При принятии в организацию нового сотрудника в обязательном порядке составляется приказ. Его отсутствие в деле — административное правонарушение, за которое соответствующие должностные лица могут понести ответственность. Условия и порядок оформления приказа на прием на работу четко установлены статьей № 68 ТК РФ, и далее в статье эту тему рассмотрим более детализировано.

Следует обратить внимание на то, что с января 2015 в силу вступили поправки в КоАП РФ: ими предусмотрена более жёсткая ответственность за несоблюдение норм Трудового кодекса работодателем. Пункт 3 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает ответственность работодателя, в зависимости от формы собственности, от 10 до 100 тысяч рублей за неправильное оформление трудовых отношений либо за уклонение от оформления.

Документальное оформление приема сотрудников на работу, в частности составление и заполнение бланка приказа, входит в обязанности работников отдела по управлению персоналом или юридической службы. Данный правовой акт, утверждаемый уполномоченным на то должностным лицом или работодателем, относится к числу документации по личному составу, и при занесении соответствующей записи в трудовую книжку нового сотрудника ко вниманию берется именно его содержимое. Также, такой приказ необходим при оформлении личной карточки и открытии личного счета сотрудника.

Приказ о приеме на работу должен быть составлен в соответствии с условиями, определенными заключенным трудовым договором. Работодатель должен предъявить этот правовой акт трудоустраиваемому гражданину для ознакомления и заверения подписью не позже, чем через 3 рабочих дня с даты начала выполнения последним должностных обязанностей. Если трудовой договор ранее не был подписан, его необходимо составить также во временных рамках указанного срока. Ознакомлен работник с приказом должен быть обязательно.

Формы приказа

На сегодняшний день выделяют две формы формирования приказа о приеме на работу:

1. унифицированная форма № Т-1, которая составляется на одно лицо, принимаемое на работу по контракту. По управленческой документации согласно российскому классификатору за ней закреплен код 0301001;
2. форма № Т-1а: по параметрам аналогична первой, только предназначена для использования в случаях трудоустройства группы людей.

Обе формы регламентированы изданным в 2004 году постановлением Госкомстата, однако по инициативе нанимателя могут видоизменяться. Подобные унифицированные формы приказа о приеме на работу очень легки в заполнении, при их оформлении можно не отмечать дополнительно, что новый сотрудник ознакомлен и согласен с условиями трудовой деятельности, проходил медицинский профосмотр и инструктажи.

С 2013 года начал действовать Федеральный закон от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», обязывающий организации утверждать формы первичной документации, учитывающей условия деятельности и оплату труда.

Заполнение приказа

Как уже ранее отмечалось, содержимое приказа должно быть полностью согласовано с трудовым договором, и любое несоответствие является незаконным. Правила оформления приказов о приеме на работу предусматривают обязательное заполнение в бланке этого документа следующих граф:

• наименование организации;
• должность, которую будет новый сотрудник занимать после получения допуска к работе. Здесь также допускается указание его профессии;
• дата прекращения действия контракта о сотрудничестве, если заключается договор на определенный срок, или дата трудоустройства;
• индивидуальный табельный номер рабочего;
• Ф. И.О. гражданина;
• наименование структурного подразделения организации;
• условия и порядок испытательного срока, если он предусмотрен;
• условия оформления на работу;
• описание характера работ, которые будет выполнять трудоустраиваемый. Это может быть временная работа, сезонная, по совместительству. Человек может быть принят на работу, к примеру, на время отсутствия постоянного работника, что также должно быть учтено;
• условия оплаты труда;
• указание оснований для составления документа;
• подпись руководителя или уполномоченного в данных вопросах лица;
• дата выдачи;
• номер приказа.

Пошаговый разбор пунктов

Поле «Наименование организации» может быть заполнено в письменном или электронном виде. Здесь должно быть указано название предприятия, установленное в его учредительной документации. В большинстве случае в скобках в данной графе пишется также сокращенное название организации. Во втором поле, расположенном рядом с первым, указывается код формы в цифровом формате, согласно ОКУД — это 0301001. Зачастую компании используют стандартные бланки, на которых этот код изначально пропечатан. Также здесь должно быть указан собственный номер компании, который используется в Общероссийском классификаторе организаций и предприятий. Он устанавливается для каждой фирмы только один раз.

Графа со сведениями о должности и специальности в распоряжении заполняется согласно штатному расписанию.

Следующим реквизитом данного правового акта является дата. Эта графа состоит из двух полей, в одном из которых написано «с», а в другом – «по». Первый параметр указывается всегда, а второй отмечается лишь в отдельных случаях, к примеру, если происходит оформление приказа о приеме на работу временно на 3 месяца, то есть новый работник на протяжении указанного периода будет исполнять обязанности отсутствующего основного сотрудника.

При поступлении на работу каждому сотруднику в табеле присваивается номер, содержащий только цифры, который остается неизменным на протяжении всего периода исполнения им своих должностных обязанностей.

