Este necesar să se țină un jurnal al orelor de lucru ale angajaților sau este suficientă o fișă de pontaj? Veți găsi răspunsul la această întrebare, precum și un exemplu de revistă, în materialul nostru.
Din articol vei afla:
Urmărirea timpului
Prin lege, angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de angajați (clauza 4 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). De obicei, acest lucru se face prin completarea unei foi de pontaj. Formele acestui document sunt unificate:
Formularul T-12 și formularul T-13 aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 05 ianuarie 2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”.
Cum se completează o fișă de pontaj folosind formularul nr. 0504421
Spre deosebire de o fișă de pontaj, un exemplu de jurnal al timpului de lucru poate fi descărcat gratuit.înregistrați ora exactă de sosire și plecare a angajatului.
În plus, jurnalul poate furniza o coloană pentru a indica motivul întârzierii sau absenței. Se vor putea indica detaliile concediu medical, aplicații pentru concediu pe cheltuiala dvs sau date dintr-o notă explicativă.
Folosind jurnalul de timp al angajaților pentru a descărca, puteți, de asemenea, să urmăriți angajații cu un program flexibil sau o contabilitate rezumată - indiferent dacă își calculează pe deplin cota pentru perioada contabilă.
În plus, ținerea unui astfel de jurnal este un instrument control disciplinarși motivație. Deseori, angajații care întârzie pot fi mustrați, iar cei care ajung la timp, dimpotrivă, pot fi încurajați.
Pe de altă parte, un jurnal al timpului de lucru vă permite să monitorizați activitatea managerilor unei unități structurale - dacă angajații acesteia părăsesc munca cu întârziere, adică suprasolicitarea, este evident că sunt supraîncărcați cu responsabilități de muncă, distribuție incorectă a forței de muncă și responsabilități, sau o lipsă de personal.
Daca firma are multi angajati cu program neregulat de lucru, atunci este mai bine pentru ei să țină un jurnal separat pentru înregistrarea orelor de lucru neregulate, eșantion.
Exemplu de jurnal de timp al angajaților
Deoarece jurnalul de timp nu este obligatoriu nici pentru instituțiile bugetare, nici pentru organizațiile comerciale, nu există un formular elaborat și aprobat.
Fiecare întreprindere în care managerul decide să țină înregistrări folosind un astfel de jurnal are dreptul să-și dezvolte în mod independent forma. Acest document poate fi completat fie pe hârtie, fie în format electronic.
Jurnal de timp - formular de hârtie
De regulă, în procesul de contabilitate a personalului se ține mai mult de un jurnal (contabilitatea contractelor de muncă, formulare înregistrările de lucruși așa mai departe.). Prin urmare, jurnalul de timp de lucru trebuie întocmit în același mod ca și alte registre de înregistrare ale serviciului de personal.
Pagina de titlu ar trebui să indice:
- Numele complet al organizației
- Numele documentului: „Jurnalul de timp al angajaților”
- Dacă este necesar, denumirea unității structurale (dacă se menține o contabilitate separată)
- Data de începere și de încheiere a logării
- Termen de valabilitate
Este mai oportun să păstrați înregistrările în următoarele coloane:
Înregistrați numărul de serie
Numele, prenumele, patronimul angajatului
Postul/departamentul
Ora de sosire la serviciu
E timpul să pleci
Semnătura angajatului
De asemenea, puteți furniza coloane pentru a înregistra motivele absenței sau întârzierii sau detaliile documentelor care explică absența de la locul de muncă.
Dacă firma se confruntă frecvent calatorii de afaceri– trebuie introduse și coloane în jurnal pentru a înregistra absența lucrătorului detașat.
Orele de lucru sunt înregistrate în jurnal pe zi. Pentru a face acest lucru, trebuie fie să furnizați o coloană separată pentru a indica data, fie să selectați foi separate pentru fiecare zi.
Toate paginile jurnalului pot fi realizate mai întâi electronic, apoi tipărite sau rânduite manual în caiet. De asemenea, puteți cumpăra un formular alb al jurnalului de timp de lucru al angajaților sau puteți comanda o imprimare împreună cu formulare ale altor documente și registre contabile.
Procedura de completare a jurnalului de timp de lucru
Procedura de ținere a unui jurnal al programului de lucru al angajaților ar trebui să fie stabilită în Regulile Interne, și anume să indice:
- ce date fac obiectul înregistrării
- care angajat ține evidența și ce competențe are în acest sens?
- când este completat jurnalul și în funcție de ce date (zilnic/săptămânal).
