Глава 8. Офлайн: когда у коучируемого есть тема для обсуждения или план действий Давайте представим, что один из членов вашей команды желает о чем-то поговорить с вами, и для него важно провести этот разговор вне рабочего места. Возможно, речь идет о проблеме, которую

Альтернативные подходы, если план действий никак не появится Если коучинговая сессия подходит к концу, а у клиента все еще нет четкого плана действий, вам необходимо стимулировать процесс его рождения. Любые намеченные шаги на пути к цели – это лучше, чем никакие. Для

Создайте план действий Вероятно, ведение учета времени открыло вам глаза на то, куда оно уходит. А сейчас вам нужен план действий для подтверждения и укрепления решимости усовершенствовать тайм-менеджмент.Впервые встречаясь с управлением временем, многие люди

План действий Составляя план действий по управлению людскими потоками, HR-специалисту полезно оценить собственные навыки управления сотрудниками. Инструмент самооценки 5.1 поможет вам определить свои сильные и слабые стороны и понять, на чем стоит сконцентрироваться,

План действий по рабочим потокам Выбирая опции, остановитесь для начала на двух-четырех аспектах деятельности. Из инструмента оценки для коммуникационного аудита 6.3 вы узнаете полезную информацию о том, какие возможные шаги помогут достичь наибольшего эффекта.Выбрав

План действий при непредвиденных обстоятельствах Компании, где существует культура исполнения, могут перейти к работе по плану действий при непредвиденных обстоятельствах в любое время и немедленно – вспомните, как компания Honeywell International отреагировала на кризис 11

Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван перенести человека из текущего момента непосредственно к осуществлению заявленной цели. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.

Шаги

Часть 1

Записывайте все детали. Работая над планом действий, начните записывать каждую деталь. Вам может пригодиться блокнот с разделителями для учета различных аспектов данного процесса. Вот некоторые примеры разделов:

• Идеи/разные примечания
• Ежедневные графики
• Ежемесячные графики
• Этапы
• Исследования
• Продолжение
• Участники/контакты

1. Очертите задачу. Чем более размытая задача, тем менее эффективным окажется план действий. Постарайтесь как можно раньше определить желаемую цель (предпочтительно еще до начала проекта).

   • Пример: Вам нужно написать магистерскую диссертацию (крупное исследование) объемом около 40000 слов. Такая работа состоит из введения, обзора литературы (с критическим анализом других исследований и рассмотрением собственной методологии), практической демонстрации ваших идей на конкретных примерах и заключения. Срок выполнения работы – 1 год.

2. План должен быть конкретным и реалистичным. Четкая цель – это только начало: каждый аспект плана должен быть точным и выполнимым. Например, планируйте конкретные и выполнимые графики, этапы и конечные результаты.

   • Точные и реальные пункты плана по долгосрочному проекту позволят заранее снизить стресс от плохо спланированной реализации с превышением сроков и утомительной сверхурочной работой.
   • Пример: Вам нужно писать примерно 5000 слов в месяц, чтобы закончить диссертацию вовремя, а в конце оставить еще пару месяцев на доработку идей. С точки зрения выполнимости не следует ставить задачу писать более 5000 слов каждый месяц.
   • Если три месяца из всего срока вы будете работать ассистентом преподавателя, то может быть, что вы не успеете написать за это время 15000 слов, вследствие чего придется распределить этот объем по остальным месяцам.

3. Промежуточные этапы. Этапы – это существенные вехи на пути к цели. Начинайте планировать этапы с конца (достижение цели) и двигайтесь в обратном направлении до настоящего времени и обстоятельств.

   Разбивайте большие задачи на меньшие, более удобные объемы. Некоторые задачи или этапы работы могут обескураживать.

   • Если крупная задача сбивает вас с толку, то разделите ее на удобные небольшие подзадачи, чтобы снизить тревожность и повысить уверенность в собственных силах.
   • Пример: Обзор литературы нередко становится наиболее сложным разделом, своеобразным фундаментом будущей работы. Для завершения раздела требуется изучить и проанализировать большое количество информации.
   • Разделите задачу на подзадачи: исследование, анализ, изложение. Можно сузить подпункты еще сильнее и выбрать конкретные статьи и книги, которые нужно прочесть, а также установить сроки завершения анализа и письменного изложения результатов.

4. Используйте списки задач. Составляйте список задач, которые необходимо завершить в рамках каждого этапа. Сам по себе список дел малоэффективен, поэтому указывайте точные объемы и реальные сроки.

