8-тарау. Офлайн: Жаттықтырушының талқылау тақырыбы немесе іс-әрекет жоспары болған кезде Командаңыздың мүшесі сізбен бірдеңе туралы сөйлескісі келеді делік және ол үшін бұл әңгімені жұмыс орнынан тыс жерде жүргізу маңызды. Мүмкін біз бұл мәселе туралы айтып отырмыз

Баламалы тәсілдер Егер ешқандай әрекет жоспары болмаса, коучинг сессиясы аяқталып жатса және клиентте әлі де нақты әрекет жоспары болмаса, сіз туу процесін ынталандыруыңыз керек. Мақсатқа жету жолындағы кез келген жоспарланған қадам жоқтан жақсы. Үшін

Әрекет жоспарын жасаңыз Уақытты қадағалап отыру оның қайда баратынына көзіңізді ашқан болуы мүмкін. Енді уақытты басқаруды жақсарту жөніндегі міндеттемеңізді растау және күшейту үшін сізге әрекет жоспары қажет.

Іс-әрекет жоспары Адамдар ағынын басқару бойынша әрекет жоспарын жасаған кезде, HR маманына қызметкерлерді басқару дағдыларын бағалау пайдалы. Өзін-өзі бағалау құралы 5.1 күшті және әлсіз жақтарыңызды анықтауға және неге назар аудару керектігін түсінуге көмектеседі,

Жұмыс үрдісінің әрекет жоспары Параметрлерді таңдағанда, бастау үшін әрекеттің екі-төрт аспектісіне назар аударыңыз. Байланыс аудитін бағалау құралы 6.3 ең үлкен әсерге жету үшін қандай қадамдар жасауға болатыны туралы пайдалы түсініктерді береді.

Төтенше жағдайлар жоспары Орындау мәдениеті бар компаниялар кез келген уақытта және дереу төтенше жағдайлар жоспарына ауыса алады - Honeywell International дағдарысқа қалай жауап бергенін есте сақтаңыз 11

Тиімді әрекет жоспары әрқашан нақты мақсаттан, мақсаттан немесе ниеттен басталады. Мұндай жоспар адамды қазіргі сәттен тікелей қойылған мақсатты жүзеге асыруға көшіруге арналған. Дұрыс құрастырылған іс-қимыл жоспары кез келген дерлік мәселені шешуге мүмкіндік береді.

Қадамдар

1 бөлім

Барлық мәліметтерді жазыңыз.Іс-әрекет жоспарын жасаған кезде, әрбір бөлшекті жазып бастаңыз. Процестің әртүрлі аспектілерін қадағалап отыру үшін бөлінген тақтаны пайдалану пайдалы болуы мүмкін. Бөлімдердің кейбір мысалдары:

• Идеялар/әртүрлі жазбалар
• Күнделікті диаграммалар
• Айлық диаграммалар
• Кезеңдер
• Зерттеу
• Жалғасы
• Мүшелер / контактілер

1. Тапсырманың контурын көрсетіңіз.Тапсырма неғұрлым анық емес болса, соғұрлым іс-қимыл жоспарының тиімділігі аз болады. Қажетті мақсатты мүмкіндігінше ертерек анықтауға тырысыңыз (жобаны бастамас бұрын жақсырақ).

   • Мысал: Сізге шамамен 40 000 сөзден тұратын магистрлік диссертация (үлкен зерттеу) жазу керек. Бұл жұмыс кіріспеден, әдебиеттік шолудан (басқа зерттеулерге сыни талдау жасап, өз әдістемеңізді қарастыра отырып), нақты мысалдармен өз идеяларыңызды практикалық көрсетуден және қорытындыдан тұрады. Жұмыс мерзімі 1 жыл.

2. Жоспар нақты және шынайы болуы керек.Нақты мақсат - бұл бастамасы ғана: жоспардың әрбір аспектісі нақты және орындалатын болуы керек. Мысалы, нақты және қол жеткізуге болатын кестелерді, кезеңдерді және нәтижелерді жоспарлаңыз.

