Grunnskoleutdanning i regnskap. Retningslinjer for utarbeidelse og vedlikehold av primærdokumentasjon i regnskap. Lovregulering av spørsmålet og grunnleggende regler for registrering

Regnskap er et vitenskapelig organisert system designet for å samle inn, behandle, registrere og analysere informasjon som brukes i finansielle og økonomiske aktiviteter. Regnskap gjenspeiler forretningstransaksjoner uttrykt i monetære termer.

Kort om regnskap kan vi si: "Alt har sin pris!" Alle transaksjoner med kjøp og salg av varer og tjenester, kontraktsforhold mellom partnere, leverandører og kunder, arbeidsforhold knyttet til registrering av arbeidstid og godtgjørelse - alt kan reduseres til en monetær "nevner".

Ved hjelp av regnskap reflekteres utførelsen av ulike forretningstransaksjoner, som reflekterer virksomheten til enhver virksomhet, uavhengig av eierform og type aktivitet.

Helheten av regnskapsdata lar deg bestemme det endelige økonomiske resultatet av arbeidet, gjennomføre en analyse og bestemme utsiktene for videre arbeid for å forbedre ytelsesindikatorene.

Primærdokumentasjon i regnskap: hva er det?

Primærdokumentasjon i regnskap er grunnlaget for regnskapet. Hvis du visuelt forestiller deg regnskapssystemet som et spredende tre med tett løvverk, er bladene de primære regnskapsdokumentene.

Blader samles i "grener" - registre, hvorfra en kraftig "krone" av et tre lages - syntetisk regnskap for regnskapskontoer, og en kraftig grønn krone er nøkkelen til et blomstrende tre, de. korrekt og fullstendig regnskap for virksomheten.

I hvilken rekkefølge det utføres, kan du finne ut i vår nye publikasjon på lenken.

Eksempel på et primært regnskapsdokument - en timeliste.

Hva er et primærdokument i regnskap?

Det primære dokumentet er et standardskjema for et bestemt utvalg, fylt ut i samsvar med kravene til regnskap, metodiske anbefalinger fra statistiske, skatte-, forsikrings-, bank- og andre myndigheter.

Standardformer for primærdokumenter er godkjent av statlige statistiske myndigheter. Ulike snevert fokuserte dokumenter godkjennes av departementer og avdelinger etter type aktivitet.

Primære dokumenter er nødvendige for registrering av forretningstransaksjoner; de bekrefter gjennomføringen av en salgs-kjøpstransaksjon, leasing, mottak og bruk av penger, betaling til leverandører. Primære dokumenter er grunnlaget for regnskap i en organisasjon.

Rettelser i primærdokumenter

1. Hvis dette ikke er et strengt rapporteringsskjema, må dokumentet skrives om på riktig måte og det skadede dokumentet destrueres.

2. Kryss av det strenge rapporteringsskjemaet med en rød skrå linje fra det ene hjørnet av arket til det andre, og gjør oppføringen "kansellert". Ikke ødelegg den skadede formen.

Primære regnskapsdokumenter er utformet for å gjenspeile forretningstransaksjonene som skjer i institusjonen. Systematiserte data fra dem overføres til registre og regnskapsjournaler som danner grunnlaget for rapporteringen. Disse primære regnskapsdokumentene brukes i praksis, og listen over disse er godkjent av regnskapsprinsippene. Skjemaene som anbefales for bruk i praksis er gitt i vedtakene fra Statens statistikkkomité:

• nr. 1 datert 01.05.2004;
• nr. 71-a datert 30. oktober 1997;
• nr. 88 av 18. august 1998;
• nr. 132 av 25. desember 1998;
• nr. 100 av 11. november 1999;
• nr. 7 av 21. januar 2003.

Primære regnskapsdokumenter av kontanttype må være identiske med de enhetlige skjemaene; bedrifter har lov til å endre andre skjemaer.

Typer primærdokumenter i regnskap

Primære dokumenter kan være eksterne og interne. Den første kategorien inkluderer fakturaer fra motparter med betalingsanmodninger, den andre gruppen inkluderer forhåndsrapporter, fakturaer og kontantordrer.

Former for primære regnskapsdokumenter kan klassifiseres som:

• administrativ type (fullmakt, ordre);
• utøvende (handling);
• regnskapsdokumentasjon (kuponger, attester).

Typer primærdokumenter, i henhold til kriteriet for mengden informasjon de inneholder, er delt inn i konsolidert primær og enkel primær.

Hva gjelder primær regnskapsdokumentasjon?

Siden 2013 har de fleste av de enhetlige skjemaene blitt rådgivende. De er tillatt brukt i praksis i sin opprinnelige form eller modifisert under hensyntagen til spesifikasjonene til regnskap og ledelsesregnskap. Hva gjelder primærdokumenter for å reflektere transaksjoner med eiendeler blant anleggsmidler:

1. Skjema OS-1, som er et aksept- og overføringssertifikat.
2. Skjema OS-1a, brukes til å registrere faktum om mottak og avhending av eiendeler i form av bygninger og permanente strukturer.
3. Skjema OS-4, uten hvilket det er umulig å vise avskrivningen av en eiendel.
4. Det finnes to typer inventarposter - for anleggsmidler (INV-1) med immaterielle eiendeler (INV-1a).

Hva gjelder primære regnskapsdokumenter i personaljournalhåndtering:

• på tidspunktet for registrering av begynnelsen av et ansettelsesforhold med en bestemt ansatt, vil hovedformen være en ordre som registrerer ansettelsen, i T-1-skjemaet;
• Det er obligatorisk å opprettholde personlige kort til ansatte i T-2-skjemaet;
• ansettelse av arbeidere utføres i samsvar med rutenettet av stillinger etablert av bemanningstabellen i T-3-skjemaet;
• primære regnskapsdokumenter i form av ferieplaner (skjema T-7);
• beordrer at en bestemt ansatt får permisjon, med angivelse av de nøyaktige vilkårene og hviledatoene, utarbeides på grunnlag av T-6-skjemaet;
• ved oppsigelse utarbeides primære regnskapsdokumenter som pålegg i skjema T-8 eller T-8a.

Listen over primære dokumenter innen periodisering og utbetaling av lønn til personell består av:

• skjemaer for timelisteregistrering av utførte timer (skjemaer for manuell og automatisert utfylling av T-12 og T-13);
• flere typer lønnsslipper (T-49 og T-53);
• personlige kontoer (skjemadokument T-54).

Primære regnskapsdokumenter - en liste over obligatoriske kontantskjemaer for bruk i sin opprinnelige form:

1. Skjema KO-1, kalt en kontantkvitteringsordre. Skjemaet fylles ut på et A5-ark.
2. Skjema KO-2, som er en utgiftskontantordre, som skrives ut på papir i A5-størrelse.
3. Skjema KO-3, hvor inngående og utgående dokumentasjon registreres.
4. Primære dokumenter i regnskapsavdelingen av skjemaene KO-4 (nummerert, gjenget og forseglet kassebok) og KO-5 (bok for å reflektere pengeressurser akseptert og utstedt av kassereren).

Primærdokumentasjon inkluderer kontrakter, fakturaer, fakturaer, handlinger, fullmakter, salgskvitteringer, grensekort (M-8-skjemaer) og fakturakrav (M-11). En faktura tilhører, i motsetning til populær oppfatning, ikke kategorien primærdokumenter - denne konklusjonen finnes i brevet fra Finansdepartementet nr. 03-03-06/1/392, datert 25. juni 2007.

Primære regnskapsdokumenter - liste over nødvendige detaljer

Listen over primærdokumenter godkjent av regnskapsprinsippene kan bare inneholde de skjemaene som inneholder de nødvendige detaljene:

• fullt navn på dokumentet;
• dato for registrering av spesialisten;
• informasjon om selskapet som lager dette dokumentet;
• det primære dokumentet må gjenspeile essensen av innholdet i den utførte operasjonen;
• meter med naturlige og monetære varianter for å vurdere hendelser i det økonomiske livet til en organisasjon;
• alle primære regnskapsdokumenter har numeriske egenskaper for kommersielle produkter;
• informasjon om hvilke av selskapets ansatte som har satt sammen dokumentet og hvem som er ansvarlig for nøyaktigheten av dataene spesifisert i det;
• primære regnskapsdokumenter, som listen over benyttes i selskapet, skal være underskrevet av ansvarlige personer.