Responsabil cu menținerea jurnalelor de timp ale angajaților
Șeful organizației trebuie, prin ordinul său, să numească un angajat responsabil cu menținerea jurnalului, precum și să indice salariații care vor îndeplini aceste atribuții în timpul absenței sale. Lista persoanelor responsabile trebuie să fie indicată în eșantionul de jurnal al timpului de lucru
Cum se completează jurnalul? Dacă organizația are un personal mic, atunci, de obicei, angajatul responsabil cu păstrarea jurnalului înregistrează personal orele de sosire și de plecare ale fiecărui angajat. Cu un număr mare de personal, acest lucru nu este posibil, așa că pentru a completa jurnalul, puteți utiliza metoda de auto-înregistrare a angajaților. De exemplu, în momentul sosirii și plecării de la serviciu, fiecare completează personal anumite rubrici într-un jurnal de bord care se află într-un loc accesibil (la postul de securitate, la secretară etc.). Cu toate acestea, această metodă nu este de încredere din punctul de vedere al monitorizării acurateței datelor completate.
O altă metodă este completarea zilnică a foilor de jurnal de către șeful unei unități sau departament pentru subordonații săi. La sfârşitul perioadei de raportare (săptămână sau lună), managerii predau fişele persoanei responsabile cu menţinerea jurnalului, iar acesta le depune în carnetul de înregistrare.
Cel mai simplu și cel mai modern mod de a păstra un jurnal al orelor de lucru ale angajaților descărcat aplicabil în întreprinderile în care se utilizează un sistem electronic de control al accesului, adică angajații marchează ora sosirii și plecării de la serviciu cu carduri magnetice printr-un dispozitiv special.
Programul de calculator introduce informații pentru fiecare angajat într-o bază de date, din care ofițerul de personal sau alt angajat autorizat poate tipări informații despre prezența unui anumit angajat la locul de muncă la un anumit moment sau perioadă.
Toate foile revistei trebuie numerotate, dantelate și sigilate cu sigiliul organizației, iar un sigiliu trebuie făcut cu un inventar al numărului de foi. Jurnalele completate ar trebui să fie stocate în arhivele organizației timp de cel puțin cinci ani.
Un jurnal al timpului de lucru este un document care indică când vin angajații în întreprindere și când o părăsesc.
În ce scop se ține jurnalul?
Un jurnal de timp este un document care devine necesar atunci când numărul de angajați ai companiei devine suficient de semnificativ, în urma căruia conducerea sau angajații responsabili nu mai au posibilitatea de a-și înregistra apariția „cu ochii”. Apoi documentul preia această funcție.
Este de remarcat faptul că legislația nu este specificată obligaţia de întreţinere iar în întreprinderile cu un număr mare de personal. De asemenea, nu există un formular standard pentru aceasta, cerințele sunt limitate la cele existente în munca de birou în general. Prin urmare, întreprinderile însele pot seta detaliile pentru propriile lor jurnale contabile în conformitate cu nevoile unei anumite companii.
Jurnalul contabil poate servi la rezolvarea următoarelor sarcini:
- determinarea timpului lucrat de personalul cu program de lucru neregulat;
- înregistrarea cazurilor de întârziere și plecare anticipată de la serviciu;
- ocuparea unui adăpost în timpul orelor suplimentare.
Astfel, folosind acest document, este posibil să se înregistreze cu exactitate timpul pe care toți angajații îl petrec în locul lor. În plus, jurnalul poate fi consultat dacă apar dispute între un angajator și un angajat cu privire la anumite aspecte legate de timpul de lucru. De asemenea, este permisă trimiterea la acest jurnal în instanță, cu avertismentul că trebuie menținut în mod corect. Dacă sunt descoperite încălcări, este posibil să nu fie acceptată ca probă.
Modalități de bază de a controla timpul de lucru
Principala modalitate de a controla timpul de lucru până în prezent este subiectul acestui articol, adică jurnalul de timp, care poate fi sub formă de hârtie sau virtuală. Cu toate acestea, sunt disponibile și alte opțiuni împreună cu acesta. Acestea includ:
- un abonament electronic, realizat sub formă de cartelă magnetică, prin care trec prin turnichet prin această metodă, puteți afla și ora sosirii și plecării angajaților;
- Contabilitatea biometrică este cea mai modernă metodă, presupune că angajații intră la locul de muncă folosind amprentele lor digitale.
Reguli generale de proiectare
S-a menționat deja că nu există o formă generală pentru acest document. Din acest motiv, fiecare întreprindere are posibilitatea de a-l dezvolta pe cont propriu, pe baza mostrelor care pot fi găsite pe Internet.
În special, numărul de coloane în care va fi căptușită foaia diferă. Depinde de obiectivele pe care se concentrează angajatorul. De exemplu, un jurnal contabil nu prea complex poate include următoarele coloane:
- număr;
- numele și parafa salariatului și locul de muncă al acestuia;
- divizarea întreprinderii căreia îi aparține;
- ora sosirii angajatului la fața locului;
- semnătura pe care a dat-o la sosire;
- semnătura persoanei responsabile de prezență;
- ora plecarii angajatului;
- numărul de ore lucrate de acesta la întreprindere în ziua respectivă;
- o notă despre nerespectarea programului de lucru (motivul poate fi munca suplimentară, o întârziere cu un motiv întemeiat sau întârzierea);
- semnătura angajatului la plecare;
- semnătura persoanei responsabile de prezență.