   • Ұзақ мерзімді жобаға арналған жоспардың нақты және нақты тармақтары белгіленген мерзімнен асып кету және алдын-ала шаршағыш үстеме жұмыс арқылы нашар жоспарланған іске асыру стрессін азайтуға көмектеседі.
   • Мысал: Диссертацияны уақытында аяқтау үшін айына шамамен 5000 сөз жазу керек, ал соңында идеяларды жетілдіру үшін тағы бірнеше ай қалдыру керек. Техникалық-экономикалық тұрғыдан ай сайын 5000 сөзден артық жазуды мақсат етпеу керек.
   • Егер сіз бүкіл тоқсанның үш айы бойына ассистент болып жұмыс істесеңіз, осы уақыт ішінде 15 000 сөз жазуға уақытыңыз болмай қалуы мүмкін, нәтижесінде бұл көлемді қалған айларға таратуға тура келеді.

3. Аралық кезеңдері.Белгілер - мақсатқа жету жолындағы маңызды кезең. Кезеңдерді соңынан жоспарлауды бастаңыз (мақсатқа жету) және қазіргі уақытқа және жағдайларға кері қарай жұмыс жасаңыз.

   Үлкен тапсырмаларды кішірек, басқарылатын көлемдерге бөліңіз.Кейбір тапсырмалар немесе жұмыс қадамдары қорқынышты болуы мүмкін.

   • Егер үлкен тапсырма сізді шатастырса, алаңдаушылықты азайту және өзіңізге деген сенімділікті арттыру үшін оны ыңғайлы шағын тапсырмаларға бөліңіз.
   • Мысал: Әдебиетті шолу көбінесе ең қиын бөлімге, болашақ жұмыстың өзіндік негізіне айналады. Бөлімді аяқтау үшін зерттеу және талдау үшін ақпараттың үлкен көлемі қажет.
   • Тапсырманы ішкі тапсырмаларға бөлу: зерттеу, талдау, презентация. Сіз тармақшаларды одан әрі тарылтып, оқылатын арнайы мақалалар мен кітаптарды таңдай аласыз, талдауды аяқтау және нәтижелерді жазбаша түрде көрсету үшін уақыт кестесін белгілей аласыз.

4. Тапсырмалар тізімдерін пайдаланыңыз.Әр қадамда орындалатын тапсырмалардың тізімін жасаңыз. Істер тізімінің өзі тиімсіз, сондықтан нақты соманы және нақты уақытты көрсетіңіз.

   • Мысал: Әдебиеттерді шолу жұмысын шағын тапсырмаларға бөліңіз, осылайша не істеу керектігін нақты білу және нақты уақыт шеңберін бағалау. Мысалы, бір-екі күн сайын бір дереккөзді оқып, талдау және сипаттау қажет болады.

5. Барлық әрекеттер үшін уақыт шеңберін анықтаңыз.Нақты уақыт шеңбері болмаған жағдайда, жұмыс шексіз ұзақ уақытқа созылуы мүмкін, ал кейбір тапсырмалар аяқталмай қалады.

   • Жоспардағы тармақтардың реті маңызды емес, оны әр аспект бойынша уақыт шеңбері туралы айту мүмкін емес.
   • Мысал: Бір сағатта 2000-ға жуық сөз оқи алатыныңызды білсеңіз және мақалада 10000 сөзді оқуға болатынын білсеңіз, мақалаға кемінде бес сағат уақыт бөлуіңіз керек.
   • Сондай-ақ, сіз шаршаған кезде әрбір 1-2 сағат сайын кем дегенде екі жеңіл тамақ пен қысқа үзіліс уақытын ескеруіңіз керек. Бұған қоса, ықтимал жоспарланбаған кешігулер үшін соңғы уақытқа кемінде тағы бір сағат қосыңыз.

6. Көрнекі көріністі жасаңыз.Әрекеттер тізімдерін аяқтап, уақыт кестелерін орнатқаннан кейін жоспардың қандай да бір көрнекі көрінісін жасауға көшіңіз. Сіз блок-схеманы, Гант диаграммасын, динамикалық кестені немесе басқа ыңғайлы опцияны пайдалана аласыз.

