Du vil trenge

• - dagbok;
• - standard daglig rutine for lederen;
• - en liste over aktuelle hendelser med deltakelse av lederen.

Bruksanvisning

Bestem din standard daglige rutine. Noen hendelser kan gjentas dag etter dag, andre er engangsbegivenheter. Lag planer for den kommende uken og måneden. Ranger de forventede aktivitetene i rekkefølge etter viktighet. Som et resultat bør du motta en liste over oppgaver som ligger i et visst hierarki.

Inkluder i din daglige rutine de hendelsene som er inkludert i organisasjonens eller bedriftens arbeidsplaner for kvartalet, halvåret og året. Samle inn informasjon fra avdelinger og strukturelle enheter om kontroll- og tilsynsaktiviteter som du skal delta direkte i.

Hvis planlagte hendelser er planlagt for et bestemt tidspunkt, grupper dem og skriv dem inn i arbeidsdagboken i prioritert rekkefølge. Noter viktigheten av et bestemt møte, møte eller forhandling. Når du angir prioriteringer, la deg lede av hovedfunksjonene dine. Instruer assistenten eller sekretæren din om å minne deg på de viktigste hendelsene i god tid, i stedet for i siste liten.

Pass på at de planlagte hendelsene ikke overlapper hverandre i tide. Hvis det å delta på et møte eller forretningsmøte krever at du reiser bort fra anlegget eller kontoret ditt, må du ta hensyn til reisetiden som kreves.

Legg igjen tid i timeplanen din for andre ikke-planlagte forretningsaktiviteter. Selv et lite tidsgap vil unngå hastverk og forhindre mange misforståelser. Ta også med tid til hvile og spising i din daglige rutine.

Gjør din daglige rutine oppmerksom på assistenten din. Krev at du jevnlig blir varslet om endringer i arrangementsplaner som skjer av objektive grunner. Så snart du mottar meningsfull informasjon fra assistenten din, foreta umiddelbart justeringer i din daglige rutine.

Kilder:

• Planlegging av leders arbeidsdag

Hvorfor er det slik at to arbeidere bruker like mye tid på kontoret, ingen av dem blir distrahert av uvedkommende ting, men de klarer å gjøre forskjellig mye arbeid? Fordi en av dem sprer oppmerksomheten hans, mens den andre klarte å strukturere arbeidsprosessen. Riktig planlegging av arbeidstid er en av nøklene til en vellykket og effektiv arbeidsdag.

Bruksanvisning

Lag arbeidsblokker der du skal utføre lignende oppgaver. Som du vet er det vanskelig å starte en jobb. Når du motvillig har satt deg til den første oppgaven, blir du involvert, og ting går mye raskere. Organiser derfor prosjekter og oppgaver i mapper og begynn å fullføre lignende. For å ta imot besøkende eller ansatte, hvis du er sjef, er det også bedre å sette av din egen kontortid slik at du ikke hele tiden blir distrahert fra å jobbe med papirer.

Hvis det er mye arbeid og det krever din fulle oppmerksomhet, tillat deg selv å avtale ikke-kontortid. Overfør telefonen til dine kolleger eller sekretær, send besøkende til din stedfortreder. Ikke vær sjenert for å låse deg unna alle på kontoret ditt og fordype deg fullstendig i et presserende prosjekt.

Ofte avhenger varigheten av et prosjekt direkte av tiden som er avsatt til det. Hvis dine overordnede ikke skynder deg å fullføre oppgaven, kan du selvstendig regulere tidsrammen som prosjektet skal fullføres innenfor. På denne måten vil arbeidet ditt gå mye raskere enn om du jobber sakte dag etter dag.

Tidsstyring, arbeidstidsplanlegging eller arbeidstidsstyring er en viktig ferdighet for en forretningsperson. Suksess oppfattes oftest som høy ytelse og oppnåelse av meningsfulle mål. Men ikke glem: Vel brukt tid er et annet nøkkelkriterium for suksess.

Tidsstyringsmål

Arbeidstidsstyring kan løse mange mål og oppgaver, den moderne livsrytmen tvinger deg til å behandle tid med stor oppmerksomhet, og moteriktige og vellykkede trenere utvikler mange teknikker som underordner tiden til livets forretningsrytme. Men hva er overraskende: mange av lovene for tidskontroll ble oppdaget og formulert på midten av 1900-tallet, noen enda tidligere - for hundre eller enda flere år siden, da virksomheten bare begynte å hevde seg og livsrytmen var begynner bare å akselerere.

Parkinsons lov sier: "Arbeid fyller tiden som er tilgjengelig for det." Denne aforismen er ironisk, men dens korrekthet bevises av direkte liv. Den engelske historikeren observerte seg selv, sine kjære og deretter arbeidet til offentlige organer og offisielle institusjoner, og la merke til at både i hverdagen og i det offentlige liv er en person klar til å kaste bort tid på ubrukelige ting.

Parkinsons lov ble formulert av historikeren Cyril Northcote Parkinson i en artikkel publisert i det britiske magasinet The Economist i 1955.

Hvis en person ikke begrenser seg til en tidsramme, kan han gjøre arbeidet igjen og igjen, uendelig korrigere noe, justere, lete etter mangler, som om han strever etter å bringe saken til absolutt perfeksjon, ikke handle på resultatet, men fordype seg selv i prosessen.

