Forretningssamtale som hovedform for forretningskommunikasjon. Typer forretningssamtaler

En forretningssamtale er en samtale som har som formål å løse viktige problemstillinger, vurdere forslag til samarbeid, signere kjøps- og salgstransaksjoner osv. Det finnes mange forskjellige typer forretningssamtaler. Alle kan deles inn i to store grupper: gratis (foregå uten spesiell forberedelse, for eksempel et møte med arbeidskolleger) og regulert (nøye gjennomtenkt, med obligatorisk vurdering av tidsrammer). Men avhengig av formålet med forretningssamtalen, skilles følgende ut: en leder med en potensiell ansatt, en samtale mellom en leder og en av de ansatte for å løse visse problemer, en samtale mellom partnere for å etablere fremtidig samarbeid, og en samtale mellom kolleger om å løse produksjonsproblemer.

Alle som skal gjennomføre en slik samtale må være godt forberedt for å få maksimalt utbytte av det. Forberedelse er et viktig poeng, siden flyten av samtalen, reaksjonen på samtalepartnerens informasjon og selvfølgelig det endelige resultatet av samtalen i stor grad vil avhenge av det.

Du må på forhånd tenke over hvilke spørsmål som er best å reise under samtalen. Hvis du ønsker det, kan du til og med skrive dem ned på et stykke papir for ikke å glemme. Under forberedelsene må du prøve å bygge hele samtalen fra begynnelse til slutt, og for dette må du vite hva stadiene i en forretningssamtale er.

Enhver forretningssamtale består av 5 hovedstadier:

1. Starte en samtale. På dette stadiet må du etablere tillitsfull kontakt med samtalepartneren, tiltrekke oppmerksomheten hans og vekke ønsket om å lytte til all informasjon til slutten. Dette er det vanskeligste stadiet, siden samtalepartnerens tilbøyelighet til å snakke vil avhenge av det. Det er mange forskjellige måter å starte en forretningssamtale på. Du kan for eksempel prøve en stressreduksjonsmetode. I dette tilfellet er det nok for samtalepartneren å si noen varme ord eller fortelle en vits som vil myke opp den spente situasjonen. En annen metode er den såkalte "krok"-metoden. Her kan du veldig kort skissere et problem eller en situasjon som er uløselig knyttet til selve samtalen. Dette kan være en liten begivenhet, en anekdote eller et vanskelig spørsmål. For en forretningssamtale er metoden med direkte tilnærming også egnet, når samtalen starter uten noen digresjoner. Hensikten med denne metoden er å kort fortelle samtalepartneren om årsaken til møtet, og deretter raskt gå videre til samtaleemnet.

2. Overføring av informasjon. På dette stadiet blir den planlagte informasjonen overført, så vel som målene og motivene til samtalepartneren blir identifisert, hans posisjon blir verifisert og analysert. Presentasjonen av informasjon bør ikke trekke ut i lang tid, ellers vil samtalepartneren bli lei og bestemme seg for å avslutte samtalen.

3. Argumentasjon. Dette er en måte å begrunne de foreslåtte bestemmelsene på og overbevise samtalepartneren om viktigheten av at beslutningen tas. Her er det viktig å føre argumentasjonen riktig i forhold til samtalepartneren, lytte til hans standpunkt og innrømme at han har rett, selv om dette ikke fører til de konsekvensene som var forventet. Ikke gå inn i en krangel med samtalepartneren din, uttrykk deg klart og tydelig, unngå bruk av komplekse formuleringer og begreper.

4. Å tilbakevise samtalepartnerens argumenter. nøytralisere samtalepartnerens kommentarer. Her må du analysere kommentarene, oppdage de virkelige forutsetningene, velge taktikk og metoder.

5. Ta en beslutning (konklusjon). På dette stadiet avgjøres det om de forhåndssatte målene skal nås. Her er det viktig å oppsummere alle argumentene som ble anerkjent og godkjent av samtalepartneren, nøytralisere negative sider, bygge broer til neste samtale og konsolidere det som er oppnådd.

En forretningssamtale er en sjanse til å nå målet ditt. Det viktigste er ikke å gjøre det til et sløvt tidsfordriv; du må gjøre alt slik at samtalepartneren ikke tviler et sekund på viktigheten av denne samtalen.

Spørsmål 2. Forretningssamtale. Typer forretningssamtaler

I praktiske aktiviteter er det ulike former for kommunikasjon: forretningssamtaler, forretningsforhandlinger, møter, forretningskorrespondanse, organisatorisk og teknisk kommunikasjon (datamaskin, faks), etc. Det er ekstremt viktig for en forretningsperson å kjenne til de spesifikke egenskapene til disse skjemaene , for å mestre metodikken for deres forberedelse og oppførsel

På politiske, entreprenørielle, kommersielle og andre virksomhetsområder spiller forretningssamtaler og forhandlinger en viktig rolle.

Forretningssamtaler og forhandlinger gjennomføres i verbal form, og dette krever at deltakerne i kommunikasjon ikke bare er litterære, men også følger etikken i forretningskommunikasjon. Gester og ansiktsuttrykk (ikke-verbal kommunikasjon) som følger med tale er ikke mindre viktig i dette tilfellet.

Med alle ulike former for forretningskommunikasjon, er forretningssamtale den vanligste og mest brukte. Begrepet "forretningssamtale" er veldig bredt og ganske vagt: det er ganske enkelt en forretningssamtale mellom interesserte parter, og muntlig kontakt mellom partnere knyttet til forretningsforbindelser. En forretningssamtale forstås som verbal kommunikasjon mellom samtalepartnere som har den nødvendige autoriteten fra sine organisasjoner og firmaer for å etablere forretningsforbindelser, løse forretningsproblemer eller utvikle en konstruktiv tilnærming til å løse dem. I motsetning til andre former for utveksling, er samtale preget av nære kontakter, spontanitet i kommunikasjonen og obligatorisk tilbakemelding. Det fremmer utviklingen av uformelle relasjoner, uten hvilke ledelsesprosessen i de fleste tilfeller i praksis viser seg å være vanskelig. En forretningssamtale er den mest gunstige, ofte den eneste muligheten til å overbevise samtalepartneren din om gyldigheten av posisjonen din.

En av hovedoppgavene til en forretningssamtale er imidlertid å overbevise en partner om å godta spesifikke forslag.

Forretningssamtale utfører en rekke viktige funksjoner:

‣‣‣ gjensidig kommunikasjon mellom arbeidere i samme felt;

‣‣‣ felles søk, promotering og rask utvikling av arbeidsideer og planer;

‣‣‣ kontroll og koordinering av allerede startet virksomhet;

‣‣‣ opprettholde forretningskontakter;

‣‣‣ stimulering av næringsvirksomhet.

Det er åpenbart at hver forretningssamtale til en viss grad påvirker effektiviteten til organisasjonen som helhet og aktivitetene til spesifikke ansatte spesielt.

Typen forretningssamtale avhenger av dens mål og dens plass i å bestemme retningen til organisasjonen.

