Как правильно подписать деловое письмо образец. Как написать письмо – образец

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово - доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем - электронных или традиционных - происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

понятно
результативно
убедительно
интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо - короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

деловую (формальную)
личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

лаконичность
точность
аргументированность и логичность
информативность
оценочная и эмоциональная нейтральность
стандартизированность:
используются официальные бланки
употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
количество тем - 1-2
адресность
четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия - составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки - отправляйте письмо-запрос
Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

Благодарите в благодарственном письме
Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие - письмом-подтверждением
Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

в конверте
в электронном виде
по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

имеет традиционную форму «Уважаемый»
пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

знакомит адресата с основной мыслью письма
готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

вы четко указываете суть предложения/обращения
приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

должность

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

Наличие личных местоимений: я, мы, вы
Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
Прямые обращения и просьбы
Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

Замена личных местоимений абстрактными существительными
Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
Замена личных обращений и просьб констатациями
Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

письмо-отказ
письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

дате составления инициативного письма
его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
извещает (о переизбрании членов совета директоров)
уведомляет (об отгрузке товара)
заявляет (о намерениях)
подтверждает (получение товара)
напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода - открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе « » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений . Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении :

фамилию, имя, отчество,
ваш адрес для направления ответ,
число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах . Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

Поздравление –
Предложение – – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
О приёме на работу — –уведомляет вас, что вы приняты на работу.
Заявление – – содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
Отказ- – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
Жалоба – – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
Письмо–извинение – — это ответ на письмо-жалобу.
Письмо-запрос– –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
Письмо-ответ на запрос – – в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
Письмо-благодарность — – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Крутой онлайн курс по деловому английскому от Lingualeo — пройдя его, вы сможете обрести уверенность как в переписке, так и в разговоре на деловые темы. Кстати, перед приобретением его можно попробовать бесплатно.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
Текст разделяется на абзацы без красных строк.
Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You"re и т.д.
Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

Заголовок (шапка):
А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.
Приветствие (обращение), или как начать письмо.
Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя .
Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
Может содержать постскриптум , инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые Господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах.

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank , — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards , — С уважением…

Yours faithfully , Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

Yours sincerely , — если имя Вам известно

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с Вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По Вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your – Относительно Вашего

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/
Kind regards,

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Кто еще не знаком с EnglishDom , бегом туда записываться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение - 2 урока в подарок при оплате 10 уроков . Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

Электронные письма

Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid , кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

В последние десятилетия стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Официальное или – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
(при наличии печати у отправителя)
составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
сведения об , КПП, и ОКУД (для организаций)
адрес и всевозможные контакты отправителя
аналогичная информация об адресате
непосредственно суть послания
дата его составления
и печать (для организаций)

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

Четко и понятно для адресата.
Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

, отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
Письма-просьбы
Запросы
Приглашения на мероприятия
Приглашения к сотрудничеству
Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
Коммерческие предложения
Требования
Инструкции
Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

аккуратности
полном соответствии нормам делопроизводства
целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

по Интернету в электронном виде
через почту
посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Постоянная переписка и электронные сообщения на сегодня стали повседневными средствами общения с друзьями, но написание письма является более традиционным, эффективным способом, который способен вызвать улыбку на лице вашего друга. Если вы пишете электронное письмо на старинный манер, форма написания все равно остается прежней: письмо другу должно включать приветствие, вопросы другу, новости из вашей жизни и соответствующую концовку.

Шаги

Начало письма

Основная часть

Начните с приятных вещей. Первая часть дружеского письма обычно имеет теплый и веселый характер. Так можно задать тон всему письму, позволив получателю узнать, что следует дальше, и письмо будет звучать более серьезно или по-деловому. Напишите приветствие в нескольких строчках, расскажите шутку или напишите о погоде.