   • Көрнекі жоспарды қол жетімді жерде сақтаңыз - мысалы, оны кеңсенің немесе сыныптың қабырғасына іліп қоюға болады.

7. Орындалған тапсырмаларды сызып тастаңыз.Бұл сізді қанағаттандырып қана қоймайды, сонымен қатар ештеңе назардан тыс қалмайтынына көз жеткізе аласыз.

   • Бұл әдіс әсіресе топтық жұмыс үшін пайдалы. Басқалармен жұмыс істегенде сіз әлемнің кез келген жерінде қолжетімді ортақ құжат жасай аласыз.

8. Тоқтама.Жоспар жасап, әріптестерге тапсырмаларды (бірге жұмыс істеу кезінде) ұсынғаннан кейін және белгіленген кезеңдерді орындағаннан кейін келесі қадамға өтіңіз: мақсатыңызға жету үшін күнделікті жұмысқа кірісіңіз.

   Сіз күндерді ауыстыра аласыз, бірақ жарты жолда тоқтай алмайсыз.Мерзімдерді орындауға, тапсырмаларды орындауға және мақсаттарға жетуге кедергі болатын күтпеген жағдайлар мезгіл-мезгіл туындайды.

   • Көңіліңді көтер. Жоспарыңызды қарап шығыңыз, содан кейін жұмыс істеп, мақсатыңызға қарай жылжыңыз.

9. Прогрессіңізді бақылаңыз.Зерттеулер табысты алға жылжу ең жақсы мотивация екенін көрсетті. Прогрессті бақылау үшін кестедегі орындалған тапсырмаларды сызып тастау керек.

   Ұйықтап, ерте тұрыңыз.Табысты және өнімді адамдардың күнделікті істерін зерттеу сізге шындықты айтады - олардың көпшілігі күнін ерте бастайды. Сондай-ақ олар әдетте таңертеңгілік тәртіпке ие, бұл көбінесе оларды одан әрі жетістіктерге ынталандырады.

   Үзіліс жасаңыз.Мотивацияны сақтау үшін үзіліс жасау өте маңызды. Егер сіз үнемі жұмыс жасасаңыз, онда сізде шаршау жиналады. Үзілістер шамадан тыс жұмысты болдырмауға көмектеседі және жұмыс уақытын оңтайландырады.

   Бейнелеу.Мақсатыңыз туралы ойлануға бірнеше минут бөліңіз және оған қол жеткізгеннен кейін өзіңізді қалай сезінетініңізді елестетіңіз. Бұл туындауы мүмкін қиындықтармен күресуді жеңілдетеді.

   Бұл оңай болмайтынын түсініңіз.Адамға қымбат нәрсенің бәрі сирек қиындықсыз беріледі. Мақсатқа апаратын жол, әдетте, көптеген проблемаларсыз және қиын шешімдерсіз аяқталмайды. Бұл фактіні қабылдаңыз.

4-бөлім

1. Тілектеріңізді жазыңыз.Бұл үшін күнделік немесе мәтіндік құжат қолайлы. Егер сіз нақты не істегіңіз келетініне әлі сенімді болмасаңыз, бұл тәжірибе сізге көмектесуі керек.

   • Тұрақты күнделік жазбалары - өзіңізге жеке көзқараспен қараудың және сезімдеріңізді құжаттаудың тамаша тәсілі. Көптеген адамдар өз ойларын жазу оларға сезімдер мен тілектерді түсінуге көмектесетінін айтады.

Жеңістің қуанышын жиі сезінесіз бе? Егер тым жиі болмаса, онда сіз өзіңіз қалаған нәтижеге жиі қол жеткізе алмайсыз деп болжауға болады. Дегенмен, қол жеткізген мақсаттардың, қол жеткізілген нәтижелердің санын көбейткіңіз келетініне сенімдімін. Осы нәтижелерге жету үшін не қажет екенін анықтайық.

