Новые документы придумали налоговики досье на контрагента. Как теперь собрать досье на контрагента. Идеальный отказ на случай, если контрагент требует лишние документы

Неосмотрительность в выборе партнера может привести к доначислению налогов и судебному разбирательству. Неблагонадежность другой стороны сделки ставит под сомнение добросовестность самого налогоплательщика. И хотя в Налоговом кодексе РФ закреплена презумпция добросовестности, в суде ее еще нужно доказать. Статья 65 АПК РФ обязывает стороны подтверждать те обстоятельства, на которые они ссылаются как на основание своих требований и возражений. То есть недобросовестность налогоплательщика доказывают налоговики, а добросовестность - он сам

29.09.2009
«Экономика и Жизнь»

В ходе налоговой проверки может выясниться, что информация о контрагенте отсутствует в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, его нет по адресу регистрации, он не ведет хозяйственную деятельность и т.д.
В этом случае налоговики потребуют, чтобы налогоплательщик исключил произведенные по сделке затраты (как не отвечающие критериям ст. 252 НК РФ) из налоговой базы. Кроме того, придется уплатить доначисленные налоги, пени и санкции, предусмотренные ст. 122 НК РФ.

Но если следовать одному нехитрому правилу и проверять будущего партнера, прежде чем заключать с ним договор, негативных последствий можно избежать. Это правило продиктовано жизнью, четкого указания на него в законодательстве нет, хотя ФАС Северо-Кавказского округа и усмотрел его в ГК РФ, отметив, что при ведении предпринимательской деятельности налогоплательщик в силу названной статьи должен проявить достаточную осмотрительность и проверить правоспособность контрагента, а также наличие у него необходимой регистрации (постановление от 11.04.2005 № Ф08-1187/2005-507А).

Проявление должной осмотрительности

По отношению к новому контр-агенту необходимо проявлять, как говорят налоговики, должную осмотрительность. Определения этого понятия в налоговом законодательстве нет. Не разъясняет его и финансовое ведомство. Вместе с тем оно активно используется в правоприменительной практике.

В пункте 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» должная осмотрительность упомянута в связи с вопросом об определении обоснованности полученной налогоплательщиком налоговой выгоды.

ФАС Поволжского округа, рассматривая спор между налоговым органом и налогоплательщиком, отметил, что должная осмотрительность и осторожность для целей налогообложения подразумевают определение налогоплательщиком доступных и не запрещенных законом способов проверки своего контрагента и факта исполнения им налоговых обязательств (постановление от 03.06.2008 по делу № А65-27419/07).

Как проверить контрагента

Сначала нужно запросить у контрагента регистрационные и учредительные документы, далее получить выписку из соответствующего реестра (ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Затем нужно проверить наличие надлежащих полномочий у лиц, действующих от имени контрагента, а также истребовать лицензии, если виды деятельности, которые являются предметом заключаемого договора, лицензируются, или документы, подтверждающие членство в саморегулируемых организациях, когда осуществление деятельности невозможно без этого. В некоторых случаях нужно убедиться, имеет ли контрагент достаточные ресурсы, чтобы самостоятельно выполнить работу по договору. Собрав такое досье, налогоплательщик впоследствии сможет доказать свою добросовестность в суде.

Регистрационные и учредительные документы

К регистрационным документам относится свидетельство о госрегистрации. Вид учредительных документов зависит от организационно-правовой формы контрагента. У акционерных обществ, обществ с ограниченной и дополнительной ответственностью, производственных кооперативов и унитарных предприятий учредительным документом является устав, у полных товариществ и товариществ на вере — учредительный договор.

Истребование у контрагента названных документов, по мнению судей ряда округов, — достаточное доказательство, что налогоплательщик предпринял все меры предусмотрительности и осторожности (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.11.2008 № Ф04-7152/2008(16246-А03-41), Поволжского округа от 24.03.2009 по делу № А12-13127/2008 (правомерность вердикта подтверждена Определением ВАС РФ от 13.07.2009 № ВАС-8421/09), Московского округа от 21.07.2008 № КА-А40/6517-08 по делу № А40-3034/08-127-13, СевероЗападного округа от 08.05.2008 по делу № А56-18079/2007 (правомерность вердикта подтверждена Определением ВАС РФ от 17.09.2008 № 11149/08) и Уральского округа от 25.06.2009 № Ф09-4344/08-С3 по делу № А47-744/2008АК-22).

Выписка из ЕГРЮЛ

Это документ, подтверждающий, во-первых, существование организации, во-вторых, ее правоспособность.

Напомним, правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается его ликвидацией. Юридическое лицо считается ликвидированным с момента внесения записи о его исключении из ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 49 и п. 8 ГК РФ). Поэтому есть смысл истребовать у будущего контрагента выписку из ЕГРЮЛ или получить ее самим. При возникновении спора она очень пригодится.