Merită să precizăm că, pe de o parte, această listă nu este exhaustivă și alte coloane pot fi adăugate în document, pe de altă parte, nu este obligatorie și, dacă este necesar, unele coloane pot fi excluse;
Deoarece legislația nu definește regulile de menținere a acestui document, este necesară definirea acestora prin reglementările locale. În special, faptul de a ține un jurnal poate fi indicat în Regulile care reglementează regulamentul intern al muncii. În același timp, un exemplu de jurnal poate fi introdus din ordinul managerului. În viitor, documentul trebuie întocmit în conformitate cu toate regulile care au fost prescrise în respectarea sa prin actele locale.
Acest jurnal trebuie întocmit în conformitate cu următoarele cerințe generale de birou:
- este necesar să introduceți numerotarea continuă și să marcați toate foile sale cu numere;
- este necesară cusarea acestui document, iar firele sunt aduse la ultimul său hârtie de capăt, unde sunt legate și capetele au o lungime de cel puțin 5-7 centimetri;
- pe ultima pagină trebuie să puneți un sigiliu, care are forma unui dreptunghi de hârtie atașat la capetele șiretului, numărul de foi trebuie introdus în acest dreptunghi și semnătura șefului întreprinderii sau a responsabilului angajatul ar trebui să fie plasat pe el.
De asemenea, în jurnal (pe flyleaf sau în alt loc) ar trebui să fie indicate o serie de informații de bază, în special:
- denumirea companiei sau a diviziei sale structurale, dacă jurnalul este ținut pentru angajații unei părți componente a întreprinderii;
- data la care a început jurnalul;
- data la care i s-a făcut ultima intrare;
- numele, prenumele, patronimul și funcția persoanei desemnate responsabilă cu ținerea jurnalului.
În cazurile în care jurnalul este ținut de persoane succesive, de exemplu, agenți de pază, nu se recomandă desemnarea unui singur angajat responsabil. Apoi indicați poziția pe care o ocupă.
Trebuie repetat că aceste cerințe nu se referă la cerințele legislative adoptate în mod specific în legătură cu jurnalul de timp de lucru, ci sunt cerințe generale pentru munca de birou. Cu toate acestea, respectarea acestora este necesară, mai ales în ceea ce privește firmware-ul și numerotarea documentelor.
Metode de umplere
De asemenea, nu există cerințe obligatorii pentru procedura de umplere și, de asemenea, se recomandă ca aceste cerințe să fie aprobate prin reglementările locale. Există două moduri principale de a face acest lucru:
- angajatul responsabil (fie personal, fie ocupând un post corespunzător, agent de securitate sau altul) completează toate coloanele și alți angajați doar certifică cu semnătura că tot ceea ce este indicat este corect;
- Angajatul completează toate coloanele, iar angajatul responsabil semnează.
Ambele metode sunt echivalente și ambele au aceleași cerințe:
Persoana care este responsabilă cu menținerea jurnalului este determinată de manager, care poate indica și o anumită funcție. Dacă există mai multe divizii, managerul poate numi un angajat care își supraveghează propriul jurnal contabil pentru fiecare unitate structurală.
Este demn de remarcat faptul că în zilele noastre, împreună cu jurnalizarea manuală standard, este, de asemenea, posibil să o proiectați folosind un formular pe computer, precum și folosind o aplicație specială.
Programele pot fi furnizate de către organizația furnizorului pentru câteva luni, această metodă implică faptul că acestea sunt închiriate. Aceasta este o opțiune relativ accesibilă. O altă opțiune - o achiziție nedeterminată de software - implică faptul că va trebui să plătiți mult mai mult.
Care este diferența cu un raport?
The documentul trebuie distins de foaia de pontaj.
Foaia de pontaj indică doar câte ore în total a lucrat angajatul într-o anumită zi. Prin urmare, se poate completa o fișă de pontaj mai puțin informativă pe baza unui jurnal, care indică ora exactă a sosirii angajaților la locul de muncă, precum și plecarea acestora de la acesta.
Pe care agențiile guvernamentale le controlează
Angajatorii sunt obligați să urmărească timpul când angajații se prezintă la serviciu și când părăsesc locul de muncă. În același timp, conducerea întreprinderii stabilește forma acestui control în mod independent. Reprezentanți ai agențiilor de reglementare monitorizați cât de corect se face contabilitatea conform formularului acceptat, în măsura în care îndeplinește cerințele muncii de birou, care, după cum sa menționat mai sus, sunt obligatorii.