Фамилия, имя и отчество трудоустраиваемого выписываются из предъявленного последним документа, удостоверяющего его личность.

Графа с названием структурного подразделения заполняется, если подобная запись имеется в контракте.

Информация об испытательном сроке указывается только если это четко оговорено в трудовом договоре.

В условиях трудоустройства должны быть отображены сведения о том, как новый сотрудник будет работать (временно, на постоянной основе, согласно условиям перевода из другой компании, в качестве замены основного работника, временно отсутствующего).

Графа об оплате труда и окладе должна содержать соответствующие цифровые показатели.

В строке с причиной (основанием) для составления приказа требуется указать реквизиты заключенного контракта о сотрудничестве.

Завершающий этап

После того, как все вышеперечисленные графы будут заполнены, руководитель или временно исполняющее его обязанности лицо должно заверить правовой акт подписью. В конце документа проставляется дата его подписания.

Нумеруются приказы в течение календарного года. В большинстве случаев цифровой формат номера дополняется буквенным индексом. В организации он регистрируется по специальной форме и должен быть проставлен вручную.

Затем приказ о приеме на работу регистрируется в специальной книге, которая должна быть заведена каждым работодателем при открытии компании. Также стоит помнить, что законодательством четко установлен трёхдневный срок издания приказа о приеме на работу, в течении которого трудоустраиваемый работник обязательно должен быть ознакомлен с содержимым этого документа.

При трудоустройстве нескольких работников оформляется групповое распоряжение, заполняемое подобным образом, только с указанием сведений о всей группе принимаемых на работу.

Как оформить приказ о приеме на работу. Видео

Хранение

Все распоряжения, относящиеся к личному составу, подкрепляются к группам дел с определенными сроками хранения. Срок их может колебаться от 5 до 75 лет. Приказ о трудоустройстве можно назвать самым долгосрочным, поскольку храниться он должен 75 лет.

Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.

Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.

Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме

Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.

Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.

Основание в приказе о приеме на работу

В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.

Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.

Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.

Сроки оформления приказа о приеме на работу

Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.

Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.

В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.

Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.

Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.

Факт принятия работника на работу фиксируется при помощи соответствующего приказа, который издается на основании подписанного между работником и работодателем .

Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в , его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.

Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу, организация может разработать и использовать собственную текстовую форму приказа о приеме. В этом случае в содержательной части приказа должны быть отражены следующие данные:

• указание распорядительного действия,
• фамилия имя отчество принимаемого работника,
• должность (профессия), на которую принимается сотрудник,
• наименование подразделения или отдела,
• уровень оплаты труда,
• условия испытательного срока (в случае необходимости),
• дата заключения и номер трудового договора, на основании которого принимается работник.

Приказ о приеме на работу может быть издан на группу сотрудников. Тогда все перечисленные выше пункты должны быть указаны в приказе для каждого работника в отдельности.

Также, для оформления лиц, принимаемых по трудовому договору, можно использовать специальную унифицированную форму приказа (распоряжения) о приеме работника(ов): форма № Т-1 - применяется для приема одного работника, форма № Т-1а - для группы работников.

Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения:

1. Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке "Дата" формы № Т-1 (в столбце "Период работы" формы № Т-1а) графа "по" не заполняется.

1. В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, "по совместительству", "постоянно", "в порядке перевода из другой организации", "для выполнения определенной работы", "для замещения временно отсутствующего работника" и так далее.
2. Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.

Основным преимуществом унифицированных форм приказа о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо меньшая формализованность по сравнению с текстовым вариантом, которая во многом является произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и так далее. Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.п.

Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.

Как заполнять унифицированную форму Т-1

После того как с новым сотрудником заключили трудовой договор, нужно издать приказ о приеме на работу и завести личную карточку.

Форму Т-1 приказа о приеме на работу заполняют на основании оформленного трудового договора, так как содержание распоряжения должно полностью соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Унифицированная форма Т-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года №1. Также вы можете использовать бланк по самостоятельно разработанной форме. Сотрудников нужно ознакомить с распоряжением под подпись в течение трехдневного срока с того момента, когда они фактически приступили к работе.

Внимание! Приказ не нужно издавать при трудоустройстве лиц, с которыми заключили гражданско-правовые договоры возмездного оказания услуг, подряда и т.д. Связано это с тем, что действующее трудовое законодательство на таких сотрудников не распространяется.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как оформить приказ о приеме сотрудника на работу . Из статьи вы узнаете, что следует учитывать кадровикам.

Приказ форма Т-1: наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос: Что следует написать в графе распоряжения «Принять на работу по...», если сотрудник трудоустроен на неопределенный срок?

Ответ эксперта: в этом случае указанную ячейку не заполняют (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1). Ну нужно использовать фразу «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т.д. Вы можете просто поставить прочерк.

Вопрос: Что вписать в графу «Условия приема на работу, характер работы», если заполняется унифицированная форма приказа о приеме на работу и сотрудника приняли на обычных условиях, то есть это постоянная работа с восьмичасовым рабочим днем и тому подобное?