Et viktig trekk er at dersom dokumentskjemaet fylles ut i elektronisk format, støttes det av den elektroniske signaturen til tjenestemennene som er ansvarlige for å føre primærregistre. Alle primære regnskapsdokumenter, hvis liste er utarbeidet av regnskapssjef og godkjent av selskapets ledelse, har rettskraft.

Aktivitetene til regnskapsavdelingen er en integrert del av virksomhetens funksjon; det innebærer at ansatte utfører en rekke handlinger – fra beregninger til registrering og vedlikehold av primærdokumentasjon. Graden av ansvaret til selskapet eller dets nærmeste leder for feil som er gjort, varierer også sterkt: hvis de er relatert til rene interne problemer, er det ikke nødvendig å snakke om en bot; hvis vi snakker om betalingsdokumenter på grunnlag av hvilke skatter senere betales, kan overtrederen ikke bare møte en pengestraff, men også fengsel. Derfor er et godt organisert arbeid med primærsektoren et av de prioriterte arbeidsområdene for en juridisk enhet.

Begrepet "primær dokumentasjon", i motsetning til eller lignende, brukes utelukkende i regnskap, som, når det er nødvendig å løse organisatoriske problemer i fellesskap, forårsaker vanskeligheter for representanter for andre avdelinger i bedriften. Nedenfor vil vi beskrive hva hoveddokumentet er som helhet, og også gi en veiledende liste over dokumentene som er inkludert i det.

Hva er primærdokumentasjon i regnskap?

Merkelig nok gir den viktigste reguleringsloven som brukes til å organisere arbeidet til regnskapsavdelingen, den føderale loven "On Accounting" nr. 402-FZ, vedtatt 6. desember 2011 og inneholder endringer datert 29. juli 2018, ikke en entydig definisjon av denne setningen. I henhold til paragraf 1 i artikkel 9 i denne loven kan alle korrekt utførte og offisielt sertifiserte papirer som gjenspeiler en eller annen episode av et foretaks økonomiske liv, klassifiseres som primærdokumentasjon.

Slike episoder inkluderer mottak av midler i bytte for produkter levert av selskapet, tjenester som tilbys eller utført arbeid, eller omvendt overføring av penger for kjøp av lagervarer. På forespørsel fra lederen av foretaket (klausul 4 i samme artikkel), kan listen over primære regnskapsdokumenter også inneholde informasjon om gjensidige oppgjør som ikke er relatert til finansielle transaksjoner.

Viktig: Hovedkriteriet for primær dokumentasjon i regnskap er eksistensen av overføring av midler fra en person (ansatt, individuell gründer, selskap) til en annen. Dermed vil ikke primærposter under noen forutsetninger være med på listen, men en kontantkvittering eller utgiftsordre vil være greit.

MEDlagringstid for primærdokumenter i regnskap - minst fem år fra registreringsåret. Som praksis viser, ber ofte representanter for Federal Tax Service om en primærrapport i løpet av det første året eller tre; I fremtiden kan papirene overføres til arkivet for lagring, og etter at den angitte perioden er utløpt, kan de ødelegges i samsvar med bedriftens interne forskrifter og kravene i nasjonal lovgivning.

Men siden det i russisk byråkratisk praksis vanligvis er vanskeligere å disponere dokumenter enn å fortsette å lagre dem, kan primærdokumenter som er blitt unødvendige ligge igjen i arkivet så lenge det er nok plass; Ingen straffer for dette er gitt verken av den spesifiserte føderale loven nr. 402-FZ eller andre forskrifter.

I tillegg kan vedlikehold av primærdokumentasjon overlates til enten en eller flere ansatte i bedriften, avhengig av deres kvalifikasjoner og antall ansatte. Hvis saken gjelder en individuell entreprenør som ikke har relevante spesialister under sin kommando, har han rett til, etter eget valg, enten å utarbeide dokumentene selv eller involvere tredjepartsselskaper som leverer slike tjenester.

Liste over primære regnskapsdokumenter

I den siste utgaven av føderal lov nr. 402-FZ (mer presist, i paragraf 4 i artikkel 9 i dokumentet), blir retten til å bestemme hvilken dokumentasjon som er primær overført til lederen (generaldirektør, direktør) i foretaket. I samsvar med etablert praksis signerer han listen som allerede er utarbeidet av regnskapssjefen, selv om han kan påta seg arbeidet (fra å analysere aktiviteter til å summere resultater) helt på seg selv.