1. Мақсат

Бастапқыда сізге мақсат керек. Мақсат сіздің ішіңізде отты тұтандыруы керек. Сіз оған қол жеткізуге дайын болуыңыз керек. Егер бәрі осылай болса, онда сіз сөзсіз «жоғарғыда» боласыз. Егер мақсат жанбаса, сізді ынталандырмаса, ойланыңыз, бұл шынымен сіздікі ме? Сізге сырттан таңылған жоқ па? Туыстары, достары, жақындары? Ойлан. Кейде бұл нәрселер толығымен анық емес.

Сіз таңертең төсектен секіруге дайын мақсатты таптыңыз делік. Бұл сіздікі және сіз оған жетуге асығасыз. Әрі қарай не істеу керек?

2. Нәтиженің көрінісі

Мақсатыңыз анықталғаннан кейін мен сізге отыруға және қандай нәтижеге қол жеткізгіңіз келетіні туралы ойлануды ұсынамын. Бұл туралы ойлану - сіз істеу керек ең аз нәрсе. Нәтижесін сызып, тым болмаса жазып алсаңыз жақсы болады. Көрнекілікпен жұмыс істеу әлдеқайда оңай. Нәтиженің «бейнесі» болған кезде мақсатқа тезірек қол жеткізілетінін есте сақтаңыз.

Сонымен, сіз өз нәтижеңізді білесіз. Содан кейін сіз оны көзбен көре аласыз. Мысалы, жаңа iPad 3 алғыңыз келсе және оған әр тиынды санап, ақша үнемдегіңіз келсе, мысалы, осы құрылғының суретін компьютеріңіздің жұмыс үстеліне іліп қоюыңызға болады. Бұл не үшін жасалды? Бәрі оңай. Біріншіден, сіз неге соншалықты көп күш салып жатқаныңызды анық көресіз. Екіншіден, бұл суретті көре отырып, сіз оны қолыңызда ұстайтын кезіңізді, оның барлық мүмкіндіктерін зерттейтін кезіңізді және т.б. Және бұл визуализация сәтін назардан тыс қалдыруға болмайды. Бұл бір қарағанда абсурд болып көрінгенімен, бұл техника өте жақсы түсіреді. Сондай-ақ, суреттер мүмкіндігінше шынайы болуы керек екенін атап өткен жөн.

Сіз нәтижені анықтадыңыз, жазып алдыңыз, сыздыңыз. Енді не істейміз

3. Іс-шаралар жоспары

Мақсат қойылып, нәтиже белгілі болғаннан кейін осы нәтижеге, осы мақсатқа қалай жетуге болатынын ойлайтын кез келді. Жақсы және құрылымдық жоспар маңызды. Сондықтан сіздің келесі әрекетіңіз осындай жоспар құру болуы керек.

Мен барлығын мүмкіндігінше егжей-тегжейлі жазуды ұсынамын. Сізге бірдей iPad керек делік. Оған ақша табу үшін сізге қандай да бір стратегия немесе жоспар қажет. Сізге ақша табу керек. Мүмкін сіз оны шетелдік интернет-дүкеннен арзан бағамен сатып алғыңыз келетін шығар. Белгілі бір ақшаны қайдан және қалай табатыныңыздан бастап, дереу анықталу керек және осы планшетті сатып алу орнына дейін егжей-тегжейлі жоспар жасай аласыз. Барлығын кезең-кезеңмен жазу арқылы сіз қай жерде екеніңізді, не істеу керек екенін және не істегенін көресіз (ең сүйікті, мүмкін). Сондықтан жоспар құруға 15-20 минут жұмсауға ерінбеңіз. Кейінірек бұл сізге көбірек уақытты үнемдейді. Сіз оны жоққа шығармайсыз деп ойлаймын.

Жоспарды құрастырғаннан кейін не істейміз?