Ответ эксперта: Эту графу заполняют только в том случае, если условия и характер работы будут отличаться от общеустановленных в организации. Например, если сотрудника принимают:

1. по совместительству;
2. на неполный рабочий день;
3. nbsp; в порядке перевода из другой организации и тому подобное.

Это следует из раздела первого указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года под №1. Чтобы не оставлять эту строку пустой, можете внести запись о том, что сотрудник принят в организацию на обычных условиях (основная работа, постоянно).

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости , расскажет о наиболее частых ошибках, которые работодатели допускают при оформлении приема на работу и в трудовых отношениях с работниками.

Какие требования к заполнению унифицированной формы приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу Т-1 или Т-1а оформляют на основании заключенного с сотрудником ТД. Формы распоряжения утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под №1. Организации вправе использовать бланки по самостоятельно разработанному образцу.

Скачать унифицированную форму приказа №Т-1 вы сможете в начале статьи!

Независимо от того, какую форму распоряжения применяют, его содержание должно полностью соответствовать всем условиям трудового договора, заключенным с определенным сотрудником (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Распоряжение доводят до сведения трудоустроенного в трехдневный срок, и в обязательном порядке под подпись (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Где скачать унифицированную форму Т-1

Несмотря на то, что унифицированные бланки применять необязательно, такой формой распоряжений пользуется большинство организаций. Приказ о приеме на работу Т-1 очень удобен для практического применения. Такие формы более привычны для кадровиков. При заполнении редко возникает большое количество вопросов.

Но все-таки отдельные компании начали применять бланки по самостоятельно разработанной и утвержденной форме. В них организации включают только ту информацию, которая требуется для основных кадровых процедур. При разработке таких образцов необходимо включать реквизиты первичных учетных документов, установленных статьей девятой Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Образец заполнения формы Т-1

Реквизиты, которые содержит унифицированная форма Т-1

Как подготовить приказ о приеме на работу Т-1 совместителя

При приеме на работу совместителя приказ издают по форме Т-1, Т-1а или оформляют на бланке, разработанном в организации самостоятельно. В распоряжение вносят такие же сведения, как и при приеме на работу основного сотрудника. В графе «условия и характер предстоящей работы» указывают, что это работа по совместительству.

Форма Т-1 скачать: прием на работу внешнего совместителя

Форма Т-1 приказа о приеме на работу должна быть заполнена на основании оформленного трудового договора, так как содержание распоряжения должно полностью соответствовать условиям ТД (трудового договора). Приказ может быть заполнен на бланках унифицированного образца или на тех, которые разработаны в организации самостоятельно.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1)

Приказ о приёме работника на работу - это документ на основании которого согласно трудовому договору отдел кадоров заводит учетную карточку сотрудника, делает запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет и присваивает табельный номер. Для оформления приказа о приеме на работу (приказа о назначении на должность ) применяется форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников. Такие приказы составляются лицом, ответственным за прием, на всех граждан, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1 ) или "Период работы" (форма N Т-1а ) строка (графа) "по" не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).

Независимо от наличия или отсутствия прописки (точнее, регистрации) организация вправе принять гражданина на работу. Представление документов, подтверждающих регистрацию по месту жительства или месту пребывания, не является обязательным (см. ст. 64 ТК РФ). Более того, работодатель не вправе отказывать в приеме на работу по этому основанию. Ответственность за отсутствие регистрации несёт сам гражданин. Проживание по месту пребывания гражданина Российской Федерации без регистрации по этому месту или по месту жительства влечёт за собой наложение административного штрафа в размере от 15 до 25 МРОТ (п. 1 ст. 19.15 КоАП РФ), т. е. от 1500 до 2500 руб.

Процедура оформления приёма на работу сотрудника на условиях совместительства такая же, как и при принятии его на основную работу. Трудовой договор с совместителем заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой с отметкой работника «Второй экземпляр трудового договора получил» хранится у работодателя.

Совместительство и совмещение - абсолютно разные формы организации труда. Однако на практике эти понятия часто путают, подменяя одно другим. Если сотрудник в свободное от основной работы время выполняет другую регулярную оплачиваемую работу на условиях трудового договора - это совместительство (ст. 60.1 и 282 ТК РФ). Работать по совместительству можно не только у своего работодателя, но и в другой организации (у другого предпринимателя или физического лица, не являющегося предпринимателем). При совмещении профессий (должностей) работа осуществляется «в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены)» и всегда у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).

Законодательство, как и прежде, ограничивает максимальную продолжительность рабочего времени совместителей, но не указывает минимальную продолжительность. «Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников» (ст. 284 ТК РФ). Например, если учетный период рабочего времени - одна неделя, норма рабочего времени - 40 часов, то продолжительность рабочего времени совместителя не может превышать 20 часов.

См. также: