Приходовать товары, полученные от подотчетников без подтверждающих документов, опасно. Налоговики могут вычеркнуть такие расходы из налогового учета. А проверяющие из ПФР и ФСС - доначислить страховые взносы на выплаченную работнику сумму. Чтобы избежать рисков, можно выкупить у работника вещи, приобретенные в зарубежном интернет-магазине. Правда, по итогам года работнику придется подать в инспекцию декларацию 3-НДФЛ.
Изучаем подтверждающие документы на покупку
Работнику было дано задание на покупку какой-либо нужной фирме вещи. Он нашел ее только за границей - заказал на сайте eBay или AliExpress. Расплатился своей банковской картой, а затем получил товар по почте.
AliExpress, eBay и некоторые другие интернет-магазины представляют собой интернет-площадки для торговли. Товары продаются независимыми продавцами, а компания - владелец сайта лишь следит за соблюдением условий интернет-торговли.
Для подтверждения расходов приложил к авансовому отчету всего две бумаги:
- выписку-распечатку со счета своей банковской карты;
- распечатку с сайта eBay/AliExpress, из которой видно:
Что было заказано - наименование купленного товара;
У кого заказано - кто продавец. Часто указан лишь его псевдоним-логин, под которым он зарегистрирован в зарубежном интернет-магазине. Причем необязательно, что продавец - это компания. Им вполне может оказаться физическое лицо;
Кто купил - указаны ф. и. о. работника, иногда - только его псевдоним-логин на сайте интернет-магазина;
Стоимость товара.
Накладную или инвойс работник не представил, пояснив, что они не были вложены в почтовое отправление.
Ищем возможные нестыковки между распечатками
Изучив документы работника, часто можно выявить такие нестыковки между ними:
- рублевая сумма, списанная с карты работника, не совпадает с суммой из распечатки с сайта eBay/AliExpress. Причины этого вполне объяснимы: разница может возникнуть из-за комиссии, которую могли взять банк или платежная система.
Также рублевые суммы могут отличаться из-за разных валютных курсов (если продавец установил цену товара не в российских рублях, а в другой валюте). Для пересчета банк и платежная система используют свой курс, превышающий официальный и не совпадающий с курсом, применяемым интернет-магазином;
- указаны разные данные о продавце товара. В банковской выписке часто в качестве получателя фигурирует платежная система, через которую списаны деньги (к примеру, PayPal), или наименование сайта интернет-магазина. Далее могут быть указаны первые буквы псевдонима продавца в этой системе. И этот псевдоним довольно часто не совпадает с псевдонимом продавца на сайте интернет-магазина. Вот реальные примеры отражения транзакций в банковской выписке:
- «...PAYPAL * NEWFROG.COM...» - при покупке товара на сайте eBay у китайского продавца с псевдонимом «2ndheaven2013»;
- «YM * AliExpress.com Moscow RUS» - при покупке товара на сайте AliExpress у нескольких китайских продавцов (псевдонимы 3D Toys World, Guangzhou Alison и др.).
Оцениваем риски для компании
Если работник не может представить нормальную накладную, получается, что все имеющиеся бумаги - лишь компьютерные распечатки. Причем часто - нестыкующиеся между собой. Поэтому инспекторы могут счесть расходы неподтвержденными и доначислить налог на прибыль.
Внимание
Если к авансовому отчету работник приложит только компьютерные распечатки, налоговики могут счесть необоснованными расходы на приобретение ТМЦ.
Известны случаи, когда инспекторы из ПФР и ФСС признавали доходом суммы, полученные работниками под отчет, если к авансовому отчету не были приложены чеки на приобретение имущества, работ или услуг. Причем даже тогда, когда проверяющие ПФР и ФСС не оспаривали самого факта выполнения работ, оказания услуг или передачи имуществ аПостановления 18 ААС от 17.02.2016 № 18АП-162/2016 ; АС УО от 11.11.2015 № Ф09-7999/15 .
Готовы рискнуть? Просим добавки и утверждаем отчет
Некоторые организации, несмотря на вышеизложенные риски, решают утвердить авансовый отчет и на его основании оприходовать имущество. Причем его стоимость впоследствии учитывают не только в бухучете, но и в составе налоговых расходов.
Если ваша компания решила поступить именно так, для снижения налоговых рисков рекомендуем попросить работника:
- устранить противоречия между представленными распечатками (если они есть). Это вполне реально.
