Hvordan utarbeide en forhåndsrapport på riktig måte? Eksempel og regler. Fyller ut forhåndsrapporten

Dersom tjenestereisen er planlagt på forhånd og er en del av reiseplanen, kan den ansatte skrive søknad om forskudd på forretningsutgifter. Disse inkluderer overnatting, reiser til og fra forretningsreisen og måltider. Det er disse utgiftene han skal rapportere ved ankomst tilbake til sin arbeidsplass.

Kjære lesere! Artikkelen snakker om typiske måter å løse juridiske problemer på, men hver sak er individuell. Hvis du vil vite hvordan løse akkurat problemet ditt- ta kontakt med en konsulent:

SØKNADER OG SAMTALER GODTES 24/7 og 7 dager i uken.

Det er raskt og GRATIS!

Etter å ha utarbeidet en rapport om forretningsreisen, angis det endelige beløpet som er brukt. Dersom beløpet er større enn forskuddsbetalingen, må regnskapsavdelingen overføre differansen. For lavere kostnader må den ansatte sette inn midler i kassa.

En forhåndsrapport er et av dokumentene som utarbeides klart lovregulert. Den utarbeides av den utsendte arbeidstakeren som bekreftelse på alle utgifter som påløper under tjenestereisen.

Sammen med det skal originaldokumenter for utgifter leveres til regnskapsavdelingen. Generelt sett er en utgiftsrapport et dokument som viser reiseutgifter.

Er det nødvendig?

Formålet med forskuddsdokumentet er å bekrefte utgiften til forskuddet utstedt før reisen eller å motta midlene brukt etter reisen. Av dette følger det at det er obligatorisk å utarbeide en rapport.

Rettsakter:

• Artikkel 252, nr. 1 i artikkel 264 i den russiske føderasjonens skattekode: reiseutgifter er produksjons- og salgsutgifter knyttet til andre utgifter.
• Artikkel 313, artikkel 314 i den russiske føderasjonens skattekode: informasjon må bekreftes av primærdokumentasjon. Dette inkluderer også en forretningsreiserapport. Uten det er det umulig å bekrefte påløpte utgifter, inkludert forskudd utstedt til en ansatt. Det tas hensyn til utgifter i henhold til datoen rapporten er utstedt.

Forhåndsrapporten er grunnlaget for regnskapet:

• overføre midler for å dekke forretningsutgifter;
• bekreftelse av økonomiske utgifter ved utstedelse av midler på forhånd før en forretningsreise.

Hvordan fylle ut en forhåndsrapport for en forretningsreise 2019?

Forretningsreiserapporten er det siste stadiet av hele prosedyren: fra forberedelse til tilbakelevering av den ansatte.

En korrekt utarbeidet rapport bør bekrefte økonomiske utgifter, som igjen påvirker skatter.

Det skal utarbeides forhåndsrapport av en ansatt som sendes på tjenestereise. Når den er fullført, sendes den til regnskapsavdelingen for verifisering.

I sluttfasen signeres dokumentet av lederen. Midlene som er brukt (i mangel av forskudd) eller differansen hvis utgiften er større enn forskuddet er oppført.

Dokumentkrav

Hvordan utarbeide en forhåndsrapport riktig slik at den blir akseptert under en skatterevisjon?

Rapporten er et strengt rapporterende dokument. Den fylles ut i henhold til skjema nr. AO-1 og brukes til å redegjøre for midler som ble utstedt til den reisende.

Dokumentet utformes i ett eksemplar på papir eller fylles ut elektronisk.

Merk at i den nye formen av skjemaet var det kun linjene som dukket opp: en kvittering fra regnskapsfører på at han mottok rapporten fra den ansatte. Resten av dokumentet har ikke gjennomgått noen endringer.

Skjema og seksjoner

Slik fyller du ut riktig:

• Forsiden: Den ansattes personopplysninger, et dokument som bekrefter utstedelsen av penger og informasjon om forrige forskudd fylles ut.
• Motsatt side: datoene for utgifter, dokumentnummer, navn, beløp, dokumenter som bekrefter transaksjoner er angitt (kolonne 1-6).

Alle utgifter skal dokumenteres. Listen over dokumenter er gitt nedenfor. De skal oppbevares og limes på et eget A4-papir ved ankomst.

Beløpet som skal betales vil direkte avhenge av kvitteringene og sjekkene.

Prøvefylling (eksempel)

Et eksempel på å utarbeide en forhåndsrapport for en forretningsreise 2019:

Eksempel på utfylling av forhåndsrapport

Hvem signerer og samtykker?

Hvert dokument skal være signert av den som fyller ut det. Først etter dette er det mulig å overføre rapporten til regnskapsavdelingen. Hun sjekker at den er riktig utfylt.

Foretakets leder og regnskapssjefen skal undertegne dokumentet. Først etter dette kan midlene som den ansatte betalte uavhengig overføres.

Frister

Etter ankomst fra tjenestereise skal arbeidstaker utarbeide og levere forhåndsrapport innen 3 dager.

Medfølgende dokumenter

Vedtak nr. 749 av 13. oktober 2008 etablerte en viss pakke med reisedokumenter:

• Reisesertifikat av etablert form. Utstedt for hver forretningsreise i den russiske føderasjonen. Skjemaet er datert, stemplet og signert ved utreise fra organisasjonen. Den mottakende parten påfører stempel, signatur og innreisedato, tilsvarende ved avreise. Når den ansatte kommer tilbake, legger regnskapsavdelingen inn ankomstdato.
• Sjekker, kvitteringer, bekreftelse .
• Kvitteringer, billetter – alle utgifter forbundet med reise til og fra forretningsreisestedet (togbilletter, reiselivsforsikring, kvitteringer for bompenger osv.)
• , godkjent av lederen.
• Andre utgifter knyttet til tjenestereiser.