Forretningssamtaler varierer i formål:

‣‣‣ samtale – bli kjent med lederen og den fremtidige underordnede når du tar en beslutning om å søke jobb;

‣‣‣ en forretningssamtale mellom to kolleger når de diskuterer måter eller metoder for å nå sine mål;

‣‣‣ forretningssamtale med fremtidige partnere for samhandling, forretningssamarbeid mellom selskaper;

‣‣‣ samtale – etablere forretningskontakter;

‣‣‣ samtale – utveksling av informasjon osv.

Av natur kan forretningssamtaler være offisielle eller uformelle, såkalte arbeidssamtaler.

Når det gjelder fokus - målrettet, forfølge spesifikke oppgaver, og generelt.

I henhold til graden av frihet - regulert, det vil si utført i henhold til visse regler og i en foreskrevet sekvens (for eksempel en undersøkelse), og uregulert, for eksempel en vennlig samtale.

I den strukturelle organiseringen av en forretningssamtale kan følgende stadier skilles:

‣‣‣ forberedelse til samtalen

‣‣‣ faktisk forretningssamtale

‣‣‣ kritisk analyse av samtalen

Som regel planlegges forretningssamtaler på forhånd. Forberedelse til en samtale innebærer flere trinn.

Første skritt. Å forberede en samtale begynner med å definere målet som er ekstremt viktig å oppnå som et resultat, og, i forbindelse med dette, spekteret av problemstillinger som skal diskuteres. Det er nødvendig å definitivt vite hvorfor en forretningssamtale holdes og hva som bør være resultatet. Når du foreslår din versjon av målet, bør du huske at det må avtales med representanter for den andre siden. Formuleringen av formålet med samtalen bør være ekstremt kort, klart forståelig og av interesse for både den ene og den andre parten.

Det andre trinnet er å innhente informasjon om deltakerne i samtalen (offisiell stilling, politiske synspunkter, holdning til andre, meritter, favoritt- og tabubelagte samtaleemner). Slik informasjon innhentes vanligvis fra samarbeidspartnere, klienter, felles bekjente osv. Den må imidlertid behandles med varsomhet, siden den kan påvirkes av ulike subjektive og objektive forhold.

Det tredje trinnet er å utvikle en strategi og plan for samtalen, samt å velge ulike taktiske «blanks» som kan være ekstremt viktige under samtalen. Planen inkluderer et opplegg for presentasjon av stoffet, som i stor grad bestemmer strukturen i samtalen. I en seriøs samtale kan ordningen brukes åpent, men hvor tett man skal følge den avgjøres av spesifikke omstendigheter: tid tilgjengelig, erfaring osv.
Lagt ut på ref.rf
I tillegg til planen, på det forberedende stadiet, bør det utarbeides en foreløpig tekst til talen, bestående av et sett med nøkkelbegreper og detaljerte fragmenter, en fullstendig formulering av forretningsforslag.

Det fjerde trinnet bør være øving, først alene med deg selv, og deretter, kanskje, med noen fra teamet. Forut for øving er forståelse av materialet og memorering av rekkefølgen det presenteres i.

Det femte trinnet er å bestemme og bli enige med partnere om sted og tidspunkt for møtet. Hvis deltakerne i samtalen er ansatte i samme organisasjon, kan det foregå på lederens kontor, på den underordnedes arbeidsplass, i møterommet, så vel som i et arbeidsfri miljø, selv hjemme. Samtaler med utenforstående gjennomføres på kontoret til den som inviterte dem eller i et eget rom for samtaler og forhandlinger.

Selve forretningssamtalen består av 5 faser:

1. starte en samtale - ta kontakt;

2. redegjørelse for problemet og overføring av informasjon;

3. argumentasjon for de foreslåtte bestemmelsene;

4. beslutningstaking;

5. fikse avtalen og forlate kontakt.

Den første fasen er begynnelsen på en samtale, å ta kontakt. Hovedmålet med dette stadiet er å tiltrekke seg oppmerksomheten til samtalepartneren og opprettholde den generelle gunstige bakgrunnen for samtalen.

Selve samtalen begynner med en hilsen og forståelse av de første personlige inntrykkene til partnerne, under hensyntagen til kunnskapen om dem som ble tilegnet på det forberedende stadiet. I den innledende delen av samtalen, som kan ta opptil 15 % av den tildelte tiden, fra de første ordene er det tilrådelig å lindre psykologiske spenninger, prøve å oppnå gjensidig forståelse på grunnlag av å vise oppriktig respekt og interesse for hverandres personlighet og saker. I begynnelsen av samtalen bør du gjøre det klart for samtalepartneren at du tar hensyn til hans mening og kunnskap som spesialist. Det er lurt å si i begynnelsen av samtalen, for eksempel: «Det er veldig hyggelig at vi skal diskutere dette problemet med deg, siden det er du (jeg har hørt mye om deg som ...) som er ledende spesialist på ...."

Denne setningen lar deg vise din holdning til partneren din i en forretningssamtale og skape en vennlig atmosfære for å fortsette samtalen.

Den andre fasen er problemstilling og informasjonsoverføring. Hensikten med dette stadiet er å vekke interesse hos samtalepartneren.

Den tredje fasen er argumentasjonen for de foreslåtte bestemmelsene. Målet er å forsvare dine interesser og underbygge argumentene dine i detalj.

Siden det under samtalen er viktig å finne ut hvorfor samtalepartneren oppfatter situasjonen på denne måten og ikke på annen måte, må han få muligheten til å si fra ved å sette inn kommentarer eller stille spørsmål i de riktige øyeblikkene. Dette gjøres rolig, begrunnet, uten å prøve å dømme en person for noe eller kategorisk insistere på ens egen mening.

På dette stadiet er det viktig å lytte nøye til samtalepartneren, uten å bli distrahert av uvedkommende saker eller tenke på det videre forløpet av samtalen. Mens du lytter, identifiser og fange opp svake, sårbare punkter i samtalepartnerens argumentasjon eller muligheten for en vellykket "matching" av intensjonene til begge sider.

Den fjerde fasen er beslutningstaking. Hensikten med scenen er å etablere eller myke opp uenigheter som dukket opp før samtalen eller oppsto under dens prosess, å prøve å endre en mening som ennå ikke er dannet, og å komme til en kompromissløsning.

Det særegne ved en forretningssamtale er at den etter utvekslingen av meldinger fortsetter i form av en dialog. På dette stadiet er samtalen frukten av øyeblikkelig improvisasjon. Det er vanskelig å fullstendig, nøyaktig og detaljert forutsi hva nøyaktig en partner i en forretningssamtale vil si og nøyaktig hvordan han vil protestere. Det anbefales at u1073 samtaledeltakere bruker ulike typer spørsmål: åpne og lukkede; retorisk; radikal; spørsmål som undertrykker motstand.

Den femte fasen er å fikse avtalen, etterlate kontakt. Hensikten med denne fasen er å opprettholde og stimulere en gunstig holdning fra partene til hverandre, både personlig og når det gjelder gjennomføring av de tiltenkte handlingene.