Так, суд признал добросовестность налогоплательщика, который представил выписку из ЕГРЮЛ о контрагенте, полученную за несколько дней до заключения договора. Вместе с копиями учредительных документов и свидетельством о регистрации она сняла с налогоплательщика все подозрения в недобросовестности (постановление ФАС Поволжского округа от 25.06.2009 по делу № А55-17520/2008), несмотря на то что контрагент не исполнял своих налоговых обязанностей (не сдавал отчетность в налоговый орган).

Проверка полномочий

Представлять интересы организации могут лица, действующие как по доверенности, выдаваемой организацией, так и без нее.

Действовать без доверенности, как правило, могут единоличные исполнительные органы. Такие права должны быть прописаны в учредительном документе, в который следует заглянуть.

Определив должность, наделенную полномочиями представлять интересы организации с правом совершать сделки, надо истребовать документы, подтверждающие избрание или назначение на должность. В АО и ООО это может быть протокол (или решение) общего собрания акционеров или участников об избрании единоличного исполнительного органа общества (директора, президента).

Рекомендуем также запастись приказом о назначении лица, действующего от имени контрагента, если между ним и представляемой организацией сложились трудовые взаимоотношения. Если взаимоотношения носят гражданско-правовой характер (без трудового договора), такой документ не потребуется.

Представлять интересы организации с правом заключения договоров могут и иные лица при наличии выданной им доверенности от имени организации. Например, руководители представительств и филиалов, которые назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (ч. 3 ГК РФ).

Проверяя их правомочия, необходимо обращать внимание на доверителя (лицо, от имени которого выдана доверенность) и проверять его полномочия на выдачу доверенности, о которых можно узнать из учредительных документов.

Получив все названные документы, налогоплательщик в полной мере проявит должную осмотрительность и осторожность (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.11.2008 № Ф04-7152/2008(16246-А03-41), Московского округа от 08.06.2009 № КА-А40/5013-09-П, от 28.04.2009 № КА-А40/2372-09, от 15.01.2009 № КА-А40/12805-08, от 24.10.2008 № КА-А40/9227-08 и Уральского округа от 24.09.2008 № Ф09-6322/08-С3).

Некоторые суды считают, что должная осмотрительность подразумевает истребование наряду с учредительными документами выписки из ЕГРЮЛ и документов, подтверждающих полномочия на совершение сделок, и установление личности, действующей от имени контрагента, в частности личности руководителя контрагента (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.03.2009 № Ф04-1904/2009(3556-А67-40). Отсутствие попыток установить личность и проверить полномочия представителя контрагента может быть оценено судом как отсутствие должной осмотрительности (постановления ФАС Московского округа от 30.06.2009 № КА-А40/5794-09 и Уральского округа от 25.06.2009 № Ф09-7444/08-С3).

Порой суды предъявляют очень строгие требования к налогоплательщикам в части проверки контрагента и установления личности, уполномоченной на подписание договоров. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 19.01.2009 № КА-А40/12412-08 оценил действия налогоплательщика как не соответствующие должной осмотрительности, поскольку справка, составленная службой безопасности общества, содержала информацию из Интернета, выезд на место нахождения контрагента не осуществлялся, документы представляли курьеры, директоров поставщиков работники заявителя не видели.

Лицензии и Подтверждение членства в СРО

Виды деятельности, осуществление которых разрешается только при наличии лицензии, перечислены в ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 128-ФЗ.

Истребование у контрагента лицензии суды оценивают как проявление должной осмотрительности (постановления ФАС Поволжского округа от 21.10.2008 по делу № А55-4446/08, Западно-Сибирского округа от 29.04.2009 № Ф04-2494/2009(5380-А45-26), Московского округа от 08.06.2009 № КА-А40/3473-09-П и Поволжского округа от 25.04.2008 по делу № А57-10434/06, от 17.07.2008 по делу № А55-16398/2007 (вердикт подтвержден Определением ВАС РФ от 13.10.2008 № 12680/08)).

В отношении тех видов деятельности, в которых лицензирование заменяется на саморегулирование, лицензия перестает быть документом, подтверждающим законность ведения соответствующей деятельности. На смену ему приходят документы, подтверждающие членство в саморегулируемой организации, а также документы, подтверждающие правомочность вести ту или иную деятельность. Например, для участников строительных СРО таким документом станет свидетельство о допуске к работам.

Что может контрагент

Необходимо оценить возможности контрагента исполнить договорные обязательства своими силами, если такое условие включено в договор. В частности, располагает ли он материальными и человеческими ресурсами для выполнения работ (оказания услуг), достаточно ли оборотных и внеоборотных активов для обеспечения исполнения договорных обязательств. На такое поведение, оцениваемое как добросовестное, указано в постановлениях ФАС Московского округа от 01.12.2008 № КА-А40/9505-08-П и от 07.08.2008 № КА-А40/6770-08.