În special, autoritățile fiscale au dreptul să verifice modul în care este întocmit acest document, deoarece pe baza acestuia li se plătesc salarii și, în consecință, în viitor, impozitele pe acesta sunt plătite la buget. Și dacă acest jurnal este întocmit incorect, atunci și suma plăților va fi inadecvată.
Accesați și acest document poate primi Fondul de asigurări sociale, care are dreptul de a verifica dacă cuantumul prestațiilor a fost stabilit corect, de exemplu, pentru îngrijirea copilului sau pe baza concediului medical. Inspectoratul Federal de Muncă are un drept similar.
În acest caz, absența acestei reviste este considerată o încălcare semnificativă a legislației muncii, ceea ce va duce la amendă.
Iată un videoclip despre automatizarea urmăririi timpului angajaților.
În ciuda faptului că un program neregulat nu este plătit suplimentar, acesta trebuie să fie luat în considerare. În acest articol, veți afla care sunt caracteristicile unui program de lucru neregulat, dacă este necesar să păstrați un jurnal al orelor de lucru neregulate și cum să faceți acest lucru corect folosind un eșantion de jurnal.
Din acest articol veți învăța:
- caracteristicile unui program neregulat;
- modul în care sunt înregistrate orele suplimentare lucrate;
- de ce aveți nevoie de un jurnal pentru înregistrarea programelor de lucru neregulate;
- Cum să completați corect un jurnal de program neregulat.
Cum să ții în mod corespunzător un jurnal al orelor de lucru neregulate
Uneori, în producție, este necesar să se implice angajații în programe de lucru neregulate. Acesta este cazul când un angajat lucrează mai multe ore pe zi decât este stabilit prin regulile standard. Deoarece acest tip de muncă nu constituie ore suplimentare, în general nu este plătită suplimentar. Dar asta nu înseamnă că nu este nevoie să ținem evidența orelor suplimentare lucrate, deoarece acest lucru nu va afecta nimic. Este gresit. În primul rând, acest lucru poate afecta zile suplimentare de vacanță. Acesta este motivul pentru care este atât de important să ținem evidența tuturor orelor lucrate peste timpul stabilit.
Caracteristicile unui program de lucru neregulat
Mai întâi, să definim ce este un program neregulat și cum diferă acesta de cel principal. După cum am spus deja, cel mai important lucru este să distingem orele suplimentare de orele neregulate. În cazul în care angajatorul nu reflectă probabilitatea ca angajatul să fie implicat într-un astfel de program în contractul de muncă, atunci orice oră lucrată în depășire față de normă va fi considerată ore suplimentare și plătită cu o rată dublă. Dacă angajatorul ține cont de acest punct, atunci orele suplimentare lucrate nu vor fi plătite suplimentar, întrucât prin semnarea contractului, angajatul va fi de acord în prealabil cu astfel de condiții.
În ciuda faptului că un program neregulat nu este plătit suplimentar, compensația pentru acesta este încă oferită sub formă de zile suplimentare de vacanță. De regulă, numărul de zile suplimentare depinde de decizia managerului și de complexitatea lucrării.
Dacă, în termenii contractului de muncă program de lucru neregulat nu este prevăzut, managerul nu poate încălca condițiile. Și dacă există o nevoie urgentă, trebuie semnat un acord suplimentar.
După ce ați înțeles toate nuanțele, trebuie să vă dați seama cum să țineți cont de toate aceste ore suplimentare lucrate, pe baza cărora vor fi oferite zile suplimentare pentru vacanță.
De regulă, în toate organizațiile, un jurnal al timpului de lucru este păstrat pentru a înregistra orele suplimentare lucrate, călătoriile de afaceri și orele suplimentare. Un astfel de jurnal este folosit și la înregistrarea orelor de lucru în timpul programelor de lucru neregulate.
Completarea jurnalului de timp de lucru neregulat
Jurnalul de timp de lucru vă permite să monitorizați activitățile angajatului și de aici puteți determina timpul efectiv lucrat de angajat. Acest lucru este necesar pentru a se asigura că nu este depășită limita orelor posibile de muncă pe săptămână, ceea ce va fi considerat o încălcare.
Angajatul trebuie să respecte reglementările interne. Dacă un angajat trebuie să lipsească dintr-un motiv sau altul, acesta îl anunță în prealabil, iar o notă despre orele pierdute este indicată în jurnalul de bord.
În practică, problema contabilizării unui program neregulat provoacă multe probleme, deoarece, pe lângă timpul principal lucrat, este necesar să se ia în considerare și orele suplimentare care nu sunt plătite suplimentar. Este important să nu te încurci în toate aceste nuanțe.
Modul de management este reglementat prin documente interne aprobate de manager.
Exemplu de jurnal pentru înregistrarea orelor de lucru neregulate
În unele cazuri, pentru înregistrarea timpului lucrat se folosesc foi de pontaj, care sunt întocmite într-un singur exemplar și semnate de manager și de responsabil. Dar cel mai adesea este ținut jurnalul programului de lucru neregulat.