Initiativtakeren oppsummerer resultatene, viser hvordan informasjonen skal brukes, oppfordrer til forståelse og påfølgende aktive handlinger. Hvis samtalens varighet ikke var regulert på forhånd, noe som oftest oppstår ved mottak av besøkende, er dette et signal om at den er fullført.

Samtidig er det et spesielt sett med teknikker som gjør det mulig, uten å bryte etikettsnormene, å gjøre det klart for deltakerne at tiden for samtalen er utløpt.

Å fullføre en samtale betyr å oppnå det forhåndsbestemte målet for samtalen.

En kritisk analyse av samtalen gjennomføres på bakgrunn av notater som er gjort under samtalen.

Spørsmålenes rolle i en forretningssamtale og deres klassifisering

En forretningssamtale på hovedstadiet er utveksling av informasjon. For å få ytterligere informasjon og finne ut samtalepartnerens stilling, stiller deltakerne i kommunikasjonen hverandre spørsmål. Spørsmål kan være åpne eller lukkede; retorisk; radikal; og såkalte spørsmål som undertrykker motstand.

Åpne spørsmål er spørsmål som har flere svaralternativer. Et klassisk spørsmål av denne typen er spørsmålet: "Hva synes du om dette?" Med en slik formulering av spørsmålet er det fare for at initiativet til å gjennomføre samtalen går tapt. Men det er også fordeler med denne typen spørsmål. Motparten får mulighet til å uttale seg åpent og uten restriksjoner. I et slikt tilfelle vil du være i stand til mer fullstendig å forestille deg synspunktet til samtalepartneren din og mer nøyaktig forutsi din påfølgende oppførsel.

Lukkede spørsmål er spørsmål som kun kan besvares med «ja» og «nei». For eksempel: "Er du enig i denne avgjørelsen?" Spørsmål som stilles på denne måten gjør det mulig å opprettholde initiativet, de ser ut til å binde samtalepartneren, men det er nettopp dette samtalepartneren kanskje ikke liker, og samtalepartneren kan overføre sin misnøye til den endelige avgjørelsen. Av denne grunn bør spørsmål av denne typen brukes sjelden, med rette, for eksempel når det er ekstremt viktig å få informasjon om holdningen til forslaget ditt, når du trenger å begrense valg av løsningsalternativer for samtalepartneren. Spesielt kan du spørre: "Godtar du å handle som vi foreslår?"

Retoriske spørsmål er spørsmål som ikke forventer svar. De brukes til å påvirke følelsene og følelsene til samtalepartneren, for å overtale ham til avgjørelsen du ønsker.

Radikale spørsmål er spørsmål som radikalt kan påvirke samtaleforløpet og beslutningstakingen til begge parter. For eksempel: "Hvilke spørsmål godtar du angående forslaget vårt?" Et direkte stilt spørsmål krever et direkte svar, og når man stiller spørsmålet på denne måten, er det en risiko for å få et ugunstig svar. Du bør bare bruke radikale spørsmål når alle andre muligheter for å finne ut samtalepartnerens synspunkt er uttømt, eller når du har bestemt deg for å skremme samtalepartneren din med denne formen for spørsmål, og viser at du er lei av hans ubesluttsomhet og ønsker å avslutte. samtalen og til slutt komme til en konklusjon - en bestemt avgjørelse.

Spørsmål som undertrykker motstand. Essensen av denne formen for spørsmål er at når du ønsker å overbevise samtalepartneren din om noe, "pakker" du din mindre enn akseptable eller ubehagelige uttalelse i form av et spørsmål, for eksempel: "Du er ikke så godt kjent med vår situasjon, er du?"

Under samtalen er det ekstremt viktig å strebe etter å opprettholde en generell positiv holdning. Av denne grunn, når du stiller spørsmål, bør du sette deg selv i skoene til samtalepartneren din og spørre deg selv: "Hvordan skal jeg svare på dette spørsmålet?" Vil jeg ha denne formen for spørsmål?ʼ. Ved å forvandle en velkjent sannhet, kan vi si at du må stille spørsmål i den formen du anser som akseptabel og akseptabel for deg selv.

Spørsmål 2. Forretningssamtale. Typer forretningssamtaler - konsept og typer. Klassifisering og funksjoner i kategorien "Spørsmål 2. Forretningssamtale. Typer forretningssamtaler" 2017, 2018.

Det finnes ulike former for organisering av forretningsforbindelser, men forretningssamtaler er den mest utbredte.

Forretningssamtale er verbal kommunikasjon mellom samtalepartnere som har den nødvendige autoriteten fra sine organisasjoner og firmaer for å etablere forretningsforbindelser, løse forretningsproblemer eller utvikle en konstruktiv tilnærming til å løse dem.

Funksjoner av en forretningssamtale: søke etter nye veier og starte lovende hendelser; gjensidig kommunikasjon av arbeidere fra samme forretningsmiljø; søk og rask utvikling av arbeidsideer og planer;

opprettholde forretningskontakter på nivå med bedrifter, firmaer, industrier, land.

Forretningssamtale har varianter avhengig av mål og motiver for samtalen.

Typer forretningssamtaler:

· Jobbintervju;
· Oppsigelsessamtale – frivillig avskjed; oppsigelse (nedbemanning);
· Problemsamtale;
· Disiplinær samtale.

Et jobbintervju har karakteren av et intervju; spørsmålsformen kan være forskjellig, men innholdet deres er rettet mot å innhente informasjon om kandidaten:

Samtalen når du forlater en jobb har to typer:

· situasjonen med uplanlagt, frivillig avgang av en ansatt og situasjonen,
· når en ansatt må sies opp eller permitteres.

I det første tilfellet er det nødvendig å identifisere den sanne årsaken til oppsigelsen, dens motiver: den er forårsaket av misnøye med produksjonsprosessen, uoppmerksomhet, harme eller andre grunner. For å gjøre dette er det nyttig å stille spørsmål knyttet til innholdet, volum, betingelsene for den ansattes utførelse av produksjonsoppgaver, forsikre seg om hans vurdering av slike oppgaver og betingelsene for gjennomføringen av dem.

Samtaler med en ansatt som må sparkes går annerledes. Oppsigelsesprosedyren etter beslutning fra ledelsen er ekstremt vanskelig for alle som deltar i den. Denne prosedyren er basert på kunnskap om detaljene i en slik samtale og mestring av teknikken for å gjennomføre den: en avskjedssamtale er ikke planlagt før helger eller ferier; ikke utføres på arbeidsplassen til den som blir sagt opp eller i et rom hvor et stort antall personer jobber; det bør ikke vare mer enn 20 minutter, siden en ansatt som opplever ubehagelige nyheter ikke er i stand til å lytte nøye og tenke gjennom de ulike detaljene som lederen gir ham.

Problematiske og disiplinære samtaler vekkes til live ved at det oppstår forstyrrelser i den ansattes aktiviteter, behovet for en kritisk vurdering av hans arbeid og fakta om brudd på disiplinen.