Проводить проверку наличия достаточных ресурсов контрагента имеет смысл, если в договоре предусмотрено личное исполнение обязательств без привлечения третьих лиц.

К сведению

В настоящее время федеральное законодательство предусматривает создание саморегулируемых организаций в различных сферах деятельности: саморегулируемые организации арбитражных управляющих (Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»), саморегулируемые организации управляющих компаний (Федеральный закон от 29.11.2001 № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах»), профессиональное объединение страховщиков (Федеральный закон от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»), саморегулируемые организации профессиональных участников рынка ценных бумаг (Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг», Федеральный закон от 05.03.99 № 46-ФЗ «О защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг»), саморегулируемые организации оценщиков (Федеральный закон от 29.07.98 № 135-ФЗ «Об оценочной деятельности в Российской Федерации»), саморегулируемые организации негосударственных пенсионных фондов (Федеральный закон от 07.05.98 № 75-ФЗ «О негосударственных пенсионных фондах») и др.

В «1С:Бухгалтерии 8»* (ред. 3.0) активно развивается сервис 1С:Контрагент, в том числе одна из его функций - Досье контрагента, с помощью которой можно оценить благонадежность партнеров. Начиная с версии 3.0.40.31, пользователю доступны не только хранящиеся в ЕГРЮЛ сведения о контрагенте, но и информация о его бухгалтерской отчетности, сформированная по данным Росстата. Кроме этого, программа анализирует отчетность за последние три года, рассчитывает чистые активы, выполняет финансовый анализ предприятия контрагента по четырем критериям, в том числе оценивает кредитоспособность контрагента.

Примечание : * и в других современных версиях программ системы «1С:Предприятие 8»

Чтобы в результате проверки налоговые органы не признали сделку с контрагентом сомнительной, организация должна проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента. Перечень признаков, свойственных сделке с неблагонадежным налогоплательщиком, ФНС России привела в пункте 12 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (Приложение № 2 к Приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Помимо этого, основываясь на анализе судебной практики, контролирующие органы указывают и на другие признаки фирм-«однодневок» (письмо Минфина от 17.12.14 № 03-02-07/1/65228):

• «массовый» учредитель (участник) и «массовый» руководитель;
• отсутствие организации по адресу регистрации;
• отсутствие персонала или один сотрудник;
• отсутствие налоговой отчетности либо ее представление с минимальными показателями;
• отсутствие собственных либо арендованных основных средств, транспорта и т.д.

Таким образом, пользователю нужна информация, на основе которой он смог бы самостоятельно сформировать мнение о надежности контрагента, масштабе и финансовых показателях его бизнеса. Большую часть этих сведений теперь можно получить не выходя из программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) с помощью функции Досье контрагента , входящей в состав сервиса 1С:Контрагент. Обратите внимание, что вся информация об организации берется из открытых источников и не нарушает ее прав.

Чтобы воспользоваться всеми возможностями 1С:Контрагент необходимо:

• иметь действующий договор сопровождения 1С:ИТС;
• зарегистрировать программу в «Личном кабинете» на портале 1С:ИТС по адресу portal.1c.ru;
• настроить интернет-поддержку в программе.

Отчет Досье контрагента можно формировать как по контрагентам, уже внесенным в одноименный справочник, так и по контрагентам, которых пока нет в информационной базе.

Если нужно оценить, имеет ли смысл продолжать коммерческие отношения с контрагентом, который есть в справочнике, то пользователю достаточно нажать на кнопку Досье из формы элемента справочника или из формы списка, предварительно выделив курсором интересующего контрагента.

Если контрагент новый, то пользователь открывает Досье контрагента по одноименной гиперссылке в подразделе Расчеты с контрагентами из раздела Покупки или из раздела Продажи. Чтобы получить отчет, необходимо ввести ИНН контрагента или его наименование и нажать на кнопку Сформировать. Если пользователь принимает решение, что контрагент благонадежен, то нового контрагента можно добавить в справочник непосредственно из досье.

Форма отчета Досье контрагента для юридического лица состоит из следующих разделов:

• Главное;
• ЕГРЮЛ;
• Данные программы;
• Бухгалтерская отчетность;
• Анализ отчетности;
• Финансовый анализ.

При проверке обособленных подразделений выводится отчет по головной организации. Если Досье контрагента формируется по индивидуальному предпринимателю, то в отчете отражаются только сведения из ЕГРИП и данные программы.

Обратите внимание! Отчет, полученный с помощью Досье контрагента , не сохраняется в программе. Его можно сохранить в формате MXL и распечатать.

Раздел «Главное»

В разделе Главное (рис. 1) отображается собранная из других разделов сводная информация о контрагенте: общие сведения о контрагенте из ЕГРЮЛ, основные показатели бухгалтерской отчетности по данным Росстата, а также вероятностная оценка риска банкротства и кредитоспособности контрагента, сформированная на основании выполненного анализа отчетности.