Alle dokumenter må fylles ut tilsvarende. Når de festes til utgiftsrapporten, limes hvert dokument til et A4-ark med lim.

Dersom kravene brytes eller originaldokumentene som er spesifisert i rapporten mangler, har regnskapsavdelingen rett til å ikke betale de utgiftene den ansatte har pådratt seg. Ved innreise vil en skatterevisjon avdekke overtredelse og ilegge bot.

Regnskapsavdelingen bør nøye gjennomgå dokumentene som den ansatte gir for å bekrefte utgiftene sine.

Den vanligste er en kontantkvittering.

Hvis det ikke står hvilket produkt som er kjøpt, må det leveres med salgskvittering eller kvittering.

Typer dokumenter som bekrefter påløpte utgifter:

• Kvittering— kreves under en skatterevisjon, bekrefter betalingen. Når du oppbevarer en sjekk, må du følge visse regler. Blir du våt eller oppholder deg lenge i solen, kan informasjonen forsvinne. Slik sjekk kan ikke knyttes til utgiftsrefusjon. Noen organisasjoner opererer uten kasseapparat eller skriver kun ut totalbeløpet på kassekvitteringen. I disse tilfellene må du be om en salgskvittering.
• Kvittering– den angir en detaljert beskrivelse av forretningstransaksjonen, mengde, pris, totalbeløp, navn på organisasjonen, dato, signatur og stilling til personen som fyller ut. Forskuddsrapporten er vedlagt sammen med kassekvitteringen. I mangel av sistnevnte, må statsministeren bære seglet til den selgende organisasjonen. Vær oppmerksom på at beløp og dato på salgskvitteringen må samsvare med kontantkvitteringen.
• Strenge rapporteringsskjemaer. Dokumentet må angi navn, detaljer om den juridiske enheten, forretningstransaksjonen, pris, beløp, dato, stilling og signatur til personen som fullfører det.

Oppslag

• 71 – «oppgjør med ansvarlige personer» (gjelder aktive-passive kontoer);
• 70 - "oppgjør med personell for lønn";
• 51 – «brukskonto»;
• 50 - "kasseskranke";
• 94 - "mangel og tap i foretaket."

Når rapporten er godkjent ser transaksjonene slik ut:

• Ved utstedelse av forskudd: Regnskapsfører klargjør kassa og midler utstedes. Ved mottak signerer den ansatte forbruksmateriellet. Dt71-Kt50
• Når du overfører midler fra en brukskonto til en ansatts brukskonto: ledninger Dt71-Kt51 blir kompilert. I dette tilfellet utstedes en betalingsordre til banken. Bekreftelse på mottak av midler er en kontoutskrift.
• Midlene er utstedt og beløpet må lukkes. Dette er mulig etter at den ansatte kommer fra en forretningsreise og utgiftene er bekreftet med relevante dokumenter. Oppslag: Dt10-Kt71 – kjøp av materialer, Dt41-Kt71 – kjøp av varer, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – foretakets handels- eller produksjonsaktiviteter.
• Når beløpet som er brukt er større enn beløpet som er utstedt, foretas en omvendt transaksjon og pengene returneres til kassen. PKO utstedes: Dt50-Kt71 eller Dt51-Kt71 (til brukskontoen).
• Dersom forskuddsbetalingen for en tjenestereise ikke er tilstrekkelig, overføres pengene til den ansatte fra kassen. RKO utstedes: Dt71-Kt50 eller Dt71-Kt51 (fra brukskontoen).
• I tilfelle at en ansatt har mistet sjekker eller brukt penger til personlige formål som ikke er knyttet til en tjenestereise, utarbeides følgende post: Dt94-Kt71 - midler fra den rapporterende personen avskrives som bedriftens underskudd. Dt70-Kt94 - mangelsbeløpet skal trekkes fra lønnen til den ansatte som ikke var i stand til å rapportere om forskuddsbetalingen.

Nyanser av utkast når du reiser til utlandet

Registrering av en ansatt i prosedyren er noe mer komplisert enn i Russland.

Grunnleggende utgifter ved utenlandsreise:

• . Størrelsen er satt av organisasjonen uavhengig og fastsatt i lokale lover. Beløp opp til 2500 rubler/dag er ikke underlagt personlig inntektsskatt. derfor stopper organisasjoner vanligvis ved dette beløpet. Før de krysser grensen til et fremmed land og når de kommer tilbake, er størrelsen deres lik maksimalt mulig på den russiske føderasjonens territorium. Anbefalinger: Når du skal bestemme utgifter, fokusere på levekostnadene i vertslandet.
• Reiseutgifter– betaling til destinasjonen betales separat. Å reise rundt i byen med taxi eller buss er noen ganger inkludert i reiseutgiftene.
• Levekostnader- hotell, hotell. Eventuelle utgifter må dokumenteres med kvitteringer, fakturaer, sjekker.
• Registrering av pass og visum— utgifter til statlig tjeneste, konsultasjoner med spesialister kan avskrives som reiseutgifter.
• Andre utgifter: avgifter og avgifter, kjøretøytransport.

En utenlandsk forretningsreise behandles på samme måte som en forretningsreise i Russland. Det gis pålegg om å sende den ansatte på tjenestereise. Den angir nummer og dato for bestillingen, etternavn, fornavn, patronym for den ansatte, posisjon, destinasjon (med land), formål med reisen.

