нені білдіреді?
- Терминдерді, лексикалық және графикалық аббревиатураларды қолдану
- Хатта экспрессивті немесе эмоционалды сөздердің толық дерлік болмауы
- Үлгілерді кеңінен қолдану
5. Іскерлік хат қандай бөліктерден тұрады?
- Апелляция, кіріспе және негізгі бөлімдер, қорытынды
- Негізгі бөлім, қорытынды
- Апелляциялық шағым, қорытынды
Тағы да сәлем, менің қымбатты жазылушыларым және блог қонақтарым. Ресми құжаттарға қалай қарайсыз? Сіз оларды толтыруды ұнатасыз ба? Сіздердің көпшілігіңіз теріс жауап бересіздер деп ойлаймын.
Хатты оқу керек
Ресми хаттар белгілі бір үлгіде, кейде арнайы бланкіде ресімделетін құжаттар екені түсінікті. Сіздердің әрқайсыңыз өміріңізде кем дегенде бір рет осындай құжаттарды жасағансыз. Бұл түсіндірме хат, өтініш, алғыс хат, кепілдік хат, шағым және т.б. Сондықтан сіз хабарламаның осы түрін толтыру тәртібімен таныссыз.
Басты мақсат іскерлік хат – адресатқа өзгеріссіз ақпаратты жеткізу. Егер сіз алғыс хат жазып жатсаңыз, сол немесе басқа адамның сізге көмектескен себебін көрсетіңіз. Оның фамилиясы мен инициалдарын қосуды ұмытпаңыз. Бос орынға жіберілген хат ешқашан оқылмайды, сондықтан алушының, ең дұрысы жіберушінің мекенжайларын көрсетуді ұмытпаңыз.
Электрондық хаттардың қалай жіберілетініне назар аударыңыз Электрондық пошта:
- «Хатты жазу» түймесін басыңыз;
- хабарлама құрастыру;
- алушының мекенжай жолын толтыру;
- «Жіберу» түймесін басыңыз.
Әрине, әрекеттер тізбегін өзгертуге болады (алдымен мекенжай жолын толтырыңыз, содан кейін хат жасаңыз), бірақ соңғы әрекет әрқашан жіберу болады. Сіз келісесіз бе? Енді маған айтыңызшы: «Егер болмаса, хабарлама жіберуге болады электрондық поштаның адресі?. Әрине жоқ. Сондықтан кез келген уақытта сіз үшін маңызды адаммен байланысу үшін деректерді біліп, есте сақтаңыз және жазып алыңыз.
Өзіңізді хабарламаны алушының орнына қоюды ұмытпаңыз. Осылайша сіз жасау кезінде жіберген қателерді байқай аласыз, хабарламаның өзін түзете аласыз, қос мағыналы сөздерді алып тастай аласыз және т.б. Қалай ойлайсыз, алушы конвертті ашуға, хатты басып шығаруға және бұл хабарламаның жеке өзі үшін екенін көруге қуанышты ма? Ол мұны қалай түсінеді? Қарапайым: кез келген хат мекен-жай мен сәлемдесуден басталуы керек (бұл жіберушіге алушыны жеңуге мүмкіндік береді).
Егер сіз қандай да бір себептермен адамның атын және тегін біле алмасаңыз, оларды басқалармен ауыстырыңыз: мырза, директор, құрметті және т.б. Ешбір жағдайда бұл сөздерді қысқартуға болмайды. Әйтпесе, хабарлама авторы өзінің наразылығын, ашуын және т.б жағымсыз қасиеттеркейіпкер. Сондықтан, алушының ақпаратты қабылдауға және қабылдауға бейімділігі туралы айтудың қажеті жоқ.
Мен бірден айтамын, тіпті мен электрондық пошта арқылы күмәнді сипаттағы хаттар теңізін аламын, сондықтан мен олардың мазмұнын мұқият қадағалаймын. Маған келген хатты ашқан кезде оның маңыздылығын бағалау үшін оны тез оқуға тырысамын. Сіз де солай істейсіз бе? Арнайы хатты күтіп отырып, сіз алған хабарламаларды сағаттап зерттеуге болады, сонда неге оларды жылдам қарауды үйренбеске?
Жіберілген хабарламада тақырып болуы керек (электрондық нұсқада тақырыпты көрсету керек). Мұндай қарапайым формальдылық алушыға хабарламаның маңыздылығын бағалауға мүмкіндік береді. Егер ол тарату орталығында аяқталса ше? үлкен ұйым, содан кейін ол тыныш, қажетсіз проблемаларсыз, алушыға жіберілуі мүмкін. Хабарламаның алушыға мүмкіндігінше тез жеткенін қалайсыз, солай емес пе?
Хат пішімі мен мазмұны
Енді сіз хатыңыздың қысқа мерзімде алушыға жететініне қалай көз жеткізуге болатынын білесіз:
- оның мекен-жайын білу;
- хабарламаның тақырыбын көрсету;
- Хатыңызды оқырманмен сәлемдесуден бастаңыз.
Дегенмен, бұл іскерлік хаттарды жасаудың барлық мүмкіндіктері емес. Біршама маңызды рөлойын: баяндау стилі, ақпаратты беру әдісі, мұндай құжаттарды ресімдеу және т.б. Алушы электрондық поштаның кең ауқымында хатты Спам қалтасына жібермейтініне және хабарламаңызды қоқыс жәшігіне тастамайтынына қалай көз жеткізуге болатынын толығырақ қарастырайық.
Біріншіқандай болу керек - сәлемдесу және адресатқа үндеу. Назар аударыңыз, оқырманды босату жақсы болар еді. Мұны істеу үшін жай ғана мақтаумен бастаңыз, оның қаншалықты бос емес екенін байқаңыз және т.б. Хабарламаңызды алушы әрбір сөзбен келісетіндей етіп жасаңыз, өйткені бұл жағдайда оны мәміленің соңына дейін жеткізу оңай болады.
