Самоменеджмент - это одно из важнейших условий достижения успеха. Научившись правильно распределять свое время, вы сможете эффективнее работать на пути достижения поставленных целей.
Определение самоменеджмента
На вопрос о том, какой ресурс в человеческой жизни является самым ограниченным, многие отвечают неправильно. Это не деньги или прочие блага, а именно время. Только научившись правильно распределять его для выполнения тех или иных действий, можно максимально приблизиться к достижению поставленных целей.
Самоменеджмент - это техника, которая подразумевает рациональное использование (также его называют тайм-менеджмент). Данная методика позволяет достигать лучших результатов при меньших нагрузках. Также речь идет о применении в работе эффективных методов, которые обеспечивают экономию ресурсов.
Если брать во внимание цель самоменеджмента, то она заключается в том, чтобы максимально использовать все имеющиеся ресурсы и сократить затраты времени на выполнение тех или иных операций.
Сущность самоменеджмента может быть выражена в следующих положениях:
- определение целей (они непременно должны быть реалистичными и, желательно, конкретными);
- создание в своем сознании картины успеха (включите сюда свое окружение и прочие моменты);
- использование методики "больших скачков", которая подразумевает быстрый переход к конкретным действиям;
- безусловная вера в собственные силы и достижение успеха;
- сосредоточение на основных целях и отсеивание второстепенных;
- умение держать себя в руках и начинать действия заново в случае неудачного опыта.
Можно сказать, что на данный момент самоменеджмент - это объективная необходимость не только для руководителей предприятий, но также и для любого другого человека, который хочет эффективно использовать свое время и успевать сделать как можно больше работы. Он должен стать своего рода привычкой, что достигается путем длительной работы над собой, выработкой усидчивости, а также умением мыслить рационально.
Функции самоменеджмента
Ежедневно решая те или иные задачи, мы порой не задумываемся о том, что занимаемся самоменеджментом. Тем не менее, чтобы достичь действительно значительных результатов, важно подходить к данному процессу осознанно и последовательно. Можно выделить следующие функции самоменеджмента:
- целеполагание (вы должны четко представлять себе конечный результат в реальном выражении, которого вы хотели бы достичь по итогам своей деятельности);
- составление плана (разработка детальной "дорожной карты", которая определит ваши шаги на пути к намеченным целям);
- принятие решений (каждый шаг сопровождается наличием нескольких альтернатив, из которых вы должны сделать выбор);
- организация своего рабочего времени и пространства (вы должны выработать для себя удобный график работы и четко его придерживаться, не отвлекаясь на посторонние занятия);
- постоянный самоконтроль (важно проводить анализ соответствия достигнутых результатов запланированным не только на конечном, но и на промежуточных этапах работы);
- налаживание коммуникаций и каналов информации (это, пожалуй, одна из важнейших функций, которая тесно взаимосвязана со всеми остальными).
Вышеперечисленные функции в указанной последовательности можно также воспринимать как этапы самоуправления. Стоит отметить исключительную важность каждого из них, а потому перешагивать через тот или иной пункт недопустимо. Важно понимать, что, несмотря на то, что на первый взгляд это выглядит сложно, а также отнимает много времени, со временем эти действия дойдут до автоматизма. Учтите, что самоменеджмент является не просто обязанностью, но выработанной привычкой эффективного и успешного руководителя.
Чем обусловлена необходимость самоменеджмента руководителя
Понятие самоменеджмента получило свое развитие ввиду того, что далеко не каждый человек умеет правильно организовать свое рабочее время и пространство. В результате некоторые цели так и остаются недостижимыми. Так, можно выделить следующие факторы, препятствующие успеху, обусловливающие необходимость такого явления, как самоменеджмент руководителя:
- неспособность рационально расходовать свои временные и физические ресурсы;
- отсутствие четких приоритетов как в жизни, так и в деловых вопросах;
- неумение определять свои собственные цели;
- заморозка работы по саморазвитию (достигнув определенного уровня, человек считает нецелесообразным дальнейшее самообразование, а потому начинает отставать от тенденций в бизнесе);
- отсутствие навыков в принятии управленческих решений;
- использование для решения проблем прагматичного подхода и неумение применять творческие методы;
- неумение общаться с людьми, а также оказывать на них должное влияние и давление;
- недостаток знаний в области управленческой деятельности;
- неумение руководить подчиненными и эффективно организовывать их труд;
- уделение недостаточного количества времени и внимания как собственному обучению, так и обучению сотрудников;
- нехватка навыков в области формирования эффективно работающего коллектива (речь идет не только о подборе кадров, то также и расстановке их по рабочим местам).