Рис. 1. Раздел Главное

Сведения из ЕГРЮЛ

Сведения из ЕГРЮЛ являются источником полезной информации, которую можно использовать для оценки надежности контрагентов (например, данные о «массовости» юридического адреса или «массовости» руководителя).

В разделе ЕГРЮЛ (рис. 2) выводятся все реквизиты организации контрагента в объеме выписки из ЕГРЮЛ, включая связанную информацию:

• краткое и полное наименование контрагента;
• сведения о регистрации в ФНС, ПФР, ФСС, в том числе статус организации контрагента (действующая, находится в стадии реорганизации, закрыта, причина закрытия и т.д.);
• ИНН, ОГРН, КПП;
• виды деятельности по ОКВЭД;
• наличие лицензий;
• юридический адрес, включая список других организаций, зарегистрированных по этому адресу;
• ФИО руководителя, наименование должности, дата назначения, а также список других организаций, где данное лицо является руководителем или учредителем (участником), в том числе статусы этих организаций;
• учрежденные организацией-контрагентом компании, доли в этих компаниях;
• величина уставного капитала организации контрагента;
• состав учредителей (участников) организации контрагента, доли уставного капитала, а также список других организаций, где данные учредители также являются учредителями (участниками), в том числе статусы этих организаций;
• адреса филиалов и представительств;
• сведения о фактах внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Кликнув на название связанной организации в отчете, можно получить соответствующее досье. ФИО физических лиц также являются ссылками. Если у физического лица указан ИНН, и оно является индпредпринимателем, то по ссылке открывается досье. Если у физического лица, по которому выводится связанная информация, отсутствует ИНН, то программа проводит поиск по ФИО в базе ЕГРЮЛ и информирует пользователя о результатах.

Сведения о контрагенте, хранящиеся в программе

Если организация или ИП, по которому сформировано досье, содержится в справочнике контрагентов, то в разделе Данные программы выводится информация по этому контрагенту, внесенная в информационную базу (рис. 3):

• наименование;
• основные реквизиты;
• юридический, почтовый и фактический адреса;
• контактные лица;
• банковские счета;
• договоры и т.д.

При формировании досье сведения о контрагенте, содержащиеся в программе, автоматически сверяются с данными ЕГРЮЛ. В случае расхождений программа сообщит о них. Это позволит пользователю скорректировать сведения о контрагенте в учетной системе. Если контрагент отсутствует в информационной базе, то в разделе Данные программы выводится соответствующее сообщение, а в командную панель будет выведена кнопка Добавить в справочник .

Бухгалтерская отчетность по данным Росстата

Бухгалтерская отчетность является открытой для пользователей - учредителей (участников), инвесторов, кредитных организаций, кредиторов, покупателей, поставщиков и др. Организация должна обеспечить возможность ознакомиться с бухгалтерской отчетностью. (п. 42 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»). Досье контрагента позволяет получить и проанализировать бухгалтерскую отчетность российских организаций за 2012 и 2013 годы по данным базы Росстата.

В раздел Бухгалтерская отчетность попадает вся имеющаяся в базе Росстата отчетность контрагентов (рис. 4), в том числе отчетность субъектов малого предпринимательства (МП) и социально ориентированных некоммерческих организаций (СО НКО). В этот же раздел попадает расчет чистых активов, автоматически выполненный программой согласно Порядку, утвержденному Приказом Минфина РФ от 28 августа 2014 г. № 84н. Чистые активы определяются по данным бухгалтерской отчетности («ненулевой»), представленной за последние три года.

Анализ бухгалтерской отчетности

В разделе Анализ отчетности выводятся сводные показатели из бухгалтерской отчетности контрагента (выручка от продаж, прибыль, денежные средства, основные средства, запасы, чистые активы и т.д.). Показатели для анализа выводятся за три года (рис. 5). Представленная информация о финансовом состоянии контрагента понятна даже тем пользователям, которые не ведут и не знают бухгалтерский учет. Для бухгалтерской (финансовой) отчетности СО НКО сводные показатели не приводятся.

Финансовый анализ

В разделе Финансовый анализ выполняется финансовый анализ предприятия по данным бухгалтерской отчетности контрагента по четырем критериям (рис. 6):

• Оценка риска банкротства;
• Кредитоспособность;
• Рентабельность активов;
• Рентабельность продаж.

Чтобы получить расшифровку расчета по каждому из критериев следует перейти по соответствующей гиперссылке Показать расчет (рис. 7).

Степень риска банкротства контрагента оценивается по формулам Альтмана, предназначенным для компаний, акции которых не котируются на бирже:

• для производственных предприятий используется пятифакторная модель Альтмана;
• для непроизводственных предприятий используется четырехфакторная модель Альтмана.