Det utstedes ikke reisebevis. Dato for avreise og ankomst registreres i passet. Ved ankomst utarbeider den ansatte en forhåndsrapport og legger ved dokumenter som bekrefter utgifter. Overskytende midler tilbakeføres til organisasjonens brukskonto. Ved overforbruk utsteder regnskapsavdelingen dem til den ansatte.

Dermed har vi sett på hvordan man utarbeider en utgiftsrapport. Den utstedes etter hver forretningsreise ledsaget av utgifter.

Den ansatte må fullføre den innen 3 dager etter retur. Regnskapsavdelingen kontrollerer riktigheten av registreringen og sender den til leder for godkjenning. Etter direktørens underskrift overføres midler til den ansatte hvis utgiften overstiger forskuddsbetalingen.

Dersom forskuddet var større enn utgiften, skal den ansatte returnere det til bedriftens kasse. Hvis han ikke vil, tvangsskriver regnskapsavdelingen det fra lønnen.

Noen ganger oppstår situasjoner i et foretak når ansatte får midler til å utføre ulike offisielle oppdrag, og disse midlene blir ikke behandlet gjennom dokumenter på utstedelsestidspunktet (bortsett fra en kontantordre). Dette kan være en ansatts forretningsreise, kjøp av kontorrekvisita eller reservedeler til en ødelagt bil. For å bekrefte bruken av midler, må du fullføre forhåndsrapport (utfyllingsprøve vil bli gitt nedenfor), i samsvar med alle reglene. Det er umulig å gjøre feil når du kompilerer det, siden det er et dokument med streng ansvarlighet. La oss se på hvordan du komponerer det riktig og hva som skal inkluderes på papiret.

Introduksjon

Først, la oss se på hva dette begrepet faktisk betyr. En forhåndsrapport er et dokument hvis hovedformål er å bekrefte forbruket av midler av den rapporterende ansatte. Det vil si at hele prosedyren ser slik ut:

1. Selskapet bevilger midler til den ansatte for å fullføre en oppgave.
2. En ansatt kjøper varer eller betaler for tjenester ved å bruke kontanter utstedt og mottar en sjekk.
3. Sjekken sendes til regnskapsavdelingen eller ansvarlig, det fylles ut en forhåndsrapport som i ettertid tas hensyn til ved føring av regnskap.

En forhåndsrapport lar deg kontrollere tildelingen av selskapets midler

Dokumentet fylles ut av regnskapsfører og den ansatte som midlene ble tildelt. Dokumentet har en spesiell form godkjent av Statens statistikkkomité i den russiske føderasjonen nr. 55 av 2001, det kalles AO-1 og er et primært rapporteringsdokument.

Merk følgende:Utførelsen av dokumentet startes av den ansvarlige personen, som legger inn grunnleggende informasjon i det. Deretter overføres den til regnskapsføreren, som legger inn nødvendige detaljer og tillegg i den, hvoretter den overføres til selskapets leder for godkjenning og underskrift.

Etter at papiret er signert av lederen, lukker regnskapsavdelingen gjelden og registrerer mottak av varelager, og legger det enten til utgifter eller til tilbakebetaling av eksisterende gjeld. Det skal huskes at i henhold til lovgivningen i Den russiske føderasjonen har det primære dokumentet ikke en standardisert form, og lederen av selskapet har rett til å endre det etter eget skjønn. Men regler for utfylling av forhåndsrapport for budsjettselskaper er noe annerledes, de kan bare bruke godkjente skjemaer.

Nyanser av utkast

La oss vurdere noen av finessene ved å utarbeide dette dokumentet. Det må derfor utarbeides senest tre dager etter at arbeidstakeren er tilbake i arbeid eller etter utløpet av perioden disse midlene ble tildelt.

Eksempel:den ansatte mottok 3000 rubler for en forretningsreise. Ved retur fra det drar han til arbeidsplassen sin og må levere en rapport til regnskapsavdelingen innen tre dager. Følgende situasjon er også mulig: en ansatt ble gitt penger mandag 15. august for å kjøpe kontorrekvisita til selskapet. Perioden som midlene ble tildelt er 2 dager, det vil si i løpet av denne tiden må den ansatte foreta et kjøp. Følgelig må oppgaven være fullført innen 17. august, og rapportering skal leveres innen 20. august (3 dager).

Dersom en arbeidstaker skulle melde fra før 20. august, men ble syk og ble sykmeldt, så overføres 3-dagers kravet til tidspunktet arbeidstakeren kommer tilbake til arbeidsplassen. For eksempel tok sykefraværet 7 dager fra og med 18. august. Han drar på jobb 24. august og har tre dager på seg til å levere rapporter. Dersom en arbeidstaker utsetter de påkrevde fristene, kan han ilegges materielle sanksjoner.

Hvordan fylle den ut riktig

La oss finne ut av det Den er utarbeidet etter et enhetlig skjema på AO-1-skjemaet. Rapporten skal inneholde følgende data:

1. Mengden av midler utstedt til den ansatte.
2. Fullt navn og stilling til den som midlene er utstedt til.
3. Om formålene som pengene er bevilget til.
4. Eventuell informasjon om tidligere forskudd.
5. Detaljer og regnskapsnotater.

Standard rapporteringsordning

Hovedsaken er at dokumentet svarer på følgende spørsmål:

1. Var det noe overforbruk?
2. Ble rapportene levert i tide og ble alle støttedokumenter levert?
3. Har rapporteringsarket noen gjeld til selskapet?
4. Må jeg trekke fra lønnen min for å betale ned eksisterende gjeld?