Стоит отметить, что самоменеджмент руководителя важен не только в контексте его личных карьерных достижений, но также и для обеспечения успешной работы предприятия в целом. Только эффективный управленец может привести организацию и ее сотрудников к успеху. Только тот человек, который научился эффективно управлять собой и своим временем, сможет совладать с большой организацией.
Сущность самомотивации
Самоменеджмент и самомотивация - это одни из самых важных моментов не только в работе руководителя, но также и в повседневной жизни человека, который стремится к достижению успеха. Важно не просто научиться управлять своим временем, но также выработать в себе внутреннее желание работать, обусловленное определенными стимулами. Функцию самомотивации не стоит недооценивать. Порой человека может выбить из колеи, когда окружающие не верят в его успех или же сознательно занижают его достоинства. Данный же механизм подстегивает вас к дальнейшим действиям независимо от внешних обстоятельств.
Достичь настоящего успеха можно только в том случае, если вашу деятельность будут сопровождать такие механизмы, как самоменеджмент и самомотивация. Самый быстрый способ подстегнуть себя - это прислушаться к своим внутренним стимулам. Так, обратите внимание на свои физиологические потребности. Для удовлетворения большинства из них вам непременно понадобятся определенные средства, которые просто невозможно получить, если вы будете бездействовать, сидя в социальных сетях или просматривая телевизионные программы.
Потребностями более высокого уровня являются безопасность и уверенность в завтрашнем дне. Так, человек постоянно нуждается в жилье, одежде, развлечениях, а также определенном запасе средств на удовлетворение прочих потребностей. Сила мотивации зависит только от того, насколько высока ваша планка. Жить в съемной квартире или в собственном доме, одеваться на рынке или в брендовом магазине, отдыхать на даче или престижных курортах, отложить на будущее незначительную сумму или внушительный капитал - сила внутренних стимулов будет зависеть именно от ваших стремлений.
Несмотря на то что многие отрицают влияние общественного мнения, оно порой, является основным фактором самомотивации. Так, например, человек может ходить на работу, чтобы не прослыть бездельником и при этом довольствоваться невысоким положением и средней заработной платой. Некоторых людей самомотивация побуждает к активному продвижению по карьерной лестнице, получению высокого социального статуса, а также значительных денежных доходов.
Таким образом, самомотивация основывается на потребностях человека, которые описывает пирамида Маслоу. На нижней, базовой ступени стоят физиологические потребности. После того как они будут полностью удовлетворены, появляется желание ощущать уверенность в завтрашнем дне, прочность положения и безопасность. Также каждый человек стремится занять определенное общественное положение и создать о себе соответствующее мнение.
Методика самоменеджмента
Методы самоменеджмента можно разделить на несколько категорий:
- Метод организационного управления подразумевает планирование дальнейшей деятельности, исходя из объективного анализа текущей ситуации. Речь идет как о внутренних, так и о внешних факторах.
- Методика саморегуляции стресса состоит в том, чтобы научиться сопротивляться внешним негативным влияниям, сохраняя при этом психологическое равновесие и работоспособность.
- Аутогенная тренировка - это одна из главных процедур, на которой основан самоменеджмент. Кратко ее можно описать как самовнушение и самоубеждение в собственных силах и способностях.
- Медитация довольно часто используется для того, чтобы быстро восстановить силы и эмоциональное равновесие в перерывах между напряженной работой.
Можно сказать, что самоменеджмент - это непрерывная работа над собой. Речь идет не только о формировании определенных профессиональных навыков и умении эффективно расходовать свое рабочее время. Здесь также имеется в виду работа над собственной психикой. В итоге человек должен стать уверенным в собственных силах, а также научиться сохранять самообладание в стрессовых ситуациях.