Følgelig er det ikke nødvendig å snakke om en enkelt liste over primærdokumenter; Vi kan bare nevne papirene som oftest er inkludert i denne listen:

1. Avtale. Det mest kontroversielle punktet når det gjelder dokumenteierskap: ganske ofte lagres kontrakter ikke i regnskapsavdelingen, men i den juridiske avdelingen eller til og med i personalavdelingen. På den annen side er det signeringen av en kontrakt som blir det første skrittet mot et nytt faktum i bedriftens økonomiske liv, derfor klassifiserer mange ledere ved sine ordre kontrakter om kjøp og salg, levering av tjenester, utførelse av arbeid, leasing og andre direkte relatert til bevegelse av kontantstrømmer som primær. I hovedsak inneholder en tilstrekkelig utarbeidet kontrakt alle funksjonene til et primærdokument oppført i paragraf 2 i artikkel 9 i føderal lov nr. 402-FZ - noe som betyr at det ikke er noen åpenbar brudd i dette tilfellet.
2. Kryss av. Basert på den foreslåtte fakturaen overfører kjøperen (forbrukeren), før eller etter mottak av varene eller tjenestene, midler til selgeren (leverandøren). Aksept av en faktura kan anses som en faktisk avtale om å betale den. I tillegg kan dette primære dokumentet inneholde (eller duplisere i samsvar med kontrakten) betingelsene for levering av inventar eller arbeid, samt metoder for oppgjør med selgeren og til og med prosedyren for å returnere midler i tilfelle svikt i en eller begge parter i transaksjonen for å oppfylle sine forpliktelser. .
3. Pakkeliste. Dette dokumentet, som alltid er inkludert i det primære dokumentet, inneholder en fullstendig liste over frigitte eller overførte lagervarer: både ferdige produkter og individuelle elementer eller råvarer. Antallet eksemplarer av fraktbrevet er ikke regulert: det må svare til antall parter i transaksjonen. Og selvfølgelig må hver kopi bekreftes med signaturer fra alle motparter; segl eller stempler er ikke nødvendig i dette tilfellet.
4. Akseptattest. Et primærdokument utarbeidet basert på resultatene av levering av tjenester, arbeid eller levering av varelager. Signert av representanter for begge motparter; hvis en av dem (vanligvis den mottakende parten) nekter å signere, kan papiret sertifiseres ensidig (sikkert i nærvær av observatører). Akseptattesten kan også inneholde tilleggskommentarer, presiseringer eller presiseringer som partene har lagt inn i den tilsvarende tabellen. Bruk av segl eller stempler fra organisasjoner for sertifisering er valgfritt. En variant av dette dokumentet, også inkludert i det primære dokumentet, er handlingen med aksept og overføring av anleggsmidler (OS-1), som gjenspeiler bevegelsen til foretakets hovedaktiva.
5. Lønnslipp. Den gir data om lønnen til alle innleide arbeidere i selskapet, inkludert insentiver og kompensasjonsbetalinger: bonuser, tilleggsbetalinger og så videre. Dette primære dokumentet er sertifisert av underskriftene til hovedregnskapsføreren og lederen av foretaket; også, i motsetning til de to punktene som er oppført ovenfor, for å bekrefte den juridiske gyldigheten av uttalelsen, er det påført et "levende" avtrykk av organisasjonens segl eller stempel.
6. Kontantdokumenter. Disse inkluderer innkommende og utgående bestillinger og en kassebok. Det er fra deres innhold at man kan få det mest komplette bildet av bevegelsen av finansstrømmer. KO-1, KO-2 og KO-4 inneholder informasjon om hvert enkelt faktum i det økonomiske livet - derfor vil autoriserte personer først og fremst fokusere på dem ved kontroll. Ytterligere kassedokumenter brukt med noe mindre intensitet (kasseordreregister KO-3 og kontantstrømregnskapsbok KO-5) hører også til primærdokumentasjonen og er utarbeidet og oppbevart etter de alminnelige regler.

Oftest er det primære dokumentet organisert på kronologisk basis - fra det første transaksjonsdokumentet til det siste; Andre alternativer er også mulige - med tilbehør, kombinert, etc.