Соңғы түсініктеме ең маңыздысы болуы мүмкін. Бұл табиғаты жағынан көп мағыналы сөздерді, сөз тіркестерін және сөз тіркестерін қолдануды білдіреді. Мәселе мынада, жіберуші алушының басына кіріп, оның хабардарлық деңгейін біле алмайды. Дәл осы себепті хабарламаны жібермес бұрын оны бірнеше рет оқып, қажет болған жағдайда мәлімдемелердің қос мағынасын алып тастап, оны түзету керек.
Ресми хаттың құрылымы
Ресми хаттар арнайы бланкілерде жазылады, олардың кейбір белгілері бар. Пішіннің жоғарғы жағында (оң жақ бұрыш) әрқашан мәліметтердің толық жиынтығын (алушының тегі мен аты-жөні, компанияның мекенжайы, телефон нөмірі, бөлім атауы, елтаңба немесе компанияның рәміздері және т.б.) қамтитын «тақырып» болады. ). Барлық жолдар неғұрлым анық толтырылса, хабарламаның жеткізілу және оқылу ықтималдығы соғұрлым жоғары болатынын ескеріңіз.
Егер бірнеше алушы болса, олардың аты-жөні иерархиялық тәртіпте жоғары лауазымнан бағынушыларға дейін тізімделуі керек. Бұл бұзуға кеңес бермейтін ереже. Жоғарғы сол жақ бөлікте бос орын қалғандықтан, онда жіберуші (олардың инициалдары мен күні) және алушы (бірдей) белгі қояды.
Өздеріңіз білетіндей, хат бизнес үлгісі, сонымен қатар мектептегі эссе, болуы керек 3 бөлім: кіріспе, негізгі бөлім және қорытынды. Дұрыс, бірінші бөлімді оқығаннан кейін адресат бұл хабардың шұғыл екенін немесе оны аздап зерттеуге болатынын анықтай алады. Кіріспе өтінішке қосымша ретінде электронды нұсқа үшін жазылғанын ескеріңіз. Сондықтан біреуін дұрыс құрастыру үшін сізге қажет:
- хабарлама және сәлемдеме қалдыру;
- комплименттердің бір бөлігін бөлектеңіз;
- Өтінішіңіздің себебін қысқаша түсіндіріңіз.
Маңызды факторматериалды ұсыну кезінде бұл ұсыну тәсілі, ақпаратты ұсыну кезінде толықтық және шынайылық (ешбір жағдайда адресатты алдамаңыз). Есіңізде болсын, өтінішіңізді оқыған кезде алушы сипатталған нәрсені көрсетуі керек, сондықтан егжей-тегжейлер қажет болады, бірақ оларды қосымша фактілермен, күндермен және т.б. көрсетуді ұмытпаңыз.
Сөйлеу мен материалды баяндау стиліне назар аударыңыз. Егер бұл ресми құжат болса, онда хат іскерлік стильде жазылған. Адресант мұндай хаттарды көп алады деп болжаған жөн және оның әрқайсысымен егжей-тегжейлі танысуға уақыты жетпейді. Сондықтан материал қысқа, ықшам, артық әсірелеусіз және бояусыз берілуі керек. Тек осы жағдайда сіз алушының жылдам жауабына сене аласыз.
Қорытындылай келе, сіз өзіңіздің тілектеріңізді көрсетуіңіз керек (кейде өтінішпен), айтылғандардың барлығын қорытындылау үшін. Оқып болған соң шығады бұл бөлікресми хат, адресат ағымдағы жағдайдан (мәселеден) шығу жолындағы ұсынысыңызды көруі керек. Ол тек онымен келісе алады немесе өз нұсқасын таңдай алады.
Ресми хат міндетті түрде қол қоюмен және дайындалған күнімен аяқталады. Мұны бірнеше үлгіні қарап шығу арқылы көруге болады. ресми хаттар.
Жіберу алдында құжатты қайта оқып шығыңыз, мәліметтердің сәйкестігін және хабардың дұрыс пішімделгенін тексеріңіз. Презентацияның сауаттылығын, мәтін қандай шрифтпен басылғанын (оқу оңай ма) және т.б. бағалауды ұмытпаңыз.
Бар болғаны. Ресми құжатты рәсімдеу соншалықты қиын емес екен. Мұны істеу үшін белгілі бір сипаттамалар қолданылған қажетті пішінді алыңыз, оны жоғарыда сипатталған ережелерге сәйкес толтырыңыз және оны адресатқа жіберіңіз. Егер сізде әлі де сұрақтар болса, оларды «түсініктемелер» бөлімінде орналастыру арқылы жауап ала аласыз.
Сіз достарыңыз бен таныстарыңызға ресми құжаттарды қалай дұрыс дайындау керектігін айттыңыз ба? Олай болмаса, осы шолудың сілтемесін олармен бөлісіңіз. Мұны істеу үшін пернелерді басу керек әлеуметтік желілерСіз тіркелген жерде және сіздің ақпаратыңызды қосуға келісесіз жеке парақша. Осы манипуляцияларды орындау арқылы сіз адамдарға осы шолуды көруге, онымен танысуға және барлық құжаттарды дұрыс толтыруды үйренуге мүмкіндік бересіз.
Мен сенімен қоштаспаймын, бірақ: «Қош бол» деп айтамын. Мен сіздерді өз туындыларымның оқырмандары ретінде қайта көруге қуаныштымын. ақпараттық бизнес. Менің шолуларым сізді үлкен істерге шабыттандырады және сізге жетуге көмектеседі деп үміттенемін пайдалы ақпарат.
Құрметпен, Елена Изотова.