4. Белсенді қадамды таңдаңыз

Жоспар жасағаннан кейін бірінші ұпайлар үшін белсенді қадамды таңдау керек. Белсенді қадам белгілі бір физикалық немесе психикалық әрекеттерді орындауды талап ететін қадам болып саналады (сондықтан ол белсенді :)).

Сіз автокөлікті сату (немесе қайта сату) арқылы ақша табу жоспарын белгіледіңіз делік. Мұқият қарасаңыз, бұл белсенді қадам емес. Өйткені, бұл тармақ белгілі бір әрекеттерді білдірмейді. Бұл белсенді әрекетті қалай таңдауға болады. Сату үшін не істеу керектігі туралы ойлану керек. Осы кездегі белсенді қадамдар мыналардың бірі болуы мүмкін:

1) Сату туралы хабарландыру жазыңыз

2) Автокөлік тежегіштерін жөндеңіз

3) Машинаны бағалау және оған баға қою, т.б.

Енді бұл нақтырақ, солай емес пе? Сондықтан жоспар жазған сайын одан кейін белсенді қадам жазыңыз. Осылайша сіз не істеу керектігін және қайда бару керектігін білесіз.

Бұл сияқты! Бұл алгоритмді пайдалану сіздің мақсаттарыңызға әлдеқайда тиімдірек қол жеткізеді. Ал сіз жеңу қуанышын бұрынғыдан әлдеқайда жиі сезінесіз. Мұны есте сақтаңыз және оны міндетті түрде қолданыңыз!

Енді іс-әрекет логикасы әзірленді, болжамдар анықталды, көрсеткіштер мен тексеру құралдары табылды, әрбір аралық нәтижеге қол жеткізу үшін нақты әрекеттер тізімін жасау уақыты келді. Мүмкін, олардың кейбіреулері алдыңғы талқылау нәтижесінде «жобада» схемаға енгізілген шығар, бірақ енді біз бұл мәселеге мұқият қарайтын боламыз.

Біз сұраққа жауап береміз: Көрсетілген көрсеткіштерді ескере отырып, аралық нәтижеге қол жеткізуге кепілдік беру үшін нақты не істеу қажет және жеткілікті?

Бұны қалай істейді? Әдетте әрекеттер «мақсат ағашының тамыры» болып табылады. 11-суретте көзделген әрекеттер 2.1.1.1, 2.1.2.1, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.21 мақсаттар болып табылады.

Балалар ойнайтын жері жоқ аула туралы мысалда ойын алаңын жөндеу немесе жаңасын салу, тұрғындардың көліктері үшін күзетілетін тұрақ табу немесе құру, ағаш отырғызу, сенбілік ұйымдастыру сияқты нақты іс-әрекеттер орындалады. ауланы тазалау, құрылыс қалдықтарын шығару, маскүнемдерді ойын алаңынан шығару және т.б.

Нәтижелердің әрқайсысы үшін біз оған қол жеткізуге әкелетін әрекеттерді анықтаймыз және оларды қарастырылатын нәтиженің астындағы кестенің бағанына жазамыз. Нәтиженің астына қойылған әрекеттер аралық нәтижеге қол жеткізуді қамтамасыз етуі керек. Егер олай болмаса, жетіспейтін операцияларды қосып, ықтимал болжамдарды талқылау керек.

Дегенмен, кейде бұл оңай емес, және мұқият зерттеген кезде, «тамырдың» өзі өте күрделі мәселе екендігі белгілі болуы мүмкін. Бұл біздің құзыретімізде деп шешкендіктен, біз жаңа орталық проблемадан - аралық нәтижеден бастап қосымша талдау жүргізуіміз керек.

Біздің мысалда «жаңа ойын алаңын салу» тұрғын үй басқармасымен келіссөздер жүргізуді, ескі учаскені бұзуға рұқсат алуды, жаңа жобаны құруды, стандарттарға сәйкес келетін және балаларға қауіпсіз жаңа жобаны келісуді, «алу» және материалдарды тасымалдау, құрылымның өзі, уәкілетті тұлғалардың жұмысты қабылдауы, мүмкін санитарлық қызметпен байланысы. Жалпы, бұл әрекет басқа да бірқатар әрекеттерді тудырады, көптеген адамдармен байланыс орнатуды және жеке шағын жобаны жоспарлауды талап етеді.

