Каква е ситуацията с търсенето и предлагането на пазара на персонал за тази свободна позиция, какво е важно да знаете за компанията, свободните работни места и условията на работа, за да изпълните задачата правилно и навреме, за какво е важно да попитате работодателя.
Свободното място "Секретар на рецепцията" е една от началните стъпки на позицията, която не изисква специално образование и богат опит. Обикновено има нужда от рецепционисти във фирми с персонал от 50 и повече души, с голям поток посетители. Винаги има търсене на кандидати, а на пазара има много кандидати, но изборът на рецепционист не е толкова лесна задача, колкото изглежда на пръв поглед. Много зависи от човека, който пръв се свърже с потенциален кандидат. Неучтив отговор от секретар може да обезкуражи потенциален клиент да се свърже с посочената компания, така че е много важно да затворите свободната позиция на секретар на рецепцията с отговорен, тактичен, приятелски настроен и любящ служител. Как да го направя?

Основният инструмент на всеки рекрутер са въпросите. Колкото повече информация получаваме от клиента относно фирмата, свободните работни места и условията на работа, толкова повече шансове имаме да намерим подходящ служител с най-малко време.

1. Първо, нека дефинираме блок от задачи за рецепционист в конкретна компания. Обхватът на отговорности варира и зависи от сферата на дейност и размера на компанията.

Възможни функции:

• Приемане и разпределение на външни и вътрешни повиквания. Посочете броя на обажданията на ден. Посочете колко често се получават обаждания на чужд език, какво съдържание (за да можете да оцените необходимото ниво на владеене на чужди езици).
• Регистрация на входяща и изходяща кореспонденция (получаване и изпращане). Посочете обема на входящата кореспонденция, посочете кой участва в обработката на експресна кореспонденция и изпращането на писма до регионите.
• Осигуряване и поддържане на живота на офиса (канцеларски материали, вода, хигиенни продукти, храни, аптечка, офис техника, мебели и др.).
• Работете с орг. техника.
• Подкрепа при пътуване за служители на компанията. Посочете колко често има нужда от поръчване на билети, хотели, таксита и др. за служителите.
• Регистрация на акаунти в 1 C.
• Чай и кафе за посетители.
• Изпълнение на заповеди на ръководителя. Посочете какъв вид задачи могат да бъдат.

2. Ако е възможно, посетете компанията, оценете атмосферата, служителите, които работят там, това ще ви помогне да стигнете до извода кой човек ще бъде по-полезен.

3. Проверете при работодателя колко служители работят на рецепцията, един или повече. Ако два или повече, посочете как се разпределят задачите между служителите, какви са взаимоотношенията в екипа, общи интереси.

4. Много важен момент: в зависимост от сферата на дейност на компанията, изискванията за външния вид на кандидатите могат да бъдат различни. В много компании момичетата преминават през строг фейсконтрол и възрастов скрининг. Изясняваме всички нюанси, свързани с дрескод, възрастови предпочитания, външни данни.

5. Изясняване на всички въпроси, свързани с мотивацията на служителите, както материални, така и нематериални (бонуси, бонуси, медицински застраховки, обучения за личностно развитие, корпоративни празници, корпоративно изучаване на английски език, състезания, спортни състезания и др.).

6. Посочете какви са перспективите за развитие в рамките на компанията. Помолете да говорите за реални примери за кариерно развитие на служителите.

7. Помолете клиента да опише идеалния кандидат за тази позиция. Този проективен въпрос ще ви помогне да разберете очакванията на клиента.

8. Един от ключовите критерии при избора на секретар на рецепцията е наличието на определени личностни качества у такъв специалист. Работете с клиента за разработване на профил на кандидат.

Среден портрет на рецепционист
Тъй като секретарките на рецепцията първи се срещат и извеждат клиенти и посетители в офиса на компанията, основният критерий за избор на кандидати са външните данни. Обикновено ръководството на компанията иска да види на това място добре поддържано момиче с привлекателен външен вид, компетентна реч и отлична дикция, с по-високо или незавършено висше образование (за предпочитане в профила на компанията). Например, за строителна компания е желателно да изберете секретар с висше техническо образование, за такъв кандидат ще бъде по-лесно да се ориентира в сферата на дейност на организацията. Ако секретарят трябва да общува на чужд език доста често, по-добре е да разгледате кандидати с езиково образование.

Основни компетенции:

Общителност.

Предполага наличието на отлични комуникационни умения, способност за лесно установяване на контакт с непознати, учтивост, способност за спечелване на събеседника. Това ниво ще бъде достатъчно!

Фокус към клиента, дружелюбност.