Осуществление самоменеджмента
Технология самоменеджмента представляет собой определенную последовательность этапов, которая созвучна с его основными целями. Для начала необходимо определиться с целью, а также критериями, которые будут свидетельствовать о ее достижении. Для этого необходимо четко проанализировать текущее положение дел, после чего станут очевидны реально достижимые будущие показатели. Важно, чтобы конечный результат имел какое-то четкое выражение (например, количественное).
На следующем этапе необходимо обратить внимание на фактор информации, которая необходима для того, чтобы реализовать цель самоменеджмента. Данные могут поступать как из внутренних, так и из внешних источников. При этом они должны быть актуальными (то есть соответствовать реальной картине происходящего).
Планирование состоит в том, чтобы выработать четкий алгоритм действий по достижению поставленных целей. При этом важно предусмотреть возможные колебания во внутренней или внешней среде, чтобы определить альтернативные алгоритмы, которые позволят избежать негативных последствий и кризисных состояний.
Принятие решений - это один из важнейших этапов, из которых состоит самоменеджмент. Организации данного процесса стоит уделять особое внимание. Должны быть созданы комфортные условия для работы, а также полное обеспечение информацией, чтобы действия были осмысленными и соответствовали текущему положению дел.
Для эффективной реализации принятых решений важно обеспечить комфортные условия работы. При этом должны быть соблюдены как физиологические, так и психологические особенности. Ключевые задачи должны быть реализованы самостоятельно, а второстепенные могут быть делегированы подчиненным.
На всех этапах работы должен совершаться непрерывный контроль полученных результатов на предмет соответствия их запланированным. Это позволит вовремя выявить отклонения и отреагировать соответствующим образом.
рабочего времени
Принципы самоменеджмента могут быть описаны следующим образом:
- Четкому планированию и распределению операций должно подвергаться только 60% рабочего времени. При этом оставшиеся 40% должны оставаться незанятыми на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, срочных переговоров, а также контактов как внутри организации, так и за ее пределами. Кроме того, запланированные вами дела чисто физически могут занять большее количество времени.
- Планирование рабочего времени не должно иметь одномоментный характер. Данная работа должна проводиться регулярно и систематично. Кроме того, вы можете постоянно вносить коррективы в разработанную программу действий.
- Плановые показатели должны быть реалистичными и разрабатываться на основе реальных возможностей каждого отдельно взятого человека. За основу можно брать отчетные показатели предыдущих периодов или специальные расчеты.
- Для эффективного самоменеджмента важную роль играет такое понятие, как компенсация потерь времени. Имеется в виду, что если у вас появилось "окно" сегодня, то лучше его потратить на выполнение части задач, запланированных на завтра.
- Составляя отчет о проделанной работе, фиксируйте не количество выполненных действий, а достигнутые результаты в реальном выражении. Это поможет создать объективную картину выполнения плана.
- Для того чтобы выполнение работ производилось своевременно, важно, чтобы планы было четко согласованы во времени. Желательно завершать работы немного раньше дедлайна, чтобы иметь возможность внести необходимые коррективы.
- Если планы составляются на разных уровнях (директор, линейные руководители, подчиненные), то они должны быть согласованы во времени.
Преимущества самоменеджмента
Эффективный самоменеджмент дает массу преимуществ как руководителям организации, так и людям, задействованным в любой другой сфере деятельности. Речь идет о следующих положительных моментах:
- значительное уменьшение временных затрат, а также прочих ресурсов на выполнение тех или иных работ;
- организация эффективного механизма трудовой деятельности, что обеспечивает более высокие экономические и прочие результаты, чем в обычных условиях;
- отсутствие стрессовых ситуаций, которые связаны со спешкой из-за боязни не успеть закончить работу в срок;
- если работа выполняется качественно, а также в рамках поставленных сроков, то она приносит моральное удовлетворение как руководителям, так и их подчиненным;
- если у труда есть видимый результат, то это является своего рода мотивацией к дальнейшим активным действиям;
- с каждым четко спланированным шагом растет уровень профессионализма и квалификации;
- в процессе самоменеджмента вы занимаетесь поиском коротких путей достижения целей, на реализацию которых ранее уходило значительное количество времени.