Характер предприятия (производственное или непроизводственное) автоматически определяется по основному ОКВЭД. Факторы (показатели) рассчитываются по данным бухгалтерской отчетности.

В зависимости от того, в какой диапазон значений попадает исчисленный индекс Альтмана Z, программа оценивает вероятность риска банкротства контрагента.

Для оценки кредитоспособности контрагента используется анализ отчетности по методике, утвержденной Комитетом Сбербанка России по предоставлению кредитов и инвестиций от 30 июня 2006 г. № 285-5-р. По данным отчетности определяются финансовые коэффициенты и рентабельность, а показатель кредитоспособности S рассчитывается по специальной формуле. В зависимости от того, в какой диапазон значений попадает исчисленный показатель S, программа оценивает кредитоспособность контрагента.

Расчетные показатели рентабельности по основному виду деятельности контрагента сравниваются со среднестатистической (для данной отрасли, то есть для основного ОКВЭД) рентабельностью продаж и рентабельностью активов.

Для бухгалтерской отчетности СО НКО финансовый анализ в Досье контрагента не выполняется, так как рассчитываемые критерии не применимы к такому виду отчетности.

Отправить на почту

Заместитель руководителя группы внутреннего аудита, контроля и методологии

В условиях ужесточения налогового контроля нельзя подходить к проверке контрагентов формально. Если вы запросите только выписку из реестра, устав и приказ на руководителя, риски остаются. На контрагента надо собирать целое досье. То есть подход к проверке партнеров должен поменяться кардинальным образом.

Главная причина – нашумевшие поправки в Налоговый кодекс, внесенные законом № 163-ФЗ . С 19 августа действует статья 54.1, которая запретила налоговые схемы. Все внимание налоговики теперь уделяют реальности сделки, а не недочетам в «первичке». Для защиты от претензий налоговой теперь важно доказать, что контрагент был способен выполнить обязательства, и компания убедилась в благонадежности контрагента, то есть проявила должную осмотрительность – контрагента проверили от и до, проведя тщательнейшее расследование. По сути, теперь нужно собрать полноценное досье на поставщика или подрядчика.

Какого-то специального и универсального регламента проверки контрагента на добросовестность в природе не существует. Поэтому мы подготовили пошаговую инструкцию, при помощи которой можно проверить контрагента перед заключением договора. Чем больше источников – внешних и внутренних – будет задействовано, тем качественнее получится результат проверки подрядчика (поставщика) и более высокими шансы защитить компанию от доначисления налогов.

Почему главбух не должен проверять контрагентов

Многие компании до последнего времени не утруждали себя проверкой контрагента. А в тех, кто пытался обезопасить себя от сомнительных связей, чаще всего проверку возлагали на главбуха. По ясным причинам такая проверка не выдерживает никакой критики, поскольку бухгалтеры расценивают новую обязанность как дополнительную нагрузку, чаще всего проводят проверку контрагента формально, «для галочки».

Алгоритм проверки контрагента

Шаг № 1. Проверить контрагента по официальным сайтам в интернете

Проверку надежности контрагента можно начать с общедоступных ресурсов в интернете. Благодаря им можно бесплатно и оперативно узнать весьма интересные подробности о потенциальном партнере.

• Скачать выписку, проверить адрес и директора на «массовость», узнать о дисквалификации директора контрагента, проверить наличие налоговых долгов можно на сайте ФНС egrul.nalog.ru . Тревожные «звоночки»:
  • в ЕГРЮЛ есть отметка о дисквалификации и недостоверности сведений о руководителе;
  • компания часто переезжает с одного адреса на другой или зарегистрирована по массовому адресу.
• Проверить наличие судебных исков на контрагента, участие в судебных разбирательствах – на сайте kad.arbitr.ru . Особенно опасно, если будущий контрагент бросает дела после первой инстанции, подает иск и не приходит в суд, это подозрительно. Так могут действовать однодневки, которые хотят создать доказательства реальной деятельности. Плохо, если потенциальный партнер проходил по налоговым спорам, и судьи признавали его ненадежным.
• Проверить наличие долгов, которые уже взыскиваются по суду, позволяет сайт Федеральной службы судебных приставов: fssprus.ru .
• «Пробить» контрагента по реестру недобросовестных поставщиков на сайте единой системы закупок rnp.fas.gov.ru .
• Проверка действительности паспорта директора, разрешений на работу и патентов для иностранцев – информационные сервисы Главного управления по вопросам миграции МВД России сервисы.гувм.мвд.рф .

Положение о проверке контрагентов

В целях унификации процедур и методов проверки контрагентов целесообразно разработать и утвердить в компании единый внутренний нормативный акт - Положение о проверке контрагентов (а не издавать приказы о проверке каждый раз при появлении нового потенциального партнера). В нем, в частности, привести перечень документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров перед заключением той или иной сделки. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным сотрудникам под роспись.