Overholdelse av denne loven er imidlertid ikke et dogme. Tvert imot, oppgaven til enhver vellykket person er å overvinne tregheten til denne regelen, å underordne denne loven hans planer og retningslinjer.

Hensikten med tidsstyring er å organisere arbeidstiden, prioritere, kontrollere tid og bruke den rasjonelt.

Planleggingsprinsipper

Planlegging består alltid av flere nivåer:

• strategisk global (planlegging i flere år, dette er et supermål eller supermål som en person setter for seg selv)
• strategisk planlegging for et år eller seks måneder (de generelle oppgavene som sakte men sikkert vil bringe en person nærmere sitt hovedmål)
• taktisk planlegging for måneden og uken,
• taktisk planlegging for dagen.

Hver av dem har forskjellige krav, og tidsstyringsmetoder er også merkbart forskjellige. De er veldig individuelle og dannes i stor grad av individet uavhengig.

Eisenhower Matrix

Planlegging av dagen er selvfølgelig også individuell, men i dette tilfellet har næringslivet samlet mye erfaring innen tidsstyring. Hovedprinsippet for daglig tidsstyring er basert på den såkalte Eisenhower-matrisen.

36 USAs president Dwight David Eisenhower utviklet en prioritert matrise for å optimalisere sin travle arbeidstid. Han forsto: alle tingene som en person trenger å gjøre på en dag kan deles inn i viktig og uviktig, presserende og ikke presserende. Som et resultat dannes følgende firkant med 4 soner:

Det vanskeligste er å fordele alt ansvar og bekymringer i disse 4 gruppene: å forstå hvilke ting som faktisk er viktige og hvilke som er uviktige. I følge trenere er viktige ting de som bringer oss nærmere målet og er knyttet til planlegging av året.

Den første ruten bør ideelt sett være ledig, for hvis den er opptatt betyr det at viktige ting ikke ble fullført i tide og tidspresset satt inn. Ideelt sett kan uviktige og ikke-hastende saker (som regel er dette sosiale nettverk, formålsløse telefonsamtaler, dataspill osv.) også trygt feies til side og konsentreres om det viktige og ikke-hastende, og inntar en nøkkelplass i arbeidsdagsplan. Haster og uviktige saker kan gis gjenværende tid eller utførelsen kan delegeres til kolleger eller underordnede.

Pareto-prinsippet

Det andre viktige prinsippet er i samsvar med Eisenhower Matrix og ble oppkalt etter sosiologen Vilfredo Pareto. Det andre navnet på prinsippet er 20/80-prinsippet, Pareto tilbake på 1800-tallet. bemerket: "20% av innsatsen produserer 80% av resultatet, og de resterende 80% av innsatsen produserer bare 20% av resultatet." Det er virkelig vanskelig å argumentere med dette: de fleste anstrengelser gir ikke de ønskede resultatene. Men å ta dette faktum for gitt og bruke det ikke bare på resultater, men også på tidsbruk, vil vise seg å være svært effektivt. Det viktigste er å finne de 20 % av viktig informasjon fra et brev eller en forretningssamtale som vil gi de 80 % av resultatene. I løpet av dagen, midt i syklusen av saker, isoler disse 20 % av planene dine, hvis implementering vil gi 80 % suksess.

Konsekvens av Paretos lov: Det er vanligvis for vanskelig og kjedelig å forstå hva som skjer, og ofte er det ikke nødvendig - du trenger bare å vite om ideen din fungerer eller ikke, og endre den slik at den fungerer, og deretter opprettholde situasjonen til den gjør det. til ideen slutter å virke.

Et annet prinsipp for tidsstyring er basert på menneskelig fysiologi og tar hensyn til hans biorytmer. I løpet av dagen fungerer menneskekroppen ujevnt; biorytmekurven ser omtrent slik ut:

Når du planlegger arbeidsdagen din, er det viktig å ta hensyn til tidspunktet for høy ytelse og sørg for å legge igjen tid til hvile og muligheten til å slappe av og slå av, dette vil tillate deg å bli kvitt de negative effektene av stress på dagtid.

Fjerde prinsipp planlegger kan virke i strid med alt som ble beskrevet ovenfor, men dets overholdelse vil bidra til en myk, rolig følelse av tidens gang, en følelse av at den er underlagt mennesket. En plan kan ikke dominere en person: variasjon og fleksibilitet i planleggingen er kanskje de viktigste prinsippene for tidsstyring. Dette prinsippet innebærer evnen til å endre planer i tide og bygge nye kjeder av sammenhenger mellom hendelser. I praksis betyr dette å registrere viktige og presserende saker som de viktigste som utgjør ryggraden i dagen, og etterlate såkalte buffersoner for mulige endringer, nye forhold og uforutsette hastesaker.

Med et ord, produktivitet og travelhet kan ikke blandes; planlegging vil tillate deg å unngå situasjoner med mangel på tid og riktige prioriteringer, noe som vil øke produktiviteten til arbeidsdagen din betydelig.

10 regler for planlegging av arbeidstid

Faktisk kan det være så mange regler som hver person kan velge fra listen nedenfor.

• Personvernregel. På jobb er det ønskelig å være alene: for å gjøre dette, lukk dørene, still inn stengte timer, slå på telefonsvareren, be sekretæren om stillhet. Tidspunktet for slikt arbeid kan settes om morgenen eller mot slutten av arbeidsdagen, når kontorarbeidsstemningen er redusert.
• Arbeidsblokkregel. Alt arbeid på kontoret kan deles inn i blokker: telefonsamtaler og bedriftskorrespondanse, møter og møter med kolleger, dokumentasjon og papirarbeid. Ved å utføre arbeid i lignende blokker sparer vi krefter og bytter ikke fra en type aktivitet til en annen.
• Regelen er små deler - riktige skiver. En stor, vanskelig oppgave, en strategisk oppgave, kan ikke oppnås med en enkelt applikasjon av innsats, derfor, ved daglig og metodisk å fullføre små deler av et stort prosjekt, bringer vi taktisk det globale målet nærmere.
• Regel for delegering av ansvar. Evnen til å delegere myndighet er også en del av tidsstyringen.
• Forskriftsregel og fristregel. Å sette en klar tidsramme for et forretningsmøte, møte eller intervju, samt et rammeverk for å fullføre arbeidet, betyr bevisst og produktivt brudd på Parkinsons lov, noe som gjør den til din allierte.

Voltaire: Tiden er ganske lang for en som bruker den; den som jobber og som tenker utvider sine grenser.

• Prioriteringsregel. Gradvis kan du utvikle ferdigheten, når nye tilfeller og situasjoner oppstår, til mentalt å tildele hver av dem en status fra Eisenhower-matrisen: presserende - ikke haster, viktig - uviktig. Da vil prioriteringene stille opp automatisk.
• Regelen for å ta hensyn til tid på døgnet og biorytmer. Det er bedre å planlegge viktige og presserende saker om morgenen. Gjennomføringen av dem vil skape en suksesssituasjon i løpet av arbeidsdagen. Det er bedre å planlegge om kvelden: ifølge psykologer og trenere, vil underbevisstheten selv optimalt bygge neste dags rutine over natten.

• Notatregel: "Tenk på papir." Notater er nødvendige: de organiserer bevisstheten din, danner et visuelt bilde i hodet ditt og hjelper deg med å kontrollere deg selv gjennom dagen.
• Resultatregel. Et sammendrag på slutten av arbeidsdagen kan skape en følelse av suksess, produktivitet og hjelpe til med å koordinere dine handlinger og planer for fremtidige dager.

Arbeidstidsplanleggingsmetoder

De viktigste metodene for tidsstyring er å føre poster, kalendere og arbeidsdagskort. I dette tilfellet legges ett eller flere prinsipper for tidsstyring til grunn: det lages et generelt opplegg, en mal som kan tilpasses og brukes av en bestemt person for hans eller hennes daglige rutine.

En av forfatterens metoder er beskrevet i Tracy Browns bok og heter «Leave Disgust, Eat a Frog!» Det innebærer å dele opp planer i positivt fargede, hyggelige ansvarsområder og ubehagelige. Hvis du nøye og bevisst analyserer planene dine for dagen, vil du definitivt finne ting du ikke vil gjøre (de kan omtrent kalles frosker eller padder). Dette er tingene som må gjøres først: legg til side avsky og metaforisk "spis denne frosken først."

Brian Tracy: Til slutt, en observasjon: hvis du må "spise" en levende frosk, ikke sitt og stirre på den for lenge. Veien til å oppnå et høyt nivå av profesjonalitet og produktivitet går gjennom å tilegne seg en bærekraftig vane med å løse de viktigste oppgavene først om morgenen, uten å kaste bort tid på andre problemer. Du må lære å "spise frosken" først, uten å engasjere deg i foreløpige, ofte inaktive, resonnementer.

I tillegg til denne teknikken, ett råd til: for å gjøre ettersmaken enda mer behagelig, etter frosken kan du "spise en dessert": gjør noe hyggelig, elsket, bring nytelse og glede på arbeidsplassen.

En interessant metode for å planlegge en arbeidsdag ble foreslått av Alexander og Dmitry Tsyglin, representanter for Franklin School:

Video om å lage et kart for dagen

Benjamin Franklin, forfatteren av den berømte aforismen «Tid er penger», bemerket også følgende: Rikdom avhenger hovedsakelig av to ting: av industri og moderasjon, med andre ord, kast bort verken tid eller penger, og bruk begge deler best mulig.

Den moderne formen for å lage planer for dagen er spesielle programmer for smarttelefoner og PDA-er (arrangører), som tar kalender- eller regnearkfunksjonene som grunnlag, som lar deg reflektere dato, klokkeslett, angi tidsrammen for hver hendelse, la notater og kommentarer, og også lage ikke bare taktiske planer for dagen, men også for å se strategisk bevegelse mot hovedmålet. De er mobile, praktiske og, viktigst av alt, effektive i moderne levekår.

Eksempel på programmer

Ved å kombinere flere teknikker og ta hensyn til så mange prinsipper og regler for tidsstyring som mulig, kan du lage en programmal.

Det er viktig å forstå det viktigste: en liste over ting å gjøre er ikke en plan. Han vil først bli en plan når han kan leve opp til Brian Tracys regel: "Planlegging går foran riktige handlinger og forhindrer dårlige handlinger."

Hvis du bruker noen minutter, vil det bli klart hvilke oppgaver som kan kombineres til blokker, hvilke oppgaver som er for globale, men viktige og ikke haster (de er tvert imot delt inn i "jevn skiver"), hvilke oppgaver kan deles opp. betraktet som "frosker", som vil bli en hyggelig og deilig dessert. Du kan skildre dem i form av diagrammer eller diagrammer, du kan male dem i forskjellige farger.

Planlegging og organisering av arbeidet er nøkkelen til videre egenutvikling. Les artikkelen om de grunnleggende prinsippene og reglene for daglig planlegging.

Fra artikkelen vil du lære:

Hvorfor trenger du daglig planlegging?

Ikke alle forstår hvorfor de trenger å planlegge arbeidsdagen sin. Tross alt vet hver person, selv uten planlegging, hvilke funksjoner han utfører og hvilke oppgaver som ligger foran ham. Mange ser ikke poenget med å legge planer for dagen, siden det alltid er uventede oppgaver som kan forvirre alle de tidligere planlagte punktene.

Last ned dokumenter om emnet:

Hvis du sammenligner to arbeidere som utfører de samme funksjonene og har de samme evnene, vil du finne at volumet og kvaliteten på arbeidet de utfører er forskjellig. En ansatt klarer å løse både nåværende og strategiske oppgaver, den andre har ikke tid til å fullføre selv hasteoppdrag og blir tvunget til å være etter jobb hele tiden. De beste resultatene vil vises av de som er mer . Det vil si noen som planprosessen er et daglig ansvar og behov for. Å ha en plan, selv på et psykologisk nivå, tvinger en person til å mobilisere. Han har et fast mål og et internt behov for å nå det viser seg.

Hvordan planlegge effektivt?

Planlegging og organisering av arbeid utføres av den ansatte. Det er ikke lederen, men den ansatte som skal sette oppgaver for seg selv. I dette tilfellet setter han mål for seg selv og handler i den retningen han velger. Som regel er prosentandelen fullførte oppgaver ved selvstendig planlegging høyere enn ved generell planlegging. , utviklet av regissøren.

Det finnes et arbeidsplanleggingssystem som er testet i praksis og sikrer optimal bruk av arbeidstiden. Dette er et sett med prinsipper ved å følge som en person kan lage en kompetent, realistisk og oppnåelig plan.

Bestem først hva du trenger å inkludere i din daglige plan. Den bør utarbeides under hensyntagen til en strategisk plan utviklet for seks måneder eller et år. Planlegging for hver dag tar hensyn til alle oppgavene som er planlagt for implementering, både direkte relatert til arbeid og sekundære. For eksempel å gratulere en kollega med bursdagen hans. I tillegg til de postene som leder forventer ferdigstilt, skal også personlige forhold inngå i planen. Dette er nødvendig for personlig utvikling og skape et positivt bilde.

Når du planlegger arbeid, bør store oppgaver som vil ta flere dager eller uker å fullføre, brytes ned i trinn og fullføres sekvensielt. Angi en forfallsdato for hvert trinn. Lag en plan for den kommende dagen, inkludert deloppgaver. For å lage en plan kan du bruke en vanlig papirdagbok eller et spesielt program.

Målet med arbeidsplanlegging er ikke å oppfylle planpostene for enhver pris, men rettidig og høykvalitets utførelse av prioriterte oppgaver og hasteoppgaver. Derfor må listen over oppgaver som skal fullføres sorteres og elementene ordnes i synkende prioritetsrekkefølge. I prosess Du kan bruke flere metoder samtidig.

For eksempel prioriteres oppgaver med fast frist og oppgaver som krever mer innsats for å gjennomføre høyest prioritet. De nest viktigste oppgavene vil være de daglige oppgavene som må fullføres og de oppgavene hvis ferdigstillelsesdato er planlagt for de kommende dagene. Laveste prioritet i den daglige planleggingen gis til mindre saker, hvis svikt ikke vil ha vesentlige negative konsekvenser.

Dagsplanleggingsregler

Akkurat som planlegging av arbeidet i en virksomhet, må planlegging av arbeidsdagen til en enkelt ansatt følge reglene. Å følge dem vil bidra til å sikre at planene dine blir utført på en måte som er behagelig for deg.

1. Planlegg ikke mer enn 70 % av arbeidstiden din. Dette vil tillate deg å rolig fullføre presserende ikke-planlagte oppgaver og ikke være nervøs hvis du må distraheres fra utførelse .
2. Ikke ta med mer enn tre viktige og presserende oppgaver i dagsplanen din samtidig. Begrens det totale antallet planelementer til ti.
3. Form lignende tilfeller i blokker. Dette vil bidra til å utføre dem ved hjelp av en enkelt algoritme, noe som vil redusere utførelsestiden.
4. Flytt planleggingsprosessen til kvelden forrige dag. Du vil ha tid til å gjøre justeringer i planen om nødvendig.
5. Planlegg komplekse oppgaver med tanke på biorytmene dine. Noen er mer produktive om morgenen, noen er mer produktive om ettermiddagen, og noen jobber mest produktive om kvelden.
6. Ikke start en ny oppgave før du er ferdig med arbeidet du allerede har startet. Hvis du måtte ta en pause, kom tilbake og fullfør det du startet.
7. Ikke utsett å fullføre en ikke-planlagt oppgave hvis den kan gjøres på noen få minutter.
8. Ta pauser hver time uten å sitte igjen ved skrivebordet. Vie pausene dine til lett tøying, dette vil hjelpe deg med å "friske opp" hodet ditt.
9. Ikke bli forvirret med å oppnå mål, ikke sett oppgaver for deg selv og ikke skisserer volumer som vil være vanskelige å takle.
10. Hvis det er uoppfylte oppgaver som ikke har mistet sin relevans, flytt dem til planen for neste dag.
11. Organiser arbeidsplassen din på en slik måte at det er behagelig å jobbe.