Merk følgende:listen over personer det kan utstedes forskudd til godkjennes av lederen. Ikke alle ansatte kan motta penger fra kassaapparatet - hvis han ikke er ansvarlig, er utstedelsen forbudt.

Rapporten består av ett dobbeltsidig ark. Hoveddelen, det vil si den fremre delen, fylles vanligvis ut av den ansatte, siden den inneholder informasjon direkte knyttet til personen hans og dataene han kjenner. Forsiden angir navnet på organisasjonen, rapporteringsnummer, fullt navn på den ansatte og andre data om ham (stilling, personalnummer), dato for utfylling av dokumentet og formål. Det er også en plate på forsiden der data om tidligere fremrykninger legges inn. På baksiden er dokumentene som bekrefter betalingen (sjekker, kvitteringer), samt det totale beløpet som er brukt.

Etter at dokumentet er utfylt av den ansatte, overleveres det til regnskapsfører. Han skriver i den tilsvarende beløp og regnskap, samt en merknad om at rapporten er kontrollert og ikke inneholder feil. Beløpet er alltid angitt i tall og i ord, hvoretter regnskapsførerens signatur settes med utskrift (fullt navn, stilling), overforbruk og saldo, ulike detaljer osv. angis. Dette dokumentet er utarbeidet i ett eksemplar, og det kan fylles ut både på tradisjonell papirform og elektronisk. Det skal forstås at hvis det gjøres feil ved utarbeidelsen av dokumentet og lederen signerer det uten rettelser, kan skattemyndighetene ikke ta hensyn til det og anerkjenne det tildelte beløpet som inntekt med påfølgende tilleggsopptjening av personlig inntektsskatt og andre bidrag . Sørg derfor for å sjekke dokumentene før du signerer dem.

Hva du bør vurdere

På slutten av artikkelen vil vi giI mellomtiden, la oss se mer detaljert på punktene som må inkluderes i papiret.

1. Fullt navn på den ansatte. I henhold til lovkrav kan midler i form av forskudd bare utstedes til de ansatte som offisielt jobber for selskapet på grunnlag av en sivil- eller arbeidskontrakt. Også, i tillegg til det fulle navnet, er stillingen til den ansatte angitt.
2. I punktet "Destinasjon for forskuddsbetaling" er det obligatorisk å legge inn reelle data, som må samsvare med vedlagte betalingsdokument.
3. Alle nødvendige datoer og beløp, som kan bekreftes med sjekker og kvitteringer, føres inn i primærutgiftsposten. Dette vil bevise overfor skattemyndighetene at du faktisk har sendt personen på forretningsreise, brukt penger osv. Pass på at datoene på primærkvitteringen og kvitteringene ikke er forskjellige, ellers kan alt dette ende galt.

Vær oppmerksom på at rapportering kan korrigeres dersom det ennå ikke er regnskapsført. Hvis regnskapet fant sted, men det ble funnet en feil, kan dokumentet kanselleres (dette gjøres av lederen, siden han godkjente det). Det anbefales at du ikke kaster eller sletter det feilaktige skjemaet for om nødvendig å gi det til skattemyndighetene som bevis på at det er gjort feil.

Standard fyllprøve

Hvilke dokumenter kan bekrefte at midlene faktisk ble brukt i det angitte beløpet? Det er to alternativer:

1. Bekreftelse ved salgskvitteringer eller fakturaer (det vil si bekreftelse på kjøpet).
2. Bekreftelse på betaling (kontantkvittering eller kortutskrift).

Merk følgende:Forskuddsmidler utstedes til den ansatte basert på innsendt søknad. Meldingsfristen reguleres av selskapet. Hun kan installere den på minst 1 dag, minst på 50. Men det er bedre å holde seg til den klassiske perioden på 3 dager.

Det anbefales også å spesifisere strengt vilkårene for tilbakebetaling av gjeld på begge sider. For eksempel, hvis en ansatt brukte mer penger enn han fikk, må han motta en tilleggsbetaling innen en viss periode. Det samme bør gjelde i motsatt situasjon - hvis kostnadene viste seg å være mindre enn det som ble utstedt, må den ansatte returnere "endringen".

Kontroversielle saker

Regnskapsførere har ofte spørsmål om ulike nyanser knyttet til registreringen. La oss vurdere flere kontroversielle punkter angående dette dokumentet:

1. Den ansatte fikk 20 tusen for å kjøpe to hyller til lageret, men det var ingen varer tilgjengelig til den prisen. Han kjøpte to hyller for 25 tusen, og la til 5 tusen. I dette tilfellet foretas en forskuddsbetaling for hele transaksjonsbeløpet (25 tusen), og den ansatte kompenseres for utgiftene sine med kort eller via kassaapparatet (ansatt må skrive en uttalelse og bekrefte den med sjekker) .
2. Dersom en ansatt er engasjert i massekjøp, kan det utstedes forskudd for flere utbetalinger. En teknisk direktør kjøper for eksempel kontorrekvisita, lunsjer, utstyr og drar på forretningsreiser 4 ganger i måneden. Han trenger ikke å ta et forskudd før hver handling - han kan motta et visst beløp på forhånd, og deretter rapportere om utgiftene og bringe det til null, motta kompensasjon hvis det overskrides, eller omvendt returnere midlene til foretakets kontanter pulten. I dette tilfellet utstedes vanligvis penger for en måned, og rapporter vises fra 1. til 3.
3. Dersom en ansatt utarbeider to eller flere søknader om forskudd, så kan han rapportere om dem i én rapport, dersom fristene tillater dette. For eksempel, 1. august, fikk en ansatt 10 tusen for å kjøpe et stativ med en rapporteringsperiode til 7. august. På den tredje kjøpte han et stativ, og på den femte dro han på forretningsreise til 15. august, etter å ha mottatt et andre forskudd på 5 tusen rubler for dette. Følgelig, ved ankomst, utarbeider han rapporter, som inkluderer både den første betalingen og den andre, og deler dem opp i henhold til formålet med forskuddet (husholdnings- og reisebehov).
4. Hvis den ansatte ikke krever kompensasjon for overutgifter, er det nødvendig å signere et dokument om ettergivelse av gjeld, hvoretter beløpet må inkluderes i ikke-driftsinntekter og vises som andre utgifter. For eksempel slutter konsernsjefen, som har en eierandel i selskapet. Selskapet har nylig vært i en vanskelig situasjon, så generaldirektøren kjøpte noen varer til sine egne, som et resultat av at det oppsto en gjeld. Han går, men krever ikke refusjon, for ikke å avslutte selskapet, siden han har en eierandel i det. Gjelden er ettergitt i henhold til kontrakten.