Способността да слушате внимателно клиента, да не прекъсвате, да отговаряте на въпроси без раздразнение, да се усмихвате искрено. Добри представящи се за свободната позиция секретар на рецепцията са кандидати с външна или гравитираща към външен вид референция. Те са по-гъвкави и емпатични в комуникацията, ориентирани са към помощ, по-лесно им е да работят с клиенти, посетители, да отговарят на техните очаквания и фирмени стандарти.

Инициатива.

Положителна реакция на всяко искане/желание на госта, готовност да изпълни заявката без да се замисля, чия е работата и защо това желание е възникнало от госта.

Стрес устойчивост.

Способността да се третира негативността отвън като работни моменти, които ще се случват повече или по-рядко. Секретарят винаги трябва да бъде възможно най-учтив, приятелски настроен и да цени престижа на компанията, като спазва правилото „клиентът винаги е прав“.

Бързо превключване.

Секретарят трябва да прави няколко неща наведнъж: да отговаря на телефона, да записва заповедите на шефа, да сортира кореспонденция, да отпечатва презентации и т.н.

Как да представим свободна позиция на кандидатите (нюанси и правила за създаване на презентация за свободни работни места).
Тук основната ни задача е да разкажем за свободното място по такъв начин, че кандидатът да избере нашето от всички възможни предложения за работа. Самата длъжностна характеристика трябва да описва възможно най-подробно задачите на длъжността и изискванията към кандидата.
Например:
Ясна, компетентна реч и правилен руски език (устен и писмен);
Желание да помагате на хората;
Търсим кандидат, който обича постоянната комуникация с нови хора
За да намалите времето за търсене, можете да направите бележка „Резюмето се разглежда при наличие на снимка!“
Ако имаме нужда от кандидат, който владее английски език, правим бележка „Ако смятате, че тази свободна позиция е за вас и сте готови за интервю на английски, моля свържете се с нас!“
По този начин се увеличават шансовете на тази обява да се отзове секретарят с отлично владеене на английски, а не със средно или елементарно ниво. Тези. отрязваме неподходящи кандидати и спестяваме много време за преглед на автобиографии или телефонни разговори, установяване на нивото на езика.

Къде да бъде поставен (източници за търсене, включително специални и нетривиални).
Поставяме свободно място в стандартни източници за търсене, можете да използвате социалните. мрежи.

Стратегия за търсене (отговори, активни обаждания, социални мрежи, реклами и др.).
Стратегията за търсене е традиционна – отговори и директно търсене.
При липса на снимки в автобиографията на кандидатите, отворени страници във VK, съученици, Facebook помагат, има допълнителна възможност за оценка на външните данни на кандидата.

Особености на комуникацията лице в лице и оценка на кандидатите.
1. Много е важно да запомните какво е първото ви впечатление от кандидата. Впечатлението за организацията като цяло зависи от работата, поведението на секретаря, отношението му към хората и дори от външния вид, усмивката, тембъра на гласа, запомнете това.
2. Освен класическото „разкажи ни за себе си“, ние провеждаме интервюта за оценка на компетенциите. Нашата цел е да получим информация за оценка на тежестта на онези поведенчески характеристики, които са необходими за ефективна работа на позицията. Използвайте в процеса на интервю реални ситуации, с които кандидатът е трябвало да се сблъска в миналото.
Например:
Помислете за скорошна ситуация, когато сте имали работа с труден клиент. Какво точно се случи?
Припомнете си ситуация, когато ви е било трудно да изпълните няколко задачи едновременно.
3. Предложете разрешаване на ситуации, които теоретично са възможни в хода на работа
"Какво ще направите, ако трябва да отговорите на две телефонни обаждания едновременно"
„Представете си ситуация, телефонът ви звъни, вдигате телефона, вместо да поздравите чувате изключително недоволен клиент, той ви упреква за грешката на служител от друг отдел. Вашите действия. (проверяваме конфликта и възможността за поемам отговорност)
4. Използвайте случаи с елементи на стрес интервю.
"Представете си ситуацията, помолиха ви да донесете кафе в заседателната зала, вашият колега е на обяд. Какво ще правите?" (проверка на находчивостта)
5. Проверете инициативата на кандидата с малък трик
По време на интервюто пуснете например капачката на химикалката, вижте дали кандидатът иска да ви помогне по своя инициатива.
6. При комуникация лице в лице с подходящ кандидат ние „продаваме“ свободното място, като отчитаме уникалната мотивация на конкретен кандидат и наблягаме точно на онези аспекти на работата или стойностите на свободната позиция, които отговарят на очакванията на кандидата. Повечето кандидати смятат тази позиция за отправна точка. Затова е наложително по време на интервюто да се изясни върху какво е фокусиран кандидатът. Ако за тази позиция в компанията не е предвидено кариерно израстване, е необходимо да се избере кандидат, насочен към професионално развитие на тази позиция.

