Первичная документация по бухгалтерии. Первичные документы и документооборот

Первичный учётный документ – носитель информации о хозяйственной операции экономического субъекта. Перечень лиц, которые являются экономическими субъектами, определен ст. 2 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте». Этим же законом определены требования к форме и заполнению учётных актов, а также базовые правила их отражения в бухгалтерском учёте.

Современное законодательство не обязывает субъектов частного права (созданных на частных вкладах) использовать при оформлении операций унифицированные формы первичных учётных документов. Но если читатель – субъект публичного права (с долей муниципального или федерального участия) или заключает сделки с такими субъектами, то без унифицированных форм не обойтись.

Организация первичного учёта

Чтобы определить, что относится к первичным документам, а что – нет, можно пользоваться простым правилом: документ отражает реальную операцию по изменению состава имущества предприятия – значит «первичка». Конечно, это очень упрощённый подход (и у него есть исключения), но он практически всегда даёт правильный результат.

Так, нельзя относить к первичным актам: приказы и распоряжения администрации, бухгалтерские справки, счета (см., в чём ), расписки и т. п. На основании этих бумаг не должны заполняться бухгалтерские регистры. Но и умалять их значение нельзя, поскольку именно они формируют предпосылки для реализации хозяйственных операций и, следовательно, могут служить доказательствами намерений сторон сделки.

В статье 9 ФЗ-402 дан исчерпывающий перечень требований к первичным документам. На основании «первички», составленной с соблюдением этой нормы, предприятие может без риска отображать сведения о своих операциях, не переживая, что их признают фиктивными.

Основные правила составления:

• реальность событий (документ должен составляться по факту совершения действия – передачи имущества, выявления недостачи, приёмки товара и т. д.), если событие только планируется, то оформлять его «первичкой» нельзя, и тем более нельзя вносить его в данные учёта;
• акт должен содержать информацию о сторонах, которые участвовали при его составлении (кто передаёт и кто принимает), указываются все данные, идентифицирующие субъект хозяйствования;
• реальные время и место совершения операции (если товар передавался в городе Н, то ни в коем случае нельзя указывать, что акт передачи составлен в городе Р, так как контролирующие органы имеют право потребовать объяснения, каким образом товар со склада в городе Н оказался в городе Р. И если предприниматель не сможет обосновать это обстоятельство, передача может быть признана фиктивной);
• содержание операции (если у предпринимателя возникают сомнения по поводу того, как называется операция, к которой он составляет «первичку», нужно просмотреть договор между сторонами и по нему определить, что обязаны сделать контрагенты: выполнить работы, предоставить услуги или поставить товар);
• натуральные и денежные единицы операции;
• наименование должности, инициалы, подписи лиц, уполномоченных сторонами на подтверждение факта осуществления операции (см. ).

Документ, соответствующий перечисленным требованиям, подлежит включению в регистры бухгалтерского учёта субъектами частного права практически всегда. Исключение могут составлять те случаи, когда стороны в договоре согласовали форму составления первичных актов, но по каким-то причинам эта форма не была соблюдена одной из сторон. В этом случае тот контрагент, который получил неправильную «первичку», может обжаловать действия виновника через суд.

Полезно узнать, как правильно оформить . Структура документа, порядок составления и подписания.

На заметку участникам юридических лиц: и как правильно его заполнить.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Виды документов

Классификация первичных документов – исключительно теоретический аспект, который мало влияет на практическую работу бухгалтера. Условно можно выделить следующие виды «первички»:

• строгой отчётности/ не строгой отчётности;
• двусторонние/односторонние;
• разовые/сводные;
• на бумажном носителе/электронные.

Сегодня в учёте субъектов частного права практически не используются бланки строгой отчетности. Доверенности, кассовые ордеры, накладные предприниматели могут формировать самостоятельно, с соблюдением общих требований законодательства.