Vi har listet opp de viktigste vanskelige situasjonene som kan oppstå ved utarbeidelse av dokumenter. Vi håper at du nå forstår hvordan du fyller ut papirene riktig og hvilke feil du bør unngå. I følge dette

I moderne forhold for å gjennomføre forretningsprosesser i bedrifter, er praksisen med å bruke forhåndsrapporter ganske utbredt.

Generelle regler for utarbeidelse av forhåndsrapport

Hovedfunksjonen til forhåndsrapporten er å bekrefte utgiftene som ble pådratt i forbindelse med produksjonsbehov av personen som mottok dette beløpet fra selskapets midler til bestemte formål. Ofte er disse målene enten reiseutgifter til en ansatt, eller behovet for å betale for et produkt eller en tjeneste bestilt av bedriften i ferd med å utføre forretningsaktiviteter.

Flere personer er involvert i utarbeidelsen av utgiftsrapporten på den måte og innenfor de frister som er fastsatt av virksomhetens ledelse og forskriftsdokumentasjon. Først og fremst fylles forhåndsrapporten ut av den ansatte som mottok kontantene. Når den ansatte har ferdigstilt sin del av rapporten, skal han levere den til fagansvarlig for regnskapsavdelingen slik at rapporten blir gjennomgått og akseptert for videre behandling.

Formen for primær dokumentasjon kan enten være den generelt aksepterte formen AO-1 eller en som er opprettet individuelt for en bestemt organisasjon.

I alle fall må forhåndsrapporteringsskjemaet oppfylle visse kriterier og inneholde grunnleggende data:

• Nummer og nummerering av forhåndsrapporten;
• Navn på organisasjonen - juridisk enhet;
• Pengebeløpet utstedt på konto;
• Beløp brukt;
• En liste over dokumenter som begrunner alle utgifter med selve dokumentene vedlagt. Dette kan være kassekvitteringer, betalingskvitteringer, fakturaer, fakturaer og attester for utførelse av arbeid eller levering av tjenester.

Det er to måter å utarbeide en utgiftsrapport på: fylle den ut på papir eller elektronisk.

Hvis rapporten er utarbeidet i papirform, er det to typer utfylling:

• På brevpapir for hånd;
• Bruke et dataprogram og skrive ut dokumentet.

I begge tilfeller er signaturene til de ansvarlige tjenestemenn på dokumentet påført med blått blekk i deres egen håndskrift.

Den andre metoden for å utarbeide en utgiftsrapport er mindre arbeidskrevende, men krever tilstedeværelsen av et spesialisert elektronisk dokumenthåndteringssystem, som er tilgjengelig for alle personer som er involvert i utarbeidelsen og signeringen av dette dokumentet. Siden et dokument opprettet på denne måten er elektronisk, må det inneholde digitale signaturer fra alle ansvarlige.

Forhåndsrapporten fylles ut av den ansvarlige tjenestemannen i en enkelt kopi, og sendes deretter til regnskapsavdelingen for å verifisere fullføringen av dokumentet og nøyaktigheten av gjenspeilingen av forretningstransaksjoner. Når du studerer forhåndsrapporten, er regnskapsavdelingen spesielt oppmerksom på de målrettede utgiftene til det regnskapsmessige beløpet.

Oftest skjer utstedelse av kontanter på konto enten i tilfelle en ansatts forretningsreise, eller for ulike produksjonskostnader som krever personlig deltakelse fra den ansatte. Dette kan for eksempel være utgifter til underholdning eller kostnader forbundet med å skaffe materiale.

Forhåndsrapport - utarbeide trinn for trinn

Det første trinnet er å fylle ut den delen av forhåndsrapporten der alle vedlagte dokumenter for de resulterende utgiftene for perioden som kontanter ble utstedt til den ansvarlige personen skal angis.

Den første kolonnen registrerer sekvensnummeret for hvert støttedokument. Den andre kolonnen inneholder datoen for utarbeidelsen av dokumentet som bekrefter utgiften. Den tredje kolonnen inneholder dokumentnummeret. Hvis det ikke er noe nummer i dokumentet, skal du i kolonne 3 angi B/N, som betyr et dokument uten nummer.

I den fjerde kolonnen må du angi navnet på dokumentet, for eksempel en kassaskvittering, og dechiffrere med to eller tre ord nøyaktig hvilke utgifter som ble pådratt. Den femte kolonnen inneholder den totale mengden av dokumentet i rubler og kopek. Hvis beregningene ikke ble gjort i russiske rubler, men i utenlandsk valuta, bør beløpet som er angitt i betalingsdokumentet inkluderes i den sjette kolonnen i forhåndsrapporten.