Hvordan utarbeides primærdokumentasjon i regnskapet?

De nødvendige komponentene i ethvert primærdokument er:

• tittel i samsvar med den etablerte enhetlige formen;
• dato for signering (papiret kan tegnes og skrives ut når som helst);
• fullt offisielt navn på organisasjonen eller bedriften (du kan legge til et forkortet);
• beskrivelse og forklaring av en episode med bevegelse av midler, eller et faktum av økonomisk aktivitet;
• kostnaden for transaksjonen i fysiske (på den ene siden) og monetære (på den andre) termer med en uunnværlig indikasjon på måleenheter;
• navn i samsvar med bedriftens interne forskrifter eller statlige standarder for posisjoner til personer som er ansvarlige for å inngå en avtale og fullføre en transaksjon;
• underskrifter med utskrifter av representanter for partene i transaksjonen som deltok i inngåelsen av avtalen.

Som det følger av paragraf 5 i samme artikkel, kan primærdokumentasjon i regnskap i dag utarbeides både på papir og elektronisk form; i sistnevnte tilfelle sertifiseres den ved bruk av kvalifiserte elektroniske digitale signaturer fra partene og sendes til motparter på et hvilket som helst passende medium eller sendes via e-post.

De fleste primærdokumenter utstedes på grunnlag av enhetlige skjemaer som ikke kan endres; Unntak inkluderer kontrakter, aksept- og overføringshandlinger og en rekke andre papirer, der utviklingen av formen og strukturen utføres direkte av forretningsenheten.

Noen tips for å utarbeide primærdokumentasjon:

1. Det er tillatt å legge inn på skjemaet for hånd ved hjelp av kule- og gelpenner med blå eller svart pasta; For å gjøre korrigeringer brukes rødt blekk. For å fylle ut primærdokumentasjon i elektronisk form, er det tillatt å bruke enhver elektronisk datamaskin som er egnet fra et teknologisk synspunkt.
2. Hvert av hoveddokumentene som er inkludert i listen må fylles ut i tide. Å fylle ut og signere papirer med tilbakevirkende kraft med gjensidig samtykke fra partene er fullt mulig, men å informere reguleringsmyndighetene om dette er sterkt ikke anbefalt.
3. Hvis prosedyren for å legge inn data i skjemaet innebærer å duplisere numerisk informasjon (for eksempel betalingsbeløpet) skriftlig, kan verken den ene eller den andre komponenten neglisjeres, ellers kan dokumentet bli erklært ugyldig.
4. Når du utarbeider et primært rapporteringsdokument, kan du ikke legge igjen tomme felt. Hvis det ikke er noe å skrive inn i dem, bør du bruke en bindestrek, eller enda bedre, et universelt tegn, som er en latinsk bokstav Z med dobbelt kryss.

Viktig: Det er ikke tillatt å bruke korrigeringsstrimler, væske, barberhøvel for å rette feil, eller bare krysse ut feil innlagte data før det er umulig å lese det i primærdokumentasjonen i regnskapsavdelingen. Avhengig av situasjonen kan du bruke konturkorreksjoner som utfyller hovedteksten til oppføringen og reverseringen. I det første tilfellet er den feilaktige informasjonen krysset ut med en tynn linje, en post lages på toppen av den, som gjenspeiler den virkelige tilstanden, og på siden av siden er det inskripsjonen "Den korrigerte (kan være) klarert», ledsaget av signaturen til den ansvarlige personen og organisasjonens segl eller stempel. I den andre er eksisterende informasjon supplert med ny informasjon som er nødvendig for å få et helhetlig bilde av transaksjonen. I den tredje, spesielt ofte brukt når overdreven informasjon er funnet i primærkilden, dupliseres data som ikke samsvarer med virkeligheten i rød lim, og de riktige er gitt ved siden av dem, noe som allerede er normalt. En bekreftelsessignatur kreves også i dette tilfellet.

Primærdokumentet skal, i likhet med andre dokumenter, være klart, leselig og vakkert. Dette vil hjelpe i fremtiden, hvis det oppstår kontroversielle situasjoner, å raskt fastslå sannheten, bevise saken din i en rettssak eller overvåke arbeidet til autoriserte personer. Og et ekstra insentiv for samvittighetsfull og rettidig utgivelse av dokumentasjon vil være klausul 3 i artikkel 327 i straffeloven i Russland, ifølge hvilken bruk av forfalskede papirer straffes med en bot på opptil 80 tusen rubler eller opptil seks måneder av gjerningsmannens inntekt, arrest i inntil seks måneder, tvangs- eller kriminalomsorg i henholdsvis inntil 480 timer og 24 måneder.