Шаг № 2. Изучить сайт контрагента, рекламу и отзывы в интернете

Кроме официальных ресурсов обязательно надо посмотреть сайт будущего контрагента. Но доверять всей информации на нем не стоит. Поэтому сверьтесь с отзывами клиентов о поставщике на тематических сайтах, в СМИ. Полезно изучить мнения бывших сотрудников, которые знают компанию изнутри (см. отзывы о работодателях в интернете).

Что должно насторожить? Отсутствие у компании сайта, неработающая страница в интернете, устаревшая информация. Также тревожный признак – отсутствие рекламы и отзывов клиентов и сотрудников.

Шаг № 3. Нанести визит контрагенту

В идеале, конечно, надо постараться осмотреть не только офис, но и производственные, а также складские помещения будущего контрагента. Еще лучше – если удастся сфотографировать офис внутри и снаружи, производство, товар на складе, автопарк и т. д. Важно сохранить все пропуски в офис и на склад (в т.ч. на проезд машины) – он докажет, что руководство или представитель компании встречались с контрагентом до заключения сделки.

Что должно насторожить? Контрагент отказывается показывать офисные помещения и склады. Также подозрительно, если у компании нет собственных складов и автомобилей для перевозки товаров, хотя контрагент позиционирует себя как прямой поставщик.

Шаг № 4. Лично встретиться с руководством контрагента

Обязательно надо до заключения сделки лично встретиться с гендиректором компании или уполномоченным представителем контрагента – в офисе либо на нейтральной территории (ресторан, конференция, бизнес-завтрак и т.д.).

Во-первых, попросить показать паспорт и доверенность (если дела ведет представитель компании). Во-вторых, нелишним будет сделать совместную фотографию с директором будущего партнера.

Что должно насторожить? Контрагент работает только через представителя, и все документы подписывает сотрудник с доверенностью. Сам гендиректор ни с кем не общается.

Шаг № 5. Запросить у контрагента документы

Перед сделкой необходимо запросить у поставщика следующие документы (заверенные копии):

• устав;
• приказ о назначении директора;
• доверенности на представителей;
• паспорт руководителя и представителей (дополнительно – письменное согласие на обработку персональных данных);
• налоговые декларации, бухгалтерский баланс;
• лицензии и свидетельства (если деятельность подлежит лицензированию либо на нее надо получать специальное разрешение).

Также стоит запросить справку о фактическом адресе и сведения об имуществе и персонале.

Важно!

С одной стороны, вам необходимо проверить отчетность контрагента. С другой, – контрагент не обязан предоставлять информацию. Если он не согласен, имеет смысл попросить письменный отказ. Бухгалтерскую отчетность можно достать самостоятельно – заказать на сайте статистики gks.ru > «Предоставление данных годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности…».

Что должно насторожить? Будущие контрагенты неохотно предоставляют сведения о себе. В большинстве случаев они ссылаются на коммерческую тайну или персональные данные работников. Но многие сведения, которые нужны для проверки, не считаются тайной. Например, сведения о составе работников, о тех, кто вправе без доверенности действовать от имени компании, о разрешении на конкретный вид деятельности и пр. «Секретную» информацию можно предоставить под обязательство о неразглашении. Если даже на таких условиях документы предоставить отказываются, то сделку заключать рискованно. Если поставщик или покупатель полностью закрывается и отказываются передать любую информацию о себе, с такими сомнительными контрагентами лучше не работать.

На что смотреть в отчетности контрагента

Просто заполучить у контрагента документы – это лишь полдела. Для полноценной проверки необходимо оценить содержащуюся в них информацию. В частности, пробежаться по критериям назначения выездных проверок. Они приведены в приказе ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@. Среди них, например, рост доли расходов, зарплата ниже средней по отрасли, уменьшение рентабельности и низкая налоговая нагрузка, доля налоговых вычетов превышает допустимые значения.

Шаг № 6. Провести проверку через ИФНС

Убедиться в благонадежности будущего партнера поможет проверка контрагента в налоговой. В ИФНС можно осуществить проверку контрагента на уплату налогов, запросить данные о суммах долгов, численности штата контрагента. Эти данные не являются налоговой тайной. Также налоговики могут сообщить, вовремя ли контрагент отчитывается и платит налоги. Самостоятельно на сайте https://service.nalog.ru/zd.do можно получить сведения о наличии задолженности по налогам свыше 1000 руб. и информацию о несданной отчетности более 1 года.

Важно!

ИФНС может отказать в предоставлении информации. Но у компании на руках останется запрос и отказной ответ инспекции. Переписка с налоговиками также служит подтверждением осмотрительности.

Можно назначить сотрудника, который будет отвечать за проверку контрагентов. Он составит отчет о результатах анализа надежности поставщика. Этот бесценный документ послужит неоспоримым доказательством того, что компания выполнила все требования закона о должной осмотрительности.