«Как дела?» или «Как поживаешь?» - самые обычные способы начать письмо. Задайте вопрос, чтобы письмо казалось частью длинной беседы. Если вы хотите получить ответ на письмо, наполните его вопросами.
Вы можете использовать первый абзац письма, чтобы поподробнее расспросить получателя о его жизни. Например: «Я надеюсь, что малышке Юленьке нравится в детском саду. Не верится, что она так выросла!»
В начале письма часто ссылаются на время года. Подумайте, как начать небольшую беседу, перерастающую в глубокий разговор. Например: «Надеюсь, осень не омрачает твое настроение. Деревья в округе стали такими красивыми. Я все же думаю, что зима будет холодной».

Делитесь новостями и деталями из своей жизни. Сейчас настало время для основной части письма и цели его написания. Зачем вы начали эту переписку? Вы хотите возобновить отношения со старым другом, выразить то, как вы по нему соскучились, или поблагодарить его за помощь? Будьте честным, открытым и старайтесь отчетливо передать на бумаге свои мысли.
- Напишите о том, что происходит в вашей жизни. Несмотря на характер письма, ваше письмо оценят, но рассказы о вашей жизни сблизят вашего адресата и вас. Таким образом, письмо будет более эффективным и открытым. Расскажите, что случилось, какие эмоции вы при этом испытали, и какие у вас планы на будущее.
- Не описывайте свою жизнь слишком подробно, иначе цель дружеского письма будет потеряна. Избегайте газетного праздничного шаблона - ваш друг сразу начнет читать письмо с конца, если вы будете перечислять все свои заслуги. Не нужно погружаться в омут собственных проблем, но будьте реалистами, рассказывая о себе.
Выбирайте темы, которые непосредственно касаются вашего друга. Чем занимался ваш друг последний раз, когда вы встречались с ним? Может, он расстался со своей второй половинкой? Возможно, он переживал трудные времена в футбольной команде? Подстраивайтесь, ссылаясь на знакомые темы, и задавайте вопросы, чтобы показать свой интерес к делам друга.
- Можно обсуждать темы, интересующие вас обоих. Сформулируйте свои взгляды по поводу искусства, политики, недавних событий или других сфер жизни, которые вы бы хотели обсудить с другом.
- Можно предложить посмотреть фильмы или почитать книги, которые, на ваш взгляд, могут понравиться вашему другу. Обмен ценной информацией всегда приветствуется в письмах.
Завершение письма
1. Сверните обсуждение. Напишите последний абзац, передавая другу или любимому лучшие пожелания. Последний абзац обычно легче по эмоциональной нагрузке, но он должен соответствовать общей атмосфере письма. Завершите письмо на позитивной ноте, чтобы друг проникся вашим настроением.
  - Повторите цель письма еще раз. Например, если вы пригласили друга на вечеринку, напишите следующее: «Я надеюсь, что ты придешь!» Если вы просто хотите пожелать другу приятного времяпрепровождения, напишите что-нибудь вроде: «Счастливого Нового года!»
  - Вдохновите друга на ответное письмо. Если вы хотите, чтобы вам ответили, напишите: «Надеюсь на скорый ответ», - или: «Пожалуйста, напиши ответ!»
2. Напишите концовку. Она должна передавать настроение вашего письма в зависимости от его тона: официального или неофициального. Как и приветствие, концовка определяется характером ваших отношений с адресатом. Завершите письмо своим именем.
  - Если вы хотите формально закончить письмо, напишите: «Искренне ваш», «С уважением», или «С наилучшими пожеланиями».
  - Если письмо написано в неофициальном тоне, используйте такие фразы, как «Твой…», «Береги себя» или «Пока».
  - Если письмо личного характера, напишите «С любовью», «Очень люблю тебя» или «Скучаю по тебе».
3. Подумайте над постскриптумом. Постскриптум (лат. post scriptum (P.S.) - «после написанного»), как правило, используют в конце дружеского письма в качестве метода дополнительной информации, которая не стоит того, чтобы отводить на нее отдельный абзац в основной части. Также можно дописать интересную шутку, или просто опустить постскриптум. В любом случае убедитесь, что постскриптум соответствует тону письма и придает вашему адресату ощущение, что вы хотите его видеть.