Как правило, может помочь распечатка по конкретной транзакции из платежной системы (к примеру, PayPal). Из такой распечатки станет понятна связь между заказом и оплатой по нему: кто реальный продавец и какие у него псевдонимы в системе и на сайте интернет-магазина; реквизиты заказа и что он был оплачен по определенному виду банковской карты (с указанием последних цифр такой карты).
Если заказ был сделан на AliExpress, попросите сделать более полную распечатку данных заказа: не только первой страницы заказа с описанием товара, но и данных из вкладки «Платеж»;
- приложить к авансовому отчету квитанцию о переводе денег с карты работника на счет продавца. В квитанциях некоторых банков можно даже увидеть курс, использованный для пересчета цены товара в рубли;
- принести конверт или пакет, в котором был доставлен товар. Как правило, к ним приклеивают таможенную декларацию, которая содержит данные о получателе, отправителе и содержимом;
Зарубежные продавцы иногда ошибаются в описании пересылаемых товаров, часто не конкретизируют их либо для облегчения прохождения таможни в описании товара просто указывают «gift» (подарок). В этом случае понять, что пришло, можно, соотнеся данные из заказа с номером почтового отправления - как правило, он также указан в данных о заказе на сайте интернет-площадки;
- по возможности, связаться с продавцом и получить от него по электронной почте скан инвойса (накладной) с его подписью.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА
Если пришлось заказывать товар у зарубежного продавца, нужно сохранить конверт, пакет или иную упаковку и передать ее в бухгалтерию. Причем постараться вскрыть почтовое отправление так, чтобы не повредить таможенную декларацию.
Все указанное выше вместе с распечатками, которые работник принес изначально, позволит доказать реальность покупки. Причем при возникновении спора с проверяющими можно настаивать, что эта покупка оформлена по правилам и обычаям делового оборот аст. 252 НК РФ .
Учтите, что документы, составленные на иностранном языке, придется перевести на русский. Перевод должен быть построчны мп. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н ; п. 1 ст. 16 Закона от 25.10.91 № 1807-1 ; ст. 68 Конституции РФ . Нотариальный перевод делать не обязательно. Также учтите, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организаци иПисьма Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202 , от 26.03.2010 № 03-08-05/1 , от 14.09.2009 № 03-03-05/170 .
Идем другим путем
Когда работник не может представить полноценный комплект документов, подтверждающих приобретение имущества, можно поступить так:
- попросите работника вернуть деньги, выданные ему под отчет (к примеру, внеся их в кассу организации);
- купите у работника такое имущество за ту же сумму, которую он заплатил иностранному продавцу.
Внимание
Формы применяемых первичных документов должны быть утверждены руководителем.
Учтите, что сделка с физическим лицом по покупке товара должна быть оформлена в письменном видеподп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ . Можно заключить договор купли-продажи, составить акт передачи. Такой акт будет не нужен, если в договоре будет прямо указано, что предмет сделки передан покупателю. Главное - чтобы в договоре были заполнены все обязательные реквизиты первичного документа, а также отражены все условия сделк ип. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Он будет основанием для оприходования купленных активов и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
Приведем пример такого договора.
Договор купли-продажи имущества № 1/15
г. Москва
ООО «СЛИМ», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице руководителя Теркина Михаила Ивановича, действующего на основании Устава, и Гаврилов Степан Петрович, именуемый в дальнейшем «Продавец», паспорт серии 47 77 № 222336, выдан ОВД района Люблино г. Москвы 19.09.2007, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Верхние Поля, д. 5, кв. 6, составили настоящий Договор о нижеследующем:
1. Продавец обязуется передать в собственность Покупателю, а Покупатель обязуется принять и оплатить материальные ценности, принадлежащие на момент продажи Продавцу на праве собственности, на общую сумму 5860 (Пять тысяч восемьсот шестьдесят) руб. 00 коп.:
2. Передаваемые материальные ценности подлежат оплате Покупателем в течение 3 рабочих дней. Деньги могут быть получены Продавцом из кассы Покупателя или перечислены Покупателем на банковскую карту Продавца № 5409 2586 1548 5824Если это не зарплатная банковская карта работника, то лучше указать ее полные платежные реквизиты: данные банка-эмитента (наименование, БИК, корсчет и др.) и номер карточного счета (MasterCard).