***

Проверка добросовестности контрагентов является стандартом нашей работы при оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга . Наша методика проверки позволяет снизить риски наступления налоговой ответственности за контрагентов.

Кроме того, наша компания обладает богатым опытом в сопровождении сложных сделок. Поэтому мы с радостью поможем документально обосновать причины выбора контрагента.

Связаться с экспертом

Разъясните,пожалуйста, по скольким параметрам собирать досье на контрагента, чтобы доказать проверяющим надежность компании и не лишиться расходов. С каких расходов должны быть потверждения контрагентов. Досье должно быть заверено руководителем? Или как?

Отвечает Наталья Шеховцова, эксперт

Чтобы собрать досье на контрагента, прежде всего, запросите у него учредительные и иные документы, подтверждающие его правоспособность как юридического лица (или ИП). Документы должны быть в виде копий, заверенных подписью руководителя контрагента и печатью. Подробнее см. об этом в рекомендации во вложении: .

Также необходимо получить информацию о нем из источников, баз данных и реестров, размещенных в интернете. Подробнее об этом см. в обосновании ниже, а также рекомендацию во вложении: « ». Сведения, полученные из этих источников информации, распечатайте. Заверять подписью руководителя необязательно.

В идеале у компании должно быть досье на каждого контрагента. Если Вы заключаете договоры со значительным количеством контрагентов, то имеет смысл разработать регламент проверки контрагентов, а также форму юридического заключения, которое составляется по регламенту проверки контрагентов и обновляется в отношении каждого контрагента при заключении с ним сделки. Образец юридического заключения см. во вложении.

Обоснование

Перепишите регламент проверки контрагентов

«В Налоговом кодексе появилась новая , которая меняет подход инспекторов к проверкам. Теперь ревизоры будут реже придираться к подписям на первичке.

Вместо этого они будут анализировать, действительно ли мог контрагент поставить товар: есть ли у него производство, транспорт, сырье, достаточно ли сотрудников.

Ваш старый регламент проверки контрагентов может устареть: досье на поставщиков надо собирать по-новому. Поможет вам в этом сервис « ». С ним вы за минуту узнаете, считают ли налоговики подозрительным вашего контрагента, в каких судах он участвует. Сервис соберет досье на компанию из 18 источников и сформирует для вас выписки из реестров с электронной печатью ФНС».

Какими сервисами можно воспользоваться для проверки контрагентов

«Перед сделкой юристы компании выясняют, настолько контрагент надежный и в каком состоянии его бизнес. Мы сделали специальную подборку сайтов, на которых можно проверить состояние дел будущего контрагента.

Предварительная проверка контрагента – обязательный этап договорной работы. Если заключить сделку с сомнительной компанией, есть риск потерять деньги, получить претензии от налоговой и т. д. Компании оказываются втянутыми в длительные арбитражные споры или вынуждены возвращать имущество в общем порядке, поскольку контрагента признали банкротом. Чтобы снизить риски, необходимо заранее убедиться в надежности будущего бизнес-партнера.

В проверке помогут платные или бесплатные онлайн-сервисы. Платные сервисы предоставляют комплексный пакет услуг: нет необходимости посещать множество сайтов, всю информацию по контрагенту представят в виде сводного документа. Такие сервисы экономят время. Бесплатные сервисы – это государственные сайты, ведомства публикуют в общем доступе всю необходимую информацию. Работа с такими сайтами экономит средства. В нашей подборке – информация о государственных ресурсах для проверки и некоторых платных ресурсах.

Какие данные о контрагентах надо проверить обязательно

При выборе контрагента необходимо обязательно проверить:

1. Актуальные сведения из реестра юрлиц или индивидуальных предпринимателей. Такую проверку делают на . По запросу предоставят информацию, которая есть в реестре. Нужно иметь в виду, что сервис не предоставляет истории изменений, и нет возможности получить выписку по состоянию на конкретную дату.

2. Не фигурирует ли директор компании в списке массовых. Это тоже проверяют на сайте ФНС в . Если человек числится в качестве руководителя или учредителя более чем в 10 компаниях, вы об этом узнаете.

3. Бухгалтерскую отчетность. Сведения о ней . Сервис предоставляет сведения не ранее 2012 года. Если компания сдавала отчетность, вы узнаете данные по балансу, движению средств, о целевом использовании, получите отчеты о финансовых результатах и изменении капитала.

4. Наличие арбитражных споров. Сведения об этом предоставляет . По ресурсу можно проверить, в качестве кого контрагент участвует в спорах, а также ознакомиться с текстами судебных актов.

5. Наличие исполнительных производств. Это выясняют на . Вам предоставят номер и дату исполнительного производства, реквизиты документа. Можно узнать предмет исполнения и сумму долга, а контакты пристава. Если должник погасил задолженность, в течение 7-30 дней информация остается на сайте, и можно уточнить дату и основание прекращения производства.