Подготовка на кандидати за интервю във фирмата.
Не забравяйте да уведомите кандидата за правилата за дрескод, посочете в какво кандидатът планира да дойде на интервюто, дайте вашите препоръки относно спазването на бизнес имиджа (в дрехи, прическа, маникюр, козметика), помолете да дойдете 10 минути преди срещата. Дайте увереност на кандидата!

ДОМАШНА ЗАДАЧА №3: Избор на рецепционист

Вие сте офис мениджър на голяма компания ABC и сте получили формуляр за кандидатстване за позиция рецепционист. Стажантът по човешки ресурси подготви три набора от въпроси за вашето скрининг интервю и попита кой от тях бихте използвали.

Упражнение:

1. Прегледайте списъка с въпроси и изберете този, който смятате, че ще даде най-добри резултати. Обяснете избора си и причините, поради които сте отхвърлили другите списъци.
2. Формулирайте допълнителни въпроси (не повече от пет) от различни видове, които определено бихте задали на кандидата, и обяснете тяхната цел.

За да изпълните задачата, използвайте следните приложения: Въпроси за интервюто за подбор; Формуляр за кандидатстване за работа; Описание на позицията, както и материали от лекционната сесия и съответния раздел от сборника

Приложение 1

ВЪПРОСИ ЗА ИНТЕРВЮ ЗА СЕЛЕКЦИЯ

Опция 1

1. Виждам, че цяла година работите във фирма „Домашни помощници”. Харесва ли ви да работите там?
2. Един от младшите секретарки в рецепцията е мъж и е по-възрастен от вас. Мислиш ли, че няма да имаш проблеми, защото ще му станеш шеф?
3. Какво означава терминът „грижа за клиента“?

Вариант 2

1. Виждам, че цяла година работите във фирма „Домашни помощници”. Бихте ли ни разказали малко за това, което обикновено правехте там през работния ден?
2. До каква степен смятате, че вашият трудов опит ще ви помогне на тази позиция?
3. Ще ви опиша една типична ситуация, в която може да се окажете, когато работите тук, и след това ще ви попитам как бихте реагирали.

Един от младшите секретари току-що замина за кафенето - има 15-минутна почивка. Друг работи в близък офис, трябва да подрежда сметки. Отговаряш на телефонно обаждане. Клиентът ви задава въпрос, на който вие не знаете отговора. Изведнъж няколко души идват на рецепцията наведнъж, така че на рецепцията се образува опашка.Какво ще направите в тази ситуация?

1. Бихте ли ни разказали за вашия опит в управлението на хора?
2. Какво трябва да се направи, за да се погрижим за клиентите?

Вариант 3

1. Виждам, че цяла година работите във фирма „Домашни помощници”. Защо искаш да си тръгнеш оттам?
2. До каква степен смятате, че вашият трудов опит ще ви помогне на тази позиция?
3. Можете ли да говорите за ситуация, в която трябваше да правите няколко неща едновременно?
4. Какви са твоите хобита?
5. Ако ви наемем, колко време ще работите на това място? Какви са плановете ти за бъдещето?

_____________________________________________________________________________

Приложение 2

ФОРМУЛЯР ЗА КАНДИДАТСТВАНЕ

позиция:	рецепционист
Фамилия, име и отчество:	Иванова Елена Петровна
Домашен адрес:	Енск, ул. Ивановская, къща. 3 кв. 71
Телефон:	72-33-58
Имате ли шофьорска книжка?
ОПИТ
Име и адрес на настоящо или последно място на работа:	OAO Home Helpers, Ensk, ул. Петровская, 17.
Позиция на заеманата длъжност:	Младши рецепционист
Начална дата на работа:	юли 2001 г
Дата на заминаване:	В момента работя
Длъжностни задължения:	Срещам посетители на фирмата и се обаждам на служителя, при когото са дошли на рецепцията. Работя и на таблото и прехвърлям входящи повиквания към други служители.
Предишни места на работа:	Универмаг "Домашен рай" Продавач От юли 2000 г. до септември 2000 г. Помогна на клиентите да изберат покупки, приеха плащане.
Образование:	СОУ No1 Енск. Завършва през 2000г.
Защо се интересувате от тази позиция? Обяснете доколко вашата квалификация и трудов опит отговарят на тази позиция.	Имам богат опит като младши рецепционист и опит в обслужването на клиенти. Аз съм трудолюбив, амбициозен и уверен, че мога да бъда добър рецепционист. Мисля, че съм готов за повишение.

чиновник- служител, отговорен за поддържането на документооборота на организацията (независимо от формата на собственост), който се състои в регистриране и отчитане на входяща и изходяща кореспонденция, както и друга вътрешна документация. Служителят най-често е служител на структурно звено на офиса или административно-икономическата поддръжка и извършва офис работа в съответствие с изискванията на действащото законодателство и вътрешните регулаторни документи на организацията. В малките организации длъжностите на чиновник и секретар обикновено се комбинират в едно лице. В големите организации служителите са специалисти със специално образование.