   • Пример: Разделите работу по обзору литературы на небольшие задачи, чтобы точно знать, что нужно выполнить, а также оценить реальные временные рамки. Например, каждые один-два дня нужно будет читать, анализировать и описывать один источник.

5. Определите временные рамки для всех дел. В отсутствие четких временных рамок работа может растянуться на бесконечно долгое время, а некоторые задачи так и останутся незавершенными.

   • Очередность пунктов плана не имеет критического значения, чего нельзя сказать о временных рамках для каждого аспекта.
   • Пример: Если известно, что за один час вы способны прочитать около 2000 слов, а статья для чтения насчитывает 10000 слов, то на статью нужно выделить не менее пяти часов времени.
   • Также необходимо учесть время хотя бы на два перекуса и короткие перерывы каждые 1-2 часа по мере усталости. Вдобавок, к окончательному времени следует прибавить еще не менее часа на возможные незапланированные задержки.

6. Создайте наглядное представление. Завершив списки действий и установив временные рамки, переходите к созданию некоего визуального отображения плана. Можно использовать блок-схему, диаграмму Гантта, динамическую таблицу или другой удобный вариант.

   • Храните наглядный план в доступном месте – например, его можно повесить на стене офиса или учебного помещения.

7. Вычеркивайте выполненные задачи. Благодаря этому вы не только ощутите удовлетворение, но и сможете следить за тем, чтобы ничего не упустить из виду.

   • Такой подход особенно удобен при коллективной работе. В работе с другими людьми можно создать совместно используемый документ, который будет доступен в любой точке мира.

8. Не останавливайтесь. Составив план, представив задачи коллегам (при совместной работе) и указав этапы, переходите к следующему шагу: приступайте к ежедневной работе для достижения цели.

   Можно сдвигать сроки, но нельзя останавливаться на полпути. Периодически возникают такие непредвиденные обстоятельства, которые мешают соблюдать сроки, выполнять задачи и достигать цели.

   • Не унывайте. Пересмотрите план, а затем продолжайте работать и двигаться к поставленной цели.

9. Следите за своими успехами. Исследования показали, что успешное движение вперед является лучшей мотивацией. Для отслеживания успехов достаточно просто вычеркивать выполненные задачи в своем графике.

   Ложитесь и вставайте рано. Исследования распорядка дня успешных и продуктивных людей не дадут соврать – большинство из них начинают свой день рано. Также у них обычно есть утренний распорядок, который часто мотивирует их на дальнейшие свершения.

   Делайте перерывы. Перерывы необходимы для того, чтобы сохранять мотивацию. Если всегда работать, то у вас будет накапливаться усталость. Перерывы помогают избежать переутомления и оптимизируют рабочее время.

   Визуализируйте. Уделите несколько минут тому, чтобы подумать о своей цели и представить, что вы почувствует после ее достижения. Так проще справиться со сложностями, которые могут возникнуть.

   Поймите, что будет непросто. Все то, что дорого человеку, редко дается без труда. Путь к цели обычно не обходится без множества проблем и непростых решений. Примиритесь с этим фактом.

Часть 4

1. Записывайте свои желания. Для этой цели подойдет дневник или текстовый документ. Если вы еще не уверены в том, чем именно хотите заниматься, то данная практика должна помочь.

   • Регулярные записи в дневнике – отличный способ изучать себя со стороны и фиксировать свои ощущения. Многие люди утверждают, что записи собственных мыслей помогают понять чувства и желания.

Вы часто испытываете радость от побед? Если не слишком часто, то можно предположить, что вы не так часто достигаете нужных для себя результатов. Но все-таки я уверен, что вы желаете повысить число достигнутых целей, достигнутых результатов. Давайте же разберемся, что нужно для того, чтобы достигнуть этих самых результатов.

1. Цель

Первоначально нужна цель. Цель должна зажигать огонь внутри вас. Вы должны желать ее достижения. Если все происходит именно так, то вы непременно будете «на коне». Если же цель не зажигает, не мотивирует вас, то подумайте, действительно ли она ваша? Не навязана ли она вам извне? Родственниками, друзьями, близкими? Задумайтесь над этим. Иногда такие вещи бывают не совсем очевидны.

Допустим, что вы нашли цель, ради которой вы готовы прыгать с кровати по утрам. Она ваша и вы сильно желаете ее достичь. Что делать дальше?