Что такое двусторонний или односторонний первичный документ, определяется по количеству участвующих сторон. Так, платёжное поручение – односторонний первичный документ, так как указывает на действие только одной стороны – плательщика. А например, накладная – двусторонний, так как по этому документу поставщик выполняет активное действие – передаёт, а получатель – принимает.

Как оформлять первичные документы

Компьютеризированный бухгалтерский учёт обеспечивает практически автоматический порядок оформления первичных актов. Каждая бухгалтерская программа предлагает формы «первички», начиная от договоров и заканчивая рекламациями (см. ).

Бланки из актуализированных компьютерных программ вполне удовлетворяют всем требованиям отражения хозяйственных операций в учёте предприятия. Но если эти формы не отражают в полной мере все действия сторон, тогда нужно самостоятельно составлять тот документ, который полностью подтвердит реальность всех аспектов операции.

При самостоятельном составлении бланков можно отталкиваться от их унифицированных форм, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ №7 от 21.01.2003 года. В связи с тем, что эти формы не являются обязательными для субъектов частного права, каждый предприниматель может их доработать под свои нужды, не забывая при этом соблюдать обязательные требования (ст. 9 ФЗ-402).

Важно! Формы первичных документов, разработанных специально под условия работы конкретного предприятия, утверждает не кто иной, как руководитель этого предприятия своим приказом об организации учёта. Требований к этому приказу тоже нет, но лучше его составлять каждый новый год с учётом предписаний динамично меняющегося законодательства.

Но даже если по какой-либо причине в бухгалтерском учете предприятия используются бланки «первички», не утверждённые руководством, но им подписанные, значит, эти документы имеют юридическую силу.

Заполнять бланки первичных актов необходимо с соблюдением следующих правил:

• не допускать исправлений;
• вводить достоверную и понятную информацию (никаких ненормативных кодировок или непонятных сокращений);
• все пустые графы должны быть заполнены прочерком;
• если в форму бланка нужно внести дополнение, то оно указывается до подписей сторон (полезно узнать, ).

Для каждого подписанта изготавливается оригинал первичного акта. Если бланк подписывают две стороны, то изготавливается два оригинала, если одна – то оригинал может быть только один.

Испорченный бланк следует перечеркнуть и отправить на утилизацию.

Хранение «первички» и предоставление информации о хозяйственных операциях

Оригиналы первичных документов хранятся у каждого участника хозяйственной операции. Постановлением Госкомстата №7 определено, что «первичка» хранится в подшивках в хронологическом порядке по каждому регистру бухгалтерского учёта. Это самый удобный формат накопления и обработки информации по учёту.

Подшивки хранятся в архиве предприятия. Срок и порядок хранения каждого вида первичных документов и учётных регистров определён Приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 (с изменениями и дополнениями). Обычно срок хранения составляет три года, но есть ряд документов, которые должны храниться гораздо дольше.

В копилку работодателю: как составить . Порядок оформления совместителей и начисления зарплаты таким сотрудникам.

Возможно ли . Особенности назначения и продления испытания работникам при трудоустройстве.

Бухгалтерский учёт финансовой деятельности начинается с принятия правильно оформленных первичных документов. Это обусловлено действующим законодательством и необходимо самому хозяйствующему субъекту, его партнёрам и проверяющим органам. Факты хозяйственной жизни, подтверждённые первичными документами, легко доказать. В конфликтных ситуациях такое подспорье, как грамотно оформленная документация бухгалтерии, поможет решить дело в пользу компании.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Первичные документы (чеки, товарные накладные, акты, счета-фактуры и прочее) представляют собой неопровержимые доказательства наступления событий финансовой жизни, которые влияют на итог финансовой деятельности. Они устанавливают и подтверждают ответственность за выполненные хозяйственные операции.

Правила оформления «первички»

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

пункт 5 статьи 9

Заполняют первичные документы вручную - авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

Перечень платёжных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт статьи 9

Каждое финансовое событие подтверждают соответствующими видами первичных документов.