I prosessen med å forberede en problemsamtale, må lederen svare på spørsmål på forhånd om meningen, formålet, resultatene, midlene og metodene for å løse problemet, og forsøke å sikre at den underordnede under samtalen aksepterer lederposisjonen. For å gjøre dette bør du:

1) innhente nødvendig informasjon om arbeidstakeren og hans arbeid;
2) bygge en samtale, og observere følgende rekkefølge i kommunikasjonen av informasjon: en melding som inneholder positiv informasjon om den ansattes aktiviteter; kritisk melding; budskap av prisverdig og lærerikt karakter;
3) vær spesifikk og unngå uklarheter (utsagn som "Du gjorde ikke det som var nødvendig," "Du fullførte ikke oppgaven," osv.);
4) kritiser utførelsen av oppgaven, ikke personen. Å følge disse reglene bidrar til å skape et positivt emosjonelt miljø som gjør at den ubehagelige delen av samtalen kan håndteres konstruktivt, uten å forårsake unødvendig fiendtlighet fra den ansatte, uten å tvinge ham til å innta en defensiv posisjon.

Når man gjennomfører en problemsamtale er det viktig å finne ut: er problemet som har oppstått et middel for å vekke oppmerksomhet? (For eksempel skjuler den fornærmede ansatte sin misnøye av en eller annen grunn og vil ikke eller kan ikke snakke åpent om det.) Er krenkelsene forårsaket av personlige vanskeligheter (familiekonflikt, sykdom hos kjære osv.)? Er problemet knyttet til mangel på kvalifikasjoner, assistanse eller opplæring? Kanskje trenger den ansatte mer selvstendighet? Eller er det slik at han ikke aksepterer lederstilen? Svarene på disse spørsmålene vil gjøre det mulig å ta en beslutning om mulige organisatoriske tiltak som må iverksettes innenfor en bestemt tidsramme og som kan bli et program for å overvinne den oppståtte situasjonen. Dersom det under en problematisk samtale er ment å informere arbeidstaker om disiplinære tiltak, bør avgjørelsen om straff uttrykkes enkelt, tydelig, med vekt på forståelse og riktig vurdering av det som har skjedd.

Hovedstadiene i en forretningssamtale er: forberedende aktiviteter, begynnelsen av samtalen, informere de tilstedeværende, argumentere for de foreslåtte bestemmelsene og avslutte samtalen. La oss se kort på dem.

Forberedende aktiviteter.

Det er ingen enhetlige, ufeilbarlige regler for å forberede seg til en forretningssamtale. Tradisjonelt innebærer rammen for å forberede seg til en forretningssamtale planlegging; innsamling av materiale og dets behandling; analyse av det innsamlede materialet og dets redigering.

Samtalens sted velges under hensyntagen til dens innflytelse på det forventede resultatet. For folk som ikke jobber i selskapet, vil det mest praktiske stedet være vertens kontor eller et spesielt gjesterom utstyrt med alt nødvendig. I alle fall bør situasjonen være rolig, tilbaketrukket, det er nødvendig å utelukke det uventede utseendet til fremmede, støy, samtaler, etc., fordi dette er nervepirrende. På mange måter bestemmes det selv av fargen på veggene, belysningen, møblene og arten av arrangementet.

Du kan også møte ansatte på deres arbeidsplass. Det er akseptabelt å føre forretningssamtaler utenfor jobben, for eksempel på en restaurant, kafé eller til og med hjemme. Hovedsaken er at samtalepartneren din føler seg fri og avslappet og fullstendig kan bytte til en forretningssamtale.

Da bør du velge det mest beleilige øyeblikket og først da arrangere et møte. I dette tilfellet vil initiativet være i dine hender, og derfor vil det være lettere å kontrollere situasjonen.

Når samtalen allerede er planlagt, utarbeides en plan for gjennomføringen. Først bør du definere målene dine, og deretter utvikle en strategi for å oppnå dem og taktikk for å gjennomføre en samtale.

En slik plan er et tydelig handlingsprogram for å forberede og gjennomføre en konkret samtale. Å forberede og planlegge en samtale lar deg forutse mulige uventede øyeblikk på forhånd, noe som reduserer effektiviteten til samtalepartnerens kommentarer. I tillegg tilegnes evnen til rask og fleksibel reaksjon når uforutsette omstendigheter oppstår.

Å samle inn materiale til en forretningssamtale er en svært arbeidskrevende prosess som krever en betydelig investering av tid. Men dette er en av de viktigste stadiene i forberedelsene til en samtale. Det innebærer å søke etter mulige informasjonskilder (fra personlige kontakter, rapporter, vitenskapelige studier, publikasjoner, offisielle data, etc.). I dette tilfellet er det tilrådelig å umiddelbart supplere det innsamlede materialet med dine egne notater, siden slike notater kan hjelpe betydelig i sluttfasen av forberedelsene til samtalen. Volumet av innsamlet materiale avhenger i stor grad av den generelle bevisstheten til deltakerne i den fremtidige samtalen, nivået på deres faglige kunnskap og bredden i deres tilnærming til problemet beregnet på diskusjon.

De innsamlede og nøye utvalgte bevisene blir deretter systematisert, slik at de viktigste fakta kan fremheves for å bli vurdert. Systematisering bør gjennomføres gjennom hele materialbehandlingsprosessen.

Analyse av det innsamlede materialet bidrar til å bestemme forholdet mellom fakta, trekke konklusjoner, velge nødvendig argumentasjon, dvs. gjøre det første forsøket på å kombinere og knytte alt innsamlet materiale til en enkelt logisk helhet.

Det er veldig nyttig før samtalen å prøve å tegne et portrett av partneren din, bestemme hans styrker og svakheter, det vil si etablere hans psykologiske type, politiske overbevisninger, sosiale posisjoner, sosial status, religiøs tro, hobbyer, etc.

Forberedelsen til samtalen fullføres ved å redigere teksten, dens endelige polering og revisjon.

Starter en samtale

Dette Dette er et svært viktig skritt og bør derfor ikke neglisjeres. Målene for denne fasen av samtalen er som følger: etablere kontakt med samtalepartneren; skape en arbeidsatmosfære; tiltrekke oppmerksomhet til en kommende forretningssamtale.

Enhver forretningssamtale begynner med en introduksjonsdel, som tar opptil 10–15 % av tiden. Det er nødvendig å skape en atmosfære av gjensidig forståelse mellom samtalepartnere og lindre spenninger. Dersom det finner sted et møte mellom personer av ulik rang, bør senior ta initiativ. Hvis det er en representant for vertsfesten mellom gjestene og vertene.

Den innledende fasen av samtalen er først og fremst av psykologisk betydning. De første setningene har ofte en avgjørende innflytelse på samtalepartneren, det vil si på hans beslutning om å lytte til deg videre eller ikke.

Samtalepartnere er vanligvis mer oppmerksomme i begynnelsen av en samtale. Det er på de første setningene at samtalepartnerens holdning til deg og til selve samtalen vil avhenge (dvs. opprettelsen av en arbeidsatmosfære). De første setningene danner et inntrykk av en person, og som du vet, blir effekten av "førsteinntrykket" alltid husket i veldig lang tid.