3. Продавец передал Покупателю, а Покупатель получил материальные ценности, указанные в п. 1 Договора. Покупатель подтверждает, что не имеет претензий к их внешнему виду, качеству, количеству и состоянию.
4. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой стороны.
5. Подписи сторон:
При выдаче работнику денег из кассы надо будет оформить расходный кассовый ордер (форма № КО-2). При безналичном перечислении денег на карту работника подтверждать оплату будут платежка и выписка банка. Не забудьте при составлении РКО или платежки указать реквизиты договора купли-продажи.
При оплате товаров, покупаемых у работника или другого гражданина, организация НЕ должна:
- удерживать НДФЛ в качестве налогового агент аподп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ ;
- сообщать в инспекцию о суммах, выплаченных продавцу имуществ аст. 226 НК РФ ; Письма Минфина от 02.07.2009 № 03-04-06-01/149 , от 28.03.2008 № 03-04-05-01/89 ;
- начислять страховые взносы в ПФР и ФСС (в том числе и «на травматизм»). Ведь эти выплаты связаны не с трудовыми отношениями, а с куплей-продажей имуществ ач. 1 , 3 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ .
В бухучете покупку ценностей у работника и их оплату отразите так.
Помогаем работнику отчитаться о доходе
Продавцы - физические лица должны сами декларировать доходы по окончании календарного годаподп. 5 п. 1 ст. 208 , п. 3 ст. 228 НК РФ .
Но работнику не нужно бояться уплаты НДФЛ. Если сделки по продаже имущества у него разовые и в течение года сумма проданных товаров невелика, налог платить не придется. Просто при подаче декларации надо заявить имущественный вычет.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА
По окончании года надо будет подать в инспекцию по месту жительства декларацию по форме 3-НДФЛ, задекларировав в ней доход от продажи имущества, но налог платить не придется.
Как известно, и как сайт писал одно из важнейших преимуществ перед обычным Алиэкспресс заключается в том, что покупая товар нав Тмолл вы делаете покупку у российского продавца и платите российскому юрлицу. На данный момент это ООО «Алибаба.ком (РУ)» 109316, Регион 77, Москва, Волгоградский проспект, дом 42, корпус 9 ИНН 7703380158 . Для покупателя это означает что все ваши покупки на Тмолл защищены Законом о Защите Прав Потребителей (ЗоЗПП).
До лета 2017 года оплачивая заказ в интернет у вас на руках не оставалось вообще ничего кроме транзакции в выписке по карте. Однако в июле 2017 года в РФ начал действовать закон об онлайн кассах.
Полное наименование закона: Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт и отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 03.07.2016 N 290-ФЗ
Одним из самых важных пунктов этого закона является требование предоставлять покупателю интернет магазина кассовый чек как минимум в электронном виде. Закон не оговаривает точных способов доставки чека. Он может быть выслан на электронный почтовый адрес или быть доступен где то в личном кабинете. Но так или иначе продавец обязан предоставить этот чек покупателю сразу после оплаты.
Что это дает покупателю
В случае возникновения спорной ситуации с Tmall вы можете обратиться за её разрешением не только в поддержку Алиэкспресс, но и в надзорные ведомства РФ и в российский суд. Дела по ЗоЗПП славятся тем, что решения в них чаще всего принимаются в сторону покупателя.
Где найти кассовый чек на Tmall
В личном кабинете на Тмолл, в найдите ваш заказ, который вы сделали на Tmall. Рядом с таймером Ожидается отправка будет ссылка Скачать чек продажи.
Качайте этот файл. Открываете его любым пдф ридером. Но в этом чеке не будет ни наименования юрлица, ни адреса для предъявления претензий по ЗоЗПП. Для того чтобы получить эти данные идем на сайт Оператора Фискальных Данных (ОФД) выпустившего этот чек. Они могут быть разные, могут меняться, но на момент написания это заметки чего для Тмолл выпускает platformaofd.ru. Переходим к ним и жмем на Проверить чек.
В открывшейся форме указываем данные с электронного чека что мы скачали.
В итоге мы получим почти привычный полноценный юридически значимый фискальный документ, кассовый чек если по простому. С этим чеком, скрином товара который вы купили вы вполне можете уже обращаться в судебные инстанции, если считаете что ваши права как покупателя были нарушены во время покупок на Tmall.
