Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

• при смене материально ответственных лиц;
• перед составлением ;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• или ликвидации компании;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Федеральным законом № 129-ФЗ;
• Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее - Положение);
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее - Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

• сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
• итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в . В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

• по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
• по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
• по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено . При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена , то ее можно отразить одним из следующих способов:

• во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц ());
• во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

Оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

Списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

Списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

Отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

Списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

Работником погашена сумма задолженности.

Пример

В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:

Излишек - ноутбук стоимостью 45 000 руб.;

Недостача - принтер стоимостью 45 000 руб.

Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример )

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.

Основные средства являются неотъемлемой частью любого предприятия и от правильности и эффективности их учета зависят важные показатели деятельности предприятия, такие как финансовое положение, конкурентоспособность на рынке.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризации имущества. Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т.п.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий со стороны членов специально созданной в организации комиссии по проверке и документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечить достоверность данных учета и отчетности.

Цель инвентаризации имущества – проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Она позволяет в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества предприятия. Нельзя не учитывать, проводя инвентаризацию, такие негативные явления, как хищения, естественную убыль.

Актуальность исследования выражается в том, что в условиях рыночной экономики повышается роль учета и контроля за рациональным использованием всех ресурсов, в том числе и основных средств.

Цель данной работы – исследовать действующую практику организации, проведения и учета результатов инвентаризации основных средств.

В соответствии с заданной целью были сформулированы следующие задачи исследования:

Изучить нормативно-законодательную и учебную литературу по теме исследования;

Определить сущность и характеристику инвентаризации основных средств предприятия;

Выявить порядок организации и проведения инвентаризации основных средств на ТОО «Калкан»;

– исследовать основные аспекты организации документального оформления и учета результатов инвентаризации основных средств на предприятии;

Теоретической и методологической основой послужили труды и Указы президента Республики Казахстан, Законы Республики Казахстан, постановления правительства Республики Казахстан, монографические труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов.

1. Характеристика инвентаризации основных средств, ее роль и значение в учете

Основные средства представляют собой материальные активы, действующие в течении длительного периода времени (более одного года) в качестве средств труда, как в сфере материального производства, так и непроизводственной сфере.

К основным средствам относятся: недвижимость (земельные участки, здания, сооружения, многолетние насаждения и другие объекты, прочно связанные с землей, перемещение которых невозможно без ущерба их назначению), транспортные средства, оборудование, производственный и хозяйственный инвентарь, взрослый рабочий и продуктивный скот, специальные инструменты и прочие основные средства.

В соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (от 28.02.2007 г. №234-III) целью бухгалтерского учета и финансовой отчетности является обеспечение заинтересованных лиц полной и достоверной информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении предпринимателей и организаций .

Инвентаризация (от лат. inventarium– опись) – один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей и в конечном итоге – достоверность информации, включаемой в финансовую отчетность .

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и представляет собой сверку фактического наличия имущества с показателями бухгалтерского учета на определенную дату.

Ее проводят все компании независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы. Основными целями инвентаризации являются:

Проверка полноты и правильности отражения инвентаризируемых объектов в учете,

Проверка фактического наличия активов и контроль их сохранности,

Проверка состояния товарно-материальных ценностей (их фактического соответствия стандартам по качеству) и условий хранения таких ценностей,

Приведение учетной оценки объектов инвентаризации в соответствие с внешними и внутренними нормативными документами и соответствующими рыночными показателями,

– выявление причин несвоевременного или неверного отражения хозяйственных операций в учете, а также причин осуществления операций, противоречащих положениям государственных нормативных документов и внутренних инструкций и положений организации, если такие операции имели место.

Порядок проведения юридическими лицами инвентаризации имущества и обязательств регламентируется методическими рекомендациями к СБУ 24.

В соответствии с СБУ 24 «Организация бухгалтерской службы» в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация имущества и денежных обязательств не менее одного раза в год.

В обязательном порядке инвентаризация проводится:

При смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

При установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов;

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При ликвидации (реорганизации) субъекта перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан .

Инвентаризации делятся по объему проверки – на сплошные и выборочные, а по времени – на плановые и внеплановые.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества финансовых обязательств предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

Выборочная – это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица или же охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Выборочные инвентаризации и контрольные проверки должны систематически проводиться на предприятии в межинвентаризационный период в местах хранения и переработки товарно-материальных ценностей. Они осуществляются по распоряжению руководителя инвентаризационной комиссией, состоящей из лиц хорошо знающих товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Основной задачей выборочных инвентаризаций и проверок является контроль за сохранностью имущества, выполнением правил его хранения, соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета. Такие проверки дисциплинируют работников предприятия, помогают вскрывать факты нарушений и содействуют сохранности имущества предприятия.

В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Внеплановые проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов.

Плановые инвентаризации проводятся:

Основных средств – не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов – не реже одного раза в пять лет;

Капитальных вложений – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

Незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

Незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов – не менее одного раза в год;

Готовой продукции на складах – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

Малоценных и быстроизнашивающихся предметов – не менее одного раза в год;

Нефти и нефтепродуктов – не реже одного раза в месяц;

Сырья и прочих материальных ценностей – не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

Денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности – не менее одного раза в месяц;

Расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) – по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам – на первое число каждого месяца;

Расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал;

Расчетов с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год;

Остальных статей баланса – на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или специальными комиссиями.

1. Инвентаризационная комиссия проводит осмотр всех объектов основных средств на предмет их технического состояния и пригодности к дальнейшей эксплуатации. 3. По объектам основных средств, принадлежащих организации на праве собственности, проверяется наличие инвентарных карточек по установленной форме:

- № ОС-6 на каждый отдельный объект основных средств;

- № ОС-6а на группу объектов основных средств;

- № ОС-6б для объектов основных средств малых предприятий.

4. По объектам основных средств, поступивших в организацию в соответствии с договором аренды, проверяется наличие копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором. 6. Проверяется правильность формирования инвентарного объекта основных средств. Инвентарным объектом признается:

Объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

Отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;

Обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

По группе основных средств «Здания» инвентарными объектами являются:- каждое отдельно стоящее здание;

Здания, примыкающие друг к другу и имеющие общую стену (при этом каждое представляет собой самостоятельное конструктивное целое), считаются отдельными объектами;

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение;- отдельно стоящие здания котельных;

Надворные постройки (склады, гаражи, ограждения, сараи, заборы, колодцы и прочее).

В состав основного здания входят:

Помещения, встроенные в здания, назначение которых иное, чем основное назначение здания, предназначенные для магазинов, столовых, парикмахерских, ателье, пунктов проката предметов культурно - бытового назначения и хозяйственного обихода, детских садов, яслей, отделений связи, банков и других организаций;

Коммуникации внутри зданий, необходимые для их эксплуатации: система отопления, включая котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании); внутренняя сеть водопровода, газопровода и канализации со всеми устройствами; внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой; внутренние телефонные и сигнализационные сети; вентиляционные устройства общесанитарного назначения; подъемники и лифты;

Фундаменты крупногабаритного оборудования, сооруженные одновременно со строительством здания.

По группе основных средств «Сооружения» инвентарным объектом является каждое отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним единое целое.

По группе основных средств «Машины и оборудование» инвентарными объектами являются каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т.п., включая входящие в их состав принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, индивидуальное ограждение, фундамент.

По группе основных средств «Измерительные и регулирующие приборы и устройства» инвентарными объектами являются приборы и устройства, имеющие самостоятельное значение.

По группе основных средств «Вычислительная техника и оргтехника» инвентарным объектом является каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

По группе основных средств «Транспортные средства» инвентарным объектом является каждый отдельный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему.

По группе основных средств «Инструменты» инвентарным объектом является каждый отдельный инструмент, который не входит в состав станка, аппарата, машины и имеет самостоятельное значение.

По группе основных средств «Инвентарь производственный и хозяйственный» инвентарными объектами считаются только те предметы, которые имеют самостоятельное назначение и не являются частью какого-либо другого объекта (столы, прилавки, ковры, бытовые приборы и др.).

7. Проверяются объемы капитальных вложений, связанных с реконструкцией, модернизацией и дооборудованием объектов основных средств, в результате которых должна быть увеличена их инвентарная стоимость. Если в результате выполненных работ изменилось основное назначение объекта основных средств, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

8. Сопоставляются результаты переоценки, отраженные в инвентарной карточке, с данными бухгалтерского учета.