Den siste linjen inneholder det totale beløpet for alle påløpte utgifter, som er summen av beløpene for alle dokumenter som er oppført i rapporten.

På neste trinn, etter å ha fylt ut hele listen over vedlagte dokumenter, sender den ansvarlige personen forhåndsrapporten til regnskapsavdelingen, hvor de må sammenligne alle dataene i rapporten med dataene i rapporteringsdokumentene som er vedlagt den, og utstede den ansvarlige personen en avrivningskupong for å godta dokumentene for regnskap.

Nummeret på forhåndsrapporten må fylles ut, og datoen for dokumentet er datoen for utstedelse av midler til den ansatte i foretaket.

Beløpene for hvert dokument må angis i rubler og kopek med et sammendrag. Deretter legger regnskapsføreren inn tilsvarende konto for alle utgifter som er oppført i denne delen av dokumentet.

Deretter fyller regnskapsføreren eller den ansatte selv ut forsiden av dokumentet, og angir alle nødvendige detaljer og informasjon om arten og mengden av kommende utgifter. Dersom en ansatt har en overføringssaldo fra en tidligere forhåndsrapport, må det angis i kolonnen «Forrige forskudd».

Det er viktig å huske at den regnskapspliktige ikke kan ta ut nye kontanter mot meldingen dersom han har en gjeld fra forrige forhåndsmelding. Hvis den motsatte situasjonen oppstår og arbeidstakeren måtte bruke personlige penger for bedriftens behov, refunderes den deklarerte overskytende utgiften til den ansatte i sin helhet.

Når alle hovedfeltene er fylt ut og kontrollert, signeres rapporten av den ansvarlige personen, deretter av regnskapsføreren som er ansvarlig for dette arbeidsområdet eller av regnskapssjefen. I siste fase godkjenner leder rapporten med egen signatur.

Det er viktig å tenke på at fristen for å utarbeide forhåndsmelding er begrenset til tre virkedager fra datoen for bruk av kontanter, godkjent av leder, avsluttes, eller fra datoen da arbeidstakeren kommer tilbake til sin arbeidsplass.

Regnskaps- og rapporteringstjenesten plikter å sørge for oppbevaring av forhåndsrapporter sammen med vedlagte originale betalingsdokumenter i fem år.

Forhåndsrapport - designfunksjoner

Basert på definisjonen av typen utgifter, i linjen "Formål med forskuddet" bør du angi hvilke formål pengene ble mottatt for rapporten. Data om målretning for utgiftene skal sammenfalle med ordlyden i pålegget om utstedelse av penger til rapportering.

I en situasjon hvor årsaken til forskuddsmottak var reiseutgifter, har en slik forhåndsrapport noen designtrekk og krever spesiell oppmerksomhet ved utarbeidelse.

Fristen for å utarbeide en slik rapport kan ikke overstige tre virkedager fra det tidspunkt rapporteringspersonen kommer tilbake fra tjenestereise.

Ved rapportering av reiseutgifter skal arbeidstaker, i tillegg til sjekker og kvitteringer for betaling, inkludere: reisebevis med alle merker, billetter til ankomststedet og på hjemreisen, samt dokumenter for obligatorisk forsikring av passasjerer i løpet av transport.

Reisebeviset skal angi dato, måned og år for ankomst og avreise for personen på tjenestereise. Dokumentene er sertifisert med signaturen til de ansvarlige personene på ankomststedet og forseglet med organisasjonens segl.

Når du sender en ansatt på forretningsreise, beregner selskapets regnskapsfører mengden av den ansattes forventede daglige utgifter. Vanligvis utbetales dagpenger separat ved å bruke en kontantkvittering eller i ikke-kontant form til en ansatts plastkort, siden dette er personlige utgifter til den ansatte som ikke er underlagt dokumentbekreftelse. Men i noen tilfeller skjer utbetaling av dagpenger ved at det utarbeides forhåndsrapport og inngår i andre utgifter.

Det hender at en ansatt drar på forretningsreise i utlandet, da inneholder rapportskjemaet data både i russiske rubler og i utenlandsk valuta. Etter hjemkomst fra en forretningsreise i utlandet skal alle støttedokumenter som er utarbeidet på et fremmedspråk, oversettes. Den offisielle oversettelsen er utarbeidet på et eget ark og vedlagt rapporten som en del av de resterende støttedokumentene.

For øvrig benyttes generelle regler og krav ved utarbeidelse av utgiftsrapport.

I kontakt med

Vi lærer å utarbeide utgiftsrapporter ved hjelp av eksempler (1C: Regnskap 8.3, utgave 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

I min observasjon, for nybegynnere regnskapsførere, er utarbeidelse av utgiftsrapporter en betydelig utfordring i begynnelsen.

I dag skal vi se på det grunnleggende i denne saken, så vel som de mest populære sakene fra livet. Vi skal utføre alle eksperimenter i 1C: Regnskap 8.3 (utgave 3.0).

Så la oss begynne

Det er ikke for meg å fortelle deg at 71 kontoer er ansvarlige for oppgjør med ansvarlige personer i regnskapsavdelingen:

Utgave eiendeler reflekteres til den ansatte på debet av denne kontoen, og avskrivning - på kreditten.

Vel, for eksempel delte de ut 5000 mot en rapport fra kassaapparatet:

Hvorfor sa jeg eiendeler? Dette er fordi vi kan gi den ansatte:

• Kontanter (fra kassa til kassa)
• Ikke-kontante midler (overføring fra organisasjonens brukskonto til den ansattes kortkonto)
• Økonomiske dokumenter (for eksempel flybilletter for en forretningsreise)

La oss se på hvert av eksemplene ovenfor.