Det er ikke ille hvis du smiler når du sier dine første ord. Et smil i forretningsforbindelser skaper en atmosfære av velvilje og bidrar til suksess for alle forhandlinger.

I begynnelsen av samtalen bør du unngå å be om unnskyldning eller vise tegn på usikkerhet. Det er nødvendig å utelukke eventuelle manifestasjoner av manglende respekt eller ignorering av samtalepartneren. Du bør ikke bruke de første spørsmålene dine til å tvinge samtalepartneren din til å se etter motargumenter og innta en defensiv posisjon, selv om dette er en helt logisk og helt normal reaksjon. Men fra et psykologisk synspunkt er dette en klar feil.

Det er veldig nyttig i begynnelsen av en samtale å si det fulle navnet til samtalepartneren nøyaktig og med riktig vekt, husk det og i fremtiden adressere samtalepartneren ved navn så ofte som mulig.

Riktig start på en samtale innebærer å angi formålet med samtalen, navnet på emnet og kunngjøre rekkefølgen av saker som skal vurderes.

Samtalens rytme er også viktig. Du bør prøve å øke intensiteten når du kommer nærmere slutten. Ved å gjøre dette bør det vies spesiell oppmerksomhet til sentrale spørsmål.

Det er mange samtalestartere.

Resepsjon SLIPPER SPENNING og fremmer personlig kontakt. Det er nok å si noen komplimenter, og avstanden vil raskt begynne å forsvinne. En vits som får de tilstedeværende til å smile eller le, bidrar også til å dempe den innledende spenningen.

Resepsjon"CLUES" lar deg kort angi en situasjon eller et problem, koble det til innholdet i samtalen, og bruke denne "ledetråden" som utgangspunkt for å starte en samtale. For disse formålene kan du også bruke en hvilken som helst liten hendelse, sammenligning, personlige inntrykk, anekdotiske hendelser eller uvanlige spørsmål.

Resepsjon DIREKTE TILNÆRMING betyr å gå rett på sak, uten noen introduksjon. Skjematisk ser det slik ut: du oppgir kort årsakene til at samtalen ble planlagt, går raskt fra generelle spørsmål til spesifikke, og går videre til samtaleemnet. Denne metoden egner seg hovedsakelig for kortsiktige og lite viktige forretningskontakter, for eksempel i kommunikasjon mellom en sjef og en underordnet.

Informere de tilstedeværende

Dette stadiet består i å overføre noe informasjon til samtalepartneren. En slik overføring skal være nøyaktig, tydelig (ingen tvetydighet, forvirring, underdrivelse), faglig korrekt og om mulig visuell (bruk av kjente assosiasjoner og paralleller, samt visuelle hjelpemidler). Men når det er mulig, bør du informere de tilstedeværende om kildene til informasjonen din og angi påliteligheten deres.

Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot kortfattet presentasjon. Det er nødvendig å ikke glemme tidsrammen for samtalen.

Du bør alltid huske retningen på samtalen, det vil si ha hovedmålene i tankene og ikke avvike fra emnet, selv om samtalepartnerne bombarderer høyttaleren med spørsmål.

Under en samtale må du hele tiden henvende deg til samtalepartneren din med spørsmål, gitt at personlig innflytelse i forretningsforhold er veldig viktig. Først må du interessere samtalepartneren din, det vil si forklare ham hvorfor det er i hans interesse å svare på spørsmålene dine. I tillegg skader det ikke å forklare hvorfor du er interessert i dette eller hint faktum og hvordan du skal bruke informasjonen du får fra den.

Når du informerer, må du lytte til foredragsholderen oppriktig og med interesse.

Når du informerer de tilstedeværende, må du fast holde deg til hovedretningen i samtalen, konsekvent følge tanken din, din mening, ikke påtrengende, men hardnakket forsvare den. Alle spørsmål som stilles vurderes i den rekkefølgen det ble planlagt, og det er nødvendig å gå videre til neste først etter å ha diskutert det forrige.

I prosessen med å informere, bør du nøye overvåke alt som samtalepartneren spør, betydningen av ordene hans. Hvis noe er uklart, bør du definitivt stille et oppklarende spørsmål, men på en slik måte at samtalepartneren, når han svarer, uttrykker sin egen mening, og ikke prøver å snakke ved å bruke godt slitte stereotyper.

Begrunnelse for de foreslåtte bestemmelsene

Dette er hovedstadiet i en forretningssamtale, der det dannes en foreløpig mening, kommunikantene bestemmes med en foreløpig posisjon. Ved hjelp av argumenter kan du helt eller delvis endre posisjonen og oppfatningen til samtalepartneren din, myke opp motsetninger og kritisk undersøke bestemmelsene og fakta presentert av begge sider. Her kan vi snakke om begreper som f.eks "argumentasjonsteknikk", som dekker metodiske aspekter, dvs. indikerer hvordan man bygger et argument, og "argumentasjonstaktikk", som involverer kunsten å bruke spesifikke teknikker. Det vil si at teknikk er evnen til å presentere logiske argumenter, og taktikk er evnen til å velge de best egnede for en gitt sak.

I argumentasjon er det to hovedstrukturer: bevisargumentasjon, når noe skal bevises eller underbygges, og motargumentasjon, ved hjelp av disse tilbakevises forhandlingspartnernes utsagn.

Å bygge begge strukturer, ulike metoder for argumentasjon.

For eksempel, fundamental metode Hvordan direkte appell til samtalepartneren, som er informert om fakta og informasjon som er grunnlaget for bevisene dine. Hvis vi snakker om motargumenter, så må vi prøve å utfordre og tilbakevise argumentene til samtalepartneren.

Digitale eksempler spiller en viktig rolle her. Digitale data er det mest pålitelige beviset i alle diskusjoner.

Metodemotsetninger basert på å identifisere motsetninger i motstanderens argumentasjon. Ved sin essens er denne metoden defensiv.

Metodetrekke konklusjoner er basert på presis argumentasjon, som gradvis, steg for steg, gjennom delkonklusjoner, leder deg til ønsket konklusjon.

Metodesammenligninger er av eksepsjonell betydning, spesielt når sammenligningene er godt valgt. Vi kan også snakke om andre rasjonelle argumentasjonsmetoder.

Det finnes også såkalte spekulative metoder argumenter som fortsatt defineres som triks.

For eksempel , teknikkoverdrivelse. Innebærer generalisering av noe slag og overdrivelse, samt å trekke for tidlige konklusjoner.

Teknikk for å diskreditere en partner. Det er basert på følgende regel: hvis jeg ikke kan tilbakevise essensen av spørsmålet, kan identiteten til samtalepartneren stilles spørsmål ved.

Teknikkisolering. Den er basert på å "trekke ut" individuelle fraser fra en tale, isolere dem og presentere dem i en avkortet form slik at de har en mening helt motsatt av den opprinnelige. Det er også helt feil å utelate det som kommer foran eller umiddelbart etter en uttalelse.