Jurnalul trebuie să includă următoarele informații:
- denumirea organizației și denumirea documentului, în acest caz „revista”;
- Urmează un tabel cu mai multe coloane. Prima coloană indică numărul în ordine;
- NUMELE COMPLET. angajat și denumirea unității structurale;
- Număr de personal;
- o descriere a instrucțiunilor angajatorului, indicând motivul muncii suplimentare a angajatului;
- data la care angajatul va trebui să înceapă munca;
- ora la care angajatul va trebui să înceapă să lucreze dincolo de programul stabilit și ora de încheiere;
- durata totală a timpului lucrat pe zi lucrătoare.
Deci, așa cum am spus deja, cel mai important lucru pentru angajator este să formalizeze corect relația cu angajatul pentru a evita problemele cu autoritățile de supraveghere și inspecții.
Cu ajutorul unui jurnal al timpului de lucru, puteți controla disciplina angajaților companiei. Legea obligă fiecare angajat să respecte regulile interne ale organizației.
Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:
Este rapid și GRATUIT!
De asemenea, se întâmplă că un angajat trebuie să părăsească locul de muncă în timpul programului de lucru. Dacă face acest lucru fără a anunța comandantul, va fi clasificat drept absenteism. Dacă șeful este anunțat și se fac înregistrările corespunzătoare în jurnal, salariatul nu va suferi nicio pedeapsă pentru lipsa de la serviciu.
Pentru astfel de circumstanțe există un jurnal contabil - în el se fac înregistrări pentru a determina cu exactitate timpul efectiv lucrat de fiecare dintre angajații de producție.
Revista Revista
Un jurnal de timp este un caiet în care sunt înregistrate perioadele de sosire și plecare a angajaților de la locul de muncă. Aceste perioade includ în mod necesar acordarea de pauze de masă. Această durată la fiecare întreprindere este determinată individual, cu ajutorul unui contract colectiv și de muncă, precum și de către reprezentanții sindicatelor. Pe perioada îndeplinirii atribuțiilor de serviciu, salariatul primește un salariu.
Codul Muncii, precum și alte acte legislative, prevăd că angajații unei întreprinderi nu pot lucra mai mult de 40 de ore pe săptămână. Pe baza acestei norme se elaborează reglementări interne de producție, precum și un program de mers la serviciu.
Toate notele privind timpul lucrat sau absența angajatului de la locul de muncă sunt înscrise în jurnalul contabil.
Articolul 91 din Codul Muncii obligă angajatorii să înregistreze timpul lucrat de angajații lor. Din jurnal, orele de lucru sunt transferate într-o foaie specială de pontaj și utilizate în timpul salarizării.
Cum arată el
Jurnalul este un caiet care constă dintr-o copertă de culoare aurie din carton gros, precum și o folie PVC, care se îndepărtează ușor la trimiterea documentului la arhivă. Magazinul conține găuri de dimensiune standard care sunt folosite pentru tivire.
Pagina de titlu a revistei conține titlul documentului, un loc pentru a introduce numele companiei, precum și un bloc cu următoarele informații:
- datele de început și de sfârșit pentru introducerea informațiilor;
- câte înregistrări conține;
- numerotarea volumului;
- cât timp trebuie păstrat?
Pe spatele documentului se află un câmp care permite certificarea și sigilarea acestuia. Este important ca ștampila să fie plasată în locul potrivit (marcat M.P) și să atingeți autocolantul și banda.
Este necesar să sigilați jurnalul numai dacă acest lucru este cerut de regulamentele interne ale întreprinderii. Legea nu face această operațiune obligatorie.
Cartea contabilă conține următoarele secțiuni:
- Tabele în care trebuie introduse informații despre angajați.
- Informații despre persoanele responsabile cu completarea jurnalului.
- La sfârșitul revistei există informații suplimentare (ajutor).
Jurnalul de contabilitate este unic prin faptul că conține informații foarte importante pentru contabili și ofițerii de personal.
Pentru ce este nevoie
Timpul de lucru este o anumită perioadă în care un angajat al unei organizații își îndeplinește responsabilitățile directe ale postului, ținând cont de toate fișele postului și regulile locale.
Orele de lucru afectează direct calculul salariilor, precum și diferite tipuri de indemnizații și prime. Din acest motiv, evidența trebuie să fie cât mai exactă și corectă posibil.
În aceste scopuri, există un jurnal al timpului de lucru. Utilizarea acestuia este permisă în toate organizațiile, indiferent de tipul și forma de proprietate.
Principalele obiective ale jurnalului contabil sunt:
- disciplina personalului întreprinderii;
- controlul asupra eficienței timpului de lucru;
- calcularea salariilor corecte;
- urmărirea timpilor de nefuncţionare;
- raportarea în câte zile angajatul a fost bolnav sau absent de la serviciu;
- calculul orelor lucrate ore suplimentare etc.