Например, принятие и отчуждение товаров оформляют накладными. Поступление и убытие денежных средств через банк документируют платёжными поручениями. Движение денег через кассу подтверждают кассовыми ордерами. Выезд водителей на линию сопровождают путевыми листами.

Формы платёжных поручений и кассовых ордеров утверждены законодательно. Они должны полностью соответствовать утверждённым образцам. Позиции этих документов оформляют строго по инструкции, устанавливающей правила для заполнения. Не допускается составление платёжных поручений и кассовых ордеров в произвольной форме и оформление платёжных операций через банк или кассу другими документами.

По какой форме должна оформляться «первичка»

Образцы законных форм платёжных документов приведены на фотографиях ниже.

Платёжные поручения заполняются с участием банка.

Приходный кассовый ордер подписывают только работники бухгалтерии. Лицу, которое внесло деньги, выдают квитанцию, отрезанную от конкретного ордера. Она подтверждает факт внесения денег по этому ордеру.

Расходный кассовый ордер, кроме главного бухгалтера и кассира, подписывает руководитель и получатель денег. Если у ИП нет бухгалтера, он подписывает документы самостоятельно. Так подтверждают целевое назначение выданной суммы.

Как заполнять товарные документы

При документировании факта реализации обычно применяют товарную накладную. Она содержит сведения о наименованиях, адресах, банковских реквизитах сторон, присвоенном номере, дате сделки, названиях товаров, их цене, количестве, стоимости, единицах измерения, сумме начисленного налога, прилагаемых документах. Подписывают её лица, уполномоченные руководителями каждой стороны сделки. Подписи обязательно расшифровывают, указывают должности, фамилии и инициалы. На накладных после заполнения ставятся печати обеих сторон.

Форма накладной представлена ниже.

В случае передачи товара через перевозчика обычно оформляют товарно-транспортную накладную - документ, подтверждающий трёхстороннюю сделку между продавцом, покупателем и перевозчиком. Продавец передаёт товар перевозчику. Перевозчик принимает товар у продавца, перевозит и передаёт покупателю. Покупатель принимает товар у перевозчика. Таким способом подтверждается факт перехода права собственности от покупателя к продавцу.

Налогообложение операций на общей системе

Лица, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, по каждой реализации оформляют счёт-фактуру, который не является первичным документом бухгалтерского учёта. Он не подтверждает факт реализации, поскольку подписывается только одной стороной сделки. Начисленный продавцом в счёте-фактуре налог не влияет на финансовый результат продавца, потому что продавец не уплачивает этот НДС. Покупатель не принимает счёт-фактуру к бухгалтерскому учёту, потому что он подписан лицом, не отвечающим перед ним за достоверность данных - представителем продавца.

Не признают первичным документом счёт на оплату продукции, выставляемый продавцом. Он не доказывает наступление события, влияющего на финансовый результат, не подтверждает сделку - подпись одной стороны, не подтверждает платёж.

Относится ли договор к первичным документам

Многие события хозяйственной жизни сопровождаются договорами, которые, как правило, фиксируют намерения участников и не подтверждают каждую финансовую операцию. Например, договоры поставки устанавливают обязательства одной стороны, до установленного срока поставить определённое количество продукции, а другой - принять и оплатить. Поскольку договорами определяются не имевшие места события, то их не принимают к бухгалтерскому учёту.

Что бухгалтер должен знать о формах «первички»

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 4 статьи 9

В перечень организаций государственного сектора входят:

• государственные (муниципальные) учреждения;
• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• структуры управления государственных внебюджетных фондов;
• органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

Для этих лиц формы первичного учёта утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 16.11.2016).

Среди поименованных в этом приказе форм нет счетов-фактур и договоров. Приобретение и отчуждение документируется накладными и актами.

Пример одной из накладных, оформляемых всеми государственными организациями, приведён ниже.