Teknikkforvrengning. Representerer en åpenbar forvrengning av det du sa, eller en reversering av vekt.

Argumentasjonsfasen har tre nivåer: nivå av hovedargumenter, som må opereres i selve argumentasjonsprosessen; nivå av hjelpeargumenter, som støtter hovedargumentene og som sjelden brukes mer enn én gang (de brukes kun i argumentasjonsfasen); nivå av fakta, med ved hjelp av hvilke alle hjelpemidler, og gjennom dem, er de viktigste bestemmelsene bevist.

Det må huskes at argumentasjonen i alle tilfeller skal føres riktig. Du bør alltid åpent innrømme at samtalepartneren din har rett når han virkelig har rett, selv om det er ulønnsomt for deg. Dette gir deg rett til å forvente og kreve samme oppførsel fra din samtalepartner. Dessuten bryter du ikke forretningsetikk ved å gjøre det.

Å avslutte samtalen er den siste fasen av samtalen. Å fullføre en samtale betyr å oppnå forhåndsbestemte mål. På siste trinn løses følgende oppgaver:

Å oppnå hoved- eller (i ugunstige tilfeller) backup-mål (alternativt);

gi en gunstig atmosfære;

Stimulere samtalepartneren til å utføre de planlagte handlingene;

opprettholde ytterligere (om nødvendig) kontakter med samtalepartneren og hans kolleger;

Skriv et sammendrag med en klar hovedkonklusjon som alle tilstedeværende kan forstå.

Hver forretningssamtale har sine oppturer og nedturer. I denne forbindelse oppstår spørsmålet: når skal man flytte samtalen til sluttfasen - beslutningsfasen. Praksis viser at dette bør gjøres når samtalen når et klimaks. For eksempel svarte du på en veldig viktig bemerkning fra samtalepartneren din så utfyllende at hans tilfredshet med svaret ditt er åpenbart.

Et eksempel på hans typiske kommentar i dette tilfellet: "Dette måtte definitivt bli funnet ut!"

Svaret ditt bør umiddelbart suppleres med en positiv konklusjon, for eksempel: "Sammen med deg er vi overbevist om at det vil være svært nyttig for deg å lage dette forslaget."

Om nødvendig kan du bruke teknikker for å fremskynde beslutningstaking. Det er to slike teknikker: direkte og indirekte akselerasjon.

Direkte akselerasjon. Et eksempel på denne teknikken: "Skal vi ta en avgjørelse med en gang?" Oftest har samtalepartneren ennå ikke hatt tid til å ta en avgjørelse, og derfor svarer han: "Nei, ikke ennå. Jeg må fortsatt tenke over det." Ved å bruke "direkte akselerasjon"-teknikken kan du ta en beslutning på kortest mulig tid.

Indirekte akselerasjon. Denne teknikken lar deg lede samtalepartneren din til ønsket mål gradvis. Fordelen er at du begynner å jobbe mot målet ditt ganske tidlig, og reduserer risikoen for feil.

Samtalepartneren husker den siste delen av talen best. Dette betyr at de siste ordene har den sterkeste innvirkningen på ham. I denne forbindelse anbefales det å skrive ned og huske de siste setningene, eller i det minste den siste.

Erfarne forretningsfolk tenker vanligvis gjennom to eller tre alternativer for siste setninger på forhånd, og bestemmer deretter, avhengig av samtaleforløpet, hvilken av dem - mykere eller tøffere i formen - som skal uttales.

Det er veldig viktig å skille slutten av samtalen fra hoveddelen, for eksempel ved å bruke følgende uttrykk: "La oss oppsummere," "Så vi har kommet til slutten av samtalen."

Å fullføre en samtale kan ikke reduseres til bare å gjenta de viktigste punktene. Hovedideene bør formuleres veldig klart og konsist. Du må gi den generelle konklusjonen en lett fordøyelig form, det vil si gjøre flere logiske utsagn fulle av mening og betydning. Hver detalj i den generaliserende konklusjonen skal være klar og forståelig for alle tilstedeværende, det skal ikke være rom for unødvendige ord og vage formuleringer. En generaliserende konklusjon bør domineres av én hovedide, oftest presentert i form av flere bestemmelser som konsekvent uttrykker den i den mest konsise formen. I skriftlig form består konklusjonen av overskrifter som hver representerer en uavhengig semantisk blokk, selv om de generelt sett er logisk sammenkoblet og representerer en enhet som til sammen karakteriserer resultatene av samtalen.

Konklusjonen trekkes ut fra et skriftlig opptak av hele samtalen. Denne posten er et ekstremt viktig dokument, der alle nødvendige formaliteter må overholdes og følgende er angitt: etternavn, fornavn og patronymer til de tilstedeværende, deres stillinger (nivå, rang, fast arbeidssted); samtalens varighet; på hvis initiativ det fant sted.

Opptaket av samtalen bør være kortfattet, men formålet med samtalen, de diskuterte spørsmålene, partenes standpunkter, uttalte betraktninger, innsigelser og inngåtte avtaler skal protokolleres. Protokollaspektene ved møtet er utelatt fra opptaket. Hvis det under samtalen var utveksling av materialer eller dokumenter, må denne omstendigheten gjenspeiles i opptaket. Fakta om mottak eller levering av minneverdige gaver gjenspeiles også.

Basert på samtalestadiene kan vi formulere det viktigste prinsippene for sin oppførsel.

Det første prinsippet er TILTREKKE OPPMERKSOMHETEN til samtalepartneren din (starte en samtale).

Hvis samtalepartneren din viser interesse for samtalen, betyr dette at talen din vil være nyttig for ham, og han vil lytte til deg med oppmerksomhet. Derfor må du INTERESSE din samtalepartner - dette er andre prinsippet(informasjonsoverføring).

Det neste trinnet er å, basert på den vekkede interessen, overbevise samtalepartneren om at han vil handle klokt ved å være enig i dine ideer og forslag, siden implementeringen av dem vil gi ham og hans selskap visse fordeler. Dette tredje prinsippet gjennomføre en forretningssamtale - prinsippet om DETALJERT BEGRUNDELSE (argumentasjon).

Samtalepartneren ble interessert i dine ideer og forslag, forsto deres gjennomførbarhet, men oppfører seg fortsatt forsiktig og ser ikke muligheten for å anvende disse ideene og forslagene i sin bedrift eller bedrift. Etter å ha vekket interesse og overbevist samtalepartneren din om riktigheten av det som ble sagt, må du finne ut og differensiere hans ønsker. Dermed, fjerde prinsipp - IDENTIFISÉR INTERESSER OG ELIMINER TVILLER til samtalepartneren din (parerende kommentarer).

OG femte, grunnleggende prinsippå gjennomføre en forretningssamtale handler om å FORvandle interessene til samtalepartneren til en endelig beslutning (beslutningstaking).

Du må vite hvordan du fører en forretningssamtale på riktig måte. Den skal være kort og informativ. Under en forretningssamtale diskuteres hovedsaklig spørsmål som videre samarbeid, ansettelse og en lang rekke transaksjoner.