De asemenea, puteți nota în jurnal despre:
- absenteism;
- întârzieri;
- întârziere.
După însumarea orelor lucrate, se calculează salariile, orele suplimentare sau bonusurile.
Exemplu de jurnal de timp al angajaților:
Exemplu de comandă
O astfel de înregistrare a timpului de lucru este posibilă numai după ce șeful întreprinderii emite un ordin în acest sens. Pe lângă indicarea existenței unui astfel de document în organizație, textul ordinului va indica și funcționarul responsabil cu completarea jurnalului de timp de lucru.
Acesta ar putea fi unul dintre următoarele:
- în întreprinderile mici, această problemă este adesea tratată de directorul însuși;
- șeful departamentului în care se efectuează controlul;
- unul dintre specialiștii HR.
Majoritatea angajatorilor aleg ultima variantă ca fiind cea mai optimă. De asemenea, jurnalele diferă în funcție de frecvența completării lor. Contabilitatea poate fi săptămânală, zilnică și cumulativă.
După comandă, un jurnal și o foaie de pontaj pot fi create nu numai, ci și modificate. De obicei, documentul este întocmit în două părți: în prima, managerul ordonă să înceapă ținerea unui jurnal, în a doua, desemnează o persoană responsabilă.
Necesitatea de a face modificări poate fi cauzată de diverși factori - pentru lucrul în condiții periculoase și program neregulat, documentul poate avea o structură specială. Pentru a o confirma, va trebui să emiteți o comandă și să o confirmați cu comanda corespunzătoare.
Cine este responsabil pentru asta
Responsabilitatea pentru păstrarea jurnalului poate fi atribuită aceluiași angajat care păstrează foaia de pontaj sau altcuiva. Chiar și managerul însuși poate ține registrul contabil, dar, în orice caz, informațiile despre aceasta ar trebui să se reflecte în fișa postului sau în descrierea serviciului.
O altă opțiune este o comandă de la conducerea întreprinderii. Aceasta înseamnă că angajatul care ține jurnalul contabil poartă responsabilitatea administrativă.
Responsabilitățile directorului de completare a jurnalului includ efectuarea înregistrărilor necesare în acesta și transferarea acestora pentru înregistrarea ulterioară.
Dacă un angajat care completează un jurnal este concediat, managerul trebuie să emită un nou ordin de numire a unei noi persoane responsabile.
Termeni conexe
Este obligatoriu să păstrați un jurnal de timp în 2019? Articolul 91 din Codul Fiscal prevede că menținerea unei foi de pontaj (formular T-12) este o condiție prealabilă, dar jurnalul de bord nu este inclus în lista documentelor necesare. Conducerea întreprinderii poate decide independent dacă această revistă este necesară la întreprindere sau nu.
Păstrarea unui registru oferă multe beneficii, inclusiv:
- se îmbunătățește calitatea muncii personalului de muncă;
- utilizarea eficientă a timpului de lucru;
- optimizarea muncii muncitorilor;
- o evaluare cuprinzătoare a situației care a apărut, care ajută la evitarea sau rezolvarea multor situații conflictuale.
Programul de lucru poate fi înregistrat la următoarea frecvență:
Ultima opțiune este potrivită pentru acele organizații care funcționează 24 de ore pe zi.
Metode de umplere și control
Documentul principal care este folosit pentru a controla angajații la o întreprindere este jurnalul de contabilitate, dar împreună cu acesta sunt utilizate și alte metode. Acestea includ un permis electronic sub forma unui card magnetic. Cu ajutorul acestuia, puteți urmări clar orele de sosire și de plecare ale angajaților.
Cea mai modernă metodă este contabilitatea biometrică, deoarece presupune verificarea amprentelor angajaților.
Nu există cerințe speciale în legislație pentru completarea jurnalului de bord. Se recomandă ca acestea să fie aprobate prin regulamente și ordine interne.
Jurnalul este completat în două moduri. Prima dintre ele presupune că responsabilul completează toate informațiile, iar alți angajați certifică datele introduse cu o semnătură. În altă opțiune, angajatul responsabil completează coloanele de date și își pune semnătura.
Aceste două metode sunt de valoare egală.
- informațiile pot fi scrise numai cu un stilou - folosirea creionului este strict interzisă;
- datele trebuie introduse cu o scriere de mână lizibilă;
- Nu puteți folosi un corector pentru a schimba informații - este mai bine să tăiați textul cu o singură linie și să scrieți datele corecte deasupra;
- Nu puteți lăsa linii goale, iar dacă din anumite motive au fost deja formate, atunci acestea trebuie completate cu o liniuță.