Стоит отметить, что время, затраченное на планирование и организацию работы, полностью окупается не только конечными результатами деятельности, но также и полученными навыками по управлению собственными ресурсами.
Составляющие части самоменеджмента
Система самоменеджмента подразумевает под собой совокупность ряда взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают эффективную организацию рабочего процесса. Можно выделить следующие основные составляющие:
- управление временем подразумевает правильное определение пропорций труда и отдыха, а также распределения длительности каждой из операций;
- управление финансовыми средствами состоит в определении свободных ресурсов, а также тех, которые необходимо задействовать для достижения поставленной цели;
- управление коммуникациями означает поиск связей и источников информации как во внутренней, так и во внешней среде;
- управление рабочим пространством подразумевает правильную организацию рабочего места в соответствии с эргономическими и прочими требованиями.
Стоит отметить, что самоменеджмент - это сложный процесс, а потому и подходить к нему нужно комплексно. Если упустить одну или несколько составляющих, то в плане возникают так называемые узкие места, которые могут негативно сказаться на качестве работы, а также сроках ее выполнения. Подготовка к выполнению того или иного рабочего процесса требует определенных усилий и может занять некоторое время, которое позже окупится результатами.
Выводы
Одним из необходимых условий успешной и результативной работы является самоменеджмент. Он заключается в умении правильно распределять имеющиеся ресурсы, в том числе и временные. Стоит отметить, что довольно часто данное понятие отождествляют с тайм-менеджментом. И это не удивительно, ведь именно умение правильно организовать свой рабочий день обусловливает скорость и качество достижения целей. На данный момент, учитывая современный темп жизни, а также уровень конкуренции, самоменеджмент становится объективной необходимостью для тех людей, которые нацелены на результат.
Стоит отметить, что функции самоуправления во многом соответствуют функциям менеджмента. Для начала необходимо разработать цель, которая определит направление, в котором нужно двигаться. Далее она детализируется путем составления плана. Реализация его представляет собой последовательное принятие цепочки а также организации рабочего процесса. Если речь идет о предприятии, то между всеми его подразделениями должны быть установлены коммуникативные связи. И не стоит забывать о такой функции, как контроль, который может быть не только итоговым, но также и промежуточным.
Важно уделять внимание не только менеджменту, но также и самомотивации. Для того чтобы разобраться, при достижении тех или иных целей, стоит изучить Её базу составляют физиологические нужды. Это еда, одежда и прочее. Обеспечив необходимый минимум, человек задумывается о том, чтобы чувствовать себя в безопасности. Речь здесь идет о том, чтобы иметь уверенность в завтрашнем дне (чаще всего подразумевается финансовое благосостояние). Высшей категорией потребностей, которые мотивируют человека к деятельности, является общественное положение.
Каждый работающий современный человек проводит на работе почти треть своей взрослой жизни, а многие и более. Время, проведенное на работе, в современной психологии управления рассматривается не как способ зарабатывания денег для своей бытовой, и семейной личной жизни. Это абсолютно самостоятельная и весьма значимая часть нашей жизни. Она обозначается как « профессиональная жизнь» . И эта часть жизни имеет законное право быть интересной, привлекательной для работника, давать возможности для самореализации, приносить удовлетворение.
Право на интересную профессиональную жизнь – неотъемлемое право каждого человека.
Свыше двадцати лет назад (в 1984г.) ирландский профессор Чарльз Хенди издал книгу «Будущее труда». Анализируя тенденции трудовых отношений в ХIХ – ХХ веках, Хенди пришел к неутешительным выводам и мрачным прогнозам. В динамике труда автор отметил падение возможностей самореализации личности. Труд в массе своей не обеспечивает ни ощущения собственного достоинства, ни состояния защищенности, ни достойного материального вознаграждения. Чтобы восполнить указанное, многие участвуют в волонтерском (общественном, неоплачиваемом) труде помимо основной работы.
В динамике структуры общества Хенди указал на рост безработицы и появление «деклассированного» слоя, который не может отнести себя ни к какому классу это менеджеры.