ІСКЕРЛІК ХАТ МӘТІНІНІҢ ҚҰРЫЛЫМЫ
ІСКЕРЛІК ХАТ ЖАЗУДЫҢ НЕГІЗГІ ЕРЕЖЕЛЕРІ
Іскерлік хаттарқұрастыру мен ресімдеудің белгілі бір ережелері бар, оларға ақпараттық-анықтамалық құжаттарға жататындығына байланысты талаптар қойылады. Хат жазғанда автор хатты қандай мақсатпен жазып отырғанын, оны қарау нәтижесінде не күтетінін жан-жақты ойластыруы керек. Ол адресаттың хаттың тақырыбы туралы не білетінін, бастапқы нүкте ретінде неге сүйене алатынын және нені білетінін нақты түсіндіруі керек. жаңа ақпарат, хат сол үшін жазылып жатқан адресатқа әлі белгісіз. Аргументтің сипаты мен мәтіннің құрамы хаттың мақсатты қойылымына байланысты болады. Хаттарды дайындау мен жазудың келесі кезеңдерін бөлуге болады:
Осы кезеңдерді қарастырайық. Мәселенің мәнін зерделеу мыналарды қамтиды: осы мәселе бойынша жеткілікті ақпарат жинау, қажет болған жағдайда мәселенің мәні туралы заңнаманы зерделеу, осы мәселе бойынша бұрынғы өтініштер мен оларға алынған жауаптарды талдау. Содан кейін олар хаттың мәтінін құрастыруға кіріседі.
Іскерлік хат мәтінінің құрылымы
Хат мәтінін жазу – көп еңбекті қажет ететін процесс. Хат құрастыру кезіндегі маңызды міндет оның ақпаратқа қанықтығы, яғни оған қосу болып табылады қажетті мөлшерақпарат. Жазу бір аспектілі немесе көп аспектілі болуы мүмкін. Хаттың бір аспектісі әдетте бүкіл хаттың мазмұнын құрайды және көбінесе бұл жауап беруді қажет етпейтін хаттар. Көп аспектілі әріптердің мәтіні мыналардан тұруы мүмкін: келесі аспектілер: тараулар, тармақтар, тармақшалар, абзацтар. Әрбір аспектіні көрсету абзацтан басталуы керек. Іскерлік корреспонденция негізінен көп қырлы хаттарды құрастыру тенденциясымен сипатталады. Хат әдетте келесі схема бойынша құрастырылады: кіріспе, негізгі бөлім, қорытынды. Кіріспе бөлімде: құжатқа сілтеме, хатты ресімдеуге негіз болған оның жеке тармақтары; хаттың жасалу мақсатын (себебін) көрсететін факті анықтамасы. Құжатқа сілтеме жасаған кезде оның деректері келесі ретпен көрсетіледі: құжат түрінің атауы, авторы, күні, құжаттың тіркеу нөмірі, атауы, мысалы: Ресей Федерациясы Үкіметінің маусымдағы қаулысына сәйкес 2004 жылғы 27 N 620 Үлгілік ережені бекіту туралы... » Негізгі бөлімде оқиғаның сипаттамасы, ағымдағы жағдай, олардың талдауы және келтірілген дәлелдемелер қамтылған. Дәл осы бөлімде жиналыста (конференцияда, дөңгелек үстел) қатысу қажет, өндірілген өнім немесе орындалған қызмет ең жақсы, сұраныс орындалуы керек және т.б.. Хаттың қорытындысы сұраулар, ұсыныстар, пікірлер, бас тартулар, ескертулер және т.б. түріндегі қорытындыларды білдіреді. Хатта бір ғана соңғы бөлік болуы мүмкін. Хаттың негізгі сұрақтары нақты тұжырымдалып, қабылдау үшін ең оңтайлы реттілікпен орналастырылуы керек. Жобалау және жазудан кейін қызметтік хат редакциялануы керек. Іскерлік хат әрқашан дерлік мекенжайдан басталады. Мәтіннің бұл шағын бөлігі коммуникация мақсаттары үшін өте маңызды. Дұрыс таңдалған мекенжай адресаттың назарын аударып қана қоймайды, сонымен қатар хат алмасуға қажетті реңкті орнатады, оны орнатуға және сақтауға көмектеседі. іскерлік қатынастар. Үндеудің маңыздылығын хаттың авторы анықтайды, үндеу тыңдаушыны қамтамасыз етуге мүмкіндік береді. Мекенжайдан кейінгі тыныс белгісі ерекше назар аударуға тұрарлық. Мекенжайдан кейінгі үтір әріпке кездейсоқ сипат береді, ал леп белгісі мәнділік пен ресми стильді көрсетеді. Мәтін авторы келесі факторларды ескеруі керек:
1. Адресаттың өзіне қатысты әлеуметтік жағдайы;
2. Танысу дәрежесі, қарым-қатынас сипаты;
3. Қарым-қатынас жағдайының формальдылығы/бейресмилігі;
4. Берілген сөйлеу тобында жарамды этикет рұқсаттары.
Басып шығарылған кезде апелляцияның ортасы:
Құрметті Михаил Петрович!
Хат мәтіні сұраудың орындалатынын күту (кепілдіктер, өкілдіктер, шақырулар, еске салулар), сондай-ақ сыпайылық формуласымен аяқталуы мүмкін, мысалы:
Көрсетілген көмек үшін алғысымды білдіремін және сіз берген ақпарат болады деп сендіремін үлкен мәнөзара тиімді ынтымақтастықты дамытуда.
Осы мүмкіндікті пайдаланып, шақырғаныңыз үшін алғысымды білдіргім келеді...
Мен жемісті ынтымақтастық пен проблемаларды шешуге, біздің алдағы бағдарламалық шараларды әзірлеуге және жүзеге асыруға белсенді қатысуға үмітімді білдіремін.
Сыпайылық формуласы абзацтан басылып шығып, позициядан үтір арқылы бөлінген «қолтаңба» атрибутының алдында орналасады. Лауазымы бас әріппен немесе жазылады кішкентай әріпұйымның құрылтай немесе нормативтік құжаттарында лауазымның қалай көрсетілгеніне байланысты. Егер хат лауазымды тұлғаның бланкісінде берілсе, онда «қол қою» атрибутында лауазымның атауы көрсетілмейді.
Ресми хат алмасуда ресми іскерлік стиль қолданылады.
Іскерлік стиль - қызметі ресми іскерлік қатынастар саласына қызмет ету болып табылатын сөйлеу құралдарының жиынтығы.