9. Проверяется соответствие видов основных средств кодам Общероссийского классификатора основных фондов ОК-013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 359. 11. Уточняются нормы амортизационных начислений по каждому объекту основных средств.

Амортизация материальных ценностей, учтенных на балансовом счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности», предоставляемых во временное пользование (временное владение и пользование) с целью получения дохода, учитывается на счете 02 «Амортизация основных средств» обособленно.13. Проверяется наличие свидетельства о государственной регистрации на объекты недвижимости.

14. По основным средствам, принятым в организацию по договору аренды, проверяется:* наличие договора аренды;

* наличие свидетельства о государственной регистрации аренды (по договорам, заключенным на срок более одного года);

* наличие акта приема-передачи;

* разрешение собственника имущества на субаренду (если это имело место);

* использование по целевому назначению, определенному договором аренды (субаренды);Размер и необходимость указанных затрат должны согласовываться арендатором с арендодателем.

По имуществу, находящемуся в федеральной собственности, размер и необходимость указанных затрат согласовывается арендатором с балансодержателем и утверждается арендодателем.

Перечень документов, необходимых для подтверждения произведенных затрат:- акт приемки-передачи нежилых помещений при передаче в аренду, определяющий их техническое состояние;

Сметная документация, утвержденная в установленном порядке и согласованная балансодержателем и арендодателем, составленная организацией, имеющей государственную лицензию на осуществление проектно-сметных работ;

Договор подряда;

Акт приемки выполненных работ;

Платежные документы.

На сумму капитальных затрат арендатор открывает инвентарную карточку по форме ОС-6;

* порядок начисления амортизации.

Капитальные затраты на арендованные основные средства, подлежащие после прекращения договора аренды передаче арендодателю, амортизируются ежемесячно арендатором в течение срока аренды исходя из способа начисления амортизационных отчислений, установленных арендодателем по объекту, на который произведены указанные затраты.Таким образом, к указанному объекту должны применяться нормы амортизационных отчислений, соответствующие нормам, применяемым к арендованному объекту основных средств.

15. Проверяется наличие документов, подтверждающих правомерность нахождения федерального имущества у организации на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, аренды, безвозмездного пользования и т.д. 19. Выявляются ранее не учтенные основные средства. Оценка таких объектов производится по рыночной стоимости, а сумма износа определяется по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

20. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины в дальних рейсах; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

21. Инвентаризационные описи по форме ИНВ-1 составляются отдельно на основные средства, учтенные на счете 01 «Основные средства», и на основные средства, учтенные на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Кроме того, описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения) по каждому месту хранения.

22. Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно, числившиеся за одним материально ответственным лицом и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета (форма ОС-6а), в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих объектов.

23. Составляются отдельные описи на основные средства, принятые в аренду и учитываемые на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Описи составляются в количестве трех экземпляров по каждому арендодателю с указанием срока аренды.

24. После заполнения описей один экземпляр передается в бухгалтерию для заполнения графы «По данным бухгалтерского учета» и составления сличительной ведомости, второй экземпляр остается у материально ответственного лица, третий экземпляр описи по арендованным объектам основных средств высылают в адрес арендодателя.

25. При выявлении отклонений от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме ИНВ-18. На арендованные объекты основных средств составляются отдельные сличительные ведомости. Ведомости составляются в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей: опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности; проверяет весы, мерную тару; получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и расписку.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою ответственность, приняты на учет, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: ____________________ ________________ (должность) (подпись)

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано. Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются:

дата поступления товаров;

наименование поставщика;

дата и номер приходного документа;

наименование товара;

количество товара;

цена товара;

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

Если инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению членом комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В любом случае на дату проведения инвентаризации не должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации. После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества, то есть их вещественная и документальная проверки. Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товарно-материальных ценностей. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей. Вес или объем навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. В тех случаях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу.

При инвентаризации оборудования следует кроме наружного осмотра проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность, согласно паспорту. Заводской номер и год выпуска, тип и номер оборудования, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Если оборудование поставляется без электродвигателей, это должно быть указано в паспортах.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки. После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88, в частности:

Наименование документа	Номер формы
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них

012 Инвентаризация денежных средств и денежных документов

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Инвентаризация денежных средств в кассе и денежных документов проводится в следующем порядке:
1. Инвентаризационная комиссия получает два экземпляра описи по форме № ИНВ-15 .