Нужен ли кассовый чек на Tmall для гарантийного ремонта
В данный момент на Tmall продается техника от крупных производителей уровня и , которые давно обслуживают свои товары по серийному номеру. Поэтому, скорее всего, кассовый чек для гарантии вам не понадобится. Однако совсем не лишним будет скачать его, распечатать (или сохранить где-то) , потому как Алиэкспресс имеет привычку иногда блокировать аккаунты. А потеряв доступ к аккаунту вы не сможете скачать и чек. Да и не факт что они будут этот чек хранить сколько нибудь продолжительное время. Одним словом на всякий случай сохраните.
Если вы активно приобретаете продукцию на Алиэкспресс, то наверняка уже не раз задавались вопросом, как выглядит Инвойс из Китая и для чего он нужен.
Пришла пора ознакомиться с этим определением, его значимостью и прочими нюансами, а также пополнить свои знания из области бухгалтерии.
И с этим вам поможет наша статья.
Информация, как сделать Инвойс, необходима в двух случаях:
- При потере посылки. Если вам необходимо составить заявление о ее поиске, то на Почте России нужно будет предоставить документ о продукции и ее отправке продавцом.
- Для удостоверения в том, что отправитель действительно переслал посылку. Но в этом случае покупатель ошибается, так как Инвойс это не чек-квитанция и никаких гарантий того, что товар действительно был отправлен, не дает.
Определение понятия
Теперь разберем более подробно, Инвойс — что это такое: это договор, составляющийся между поставщиком и покупателем. Этот документ можно назвать подтверждением того, что отгрузка груза произошла по указанным условиям, и содержит следующие сведения:
- информация об обеих сторонах;
- условия поставки;
- перечень продукции;
- стоимость;
- масса, расцветка и другие формальные особенности.
Об отправке никаких сведений не указано. Инвойс Алиэкспресс в России аналогов не имеет и применяется только в международной доставке.
Как выглядит
Так как этот документ предоставляется продавцом, он может иметь разные форматы. Строгого определения нигде не указано, это может быть даже написанный от руки договор.
- Чаще всего применяется отсканированный Инвойс, имеющий печать магазина и подпись отправителя.
- Второй по популярности вариант – в формате Exel.
- Следующий Инвойс пример – в формате Word.
Как узнать
Если вы хотите получить Инвойс, что будет служить доказательством пересылки груза, то в этом случае рациональнее будет потребовать чек-квитанцию. Если вы не знаете, как запросить Инвойс у продавца на Алиэкспресс, то просто напишите поставщику личное сообщение на странице заказа, или оставьте комментарий с вопросом при оформлении покупки. Также можно написать на электронную почту, которая зачастую указана в информации о магазине.
В некоторых даже указано время отклика, ну а в среднем это занимает от нескольких часов до пары дней.
Легче всего это делать на английском языке, если у вас мало знаний на эту тему, то воспользуйтесь переводчиком, который работает в режиме онлайн. Четко излагайте свои мысли, что вы требуете и для чего вам это нужно. Попытайтесь выражаться максимально кратко и понятно, и перепроверяйте получившийся перевод. Это делается для того, чтобы поставщик понял вас с первого раза и в ближайшее время выполнил вашу просьбу. Тем более подобные запросы приходят нередко, так как мало кто знаком с определением, что такое Инвойс посылки.
Продавец не высылает информацию
Бывают ситуации, когда поставщики не могут выслать такой договор, так как с его получением в КНР тоже могут возникнуть проблемы. В большинстве случаев отправка продукции происходит крупными партиями через курьера, а бронирование трек номера осуществляется заблаговременно.
По итогу отправителю выдается документ с большим перечнем отправлений, и для получения более подробной информации о каждом из них следует посетить почтовое отделение. А на это у поставщика может не быть ни времени, ни желания. Поэтому отечественным покупателям предлагают сделать Инвойс — это что может использоваться вместо квитанции об отправке в некоторых случаях.
Если поставщик не выходит на связь, то предоставить для розыска посылки можно договор с перечнем, составленным самостоятельно. Также пригодятся распечатанные детали заказа – с описанием товара, треком и адресом покупателя.
Теперь вы знаете, что такое Инвойс в бухгалтерии, и сможете умело оперировать данной информацией при возникновении спорных вопросов с поставщиком или службами доставки. Не забывайте, что этот договор не является доказательством пересылки, поэтому не позволяйте поставщику вас обмануть. Для верности и своего спокойствия требуйте все необходимые документы, которые сегодня удобно отправлять в электронном режиме онлайн.
Загрузка...