Іскерлік стильдің ерекшеліктері, ерекше ерекшеліктеріТілдің бұл түріне тән стилистикалық нормалары іскерлік қарым-қатынас орын алатын жағдайлардың әсерінен қалыптасты. Бұл шарттар келесідей:
1. Іскерлік қарым-қатынасқа қатысушылар негізінен заңды тұлғалар – басшылардың және басқа да лауазымды тұлғалардың атынан әрекет ететін ұйымдар, мекемелер, кәсіпорындар;
2. Ұйымдар арасындағы ақпараттық қатынастардың сипаты мен мазмұны айтарлықтай қатаң түрде реттеледі;
3. Іскерлік коммуникацияның пәні ұйымның қызметі: басқарушылық, өндірістік, шаруашылық,
ғылыми, техникалық және т.б.;
4. Басқару құжаттарының басым көпшілігі нақты алушыға бағытталған;
5. Ұйымдардың қызметінде туындайтын және жазбаша құжаттаманы талап ететін жағдайлардың көпшілігі қайталанатын, ұқсас жағдайларға жатады.
Іскерлік қарым-қатынастың қарастырылған шарттары басқару ақпаратына белгілі талаптарды құрайды. Басқару саласында тиімді ақпарат алмасуды қамтамасыз ету үшін ақпарат белгілі бір қасиеттерге ие болуы керек.
Ол болуы тиіс:
1. Қарым-қатынастың іскерлік негізін, олардың жеке емес сипатын атап көрсететін, сондай-ақ іскерлік қарым-қатынасқа қатысушылар арасында болатын белгілі бір қашықтықты көрсететін ресми сипаттағы;
2. Басқару құжаты әрқашан белгілі бір алушыға арналғандықтан, адрестелген, ресми, ұйым, ұйымдар тобы;
3. Жаңартылған, өйткені құжатта дәл қажетті ақпарат болуы керек осы сәттиімді қабылдау уақыты басқару шешімінемесе
басқа да қолданулар басқару қызметі;
4. Объективті және сенімді, өйткені тиімді басқару қызметі оқиғаларды, фактілерді және құбылыстарды объективті, бейтарап бағалауды талап етеді;
5. Іскерлік қарым-қатынастың міндеті адресатты жасауға (немесе істемеуге) ынталандыру болғандықтан, нанымды, дәлелді
белгілі бір әрекеттер;
6. Басқару шешімдерін қабылдау үшін толық және жеткілікті. Ақпараттың болмауы қажет болуы мүмкін
қосымша ақпаратты сұрау, хат алмасу,
уақыт пен ақшаның негізсіз жоғалуына әкеледі.
Іскерлік стильде оны басқа тіл стильдерінен – ғылыми, публицистикалық, ауызекі тілден, көркем әдебиет тілінен ерекшелейтін ерекше белгілердің жиынтығы бар.
Іскерлік стильге қойылатын негізгі талаптар:
Стандарттау іскерлік сөйлеутілдің барлық деңгейлерін – лексиканы, морфологияны және синтаксисті қамтиды. Осы уақытқа дейін іскерлік сөз жиналды үлкен сантерминдер, сөз тіркестері, формулалар. Дайын конструкцияларды пайдалану стандартты жағдайларды сипаттайтын анықтамаларды іздеуге уақытты жоғалтпауға мүмкіндік береді. Іскерлік сөйлеуді стандарттау құжаттардың ақпараттық мазмұнын айтарлықтай арттырады, оларды қабылдауды айтарлықтай жеңілдетеді, бұл жалпы құжат айналымын оңтайландыруға көмектеседі.
Презентацияның бейтарап реңі - бұл презентацияның ең қатаң және ұстамды сипатында көрінетін ресми іскерлік қарым-қатынас нормасы. Баяндау реңкінің бейтараптығы мәтіндерде экспрессивті және эмоционалды тілдік құралдарды (ауызша лексика мен шылауларды), бейнелеу құралдарын және астарлы мағынада қолданылатын сөздерді пайдалану мүмкіндігін жоққа шығарады. Хат мәтініндегі ақпарат ресми сипатта болады. Осы себепті құжаттардағы жеке, субъективті элемент ең аз болуы керек. Айтылатын мағынасы бар сөздер іс-қағаздар тілінен алынып тасталады. эмоционалды бояу(кіші жұрнақтары бар сөздер, ұлғайту немесе кішірейту жұрнақтары, шылаулар).
Дегенмен, ресми құжат эмоциядан мүлдем ада деп болжауға болмайды.
Көптеген құжаттардың мақсаты адресатты қызықтыру, оны сендіру және автор қалаған бағытта әрекет етуге ынталандыру болып табылады. Басқару құжаты эмоционалды реңктерсіз болса, өз мақсатына жете алмайды, бірақ эмоционалдылық жасырынып, тілмен емес, мазмұнымен жетуі керек. Ол презентацияның сыртқы тыныш, бейтарап реңктерінің артында жасырылуы керек. Ұсынудың дәлдігі құжаттың мазмұнын біржақты түсінуді болжайды.
Мәтіннің анықтығы мен дәлдігі, ең алдымен, мәтіннің композициялық құрылымының дұрыстығымен, логикалық қателердің болмауымен, сөздің ойлылығымен және айқындылығымен - тұрақты тіркестердің болмауымен анықталады. бейнелі өрнектер.
Мәтіннің қысқаша берілуі лингвистикалық құралдарды үнемді пайдалану арқылы қол жеткізіледі, қосымша мағынаны білдіретін сөздер мен сөз тіркестерінің артық сөйлеуін болдырмайды.
Мәтіннің ықшамдылығы немесе қысқалығы талабы мәтіннің көлемін азайтуға тікелей байланысты. Қысқалық талабы құжат тақырыбын нақтырақ тұжырымдауға, тілдік құралдарды үнемді пайдалануға, мағынасы жоқ қажетсіз сөздерді жоюға мәжбүрлейді. қажетті ақпарат, негізсіз қайталаулар және қажетсіз мәліметтер.