Astăzi este posibil să completați formularul jurnalului electronic. Pentru aceasta, se folosește un program special sau o aplicație mobilă. Programele necesare pot fi obținute de la furnizor fie pentru închiriere pe o anumită perioadă de timp, fie pentru cumpărare pe termen nelimitat. În acest din urmă caz, va trebui să plătiți mult mai mult decât în primul.
Detalii de design
Revista nu are o formă generală - fiecare întreprindere are posibilitatea de a o dezvolta independent pe baza mostrelor. Puteți descărca online un exemplu de jurnal de timp al angajaților. Numărul de coloane în care este împărțită o foaie din jurnal poate varia, de asemenea.
O revistă obișnuită include următoarele rubrici:
| № | Numele complet al angajatului | Poziția, denumirea unității structurale | Semnătura angajatului, ora | Informații locale de călătorie | |||
| Îngrijire | Venire | Timpul sosirii | E timpul să pleci | Informații despre călătoria de afaceri | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Smirnov L.B. | inginer PEO | 7.30 | 16.30 | 14.20 | 15.10 | Predarea conturilor bancare |
Lista coloanelor poate fi mărită dacă este necesar. Dar aici merită să luați în considerare faptul că documentul nu este obligatoriu din punct de vedere juridic, iar unele coloane pot fi aruncate din el.
Jurnalul de bord este păstrat de persoana responsabilă până la completare.
Următoarele reguli de afaceri trebuie respectate:
- numerotați toate foile jurnalului;
- pentru a coase o carte - firele trebuie aduse la ultimul hârtie de capăt, acolo trebuie legate și lăsate la o lungime de șapte centimetri;
- pe ultima pagină ar trebui să faceți un sigiliu sub forma unui dreptunghi de hârtie, care ar trebui să fie atașat la capetele firului.
Pe dreptunghi trebuie să notați numărul de foi și să semnați managerul sau angajatul care este responsabil cu menținerea jurnalului.
Cazuri speciale
Există organizații în care angajații sunt trimiși în călătorii de afaceri în afara programului de lucru. Legislația nu prevede un jurnal de bord pentru înregistrarea orelor de lucru neregulate, prin urmare este posibil să se adauge noi coloane la jurnalul de bord. Acestea ar putea fi: informații despre orele suplimentare, motive pentru întârziere etc.
Jurnalul contabil este un document important pentru evaluarea corectă a muncii angajaților și calcularea salariilor acestora. Ar trebui să conțină doar informații de încredere. Dacă s-a făcut vreo greșeală la completarea datelor, datele incorecte trebuie tăiate, iar deasupra trebuie să fie scrise informațiile corecte.
Termen de valabilitate
Documentele de reglementare indică faptul că registrele contabile, foile de pontaj și orarele la întreprindere trebuie păstrate în arhive timp de 5 ani. Dacă condițiile de muncă la întreprindere pot fi numite dăunătoare sau periculoase, atunci o astfel de documentație este stocată timp de 75 de ani.
Un jurnal de timp de lucru este un document care vă permite să respectați standardele de muncă, și anume să respectați posibilul program de lucru al angajaților.
În același timp, se exercită controlul asupra activităților angajaților și asupra eficienței utilizării timpului de lucru de către acestea. Toate acestea au în mod clar un efect pozitiv asupra succesului întreprinderii.
APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.
Ritmul modern de dezvoltare a afacerilor ne obligă să monitorizăm constant creșterea productivității atât a proprietarilor de startup-uri, cât și a directorilor executivi ai corporațiilor de renume mondial. Se dezvoltă noi abordări de a face afaceri, cererile angajatorilor de pe piața muncii sunt în creștere, specialiștii sunt invitați să evalueze performanța angajaților – și toate aceste măsuri sunt luate pentru a se asigura că compania crește în ochii consumatorilor și clienților, primește profit și resurse pentru dezvoltare ulterioară.
Cu o abordare rezonabilă, metodele creative chiar funcționează, dar nu uitați de aspectele clasice: de exemplu, identificarea angajaților iresponsabili și, dimpotrivă, harnici.
Angajatorul este ajutat în această misiune de nimic mai mult decât un jurnal de timp. Acest document are scopul de a indica timpul la care angajatul a lucrat efectiv și, de asemenea, înregistrează sosirea și plecarea angajatului de la locul de muncă, notează informații despre întârzieri, absenteism și întârzieri. În ciuda funcționalității atât de extinse, jurnalul pentru înregistrarea sosirii și plecării angajaților se dovedește a fi util în multe alte cazuri, principalul lucru este să știți cum ar trebui să fie întreținut și să vă asigurați că este completat în timp util. Să ne uităm la toate detaliile acestei probleme în articolul următor.
De ce este necesară urmărirea timpului?
Conform articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, responsabilitățile angajatorului includ păstrarea evidenței timpului lucrat de fiecare angajat. Pe baza datelor înregistrate în jurnal, se poate completa o Fișă de pontaj. În plus, jurnalul de timp Maximizează eficiența generală de operare. Acest lucru se explică prin faptul că acest document identifică imediat angajații fără scrupule care lipsesc și/sau întârzie regulat la serviciu fără un motiv întemeiat.