Что дополнительно проверяют перед новой сделкой

Помимо обязательных, существует сведения, которые проверить желательно. Это даст дополнительную информацию о компании, с которой вы планируете подписать договор. Такие данные получают, например, на сервисах:

Эти сервисы предоставляют разный спектр услуг, который отличается и стоимостью, и набором функций. Тем не менее, в каждом из них можно получить данные:

 из ЕГРЮЛ и ЕГРИП,

 по бухучету,

 о госконтрактах и плановых проверках,

 об исполнительных производствах,

 аффилированных лицах,

 арбитражных спорах.

Кроме того, каждый сервис будет извещать об изменении этих данных.

Наиболее удобный функционал у «Проверки контрагентов» и «Контур Фокуса», а данные изо всех госреестров – у «СПАРКа» и в «Картотеке Коммерсант». Также «СПАРК» обладает сведениями о компаниях из стран бывшего СНГ, а «Коммерсант» – об украинских компаниях и компаниях из Казахстана. В «Кейсбуке» и «Контур Фокусе» доступны сведения реестра залогов движимого имущества, а также данные о банкротстве и история изменений реестра юрлиц».

В последнее время очень актуальным вопросом с подачи налоговых органов стала так называемая «должная осмотрительность в выборе контрагента». После громкого Постановления ВАС (http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=63894 ) это словосочетание теперь известно практически каждому налогоплательщику. Хотя само понятие нигде не определено – ни в налоговом законодательстве, ни в гражданском вы его не найдете.

Что нужно сделать, какие документы запросить у контрагента и как сформировать такое досье, чтобы в случае претензий со стороны налогового органа или судебного разбирательства доказать проявление такой осмотрительности.

• Действующая выписка из ЕГРЮЛ (30 дней)
• Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
• Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН)
• Лицензии или специальные разрешения

Документы запрашиваются в копиях, заверенных подписью руководителя контрагента и печатью. Подшиваются в папку (заведите стандартную папку «Контрагенты», с разбивкой по каждому) и хранятся в течение 4-5 лет (как и бухгалтерские и налоговые документы).

Если договор (контракт) будет подписан не руководителем (исполнительным органом, имеющим право действовать без доверенности), то полномочия подтвердит оригинал или заверенная копия доверенности. В доверенности должен быть указан срок действия и полномочия подписанта – проверьте, имеет ли он право заключать такую сделку.

Также приказы о назначении уполномоченных лиц или доверенности на право подписи следует запрашивать, если первичные учетные документы (особенно это касается счетов-фактур) подписывает не генеральный директор и не главный бухгалтер. Конкретный тип документов должен быть указан в доверенности. Подшиваются в ту же папку по соответствующему контрагенту.

В случае если контрагент по устному запросу не представляет документы, советуем запросить их официальным письмом с уведомлением о вручении. Даже если контрагент не ответит (а у него и нет такой обязанности), то в досье будет лежать подтверждающая бумага. А проверить самостоятельно регистрацию и постановку на налоговый учет контрагента можно с помощью сервисов на сайте ФНС.

В некоторых случаях пытаются запрашивать бухгалтерскую и даже налоговую отчетность, а также копии паспортов руководителей и главбухов. Однако ваш партнер имеет полное право вам отказать в предоставлении такой информации. Что чаще всего и происходит. В тоже время, если вы сами работаете с каким-то крупным госзаказчиком, такой отказ с вашей стороны может отрицательно повлиять на исход переговоров и сорвать запланированную сделку.

Советуем не собирать всю информацию по всем, а вычеркнуть, например, разовых поставщиков или подрядчиков. Установить (приказом по компании, к примеру) какую-ту минимальную суму сделки, по которой вы будете собирать досье на контрагента и так далее. Например, наверное, не следует настаивать на предоставлении всех вышеперечисленных документов у Газпрома. Но чем больше будет документов от сомнительных поставщиков, тем будет лучше. Если вы видите, что поставщик сомнительный - запросите копию паспорта руководителя, главного бухгалтера, бухгалтерскую отчетность за последние пару отчетных периодов (с отметкой налоговой о принятии). Для таких поставщиков можно приложить дополнительные подтверждающие документы – выписка из журнала учета посетителей, копия пропуска на автомашину, т.е. дополнительные свидетельства того, что представители контрагента присутствовали на переговорах.

Все вышеизложенное не может дать вам 100 % гарантию, что к вам не будут предъявлены претензии со стороны налоговых органов, но даст дополнительные аргументы при спорах с ними, в том числе и в судах.

Также вы можете воспользоваться сервисом ФНС РФ "Проверь себя и контрагента" http://egrul.nalog.ru/

В режиме он-лайн можно узнать, внесены ли сведения о контрагенте в ЕГРЮЛ, массовые адреса и другую полезную информацию.