Как оформляют исправления в учётных документах

В первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Исправление в первичном учёном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 7 статьи 9

Для исправления ошибки зачёркивают неправильное и надписывают правильное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105)

Каждое исправление подтверждают:

• дата исправления;
• подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление;
• указание фамилий и инициалов лиц, составивших документ либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отсутствие любого реквизита из списка делает исправление незаконным.

Пример исправления в накладной представлен на фото.

Чтобы исправление имело бесспорную юридическую силу, его оформляют следующим образом. На свободных полях документа делают надпись: «Исправленному с» и записывают то, что оказалось неверным. Продолжают: «на» и записывают то, что считают правильным. Затем пишут: «верить», указывают дату, ставят подписи ответственных лиц, их фамилии и инициалы. При таком оформлении исправления исключены поправки, не согласованные с подписавшими.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

В России законодательство накладывает на компании и предпринимателей обязательство оформления всех операций в первичной документации. В задачу таких документов входит подтверждение случившегося факта (прием продукции, отгрузка со склада, реализация и пр.) и юридическое оформление выполненной операции.

К основным требованиям при их оформлении относится внесение достоверной информации, составление при проведении операции или после ее окончания.

Для чего она нужна?

Первичные документы являются оправдательной документацией, которая подтверждает ведение предпринимателями и компаниями всех хозяйственных операций . Оформление осуществляется в последовательности выполнения операций. При неправильном их составлении организация не может сделать достоверный расчет налогооблагаемой базы, из-за чего появляются разногласия с налоговыми органами, и на предприятие могут накладываться штрафные санкции.

Данная документация принимается к учету, если составляется по форме, указанной в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В типовой бланк могут включаться дополнительные графы и строки с сохранением всех реквизитов, предусмотренных утвержденной формой. При внесении изменений должен составляться приказ или распоряжение. Нельзя изменять только бланки кассовых операций.

Первичные документы предоставляют информацию для формирования отчетной и учетной документации. Их можно составлять на компьютерной программе или рукописно, они создаются для учета расчетных, материальных или финансовых операций любого масштаба.

Ее разновидности

К первичным документам относятся и , счета, заборные листы, накладные и пр.

В бухгалтерии они подразделяются на несколько видов:

• внешние (выполненные за границами компании);
• внутренние (выполненные внутри фирмы).

Также документация бывает накопительной и разовой:

• Накопительные документы (наряды, лимитно-заборные карты) составляются долгое время и отражают одинаковые повторяющиеся операции.
• Разовые документы (кассовые ордера, и ) применяются для отчета по выполненной операции.

Организационно-распорядительной документацией считаются указания, приказы, доверенности и распоряжения. Они предоставляют разрешение на выполнение указанных операций. Их сведения не добавляются в учетные регистры.

В оправдательной документации (платежных требованиях, приходных ордерах, накладных и пр.) отражается проведение операции. Информация о них заносится в учетные регистры.

В некоторых документах сочетаются признаки оправдательного и разрешительного типа. Это могут быть кассовые ордера, платежные ведомости на зарплату.

Подробную информацию о всей этой отчетности вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как правильно с ней работать?

Для соответствующего первичного учета согласуется график оборота документации с определением порядка и сроков ее движения в компании и отправки ее в бухгалтерию. Она должна проверяться по форме (на полноту и верность составления), содержанию (взаимосвязь показателей) и арифметически (суммированием значений).

Сначала следует определить, бухгалтерский ли это документ. В нем должна отражаться информация о выполненной хозяйственной операции. Так, в указывается перемещение товарно-материальных ценностей, в кассовом чеке – расход финансов.

К бухгалтерским документам не относятся черновики, записи, выписки из газет и документация, составленная не по правилам.

Далее определяется отношение документа к организации. Проверяются реквизиты компании или специалиста (название бумаги, срок ее составления, название фирмы, стоимостное и натуральное содержание хозяйственной операции, должности ответственных лиц, личные подписи). Все подписи должны быть подлинными. Также проверяется тип печати (в некоторых компаниях может быть несколько печатей – для документов и гербовая).