Konklusjon

Planlegging for hver dag er en nyttig og nødvendig ferdighet. Dette er en måte for selvorganisering og selvutvikling, en garanti for at du kan jobbe effektivt. Det foreslåtte arbeidsplanleggingssystemet vil hjelpe deg å forstå de grunnleggende prinsippene tidsfordriv og lykkes med å bruke denne kunnskapen i praksis.

Du har sikkert lagt merke til at noen spesialisters karrierer går oppover, mens andre, som de sier, henger etter i kontorlivet. Noen klarer å løse både nåværende og strategiske oppgaver, mens andre alltid går glipp av tidsfrister. Ifølge eksperter er det ikke bare et spørsmål om rask respons og generell profesjonalitet. En vellykket karriere er først og fremst et resultat av effektiv arbeidstidsplanlegging.

Hvordan kan du lære å bruke hvert arbeidsminutt til din fordel? Les rådene fra rekrutteringsportalen.

Administrer tiden din
Frisk og i humør for produktivt arbeid kommer du til kontoret, slår på datamaskinen, sjekker e-posten din og husker samtidig hva du må gjøre i dag. Men mens du svarer på brev, distraherer sjefen din deg med et lite, men tidkrevende oppdrag, og kollegaen din snakker følelsesmessig om gårsdagens møte med direktøren. I mellomtiden mottar du ytterligere to brev merket med «haster». Når du endelig husker at du i morges skulle begynne å forberede en viktig presentasjon, har dagen allerede passert halvveis. Mest sannsynlig må du bo på kontoret igjen...

Er dette et kjent bilde? Men alt dette kunne vært unngått ved å bruke fem minutter dagen før planleggingen av dagen. Dette vil selvfølgelig ikke redde deg fra presserende brev, men dagen vil likevel bli merkbart mer organisert.

I følge forskningssenteret til rekrutteringsportalnettstedet vet ikke 23 % av økonomisk aktive russere hvordan de skal planlegge dagen. I mellomtiden, ifølge tidsstyringseksperter, er kompetent planlegging nøkkelen til velvære i livet og, selvfølgelig, en vellykket karriere. Ved å lage en plan for dagen, uken, måneden blir vi mer organiserte, lærer å verdsette tid og prioriterer. En person som planlegger tiden sin, klarer den selv, i motsetning til de som går med strømmen.

Hva skal være med i planen?
Hvordan bør en spesialist med fokus på karrieresuksess planlegge arbeidstiden sin? En strategisk plan for et år eller seks måneder bør gjøres om til en taktisk plan for dagen hver dag. Daglig planlegging er hemmeligheten bak personlig effektivitet for mange vellykkede mennesker.

Når du planlegger dagen, skriv ned alt du trenger å gjøre - fra å delta på et møte til å gratulere kolleger eller partnere via e-post. Og husk, for en vellykket karriere må du alltid gjøre litt mer eller bedre enn det som forventes av deg. For eksempel, hvis lederen din har bedt deg om å systematisere avdelingens arkiver, gjør det på en slik måte at det ikke bare er praktisk, men også hyggelig å bruke resultatene av arbeidet ditt. Tren deg i tillegg til å inkludere i din daglige plan ikke bare de oppgavene som sjefen forventer å bli fullført, men også de som vil fungere for ditt personlige image, og gi deg flere "poeng" i daglige kontorsaker.

Du kan lage en oppgaveliste i en vanlig papirdagbok eller i et spesielt program på datamaskinen din - det spiller ingen rolle. Det viktigste er å sette tankene i orden og ikke glemme en eneste ting som krever din oppmerksomhet.

Å sette prioriteringer
Så, gjøremålslisten for dagen er satt sammen. Nå må du prioritere - bestemme hva som er av største betydning fra det som er skrevet (utpek slike oppgaver i planen med bokstaven A), hva som er viktig, men ikke haster (B), og hva som er ønskelig, men ikke nødvendig ( C).

Når du prioriterer, ikke glem: hva som fungerer for din karriere (dine initiativer, prosjekter som du er personlig ansvarlig for, etc.) bør være av største betydning, det vil si merket med bokstaven A.

Etter å ha bestemt deg for det viktigste, tenk på når det vil være mest praktisk for deg å fullføre denne eller den oppgaven. Arbeid som krever konsentrasjon og absorpsjon planlegges best for en tid hvor du ikke for ofte blir distrahert av samtaler og altfor omgjengelige kolleger. Mange suksessrike mennesker har lenge gjort det til en regel å gjøre noe vanskelig eller viktig tidlig om morgenen, i fred og ro, mens arbeidsdagen ennå ikke er i full gang.