Хат кімге жіберілгеніне қарамастан нанымды және мазмұнды болуы керек нақты күндер, даусыз фактілер мен тұжырымдар.
Іскерлік сөйлеудің ерекшеліктерінің бірі – лингвистикалық формулалардың – өзгеріссіз қолданылатын тұрақты (үлгі) сөз тіркестерінің кеңінен қолданылуы. Белгілі бір әрекетті ынталандыру үшін келесі өрнектер қолданылады:
Сізге хабарлаймыз... бастап... дейін;
- Сізге хабарлаймыз... жағдай бойынша;
- Біз сізге келісілген... жібереміз;
-..., мәселесін қарауыңызды сұраймыз.
- Тексеру көрсеткендей, ....;
- Қаржылай көмектің жоқтығынан...;
- Қиын экономикалық жағдайға байланысты...;
- Сіздің хатыңызға сәйкес...;
- Бірлескен жұмыстарды орындау мақсатында...;
- хаттамаға сәйкес...;
- Біздің келісімді растау үшін...;
- Жауапкершілікті күшейту мақсатында... т.б.
Тілдік формулалар қайталанатын жағдаяттарда қолданылатын тілдік құралдардың бірігуінің нәтижесі болып табылады. Типтік мазмұнды білдірумен қатар, тілдік формулалар көбінесе мәтіннің заңды маңызды құрамдас бөлігі ретінде әрекет етеді, оларсыз құжат жеткілікті заңды күшке ие болмайды:
Біз несиені өтеуге кепілдік береміз...,
- Төлемге кепілдік береміз. Біздің банктік деректемелер...,
- Орындалуын бақылау...
Термин – белгілі бір немесе арнайы ұғым берілген сөз немесе сөз тіркесі. Белгілі бір білім саласындағы терминдер жиынтығы немесе кәсіби қызметтерминологияны немесе терминологиялық жүйені құрайды.
Терминдерді қатаң белгіленген мағынада қолдану мәтінді біржақты түсінуді қамтамасыз етеді, бұл іскерлік байланыс.
Басқару құжаттамасында қолданылатын терминдер құжаттың мазмұны арналған пәндік саланың мазмұнын көрсететін салалық терминология, сондай-ақ құжаттамалық қамтамасыз ету саласында әзірленген терминдер болып табылады.
Терминдерді практикада қолданудың дұрыстығы мен тұрақтылығына терминологиялық сөздіктер мен стандарттарды қолдану арқылы қол жеткізіледі, олар ұғымдар мен терминдердің қатаң бір мағыналы жүйесін белгілейді және терминологияны ретке келтіруге көмектеседі. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында қолданылатын терминдер ГОСТ Р 51141-98 «Кеңсе жұмысы және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар».
Терминді пайдаланған кезде оның алушыға түсінікті болуын қамтамасыз ету керек. Егер хат авторы бұған күмәнданса, келесі әрекеттердің бірін орындау қажет:
Терминге ресми анықтама беріңіз;
Терминнің мағынасын бейтарап лексиканы пайдалана отырып ашыңыз;
Терминді алып тастаңыз немесе оны жалпыға түсінікті сөзбен немесе өрнекпен ауыстырыңыз.
Терминдерді қолданудағы қиындықтар терминология жүйесінің үнемі өзгеріп отыруымен де байланысты: бұрыннан бар ұғымдардың мазмұны өзгереді, жаңалары пайда болады, кейбір ұғымдар ескіреді, оларды білдіретін терминдер қолданыстан шығып қалады.
Полисемантикалық терминдерді (синонимдік терминдерді) пайдалану кезінде бір құжатта терминнің тек бір мағынасында ғана қолданыла алатынын ескеру қажет. Мысалы, «келісім», «келісімшарт», «келісім» терминдері синонимдік терминдер болып табылады, бірақ олар қолдану тәжірибесінде ерекшеленеді. IN еңбек заңнамасы туралы айтып отырмызО еңбек шарты(келісімшарт); азаматтық құқықта – екі және көп жақты мәмілелер шарт деп аталады; Сыртқы сауда қызметінде «келісімшарт» термині жиі кездеседі, бірқатар басқа салалардағы келісімдер келісімдерде бекітіледі.
Іскерлік сөйлеудің тағы бір ерекшелігі. Іскерлік сөйлеуде аббревиатуралар қолданылады. Сөздік қысқартулардың екі негізгі түрі бар:
1. Лексикалық (аббревиатуралар) - сөздердің бөліктерінен олардың құрамдас әріптерінің бір бөлігін алып тастау арқылы жасалған күрделі қысқартылған сөздер: ТМД, ЖШҚ, ТЖМ, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, бас есепші, басшы, орынбасар, арнайы жасақ.
2. Графикалық – жазуда қолданылатын сөздердің аббревиатуралары: гр-н, тчк, ж-д, кв. м және т.б.
Хаттарда тек ресми түрде қабылданған аббревиатуралар, белгілер мен терминдер қолданылуы керек. Мекемелердің, ұйымдардың және лауазымдардың атаулары, атаулары, өлшем бірліктері, географиялық атауларжәне басқалары ресми атауларға дәл сәйкес келуі керек.
Іскерлік сөйлеудің тағы бір ерекшелігі - тектік немесе аспаптық жағдайда сөздердің дәйекті бағынуы бар конструкцияларды қолдану:
- Біз сізге тұрғын үйлер мен әкімшілік ғимараттардың жылыту, желдету және санитарлық қондырғыларын қайта құру бойынша шешімдердің (не?) нұсқаларын ұсынамыз.
- Біз ықтимал ынтымақтастықтың нақты мәселелерін одан әрі талқылау қажеттілігін (не?) толықтай бөлісеміз.
- Ұлы Отан соғысындағы Жеңістің 60 жылдығын мерекелеуге дайындық және өткізу бойынша Ресей Федерациясының Президенті бекіткен негізгі іс-шаралар тізбесіне сәйкес (қандай?)...