Отмеченные тенденции, оставленные без внимания, по мнению автора, могут взорвать основные устои общества.В качестве «здоровой силы», способной остановить отрицательные социальные тенденции, Хенди видел высший менеджмент. Это топ-мненеджмент и «золотые воротнички» – генералитет управленческой профессии.Хенди назвал эту социальную группу«не-класс не-производителей». Иными словами, это то, что находится за «продуктивизмом». Именно эта группа способна конструктивно преобразовать общество. Эти люди имеют колоссальное, сравнимое с ведущими политиками, влияние на национальные и мировую экономику и, как следствие, на национальные и мировую политику.
Однако огромную роль в обществе играет не только высший менеджмент. Сегодня в мире к профессии менеджера можно отнести около 15% работающих. Эти люди, как правило, сами являются хозяевами своей жизни. Они держат «птицу счастья» в собственных руках. Кроме того, от них в огромной степени зависит благополучие их подчиненных. Исходя из сказанного, можно сформулировать роль современного менеджмента в задачах его субъекта.
Задачи современного менеджера:
Сделать интересной свою профессиональную жизнь;
Сделать интересной профессиональную жизнь подчиненного персонала;
«Сделать деньги», то есть обеспечить эффективность (прибыльность) возглавляемой работы;
Сделать интересной свою личную и семейную жизнь.
Изложенные задачи предполагают, что менеджер – это человек, который внутренне (психологически) положительно настроен на свою работу. Более того, она приносит ему удовлетворение. Работать менеджером «по-принуждению» не только не следует, но и вредно. Вредно для себя и для общества. Такой человек сам испытывает дискомфорт, а также создает психологическое напряжение для своих подчиненных.
В дальнейшем рейтинге задач менеджер должен на первое место ставить людей – своих подчиненных. Ведь от них, от их душевного состояния зависит, в конечном счете, профессиональный успех фирмы. И, наконец, последняя задача. Современный менеджер – это прежде всего специалист в области человеческих отношений. Именно так. И если это так, то он вполне в состоянии проявить свои управленческие, регулирующе-настраивающие качества и на сферу своих отношений в семье и кругу друзей. В противном случае следует поставить под сомнение его управленческий профессионализм в современном его понимании. А если у самого менеджера нелады в доме и проблемы с друзьями, то он будет не в состоянии решать и те задачи, которые выше обозначены первыми.
До сих пор наш разговор велся без учета пола менеджера. А ведь около четверти менеджеров – женщины. Проблема пола в теории управления называется «гендерной».
Длительное время считалось, что для руководителя важнейшими качествами являются логика, рассудительность, эмоциональное равновесие. А это, в свою очередь, типичные качества того склада ума и характера, который принято называть мужским.
Однако 15-20% женщин вполне обладают перечисленными качествами. Значит, они могут быть успешными руководителями «играя на поле мужчин». Именно такими были политические лидеры Маргарет Тетчер, Индира Ганди, Беназир Бхутто и многие другие.
Но современная теория управления совсем не настраивает женщин-менеджеров «быть мужчинами». Даже наоборот, женщина-менеджер может успешно руководить, используя именно типично «женские» качества. Среди таких качеств – эмоциональное отношение к работе, жизненная практичность, самоотверженность в делах. Современные теория и практика управления обосновали под сказанное даже специальный управленческий стиль – интерактивный.
Интерактивный стиль менеджмента – это вовлечение руководителем подчиненных в эмоциональное единение на базе как заинтересованного отношения к работе, так и внепроизводственным делам друг друга. В этом случае начальник – это «друг-заговорщик».
Таким образом, в современной профессии менеджера совсем не надо менять «половую ориентацию». Женщина вполне может «играть по женским правилам» управления, а мужчина – «по мужским».
Заключая разговор о роли менеджмента в современной жизни, можно еще раз сослаться на трактовку состояния счастья. Наша удовлетворенность своей профессиональной жизнью очень во многом зависит от непосредственного руководителя. Еще одна важнейшая часть – атмосфера в семье. Исходя из сказанного, мы можем глубже понять приведенную в начале главы психологическую формулу счастья.