Og omvendt vil oppgaver som krever kontakt med kolleger, kunder eller samarbeidspartnere være lettere å gjennomføre midt i arbeidsdagen, når alle er tilgjengelige for kommunikasjon og i et forretningsmessig humør.

Tidsstyring for din karriere
En ganske effektiv regel for personlig tidsstyring, som bidrar til å ikke holde mange små oppgaver i hodet samtidig, høres slik ut: Hvis noe tar mindre enn tre minutter, må det gjøres umiddelbart, uten forsinkelser. Trenger du å ringe klienten din for å bekrefte tidspunktet for møtet? Ikke tenk på når på døgnet det er best å gjøre dette – ta telefonen og ring. Å følge dette prinsippet vil frigjøre dagboken fra unødvendige oppføringer, og hodet fra unødvendige tanker og planer.

Et annet veldig nyttig bud er å ikke gjøre flere ting samtidig. Og selv om laurbærene til Julius Cæsar hjemsøker deg, ikke prøv å diskutere vilkårene i kontrakten over telefonen og gjør samtidig endringer i tabellen på dataskjermen. På denne måten risikerer du å ta feil i tabellen og gå glipp av noe viktig i en telefonsamtale. Med andre ord, gjør viktige ting sekvensielt, ikke parallelt.

Fleksibilitet eller hardhet?
Planen er klar, prioriteringer er definert, og nå er oppgaven din å holde kursen. Nesten helt sikkert, helt fra morgenen av vil du ha mange andre ting å gjøre, noen viktige og noen ikke så viktige. Lederen din kan betro deg viktige forhandlinger med en klient, og kollegene dine kan bli betrodd utarbeidelsen av et viktig dokument.

Hvilken av disse som er viktigst for livs- og karrieresuksess er opp til deg å bestemme. På den ene siden må du ikke bare kunne lage en plan for dagen, men også justere den etter behov. På den annen side, for ikke å drukne i uviktige saker, må du før eller siden lære å si "nei" til folk.

Hovedverdi
Daglig planlegging lærer oss å verdsette tid. En person som har en plan for dagen, uken, måneden eller til og med året vil neppe tillate seg å miste en time hver dag, for eksempel ved å komme seg på jobb med T-banen. Mest sannsynlig vil han bruke denne tiden til å lese profesjonelle magasiner eller lytte til podcaster på engelsk. Tross alt er en time i døgnet tjue (eller mer) timer i måneden og minst 240 timer i året! Mye tid som kan og bør brukes til fordel for deg selv og din faglige utvikling.

Blant annet, for vellykket karriereutvikling, må du lære å glemme fristelsene til Internett, for eksempel sosiale nettverk, fora, chatterom og nettspill. De eneste unntakene kan være spesialister hvis daglige aktiviteter er nært knyttet til markedsføringen av selskapet deres i det virtuelle rommet. For resten anbefaler vi på det sterkeste å bruke sosiale Internett-ressurser hjemme, i fritiden fra jobben.

Lykke til med planleggingen av arbeidstiden!

M.A. Lukashenko, doktor i økonomi, professor, visepresident ved Moskva finans- og industriuniversitet "Synergy", ledende ekspertkonsulent for selskapet "Organization of Time"

Planlegg arbeidstiden din effektivt

En gang jeg snakket med en ekstremt travel generaldirektør, hørte jeg en fantastisk setning fra ham: «Jeg kaster ikke bort et minutt. Jeg spiser til og med bare lunsj med regnskapssjefen for å løse alle de akkumulerte problemene.» I det øyeblikket følte jeg en blandet følelse av medfølelse og beundring for regnskapssjefen. Tross alt, i løpet av sin hardt opptjente lunsjtid, kan han ikke slappe av og ta en pause.

Det er velkjent at arbeidet til en regnskapsfører er svært vanskelig, ansvarlig og stressende. Og som regel er det mye av det. Derfor er de fleste regnskapsførere filosofiske rundt det faktum at de ofte må bli sent eller jobbe i helgene for å ha tid til å få alt gjort. Men det er ingen mirakler i verden, og over tid gjør konstant overbelastning seg følt av kronisk tretthet. Og for en sliten person er ikke selv favorittjobben en glede.

Det finnes imidlertid tidsstyringsverktøy som kan gjøre arbeidet ditt mye enklere, mer forutsigbart og håndterbart. Med deres hjelp kan du klare å gjøre alle de planlagte oppgavene dine og fortsatt reise hjem i tide. Denne artikkelen er dedikert til dem.

Hvordan lage en jobbliste

Har du noen gang hørt ordtaket "Det skarpeste minnet er dummere enn den kjedeligste blyant"? Hvis ikke, sørg for å ta det i betraktning, fordi det gjenspeiler nøkkelprinsippet for tidsstyring - materialiseringsprinsippet. Den sier: "Ha ingenting i hodet ditt, skrive ned alt og på et praktisk sted,å finne den umiddelbart, og i riktig form, slik at du etter en tid kan forstå deg selv.» Følgelig er alle planleggingsverktøy basert på å ikke prøve å huske de nødvendige oppgavene, men umiddelbart skrive dem ned.