В Руската империя

Длъжността "чиновник" беше налична във всички структурни подразделения на Руската империя. Сега тя носи името - "Началник отдел".

Състоянието на пазара на труда в Москва:

Общият брой на свободните работни места за служители, отворени от работодателите в Москва, е около 150-200 свободни работни места всеки месец

Можете да се запознаете с нивото на средните заплати в тази специалност.

Схема на работа по подбора на служител от Агенцията за персонала РЕЗЕРВ НА ПЕРСОНАЛА

1. Подайте заявление за набиране на персонал.
2. Ръководителят на Агенцията за набиране на персонал ще дойде при вас, за да обсъди подробностите по поръчката и да сключи Споразумение за сътрудничество.
3. При спешна нужда от специалист е възможно да подпишете споразумение/заявление и да ни изпратите сканиране по пощата. Веднага ще започнем да набираме персонал. Освен това, в процеса на съвместна работа, ще обменим оригинални документи.
4. Провеждаме първоначални интервюта, оценяваме кандидатите, подбираме най-добрите.
5. Резултатите от търсенето, подбора, оценката на кандидатите се получават за преглед. Вие избирате автобиографиите на кандидатите, които представляват интерес, и задавате часа за интервюто.
6. Ние ще организираме среща на кандидата във вашата компания, за да оценим потенциала на кандидата, да вземем решение за пригодността на кандидата и в положителен случай да обсъдим времето за започване на работа.
7. За избрания специалист проверяваме препоръките за предишни работни места, за да вземем окончателното решение.

Ако няма затруднения, средният срок за закриване на свободното място е 5 дни.

При регистрацията на нов служител за работа ще ви е необходима длъжностна характеристика.

Вземете нашата примерна длъжностна характеристика на служителя като база и я персонализирайте за вашата компания.

Инструкции на чиновника

ИНСТРУКЦИИ ЗА РАБОТА, КОИТО ОДОБРЯВАМ

(орган на юридическо лице (учредители);
00.00.00 No 00 лице, упълномощено да одобрява
длъжностна характеристика на чиновника)

(подпис) (фамилия, инициали)
00.00.00 ч

I. Общи положения

1. Служителят принадлежи към категорията на техническите изпълнители.

2. На длъжността служител се назначава лице, което има основно професионално образование без представяне на изисквания за трудов стаж или средно (пълно) общо образование и специална подготовка по установена програма без представяне на изисквания за трудов стаж.

3. Назначаването на длъжността служител и освобождаването от нея се извършва със заповед на директора на предприятието след представяне (ръководител на канцеларията (отдел за документация), друго длъжностно лице)

4. Служителят трябва да знае:
4.1. Нормативни правни актове, правилници, инструкции, други насоки и документи за водене на деловодство в предприятието.
4.2. Основните разпоредби на Единната държавна система за архивиране.
4.3. Структурата на предприятието и неговите подразделения.
4.4. Стандарти на единната система на организационна и административна документация.
4.5. Процедурата за наблюдение на преминаването на официални документи и материали.

4.6. Основи на организацията на труда.
4.7. Правила за работа на компютърната техника
4.8. Трудово законодателство.
4.9. Вътрешен трудов правилник.
4.10. Правила и норми за охрана на труда.

5. Служителят в своята дейност се ръководи от:

5.1. Правилник за (офис; отдел за документационно обслужване; друго структурно звено)

5.2. Инструкции за деловодство и работа на архива в предприятието.
5.3. Тази длъжностна характеристика.

6. Служителят докладва директно

7. По време на отсъствието на деловодителя задълженията му се изпълняват от лице, определено със заповед на директора на предприятието. Това лице придобива съответните права и отговаря за правилното изпълнение на възложените му задължения.

II. Длъжностни отговорности

Чиновник:
1. Приема и регистрира кореспонденция, изпраща я до структурни поделения.
2. В съответствие с решението на ръководителите на предприятието подава документи за изпълнение, изготвя регистрационни карти или създава банка данни.
3. Води картотека за преминаване на документални материали, следи за тяхното изпълнение, издава необходимите удостоверения по регистрирани документи.
4. Изпраща попълнена документация на получателите.
5. Води отчет на получената и изпратената кореспонденция, организира и съхранява документи от текущия архив.
6. Провежда работа по създаването на референтен апарат за документи, осигурява удобно и бързо търсене за тях.
7. Изготвя и предава в архива на предприятието документални материали, завършени от деловодството, регистрационен файл или компютърни банки данни, съставя описи на делата, предадени в архива за съхранение.
8. Приема документи за подпис
(Началник на службата (ръководител на отдел документация), друго длъжностно лице)
проверява коректността на тяхното съставяне и изпълнение.
9. Осигурява безопасността на преминаване на сервизна документация.
10. Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