2. Видение результата

Как только ваша цель определена, настоятельно рекомендую сесть и подумать, какой результат вы желаете получить. Подумать об этом – это минимум, который вы должны сделать. Будет лучше, если вы нарисуете свой результат или хотя бы пропишите его. С наглядным работать куда легче. Запомните, что когда у вас на руках есть «образ» результата, цель будет достигнута гораздо быстрее.

Итак, вы знаете свой результат. Далее вы можете его визуализировать. Например, если вы желаете заполучить новенький iPad 3 и копите на него деньги, считая каждую копейку, то можете, допустим, повесить картинку этого устройства на рабочий стол компьютера. Для чего это делается? Все просто. Во-первых, вы будете наглядно видеть, ради чего прилагаете такие большие усилия. Во-вторых, видя эту картинку, вы будете визуализировать момент, когда вы будете держать его в руках, когда будете исследовать все его возможности и т.д. И этим моментом визуализации пренебрегать не стоит. Хоть это и кажется, на первый взгляд, абсурдом, но эта техника выстреливает очень даже неплохо. Стоит также отметить, что картинки должны быть как можно реалистичнее.

Результат вы свой определили, записали, нарисовали. Что будем делать дальше

3. План действий

После того, как цель поставлена и результат известен, самое время подумать, как достигать этого результата, этой цели. Без хорошего и структурированного плана тут не обойтись. Поэтому, следующим вашим действием, должно быть именно составление подобного плана.

Рекомендую писать все максимально подробно. Допустит, хотите вы тот же самый iPad. Чтобы на него заработать вам нужна какая-то стратегия или план. Вам нужно заработать денег. Возможно, вы желаете купить его подешевле где-нибудь в зарубежном интернет-магазине. Вы можете составить подробный план, начиная с того где и как вы будете зарабатывать определенную сумму денег, которую стоит сразу определить, и заканчивая, местом приобретения этого планшетника. Расписывая все по шагам, вы будете видеть, где находитесь, что предстоит сделать, а что уже сделано (самое любимое, пожалуй). Поэтому не ленитесь потратить 15-20 минут на составления плана. Впоследствии он сэкономит вам времени куда больше. Думаю, вы не станете это отрицать.

Что же мы делаем после составления плана?

4. Выбираем активный шаг

После того, как вы составили план, вы должны выбрать активный шаг для первых пунктов. Активны шагом будет считаться такой шаг, который потребует от вас определенных физических или умственных действий (на то он и активный:)).

Допустим, вы прописали в плане заработать денег путем продажи (или перепродажи) автомобиля. Если вы присмотритесь, то это не является активным шагом. Ведь определенных действий данный пункт не предполагает. Как же выбрать это активное действие. Вам необходимо подумать, что нужно сделать для того, чтобы осуществить продажу. Наверное, активными шагами в этом пункте будут одни из этих:

1) Написать продающее объявление

2) Отремонтировать тормоза на машине

3) Оценить автомобиль и установить цену на него и т.д.

Вот это уже более конкретно, не так ли? Поэтому каждый раз, когда пишите план, после этого прописывайте активный шаг. Так вы будете знать, что вам делать и куда двигаться.

Вот так! Используя этот алгоритм, ваши цели будут достигаться гораздо эффективнее. А вы будете чувствовать радость от побед гораздо чаще, чем раньше. Помните это и обязательно используйте!

Теперь, когда логика действий выработана, допущения определены, показатели и средства проверки найдены, настало время составить перечень конкретных действий для достижения каждого промежуточного результата. Возможно, некоторые из них уже внесены в схему «начерно» в результате предыдущего обсуждения, теперь же мы подойдем к этому вопросу более основательно.

Отвечаем на вопрос: Что именно необходимо и достаточно сделать для гарантированного достижения промежуточного результата с учетом указанных показателей?

Как это сделать? Обычно действиями являются «корешки дерева целей». На Рисунке 11 предполагаемые действия – это цели 2.1.1.1, 2.1.2.1, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.21.

В примере про двор, лишенный места для игр детей, конкретными действиями будут являться такие, как ремонт детской площадки либо постройка новой, поиск или создание охраняемой парковки для автомобилей жильцов, посадка деревьев, организация субботника с целью уборки двора, вывоз строительного мусора, изгнание алкоголиков с детской площадки и т.д.

Определяем для каждого из результатов те действия, которые приведут к его достижению, и выписываем их в графу таблицы под рассматриваемым результатом. Помещенные под результатом действия должны гарантировать достижение промежуточного результата. Если это не так, требуется добавить пропущенные операции и обсудить возможные допущения.