Înregistrările recunosc, de asemenea, angajații responsabili, ceea ce facilitează recompense echitabile și, ca urmare, crește productivitatea. Ca urmare, devine evident cine ar trebui recompensat și promovat și cine ar trebui să încetinească ritmul de lucru și să acorde atenție propriei discipline pentru a-și păstra locul de muncă.
În registrul timpului de lucru se înscrie în forma sa ora de plecare și întoarcere a salariaților din pauza de masă, se exercită controlul asupra prezenței salariaților la posturile lor în timpul programului de lucru și se ia în considerare timpul lucrat de salariat. , care este util în special pentru personalul plătit pe oră, precum și pentru durata concediilor, concediilor de maternitate, bolilor, perioadelor de nefuncționare etc.
Și, desigur, absenteismul este notat în document. Revenind la Codul Muncii al Federației Ruse, concedierea unui angajat poate avea loc după absenteism pentru o zi întreagă de lucru fără un motiv întemeiat sau din cauza absenței unui angajat care durează mai mult de 4 ore.
Timpul de lucru însumat este descris în monologul expertului.
Cine conduce și cum se completează?
Organizația decide independent o astfel de întrebare, bazându-și decizia pe specialitatea sa și direcția propriilor acțiuni. Angajatorul poate prelua el însuși această muncă sau poate indica acest lucru ca fiind responsabilitatea salariatului, ceea ce va fi specificat în contractul de muncă, fișa postului sau comandă specială. Dacă un subordonat se sustrage de la ținerea unui jurnal al timpului de lucru, acesta va suporta răspunderea administrativă, care este atribuită de autoritățile competente.
Jurnalul este completat cât mai scurt posibil: coloanele necesare includ numărul de serie al intrării, numele complet al angajatului, data la care a fost creată înregistrarea, ora la care angajatul a apărut la locul de muncă și când a plecat. În plus, într-o coloană separată puteți înregistra locul specific în care a mers angajatul, precum și timpul total petrecut la locul de muncă pentru o anumită perioadă de timp. Ultima coloană, obligatorie, este semnătura persoanei care ține jurnalul.
Logare se poate face în trei moduri.În primul rând, aceasta contabilitate zilnică tradițională, care se aplică dacă ziua de lucru este standardizată și reglementată de același număr de ore în fiecare zi. Dacă se acordă preferință acestei căi, atunci trebuie să completați jurnalul în fiecare zi, concentrându-vă pe toți angajații enumerați în document.
În al doilea rând, există contabilitate săptămânală, relevantă dacă salariatul nu lucrează în fiecare zi tot acelasi numar de ore, dar intr-o saptamana elaboreaza norma fixata in contract. După cum sugerează și numele, o nouă intrare în jurnal apare la sfârșitul fiecărei săptămâni de lucru.
În sfârșit, în al treilea rând, Dacă un angajat al unei organizații are un program flexibil, jurnalul se ține sub formă de contabilitate rezumată. Pentru companiile care lucrează non-stop pentru a produce ceva și/sau se specializează în efectuarea unor tipuri specifice de muncă, această metodă de contabilitate este cea mai optimă soluție.
Perioada de timp în care apare o nouă intrare variază de la o lună la un an: această durată se datorează faptului că disponibilitatea orelor suplimentare, care apare adesea în timpul unui program de ture, este limitată prin lege la 120 de ore pe an. . Astfel, păstrarea înregistrărilor rezumate ajută mulți angajatori să evite încălcarea Codului Muncii al Federației Ruse.
Să rezumam
Un jurnal de timp este necesar într-o afacere în dezvoltare dinamică, care necesită optimizarea maximă a managementului și selecția strictă a personalului care lucrează în beneficiul cauzei comune. Nu numai că demonstrează nivelul de disciplină al angajaților, dar vă permite și să completați un document obligatoriu stabilit de lege pe baza acestuia, precum și să evitați depășirea normei de timp de lucru stabilite în Codul Muncii al Federației Ruse.
Utilitatea acestui document este fără îndoială - chiar și completarea lui zilnic nu va lua mult timp de la un angajat autorizat, dar timpul petrecut folosind un angajat care este iresponsabil va fi redus semnificativ.
Rezumând toate cele de mai sus în articol, este de remarcat faptul că păstrarea unui jurnal al timpului de lucru este o chestiune personală pentru fiecare angajator.
Spre deosebire de o fișă de pontaj, care este destinată exclusiv înregistrării orelor lucrate, acest document nu este cerut de lege. Dar face afacerile mult mai ușoare, îmbunătățind calitatea resurselor de muncă și economisind semnificativ timpul. Dar timpul înseamnă bani, nu-i așa?
Se încarcă...