Kontantuttak fra kassa

For å utstede et forskudd fra kassaapparatet, utsteder vi en kontantkvitteringsordre (i topp tre er dette dokumentet "Kontantuttak"):

I operasjonstypen angir vi "Utstedelse til en ansvarlig person":

Kablingen ble slik:

Utstedelse av ikke-kontante midler

I dette tilfellet overføres midlene til den ansattes kortkonto (kontoen som et bankkort er knyttet til, som den ansatte kan ta ut disse pengene med).

I troikaen er denne operasjonen formalisert av det vanlige dokumentet "Avskrivning fra gjeldende konto":

Ikke glem å angi i form av operasjonen "Overføring til en ansvarlig person":

Kablingen ble slik:

Utstedelse av pengedokumenter

Et pengedokument kan for eksempel være en flybillett som en organisasjon har kjøpt for en ansatt som skal på forretningsreise.

Etter kjøpet blir denne billetten regnskapsført som debet av konto 50.03:

Når du utsteder denne billetten til en ansatt for rapportering (før en forretningsreise), utarbeider regnskapsavdelingen dokumentet "Utstedelse av pengedokumenter":

Og på fanen "Kontantdokumenter" er denne billetten angitt:

Oppslaget ble slik (billetten ble avskrevet fra konto 50.03):

Jeg vil spesifikt nevne:

• Vi har rett til å utstede rapporter kun til ansatte i organisasjonen - personer som vi har inngått en arbeids- eller sivilrettslig kontrakt med.
• Listen over slike personer er godkjent av en egen ordre fra lederen.
• Samme pålegg fastsetter den maksimale perioden som den ansatte skal rapportere til regnskapsavdelingen; dersom en ansatt reiser på tjenestereise, forlenges denne perioden automatisk frem til han kommer tilbake.

Ansatte rapporterer

Men eiendeler gis til en ansatt av en grunn, men for å oppfylle et visst offisielt oppdrag. Derfor kommer øyeblikket da den ansatte må rapportere til regnskapsavdelingen på skjema AO-1.

Dette er et trykt skjema som indikerer:

• alt vi ga til den ansatte for rapportering
• alt han brukte disse pengene på (eller ikke brukte dem, eller kanskje det var et overforbruk)
• Støttedokumenter (sjekker, fakturaer, handlinger, billetter...) er vedlagt dette skjemaet.

Her er et eksempel på AO-1-skjemaet:

Denne rapporten (AO-1) utarbeides av den ansatte sammen med regnskapsavdelingen og godkjennes av leder. Helt nederst er det angitt antall dokumenter og ark de er vedlagt rapporten (sjekker limes vanligvis inn i hele pakker på A4-ark).

Så for å skrive ut en slik rapport (AO-1), avskrive gjeld på 71 kontoer fra en ansatt, og også godta utgifter i topp tre, er det dokumentet "Forhåndsrapport":

La oss kort gå gjennom bokmerkene:

Eksempler på forhåndsrapporter fra livet

Fyll ut "Forskudd"-fanen:

Det skal sies at denne fanen ikke vises på noen måte i dokumentoppslag, men er kun tilgjengelig for AO-1 trykt skjema.

Fyll ut "Produkter"-fanen (vi kjøpte en haug med alt og satte det på ti):

Her er innleggene for dette bokmerket:

Vi fyller ut «Betaling»-fanen (vi betaler ned gjelden til leverandører, eller betaler forskudd):

Her er ledningene:

Eksempler på utfylling av fanen "Annet".

Betaling for kommunikasjonstjenester:

Betaling for avisannonser:

Avskrivning av dagpenger og gjeld for reisebilletter:

Betaling for enkelte tjenester (umiddelbart belastet til 26):

Forresten, på fanene "Produkter" og "Annet" er det en avmerkingsboks "SF", hvis du merker av for det, vil den mottatte fakturaen bli lagt inn på denne linjen.

Forhåndsrapport (skjema AO-1) er et enhetlig dokument for regnskapsføring av ansattes utgifter under en forretningsreise. Ved retur fra en forretningsreise er arbeidstaker pålagt å rapportere, som han leverer et utfylt reisesertifikat for, som du kan laste ned, og en forhåndsrapport, hvis form er i enhetlig form AO-1.

Forhåndsrapport JSC -1 er det primære dokumentet som er nødvendig for å redegjøre for mengden kontanter utstedt til den ansatte for visse formål, for eksempel:

• reisegodtgjørelse utgifter ;
• administrativt eller produksjon utgifter .

Utstedelsen av det regnskapsmessige beløpet formaliseres i foretakets kasse ved hjelp av en utgiftskontantordre (RKO). Pengene som mottas må kun brukes til de formål som er spesifisert i RKO. Kassereren er forpliktet til å dele ut pengebeløp personlig kun til en ansatt som har inngått en arbeidsavtale med organisasjonen, og hans navn er inkludert i listen over bestillingen om personer som kan ta hensyn til penger. Grunnlaget for utstedelse av beløpet vil også være en ordre som skal sendes på forretningsreise eller forretningsreise sertifikat.

Etter at regnskapsfører har brukt de utstedte midlene, skal det utarbeides en forhåndsrapport som sendes til regnskapstjenesten innen tre virkedager.

Hvordan fylle ut AO-1 riktig? Vi inviterer deg til å laste ned en eksempelutgiftsrapport, som du finner på slutten av artikkelen. Du kan også laste ned et tomt forhåndsrapportskjema nedenfor.