Egendommer

Først og fremst er en forretningssamtale muntlig kontakt mellom et par personer som har til hensikt å inngå, styrke eller avslutte et forretningsforhold. For det andre innebærer det verbal kommunikasjon mellom samtalepartnere som har myndighet til å løse arbeidsproblemer og forretningsproblemer. For det tredje, ved hjelp av samtale oppnås resultatet raskest.

En forretningssamtale er en type verbal kommunikasjon, og i motsetning til andre kommunikasjonsmetoder, som møter, forretningskorrespondanse, telefonsamtaler, har den en rekke fordeler:

• En forretningssamtale lar deg fokusere på samtalepartneren eller gruppen mennesker som deltar i den, noe som betyr at den er personlig orientert.
• Direkte kommunikasjon foregår i et miljø som er behagelig for begge parter, dette fører til et raskere søk etter løsninger på problemer.
• En avslappet atmosfære skaper også gunstigere forhold for å etablere sterke personlige relasjoner, noe som i arbeidsprosessen fører til lettere kommunikasjon mellom partene.
• En god mulighet for en mer fleksibel tilnærming til emnet som vurderes.
• Å redusere tidsbruken, fordi samtalepartneren reagerer på uttalelser umiddelbart, bidrar dette til rask oppnåelse av mål.
• Det er mye lettere å personlig overbevise samtalepartneren din om at du har rett og gyldigheten av din ettertraktede stilling, noe som vil føre til aksept av et mer fordelaktig tilbud for deg.
• Lederens kompetansenivå øker alltid på grunn av å ta hensyn til kommentarer og vurderinger fra den andre siden.

Stadiene i en forretningssamtale må følges nøye. Dette vil gjøre det lettere å forhandle.

Funksjoner

Oppgavene som utføres gjennom samtale er svært varierte.

En forretningssamtale inkluderer en rekke viktige funksjoner for forhandlinger. Disse inkluderer:

• arbeidere i samme felt kan umiddelbart diskutere presserende problemer og finne løsninger på dem;
• å være i samme rom gjennomfører partnere et felles søk etter løsninger, og ulike ideer for å bevege seg mot målet vurderes også;
• høy sannsynlighet for å inngå forretningsvennlige avtaler;
• pågående forretningsaktiviteter koordineres, noe som fører til kvalitetskontroll av utførte oppgaver;
• forretningskontakter er lettere å opprettholde på passende nivå under en samtale enn under korrespondanse;
• ansatte stimuleres gjennom motiverende ideer til å delta aktivt i virksomheten.

Konseptet med samtale i næringslivet er ganske strengt. For å forhandle må du henvende deg til samtalepartneren din høflig, det må være arbeidsmoral, og du må alltid snakke kort og saklig.

Slags

Bedriftssamtaler kan gjennomføres i tre ulike situasjoner: ansettelse av en ny medarbeider, oppsigelse, eller en samtale som er lærerik i forbindelse med disiplinære brudd.

Ved ansettelse

Intervjuet når du søker jobb foregår i et "Spørsmål-Svar"-format, som er mer som å gjennomføre et intervju. Det viktigste er å få pålitelig informasjon om den innleide ansatte for å identifisere hans faglige egenskaper.

Hovedmålene med intervjuet når du søker jobb:

• finne ut årsaken til at en person leter etter en jobb;
• bestemme hans kompetanse i det nødvendige arbeidsområdet;
• identifisere styrker og svakheter, hovedkaraktertrekk, kanskje temperamentsfulle trekk;
• finne ut om prestasjonene som den ansatte har oppnådd tidligere;
• spør hvilken lønn han forventer;
• bestemme hvilke instruksjoner han forventer fra sine overordnede;
• finne ut hvilken sjef som er god og effektiv for ham.

Ved oppsigelse

Samtalen ved oppsigelse av en ansatt fra jobb er delt inn i to typer: oppsigelse av egen fri vilje og tvangsoppsigelse (på grunn av bemanningsreduksjoner osv.).

Når du gjennomfører den første typen samtale, må du:

1. Identifiser den sanne årsaken til den ansattes oppsigelse.
2. Bestem hva som motiverte ham, hva som forårsaket en slik beslutning (kanskje misnøye med produksjonsprosessen eller uoppmerksomhet fra lederen, harme mot kolleger).
3. Finn ut hva som ikke passet ham i arbeidet hans og omvendt. Den tredje fasen er den mest informative.

Det er et kjent faktum at ansatte som forlater arbeidsplassen sin av personlige årsaker vanligvis ikke er redde for å fortelle de sanne fakta. Fra lederens side kan dette hjelpe ham med å forbedre produksjonsprosessen i fremtiden og eliminere tapet av verdifulle arbeidere.

Behovet for å gjennomføre en slik samtale ligger i ledelsens hovedoppgave - å ta vare på å rette feil i ledelsesaktiviteter, og å overvåke dette på alle produksjonsnivåer.

En samtale med en ansatt som må sies opp kalles i spesialisert utenlandsk litteratur en «avskjedssamtale». Det går annerledes:

1. Samtalen er aldri planlagt før helger eller ferier, fordi dette kan ødelegge stemningen og påvirke ikke bare den ansatte selv, men også hans familie og kjære.
2. Samtalen føres ikke på den ansattes arbeidsplass, eller i et rom hvor det jobber mange mennesker, dette medfører en stor følelsesmessig belastning for den underordnede, som kan ha visse konsekvenser.
3. Samtalen varer i 20 minutter, fordi den ansatte som har hørt de ugunstige nyhetene ikke er følelsesmessig i humør til å lytte til det han blir fortalt og tenke på de ulike fakta som lederen prøver å formidle, komme inn i situasjonen.
4. Ledelsen må være presis og korrekt i sin presentasjon, ellers kan arbeidstakeren bli overkjørt av tvil om rettferdigheten av de uttrykte ordene, noe som vil føre til tvister og anke av vedtak. Spesielt emosjonelle mennesker kan briste i gråt rett på stedet.

I utenlandsk praksis er det et eget «rehabiliteringsprogram» for oppsagte. I praksis ser ledelsen etter ledige stillinger ved en annen virksomhet, slik at den ansatte, fortvilet over egne evner, ikke gir opp. Det er også en oppfatning at dette programmet er nyttig for å opprettholde autoritetsnivået til den oppsagte personen i øynene til kolleger og husstandsmedlemmer.

Disiplinær samtale

I sin tur oppstår disiplinære samtaler ved brudd på eventuelle regler. De krever en kritisk vurdering av den ansattes arbeid av overordnede. Derfor krever en slik samtale:

1. Lederen plikter å innhente all nødvendig informasjon om arbeidstakeren og hans stilling for å unngå feilsituasjoner. Ansattprofilen skal være så nøyaktig og omfattende som mulig.
2. Informasjon bør komme en om gangen, fordi en riktig strukturert samtale fører til en bedre forståelse av problemet hos den underordnede.
3. Det er en enkelt regel: du kan ikke kritisere lovbryterens personlighet, oppmerksomhet rettes bare mot oppgaven som er utført feil. Denne definisjonen bør alltid gjelde.

Typene forretningssamtaler er ganske omfattende. Du kan bruke hvilken som helst teknikk du liker best. Kommunikasjonsferdigheter må vies spesiell oppmerksomhet.

Regler

Nøkkelverktøyet er evnen til å stille spørsmål. Det er alltid verdt å følge det grunnleggende settet med regler for effektiv verbal kommunikasjon:

• Det er nødvendig å korrekt og tydelig etablere kontakt med samtalepartneren som er gitt deg for å oppnå et godt resultat, og for å redusere tiden for unødvendig kommunikasjon.
• Det er nødvendig å ta hensyn til hva slags arbeid han utfører, bestemme jobbansvaret hans, stille spørsmålet om grensene til arbeidsområdet for å vite nøyaktig hva den ansatte er ansvarlig for.
• Liv og arbeidserfaring, så vel som hans interesser utenfor arbeidssfæren, må hans tenkeprosess alltid tas i betraktning. Hver person er individuell, noe som betyr at hver person trenger sin egen tilnærming. Metoden med klisjéfulle fraser vil ikke fungere her; du må alltid tenke.
• Du bør behandle arbeideren med respekt og ikke ta hensyn til mulige talefeil eller ytre defekter.
• Hovedmålet med en forretningssamtale er prosessen med å formidle informasjon; den må organiseres tydelig i henhold til planen, ikke vær redd for å fremme ideene dine, tilbakevise samtalepartnerens argumenter, velg riktig argumentasjon, formuler utsagnene dine nøyaktig, og ikke kaste vann. Husk: avgjørelse følger alltid diskusjon.

• Hvis du streber etter å bedre forstå arten av problemet som har oppstått, kan du unngå lange og unødvendige samtaler "rundt i bushen", dette vil hjelpe deg med å påvirke personen eller gruppen av mennesker som deltar i forretningssamtalen sterkere.
• Riktig presentasjon og formulering av problemet vil lede deg til vurderinger som kan stimulere samtalepartneren til å si sin mening om problemet, eller motivere ham til å finne løsninger, frigjøre ham og tvinge ham til å fremme en idé. Klassifiseringen skal være klar.
• Riktig organisering av dialogen vil hjelpe deg til å bedre forstå motstanderen din og vil hjelpe deg å unngå vranglås eller situasjoner som kan gjøre deg sint, nervøs eller irriterende. Det vil bidra til å opprettholde den beste atmosfæren i samtalen og gi et hyggelig inntrykk etterpå.

Det skal alltid være en atmosfære av velvilje i laget. Kraftige uttalelser er ikke akseptable for samtaledeltakere.

Hvordan forberede?

Det er klart at reglene for forberedelse til en samtale kan variere, og ingen av dem kan kalles ufeilbarlige. Alt avhenger av den nåværende situasjonen. Det vil imidlertid være nyttig å peke på følgende forberedelsesalternativer:

• For det første inkluderer dette å utarbeide en intervjuplan;
• deretter samle og bearbeide det mottatte materialet for å øke kompetansen i den ledende saken;
• du har alltid rett til å redigere eksisterende informasjon, det er dette forretningssamtaler ble oppfunnet for.

Å velge riktig sted for samtalen kan definitivt påvirke resultatet av intervjuet. Det er flere tilnærminger som varierer avhengig av situasjonen. En person som ikke er ansatt i din bedrift kan bli invitert til et intervju utenfor kontorbygget.

Et annet eksempel: et møte på kontoret til lederen som gjennomfører intervjuet, vanligvis kalt et spesielt rom. Den skal være utstyrt med alt nødvendig. Miljøet rundt deg og samtalepartneren din skal være så behagelig som mulig, hovedfaktoren er rolig.

Slå av alle telefoner. Advar kollegene dine og sekretæren om det kommende møtet, fordi fremmede og unødvendige telefonsamtaler rett og slett er irriterende, kan dette forstyrre oppnåelsen av de tildelte oppgavene, rett og slett forstyrre prosessen.

Men du bør forstå at "intimiteten" i situasjonen vil være unødvendig, ikke glem arbeidsprosessen. Juster belysningen riktig, velg et lyst rom med minimalistisk design, så ingenting vil distrahere oppmerksomheten.

Finesser av å utføre

Det er flere "standard" regler som subtilt, men betydelig kan påvirke resultatet av en forretningssamtale. Teknikkene som brukes fører ofte til positive resultater. Det er nødvendig å bruke de grunnleggende modellene for oppførsel til partnere under en samtale. De strukturelle prinsippene for forretningskommunikasjon vil også hjelpe deg å komme høyere i karrieren.

Det er ikke nødvendig å møte ansatte på deres arbeidsplass. Møtestedet kan være en restaurant, en kafé, en klubb eller til og med et hjem. Målet som skal forfølges er komfort. Komfort er det som hjelper deg å oppnå bedre resultater. Men du bør ikke la deg rive med; hvis situasjonen ser mer ut som en "intim" kan dette føre til motsatt resultat.

Tidspunktet du bestemmer deg for å ha en forretningssamtale er et veldig viktig poeng. Først etter å ha tenkt over dette punktet bør du arrangere et møte. Det vil hjelpe deg og spille i hendene hvis du ønsker å bytte initiativet til din side, selvfølgelig, og på denne måten blir det lettere å kontrollere selve situasjonen.

Når du har bestemt deg for sted og tid, må du sette deg konkrete mål som du ønsker eller ønsker å oppnå, deretter utvikle en strategi som du vil følge for å oppnå dette, og deretter formulere en struktur for samtalen. Det er også viktig å vurdere hvor deltakerne befinner seg. Hovedteknologien er at du må se på samtalepartneren direkte og på samme nivå.

Det skal være etikette under møter. Dette er en av hovedreglene.

Fakta som bidrar til suksessen til en forretningssamtale. Først og fremst bør dette inkludere profesjonalitet, fordi det er kompetanse på det valgte feltet og en klar visjon om problemet som vil hjelpe deg enkelt og raskt å takle oppgaver og oppnå ønsket mål.

• Et konstant fokus på resultater vil være din fordel, bare et direkte ønske om et mål fører til oppnåelse, ingenting vil endre seg hvis du fortsetter å ligge på sofaen.
• Rytme, det er nødvendig å tydelig beskrive oppgavene og målene for å følge planen tydelig.
• Intensiteten av resonnementet vil skape inntrykk av at du er den mest interesserte personen, og "paiene" vil gå til deg.
• Men vi bør ikke glemme rammeverket for overføring av informasjon, selv om litt humor fortsatt ville være passende.
• Du bør ikke bli skremt hvis samtalen ikke umiddelbart går problemfritt; ofte ligger årsaken til feilen ikke bare i deg, men også i stemningen til samtalepartneren din.
• Måten du presenterer informasjon på er veldig viktig. Du må alltid velge de riktige ordene. Argumentene må være overbevisende. Ha godt humør. Det er tillit i stemmen.