Å lage enkle oppgavelister er den mest pålitelige og effektive måten å ikke glemme noe og få alt gjort. Du tar et stykke papir og skriver ned alt du trenger å gjøre i dag. Samtidig må du prioritere alle oppgaver – fra de viktigste til de minst viktige. Og de må utføres strengt i rekkefølge. Da er du, ved slutten av arbeidsdagen, garantert å få gjort det viktigste og vil kunne avgjøre om de resterende oppgavene er verdt å bli sent på jobb.

Vi formulerer riktig hva som må gjøres

Når du lager en huskeliste, er det lurt å bruke et resultatorientert registreringsskjema. Tenk deg at du for neste uke skrev ned for deg selv: "Ivanov, avtale." En uke har gått, hvor mange forskjellige hendelser har skjedd med deg. Og når du ser denne oppføringen igjen, for livet av deg, kan du ikke huske hva du mente, hva slags avtale vi snakker om og hva som må gjøres med den: hente, tegne, signere, si opp... Derfor må du i oppføringen din være et verb som angir selve handlingen pluss resultatet. I vårt tilfelle må du skrive ned: "Send inn låneavtale nr. ..." til Ivanov for godkjenning.

Vi planlegger for fremtiden

Ved hjelp av "forretningslister" kan du organisere ikke bare kortsiktig, men også mellomlang og til og med langsiktig planlegging. For å gjøre dette må du lage tre forskjellige lister med oppgaver - for dagen, for uken og for måneden (kvartal, halvår, etc.). Vær oppmerksom på at det er snakk om oppgaver som ikke er knyttet til et bestemt tidspunkt. Du kan for eksempel samle inn forretningsreiserapporter på hvilken som helst dag i neste uke; dette trenger ikke å gjøres strengt tatt på mandag innen kl. 12.00.

Hovedtrikset med denne teknikken er å regelmessig gjennomgå lister og flytte oppgaver fra en til en annen. Samtidig bør du gå gjennom listen over oppgaver for uken daglig. Du flytter de oppgavene som er "modne" for å bli fullført neste dag til listen over oppgavene for dagen. "Ikke moden" - la dem være der de var. Og du ser på listen over langtidsoppgaver en gang i uken, for eksempel på fredag. Du flytter ting som må fullføres neste uke til den aktuelle listen. På denne måten vil du ikke glemme de oppgavene som må fullføres ikke umiddelbart, men senere.

Forresten, den omvendte bevegelsen er også sann. Tross alt prøver en flittig regnskapsfører som regel å stappe flere ting inn i sin daglige liste. Samtidig er han klar over at han ikke fysisk vil klare å fullføre alle, men han håper på det beste. Hva er resultatet? En person forlater arbeidet med uferdige saker, og danner et taperkompleks i seg selv. Men du må gjøre det motsatte - planlegg så mange oppgaver du enkelt kan fullføre på en dag, og gå hjem med en følelse av å ha oppnådd.

Den beste planleggingsteknikken implementeres ved hjelp av MS Outlook. Ved å bruke "Oppgaver"-panelet kan du lage gjøremålslister ved å tildele dem en bestemt kategori - "Dag", "Uke" eller "Måned". Og sett opp gruppering av oppgaver i henhold til disse kategoriene (se illustrasjonen nedenfor). Da kan du enkelt overføre oppgaver fra en liste til en annen på et sekund, bare ved å endre kategorien deres. Imidlertid kan denne teknikken implementeres perfekt i en dagbok og på planleggingstavler.

Hver oppgave har sin tid

Fortell meg nå, har det noen gang hendt deg at du ved et uhell møter personen du trenger, som du har et par viktige spørsmål til, men i møteøyeblikket fløy de, heldigvis, ut av hodet ditt ? Og sannsynligvis ringer kollegene dine deg ofte med ordene: "Jeg ville fortelle deg noe, men jeg har glemt ... Ok, jeg skal huske og ringe deg tilbake."

Vi har mange oppgaver som må gjøres ikke på et bestemt tidspunkt, men under visse forutsetninger. For eksempel, når vi klarer å fange direktøren, må vi signere alle dokumentene med ham, diskutere rapporten, løse problemer angående dekommisjonering av utstyr osv. Men noen ganger aner vi ikke når vi vil kunne snakke med ham . Dette betyr at vi ikke forstår hvor vi skal skrive ned slike oppgaver, fordi det er umulig å knytte dem til et bestemt tidspunkt. Trengs her kontekstuelle planleggingsteknikk. Dette er når et sett med forhold observeres som er gunstige for å utføre en bestemt oppgave.

En av våre sammenhenger er plass. For eksempel, når jeg er på skattekontoret, vil jeg registrere meg for en avstemming. Når jeg skal på forretningsreise, er jeg innom filialen vår samtidig. Det vil si at oppgaver er knyttet til et bestemt sted.

En annen kontekst er Mennesker. Vi har alle med jevne mellomrom saker som er knyttet til bestemte personer. For eksempel, når jeg ser klient N, må jeg diskutere med ham en ny prisliste og kontraktsforlengelse. Andre sammenhenger er omstendigheter, ytre og indre. Eksempler på ytre forhold: når sjefen er i godt humør, når en slik og en lov kommer ut. Indre omstendigheter er for eksempel en kraftig bølge av inspirasjon eller omvendt en motvilje mot å jobbe.