2. Материально ответственное лицо дает расписку о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию и об оприходовании и списании денежных средств, поступивших под его ответственность.

3. Проверяется фактическое наличие денежных знаков путем полного пересчета наличных денег. Иностранная валюта пересчитывается в рубли по курсу на дату проведения инвентаризации по каждому виду валюты. Данные подсчета заносятся в опись по видам валют (рубли, долл. США, евро и др.).

4. Проверяется фактическое наличие денежных документов (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты и др.). Денежные документы пересчитываются и записываются в опись по каждому виду денежных документов.

5. Проверяется фактическое наличие ценных бумаг. Данные об их общей стоимости по номиналу записываются в опись № ИНВ-15 (данные по видам ценных бумаг заносят в опись № ИНВ-16 при инвентаризации счета 58 «Финансовые вложения»).

6. В опись № ИНВ-15 заносятся учетные данные по счету 50 «Касса».

7. Фактическое наличие сопоставляется с данными бухгалтерского учета по видам денежных средств: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

8. Определяется результат инвентаризации.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счете 57 «Переводы в пути», с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью сверки имущества, в том числе основных средств. Для этих целей законом РФ предусмотрены нормы и правила проведения плановой и внезапной инвентаризации имущества.

Процедура инвентаризации в организации

В переводе с латинского языка понятие «инвентаризация» означает опись. Так что же даёт инвентаризация основных средств (ОС) для целей бухгалтерского учёта? Во-первых - достоверную информацию о состоянии имущества компании. Во-вторых, проверяется наличие имущества по факту, сверяется его соответствие с данными бухучёта. Значение правильно проведённой инвентаризации трудно переоценить, поэтому относиться к этому мероприятию нужно серьёзно.

Особенности подготовки к мероприятию

Для начала созывается инвентаризационная комиссия. Естественно, что делается это на основании приказа руководителя. Все члены комиссии обязаны ознакомиться под подпись, что на них возложена столь ответственная миссия. Нелишним будет отметить, что это должны быть люди компетентные в порученном им деле. В состав комиссии обязательно входит бухгалтер, лица, ответственные за сохранность основных средств, начальник по административно-хозяйственной части (завхоз, комендант) и т. д.

Нормативная база для обеспечения инвентаризации на предприятии

Перечень российских нормативных документов, которые регламентируют проведение инвентаризации основных средств, состоит из:

1. Федерального закона № 129-ФЗ.

2. Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утверждённое приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждённые приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Актуально в 2017 году.

Периодичность инвентаризации ОС

Возникает закономерный вопрос: как часто нужно проводить инвентаризацию основных средств? Согласно нормам «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» количество проверок, их периодичность и даты их проведения определяются руководителем компании. Сказанное выше не относится к обязательным инвентаризациям: особенности и методика их организации определяются правовыми актами РФ и отраслевыми стандартами.

Сроки, в которые необходимо проводить опись основных средств

Для начала стоит разделить понятия плановой и внеплановой описи. Если первая должна проводиться не реже одного раза в два-три года, то вторая - по мере необходимости.

Логично проводить инвентаризацию основных средств до составления годовой бухотчётности. Не проверяются объекты, опись которых проводилась в отчётном году после 1 октября (п.27 Положения «О ведении бухучёта и бухотчётности в РФ»).

Причины, по которым должна проводиться внезапная инвентаризация

Случаи, когда стоит провести внеплановую опись, приведены ниже:

• при смене или увольнении материально ответственных лиц. Опись производится непосредственно в день приёма-передачи полномочий другому материально ответственному лицу;
• если возникла порча, уничтожение, кража имущества компании, в том числе и в случаях стихийных бедствий;
• в момент реорганизации или ликвидации хозяйствующего лица.

Сроки проведения внеплановой инвентаризации не доводятся до сведения материально ответственных лиц. Понятно, что делается это с целью предупреждения фальсификации результатов проверки.

Если бухгалтерию интересует наличие изменений по одному или нескольким объектам основных средств, то сплошную опись делать необязательно. В таком случае проводится выборочная опись с составлением всех необходимых первичных документов.

Проверяем порядок учёта и хранения оборудования

Законом РФ уже предусмотрен порядок организации описи основных средств. Поэтому не стоит изобретать велосипед, достаточно следовать предложенной инструкции.