Однако временами не все так просто, и при более детальном рассмотрении может оказаться, что «корешок» сам по себе является достаточно сложной проблемой. Поскольку мы уже решили ранее, что она находится в нашей компетенции, мы должны провести дополнительный анализ, начиная от новой центральной проблемы – промежуточного результата.

В нашем примере «сооружение новой детской площадки» потребует ведения переговоров с ЖЭСом, получения разрешения на демонтаж старой площадки, создание проекта новой, согласование нового проекта как отвечающего нормам и безопасного для детей, «добывания» и транспортировки материалов, собственно сооружения, приема работы уполномоченными лицами, возможно контактов с санитарной службой. В целом данное действие порождает ряд других действий, требует налаживания контактов с множеством людей и планирования отдельного мини-проекта.

Если пути достижения результата неясны, следует сразу детально разобраться с вопросом и построить «дерево проблем» на несколько уровней ниже «непонятного» места либо указать в плане действий ссылку на необходимость дополнительного анализа, а позже провести детальное изучение вопроса. Возможно, потребуется обращение за консультацией к специалистам. Такое решение продемонстрирует ответственное отношение к вопросу, в отличие от «приблизительного» планирования «примерных» действий.

Таким образом, либо план действий после проведения исследований станет для проектной группы очевиден, либо она «запутается» в проблеме, что говорит о недостаточно глубоком изучении проблем на этапе анализа. В этом случае для «непонятной» для решения проблемы потребуется повторное применение метода ЛСП.

Вернемся к составляемому нами плану. Еще одно дополнение ко всему сказанному: как правило, действия указываются в таблице в порядке их выполнения – сверху вниз.

Напомним, что на любом этапе допускается переформулирование действий, разумная детализация деятельности – ведь мы составляем эффективный план действий.

Если все участники нашей аналитической группы согласны с составленным планом действий, то можно переходить к определению необходимых ресурсов.

Напротив каждого действия необходимо указать ресурсы, которые необходимы для его осуществления. Указываются не только недостающие ресурсы, но ВСЕ те, которые понадобятся для осуществления данного действия.

Если нам необходимо выкопать большую и глубокую яму, начинающуюся у ограды, за определенный период времени («до обеда»), и у нас уже есть требующееся количество добровольцев (5 человек), а лопат только 3, то в графе, посвященной ресурсам для осуществления действия «копание ямы в период времени, верхняя граница которого – обеденный перерыв», надо указать не только недостающие 2 лопаты, но «5 человек и 5лопат». А еще лучше – вместо количества людей указать объем работы в человеко-часах.

Если для осуществления действия необходимы какие-либо ресурсы – компьютер, автомобиль, другое оборудование – на ограниченное время, скажем, 5 дней, то будет ошибкой включать полную стоимость приобретения такого оборудования в ресурсы проекта. Следует узнать цену на аренду оборудования (посмотреть предложения организаций, предлагающих такую услугу) или стоимость амортизации оборудования на этот срок (работа для бухгалтера).

Если для проведения анализа центральной проблемы нашего проекта нам требуется аренда зала на 50 мест на 3 дня, вы ведь не будете включать среднюю стоимость такого помещения на рынке недвижимости в калькуляцию проекта?

После указания ресурсов, необходимых для осуществления действий, которые приведут к достижению промежуточного результата, необходимо убедиться в том, что совокупность действий и перечисленных ресурсов в сочетании с допущениями гарантируют достижение промежуточного результата, и выбранные для него показатели будут достигнуты.

После завершения этапа описания ресурсов опять же требуется убедиться в том, что все участники обсуждения согласны с представленной схемой в целом (от действий в совокупности с допущениями – к промежуточным результатам, от промежуточных результатов в совокупности с допущениями – к цели проекта, от цели проекта в совокупности с допущениями – к общей цели). Если же это не так, необходимо продолжить работу до достижения полного согласия всех сторон с внесением необходимых изменений.

После завершения этапа планирования действий логико-структурная схема, наконец, заполнена!