III. права

Служителят има право:
1. Запознайте се с проектите за решения на ръководството на предприятието, свързани с неговата дейност.
2. Внася предложения на ръководството за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в тази инструкция.
3. В рамките на своята компетентност да докладва
(началник на офиса (ръководител на отдел документация), друго длъжностно лице)
за всички недостатъци в дейността на предприятието (неговите структурни подразделения), установени в процеса на изпълнение на служебните задължения, и да направи предложения за тяхното отстраняване.
4. Изисква лично или от името на своя непосредствен ръководител от ръководителите на отдели и специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на техните задължения.
5. Изискват ръководството на предприятието да съдейства при изпълнение на задълженията и правата им.

IV. Отговорност

Служителят отговаря за:
1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните им задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в размер, определен от действащото трудово законодателство на Руската федерация.
2. За престъпления, извършени в хода на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.
3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Длъжностната характеристика е разработена в съответствие с

Ръководител на структурно звено

(подпис) (фамилия, инициали)
00.00.00

СЪГЛАСНО:
Ръководител на правния отдел

(подпис) (фамилия, инициали)
00.00.00

Запознат с инструкциите:
(подпис) (фамилия, инициали)

Популярно съдържание на този сайт:

• Примерна автобиография по специалност
• Примерно мотивационно писмо за специалности
• Примерно препоръчително писмо за специалности
• Шаблон за характеристики на производителност
• Образец на оферта за работа
• Интервю: Верни отговори на казусите
• Интервю: Психологическо тестване

Инструкция

Секретарят е лицето на компанията. На първо място, оценете външния вид на кандидата. В крайна сметка не напразно казват, че ги приветстват дрехите, но ги ескортира умът. Колко спретнато и приветливо изглежда една секретарка може да помогне за получаването на правилния договор или предстоящите преговори. Ако имате собствен „образ“, опитайте се да се вслушате в интуицията си. Ако назначите човек, който предизвиква вътрешни противоречия във вашата позиция, тогава вероятно ще бъде трудно да работите с него, защото секретарят е не само лицето на компанията, но и дясната ръка на ръководителя. Въпреки това, не одобрявайте веднага някой, който харесвате с ярък, красив външен вид. Хубавият може бързо да стане скучен и хартиите ще останат неподредени.

Помолете секретаря да напише текста от диктовка. Така проверявате три важни качества наведнъж: скорост на писане, писмена грамотност и умения за персонален компютър. Умишлено правете стилистични грешки и наблюдавайте реакцията на кандидата. Ако той учтиво посъветва най-подходящия вариант за изграждане на фраза, маркирайте го за себе си с „плюс“.

Внимателно проучете резюмето на секретаря. Обърнете внимание на предишни работни места, попитайте кандидата за причините за напускането. Един учтив и сметлив човек никога няма да говори безпристрастно за първия, да „разлива кал“ върху екипа или да говори за собствените си грешки. Най-приемливият отговор, който можете да чуете, е несъответствието на очакванията за заплата. Подчертайте ключовите думи в текста на автобиографията и в разказа на събеседника: точност, организираност, устойчивост на стрес, общителност, вежливост. Не забравяйте, че често секретарят е връзка между различни отдели на организацията, както настроението на лидера, така и комфортът, приятелската атмосфера и ред във всичко могат да зависят от неговите професионални и лични качества.

Източници:

• интервю със секретар

В големите фирми изискванията за външния вид на секретар са документирани и прикрепени към преките задължения. Но дори и при липса на строги правила за облекло в компанията, секретарят трябва да се придържа към бизнес стила на обличане.

Инструкция

Бизнес стилът в дрехите трябва да бъде умерено женствен, но не и секси. Затова той изключва широките костюми в тъмни цветове. Не забравяйте обаче, че сте дошли в офиса да работите, а не да дефилирате покрай офиса в светещи блузи с дълбоко деколте. Бъдете спретнати в облеклото и маниерите, сякаш идвате всеки ден.

За да работите в реномирана компания, вземете поне няколко костюма, например панталон и пола, или тъмни и светли. Дайте предпочитание на дрехи от естествени материи. С ежедневен дрескод можете да носите рокли в бизнес стил, а можете да носите и блуза с пола или панталон. В същото време се опитайте да се придържате към правилото долната част да е по-тъмна от горната. Оставете дългите поли до пода или късите модели над коляното за извън работно време. Не прекалявайте с разфасовките.