Нәтижеге жету жолдары түсініксіз болса, мәселені бірден егжей-тегжейлі түсініп, «түсініксіз» жерден бірнеше деңгейлі төмен «мәселелер ағашын» құру керек немесе іс-қимыл жоспарында қосымша талдау қажеттілігіне сілтеме көрсету керек, және кейінірек мәселені егжей-тегжейлі зерттеу. Сізге кәсіби кеңес алу қажет болуы мүмкін. Мұндай шешім «дөрекі» әрекеттерді жоспарлауға қарағанда, мәселеге жауапкершілікпен қарауды көрсетеді.

Осылайша, зерттеуді жүргізгеннен кейін жобалық топ үшін іс-әрекет жоспары айқын болады, немесе ол мәселеде «шатастырылып» қалады, бұл талдау сатысындағы проблемалардың жеткіліксіз зерттелуін көрсетеді. Бұл жағдайда мәселені «түсініксіз» шешу үшін LSP әдісін қайта қолдану қажет болады.

Біз жасап жатқан жоспарға қайта оралайық. Айтылғандардың барлығына тағы бір қосымша: әдетте, әрекеттер кестеде олардың орындалу реті бойынша - жоғарыдан төменге қарай көрсетіледі.

Естеріңізге сала кетейік, кез келген кезеңде іс-әрекеттерді қайта құруға, іс-шараларды ақылға қонымды егжей-тегжейлі көрсетуге рұқсат етіледі - біз тиімді іс-шаралар жоспарын жасаймыз.

Егер біздің талдау тобының барлық мүшелері жасалған іс-шаралар жоспарымен келіссе, біз қажетті ресурстарды анықтауға кірісе аламыз.

Әрбір әрекетке қарама-қарсы, оны жүзеге асыру үшін қажетті ресурстарды көрсету қажет. Жетіспейтін ресурстар ғана емес, сонымен бірге осы әрекетті орындау үшін қажет БАРЛЫҚ ресурстар көрсетілген.

Егер бізге белгілі бір уақыт аралығында («түскі асқа дейін») қоршаудан бастап үлкен және терең шұңқырды қазу қажет болса және бізде қажетті еріктілер саны (5 адам) және бар болғаны 3 күрек болса, онда колонкада «Жоғарғы шегі түскі үзіліс болып табылатын белгілі бір уақыт аралығында шұңқыр қазу» іс-шараларын жүзеге асыру үшін ресурстарға арналған, жетіспейтін 2 күректі ғана емес, «5 адам және 5 күрек» көрсету керек. Ең дұрысы, адам санының орнына адам-сағаттағы жұмыс көлемін көрсетіңіз.

Егер іс-әрекет кез келген ресурстарды - компьютерді, автокөлікті, басқа жабдықты - шектеулі уақытты, айталық, 5 күнді талап етсе, онда мұндай жабдықты алудың толық құнын жоба ресурстарына қосу қателік болады. Жабдықты жалға алу бағасын (мұндай қызметті ұсынатын ұйымдардың ұсыныстарын қараңыз) немесе осы кезеңдегі жабдықтың амортизациясының құнын (бухгалтердегі жұмыс) білу керек.

Егер жобамыздың орталық мәселесін талдау үшін бізге 50 орындық залды 3 күнге жалға алу керек болса, жылжымайтын мүлік нарығындағы мұндай бөлменің орташа құнын жобаның есебіне қоспайсыз ба?

Аралық нәтижеге қол жеткізуге әкелетін іс-әрекеттерді орындау үшін қажетті ресурстарды көрсеткеннен кейін іс-әрекеттер жиынтығы мен тізімделген ресурстар жорамалдармен біріктіріліп, аралық нәтижеге қол жеткізуге кепілдік беруін қамтамасыз ету керек және ол үшін таңдалған көрсеткіштерге қол жеткізіледі.