Dersom reisebeviset bekrefter selve det faktum at arbeidstakeren er på forretningsreise, er forhåndsrapporten en bekreftelse på den ansattes arbeid. Dokumenter som bekrefter utgiftene til de utstedte beløpene er vedlagt forhåndsrapporten.

Det fylles også ut forhåndsrapport ved utstedelse av midler mot rapporten til ansatte ved ulike behov. Samtidig må du huske at penger kan gis til en ansatt på konto bare hvis han er inkludert i ordren om ansvarlige personer.

Prosedyre for å utarbeide forhåndsrapport (skjema AO –1)

Dokumentet utarbeides av både den ansatte og den ansatte i regnskapsavdelingen.
Den rapporterende personen skal fylle ut følgende opplysninger:
1 . Navn på organisasjonen;
2. Dato for forberedelse ;
3. Utnevnelse av forskuddsbetaling ( produksjon, representant, reisegodtgjørelse utgifter osv.);
4. Personopplysninger, nemlig: etternavn og initialer, strukturell enhet som regnskapsføreren jobber i, personalnummer, stilling;
5 . Informasjon om beløpet på siste forskudd;
6. Beløpet for delrapporten utstedt av kassereren;
7. Kolonnene "Forbrukt", "Saldo/Overforbruk", samt informasjon om antall dokumenter som er vedlagt JSC -1, fylles ut etter skriving og beregning av nødvendige data på den andre siden av rapporten;
8 . Tabelldel om brukt betyr, nemlig:

• serienummer . Alle dokumenter som er vedlagt utgiftsrapporten skal nummereres i henhold til den sammenstilte listen;
• nummer, dato for hvert dokument, bekrefter målrettet bruk av midler;
• navn på dokumenter vedlagt JSC –1 (salgskvittering (kontant), kvitteringer for PKO, forretningsreise ID, faktura osv.), hva pengene ble brukt på;
• utgiftsbeløpet kopieres fra hvert dokument. Den rapporterende personen fyller kun ut kolonne 5 eller 6 (dette avhenger av oppgjørsvalutaen);
• beregning av det endelige beløpet. Deretter skrives totalsummen om i kolonnen «Utbrukt» (punkt 7).

Etter at regnskapsføreren har bestått AO-1, ​​må den ansatte i regnskapstjenesten sjekke tilstedeværelsen av hvert dokument som bekrefter mengden midler som er brukt, deres riktige utgifter for de tiltenkte formålene, og må også fylle ut de resterende delene. For å bekrefte at rapporten i skjema AO -1 er levert til regnskapsavdelingen, får den ansatte en kvittering. Etter å ha gjennomgått alle dokumentene i originalen som bekrefter utgiften, kontrollert at utfyllingen er riktig, blir forhåndsrapporten til JSC -1 signert av regnskapssjef, regnskapsfører og direktør, og deretter akseptert for regnskap.

Forhåndsrapport AO-1. Prøvefylling

Forhåndsmeldingsskjemaet er et tosidig skjema, det fylles ut av både regnskapsavdelingen og den ansatte selv.

Hva skal en ansvarlig person fylle ut i skjema AO-1?

På forsiden av skjemaet er følgende linjer skrevet:

• navn på firma;
• dato for rapporten;
• den strukturelle enheten han arbeider i;
• ditt fulle navn, stilling, personellnummer;
• formålet med forskuddet, det vil si hva det er planlagt å bruke de utstedte pengene på (husholdningsbehov, skrivesaker, reiseutgifter osv.);

På baksiden av skjemaet fyller den ansvarlige ut en tabell som viser hvordan pengene ble brukt. For hvert tilgjengelig støttedokument fylles det ut en tabelllinje, der nummer, dato, navn på dette dokumentet og beløpet brukt som gjenspeiles i dette dokumentet er skrevet sekvensielt i kolonnene. Etter å ha fylt ut hele tabellen i forhåndsrapportskjemaet, summeres resultatene på slutten, det totale beløpet beregnes, som er skrevet i "totalt" -linjen. Etter dette sender den regnskapspliktige inn forhåndsrapporteringsskjemaet til regnskapsavdelingen, vedlagt alle støttedokumenter.

Hva fyller regnskapsføreren ut i utgiftsrapporten?

Etter å ha mottatt rapporten, må regnskapsføreren kontrollere at utfyllingen er korrekt og sammenligne dataene gitt i tabellen med det som er spesifisert i vedlagte dokumenter. Dokumentet tildeles et individuelt nummer.

Nederst på forsiden fyller regnskapsføreren ut "kvittering"-linjene: fra hvem rapportskjemaet ble mottatt, nummer og dato, beløpet som ble brukt, antall vedlagte dokumenter, datoen rapporten ble akseptert og regnskapsførerens signatur. Kvitteringen utfylt på denne måten rives av hoveddelen av AO-1-skjemaet og overleveres den ansvarlige som tegn på at rapporten er akseptert og verifisert.

På baksiden av skjemaet fyller regnskapsfører ut linje 7 og 8, som gjenspeiler beløpet som er akseptert for regnskap, og linje 9, hvor belastningen av kontoen skrives der påløpte utgifter avskrives.

Deretter må du gå tilbake til forsiden og fylle ut to små tabeller:

• den første gjenspeiler beløpet på saldoen eller overforbruk på tidligere forskudd, hvis noen, i «totalt mottatt»-feltet er det utstedte forskuddsbeløpet skrevet, i «brukt»-linjen – beløpet som faktisk er brukt. Hvis den ansatte brukte mindre enn de utstedte pengene, fylles "saldoen" ut, hvis mer, så "overforbruket". Dersom det er saldo, overføres de til kassen iht