После принятия сведения заносятся в учетные регистры, и на форме делается отметка. Хозяйственные операции должны отражаться в последовательности, группироваться по определенным счетам. Учетные регистры по внешнему виду бывают карточками (для учета материалов и ), книгами (главной, ) или журналами. По типу записей регистры подразделяются на комбинированные (ордера), систематические (главная счетная книга) и хронологические (журнал регистрации).

По требованиям Госкомстата, первичные бухгалтерские документы должны оформляться следующим образом:

• заполняться шариковой ручкой, чернилами, на пишущей машине или компьютере;
• составляться аккуратно с четкими и разборчивыми цифрами;
• содержать все реквизиты;
• в финансовых бумагах все суммы прописываются и указываются цифрами;
• содержать личную подпись руководителя, главного бухгалтера или уполномоченных лиц;
• скрепляться печатью.

Уполномоченные лица ответственны за достоверное и своевременное составление документов для отражения имеющихся сведений в бухучете.

Исправление ошибок

Ниже представлен список наиболее часто допускаемых ошибок при составлении документов:

• применение форм, которые были сделаны в компании самостоятельно, без подтверждения приказом от руководителя и соответствующего оформления в учетном регистре;
• неправильное оформление руководителем перечня уполномоченных лиц для подписи;
• отсутствие реквизитов;
• наличие пропусков в составлении обязательных реквизитов, помарок или исправлений, нарушений правил;
• записи графитовым карандашом;
• корректировки кассовой документации;
• наличие арифметических ошибок;
• отсутствие прочерков у незаполненных строк.

При наличии каких-либо ошибок бухгалтерский документ не принимается проверяющими структурами или признается фальсифицированным.

Исправление кассовой и бухгалтерской документации выполняется по следующим правилам:

• не допускается использование корректора, помарок и корректировок документа (кассовых расходных и приходных ордеров, квитанций);
• при выявлении каких-либо ошибок бумаги следует аннулировать и составлять снова;
• испорченные или неправильно заполненные документы не уничтожаются, их перечеркивают и прикладывают к кассовой отчетности в день их выписки.

В остальные документы исправления заносятся после их согласования с контрагентами и подтверждения подписями.

При исправлении форм, составленных вручную, неправильные реквизиты или суммы следует зачеркнуть и сверху написать правильное значение. В полях строки указывается слово «Исправлено» и согласуется лицами, ранее подписавшими этот документ. Указывается дата корректировки. Не допускается применение корректора, помарок и вытираний.

При неправильно оформленных и заверенных исправлениях они будут считаться недействительными.

Восстановление документации

При порче, уничтожении и пропаже первичных документов (на основании инструкции №157 Н) руководителем назначается комиссия по анализу причин для их восстановления и обнаружения виновных лиц. Иногда руководитель сотрудничает со следственными органами, структурами пожарного надзора или охраны. Итоги работы оформляются актом, утверждаемым руководителем. Он подшивается к папке журнала по другим операциям.

Согласно инструкции №157 Н, первичные бумаги можно хранить как на бумажных, так и на машинных носителях (с применением электронно-цифровой подписи).

Срок хранения

Согласно ст. 17 ФЗ «О бухучете», в каждой компании должно быть организовано соответствующее хранение данной документации, бухгалтерских отчетов и учетных регистров согласно установленным срокам, но не менее 5 лет .

Хранение электронных документов производится по требованиям закона и при наличии машинных носителей. При этом обеспечивается защита от неправомерных корректировок, возлагаемая на руководителя фирмы.

Штрафные санкции

К финансовым потерям компании могут привести ошибки в первичных документах или их отсутствие. Согласно ст. 120 НК РФ, за грубые нарушения нормативов учета расходов и прибыли накладываются штрафные санкции:

• при нарушении во время одного налогового периода – до 10 тыс. рублей;
• при нарушении во время нескольких налоговых периодов – до 30 тыс. рублей;
• при снижении налоговых выплат – 20% от величины невыплаченных взносов, от 40 тыс. рублей.