Цветовата схема на блузите и ризите трябва да е мека, изберете спокойни нюанси на перлено, синьо, люляк. Избягвайте претенциозните яки и ръкави, както и дантелата и воланите. В горещо време носете блузи с дължина три четвърти. В никакъв случай не носете тениски или горнище: раменете ви винаги трябва да са покрити, а деколтето не трябва да е ниско. Винаги носете поли и рокли в бизнес стил.

Обувките заслужават специално внимание в образа на секретар. Цветът на обувките трябва да съответства на костюма, панталоните или полата. Задължително правило: носете обувки със затворен връх и пета. Идеалната височина на тока е 5-7 см. В офисите на големи и средни компании не е позволено да се носят балетки или обувки на висока платформа.

Сред общите правила по отношение на външния вид на секретарка могат да се разграничат следните: дайте предпочитание на лек грим (спирала, дискретно червило, „безтегловна“ пудра и руж), коса, събрана в прическа, както и перфектен маникюр с естествен нокът овален и почти безцветен лак. Изберете парфюми с изтънчен аромат. Не носете злато с или бижута.

Съвет 3: Какво обикновено се пита в интервю за секретар

Секретарката не е само момиче, което може да направи чай или кафе. Тя трябва да има компетентна реч, да разбира основите на работата в офиса, да може бързо да намира необходимата информация, да поддържа документите в ред. А в повечето компании списъкът със служебните задължения на секретар е още по-обширен.

Интервю за длъжността секретар – за какво да се подготвим

В съвременните компании длъжността секретар е много отговорна. Той е лицето на компанията. Ето защо сега секретарките са не просто привлекателни, а умни и образовани. Те осигуряват на компанията необходимата репутация на сериозна и надеждна институция.

В повечето случаи задълженията на секретаря включват разнообразна помощ на директора. Малки задачи като отпечатване на документи, уреждане на срещи, смяна с подчинени - това е само част от голямата работа. Много често секретарките отговарят за поръчката на вода и канцеларски материали за офиса, отпечатването на малка полиграфия (визитни картички), логистиката и много други. Всичко това трябва да се изясни на интервюто.

Работодателят може да се интересува от вашето ниво на владеене на английски език, особено ако компанията има чуждестранни партньори. В този случай е необходимо добро ниво.

Когато избирате костюм за интервю, по-добре е да се придържате към традиционните сини, сиви, черни нюанси. Чорапогащи са задължителни за варианта с пола, дори и в най-горещия летен ден.

Основите на счетоводството, умението за работа със световни и excel програми също са стандартни изисквания при наемане на секретарка. По време на интервюто може да бъдете помолени бързо да напишат текста или да съставят таблица. Определено трябва да сте подготвени за това.

Как да се държим на интервю

Трябва внимателно да се подготвите за интервюто. Бизнес костюмът трябва да бъде достатъчно строг, така че работодателите да разберат, че сте професионалист. Можете да носите портфолио със себе си, в което да поставите отчети за изпълнени задачи. Можете също така да се запасите с препоръчителни писма от предишни работодатели.

Дипломата не е много важна при кандидатстване за работа като секретар. При интервюиране за тази позиция се вземат предвид опитът и работните умения, а не кой университет е завършил.

На интервюто следете речта. Отделете време, говорете ясно, подредете изреченията си правилно. Не бързай . Нека работодателят разбере, че сте отговорен човек, първо мислите, а след това действате. Ето задачите, които трябва да изпълните възможно най-бързо. Това ще покаже вашата компетентност в избраната област на работа.

Чувствайте се свободни да задавате въпроси. Имате нужда от работа точно толкова, колкото интервюиращите се нуждаят от вашите услуги. Затова изградете диалог, като кажете ясно, че и вие все още не сте решили дали организацията е подходяща за вас.

Оценка на грамотността

Поканете кандидата, който е на интервю за длъжността секретар, да попълни някой от интерактивните диктовки, представени на сайта gramota.ru. Трябва да следвате връзката към сайта http://www.gramota.ru/class/coach/idictation/, изберете текста, попълнете празните клетки, като изберете една от опциите, щракнете върху "Проверка" - проверката е автоматична , и веднага ще получите отговора колко грешки са направени в диктовката.