Штаттық кестеге сәйкес...
Іскерлік сөйлеу сөздік есімдіктері бар сөз тіркестерін қолданумен сипатталады. Іскерлік сөйлеуде етістіктердің орнына қимыл-әрекет мағынасын білдіретін етістік есімдерден жасалған конструкциялар қолданылады: көмектесу (және көмектеспеу), көмек көрсету (және көмектеспеу), тазалау (және тазалау емес), қолдау көрсету (және қолдауға емес), жөндеуге (жөндеу емес).
Жазу үшін баяндаудың қарапайымдылығы мен жай, жалпы сөйлемдердің басымдылығы маңызды. Іскерлік стильдің ерекшелігі - бір мүшелі (бір негізгі мүшесі бар - бағыныңқы немесе предикат) немесе екі мүшелі (екі негізгі мүшесі бар - бағыныңқы және предикат) қарапайым жалпы сөйлемдердің оқшауланған тіркестермен (жіктік, септік, бөлек анықтамалар), кіріспе сөздержәне ұсыныстар, мысалы:
- Қала меншігін пайдаланудың өте төмен тиімділігіне байланысты жарғылық капитал«МИО» БК, сондай-ақ автопарктің жұмыс көлемінің жеткіліксіздігіне және оның рентабельділігіне байланысты қаланың үлесін қалалық әкімдіктің қаржы-шаруашылық басқармасына беру мәселесін шешуіңізді сұраймыз.
Бір мәселе бойынша хат дайындаған жөн. Бірнеше түрлі мәселелер бойынша бір уақытта ұйымға хабарласу қажет болса, олардың әрқайсысына жеке хат жазу ұсынылады.
Бір хаттың мәтінінде, егер олар орындау үшін бір адамға берілсе, өтініштерді немесе басқа сұрақтарды білдіруге болады.
Іскерлік корреспонденцияда дәстүрлі тілдік формулалардан басқа шетелдік сөздер мен сөз тіркестері бар. Іс жүзінде олар лингвистикалық формулалар рөлін атқарады. Олардың кейбіреулері белгілі, кейбіреулері сирек кездеседі. пайдалану екенін есте ұстаған жөн шетелдік сөздершамалы ескілік сезімін береді, бірақ сонымен бірге кетеді жақсы әсеросы сөздерді білетін және сыртқы оқырманды шатастыруға мүмкіндік беретін серіктестен.
Нұсқаулық;
Сүйемелдеу;
Кепілдік;
Ақпараттық;
рахмет;
Құттықтаймыз;
Сондай-ақ сұраныс хаттары, сұрау хаттары, хабарлама хаттары, жауап хаттары, шақыру хаттары және т.б. Әр хаттың түрін жасауда және ресімдеуде өзіндік ерекшеліктері бар.
Шақыру хаттары
Семинарларға, кездесулерге және басқа да іс-шараларға қатысу ұсынысы бар шақыру хаттары әдетте ұйымның басшысына, нақты лауазымды тұлғаға жіберіледі, бірақ сонымен бірге бүкіл ұжымға да жіберіледі. Хаттарда қатысу шарттары, іс-шаралардың өтетін орны мен уақыты, қажет болған жағдайда киім үлгісі көрсетіледі. Хатта әдетте іс-шараның бағдарламасы туралы ақпарат беретін «қосымша» мәліметтері болады.
Кепілдік хаттар
Кепілдік хаттар белгілі бір уәделерді немесе шарттарды растау үшін жазылады және ұйымға немесе жеке тұлғаға жіберіледі. Орындалған жұмыстың төлеміне, сапасына, өнімді жеткізу мерзіміне, тауар ақысына, жалға алуға және т.б. кепілдік беруге болады.Мұндай хаттарда стандартты тіркестер қолданылады: «Компания кепілдік береді, біз кепілдік береміз, оны бізге жеткізу кезінде қолма-қол ақшамен жіберуіңізді сұраймыз. (кепілдік түрі), төлемге кепілдік береміз, жеткізу уақытына кепілдік береміз, өнім сапасына кепілдік береміз...»
Хатта әдетте төлем кепілдігін беретін ұйымның төлем деректемелері көрсетіледі.
Хат мәтінін заң қызметімен келіскен жөн. Ұйым басшысының қолынан басқа бас бухгалтердің қолы берілуі мүмкін. Қолтаңба мөрмен куәландырылады.
Өтініш хаттары
Бар үлкен саныкәсіпорындар, ұйымдар, мекемелер атынан сұраныс тудыратын жағдайлар. Бұл хаттың мәтіні әдетте келесі формада құрылымдалған: мазмұнның негізгі бөлігінде сұрау салуға түрткі болған себеп туралы мәлімдеме бар; сұрау салудың өзі; қорытынды бөлім күтілетін нәтижеге үміт білдіреді. Өтініштер әдетте «Мен сұраймын, біз сұраймыз» сөздерімен айтылады;
Көмек көрсетуіңізді өтінемін...;
Біздің мекен-жайға жіберуіңізді сұраймыз...;
Қатысуыңызды сұраймыз...;
хабарлаңыз...;
қарызды өтеуіңізді сұраймын...;
Өтінемін шара қолдану...
Бұл хаттың негізгі мақсаты өтінішті орындау қажеттілігіне сендіру, дәлелдеу болып табылады, сондықтан хат мәтінінде нанымды дәлелдер келтіріліп, «қосымша» ретінде ресімделетін есеп-қисаптар, бағалар және басқа да растайтын негіздер қоса беріледі.
Жауап хаттар
Жауап хатының мәтіні әдетте сұрауды қайталаудан басталады. Одан әрі өтінішті қарау нәтижелері көрсетіледі, бас тарту дәлелді (егер ол бас тарту хаты болса) және бас тартудың өзі көрсетіледі.