Å bevise din uskyld eller fravær av en forbrytelse er vanskelig og tar mye mer tid og nerver enn høykvalitets utarbeidelse av primærdokumentasjon.

La oss oppsummere det

Primære dokumenter inkluderer dokumenter som gjenspeiler episoder av den økonomiske aktiviteten til en bedrift eller organisasjon. Registreringen deres utføres av ansatte i regnskapsavdelingen, og hvis det ikke er noen, av gründeren selv eller selskaper som tilbyr lignende tjenester. En fullstendig liste over primærdokumentasjon som brukes i selskapets virksomhet godkjennes av direktøren, og er vanligvis utarbeidet av regnskapssjefen.

Vanligvis inkluderer primærdokumenter kontrakter, kontoer, aksept- og overføringshandlinger, inkludert anleggsmidler, kontantdokumenter og andre papirer. De må inkludere blokkene som er oppført i paragraf 2 i artikkel 9 i føderal lov nr. 402-FZ. Rettelser i dokumenter er tillatt på strengt definerte måter: reversering, kontur eller supplerende inskripsjoner.

Banks Today Live

Artikler merket med dette symbolet alltid relevant. Vi overvåker dette

Og svar på kommentarer til denne artikkelen er gitt av kvalifisert advokat og forfatteren selv artikler.

Primære dokumenter i regnskapsrapporten er det viktigste leddet i dokumentflyten til ethvert selskap. Uten dem vil det ikke bare være mulig å beregne alle inntekter, utgifter og kvitteringer riktig, men også å beregne (og enda mer bekrefte med skattemyndighetene) fradrag til skattekontoret. Hva er en "primær" og hva er kravene til den? La oss finne ut av det.

Det er nødvendig å forstå hva som generelt menes med denne definisjonen. Så, primære regnskapsdokumenter er bekreftelse på forretningstransaksjoner utført i foretaket som ga en viss økonomisk effekt. Dette er et støttedokument - for eksempel en form for faktura.

Disse dokumentene er viktige ikke bare for regnskapsformål. De er nødvendige for å overholde skattelovgivningen og bekrefte alle transaksjoner. Ved hjelp av primærdokumenter kan du bestemme omfanget av selskapets forpliktelser overfor staten. Skattekontoret vil kreve disse attestene for å verifisere nøyaktigheten av beregningene.

Primærdokumenter skal utarbeides umiddelbart ved operasjonen, eller umiddelbart etter at den er fullført. Men det siste er bare mulig hvis det ikke er mulig å håndtere papirarbeid underveis.

Og det er verdt å huske at slike forsinkelser er sterkt motløse og er kun tillatt i eksepsjonelle situasjoner.

Hva er "primær"

Denne typen dokument er den som bekrefter allerede fullførte forretningshandlinger. For eksempel å kjøpe en ny dreiebenk. Uten primær dokumentasjon som kan bekrefte denne eller den handlingen, er det umulig å føre utgifter/inntekter eller mottak av noe i regnskapsboken.

Primære dokumenter kan være enten elektroniske eller papir - det er ingen forskjell. Det eneste særegne ved slik elektronisk dokumenthåndtering er at det kreves en elektronisk signatur for bekreftelse. Noen virksomheter kan imidlertid begrense bruken av digitale muligheter. I henhold til vilkårene i kontrakten eller i noen tilfeller regulert ved lov, er det mulig å kreve levering av bare et papir "primært" dokument.

Det primære regnskapsbilaget skal inneholde all nødvendig informasjon for regnskapsføring av næringsvirksomhet. Ellers kan det oppstå skatteproblemer. Hvis du ikke kan bekrefte utgifter eller inntekter, kan fradragsbeløpet øke.

Et slikt dokument er bevis på at det ble iverksatt noen tiltak i organisasjonens økonomi som påvirket den økonomiske situasjonen.