Пример за текст:
Никога не печатам, не само писма, поверени ми за предаване на други, но и тези, които случайно попаднат в ръцете ми; няма човек_ който да се интересува по-малко от мен от делата на други хора и да се опитва да ги шпионира.
В паметта на нашите бащи господин дьо Бутиер почти загуби Торино, защото, седнал на вечеря в приятна компания, не започна веднага да чете доклада, който получи за предателството, планирано в града, чиято защита ръководеше. От същия Плутарх научих_ че Юлий Цезар би избягал от смъртта_ ако_ отиде в Сената в деня_, когато беше убит от заговорници_, беше прочел предадената му бележка. Плутарх също разказва за _Иванския т_ран Архий_, че в_навечерието на онзи ден_ когато Пелопида осъществи плана си_ да го убие_ и да възстанови свободата на отечеството му_ някой друг Архий_ атинянин_ по най-точния начин му обясни в писмо всичко_, започнато срещу него ; но_ тъй като това съобщение беше дадено на Архий по време на вечеря_ той отложи и не отвори писмото_ с думите_, които оттогава се превърнаха в поговорка в Гърция_ "Бизнес - ще се видим утре!"
(Диктовка по откъс от книгата на Мишел Монтен)

Подготвени „Експерименти“.
И. Баранов
ученик от 10 клас
"Лига на училищата"

Дрескод + английски

Поканете кандидата да преведе документа по-долу и да изрази мнението си относно валидността на отделните точки: съгласни ли сте с всички точки? Кои ще бъдат отменени? Оправдавам.

Текст:
Принципи на корпоративния дрескод.
Установяването на принципи за обличане за работа цели да се избегнат недоразумения и да се гарантира, че в контакт с лица извън компанията нашите служители се представят професионално, като по този начин дават доказателство за професионализъм на цялата ни организация. Това обаче не означава, че всяка ситуация изисква еднакво официален и официален стил. Като цяло се приемат два стила на обличане: официален и неформален (т.нар. бизнес ежедневен).
Официалното облекло е задължително за всички, които представляващи фирмата контактуват с лица отвън, например посещават клиенти или работят на рецепция, участват в срещи с клиенти, обслужват аудио/видео техника по време на презентация за гости и т.н. Всеки, който не е сигурен дали в даден ден ще има срещи с хора отвън, трябва да е готов за всяка възможност и да има на разположение официално облекло.
Неформалното облекло (ежедневно) е възможно в ситуация, когато в даден ден служителят няма срещи с лица извън компанията, не действа като представител на вашата фирма външно и докато е в офиса няма да има директен контакт с гостите. В такива ситуации „бизнес кежуал“ е обвързващ, т.е. удобно, ежедневно, но елегантно облекло.

М.Кондратенко
Център за HR технологии

Общи въпроси

1. Посетителят дойде на рецепцията за 15 минути. преди определеното време. Вашите действия. Оправдавам.
2. Посетител, който има уговорена среща с ръководителя на фирмата, чака 5 минути. В този момент мениджърът по телефона ви информира, че ще бъде там само след 15 минути. Вашите действия?
3. Представете си, че трябва да изберете най-добрия доставчик на офис консумативи за вашата компания. откъде ще започнеш?
4. Трябва да информирате вашия мениджър, че поръчаните подаръци за рождения ден на един от ключовите служители на компанията ще бъдат два дни по-късно от поръчаните (това не е ваша вина). Опишете как ще излезете от ситуацията.
5. Вие сте офис мениджър и набирате персонал за секретариата. Въз основа на какви параметри ще набирате персонал? Какви ключови качества на служителите ще бъдат важни за вас? Оправдавам.
6. Какви документи, удостоверения трябва да притежава секретарят, за да може да изпълни поръчката на ръководителя на производствената среща? Как трябва да се направи това?
7. Какво е необходимо на секретаря, за да води протокол от заседанието?
8. С какви канцеларски материали трябва да се оборудва работното място на мениджъра? Как трябва секретарят да следи това?
Ключ: при отговаряне се оценява цялостната логика, способността за приоритизиране, способността за поемане на отговорност, разбиране на най-добрите методи за взаимодействие за даден тип корпоративна култура. Уточняващите въпроси от кандидата са добре дошли.

С. Иванова
От книгата "Кандидат. Новодошъл. Служител"

В.Пустозерова
Заместник главен редактор
списание "Кадровик",
адвокат

Въпроси относно познанията по деловодство

1. Има ли официален документ, който установява изискванията за изпълнение на вътрешните документи на организацията? Какъв е този документ?
Ключ: Постановление на Държавния стандарт на Русия от 03.03.2003 N 65-ви "За приемането и прилагането на държавния стандарт на Руската федерация" (заедно с "Единната система за документация. Единна система за организационна и административна документация. Документация" Изисквания. GOST R 6.30-2003 "). Според мен е достатъчно да се знае, че документът съществува, че е GOST R, както и приблизителното му име.