Правила осмотра и пересчёта имущества

Итак, есть приказ руководителя. Все члены комиссии ознакомлены об участии в инвентаризации основных средств. А вот теперь - внимание. Никогда не упускайте из вида технику безопасности. Зачем бухгалтеру знать правила охраны труда в производственном отделе? В повседневной практике они ему ни к чему. А вот при инвентаризации - очень даже пригодятся всем участникам комиссии. Заставьте их прослушать инструктаж о безопасном поведении при описи. А после инструктажа - обязательная подпись в специальном журнале.

Важный момент: все члены комиссии, перечисленные в приказе руководителя, должны принять участие в описи основных средств.

К моменту инвентаризации у комиссии на руках должны быть:

• документы производителя и поставщика основных средств (например, техпаспорта);
• специальные регистры аналитического учёта основных средств. К ним относятся инвентарные карточки, книги, описи;
• документы на арендованное имущество или ОС, принятые на ответственное хранение.

Если каких-то документов не хватает, то их нужно восстановить (получить их копии).

Видео: как провести инвентаризацию имущества

Технология проведения проверки

Итак, приступаем непосредственно к описи имущества. Перечислим, на что стоит обратить внимание в ходе инвентаризации:

• следует внимательно осмотреть проверяемые объекты;
• необходимо сравнить наличие и отражение в бухучёте;
• важно проверить техническое состояние всех ОС.

В описи указывается:

• полное наименование проверяемого объекта. Если в процессе эксплуатации объект был модифицирован, реконструирован или изменён другим способом, то в описи указывается новое наименование (согласно документам). Это касается и всех последующих пунктов;
• назначение объектов;
• инвентарные номера ОС;
• технические (эксплуатационные) показатели.

Сличение данных и выявление неучтённого имущества

Если комиссия находит, что сведения неполны или неточны, то сразу же вносится пометка о дополнениях и изменениях. Например, при надстройке здания или сносе старых построек уточняется сумма увеличения или, наоборот, снижения оценочной стоимости объекта.

Как быть, если выявлены объекты, непригодные для дальнейшего использования? Для этих целей заполняется отдельная опись. В ней указаны дата ввода объекта в эксплуатацию и дата вывода. Основное средство приходит в непригодность для использования по ряду причин. И эти причины также указываются (например, износ, нерентабельность восстановления, порча и прочее).

Объекты, не принадлежащие компании на правах собственности (например, взятые в аренду), вносятся в отдельную опись.

Если имущество передано в аренду, то всё равно оно числится на балансе арендодателя. В таком случае комиссия ведёт учёт этих объектов, принимая в расчёт их количество и стоимость.

Документальное оформление инвентаризации основных средств в ООО

Любая инвентаризация начинается с составления распоряжения о её проведении. Обычно оно оформляется в форме приказа. Пример документа приведён ниже.

Бланк инвентаризационной описи основных средств

Образец сличительной ведомости

По итогам инвентаризации ОС сотрудниками должны осуществляться различные процедуры, направленные на то, чтобы привести в соответствие бухгалтерские регистры учёта имущества и его фактическое наличие. С этой целью составляют сличительную ведомость, на основании которой могут проводиться переоценка, ремонт, списание или оприходование основных средств.

Отражение результатов

Комиссия поработала на совесть. Все основные средства проверены, документы прошли сверку, итоговая сличительная ведомость заполнена. В общем, всё сделано по инструкции. Заключительный этап работы комиссии - составление протокола выполненных работ (в трёх экземплярах). Этот протокол довольно прост для заполнения. Ниже приводится образец бланка.

Как выявить нарушения и оформить их

Выявленные при сверке расхождения фактического наличия имущества с данными учёта необходимо распределить по бухгалтерским счетам.

Таблица: бухгалтерские проводки для оприходования излишков и списания недостачи

Видео: этапы инвентаризации, нюансы процесса, итоговые акты

У неопытных сотрудников компании понятие «инвентаризация» вызывает поначалу чувство растерянности. Однако, как показывает практика, все справляются с этой процедурой на отлично: ведь для регулирования этой процедуры имеются соответствующие нормативные документы. Всё, что вам остаётся - скрупулёзно следовать им.

А) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

В) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

3.2. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

3.3. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

3.4. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.