Іскерлік хаттағы ақпараттың сипаты әдетте жауап хатта күтілетін ақпаратқа баламалылықты білдіреді, яғни іскерлік хат алмасуда мазмұн аспектілері бойынша параллелизм принципі бар, ол жауап хаттамасы тілінде көрінеді. Бұл білдіреді:
1. Жауап хатта түпнұсқа хатқа және оның тақырыбына сілтеменің болуы;
2. Екі әріпте бірдей тілдік білдіру құралдарын қолдану (ең алдымен терминология);
3. Екі әріптегі ақпарат көлемі мен мазмұн аспектілерінің салыстырмалылығы;
4. Мазмұн аспектілерін беруде белгілі бір реттілікке сәйкестік.
Жауап хаттарының мәтіндері басшылардың қаулыларында жазылған міндеттерге сәйкес болуы керек.
Бірінші және негізгі ереже – жауабыңызды кешіктірмеңіз, корреспондентіңізді күттірмеңіз. Белгіленген мерзімде жауап бере алмайтындай мән-жайлар болса, адресатқа бұл туралы, сондай-ақ нақты жауап беруге болатын мерзім туралы хабарлаңыз. Кешіктіру үшін оның объективті себебін көрсете отырып, кешірім сұрауды ұмытпаңыз.
Жауап хатта жауап берілетін құжаттың нөмірі мен күні көрсетіледі. Бұл деректер хат мәтінінде емес, бланкідегі белгіленген жерге немесе бланкіде ресімделмеген құжат тақырыбының алдында енгізіледі.
Қолданылады келесі формаларБас тарту туралы мәлімдемелер:
- Сіздің ұсынысыңыз келесі себептер бойынша қабылданбады...
Сізге жіберілген бірлескен іс-қимыл туралы келісім жобасы келесі себептер бойынша қабылданбады...
- Кешіріңіз, бірақ біздің компания сіздің ұсынысыңызды қабылдай алмайды...
Алғыс хаттары
IN Соңғы уақытАлғыс хаттар іскерлік хат алмасуда кеңінен қолданыла бастады.
Алғыс хаттар серіктестер арасындағы қарым-қатынаста жақсы мінез-құлық ережелері болып табылады. Серіктестікте сіз тек сұрап қана қоймай, сонымен қатар көрсетілген қызметтер үшін, кез келген іс-шараларды бірлесіп өткізгеніңіз үшін, құттықтаулар жібергеніңіз үшін, қабылдау ұйымдастырғаныңыз үшін және т.б. үшін алғыс айта білуіңіз керек.
Хат бланкіде немесе түрлі-түсті бланкіде жазылуы мүмкін) рахмет хат. Егер хат бланкіде ресімделсе, онда ол тіркеледі белгіленген тәртіппен. Алғыс хат бланкісінде ресімделген хат тіркелуге жатпайды, «қол» деректемесіне мөр басылуы мүмкін. Хат жеке сипатта болғандықтан, оған «орындаушы» атрибутын қосу ұсынылмайды. Хаттардың мәтіндері қолданылады стандартты пішінмәлімдемелер:
- ризашылығымды білдіремін...;
- Мен шын жүректен ризамын...;
- Біз ризашылықпен атап өтеміз...;
- Рақмет сізге...;
- Рахмет...
Ілеспе хаттар адресатқа кез келген құжаттарды жіберу туралы хабарлау үшін ресімделеді. Хат мәтіні екі бөліктен тұрады: жіберілетін материал туралы хабарлама және нақтылайтын ақпарат (қосымшалар). Әдетте, ілеспе хат мәтіні өте қысқа, А5 пішіміне сәйкес келеді және тәуелсіз тақырып болмайды. Мұқаба хаттар әдетте келесі сөздерден басталады:
- Мен ақпарат жіберемін...; - Біз сізге ұсынуға (ұсынуға) қуаныштымыз...;
- Біз сізге... ұсынамыз;
- Сізді қызықтыратынына сенімдіміз жоғары сапаөнімдер..;
- Сізге хабарлаймыз...;
- Сізге хабарлаймыз...;
- Біз одан әрі ынтымақтастыққа үміттенеміз...
Әріп формасына байланысты құрылтай құжаттарыұйым мәліметтерді қамтиды:
01 - Ресей Федерациясының мемлекеттік елтаңбасы (02 - Ресей Федерациясының құрылтай субъектісінің елтаңбасы немесе 03 - ұйымның эмблемасы немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі));
04 - ұйым коды
05 - заңды тұлғаның негізгі мемлекеттік тіркеу нөмірі (ОГРН).
06 - салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі/тіркеу себебі коды (СТН/КПП)
08 - ұйымның атауы
09 - ұйым туралы негізгі ақпарат
сондай-ақ мәліметтер үшін шектеу белгілері:
11 - құжат күні
12 - құжаттың тіркеу нөмірі
13 - құжаттың тіркеу нөмірі мен күніне сілтеме
Қажет болса, белгілерді шектеңіз жоғарғы шектербөлшектер орналасқан аумақтар.
15 – адресат
18 - мәтіннің тақырыбы
19 - бақылау белгісі
20 - құжат мәтіні
Хат нысаны бөлшектердің бойлық немесе бұрыштық орналасуы негізінде жасалуы мүмкін.
Күріш. 1. Хат нысанының реквизиттерінің орналасуы (бұрыштық нұсқасы) (өлшемдері миллиметрмен көрсетілген)
Күріш. 2. Хат нысанының реквизиттерінің (бойлық нұсқасы) орналасуы (өлшемдері миллиметрмен көрсетіледі)
Өңдеу үшін ең қолайлы және парақ аймағын пайдалану тұрғысынан үнемді - бұрыштық пішін. Бұл жағдайда оң жақпарақтың жоғарғы бөлігінде «Адресат», «Резолюция» мәліметтерін орналастыруға болады.
Ұйымның атауы бар жағдайларда бойлық әріпті пайдалану ұсынылады көп саныбасып шығарылған таңбалар, мысалы, пішіннің мәліметтері екі немесе одан да көп тілде берілген жағдайда болуы мүмкін. Бұл ретте реквизиттер сол жағында орыс тілінде, ал оң жағында мемлекеттік тілде бірдей деңгейде басылуы керек. Қолданылатын ұлттық тілдердің саны біреуден көп болса, мәліметтер жоғарғы жағында орыс тілінде, ал төменде орыс тілінде көрсетілуі керек. ұлттық тіл, сызықты оң жақ жиектің шетіне дейін ұзарту.