В век инновационных технологий, при бурном росте различных сфер деятельности, менеджмент стал привычной частью жизни. Его даже приравняли к искусству, науке.
Стремительный рост всеобщего производства усилил необходимость в надобности менеджмента. С его помощью происходит управление каких-либо аспектов жизни. Это может быть руководство над персоналом и над самим производством.
Любой менеджер в своей организации должен четко запланировать и направить свой вид деятельности на улучшение, достижение высокой производительности на рынке труда.
С каждым годом менеджмент все интенсивнее растет и становится необходимым элементом. В его обязанности входит отличное знание потребления и спроса на рынке, производить продаваемый товар с очень низкой затратой, но с высокой прибылью.
При руководстве над персоналом нужно обязательно знать психологию, социологию и уметь привести составленный план в действие и достичь цели. В крупных компаниях ответственный менеджер играет огромную роль для высокого рейтинга производства. Порой менеджер разбирается во всех нюансах фирмы лучше, чем директор.
С каждым годом структура менеджмента расширяется. Его виды имеют свое развитие, которые четко решают поставленную цель. Менеджмент делится на стратегический тип (главным выделяют человеческие ресурсы и работает с долгосрочными целями), организационный (разработка качественного управления и правил, их соблюдение), тактический (разработка нужных стратегий) и оперативный (в основе лежит цель, которая возникает во время производства).
От того, как функционирует каждый тип, выделяют виды:
Маркетинг-менеджмент. Занимается углубленным исследованием денежных рынков, находит новейшие методы сбыта, создает возможность формирования ценовой политики.
Менеджмент персонала. В него входит качественное управление персоналом, использование трудовой деятельности в полном объеме. Принятие на работу и последующее обучение человека.
Производственный менеджмент. Это контроль всех производственных процессов фирмы. Способность улучшения их основных задач. В области сбыта. Организованный подход к повышению показателей сбыта товара. Оформление различных договоров.
Антикризисный - защищает компанию от финансового краха или поднимает фирму от последствий кризиса.
В связи со стремительным ростом производительности на рынке труда появляются новые виды менеджмента , например вирусный, атакующий и мн. др.
Финансовый. Здесь происходит разработка всевозможных целей по управлению всеми финансовыми операциями в заведомой организации, поиск наиболее эффективных методов решения денежных вопросов.
Инновационный вид занимается исключительно с инвестициями, выгодным вложением капитала для увеличения прибыльных каналов.
Эккаутинг-менеджмент. Включает в себя получение нужной информации, тщательно ее отбирая и анализируя, чтобы компания не осталась в проигрыше.
Адаптивный вид следит за всеми изменениями, происходящими на рынке труда. Его цель - адаптироваться в новой среде.
Тайм-менеджмент возможен не только на работе, но и в повседневной жизни. Ведь придя домой или продумывая планы на неделю, мы тоже ставим перед собой ряд задач и их решаем. Для того, чтобы грамотно распланировать своё время и не согнуться под рутиной домашних дел, самое первое и самое главное – это рассчитать количество времени, которое тратишь на определённую занятость.
Когда станет ясно, что за полчаса, которые стиральная машина будет справляться с бельём, можно погладить одежду на следующую неделю, то эти полчаса уже не так сложно будет найти вечером после работы. Но не надо пытаться сделать больше, чем можно! Получаса вполне достаточно. Потому, что если потратить на глаженье весь вечер, то все остальные задачи, которые можно решить сегодня, распределятся на всю неделю.
Постепенно стоит выяснить и количество времени, которое тратится на другие рутинные дела. Можно даже записать, чтобы не путаться. Когда вы не в состоянии держать в голове все дела – пользуйтесь ежедневником. Это не глупое занятие, это экономия собственных ресурсов. Только не надо пытаться вместить задачи одной недели в один день. Всё равно выполнить их не получится. Надо прислушаться к голосу разума и всё то, что хочется вместить в день – наоборот, при случае, разделить на два.