Kontekstuell planlegging: ulike teknikker

Her går vi tilbake til oppgavelistene våre igjen, først nå grupperer vi dem etter kontekst. For eksempel lager vi seksjoner i dagboken for typiske sammenhenger. La oss si at vi kaller en av seksjonene "Bank" og viser alle problemene som må løses mens du er i banken. Eller for eksempel "Prosjekt XXX" - og det var en liste over spørsmål som må avklares om prosjektet. Det viktigste er ikke å glemme oppgaven til rett tid.

Og det finnes mange slike metoder for kontekstuell planlegging. Du skriver for eksempel ned på en lapp spørsmål som du absolutt må stille på et møte, og legger dette papiret i brilleetuiet. Samtidig vet du at det første du gjør på ethvert møte er å ta frem og ta på deg brillene. Følgelig vil spørsmålene for diskusjon minne seg selv.

Du kan forberede kontekstmapper for ulike anledninger. For eksempel vet du at om et år vil kontoret ditt bli renovert med nye vinduer. Opprett en mappe "Reparasjoner" og legg i den alle "regnskaps"-artiklene, brev fra finansdepartementet og den føderale skattetjenesten om dette emnet, etc. Tro meg, når det er på tide å ta hensyn til reparasjonskostnader, innholdet i mappen vil være til betydelig hjelp for deg og vil spare mye tid.

Du kan lære mer om tidsstyring i MS Outlook fra boken: G. Arkhangelsky. "Formel for tid". Ved å bruke den kan du enkelt konfigurere datamaskinen din for miniautomatisering av ditt personlige planleggingssystem

Når du planlegger med MS Outlook, kan kategorier tildelt oppgaver brukes som kontekster. For eksempel kan du opprette kategorier "Chief", "Bank", "Skatt", "Prosjekt XXX", etc. Og når visse oppgaver oppstår, legg dem umiddelbart til ønsket kategori. Når sjefen din ringer deg, kan du åpne "hans" kategori, se alle oppgavene knyttet til den og raskt løse dem.

Regnskapsfører, er du klar for endringer i omstendighetene? Alltid klar!

I forretningspraksis er plutselig endring av oppgaver en vanlig hendelse, og det er absolutt deprimerende. Vi kan imidlertid planlegge ting slik at endringer forårsaker minimal eller ingen forstyrrelse av planene våre. For å gjøre dette er det praktisk å bruke den rigid-fleksible planleggingsalgoritmen. Det innebærer å dele våre daglige oppgaver inn i tre typer.

Første type- Dette tøffe oppgaver hvis utførelse er knyttet til et bestemt tidspunkt. Planleggingen deres er vanlig - vi skriver dem rett og slett ned på tidsruten i dagboken. For eksempel, klokken 10 - et møte, klokken 12 - ring trygd, klokken 17 - et møte.

Andre type - fleksible oppgaver, ikke bundet til tid. Du må for eksempel skrive et følgebrev for avklaringen. Og det spiller ingen rolle når du gjør det: klokken 11 om morgenen eller klokken 15 om ettermiddagen. Hovedsaken er i dag.

Og endelig, tredje type- Dette budsjetterte oppgaver, krever et tidsbudsjett. For eksempel utarbeide en balanse for 9 måneder. Det er klart at dette ikke er snakk om ett minutt, du trenger minst et par dager.

Prinsippet for en rigid-fleksibel tilnærming til dagsplanlegging er å ikke inkludere i klokkeplanen de oppgavene som ikke er strengt knyttet til en bestemt tid. For å gjøre dette deler vi siden i dagboken vår i to vertikalt.

(1) Vi registrerer kun vanskelige oppgaver i klokkenettet. Vi legger også budsjetterte oppgaver her, og allokerer nødvendig tidsbudsjett til dem.

(2) På høyre side av dagboken skriver vi en liste over alle fleksible oppgaver, rangerer dem etter prioritet.

Dermed har vi hele bildet av dagen foran øynene våre. Vi vet hvilke tøffe saker som ligger foran oss og til hvilken tid. Vi forstår hvilke tidkrevende oppgaver som må gjøres, og vi har reservert tid til dem. Samtidig ser vi tydelig fritid og håndterer fleksible oppgaver rolig. Hvis det dukker opp nye oppgaver, kan vi ganske enkelt revurdere prioriteringer og eventuelt endre rekkefølgen på oppgaver. Men generelt endres ikke planen.

For å oppsummere planleggingen av dagen, la oss fremheve de grunnleggende reglene.

1. Ved begynnelsen av arbeidsdagen setter du av 5-10 minutter til å planlegge oppgaver. Ideelt sett bør de planlegges om kvelden. Men dette går ikke alltid, i tillegg vet vi kanskje ikke dagen før om noen presserende saker. Derfor kan du om kvelden finne ut en grov plan for dagen, og når du kommer på jobb, sjekk rolig om det har dukket opp noe presserende forhold.

2. Vi inkluderer kun tøffe oppgaver i tidsruten.

3. En daglig plan utarbeidet på en slik måte at hver linje i dagboken er opptatt er i seg selv allerede slitsomt og irriterende. Derfor bør ikke mengden av planlagt tid overstige 70 % av den totale arbeidstiden. Vi setter av 30 % til uforutsette omstendigheter. Prøv å ha mer "luft" i planen din, det vil si tid i reserve. Jo mer det er, desto større er sannsynligheten for at planen blir fullført og samtidig forblir du i god helse og godt humør.