К грубым нарушениям норм учета расходов, прибыли и налогооблагаемых объектов относится отсутствие , первичной документации и учетных регистров. Также к ним относят периодическое отражение в бухгалтерских счетах, учетных регистрах и отчетах хозяйственных операций, материальных ценностей, финансов и нематериальных активов.

При отсутствии этих документов фирма обязана переплачивать налоги. Их изъятие возможно по указанию соответствующих структур, полномочия которых соответствуют законодательным требованиям. При этом составляется реестр изымаемых документов.

Этот материал даст Вам представление о:
пользователях учетной информации;
функциях предприятия по организации бухгалтерского учета;
первичных учетных документах, их видах и обязательных реквизитах;
документообороте;
учетных регистрах и их видах;
счетах бухгалтерского учета и их структуре;
упрощенном рабочем плане счетов малого предприятия;
различных формах организации бухгалтерского учета.

1. Документы в бухгалтерском учете

В соответствии со статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Первичный документ –это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

1. организационно-распорядительные;
2. оправдательные;
3. документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы –это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные документы - сюда относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них – различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

Учетные регистры – это специально приспособленные листы для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

• книги (кассовая, главная);
• карточки (учета основных средств, учета материалов);
• журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (главная книга счетов);
• комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

• синтетические (главная книга счетов);
• аналитические (карточки);
• комбинированные (журналы-ордера).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота , в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. График движения первичных учетных документов может иметь следующую форму:

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Счет – это способ группировки и отражения изменений в средствах (имуществе), их источниках и обязательствах предприятия.

Операции на счетах отражаются в денежном измерителе, то есть все имущество, его источники и обязательства (долги) предприятия оцениваются, и на счетах записывается его стоимость.

Средства предприятия могут либо увеличиваться, либо уменьшаться. Для раздельного учета увеличения и уменьшения средств счет делится на две части. Левая часть счета называется дебетом , а правая часть счета называется кредитом .

Графически счет обычно представляют в виде таблицы, состоящей из двух столбцов:

В зависимости от того, что отражается на счетах, они могут быть:

1. активными;
2. пассивными;
3. активно-пассивными.

На активных счетах отражается учет средств предприятия и их движения (например, основные средства, производственные запасы, готовая продукция, денежные средства, расчеты и т.п.).

Активный счет возрастает по дебету, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в левой части (дебете) счета.

Сальдо активного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в дебет.

Структура активного счета:

На пассивных счетах отражаются источники средств предприятия (например, уставный фонд или уставный капитал, прибыль) и обязательства предприятия (например, ссуда банка, невыплаченная заработная плата и т.п.).

Пассивный счет возрастает по кредиту, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в правой части (кредите) счета.

Сальдо пассивного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в кредит.

Структура пассивного счета:

На активно-пассивных счетах сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым.

План счетов бухгалтерского учета утверждается Министерством финансов.

3. Формы учета

Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.

Существуют следующие три основные формы бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерная;
• журнально-ордерная.

Наиболее простой формой является «», так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит так:

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем – все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета «журнал-главная» выглядит так:

Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Схема данной формы учета имеет следующий вид:

Однако в этой форме учета многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что увеличивает объем работ. Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий – с использованием ведомостей учета : основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Например, форма ведомости по учету денежных средств в кассе выглядит так:

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

Схема упрощенной формы бухгалтерского учета выглядит следующим образом:

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.

Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журнал-ордер выглядит так:

Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета главной книги, имеющей следующую форму:

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Журнально-ордерная форма учета может быть представлена в следующем виде:

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии - что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

• Получение первичных данных.
• Предварительная обработка сведений.
• Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
• Повторная .
• Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

• Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
• Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
• Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
• Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

• Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
• Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
• Поставить отметку "Исправленному верить".
• Указать дату корректировки.
• Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

• Место и срок оформления первичных бумаг.
• ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
• Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
• Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

• Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
• Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
• Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

• Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
• Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
• Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.