Ресурстарды сипаттау кезеңін аяқтағаннан кейін, тағы да талқылауға қатысушылардың барлығы ұсынылған схемамен тұтастай келісетініне көз жеткізу керек (болжамдармен біріктірілген әрекеттерден - аралық нәтижелерге дейін, болжамдармен біріктірілген аралық нәтижелерден - жоба мақсатына дейін). , жоба мақсатынан жорамалдармен бірге - ортақ мақсатқа қарай). Егер олай болмаса, барлық тараптардың толық келісіміне қол жеткізіп, қажетті өзгерістер енгізілгенше жұмысты жалғастыру қажет.

Әрекетті жоспарлау кезеңін аяқтағаннан кейін, логфрем аяқталды!

Біздің мысалдағы логфрем "карточкалардағы" алдын ала құрастырудан кейін шамамен осылай көрінеді (18-суретті қараңыз):

Сурет 18. Логфремнің мысалы – 4-қадам

Егер толтырылған LSS қамтылатын құжат жобаны қаржыландыруға өтініш беруге арналған болса, жобаның құнын бағалау кезінде әртүрлі грант берушілер мен донорлар өздерінің ережелерін ұстанатынын есте ұстаған жөн. Мысалы, жұмыс көлемін адам-сағатқа айналдыруға болады, содан кейін жобаның құны жұмсалған уақыт бірлігіне жұмсалған шығындар негізінде есептеледі. Кез келген дерлік ұйым бірінші сұраныс бойынша талап етілетін стандарттарды, қолдану жөніндегі нұсқаулықтарды, тендер шарттарын және басқа да осыған ұқсас ақпаратты ұсынады, оларды қолдана отырып, қолданыстағы логикалық-құрылымдық схемамен үйлестіре отырып, сіз құжат айналымын оңай жеңе аласыз.

Сонымен, әрекет жоспарын жасау үшін сізге:

1. Аралық нәтижелердің әрқайсысына қол жеткізу үшін орындалуы қажет әрекеттерді анықтаңыз: «мақсат ағашының тамыры» және жоба мақсатына жету үшін қажетті әрекеттер.

2. Іс-әрекеттің жалпы жоспары үшін болжамдарды анықтаңыз.

3. Әрбір әрекетті орындау үшін қажетті және жеткілікті ресурстар жиынтығын анықтаңыз.

4. Логиканы тексеріңіз: ресурстарды қамтамасыз ету және болжамдарды ұстану шартымен орындалатын әрекеттер жиынтығы аралық нәтижеге қол жеткізуге кепілдік беруі керек.

5. Пікірталасқа қатысушылардың барлығы алынған суретпен келісетініне көз жеткізіңіз. Бұлай болмаса, аралық нәтижелердің әрқайсысы үшін әрекеттерді таңдауды және нақтылауды жалғастырыңыз.

6. Жоба логикасы сақталғанына көз жеткізіңіз.

Қатаң айтқанда, логфреймдік тәсілді қолдану алдыңғы кезеңде аяқталады, алайда жобаны тиімді жоспарлау үшін қазірдің өзінде аяқталған логфрейм негізінде жұмыс кестесін (іс-шаралар кестесін) жасау маңызды.

Іс-әрекеттер жоспары анықталғаннан кейін біз жалпы іс-әрекетіміз үшін және оның жеке кезеңдерінде уақыт шеңберін белгілеуіміз керек. Сіз сондай-ақ әрекеттерді орындаудың басымдылығын белгілеуіңіз керек: келесі әрекеттерге дайындық кезеңі ретінде қандай жұмысты орындау керек, ал нәтижені «жылтырату» үшін, біздің жобаны жүзеге асыруда қандай сыни нүктелер бар. Әрбір «майдан» бойынша жұмысты кім басқарып отырғанын, көмек пен кеңес алу үшін кімге хабарласу керектігін, кім жауапты болатынын анық білу үшін жобаның әр кезеңінде қатысушылардың әрқайсысының жауапкершілігін анықтау қажет. күтпеген сәтсіздіктер және негізгі шешімдерді қабылдау. Сондай-ақ тапсырмалар алдында іс-қимыл бағдарламасын егжей-тегжейлі пысықтау қажет болады.