Хат нысанын ұйым үшін дайындауға болады, құрылымдық бірлікжәне шенеунік.
Хат пішінінің дизайнының мысалдары:
Күріш. 3. Бөлшектердің бұрыштық (ортаға) орналасуы бар ұйымның хатының нысаны.
Күріш. 4. Бөлімдердің бұрыштық (жалауша) орналасуы бар ұйымның хатының нысаны.
Күріш. 5. Бөлімдердің бойлық орналасуымен ұйымның хатының нысаны.
Үлгілер жалпы формасықұжаттар келесі құжаттарда да беріледі:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Бірыңғай құжаттама жүйелері. Ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бірыңғай жүйесі. Құжаттарды дайындауға қойылатын талаптар" (Б қосымшасы, В.2, В.3, В.4-суреттер);
- кеңседе жұмыс істеуге арналған стандартты нұсқаулар федералды органдаратқарушы билік, Ресей Федерациясының Мәдениет және бұқаралық коммуникациялар министрлігінің 2005 жылғы 8 қарашадағы № 536 бұйрығымен бекітілген (No 13, 14, 15, 16, 17, 18 қосымшалар).
Көптеген адамдар апелляциялық хатты қалай жазуға болады деп алаңдайды. Үлгі, шын мәнінде, барлық жағдайларда бірдей дерлік. Көптеген адамдар белгілі бір мәселелерді шешу үшін бұл құжатты ұйымдарға, фирмаларға, органдарға және басқа жерлерге жібереді. Оны қарапайым азаматтар да, түрлі жеке кәсіпкерлер де құрастыруы керек. Кәне, бәрін ретке келтірейік.
Сіз білуіңіз керек бірінші нәрсе
Сондықтан, бұған дейін бұл құжаттың қандай принцип бойынша жасалғанын түсіну керек. Ал, мұндай қағазды жазған кезде сіз барлық ережелерді сақтауыңыз керек.Ең бірінші үйренуіңіз керек нәрсе - ресми презентация стилін пайдалану. Мазмұнын алдын ала ойластырып, оны нанымды, анық, логикалық және түсінікті етіп құрастыру маңызды. мәні қысқаша және оңтайлы берілген мәтін болып табылады. Құжаттың максималды ұзындығы - бір бет. Адамның басты міндеті – алушының назарын аудару және оны өз мәселесіне қызықтыру. Хабарламаны оқығаннан кейін алушы дереу шешім қабылдауы қажет. Апелляциялық хат өте маңызды болуы керек. Үлгі – автордың ұстанымы нақты баяндалған және бірнеше фактілермен және дәлелдермен расталған мәтін. Сіздің сұрақтарыңыз бен өтініштеріңізді дәйекті түрде жеткізу қажет. Барлығын араластырудың қажеті жоқ. Және, әрине, соңында бұл хабарламаның қаншалықты маңызды екенін атап өткен жөн.
Құрылым
Бұл жағының да маңызы зор. Апелляциялық хат жазу кезінде композиция маңызды. Үлгі стандартты. Жоғарғы сол жақ бұрышта өтінім берілген күнін қойыңыз. Оң жақта – хатты қайда және кімге жіберу керектігін көрсетіңіз. Бұл компанияның, мекеменің, мемлекеттік мекеменің атауы, толық аты болуы мүмкін жекежәне т.б. Дәл төменде мәліметтеріңізді жазыңыз: толық аты-жөні, мекен-жайы, телефон нөмірі, электрондық поштасы - неғұрлым көп ақпарат болса, соғұрлым жақсы. Мәтінді компьютерде терген жөн, егер сіз қолмен жазуды шешсеңіз, онда анық қолжазбаны қолданыңыз.
Апелляциялық хат: үлгі мазмұны
Парақтың ортасына мәтінді тікелей жазу керек. Қай апелляцияны таңдауым керек? Міндетті түрде ресми, мыналардың бірін таңдаңыз: құрметті, жолдас және т.б. Сөзге аты мен әкесінің аты көрсетілген тегі болуы керек. Егер адам лауазымды атқарса немесе атағы болса, онда бұл да көрсетілуі керек. Өтініштің маңыздылығын атап өту үшін, оның соңына қою керек, содан кейін апелляциялық хаттың өзін жазыңыз. Үлгі бар, бірақ ол әр жағдайда әртүрлі. Жалпы, әмбебап нұсқа бар. Ең алдымен, өтінішке түрткі болатын себептер көрсетіледі, содан кейін мәселенің мәні, содан кейін хаттың мақсаты көрсетіледі. Мүмкіндігінше көп мәліметтер болуы керек. Олар алушыны сұраудың орындалатынына сендіруге көмектеседі. Сонымен қатар, шағымның негізін көрсету маңызды. Бұл норма, заң, ережелер жиынтығы, нормативтік немесе заңнамалық акт болуы мүмкін.
Формуласы
Көптеген адамдарға өз тілектерін немесе өтініштерін тұжырымдау қиынға соғады. Мұнда бірнеше ережелер бар. Біріншіден, талаптардан аулақ болу керек. Көбірек сендіруді қолданған дұрыс. Адресат сұранысты орындаудың өзі үшін тиімді екенін түсінуі керек. Сіз оған оның бұл мәселеге қызығушылығы туралы айта аласыз. Үндеу оптимистік нотада, ынталандыратын әрекетпен аяқталуы керек, бірақ мүмкіндігінше дұрыс. Жауаптың көп нәрсені білдіретінін және оны мүмкіндігінше тезірек алуды күте алмайтыныңызды көрсеткен дұрыс. Және, әрине, бәріне қол қою керек. Осыдан кейін жіберуге болады. Жауап күту ғана қалды.
Жүктелуде...