Liste over regnskapsdokumenter

Interessant nok regulerer ikke loven spesifikke dokumenter, så du kan velge mellom mange akseptable alternativer. Dette vil tillate deg å justere brukervennligheten ved rapportering. Men hva slags "primær" er det likevel?

1. Avtale. Inneholder spesifikke vilkår for en forretningstransaksjon. Den lister opp alle de økonomiske nyansene og ansvaret til alle involverte parter for implementering.
2. Pakkeliste. Liste over alle leverte tjenester eller overførte varer. Den oppbevares av hver deltaker i transaksjonen - du må lage kopier.
3. Overførings- og akseptsertifikat. Bekrefter at tjenesten ble utført i sin helhet og at kvaliteten tilfredsstiller det avtalte. Denne handlingen bekrefter aksept av utført arbeid og følgelig full godkjenning fra kunden.
4. Overførings- og akseptsertifikat nr. OS-1. I motsetning til det forrige dokumentet, brukes det til å registrere aktiviteter med input og output av anleggsmidler.
5. Kryss av. Bekreftelse på betalingsvillighet for et produkt eller en tjeneste. Fakturaen kan inneholde tilleggsbetingelser og priser for tjenestene som tilbys. Dette dokumentet lar deg også returnere penger.
6. Lønnslipp. Brukes til å løse forretningsproblemer knyttet til personell. Det vil si at disse uttalelsene tar hensyn til alle lønnssituasjoner. Det er nødvendig å inkludere ikke bare selve lønnen i lønnsslippen. Men også alle bonuser, overtid, insentiver og andre kontante "infusjoner" til den ansatte.
7. Kontantdokumenter. Nødvendig for regnskapsføring av finansielle transaksjoner ved salg av varer eller tjenester. Denne kategorien inkluderer ikke bare kasseboken, men også kvitterings- og utgiftsordrer.

Les også:

Banker og vekslingskontorer i Moskva: hvor er det beste stedet å kjøpe hryvnia?

Naturligvis er alle disse dokumentene utarbeidet forskjellig avhengig av de etablerte reglene og prosedyrene. De grunnleggende reglene er definert og må følges når du oppretter en primær.

Klassifisering av primærdokumenter

Det er flere måter å kategorisere regnskapsposter på. Dette forenkler selve definisjonen og dokumentflyten betraktelig. Gruppering skjer i henhold til visse prinsipper og funksjoner.

Så de primære dokumentene er delt inn:

1. Etter formål. Det er administrative - fullmakter og betalingsordrer; executive/exculpatory – lønnsslipper og attester for utført arbeid; regnskapsdokumenter - uttalelser, beregninger og attester; kombinert – kontantordrer, forhåndsrapporter og krav; og strenge rapporteringsskjemaer - abonnementer, kvitteringsbøker og så videre.
2. Etter volum av datainnhold. De faktiske primærdokumentene er inkludert - kontantordrer og sjekker; og konsoliderte primærdokumenter - kasserapporter for en viss periode og uttalelser.
3. I henhold til metoden for å reflektere forretningstransaksjoner. Det er engangsrapporter - kasserapporter; og akkumulerende uttalelser og grensekort.
4. Etter samlingssted. Delt inn i internt (alt formalisert av organisasjonen) og eksternt (mottatt fra leverandører, outsourcere, og så videre).

Denne omfattende klassifiseringen gjenspeiler nesten alle primærdokumenter som regnskap kan møte ved utarbeidelse av rapporter.

Regnskapsregistre for primær

Hvert primærbilag som mottas av regnskapsavdelingen skal registreres. Derfor finnes det spesielle regnskapsregistre. Dette er spesielle telletabeller laget i en bestemt form. De er nødvendige for å samle informasjon om forretningstransaksjoner på kontoer og ikke bli forvirret i en haug med sertifikater, fakturaer og så videre.

Regnskapsregistre er forskjellige. Som regel er de delt inn i følgende kategorier:

1. Etter avtale. Dette inkluderer kronologisk (dokumenter registreres slik de vises), systematisk (primærdokumentet registreres under hensyntagen til dets grupperingsegenskaper). Kombinasjonen av disse to typene kalles synkronistiske registre - ideelt sett er dette hva regnskap skal gjøre.
2. Ved å oppsummere dataene. Integrerte (fra spesielt til generelle) og differensierte (fra generelt til spesielt) registre faller inn i denne kategorien.
3. Av utseende. Alt er veldig enkelt - de er delt inn i henhold til den fysiske formen til registeret. Det kan være i form av et kort, bok, elektroniske medier og så videre.