Самый простой пример использования ежедневником это, допустим, подсчёт расхода продуктов на неделю. Чтобы не обнаруживать после поездки в магазин, что, оказывается, кончились два необходимых повседневных продукта, лучше сразу записать, какой именно запас иссяк. Так, если среди недели обозначить в блокноте, допустим, «лук», «подсолнечное масло» и «сахар», то появиться абсолютная гарантия того, что на выходных все это будет куплено, и на следующей неделе не придется бежать в магазин потому, что не на чем поджарить ужин.
Если у вас нет навыка планирования своего дня, попробуйте начать с простого алгоритма: обозначить ежедневную рутину, без которой не обойтись – гигиенические процедуры, основные рабочие задачи, приготовление ужина. И каждый день добавлять к этому списку одну рабочую задачу, одну задачу из области домашнего хозяйства, и одну, связанную с уходом за собой. Для начала можно эти три пункта распределить по трём дням. Со временем станет понятнее, на что осталось время сегодня, и, благодаря упорядочиванию графика, однажды вы увидите, что на сегодня выполнены все задачи, и осталось свободное время.
Таким образом, стоит планировать практически каждую сферу жизни. Планирование – это инструмент, который кажется нудным и сложным, но со временем сильно облегчает жизнь. Главнейшее его правило – всё делать заблаговременно. Если заранее подготовить три варианта того, что надеть на работу, выстирать и погладить эти вещи, то всю неделю утром будет время на уход за собой. Если помочь ребёнку собраться в школу с вечера, то спозаранку не будет криков вроде: «Мама, где мои тетрадки?» Если обеспечить мужа в выходные недельным запасом рубашек, то не придётся в панике помогать ему с глажкой за полчаса до выхода, когда у вас высыхает маникюр.
Есть одна наука, даже навык, без которого в современном мире человеку выжить очень сложно. Это - тайм-менеджмент, или, говоря более простым языком, искусство организовывать свое время и дисциплинировать себя. Когда вы научитесь правильно распоряжаться своим временем, все станет намного проще, вы будете успевать все, что вам нужно, и при этом больше не будет возникать вопрос того, что время утекает от вас, как песок сквозь пальцы. На эту тему написано много научных и публицистических трудов и статей. Я позволю себе обобщить основные принципы, опираясь на собственный многолетний опыт внедрения тайм-менеджмента в работу и обычную жизнь, и надеюсь, что кому-то это станет полезным и изменит его жизнь к лучшему.
1. Ежедневник - твой лучший друг. Это правда. Но также правда и в том, что не все в состоянии его использовать, у некоторых идет какое-то психологическое отторжение. Например, сколько бы я не дарила моей маме ежедневники и не учила ее ими пользоваться, объясняя все преимущества, она все равно не может привыкнуть и бросает через пару дней. Зато у нее всегда есть стопочки небольших листочков все с теми же списками дел. Мой совет таков - конечно, гораздо удобнее вести ежедневный список дел и свое расписание в красивом функциональном ежедневнике, куда также можно вносить контакты нужных лиц, хранить необходимые квитанции, записки и прочие бумажки в специальном отделе и вести дополнительные списки. Но не всем это подходит, поэтому важно определить, какой способ вам ближе - это может быть электронный органайзер в гаджете, обычный блокнот, уже упомянутый ежедневник. В крайнем случае и отдельные листы - но они очень легко теряются, и это уже приводит к беспорядку в вашей жизни, от которого вы так хотите избавиться. Но записывать свои дела на день - обязательно, это поможет вам понять, какие из них выполнять в первую очередь, и в этом вам поможет…
2. …матрица Эйзенхауэра.
Это действительно замечательная и простая в использовании схема, которая позволяет разбить ваши дела на четыре категории и определить, к выполнению которых нужно приступить в первую очередь.
1) срочные и важные дела. Это могут быть дела из других категорий, которые вы не выполнили вовремя и которые «загорелись красным светом». Также сюда относится разрешение каких-то кризисов, или просто дедлайн. Например: рабочий проект, который нужно срочно сдать; прорвавшийся водопровод дома; подготовка к экзамену и т. п.;
2) несрочные важные дела. Эти задачи требует большой вдумчивости и внимательного подхода, они важны для вас, но их не обязательно делать сразу и полностью. Более разумным будет разбить эти задачи на более мелкие подзадачи и выполнять их постепенно, не накапливая, не доводя до дедлайна и не допуская, чтобы они перешли в первую категорию. Например: написание диплома; генеральная уборка дома; ремонт и т. д. Сюда же относятся и дела, связанные с межличностными связями - общение с семьей и друзьями, а также - долгосрочное обучение, текущие рабочие вопросы. Очень важно установить для себя (если они не установлены кем-то) сроки выполнения таких задач в целом, и конкретных их отрезков - в этом помогает ежедневник или календарь матричного типа. В крайнем случае - стикер на мониторе или холодильнике с точной датой выполнения задачи;
3) не важные и не срочные дела. Сюда, в первую очередь, входят губители времени: бессмысленные серфинг в интернете, компьютерные игры, телевизор, болтовня по телефону. Это все называется отдыхом и тоже нужно, но стоит правильно расставить приоритеты между этим пунктом и предыдущими двумя. Также сюда можно отнести чтение художественной литературы и хобби;
4) срочные, но не важные дела. Все, что возникает внезапно, но никак не влияет на достижение вами основных жизненных, учебных, хозяйственных, рабочих и прочих целей. Это могут быть телефонные звонки, неинтересные вам, неинтересные письма, на которые не обязательно отвечать, какая-то необязательная работа. Все это можно либо не выполнять, либо перепоручить. Если же все же пришлось это сделать - тратьте на них минимум времени.
3. Итак, разобравшись с матрицей Эйзенхауэра становится понятно, как расставить приоритеты в течении дня. Если вы пользуетесь ежедневником, я рекомендую выделять эти категории маркерами разных цветов (последнюю категорию вообще не стоит вносить в список, лучше такие дела сразу отсеивать), и выполнять в порядке важности и срочности, начиная с первой и заканчивая третьей. Не забывайте, что дела из второй категории не обязательно сразу выполнять в полном объеме, гораздо продуктивнее будет разбить их на этапы. Для себя я также выделяю всегда рутинные обязательные ежедневные дела, чтобы не упустить их при планировании времени: это уход за собой, спорт, проверка почты, ведение ежедневника и тому подобное. Не забывайте о еде! Вы себе нужны здоровыми.
4. Специалисты рекомендуют ставить на каждый день три основных задачи-цели
, которые вы хотите достичь в течении дня. Если задачи небольшие по объему и временным затратам, можно выделить пять, но не более. Например, у меня это может выглядеть так:
1) отправить клиенту полный просчет;
2) заплатить за квартиру;
3) написать и отправить на утверждение статью для сайт;
4) стирка постельного белья;
5) занятия французским языком.
После того, как вы выполнили эти задачи, день можно считать проведенным с пользой, и все остальное станет приятным бонусом.
5. Мне очень помогает также планировать заранее , в субботу, будущую неделю, и составлять примерный список задач на каждый месяц. Периодически я сверяюсь с ними и проверяю, все ли идет по плану.
6. Когда вы определились с задачами на день, распределили дела по важности и срочности, определите, сколько времени потребует выполнение каждой из них, и распределите их на день. Не забывайте о перерывах!
Их тоже нужно планировать. Например, если вы пишите диплом, то ваше расписание на день может выглядеть примерно так:
6.00-8.00 - ежеутренние дела, завтрак, дорога в институт;
8.00-8.45 - встреча с научным руководителем;
8.45-9.15 - кофе с одногруппниками;
9.15-10.00 - дорога домой, по пути зайти в химчистку и забрать вещи!
10.00-11.00 - второй завтрак, чтение/кино
11.00-13.00 - работа над дипломом
13.00-.14.00 - обед, отдых
14.00-16.00 - работа над дипломом
16.00-17.00 - дорога в спортзал, по пути можно почитать, послушать музыку или аудио курсы по языку
17.00-.18.30 - занятия в зале
18.30-20.30 - встреча с друзьями
21.00-22.00 - чтение материалов для диплом
Конечно, это все примерно. И не обязательно все расписывать по часам, важно иметь такой план в голове и понимать, сколько времени у вас на то или иное дело, и что нужно сделать раньше.
Загрузка...