Сұрақтарға жауап береміз: Қашан? Кім? Кім жауапты? Не істеу керек?

Көбінесе жұмыс жоспары Гант диаграммасы түрінде құрастырылады.

Гант диаграммасы «ғылыми менеджменттің атасы» Фредерик Тейлордың (1856-1915) серіктесі Генри Ганттың (1861-1919) құрметіне аталған. Гант Бірінші дүниежүзілік соғыс кезінде кемелердің құрылысындағы менеджментті зерттеді және жобадағы тапсырмалардың ұзақтығы мен реттілігін көрсету құралы ретінде өз жолақтары (тапсырмалар) мен нүктелер (бағыттар) диаграммасын ұсынды. Гант диаграммасы соншалықты күшті аналитикалық құрал болып шықты, ол бір ғасырға жуық өзгеріссіз қалды. Тек 1990 жылдардың басында қарым-қатынастарды егжей-тегжейлі сипаттау үшін оған міндеттер арасындағы байланыс желілері қосылды.

Гант диаграммасының мысалы 19-суретте көрсетілген:

Сурет 19. Гант диаграммасының мысалы – орындалған жұмыс жоспары

Тапсырмалар (әрекеттер) уақыт шкаласында сегменттер ретінде көрсетіледі (бұл жағдайда кестенің жоғарғы жағында орналасқан күнтізбе). Әрбір тапсырма (әрекет) үшін орындалу мәртебесін көрсетуге болады (суретте ол 1-іс-қимыл және 1.1 және 1.2 тапсырмалары үшін көрсетілген). LSS сәйкес диаграмманы құру үшін біз нақты әрекеттерді және оларды орындау үшін қажетті жеке тапсырмаларды көрсетеміз.

Диаграмма тапсырмаларды олардың орындалу басына (аяқталуына) немесе олардың басымдылығына байланысты хронологиялық ретпен орналастыруға мүмкіндік береді.

Әрекеттер (тапсырмалар) арасындағы байланыстар, сондай-ақ егер әрекетті орындау тек басқа әрекет аяқталғаннан кейін (немесе басқа әрекетті орындау кезінде немесе одан кейін алынатын белгілі нәтижелер болған кезде) басталуы мүмкін болса, көрсетіледі. Диаграммада 2-іс-әрекеттің басталуы 1-іс-қимыл аяқталғаннан кейін ғана орындалады, ал 3.3-тапсырма қандай да бір түрде 2.1-тапсырманың орындалуына байланысты болады.

Гант диаграммаларын (немесе жұмыс кестесінің басқа түрлерін) жасауға арналған техникалық құралдар оңай қол жетімді және Microsoft® Office Visio, Microsoft® Project сияқты көптеген бағдарламалық пакеттерде бар. Сондай-ақ орындау процесін жоспарлауға және бақылауға, соның ішінде осындай диаграммаларды жасауға бағытталған тегін бағдарламалардың жеткілікті саны бар.

Тағы бір элемент - межелі кезең немесе кезең. Бұл нүктелерде тексеру жүргізілуі керек - кейбір нақты нәтижелерге қол жеткізуді, орындалған жұмыстардың көлемін және т.б. («Жобаны бағалау критерийлері» тарауында жобаны бағалау және бақылау туралы толығырақ айтатын боламыз). Жоғарыда келтірілген диаграммада мұндай кезеңдер 31.01.2007 және 30.04.2007 күндеріне тағайындалған және олар үшін тексеру жүргізілетін критерийлер де анықталуы керек (мысалы, «келісімдер жасалған X, Y, Z серіктестерімен жасалған» немесе «ағаштарды отырғызуға дайындық аяқталды»). Әдетте, бұл жобаны жүзеге асыру үшін іргелі нәтижеге қол жеткізу немесе болжамды тексеру.