Riktig vedlikehold av regnskapsregistre vil forenkle oppgaven betydelig og beskytte mot mange problemer.

Krav til primærdokumentasjon

Siden primærdokumentet er en viktig del av regnskapsbilagsflyten, er det nødvendig å være svært nøye med å vedlikeholde og fylle det ut. Det er visse krav, normer og standarder som må følges.

Les også:

Hvordan fastsettes foreldelsesfristen for skatt i 2018-2019?

Hva skal være i primæren

Primære regnskapsdokumenter må opprettes etter visse standarder slik at skattemyndighetene kan godta dem uten problemer, og ingen vil få problemer i fremtiden. Derfor er det nødvendig å angi følgende informasjon i hoveddokumentet:

1. Navnet på et spesifikt dokument.
2. Dato for forberedelse.
3. Navnet på personen som (eller på hvis vegne) denne eller den handlingen utføres.
4. Hva er essensen av en forretningstransaksjon?
5. Forretningstransaksjonsmålere. Det er kontanter eller naturalier. Hvis det er naturlig, må du angi hva som måles.
6. Personer som er ansvarlige for korrekt gjennomføring av operasjonen og utarbeidelse av dokumenter for den. Sørg for å angi posisjoner.
7. Signaturer til de involverte personene, deres fulle navn og annen informasjon som vil hjelpe å identifisere dem.

Tilstedeværelsen av alle disse dataene er ikke bare nødvendig for å bekrefte at operasjonen faktisk ble utført. Informasjonen spesifisert i dokumentet vil tillate, om nødvendig, å verifisere alle indikatorer, kontakte aktørene og avklare noen punkter.

Regler for utarbeidelse av primærdokumentasjon

Det er viktig å huske at når du oppretter slike dokumenter, er det ikke nok å bare ta hensyn til dataene den skal bære. Forskriften fastsetter visse regler for vedlikehold og opprettelse av slike papirer. Hvis de blir overtrådt, eller skatteinspektører er i tvil, må du ikke bare gjøre om dokumentet, men også betale en stor bot. Spesielt hvis bruddet ikke er det første.

1. Skriv strengt tatt uten feil (inkludert tegnsetting) og blotter. Unngå skrivefeil i elektroniske dokumenter.
2. Du kan bruke hvilke som helst penner. Men det er tilrådelig å velge de som ikke vil smøre når du skriver - dette vil spre skitt på papiret, noe som er uakseptabelt.
3. Det er nødvendig å utarbeide dokumenter ved antakelser om at en eller annen form for forretningstransaksjon vil bli utført. Som en siste utvei (som ikke anbefales i det hele tatt) kan du utarbeide og levere en primærrapport umiddelbart etter operasjonen.
4. Absolutt alle beregnede data presentert i digital form må dupliseres i ord.
5. Hvis det ikke er data for å fylle ut detaljene i det første skjemaet, må du sette en strek der. Det er strengt forbudt å forlate tomme linjer.

Det er viktig å huske at jo mer ansvarlig regnskapsføreren er i å fylle ut primærdokumenter, jo færre problemer vil organisasjonen ha i fremtiden.

Hva gjør jeg hvis det allerede er gjort en feil?

I en situasjon hvor det er nødvendig å korrigere et eller annet primærdokument, må du vite hva som kan og ikke kan gjøres. Så når du retter feil kan du:

1. Kryss av feil informasjon og angi riktig informasjon ved siden av. Det er nødvendig å sette signaturen til personen som korrigerte informasjonen, samt instruksjonen "Tro det korrigerte" og den spesifikke datoen da korrigeringen ble gjort.
2. Lag flere notater. Den brukes hvis de totale verdiene av transaksjoner ble utført, men som et resultat viste de seg å være litt høyere. I dette tilfellet er det nødvendig å registrere saldoene i et nytt dokument og ta hensyn til dem i gjeldende eller neste rapporteringsperiode.
3. Utfør reversering. Det vil si, korriger oppføringen med negative verdier: skriv ned feil data i rød lim, og angi deretter de riktige dataene ved siden av.