Вот как приблизительно будет выглядеть логико-структурная схема для нашего примера после предварительного составления «на карточках» (см. Рисунок 18.):

Рисунок 18. Пример логико-структурной схемы – шаг 4

Если документ, в котором будет присутствовать заполненная ЛСС, предназначается для подачи заявки на получение финансирования проекта, надо учитывать, что различные грантодатели и доноры руководствуются своими собственными правилами при оценке стоимости проекта. К примеру, объем работ может переводиться в человеко-часы, а затем стоимость проекта рассчитывается по стоимости единицы потраченного времени. Практически любая организация по первому запросу предоставит требуемые стандарты, руководства по заполнению заявки, условия конкурса и иную подобную информацию, используя которую в сочетании с имеющейся логико-структурной схемой, вы легко справитесь с оформлением документов.

Итак, чтобы составить план действий, необходимо:

1. Определить действия, которые надо выполнить для достижения каждого из промежуточных результатов: «корни дерева целей» и действия, необходимые для достижения цели проекта.

2. Определить допущения для плана действий в целом.

3. Определить набор ресурсов, необходимый и достаточный для выполнения каждого из действий.

4. Проверить логику: совокупность выполненных действий при условии предоставления ресурсов и соблюдении допущений должна гарантировать достижение промежуточного результата.

5. Убедиться, что все участники обсуждения согласны с полученной картиной. Если это не так, продолжите работу по выбору и уточнению действий для каждого из промежуточных результатов.

6. Убедиться в том, что логика проекта сохранена.

Строго говоря, применение логико-структурного подхода завершается на предыдущем этапе, однако для эффективного планирования проекта важно составить календарный план работ (график мероприятий) на основе уже заполненной логико-структурной схемы.

После того, как определен план действий, мы должны установить временные рамки нашей деятельности в целом и ее отдельных этапов в частности. Также нужно установить приоритет выполнения действий: какая работа должна быть выполнена в качестве подготовительного этапа для последующих действий, а какая – для «отшлифовки» результата, каковы критические точки в выполнении нашего проекта. Необходимо определить ответственность каждого из участников на каждом из этапов выполнения проекта, чтобы четко знать, кто руководит работой на каждом из «фронтов», к кому обращаться за помощью и консультацией, кто будет нести ответственность в случае неожиданных сбоев и принимать ключевые решения. Также потребуется более подробная детализация программы действий до заданий.

Отвечаем на вопросы: Когда? Кто? Кто ответственный? Что должно быть сделано?

Наиболее часто план работ составляется в виде диаграммы Гантта (Gantt diagram).

Диаграмма Гантта названа в честь Генри Гантта (1861-1919), соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915). Гантт изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Гантта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добавлены линии связи между задачами.

Пример диаграммы Гантта представлен на Рисунке 19:

Рисунок 19. Пример диаграммы Гантта – составленного плана работ

Задачи (действия) представляются в виде отрезков на временной шкале (в данном случае это помещенный вверху таблицы календарь). Для каждой задачи (действия) может указываться состояние выполнения (на рисунке указано для действия 1 и задач 1.1 и 1.2). Для построения диаграммы, соответствующей ЛСС, мы укажем конкретные действия и отдельные задания, необходимые для их осуществления.

Диаграмма позволяет расположить задания в хронологическом порядке относительно времени начала (завершения) их выполнения либо их приоритетности.

Также указываются связи между действиями (заданиями), если выполнение какого-либо действия может начаться только после завершения другого (либо наличия определенных результатов, которые будут получены в ходе или после выполнения другого действия). На диаграмме начало выполнения действия 2 будет произведено только после выполнения действия 1, а задание 3.3 каким-то образом зависит от завершения задания 2.1.

Технические средства для создания диаграммы Гантта (или других разновидностей расписания работ) легко доступны и присутствуют во многих программных пакетах, в том числе Microsoft ® Office Visio, Microsoft ® Project. Также существует достаточное количество свободно распространяемых (freeware) программ, которые ориентированы именно на планирование и контроль процесса выполнения, в том числе на создание подобных диаграмм.

Еще один элемент – контрольные точки, или вехи. В этих точках должна быть произведена проверка – мониторинг достижения каких-то конкретных результатов, объема выполненной работы и т.д. (подробнее об оценке и мониторинге проекта мы поговорим в главе «Критерии экспертизы проекта (Project Appraisal Criteria)»). На приведенной выше диаграмме такие вехи назначены на даты 31.01.2007 и 30.04.2007, и для них также должны быть определены критерии, согласно которым будет осуществляться проверка (например, «заключены договоренности с партнерами X, Y, Z» или «подготовка к посадке деревьев завершена»). Как правило, это достижение принципиального для осуществления проекта результата либо проверка допущения.