2. Какви подробности за документите знаете?
Ключ: при подготовката и обработката на документи се използват следните данни:
01 - Държавен герб на Руската федерация;
02 - емблема на субекта на Руската федерация;
03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);
04 - организационен код;
05 - основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;
06 - идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP);
07 - код на формуляр на документ;
08 - наименование на организацията;
09 - справочни данни за организацията;
10 - име на вида на документа;
11 - дата на документа;
12 - регистрационен номер на документа;
13 - препратка към регистрационния номер и датата на документа;
14 - място на съставяне или публикуване на документа;
15 - адресат;
16 - печат за одобрение на документ;
17 - резолюция;
18 - заглавие на текста;
19 - контролен знак;
20 - текст на документа;
21 - знак за наличието на заявлението;
22 - подпис;
23 - печат за одобрение на документ;
24 - визи за одобрение на документи;
25 - печатен отпечатък;
26 - знак върху заверката на копие;
27 - знак за изпълнителя;
28 - знак за изпълнение на документа и изпращането му по делото;
29 - знак за получаване на документа от организацията;
30 - идентификатор на електронното копие на документа.

3. Какъв вид документи са заповедите и заповедите?
Ключ: заповедите и инструкциите се отнасят до административни (организационни и административни) документи.

4. Как трябва да бъде оформено името на организацията – автор на документа и справочните документи?
Ключ: името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, записано в нейните учредителни документи.
Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса - пълното име на организацията-майка (ако има такава).
Имената на организации от субектите на Руската федерация, които, наред с държавния език на Руската федерация (руски), имат държавния език на субектите на Руската федерация, са отпечатани на два езика.
Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация или на друг език се поставя под или вдясно от името на държавния език на Руската федерация.
Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е залегнало в учредителните документи на организацията. Съкратеното име (в скоби) се поставя под или след пълното име.
Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е автор на документа, и се поставя под името на организацията.

5. Какви подробности се считат за референтни данни за организацията?
Ключ: справочните данни за организацията включват пощенски адрес, телефонен номер и друга информация по преценка на организацията (факс, телекс, номера на банкови сметки, имейл адрес и др.).

6. Възможно ли е да се използва общата форма на организацията за издаване на заповеди?
Ключ: за издаване на заповед се използва обща форма на организация, името на документа (заповедта) е задължителен реквизит. Една организация може да има специално разработена корпоративна идентичност за вътрешни документи, като в този случай има специален формуляр за поръчка.

7. Как да определим кой регистрационен номер трябва да бъде даден на документ?
Ключ: регистрационният номер на документа се състои от неговия сериен номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на дела според номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнителите и др.
Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.
Позоваването на регистрационния номер и датата на документа включва регистрационния номер и датата на документа, на който трябва да се отговори.

8. Какви са условията за съхранение на документи (информация, сертификати, резюмета, информация, меморандуми) за основните отраслови (специфични) дейности на организацията и кои за оперативните?
Ключ: периодите на съхранение на различни документи се определят от Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, като се посочват периодите на съхранение, одобрени. Росархив 10/06/2000 (изменен на 27/10/2003). Информация, сертификати, резюмета, информация, меморандуми за основните отраслови (специфични) дейности на организацията се съхраняват постоянно, а за оперативните отраслови (специфични) дейности - 5 години.

9. Ако в заповедта са посочени няколко изпълнители, колко екземпляра от заповедта трябва да се дадат на ръководителя на организацията за подпис?
Ключ: ръководителят на организацията подписва оригинала, нарича се още първото копие, което не е съвсем ясно с модерните офис технологии, а по-рано това беше най-горният лист хартия в пишеща машина, останалите бяха отпечатани с помощта на листове за копиране. По делото се вписва подписаната заповед. Правят се копия за всички изпълнители.

Прочетете също

• Калъф за HR мениджър

  Въпроси към HR мениджъра

• Методът на казуса като един от методите за оценка на персонала

  Оценката на персонала по методология на казуси става все по-популярна в руските компании. Служителите по човешки ресурси постепенно преминават от въпросници за подбор към бърза оценка с помощта на проективни методи. Отдавна стигнах до извода, че проективните методи при подбора на персонал имат редица предимства

Статии в този раздел

• Техника за психотипиране на личността като инструмент за HR-специалисти и персонални служби

  Повишаването на ефективността на отдела за човешки ресурси или службата за персонал е въпрос, за който ръководителят на почти всяка голяма или средна компания мисли повече от веднъж през работната седмица. Съвременната HR услуга (Човешки ресурси) работи в режим на многозадачност. Нейните служители…

• Как да направите работни калъфи със собствените си ръце: инструкции стъпка по стъпка
• Оценка на персонала: познанството не е сляпо

  Оценката на персонала не е мода, а обективна необходимост при наемане на нови служители, разглеждане на кандидати за повишение, реорганизация на предприятие, оптимизиране на управленската структура и избор на форми на мотивация. Оценката на персонала винаги се е извършвала, но доскоро нямаше ефективни методи за това; Трябваше да разчитам само на субективния опит на управителя или кадровия служител. Но условията се променят и принципите, които съществуват непоклатимо от много години, се оказват неефективни, а бизнесът, базиран на изграден по този начин екип, е неконкурентоспособен.